LE PARTI
Accordo quadro con il CLIENTE
Rev. 4
LE PARTI
3A - Parco Tecnologico agroalimentare dell'Umbria Società cons. a r. l. con sede legale in Xxxx. Xxxxxxxx 00000 Xxxx (XX), di seguito denomi- nata 3A PTA, nella persona dell’Amministratore Unico legale rappresentante
E
Ragione Sociale Azienda, di seguito denominata CLIENTE:
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con sede in (Loc./Voc/Via, CAP, Com., Prov.):
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P. IVA:
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CF:
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nella persona del suo legale rappresentante:
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PEC (Posta Elettronica Certificata)
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Tel. / Fax
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PREMESSO
a) che 3A PTA è una società operante in house providing per la Regione Umbria e per altri soci pubblici;
b) che 3A PTA opera quale terza parte indipendente per la certificazione dei prodotti agroalimentari secondo la Norma UNI CEI EN ISO / IEC 17065:2012 in conformità a quanto dettato dalle norme internazionali ed europee applicabili, ai principi delle guide ISO, di ACCREDIA e delle direttive impartite dal Ministero delle Politiche Agricole Alimentari e Forestali (di seguito denominato Mipaaf) nell’ambito della certificazione di prodotto di cui al punto c) seguente;
c) che 3A PTA è iscritta all’Albo degli organismi privati di controllo istituito dal Mipaaf ed è autorizzata, ai sensi dei relativi Decreti Ministe- riali, alla certificazione di prodotti riconosciuti in ambito comunitario (es. Reg. UE 1151/2012) o nazionale;
d) che 3A PTA è accreditata da ACCREDIA (Certificato di Accreditamento n. 054B);
e) che il CLIENTE intende assoggettarsi ai controlli di 3A PTA nell’ambito dello schema certificativo relativo al seguente prodotto:
[e.1] ……………………………………………………………………………………………
(specificare il nome o, nel caso di prodotti riconosciuti in ambito comunitario, la denominazione del prodotto)
[e.2] ……………………………………………………………………………………………
(specificare la norma di riferimento oppure
gli estremi del ”Dispositivo di Controllo”)
NOTA BENE
Nel presente documento, per “Dispositivo di Controllo” di cui al sopra riportato campo [e.2], nel caso di Certificazione “REGOLAMENTATA”, si intende:
- il “Piano dei controlli” e lo “Schema di controllo” approvati dal Mipaaf applicabili al prodotto di qualità tutelata (es. DOP / IGP) ricono- sciuto in ambito comunitario o nazionale specificato nel campo [e.1]; in questo caso il “Piano dei controlli” e lo “Schema di controllo” recepiscono lo specifico DISCIPLINARE DI PRODUZIONE;
Nel presente documento, per “Dispositivo di Controllo” di cui al sopra riportato campo [e.2], nel caso di Certificazione “VOLONTARIA”, si intende:
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- il “Regolamento di controllo” approvato da 3A PTA applicabile al prodotto specificato nel campo [e.1] non riconducibile alla casistica descritta al punto c) in premessa; in questo caso il “Regolamento di controllo” recepisce la normativa volontaria quale, a titolo esem- plificativo ma non esaustivo, la Norma UNI EN ISO 22005:2008;
f) che nello schema certificativo di cui al punto e) si applicano i seguenti documenti: 1) Dispositivo di Controllo; 2) norma di riferimento coincidente con il Disciplinare di Produzione per i prodotti di cui al punto c) o con norma quale, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la UNI EN ISO 22005:2008, oppure disciplinari da agricoltura integrata; 3) tariffario; 4) normativa cogente, coincidente con il quadro giurisprudenziale applicabile, il cui rispetto è di esclusiva pertinenza del CLIENTE;
g) che 3A PTA gode delle necessarie autorizzazioni applicabili al controllo/certificazione del prodotto di cui al punto e);
h) che le attività di valutazione della conformità/certificazione del prodotto di cui al punto e) vengono effettuate da 3A PTA in accordo al punto b) ed al Dispositivo di Controllo accettato dal CLIENTE;
i) che, nel caso delle certificazioni di cui al punto c) sopra esposto, il Dispositivo di Controllo è stato preventivamente approvato dal Mipaaf;
j) che il Dispositivo di Controllo stabilisce diritti e doveri delle parti al fine della corretta applicazione dello schema certificativo di cui al
punto e) e dell’obiettiva decisione per la certificazione applicabile,
LE PARTI CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE
1 OGGETTO DELL’ACCORDO
La premessa costituisce parte integrante del presente accordo che definisce le responsabilità delle parti nell’ambito dello schema certificativo relativo al prodotto citato al punto e) in premessa.
2 CONDIZIONI GENERALI
2.1 Il CLIENTE si impegna a soddisfare sempre i requisiti di certificazione esposti nel Dispositivo di Controllo applicabile al prodotto di cui al punto e) riportato in premessa ed i requisiti della relativa normativa applicabile, cogente (di legge, quindi) e volontaria, compresa l'attuazione delle opportune modifiche richieste da 3A PTA nei casi in cui dovessero occorrere mutamenti dello schema di certifica- zione e/o della normativa applicabile e nei casi di variazioni cagionate dal CLIENTE che possono influire sulle condizioni originarie di rilascio della certificazione.
2.3 3A PTA verificherà tempestivamente il recepimento da parte del CLIENTE delle modifiche occorse allo schema di certificazione an- zidetto comprese le modifiche ad iniziativa del CLIENTE e l'attuazione delle azioni applicabili da parte del CLIENTE stesso al fine di assicurare la conformità dello schema predetto e del prodotto di cui al punto e) in premessa. Le modalità di verifica applicabili da parte di 3A PTA comprendono, se del caso, le attività di valutazione, riesame, decisione per la certificazione ed eventuale rilascio della documentazione ufficiale di certificazione sottoposta a revisione per estendere, adeguare o ridurre il campo di applicazione della certificazione stessa.
2.4 Il CLIENTE è consapevole del fatto che per le attività di verifica su esposte potranno applicarsi eventuali costi aggiuntivi in accordo al tariffario applicabile allo schema di certificazione relativo al prodotto di cui al punto e) in premessa, comunque in accordo al Dispo- sitivo di Controllo applicabile.
2.5 Il CLIENTE si impegna a:
2.5.1 porre in essere le necessarie attività finalizzate al mantenimento della conformità del prodotto certificato e dei requisiti dello stesso;
2.5.2 comunicare tempestivamente a 3A PTA tutte le situazioni difformi rilevate dalle Pubbliche Autorità di controllo nonché eventuali so- spensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, ecc.. relative al prodotto di cui al punto e);
2.5.3 comunicare immediatamente e mantenere aggiornato 3A PTA circa eventuali procedimenti giudiziari e/o amministrativi in corso ri- guardanti il prodotto di cui al punto e), fatti salvi i limiti imposti dalla legge;
2.5.4 garantire a 3A PTA il libero accesso presso le unità produttive del CLIENTE stesso e a fornire tutta la necessaria collaborazione al personale di 3A PTA incaricato alla conduzione delle valutazioni in loco e presso gli uffici di 3A PTA, anche in fase di sorveglianza (laddove applicabile), compresa la fornitura, ai fini dell'esame, della documentazione e delle registrazioni e l'accesso alle apparec- chiature pertinenti, al/i sito/i, area/e, personale e subappaltatori del CLIENTE stesso, nonché l’eventuale partecipazione di osserva- tori (quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, personale in addestramento di 3A PTA, funzionari Mipaaf, ecc..), se applicabile;
2.5.5 garantire e dare evidenza a 3A PTA dei reclami pervenuti e della relativa gestione documentata degli stessi reclami, intraprendendo appropriate azioni con riferimento a detti reclami e a qualsiasi altro difetto che influisca sulla conformità del prodotto di cui al punto
e) in premessa;
2.5.6 utilizzare la certificazione ottenuta in coerenza con il campo dì applicazione della certificazione stessa e pertanto limitatamente al prodotto di cui al punto e) in premessa, allo schema di certificazione ed alla normativa cogente e volontaria applicabile al citato pro- dotto di cui al punto e);
2.5.7 non utilizzare la propria certificazione di prodotto in maniera tale da portare discredito a 3A PTA ed a non fare alcuna dichiarazione riguardo la certificazione di prodotto ottenuta che 3A PTA possa considerare ingannevole o non autorizzata;
2.5.8 interrompere, nei casi di revoca e/o sospensione e/o scadenza della certificazione, l'utilizzo di tutto il materiale pubblicitario conte- nente qualsiasi riferimento alla certificazione stessa e si impegna ad intraprendere le azioni richieste dallo schema di certificazione e dalla normativa applicabile cogente e volontaria (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la restituzione dei documenti di certifi- cazione, ecc..) e ad adottare qualsiasi altra misura richiesta (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, l’etichettatura del prodotto senza i riferimenti alla certificazione);
2.5.9 fornire, laddove previsto espressamente, copie dei documenti di certificazione a terzi nella loro interezza o come specificato nello schema di certificazione di cui al punto e) in premessa;
2.5.10 conformarsi ai requisiti di 3A PTA o a quanto specificato dallo schema di certificazione cui al punto e) in premessa nel far riferimento alla propria certificazione di prodotto nei mezzi di comunicazione quali documenti, opuscoli o materiale pubblicitario;
2.5.11 conformarsi a qualsiasi requisito che possa essere prescritto dallo schema di certificazione relativamente all'utilizzo di marchi di conformità e alle informazioni relative al prodotto di cui al punto e) in premessa;
2.5.12 informare tempestivamente 3A PTA di modifiche che possano influenzare la propria capacità dì soddisfare i requisiti di certificazione quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la modifica dello stato giuridico, commerciale, organizzativo, della proprietà, l'orga- nizzazione e la direzione (per esempio, coloro che occupano posizioni chiave a livello direttivo, coloro che assumono decisioni o lo staff tecnico), le modifiche al prodotto o al metodo di produzione, gli indirizzi di contatto, i siti di produzione, le modifiche importanti al sistema di gestione per la qualità;
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2.5.13 rispettare gli obblighi finanziari ed amministrativi connessi con l’attività di valutazione di 3A PTA così come descritti nel tariffario applicabile al prodotto di cui al punto e) esposto in premessa che, nel caso di prodotti di qualità tutelata (ad esempio prodotti a De- nominazione di Origine Protetta, ad Indicazione Geografica Protetta, ecc…), laddove applicabile, è approvato dal MIPAAF e fa parte integrante e sostanziale dello schema certificativo di cui al citato prodotto.
3 CONDIZIONI PARTICOLARI
3.1 La certificazione di 3A PTA non implica diminuzioni di responsabilità del CLIENTE rispetto agli obblighi contrattuali dello stesso con soggetti terzi (a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, con i destinatari del prodotto/servizio offerto/venduto dal CLIENTE) o il rispetto alle leggi applicabili al prodotto/servizio del CLIENTE.
3.2 Il CLIENTE deve:
3.2.1 rispettare le prescrizioni del Dispositivo di Controllo e del Tariffario applicabile al prodotto di cui al punto e), del Mipaaf nel caso di
certificazione “regolamentata”;
3.2.2 rispettare, ai fini dei requisiti di prodotto, le leggi ed i regolamenti cogenti;
3.2.3 consentire nell’arco di validità del presente accordo lo svolgimento di una o più verifiche ispettive nei momenti di processo maggior- mente significativi per il prodotto di cui al punto e) in accordo al Dispositivo di Controllo;
3.2.4 operare conformemente ai requisiti della certificazione e nell'ambito del sistema di gestione per la qualità descritto nella documen- tazione approvata da 3A PTA;
3.2.5 fornire e mantenere aggiornata tutta la documentazione richiesta da 3A PTA;
3.2.6 conformare e mantenere conforme il prodotto di cui al punto e) a tutti i requisiti di legge e di natura cogente applicabili;
3.2.7 comunicare tempestivamente a 3A PTA tutte le situazioni difformi rilevate dalle Autorità di controllo nonché eventuali sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, ecc... relative al prodotto di cui al punto e);
3.2.8 comunicare preventivamente a 3A PTA eventuali modifiche formali (variazione dei numeri telefonici, fax) o sostanziali quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- trasferimenti di proprietà, modifiche organizzative, delle modalità operative, e dei processi produttivi relativi al prodotto di cui al punto e);
- solo nei casi diversi da quelli di cui al punto c) in premessa, modifica della normativa di riferimento;
- aspetti legali, commerciali, cambio di sede legale e/o operativa, indirizzi di contatto e siti, denominazione sociale, tipologia so- cietaria, cambi di proprietà.
3.2.9 3A PTA, successivamente alla valutazione delle modifiche apportate, entro 30 giorni solari dal ricevimento della comunicazione del CLIENTE fornirà, se dal caso, indicazioni al riguardo. In base alle informazioni ricevute, 3A PTA in accordo al Dispositivo di Controllo applicabile valuterà se:
- i cambiamenti effettuati dal CLIENTE alterino le condizioni di certificazione e perciò richiedano l'effettuazione di una valutazione addizionale da parte di 3A PTA;
- i cambiamenti apportati non inficino le condizioni di certificazione, pertanto 3A PTA si riserva di controllarne la conformità alle norme di riferimento in occasione della prima visita di sorveglianza prevista dal Dispositivo di Controllo;
- i cambiamenti effettuati siano di portata tale da richiedere un nuovo percorso di valutazione al fine del rilascio della certifica- zione applicabile al prodotto di cui al punto e).
3.2.10 Gli eventuali documenti coinvolti nelle modifiche devono essere forniti dal CLIENTE a 3A PTA nel termine massimo di 30 giorni solari dalla modifica.
3.3 Il CLIENTE deve:
3.3.1 comunicare a 3A PTA la normativa volontaria applicabile o cogente verticale applicabile al prodotto di cui al punto e);
3.3.2 rendere e mantenere conformi i prodotti/servizi a tutti i requisiti di legge e di natura cogente applicabili;
3.3.3 fornire il nominativo dei consulenti che hanno progettato, realizzato e mantenuto il sistema di gestione/autocontrollo del prodotto di cui al punto e);
3.3.4 garantire la completezza e veridicità dei documenti e delle informazioni messe a disposizione del personale di 3A PTA che effettua la valutazione di conformità;
3.4 Relativamente all’utilizzo della certificazione e dell’eventuale logo di 3A PTA e ACCREDIA, laddove consentito -non applicabile ai pro- dotti di cui al punto c) in premessa-, il CLIENTE deve:
3.4.1 utilizzare il/i logo/a ed il certificato con le modalità prescritte nel Dispositivo di Controllo e, più in generale, dallo schema di certifica- zione applicabile al prodotto di cui al punto e);
3.4.2 in caso di scadenza, sospensione o revoca della certificazione, restituire i certificati e cessare di utilizzare i contrassegni di confor- mità applicabili al prodotto di cui al punto e), il logo 3A PTA, il logo di ACCREDIA ed ogni riferimento alla certificazione di prodotto;
3.4.3 pubblicizzare e/o usare la certificazione esclusivamente nel rispetto delle specificazioni riportate nel vigente certificato di confor- mità;
3.4.4 non utilizzare la certificazione in modo da portare discredito a 3A PTA attraverso dichiarazioni/azioni che possano essere considerate ingannevoli o comunque non autorizzate;
3.4.5 utilizzare la certificazione solamente per indicare che il prodotto di cui al punto e) è conforme alle norme specifiche;
3.4.6 interrompere l’utilizzo della certificazione e di tutti i materiali pubblicitari che fanno riferimento alla stessa nel caso di scadenza o di sospensione o di revoca della certificazione stessa, cessando nel contempo, di utilizzare i contrassegni di conformità ed i loghi 3A PTA e ACCREDIA, nonché ogni altro riferimento alla certificazione;
3.4.7 garantire che nessun documento, logo o rapporto di certificazione, e nessuna parte di questi sia utilizzato in modo ingannevole anche nei confronti dell’utente consumatore, ad esempio lasciando intendere che la certificazione si applichi a prodotti che in realtà sono fuori dal campo di applicazione della certificazione stessa;
3.4.8 rettificare tutti i materiali pubblicitari qualora il campo di applicazione della certificazione sia stato ridotto o mutato.
3.5 Relativamente alle attività di valutazione della conformità presso le unità produttive del CLIENTE, quest’ultimo deve:
3.5.1 richiedere, prima della verifica di 3A PTA, l’autorizzazione alla presenza di propri consulenti in veste di osservatori e, durante la veri- fica, garantire il rispetto del ruolo di osservatori;
3.5.2 fornire il supporto necessario per la conduzione della valutazione della conformità, quindi della verifica ispettiva/prelievo, inclusa la messa a disposizione di tutta la documentazione inerente il prodotto di cui al punto e) in premessa e delle pertinenti registrazioni (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: verifiche ispettive interne del CLIENTE, reclami pervenuti al CLIENTE, non conformità ri- scontrate dal CLIENTE compresi i trattamenti e le eventuali azioni correttive/preventive adottate, nonché le eventuali comunicazioni ed azioni ricevute da enti/Organizzazioni esterne al CLIENTE riconducibili a non conformità);
3.5.3 garantire l’accesso del personale incaricato (valutatore/i e/o prelevatore/i) di 3A PTA, compreso il personale in addestramento, quello addetto alla supervisione ed al/ai componente/i del Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità (fatto salvo il caso in cui esistano motivati conflitti di interesse riconducibili al personale incaricato da 3A PTA, dandone nel qual caso tempestiva comunicazione
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scritta a 3A PTA che prenderà gli opportuni provvedimenti) in condizioni di sicurezza a tutte le aree aziendali dove vengono svolti processi rilevanti per l’oggetto della certificazione e permettere l’intervista del proprio personale coinvolto; in assenza di disposizioni cogenti il CLIENTE si impegna a fornire un’informativa completa e dettagliata dei rischi specifici dell’ambiente in cui deve operare il personale incaricato di 3A PTA;
3.5.4 garantire l’accesso al personale di ACCREDIA durante le verifiche di 3A PTA qualora in accordo alla normativa applicabile sia neces-
sario l’affiancamento di ACCREDIA finalizzato alla verifica dell’operato di 3A PTA previo consenso dell'operatore;
3.5.5 attuare, nei tempi previsti, i trattamenti/azioni correttive decise per rimuovere effetti/cause delle non conformità;
3.5.6 tenere una registrazione ordinata dei reclami ricevuti, nonché delle azioni intraprese per correggere le cause che hanno motivato tali reclami anche al fine di consentire a 3A PTA di accedere ai singoli reclami, consultarli e valutarne la corretta gestione.
3.6 Diritti del CLIENTE:
3.6.1 ha il diritto di dare pubblicità dell’avvenuta certificazione ed utilizzare i contrassegni di conformità (a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il logo “DOP”) in accordo alla normativa cogente e volontaria applicabile e nei modi consentiti sulla propria carta intestata, sui propri cataloghi illustrativi, materiale pubblicitario, nell’etichettatura del prodotto di cui al punto e) in premessa purché rispetti le regole definite dallo schema di certificazione al quale il prodotto citato si riferisce ed i limiti della certificazione ottenuta;
3.6.2 può esprimere un giudizio sul grado di soddisfazione sul servizio ricevuto da 3A PTA e comunicare per iscritto eventuali reclami (cfr.
§ 11.1) che saranno utilizzati per attivare processi di miglioramento del servizio;
3.6.3 può chiedere la sostituzione del personale di 3A PTA addetto alla valutazione presso il/i sito/i produttivo/i e/o del personale ACCRE- DIA qualora esistano motivati conflitti di interesse, dandone comunicazione scritta a 3A PTA che intraprenderà, previa verifica, gli adempimenti del caso;
3.6.4 può formulare delle riserve all’operato di 3A PTA dandone comunicazione scritta alla stessa in ordine a:
- contenuto dei verbali di valutazione;
- comportamento del personale 3A PTA;
3.6.5 può innescare la procedura di ricorso (cfr. § 11.2), nei modi previsti dallo schema di certificazione applicabile al prodotto di cui al punto
e) in premessa ricorrendo alla Giunta d’Appello di 3A PTA, circostanziando formalmente le motivazioni, in caso di decisione per la certificazione con esito negativo;
3.6.6 può richiedere di avere a disposizione informazioni di base su ogni membro del personale di 3A PTA deputato alla valutazione di con- formità, qualora le informazioni rese pubbliche nel sito Internet di 3A PTA dovessero deficere per aspetti significativi che comunque dovranno essere opportunamente circostanziati dal CLIENTE stesso.
3.7 Diritti di 3A PTA
3.7.1 3A PTA si riserva il diritto di verificare nel corso della validità contrattuale che il CLIENTE rispetti i requisiti generali per la certifica- zione di cui allo schema di certificazione di cui al punto e) in premessa;
3.7.2 3A PTA si riserva il diritto di evitare che altri soggetti pubblicizzino i propri servizi come tali da facilitare il conseguimento delle sue certificazioni o comunque correlati all’attività certificativa svolta o, in ogni caso, a intervenire tempestivamente per rimuovere situa- zioni di questo tipo;
3.7.3 3A PTA si riserva il diritto di utilizzare, oltre al proprio personale incaricato, anche quello appartenente ad altri Organismi di Certifica- zione, ad Organismi di Ispezione o liberi professionisti per l’effettuazione delle valutazioni di conformità presso i siti operativi del CLIENTE purché inserito nell’Elenco dei Valutatori Qualificati di 3A PTA e, nei casi di cui al punto c) in premessa, autorizzati dal Mipaaf; tali soggetti sono tenuti al rispetto di tutti i doveri propri di 3A PTA, ivi comprese quelli in materia di indipendenza, di conflitto d’inte- ressi ed al trattamento dei dati, sempre in accordo allo schema certificativo di cui al punto e) in premessa e comunque in accordo ad apposita procedura per la qualifica del personale ispettivo ed il mantenimento della stessa;
3.7.4 3A PTA si riserva il diritto di porre in essere tutte le necessarie azioni al fine di assicurare la verifica dei doveri del CLIENTE.
3.8 Doveri di 3A PTA
3.8.1 3A PTA mantiene aggiornata tutta la documentazione del proprio sistema qualità, con particolare riferimento ai documenti destinati al CLIENTE;
3.8.2 3A PTA limita l’applicazione delle prescrizioni riportate nel Dispositivo di Controllo, le attività di valutazione e le decisioni sulla certi- ficazione/mantenimento della stessa agli aspetti specificatamente connessi al punto f) in premessa;
3.8.3 qualora ne sia formalmente informato, 3A PTA comunica ad ACCREDIA ed al Mipaaf i casi in cui aziende in possesso di certificazione di prodotto rilasciata da 3A PTA sono coinvolte in processi giudiziari conseguenti alle leggi sulle responsabilità da prodotto/servizio difettoso;
3.8.4 3A PTA porta a conoscenza del CLIENTE, laddove non espressamente specificato nel Dispositivo di Controllo, i compiti assegnati al personale di 3A PTA incaricato alla valutazione di conformità, in particolare dei Valutatori/Prelevatori; tali compiti richiedono al per- sonale di 3A PTA quanto segue: a) esaminare e verificare la struttura, le politiche, i processi, le procedure, le registrazioni ed i relativi documenti del CLIENTE, pertinenti al prodotto di cui al punto e) in premessa; b) stabilire che questi soddisfino tutti i requisiti appli- cabili al prodotto di cui al punto e) in premessa; c) stabilire se i processi e le procedure siano predisposti, attuati e mantenuti effica- cemente attivi, al fine di costituire la base per la fiducia nel sistema produttivo del CLIENTE; d) segnalare al CLIENTE stesso, affinché attui le opportune azioni, ogni incongruenza riscontrata in fase di valutazione della conformità in accordo al Dispositivo di Controllo;
3.8.5 3A PTA rende disponibili, su richiesta del CLIENTE, oltre ai nominativi le informazioni di base sul personale di 3A PTA incaricato alla valutazione di conformità (quali: titolo di studio, condizione relativa al fatto se trattasi di Valutatore/Prelevatore/Osservatore dipen- dente o libero professionista ed in tal caso se opera per 3A PTA con contratto di esclusività o meno);
3.8.6 3A PTA tiene sotto controllo le eventuali discordanze tra gli eventuali rilievi formulati ed utilizza i risultati di suddetti controlli al fine di ridurre le disomogeneità di valutazione;
3.8.7 3A PTA, negli affidamenti di incarico, formalizza un preciso vincolo che garantisce che il personale di 3A PTA addetto alla valutazione di conformità non abbia prestato attività di consulenza o svolto qualsiasi altra attività fonte di potenziale conflitto di interessi o po- tenzialmente rappresentante minaccia all’imparzialità nei riguardi del CLIENTE e dello schema certificativo di cui al punto e) in pre- messa;
3.8.8 3A PTA predispone e realizza un programma annuale (completo di responsabilità, attività, tempi, risorse ed obiettivi quantificabili) di miglioramento della qualità dei prodotti/servizi forniti ai CLIENTI. La consuntivazione riporta obiettivi raggiunti e scostamenti dagli obiettivi programmati con le relative azioni correttive intraprese;
3.8.9 3A PTA garantisce l’inesistenza di rapporti formali, con società di consulenza o singoli consulenti, aventi come oggetto la promozione e commercializzazione dei servizi di certificazione;
3.8.10 3A PTA non promuove nella maniera più assoluta, presso il CLIENTE, il personale di 3A PTA addetto alla valutazione di conformità, né utilizza il personale suddetto in qualsivoglia funzione diversa da quelle definite dal Dispositivo di Controllo o comunque consentita;
3.8.11 3A PTA ha definito e reso operativa una procedura per la sistematica analisi delle segnalazioni e dei reclami provenienti dal mercato, sia a carico del proprio operato, sia a carico del CLIENTE, che prescrive di fornire sempre una chiara ed esaustiva risposta al recla- mante. Detta analisi ha l’obiettivo di individuare eventuali carenze del sistema, prodotto, persona, rispetto ai riferimenti normativi di
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certificazione, al fine di intervenire presso le entità interessate, per ottenere le correzioni e le azioni correttive e preventive richieste. Il programma annuale di miglioramento, la documentazione degli scostamenti dagli obiettivi e le azioni correttive e preventive sono messi a disposizione del Mipaaf e di ACCREDIA per le attività di competenza;
3.8.12 3A PTA sensibilizza il CLIENTE in possesso di certificazione di prodotto rilasciata da 3A PTA sull’importanza della gestione pro-attiva dei reclami e sulla necessità di perseguire obiettivi di miglioramento utilizzando indicatori quantificati e controllabili per migliorare la qualità dei propri processi, prodotti e/o servizi, anche tramite il presente documento;
3.8.13 3A PTA attiva opportune metodologie per raccogliere le esigenze del CLIENTE al fine di migliorare il servizio reso, nonché a docu- mentarne gli esiti;
3.8.14 3A PTA verifica eventuali cause di insoddisfazione del CLIENTE documentandone gli esiti;
3.8.15 3A PTA dichiara lo stato della certificazione del prodotto del CLIENTE in accordo al Dispositivo di Controllo applicabile al prodotto di cui al punto e) in premessa, indipendentemente dal soggetto che lo richiede,
3.8.16 3A PTA si impegna a fornire chiarimenti e spiegazioni al CLIENTE su richiesta scritta dello stesso;
3.8.17 3A PTA comunica al CLIENTE la richiesta di autorizzazione alla presenza del personale di ACCREDIA;
3.8.18 3A PTA garantisce ai sensi delle vigenti normative la correttezza del trattamento dei dati relativi alle attività svolte dal CLIENTE.
4 PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE
4.1 La procedura di certificazione nel caso dei prodotti oggetto di “Certificazione regolamentata” è dettagliata nello specifico Dispositivo di Controllo approvato dal Mipaaf. Di seguito, nel presente § 4 e sottopunti relativi (4.2, da 4.2.1 a 4.2.7, 4.3, da 4.3.1 a 4.3.5, 4.4, da 4.4.1 a 4.4.9, 4.5, da 4.5.1 a 4.5.6, 4.6, da 4.6.1 a 4.6.3, 4.6.3.1, 4.6.3.2, 4.6.4, 4.6.4.1, 4.6.4.2, 4.7, 4.7.1, 4.7.2, da 4.7.2.1 a 4.7.2.5, 4.9.4, 4.10, 4.10.1, 4.10.11, 4.10.13, 4.10.14), si riportano le specificazioni applicabili alla certificazione di prodotto oggetto di “Certificazione volontaria”.
4.2 Presentazione della Domanda
4.2.1 L'iter di certificazione è attivato per mezzo di apposito modulo denominato “Richiesta di Offerta” disponibile sul sito web od inviata su richiesta, che il CLIENTE richiedente la certificazione deve restituire compilata a 3A PTA, previa verifica del presente documento che rappresenta comunque un documento contrattuale il cui download è liberamente eseguibile dal sito internet di 3A PTA, xxx.xxxxx0x.xxx.
4.2.2 Nella richiesta di offerta il CLIENTE deve riportare:
- ragione sociale ed indirizzo della sede legale del CLIENTE;
- il disciplinare di riferimento o la norma (ove applicabile);
- il numero, l'indirizzo completo e i dati relativi ad ogni sito produttivo del prodotto per il quale si richiede la certificazione.
4.2.3 Nel caso di certificazione di un prodotto assoggettato ad una norma/disciplinare già pubblico, qualora il CLIENTE ritenga che alcuni requisiti necessitino di interpretazioni, dovrà farlo presente dandone dettagliata spiegazione. L'ammissibilità delle richieste di inter- pretazioni viene valutata a cura di 3A PTA.
4.2.4 Sulla base dei dati e delle informazioni trasmesse 3A PTA prepara, tenendo conto del Tariffario, l’offerta economica che viene tra-
smessa al cliente.
4.2.5 In caso di non accettazione da parte del CLIENTE, si può arrivare ad una nuova formulazione dell’offerta oppure, quando non vi siano margini di trattativa, all’interruzione dell’iter di certificazione.
4.2.6 L’accettazione dell’offerta, in quanto ordine, costituisce a tutti gi effetti domanda ufficiale di certificazione nonché contratto ovvero fondamento contrattuale dei rapporti tra 3A PTA ed il CLIENTE.
4.2.7 Dopo aver riesaminato l’offerta accettata, 3A PTA invia al CLIENTE la documentazione necessaria per comprendere le regole e le modalità svolgimento del servizio di valutazione e certificazione. Tale documentazione deve essere restituita debitamente compi- lata, firmata per accettazione e corredata degli allegati richiesti.
4.3 Esame della documentazione e accettazione della domanda
4.3.1 3A PTA riesamina la documentazione trasmessa dal CLIENTE per verificarne la completezza, la congruenza con particolare riferi-
mento all’ammissibilità dei requisiti esclusi. Se necessario, 3A PTA richiede integrazioni e chiarimenti.
4.3.2 Ad esito positivo del riesame, 3A PTA conferma per iscritto l’accettazione della domanda per il prodotto oggetto di certificazione e comunica il nominativo del valutatore che effettuerà l’esame della documentazione e la verifica sul campo.
4.3.3 Se il CLIENTE richiede la sostituzione di un valutatore per oggettivi conflitti di interesse, e se tali motivazioni sono giudicate valide da 3A PTA, questa procede alla nomina di un altro valutatore.
4.3.4 Contestualmente il CLIENTE riceve il presente documento che deve essere restituito firmato per accettazione quale xxxxxxxx osta-
tiva della prosecuzione dell’iter di certificazione.
4.3.5 Qualora non sussistano i presupposti per l’accettazione della domanda tale ricusazione è motivata per iscritto al CLIENTE e determina l’interruzione dell’iter di certificazione fino alla rimozione delle cause ostative che, a titolo d’esempio, possono riguardare: esclusione di requisiti; assenza delle autorizzazioni richieste dalla legge per svolgere l’attività; mancato rispetto delle condizioni generali di cui ai precedenti paragrafi del presente documento.
4.4 Verifiche ispettive preliminari
4.4.1 La verifica ispettiva preliminare (pre-audit) è una fase opzionale dell’iter di certificazione che si attiva su richiesta del CLIENTE o di
3A PTA.
4.4.2 La volontà di effettuare la verifica ispettiva preliminare può essere manifestata da parte del CLIENTE sia al momento della richiesta di offerta che successivamente all’avvio dell’iter di certificazione, a patto che non sia stata già svolta la verifica ispettiva iniziale di certificazione.
4.4.3 La visita preliminare ha lo scopo di individuare il grado di preparazione a sostenere l'iter di certificazione tramite la valutazione della completezza e dell'implementazione dei controlli rispetto alle specifiche/peculiarità riportate nella norma/disciplinare di riferimento.
4.4.4 Nel caso di richiesta di certificazione presentata in assenza di norme/disciplinari riconosciuti, su indicazioni della Commissione Tec- nica chiamata ad approvare il Disciplinare, può rendersi opportuna, previo accordo con il CLIENTE, l’esecuzione di una verifica preli- minare.
4.4.5 La verifica preliminare è svolta allo scopo di comprendere le modalità di produzione, trasformazione e condizionamento del prodotto, sia del sistema di rintracciabilità, nonché dell’eventuale sistema qualità del CLIENTE oltre che per individuare il tipo di esperienza richiesta al gruppo di verifica. I casi in cui 3A PTA può chiedere la preliminare sono:
- quando non esista una norma di riferimento a fronte della quale si richiede la certificazione;
- quando riscontri una particolare complessità logistico/organizzativa della filiera produttiva;
- quando si tratta di prodotto ad elevata complessità tecnica.
4.4.6 Indipendentemente dalle motivazioni che l’hanno originata (richiesta dal CLIENTE o da 3A PTA), la visita preliminare può essere ef- fettuata una sola volta con una durata fissa.
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4.4.7 La data e il programma della visita preliminare sono definiti da 3A PTA di concerto con il CLIENTE. La tempistica per l'esecuzione della verifica preliminare viene stabilita in funzione della tipologia del prodotto e della dimensione del CLIENTE.
4.4.8 L’esito della verifica preliminare viene formalizzato su apposito verbale lasciato in copia al CLIENTE.
4.4.9 I risultati delle preliminari non sono considerati ai fini dell’esito dell’iter di certificazione di prodotto.
4.5 Verifica Ispettiva
4.5.1 La verifica ispettiva di certificazione è svolta a fronte di tutti i requisiti della norma/disciplinare di riferimento e delle prescrizioni contenute nel presente documento.
4.5.2 La verifica ispettiva nel suo complesso comprende le fasi seguenti:
- valutazione documentale del Disciplinare di prodotto elaborato in base alle regole sancite nel documento REG DIS_Guida per la predisposizione del Disciplinare Tecnico per i Prodotti Agroalimentari oggetto di Certificazione Volontaria il cui download è libe- ramente eseguibile dal sito internet di 3A PTA, xxx.xxxxx0x.xxx;
- verifica ispettiva presso la sede del CLIENTE.
4.5.3 Su richiesta del CLIENTE, 3A PTA può autorizzare lo svolgimento della valutazione documentale direttamente presso la sede del CLIENTE.
4.5.4 La valutazione documentale differisce a seconda che si tratti di un Disciplinare Tecnico aziendale predisposto dal CLIENTE a fronte di norme pubbliche (es. norme UNI o disciplinari approvati da 3A PTA) oppure realizzato in assenza di tali riferimenti normativi.
4.5.5 In quest’ultimo caso l’iter di certificazione prosegue con la fase di “normazione” (cfr. § 4.7) in cui 3A PTA valuta i contenuti del Discipli- nare per identificare il valore aggiunto connesso alla certificazione richiesta.
4.5.6 La composizione degli organi chiamati ad approvare il Disciplinare Tecnico, come meglio precisato nella documentazione di 3A PTA, è tale da garantire la presenza delle competenze necessarie per la verifica dei contenuti tecnici.
4.6 Valutazione documentale a fronte di riferimenti pubblici
4.6.1 Le fasi della valutazione documentale descritte in questo paragrafo si applicano al caso di valutazione di documentazione descrittiva del prodotto e del relativo sistema di produzione e controllo (in genere Disciplinare Tecnico) predisposta dal CLIENTE a fronte di una norma (es. ISO 22005) o disciplinare pubblico (Disciplinare 3A PTA).
4.6.2 Il valutatore incaricato della valutazione documentale misura la conformità del Disciplinare Tecnico del CLIENTE rispetto alle pre- scrizioni contenute nel presente documento. Il documento applicabile, nel suo form “master” predisposto da 3A PTA, viene reso pub- blico al CLIENTE su richiesta dello stesso.
4.6.3 Il CLIENTE viene informato dell’esito delle valutazione documentale che può essere:
4.6.3.1 Favorevole: se non si riscontrino “non conformità” o se esse sono tali da non precludere la pianificazione della verifica presso il CLIENTE. In tal caso il CLIENTE riceve una comunicazione che, oltre a presentare le conclusioni della valutazione documentale, ri- porta il programma dettagliato della verifica di certificazione inclusi i nominativi degli ispettori ed i termini entro cui è possibile ricu- sarli. Se il CLIENTE richiede la sostituzione di un valutatore/esperto per oggettivi conflitti di interesse, e se tali motivazioni sono giudicate valide da 3A PTA, si procede alla nomina di un altro valutatore. Qualora il Dispositivo di Controllo del prodotto preveda l’ese- cuzione di prove di conformità, il CLIENTE è informato mediante il programma della verifica ispettiva anche della tipologia di prova/analisi da effettuare e dei nominativi incaricati di effettuare il prelievo. Ove siano emerse non conformità, si richiede al CLIENTE di assumere l’impegno formale alla correzione delle non conformità prima della verifica ispettiva iniziale. La mancata for- malizzazione dell’impegno nei tempi richiesti determina il rinvio della verifica a data da destinarsi ed il conseguente arresto dell’iter di certificazione.
4.6.3.2 Sfavorevole: nel caso in cui le non conformità siano tali da mettere in dubbio la conformità del prodotto. In questo caso, qualora trattari di “Non Conformità Essenziale” o di “Non Conformità Importante” come successivamente specificato, 3A PTA richiede una modifica della documentazione e l’iter di certificazione si può arrestare fino alla ripetizione con esito favorevole della nuova valuta- zione documentale in accordo a quanto di seguito specificato. Il CLIENTE riceve una comunicazione in cui si richiede l’invio del DT revisionato.
4.6.4 Il caso di cui sopra (§ 4.6.3.2) è funzione del seguente sistema di classificazione delle non conformità adottato da 3A PTA:
4.6.4.1 Non Conformità Grave: violazione di una disposizione cogente; carenza applicativa sistematica della norma/disciplinare di riferi- mento tale da compromettere la conformità del prodotto; osservazione di carattere oggettivo che evidenzia una situazione non ac- cettabile in relazione ad un requisito specificato critico ai fini della conformità del prodotto; in questo caso, l'iter di certificazione è sospeso fino ad avvenuta risoluzione delle NC Grave a cura del CLIENTE e comporta un nuovo esame documentale completo;
4.6.4.2 Non Conformità Lieve: carenza applicativa sistematica o non sistematica della norma/disciplinare di riferimento che comunque non compromette la conformità del prodotto ma che va comunque gestita dal CLIENTE; in questo caso, il CLIENTE provvede a trasmet- tere una proposta di risoluzione in caso di carenza applicativa sistematica la cui pertinenza viene valutata a livello di analisi docu- mentale, mentre l’attuazione ed efficacia viene valutata in verifica ispettiva; in caso di carenza non sistematica il CLIENTE può non trasmettere una proposta di risoluzione a 3A PTA poiché la proposta stessa, l’attuazione e l’efficacia viene valutata direttamente nella successiva verifica ispettiva.
4.7 Normazione
4.7.1 L’iter descritto in questo paragrafo si applica al caso di valutazione di documentazione descrittiva del prodotto e del relativo sistema di produzione e controllo (in genere Disciplinare Tecnico del CLIENTE) predisposta dal CLIENTE in assenza di una norma o disciplinare pubblico.
4.7.2 L’approvazione dei Disciplinari Tecnici di prodotto e dei relativi Dispositivi di Controllo predisposti in assenza di norme pubbliche è subordinata alla verifica dei seguenti contenuti minimi:
4.7.2.1 chiara definizione dei requisiti del prodotto;
4.7.2.2 chiara definizione dei requisiti applicabili al CLIENTE che realizza il prodotto;
4.7.2.3 chiara definizione dei criteri per la valutazione di conformità ai requisiti del prodotto;
4.7.2.4 chiara definizione dei criteri per la valutazione di conformità ai requisiti applicabili al CLIENTE che realizza il prodotto.
4.7.2.5 chiara identificazione del valore aggiunto che la certificazione conferisce al prodotto.
4.7.3 Lo schema di certificazione è descritto nel Dispositivo di Controllo dello specifico prodotto che al suo interno contiene anche la do- cumentazione (modulistica) approvata per lo svolgimento delle attività di valutazione iniziale e di sorveglianza. Tale documentazione può variare per numero e tipologia in funzione del sistema di certificazione applicabile al prodotto.
4.8 Audit/verifica iniziale di certificazione
4.8.1 Le verifiche di conformità riguardano la tecnologia di produzione e le caratteristiche del prodotto oggetto di certificazione in rela- zione ai requisiti specificati nei documenti di riferimento. In particolare 3A PTA trasmette copia della specifica Check List progettata (ove applicabile) per la valutazione al CLIENTE (o dei documenti di riferimento diversi da quelli precedentemente citati nel presente documento) qualora richiesto da quest’ultima.
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Accordo quadro con il CLIENTE
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4.8.2 La verifica ispettiva ha inizio con una breve riunione introduttiva con la Direzione aziendale del CLIENTE per verificare la necessità di eventuali cambiamenti al programma di visita precedentemente inviato, illustrare lo scopo della stessa, individuare gli interlocutori e concordare il programma temporale delle fasi della verifica.
4.8.3 Durante la riunione introduttiva si individuano le persone coinvolte e si accerta che il CLIENTE abbia chiesto preventivamente alla 3A
PTA l’autorizzazione a far partecipare un eventuale osservatore.
4.8.4 In tal caso si ricorda che il suddetto osservatore non ha diritto di intervento, ma sono le funzioni aziendali interessate che devono parlare.
4.8.5 La verifica ispettiva è basata su colloqui, esame di documenti, verifica del modo di operare.
4.8.6 In particolare 3A PTA esegue i controlli di conformità (ovvero le valutazioni di conformità alla norma di riferimento applicabile) se- condo le modalità riportate nel Dispositivo di Controllo applicabile nel caso di certificazione “volontaria” dello specifico prodotto og- getto di certificazione.
4.8.7 Il valutatori 3A PTA nel corso della verifica, qualora sia necessario, possono operare in modo separato, esaminando parallelamente differenti aree di produzione e ritrovandosi periodicamente per fare il punto della situazione. Quando necessario per il raggiungi- mento degli obiettivi prefissati, è possibile apportare modifiche al programma di verifica, concordandole con 3A PTA e comunican- dole ai Responsabili aziendali del CLIENTE.
4.8.8 I controlli sulla conformità del prodotto che non richiedono un’analisi di laboratorio (ovvero “prova”) sono effettuati da 3A PTA secondo le modalità previste dal relativo Dispositivo di Controllo, registrati sulla documentazione richiamata dallo stesso ed eseguiti come stabilito dalla/e procedura/e applicabili.
4.8.9 I controlli analitici sono effettuati presso laboratori conformi alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025 qualificati da 3A PTA.
4.8.10 Per lo svolgimento delle attività di Prova, i Prelevatori sono muniti di:
- tessera di riconoscimento, da esibire all’atto dell’accesso presso la sede del CLIENTE;
- appropriato abbigliamento a scopo igienico-sanitario;
- gli strumenti necessari per svolgere correttamente le operazioni di prelievo.
4.8.11 Il Prelevatore designato dopo essersi presentato presso la sede del CLIENTE procede alle operazioni di prelievo secondo le modalità operative riportate nel Dispositivo di Controllo applicabile.
4.8.12 Il Prelevatore incaricato al termine delle operazioni di prelievo, redige un Verbale che viene redatto almeno in duplice copia, di cui una viene rilasciata al Richiedente e una viene consegnata a 3A PTA.
4.8.13 3A PTA assume la piena responsabilità per ogni attività di prova subappaltata e mantiene la responsabilità del rilascio, mantenimento, estensione, sospensione o ritiro della certificazione.
4.8.14 La frequenza e la tipologia delle attività di prova possono comunque subire delle modifiche in base ai risultati delle attività di prova e delle visite effettuate in precedenza o di ogni situazione o dato utile a valutare la conformità del prodotto oggetto di certificazione e comunque, nel caso di certificazione “regolamentata”, secondo quanto previsto dal Dispositivo di Controllo specifico approvato dal Mipaaf.
4.9 Conferma del rapporto ed esito delle analisi
4.9.1 L’originale del rapporto di verifica ispettiva è trasmesso a 3A PTA che, entro 10 giorni solari dalla verifica, può disporne la modifica; in tal caso il CLIENTE è informato attraverso una comunicazione ufficiale.
4.9.2 Trascorsi i 10 giorni vale la regola del silenzio assenso ed il rapporto si intende confermato ad eccezione della data della successiva verifica che può essere modificata dal Comitato di Certificazione o dalla Commissione Tecnica.
4.9.3 Le modifiche al rapporto possono derivare anche dalle considerazioni riportate dal “Supervisore” del gruppo di verifica nel rapporto riservato inviato a 3A PTA, ove per “Supervisore” si intende il soggetto incaricato da 3A PTA che, in accordo alle procedure di sistema qualità di 3A PTA, valuta uno o più membri componenti il gruppo di verifica e non effettua valutazioni di conformità dirette sul CLIENTE e/o sul prodotto / processo / servizio del CLIENTE stesso).
4.9.4 Nel caso il rapporto di verifica contenga un parere sfavorevole del valutatore, la pratica è sottoposta alla Commissione Tecnica sol-
tanto dopo l’effettuazione della verifica supplementare.
4.9.5 Il laboratorio, effettuate le analisi richieste sui campioni consegnati, invia a 3A PTA un rapporto di prova per ogni campione analizzato.
4.9.6 Il dato analitico rilevato a seguito delle analisi di laboratorio si considera conforme se rientra nell’intervallo dell’incertezza di misura, quindi nell’ampiezza del campo di valori indicati nel rapporto di prova (pertanto, ad esempio, nel caso di conformità di un valore da disciplinare di produzione “≥ 5”, il dato analitico riportato nel rapporto di prova del laboratorio è pari a 4,9 con “± 0,1” di incertezza di misura, l’ampiezza del campo dei valori conformi varia tra 4,9 (risultante da 5 - 0,1) compreso a 5,1 (risultante da 5 + 0,1) compreso, quindi il risultato della valutazione di conformità sarà “CONFORME”).
4.9.7 L'esito delle attività di prova svolte dal laboratorio sono comunicate al CLIENTE da 3A PTA e, nel caso di esito negativo, viene tra- smessa evidenza anche della non conformità rilevata. Copia dei rapporti di prova vengono inviati, da 3A PTA, al CLIENTE interessato.
4.9.8 Nei casi in cui i dati delle analisi riportati sul rapporto di prova non sono conformi ai requisiti previsti dal Dispositivo di Controllo specifico, sia 3A PTA che il CLIENTE ha la facoltà di richiedere la ripetizione dell’analisi e procede alla gestione della non conformità rilevata secondo le modalità riportate nel citato Dispositivo di Controllo specifico.
4.10 Rilascio della certificazione di prodotti oggetto di “Certificazione volontaria”
4.10.1 La Commissione Tecnica è l’organo deliberante in materia di certificazione “volontaria” e si riunisce per:
- approvare il Disciplinare Tecnico e relativo “Dispositivo di controllo” applicabile nel caso di certificazione “volontaria” predisposti da 3A PTA a fronte di richieste di certificazione di prodotti non disciplinati da norme/disciplinari pubblici riconosciuti;
- valutare le proposte di concessione. mantenimento, sospensione e revoca della certificazione;
- modificare le date proposte dal valutatore per le successive verifiche;
- approvare i contenuti ed i termini proposti dal CLIENTE per l’attuazione delle azioni correttive;
- richiedere evidenze dell’avvenuta chiusura delle non conformità;
- autorizzare modifiche alle date di verifica per la sorveglianza periodica;
- ove applicabile, accettare le esclusioni dei requisiti della norma, definendo eventuali linee guida settoriali.
4.10.2 La Commissione Tecnica è composta da un numero variabile di membri tale che al momento della delibera, siano presenti o si siano formalmente espresse almeno:
- competenze generali derivanti da conoscenza delle norme quadro applicabili e esperienza di applicazione delle norme stesse; metrologia e procedimenti generali di certificazione;
- competenze in materia di conduzione di verifiche ispettive;
- competenza tecnica specialistica relativa alla specifica categoria di prodotti a cui si riferisce la certificazione oggetto di deli- bera.
4.10.3 I membri della Commissione Tecnica, alla stessa stregua di quelli del Comitato di Certificazione, garantiscono indipendenza di com- portamenti ed imparzialità di giudizio. L’elenco dei nominativi qualificati per partecipare alla Commissione Tecnica/Comitato di Cer- tificazione è sottoposto alla valutazione del Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità.
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Accordo quadro con il CLIENTE
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4.10.4 La Commissione Tecnica, dopo aver preso visione della documentazione della verifica ispettiva, del parere del valutatore e l’esito
delle prove/analisi, delibera il rilascio o meno della certificazione.
4.10.5 Qualora le informazioni a disposizione siano insufficienti per esprimere un giudizio, la Commissione Tecnica può disporre un supple- mento d’indagine rinviando la pratica alla 3A PTA che definirà le modalità con cui integrare le suddette informazioni.
4.10.6 Il CLIENTE è informato da una comunicazione ufficiale che spiega le ulteriori attività da effettuare.
4.10.7 La data della successiva verifica indicata nel rapporto può essere modificata dalla Commissione Tecnica e viene comunicata per
iscritto al CLIENTE contestualmente all’esito della delibera.
4.10.8 Quando la certificazione non è concessa, 3A PTA comunica per iscritto al CLIENTE le ragioni di tale decisione riportando in tale co- municazione il riferimento della delibera della Commissione Tecnica/Comitato di Certificazione; il CLIENTE può presentare ricorso in accordo a quanto previsto nel presente documento (cfr. § 11.2).
4.10.9 Quando è concessa la certificazione, 3A PTA stampa il certificato che, firmato dall’Amministratore Unico di 3A PTA e dal Key Manager
Certificazione, attesta la conformità del prodotto alla norma applicabile al prodotto stesso.
4.10.10 Il Certificato di conformità viene rilasciato al CLIENTE singolo e, laddove specificato nel Dispositivo di Controllo applicabile, ad ogni azienda associata al CLIENTE.
4.10.11 Il Certificato di conformità riporta il marchio ACCREDIA soltanto per i settori nei quali 3A PTA è accreditato.
4.10.12 Ogni Certificato di conformità richiama il documento denominato “Autorizzazione alla stampa etichette ed all’utilizzo del marchio”. Tale autorizzazione consente l’etichettatura e l’immissione al consumo del prodotto con i contrassegni della conformità e viene tra- smessa al CLIENTE.
4.10.13 L'Autorizzazione alla stampa etichette ed all’utilizzo del marchio, nel caso di “Certificazione volontaria”, viene rilasciata dalla 3A PTA soltanto dopo l'accertamento della conformità del prodotto e la trasmissione da parte del CLIENTE a 3A PTA della prima dichiarazione di conformità dei lotti di prodotto oggetto di certificazione in accordo alla norma ISO/IEC 17050-1:2004 “Valutazione della conformità
- Dichiarazione di conformità rilasciata dal fornitore - Parte 1: Requisiti generali”.
4.10.14 La 3A PTA oltre ad approvare in via preventiva le etichette impiegate dal CLIENTE, verifica i materiali pubblicitari, di comunicazione, loghi, ecc. impiegati dal CLIENTE per propri fini comunicativi formalizzandone l'approvazione in forma scritta.
4.11 Rilascio della certificazione di prodotti oggetto di “Certificazione regolamentata”
4.11.1 Il Comitato di Certificazione è l’organo deliberante in materia di certificazione per gli schemi di certificazione di prodotto “regolamen- tato”, circoscrivendo con quest’ultimo termine l’ambito di competenza in materia di deliberazione per i prodotti il cui controllo neces- sita di autorizzazione rilasciata dalla Pubblica Amministrazione, coincidente nel caso dei prodotti DOP/IGP ed ai vini afferenti al qua- dro normativo, rispettivamente, Reg. UE 1151/2012 e ai Regg. (UE) nn. 1308/2013, 1306/2013 e 2019/787 e loro xx.xx.. Nello specifico il Comitato di Certificazione non delibera nei casi di “Certificazione volontaria” di cui al § 4.10 e sottopunti (es.: certificazione di rin- tracciabilità di filiera in conformità alla ISO 22005).
4.11.2 Il Comitato di Certificazione è specifico per ogni prodotto “regolamentato” e i nominativi dei membri componenti lo stesso sono pre-
ventivamente sottoposti all’approvazione del Mipaaf.
4.11.3 I Comitati di Certificazione sono nominati dall’AU della 3A PTA secondo quanto contenuto nello Statuto Sociale e comunque in modo
da garantire sempre:
- l’indipendenza/terzietà nei confronti degli interessi commerciai del prodotto in oggetto;
- la competenza tecnica in merito al prodotto in oggetto.
4.11.4 In ogni caso il numero dei membri del Comitato di Certificazione va da un minimo di tre ad un massimo di nove.
4.11.5 La composizione del singolo Comitato di Certificazione potrà essere integrata da un rappresentante delle Associazioni di Tutela dei Consumatori e degli Organismi rappresentanti dei produttori oggetto di certificazione.
4.11.6 Essendo la nomina a carattere personale, i componenti dei Comitati di Certificazione non possono farsi rappresentare da delegati, né da altri componenti.
4.11.7 Per ogni prodotto oggetto di certificazione “regolamentata”, la Segreteria Tecnica di 3A PTA mantiene aggiornato l’elenco dei com-
ponenti del relativo Comitato di Certificazione.
4.11.8 Al fine di dare evidenza della condizione di indipendenza da qualsiasi pressione di carattere commerciale, finanziaria o di altra natura che potrebbe influenzare le loro decisioni, i componenti del Comitato di Certificazione dichiarano:
4.11.8.1 di astenersi dalla valutazione e non partecipare alla stessa ed astenersi da qualsiasi giudizio sui CLIENTI Richiedenti/Concessionari con i quali essi abbiano avuto rapporti di collaborazione/consulenza nell’ultimo anno finalizzata all’ottenimento/mantenimento della certificazione;
4.11.8.2 di palesare all’inizio delle riunioni l’eventualità sopra riportata;
4.11.8.3 di palesare al Presidente del Comitato di Certificazione qualsiasi conflitto di interesse manifesto e di astenersi da tutte le delibera-
zioni attinenti al conflitto evidenziato (tali conflitti vengono verbalizzati nell’apposito verbale del Comitato di Certificazione );
4.11.8.4 di non effettuare consulenze ai CLIENTI Richiedenti/Concessionari, finalizzate all’ottenimento/mantenimento della certificazione
per l’anno successivo alla data di cessazione dell’incarico di membro del Comitato di Certificazione;
4.11.8.5 di rispettare gli obblighi di riservatezza sottoscrivendo idonea dichiarazione vincolante.
4.11.9 L’incarico di membro del Comitato di Certificazione, per evidenti motivi connessi con la necessaria distinzione dei ruoli, è incompa- tibile con le cariche di:
4.11.9.1 Amministratore Unico di 3A PTA;
4.11.9.2 Personale di 3A PTA coinvolto direttamente nella valutazione di conformità;
4.11.9.3 membro del Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità.
4.11.10 Il Comitato di Certificazione può decidere di:
4.11.10.1 rilasciare la certificazione senza condizioni;
4.11.10.2 rilasciare la certificazione, pur in presenza di non conformità non ancora completamente risolte (laddove applicabile); in tal caso, la prima visita di sorveglianza dovrà avvenire in tempi più brevi di quelli normalmente previsti;
4.11.10.3 non procedere alla certificazione richiedendo una visita supplementare e/o supplementi di analisi;
4.11.10.4 bocciare la proposta di certificazione/attestazione.
4.11.11 Le decisioni intraprese dal Comitato di Certificazione in materia di certificazione non possono essere confutate da 3A PTA. I compo- nenti dei Comitato di Certificazione sono tenuti a considerare come riservate le informazioni di cui vengono a conoscenza nel corso dell’attività svolta. In caso di parità dei voti il Comitato di Certificazione procede al riesame delle pratiche fino all’ottenimento di un giudizio di maggioranza.
4.11.12 A seguito della delibera del Comitato di Certificazione in merito al rilascio della certificazione (§ 4.11.10.1 e § 4.11.10.2), e dopo l’avvenuto
pagamento dei corrispettivi previsti, 3A PTA consegna al CLIENTE il Certificato di Conformità.
4.11.13 Nel caso § 4.11.10.3 il Comitato di Certificazione, con la collaborazione del Responsabile di Schema provvede a programmare gli ulte- riori controlli di conformità necessari ad una più efficace composizione della pratica. In particolare il Comitato di Certificazione può richiedere un supplemento di verifica sul processo produttivo del CLIENTE e/o ulteriori prove di conformità sul prodotto del CLIENTE.
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4.11.14 la Segreteria Tecnica di 3A PTA provvede a pianificare le attività deliberate dal Comitato di Certificazione.
4.11.15 È prevista la facoltà per ACCREDIA, esclusivamente in occasione dello svolgimento delle attività di audit nei confronti di 3A PTA, di accedere alle suddette riunioni, con oneri a proprio carico, al fine di accertare che l’effettiva composizione e il funzionamento sia conforme alle disposizioni applicabili in materia di accreditamento.
4.11.16 Le informazioni circa la natura giuridica e finanziaria di 3A PTA, la composizione della struttura operativa (compreso il Comitato di Certificazione) e la documentazione descrittiva delle regole di valutazione e certificazione (es. Dispositivi di Controllo, Linee guida, modelli di richiesta, ecc..) nonché l’elenco delle Organizzazioni (CLIENTI) certificate sono accessibili liberamente sul sito web di 3A PTA.
4.11.17 Si rimanda anche alle procedure applicabili di cui al Dispositivo di Controllo specifico approvato dal Mipaaf nel caso di certificazione
“regolamentata” avente priorità su quanto esposto al punto 4.11 e sottopunti relativi.
4.12 Iscrizione del CLIENTE nell'Elenco Concessionari di 3A PTA
4.12.1 A seguito del rilascio della certificazione 3A PTA rende pubblica l’informazione ufficiale relativa allo stato della certificazione del CLIENTE tramite l’iscrizione dello stesso nell'Elenco Concessionari ove si trovano tutte le aziende certificate; tale elenco è disponibile sul sito internet istituzionale di 3A PTA, xxx.xxxxx0x.xxx.
4.12.2 3A PTA comunicherà altresì lo stato delle certificazioni a ACCREDIA ed a terzi che ne facciano richiesta.
4.12.4 Allo stesso modo 3A PTA rende pubblica l'eventuale sospensione, rinuncia o revoca della certificazione, tranne nei casi di prodotti oggetto di Certificazione regolamentata ove tali competenze sono di esclusiva pertinenza del Ministero delle Politiche Agricole Ali- mentari e Forestali e sono regolati dal Dispositivo di Controllo specifico e dalle direttive/leggi specifiche.
4.13 Sorveglianza del CLIENTE (standard e addizionale)
4.13.1 Nel periodo di validità della certificazione, 3A PTA svolge verifiche di mantenimento in accordo al Dispositivo di Controllo specifico applicabile al prodotto certificato allo scopo di assicurare:
4.13.1.1 il mantenimento della conformità rispetto ai documenti di riferimento del prodotto;
4.13.1.2 il rispetto dei requisiti di legge applicabili al prodotto;
4.13.1.3 il corretto uso della certificazione, del logo 3A PTA e di ACCREDIA (ove applicabile) e delle etichette.
4.13.2 Le verifiche di sorveglianza sono effettuate a decorrere dal rilascio del certificato di conformità per tutta la durata della sua validità con una periodicità variabile in base a quanto stabilito nel Dispositivo di Controllo con una tolleranza, in caso di “certificazione volon- taria”, di +/- 2 mesi, salvo diversa disposizione della Commissione Tecnica.
4.13.3 Nel caso di “certificazione volontaria”, la mancata effettuazione delle verifiche di sorveglianza entro 3 mesi dalla scadenza annuale per responsabilità del CLIENTE determina la sospensione del certificato salvo diversa disposizione della Commissione Tecnica.
4.13.4 Verifiche ispettive addizionali possono essere disposte da 3A PTA nei seguenti casi:
4.13.4.1 sia previsto dal Dispositivo di Controllo specifico approvato dal Mipaaf nei casi di produzioni “regolamentate”;
4.13.4.2 gravi carenze documentali od applicative che mettono in dubbio la conformità del prodotto;
4.13.4.3 mancata verifica dei processi produttivi in fase di piena operatività;
4.13.4.4 segnalazioni e/o reclami scritti oggettivamente motivati;
4.13.4.5 procedimenti giudiziari connessi alla responsabilità da prodotto/servizio difettoso;
4.13.4.6 mancato rispetto della normativa cogente;
4.13.4.7 variazioni significative nella struttura organizzativa, produttiva e proprietaria;
4.13.4.8 variazioni significative al sistema di gestione del cliente.
4.13.5 Tali verifiche, nel caso di “certificazione volontaria” comportano un ulteriore costo per il CLIENTE rispetto a quanto pattuito in sede di offerta; nel caso di “schema di certificazione regolamentata” si rimanda a quanto eventualmente specificato nel Dispositivo di Controllo specifico.
4.13.6 Le verifiche ispettive addizionali sono notificate al CLIENTE con congruo anticipo e sono condotte con le modalità indicate nel pre- sente documento.
4.13.7 Esclusivamente nel caso di certificazione “volontaria” le verifiche addizionali possono essere disposte anche a seguito di specifica richiesta di ACCREDIA ed in tal caso si applica un preavviso minimo di 5 giorni lavorativi. Il presente punto non é applicabile nel caso di certificazione “regolamentata”.
4.13.8 Nel caso di schema di certificazione “regolamentata”, più in generale si rimanda alle procedure applicabili di cui al Dispositivo di Con- trollo specifico approvato dal Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali.
4.14 VALIDITÀ E RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE
4.14.1 La validità della certificazione decorre dalla data di rilascio della certificazione e, salvo diversa specificazione o pattuizione contrat- tuale o tariffaria, ha durata annuale.
4.14.2 Il rinnovo è subordinato all’esito positivo di una nuova verifica ispettiva completa che comprenda l’analisi della documentazione, la verifica sul campo e, ove applicabile, le prove/analisi del prodotto.
4.14.3 La procedura per il rinnovo della certificazione si avvia automaticamente (con possibilità di preavviso da parte di 3A PTA dell’immi- nente data di scadenza), tranne che il CLIENTE non presenti formale disdetta, normalmente 3 (tre) mesi prima della scadenza del certificato salvo diversa specificazione o pattuizione contrattuale o tariffaria.
4.14.4 Xxxxxxx xxxx xxxxxxx, 0X XXX invia una comunicazione in cui richiede l’aggiornamento dei dati e della documentazione presentata dal CLIENTE in fase di certificazione.
4.14.5 In fase di rinnovo è possibile una variazione delle tariffe ed al fine del rinnovo stesso sarà necessario il comune accordo tra le parti.
4.14.6 La verifica ispettiva di rinnovo si svolge con le stesse modalità descritte nel presente documento per la verifica di certificazione.
4.14.7 La visita di rinnovo, nell’ambito dello “schema di certificazione volontaria” deve essere svolta prima della scadenza del certificato e può essere svolta successivamente solo in casi eccezionali, autorizzati da 3A PTA, motivati da ragioni oggettive (es. verifica effet- tuata nei 6 mesi precedenti la scadenza, periodo di chiusura stagionale, ecc.).
4.14.8 Nel caso esposto al § 4.14.7, la validità del certificato è prorogata, salvo diversa comunicazione di 3A PTA, fino alla data della Com- missione Tecnica che valuta l’esito della verifica ispettiva di rinnovo; le proroghe sono formalizzate per iscritto e sono parte inte- grante del certificato non potendo essere utilizzate disgiuntamente dallo stesso. In caso di proroga alla validità del certificato il CLIENTE è automaticamente autorizzata, per lo stesso periodo, ad utilizzare il logo alle condizioni definite nel presente Documento.
5 SPECIFICAZIONI IN MERITO ALL’USO DEL LOGO 3A PTA
5.1 Il presente paragrafo ed i successivi 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8, 5.9, 5.9.1 e 5.9.2 si riferiscono esclusivamente alla “certificazione volontaria” (es. UNI EN ISO 22005:2008) in quanto nell’ambito delle certificazioni Regolamentate (DOP/IGP, DO vini nell’ambito del quadro normativo relativo, rispettivamente, al Reg. UE 1151/2012 e ai Regg. (UE) nn. 1308/2013, 1306/2013 e 2019/787 e loro xx.xx.)
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non viene consentita l’apposizione del logo dell’organismo di controllo autorizzato dal Mipaaf sui prodotti certificati e sugli eventuali imballaggi (cfr. circolare Mipaaf n. 0019730 del 11.09.2009).
5.2 Il logo è il mezzo di identificazione di 3A PTA ed è di proprietà esclusiva della società. Il logo è coperto da deposito per brevetto di marchio d’impresa di servizi presso la CCIAA di Perugia e pertanto soggetto alle tutele di legge. Il logo può essere utilizzato nella versione a colori o in bianco e nero. Il Logo 3A PTA non è trasferibile da un prodotto all'altro.
5.3 Il logo deve essere obbligatoriamente seguito (come da esempio seguente) dalle diciture: “Prodotto certificato”; “Certificato n°”; “Di- sciplinare Tecnico/norma” di riferimento.
5.4 Il numero di certificato è comunicato da 3A PTA con l’esito della delibera della Commissione Tecnica.
PRODOTTO CERTIFICATO
Certificato n° xxx (Disciplinare Tecnico/Norma)
5.6 I loghi 3A PTA e ACCREDIA, che verranno forniti laddove applicabile in formato vettoriale o .jpg da 3A PTA su richiesta scritta del CLIENTE, devono essere utilizzati e riprodotti correttamente nella forma, nelle proporzioni e nelle modalità grafiche specificate. Pre- via autorizzazione scritta sono ammesse riduzioni od ingrandimenti purché vengano mantenute le proporzioni originali.
5.7 Il logo 3A PTA può essere direttamente apposto su ciascuna unità di prodotto, eccetto quando le dimensioni fisiche o il tipo di pro- dotto stesso non lo permettono. In tal caso il marchio dovrà essere applicato sul più piccolo involucro (imballaggio primario) nel quale l’unità di prodotto viene messa in commercio.
5.8 Altri usi consentiti:
- imballaggio secondario;
- documentazione tecnica di prodotto;
- sito Web, carta intestata, pubblicità, dépliant e listini;
- veicoli e abiti da lavoro.
5.9 Qualora le dimensioni del prodotto o dell’imballaggio non consentano il rispetto delle proporzioni, il CLIENTE allega un talloncino ri- producente il logo nelle sue proporzioni e adotta le misure necessarie ad assicurare che, al momento della vendita all’ingrosso e al dettaglio del prodotto, nel punto di vendita sia esposto un cartello riproducente il logo anche ingrandito.
5.9.1 Soluzioni diverse da quelle definite in questo paragrafo devono essere sottoposte per iscritto a 3A PTA per ottenere la necessaria autorizzazione, pena l’erogazione delle sanzioni previste per uso scorretto del logo;
5.9.2 disposizioni integrative all’uso del logo 3A PTA e/o ACCREDIA possono essere definite nel Dispositivo di Controllo applicabile esclu-
sivamente nel caso di certificazione “volontaria”.
6 SPECIFICAZIONI IN MERITO AL “CERTIFICATO DI CONFORMITÀ”
6.1 A seguito del positivo iter della valutazione di conformità relativa al prodotto oggetto di certificazione, 3A PTA rilascia il Certificato di conformità.
6.2 I contenuti minimi del Certificato di conformità sono di seguito riepilogati:
- estremi identificativi della 3A PTA;
- codifica documento;
- n° di certificato;
- n° di allegati (all’interno dei quali vengono inserite le eventuali altre organizzazioni che hanno aderito agli accordi di filiera);
- nome del prodotto;
- tipologia del prodotto;
- estremi identificativi del CLIENTE;
- disciplinare/norma di riferimento;
- condizioni di validità;
- luogo e data di rilascio del certificato;
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- firma di validità di 3A PTA.
6.3 Nel caso di prodotti oggetto di “Certificazione regolamentata” si rimanda alle procedure applicabili di cui al Dispositivo di Controllo
specifico approvato dal Mipaaf.
7 SPECIFICAZIONI IN MERITO ALLA “AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA ETICHETTE ED UTILIZZO DEL MARCHIO”
7.1 Ogni Certificato di conformità fa diretto riferimento alla “Autorizzazione alla stampa etichette ed all’utilizzo del marchio”. Tale auto- rizzazione consente l’etichettatura e l’immissione al consumo del prodotto con i contrassegni della conformità applicabili e viene trasmessa da 3A PTA al CLIENTE in possesso di certificazione di prodotto di cui al paragrafo 5.
7.2 I contenuti della “Autorizzazione alla stampa etichette ed all’utilizzo del marchio” sono:
- estremi identificativi della 3A PTA;
- codifica documento;
- n° di “Autorizzazione alla stampa etichette ed all’utilizzo del marchio”
- riferimento al n° di Certificato di conformità;
- nome/denominazione del prodotto certificato;
- lotto/i di produzione (ove applicabile ed in accordo allo specifico Dispositivo di Controllo applicabile al prodotto certificato)
- disciplinare/norma di riferimento;
- estremi identificativi del CLIENTE;
- condizioni di validità;
- luogo e data di rilascio del documento in questione;
- firma di validità di 3A PTA.
7.3 In particolare, la “Autorizzazione alla stampa etichette ed utilizzo del marchio”, fatte salve eventuali specificazioni contenute nello specifico Dispositivo di Controllo, viene rilasciata esclusivamente al CLIENTE che si assume la responsabilità del prodotto immesso al consumo e che, fatte salve eventuali prescrizioni indicate nel Dispositivo di Controllo anzidetto, prima del confezionamento, nel caso di certificazione di prodotti non soggetti a stagionalità ed ove applicabile, deve trasmettere a 3A PTA in accordo alle frequenze prestabilite nel Dispositivo di Controllo le dichiarazioni di conformità (conformi, ad esempio, alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17050) relative ai singoli lotti prodotti (quantificati ed identificati) unitamente ai rapporti di prova emessi da un laboratorio conforme alla norma UNI XXX XX XXX/XXX 00000.
7.4 Le condizioni di validità della “Autorizzazione alla stampa etichette ed all’utilizzo del marchio”, che si traducono in obblighi per il CLIENTE, sono richiamate nella stessa e sono riepilogabili come segue:
7.4.1 ricevuta comunicazione scritta dei quantitativi conformi da confezionare in conformità alla frequenza stabilita nel relativo Disposi- tivo di Controllo;
7.4.2 riferire i quantitativi comunicati imputandoli ad ogni tipologia di confezione utilizzata;
7.4.3 utilizzo da parte del CLIENTE di etichette ed imballi autorizzati da 3A PTA per l'immissione al consumo del prodotto conforme;
7.4.4 immissione al consumo del prodotto identificato e quantificato specificato nella dichiarazione di conformità conforme alla norma UNI XXX XX XXX/XXX 00000;
7.4.5 obbligo del CLIENTE di rispettare la normativa applicabile di riferimento, il Dispositivo di Controllo e le condizioni di validità riportate nel Certificato di conformità applicabile.
7.5 L'autorizzazione alla stampa etichette viene rilasciata da 3A PTA con la tempistica prevista dal Dispositivo di Controllo successiva- mente all'accertamento della conformità del prodotto e, esclusivamente nel caso di certificazione “volontaria”, subordinatamente al ricevimento della prima dichiarazione di conformità conforme alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17050.
8 DURATA DELL’ACCORDO
Fatte salve diverse disposizioni previste nel Dispositivo di Controllo applicabile, la durata del presente accordo è pari ad anni 1 dalla data di sottoscrizione (esempio, data di sottoscrizione 01.06.2015, data di scadenza 31.05.2016) ed è soggetto a tacito rinnovo per pari periodo e, suc- cessivamente di anno in anno, in assenza di comunicazioni delle parti. Il presente accordo potrà essere disdetto da una delle parti con comu- nicazione raccomandata AR o PEC (posta elettronica certificata) da trasmettere almeno trenta giorni prima della scadenza; il presente accordo rimarrà vigente per 30 giorni dalla data di avvenuta notifica della disdetta.
9 PRIVACY E RISERVATEZZA
Il trattamento dei dati raccolti sarà svolto da 3A PTA secondo i principi e le disposizioni di cui al Reg. UE n. 2016/679 e succ. modd. ed in con- formità al D. Lgs. 196/2003 e succ. modd. in accordo al documento denominato “INFORMATIVA PER CLIENTI E FORNITORI”, al quale si rimanda integralmente, pubblicato nel sito Internet di 3A PTA xxx.xxxxx0x.xxx. Il CLIENTE è tenuto a prendere visione del documento “INFORMATIVA PER CLIENTI E FORNITORI” ed esprimere il consenso al trattamento ed alla comunicazione dei propri dati personali nei limiti, per le finalità e per la durata precisati nell’informativa stessa, provvedendo al “CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI” di cui al successivo para- grafo 13.
3A PTA si impegna a rispettare la più assoluta riservatezza in merito alle informazioni che saranno portate a sua conoscenza durante lo svolgi- mento delle attività previste dal presente accordo, fatti salvi gli obblighi di legge.
In particolare 3A PTA è responsabile della gestione di tutte le informazioni ottenute o prodotte durante l'esecuzione delle attività di valutazione di conformità sul prodotto di cui al punto e) in premessa. Fatte salve le informazioni che il CLIENTE rende disponibili al pubblico, o qualora concordato tra 3A PTA ed il CLIENTE (per esempio, al fine di rispondere a reclami), tutte le altre informazioni sono considerate informazioni riservate. Qualora non previsto dallo schema certificativo di cui al punto e) in premessa, 3A PTA si impegna ad indicare al CLIENTE, in anticipo, le informazioni che intende rendere di dominio pubblico.
Qualora 3A PTA sia tenuto per legge, od autorizzato da accordi contrattuali, a divulgare informazioni riservate, 3A PTA si impegna ad avvertire il CLIENTE o la persona interessata afferente al CLIENTE stesso delle informazioni fornite, a meno che ciò sia proibito dalla legge.
Le informazioni riguardanti il CLIENTE ottenute da fonti diverse dal CLIENTE stesso (per esempio, da un eventuale soggetto reclamante, dalla Pubblica Amministrazione come il Mipaaf, la Regione, ecc…) verranno trattate come informazioni riservate.
Le Parti convengono che per i dati personali raccolti dal CLIENTE e destinati ad essere oggetto di trattamento ai sensi della presente scrittura, il CLIENTE sarà il Titolare del trattamento e 3A PTA il Responsabile del trattamento. In tal senso 3A PTA si impegna ad accettare le prescrizioni che, in conformità alle vigenti norme sulla protezione dei dati personali, il CLIENTE vorrà indirizzargli.
Con la sottoscrizione della presente, il Responsabile del trattamento attesta che la propria organizzazione aziendale è conforme a quanto pre- visto dalle vigenti norme in tema di sicurezza e riservatezza dei dati personali ed il rispetto di tali previsioni normative rappresenta condizione necessaria alla valida instaurazione e prosecuzione del rapporto dedotto nel presente accordo. In tal senso 3A PTA informa il CLIENTE di aver provveduto alla designazione di un Responsabile per la Protezione dei Dati Personali contattabile all'indirizzo mail xxx@xxxxx0x.xxx.
3A PTA adotterà e manterrà, a proprie spese, misure tecniche e organizzative appropriate con riguardo al trattamento dei dati personali: in modo che il trattamento stesso soddisfi i requisiti previsti dalla vigente Normativa sulla Protezione dei Dati personali e garantisca la protezione
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dei diritti degli Interessati; in modo da assicurare un livello di sicurezza dei dati protetti da esso trattati adeguato ai rischi inerenti al tratta- mento, quali, in particolare, la distruzione accidentale o illegale, la perdita, la modifica, la divulgazione o l’accesso non autorizzato ai Dati Per- sonali trasmessi, conservati o comunque trattati; tali da poter assistere, nel miglior modo possibile, il CLIENTE nell’adempimento delle sue obbligazioni in caso di richieste di accesso da parte di eventuali interessati.
3A PTA si impegna, senza alcun costo aggiuntivo per il CLIENTE, a:
a) acconsentire a fornire la propria collaborazione alle attività di revisione, comprese le ispezioni condotte dal CLIENTE o da altro revisore incaricato dal CLIENTE stesso per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dalla vigente Normativa sulla Protezione dei Dati; e
b) fornire al CLIENTE ed ai suoi eventuali incaricati (ove possibile durante il normale orario di lavoro) tanto la possibilità di accedere alle strut- ture, attrezzature, locali e luoghi in cui i dati personali oggetto del presente accordo siano trattati ovvero in ogni luogo ove si trovi ogni tipo di attrezzatura utilizzata per la prestazione dei Servizi dedotti in contratto -ove ciò sia possibile per 3A PTA-, quanto consentire al CLIENTE ogni opportuno e necessario contatto con il personale addetto da 3A PTA alle operazioni di trattamento relative al presente accordo, il tutto a con- dizione che il CLIENTE informi con ragionevole anticipo 3A PTA di tali revisioni e/o ispezioni.
Con riferimento ai trattamenti svolti, 3A PTA porrà rimedio, a proprie spese, a tutte le questioni riguardanti la sicurezza e la protezione dei dati individuate dal CLIENTE che evidenziano una violazione o una potenziale violazione degli obblighi di legge.
10 FORO COMPETENTE
Per qualsiasi controversia inerente la interpretazione del presente accordo sarà competente in via esclusiva il Foro di competenza territoriale.
11 RECLAMI E RICORSI
11.1 Il CLIENTE può presentare reclami; questi vengono raccolti da 3A PTA per via telefonica o in forma scritta (posta ordinaria, via fax, posta elettronica). Al ricevimento del reclamo, indipendentemente dalla sua natura, 3A PTA registra la lamentela e conferma la rice- zione dello stesso al soggetto che ha mosso il reclamo. 3A PTA comunica lo stato di avanzamento ed i risultati della gestione del reclamo al soggetto interessato, nonché la conclusione del processo di trattamento del reclamo. 3A PTA decide entro un mese le misure correttive e preventive da intraprendere in seguito alla risoluzione del reclamo e registra la conclusione del reclamo in appo- sito modulo. Le decisioni vengono prese e/o riesaminate e/o approvate da persone non coinvolte nell’oggetto del reclamo stesso e comunque utilizzate per il miglioramento dei servizi di 3A PTA.
11.2 Il CLIENTE può presentare ricorso scritto a 3A PTA specificandone le motivazioni se:
- non concordi con le valutazioni espresse dalle attività del Comitato di Certificazione o della Commissione Tecnica;
- non concordi con le valutazioni espresse da 3A PTA;
- ritenesse di essere stato oggetto di discriminazione.
Il ricorso dovrà essere presentato dal ricorrente, salvo diversa specificazione del Dispositivo di Controllo applicabile, entro 30 giorni
dalla data di notifica della decisione presa da 3A PTA per cui dissente ed inviato alla Giunta d’Appello di 3A PTA.
La Giunta d’Appello è un organo collegiale la cui composizione ed il funzionamento è dettagliato nella documentazione del Sistema Qualità di 3A PTA.
La decisione relativa ai ricorsi deve essere presa dalla Giunta d’Appello entro 30 giorni dal ricevimento del ricorso. La Giunta d’Appello può:
- accogliere il ricorso del ricorrente e chiedere a 3A PTA che la pratica di certificazione venga riesaminata;
- respingere il ricorso.
Il ricorso può essere ritirato dal ricorrente fintanto che non si è concluso l'iter di valutazione della Giunta d’Appello senza incorrere in nessun obbligo finanziario.
I costi del ricorso sono a totale carico:
- di 3A PTA se il ricorso viene accolto;
- del CLIENTE ricorrente se il ricorso viene respinto.
Le decisioni della Giunta d’Appello sono insindacabili e inappellabili innanzi a 3A PTA. La decisione della Giunta d’Xxxxxxx è comunicata al CLIENTE ricorrente per iscritto.
12 CLAUSOLA DI ACCETTAZIONE
Con la sottoscrizione del presente accordo il CLIENTE accetta espressamente tutto quanto riportato nei paragrafi “Oggetto dell’accordo”, “Con- dizioni Generali”, “Condizioni particolari”, “Durata dell’accordo”, “Privacy e Riservatezza”, “Clausola di accettazione” e relativi sottoparagrafi.
Xxxxx, approvato e sottoscritto dalle parti.
Pantalla di Todi, lì …………………………..
3A PTA … Copia firmata in originale con Prot. n. 9873 del 15/09/2022 ...
(Amministratore Unico)
il CLIENTE ……………………………………………………………………………………...
(Timbro e firma del Legale Rappresentante)
13 CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il sottoscritto, come sotto identificato, dichiara di aver preso visione del documento “INFORMATIVA PER CLIENTI E FORNITORI” citato al para- grafo 9 “Privacy e Riservatezza” e pubblicato integralmente nel sito Internet di 3A PTA xxx.xxxxx0x.xxx, ritenendolo comprensibile ed esau- riente, ed esprime il consenso al trattamento ed alla comunicazione dei propri dati personali nei limiti, per le finalità e per la durata precisati nel medesimo documento.
Nome e Cognome ……………………………………………………………………………………...
Azienda CLIENTE ……………………………………………………………………………………...
Firma ……………………………………………………………………………………...
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