Regolamento di Mediazione di A.D.R. INTESA S.r.l.
Regolamento di Mediazione di A.D.R. INTESA S.r.l.
INDICE
TITOLO I - PARTE INTRODUTTIVA
Art. 1: Definizioni
Art. 2: Applicazione delle presenti norme
TITOLO II - PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE
Art. 3: Avvio della Procedura di Mediazione
Art. 4: Nomina e sostituzione del mediatore, Ausiliari e Consulenti Tecnici in Mediazione, Tirocinio Assistito
Art. 5: Data, orario e luogo della Mediazione Art. 6: Durata della Mediazione
Art. 7: Presenza delle parti, Rappresentanza, Assistenza Legale e Tecnica
Art. 8: Indipendenza, Imparzialità, Neutralità, Riservatezza e doveri del mediatore Art. 9: Svolgimento della Mediazione
Art. 10: Conclusione del procedimento di Mediazione Art. 11: Proposta del mediatore
Art. 12: Indennità e Gratuito Patrocinio
TITOLO III - RISERVATEZZA E RESPONSABILITÀ
Art. 13: Dovere di riservatezza Art. 14: Responsabilità delle parti
Art. 15: Responsabilità di A.D.R. Intesa e del mediatore
TITOLO IV - NORME CONCLUSIVE
Art. 16: Incompatibilità ulteriori del mediatore e ricusazione Art. 17: Garanzie di prosecuzione del procedimento
Art. 18: Trattamento dei dati e diritto di accesso agli atti Art. 19: Mediazione telematica
Art. 20: Interpretazione ed applicazione delle norme Art. 21: Legge applicabile e rinvio normativo
Art. 22: Norma di chiusura
ALLEGATI
I. Codice Etico e di condotta del Mediatore di A.D.R. INTESA
II. Tabelle delle Indennità di Mediazione
III. Scheda di valutazione del servizio di Mediazione di A.D.R. INTESA
TITOLO I - PARTE INTRODUTTIVA
ART. 1 – DEFINIZIONI
Ai fini del presente Regolamento s’intende per:
“Regolamento”: l'atto adottato da A.D.R. INTESA in base alle disposizioni legislative vigenti, contenente, tra l’altro, l'autonoma disciplina della procedura di Mediazione nonché i relativi costi; “Mediazione”: l’attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, anche con formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa;
“Mediatore”: la persona o le persone fisiche che, individualmente o collegialmente, svolgono la Mediazione rimanendo prive, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo;
“Conciliazione”: la composizione di una controversia a seguito dello svolgimento della
Mediazione;
“Organismo di Mediazione”: l'ente pubblico o privato, ovvero la sua articolazione, presso il quale può svolgersi il procedimento di Mediazione ai sensi del decreto legislativo 28/2011. Nel nostro caso, l’Organismo è denominato A.D.R. INTESA;
“Responsabile dell’Organismo”: il soggetto designato al coordinamento delle attività all’interno dell’Organismo di Mediazione;
“Spese di mediazione”: l'importo complessivo posto a carico degli utenti per la fruizione del servizio di Mediazione fornito da A.D.R. INTESA;
ART. 2 -APPLICAZIONE DELLE PRESENTI NORME
1. Il presente Regolamento, è ispirato ai principi fondamentali della qualità, riservatezza, trasparenza, informalità, rapidità e, altresì, ai principi espressi nel Codice europeo di Condotta per i mediatori.
2. Il presente Regolamento si applica al procedimento di Mediazione ai sensi del D.M. 180/2010, finalizzato alla conciliazione delle controversie civili e commerciali riguardanti diritti disponibili, che le parti intendono prevenire o comporre bonariamente di propria iniziativa, in forza di una disposizione di legge, a seguito di un ordine del giudice ovvero in base ad una clausola compromissoria.
3. Il presente Regolamento si applica alle mediazioni amministrate dall’organismo di mediazione in relazione a controversie nazionali, ed è derogabile dalle parti di concerto con A.D.R. INTESA entro i limiti previsti dalla legge. Il procedimento di Mediazione relativo a controversie internazionali, fermi restando i limiti di legge, potrà essere soggetto ad altro Regolamento.
TITOLO II - PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE ART. 3 - AVVIO DELLA PROCEDURA DI MEDIAZIONE
1. La parte singolarmente o le parti congiuntamente che intende/intendono avviare la procedura di Mediazione può/possono farlo depositando, personalmente o a mezzo di un delegato, l’istanza di avvio della procedura presso le sedi dell’Organismo. A tal fine è possibile compilare l’apposita modulistica (disponibile sia on line al sito xxx.xxxxxxxxx.xx sia presso le sedi di A.D.R. INTESA) o, in alternativa, utilizzare altro analogo documento, anche informatico. La domanda deve necessariamente contenere:
a. Il nome dell’Organismo di Mediazione;
b. Nome, dati identificativi e recapiti, anche informatici, delle parti e dei loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le comunicazioni;
c. L’oggetto della lite;
d. Le ragioni della pretesa;
e. Il valore della controversia è individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile.
Ai sensi dell’art. 16, comma 8, D.M. 180/2010, qualora il valore della controversia risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia notevole divergenza tra le parti sulla stima, A.D.R. INTESA deciderà il valore di riferimento sino al limite di 250.000,00 Euro e lo comunicherà alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore dovesse risultare diverso, l’importo dell’indennità sarà determinato secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
f. Le seguenti dichiarazioni con specifica sottoscrizione:
1)di non essere interdetto, inabilitato o sottoposto ad amministrazione di sostegno; 2)di essere a conoscenza dei vantaggi fiscali ex art. 20, commi 2 e3, D.lgs 28/2010;
3)di essere a conoscenza che, ai sensi dell'art. 8 D.lgs 28/2010, dalla mancata partecipazione alla mediazione, senza giustificato motivo, il giudice può desumere argomenti di prova e condannare al pagamento di una sanzione di importo corrispondente al Contributo Unificato dovuto per il giudizio;
4)di aver letto ed accettato interamente il Regolamento di Mediazione e la Tabella delle Indennità di ADR Intesa disponibile anche sul sito internet xxx.xxxxxxxxx.xx;
5)di aver controllato e verificato l'esattezza di tutti i dati indicati nell'istanza di mediazione e, conseguentemente, di esonerare ADR Intesa da ogni responsabilità derivante dalla mancata correttezza degli stessi;
6)di impegnarsi a comunicare tempestivamente eventuali variazioni dei dati forniti; 7)di non aver avviato la medesima procedura presso altri organismi di mediazione;
8)di voler ricevere le comunicazioni relative alla procedura di mediazione esclusivamente presso i recapiti indicati nell'istanza di mediazione;
9)di essere a conoscenza che ADR Intesa non si assume la responsabilità della tempestiva comunicazione della domanda di mediazione ai fini dell'interruzione della prescrizione e decadenza ex art. 5, comma 6, D.lgs 28/2010 e, pertanto, l'istante dichiara di prendere atto dell'importanza di poter provvedere, nei casi d'urgenza, a propria cura e spese, a comunicare autonomamente a tutte le parti chiamate in mediazione l'avvenuto deposito della presente domanda, specificando l'oggetto della controversia.
g. Il consenso ai sensi del D.lgs n. 196/2003 e sue successive modificazioni ed integrazioni, in relazione al trattamento dei dati personali.
2. Il deposito dell’istanza di Mediazione può avvenire:
a. fisicamente presso le sedi di A.D.R. INTESA;
b. inviando l’istanza ai numeri fax o agli indirizzi di posta elettronica espressamente dedicati ed indicati anche sul sito internet xxx.xxxxxxxxx.xx;
c. attraverso la procedura telematica presente anch’essa sul predetto sito.
3. A.D.R INTESA comunica l’avvenuto ricevimento dell’istanza di Mediazione e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura.
4. Il servizio di Mediazione e le comunicazioni tra le parti potranno avvenire anche con modalità telematiche attraverso le procedure descritte nel sito internet xxx.xxxxxxxxx.xx. Tale modalità utilizzerà protocolli predisposti al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza.
5. Il procedimento di Mediazione può avere inizio solo dopo la sottoscrizione da parte del mediatore
designato della dichiarazione d’imparzialità di cui al successivo articolo 8.
6. Durante i periodi di ferie, che A.D.R. INTESA potrà indicare sul sito xxx.xxxxxxxxx.xx, i termini
di comunicazione dell’istanza di Mediazione s’intenderanno sospesi.
ART. 4 - NOMINA E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE – AUSILIARI E CONSULENTI TECNICI IN MEDIAZIONE – TIROCINIO ASSISTITO
1. Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro. Tali nominativi sono altresì inseriti nel database presente sul sito xxx.xxxxxxxxx.xx. L’elenco dei mediatori è altresì consultabile presso tutte le sedi di
A.D.R. INTESA.
2. I mediatori inseriti nell’elenco dell’organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione e uno specifico aggiornamento almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione
in base all’art.18 del D.M. 180/2010, nonché avere partecipato, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno 20 casi di mediazione svolti presso organismi iscritti ovvero, se avvocati, aver svolto il percorso di aggiornamento di cui alla delibera CNF del 21 febbraio 2014.
3. La nomina del mediatore da parte di A.D.R. INTESA potrà avvenire a seguito di:
a. designazione diretta da parte di A.D.R. INTESA, oppure,
b. eventuale designazione di A.D.R. INTESA a seguito di comune indicazione del mediatore ad opera delle parti.
4. A.D.R. INTESA designa il mediatore ritenuto più idoneo tra coloro che sono inseriti nelle proprie liste. Nell’assegnazione degli incarichi, l’organismo si attiene a quanto previsto dall'art. 7, comma 2, lett.e) del D.M. 180/2010, secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti “criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta”. A tal fine, il responsabile dell’organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, etc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto, tra l’altro, delle eventuali conoscenze linguistiche, del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, dell’esperienza maturata, etc.). Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà, in primo luogo, a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea. In questo contesto, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove si tratti, a giudizio del responsabile dell’organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto sia di applicazione delle tecniche di mediazione), si procederà ad una designazione tra mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiuta secondo il criterio della turnazione. In ogni caso, l’organismo terrà conto della disponibilità del mediatore.
5. In particolari circostanze valutabili da A.D.R. INTESA, questa, su richiesta delle parti da effettuarsi al momento della presentazione dell’istanza, potrà fornire un elenco di candidati mediatori ritenuti idonei. In caso di mancata indicazione del mediatore ad opera delle parti entro il termine massimo di cinque giorni lavorativi decorrenti dalla consegna alle stesse del predetto elenco, il mediatore sarà designato direttamente da A.D.R. INTESA tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra indicati.
6. In casi particolari ovvero nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche,
A.D.R. INTESA potrà nominare uno o più mediatori ausiliari. Quando ciò non sia possibile, A.D.R. INTESA potrà fare ricorso, con il consenso delle parti ed in base alle indicazioni del mediatore, ad esperti iscritti negli albi dei consulenti tecnici presso i Tribunali.
7. I mediatori ausiliari e gli esperti opereranno sotto la guida e la direzione del mediatore principale
che resterà l’unico effettivo conduttore della Mediazione.
8. In casi eccezionali, A.D.R. INTESA potrà sostituire il mediatore con un altro delle proprie liste di pari esperienza, anche prima dell’inizio dell’incontro di Mediazione. Qualora durante il procedimento il mediatore comunichi qualsiasi circostanza che ne possa limitare l’indipendenza o l’imparzialità, ovvero altro grave impedimento, A.D.R. INTESAinformerà prontamente le parti e provvederà alla sua sostituzione. È fatta salva la scelta concorde delle parti di voler proseguire con il medesimo mediatore. In tal caso, le parti o i loro rappresentanti dovranno comunicare per iscritto all’Organismo tale volontà.
9. L’organismo iscritto è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’art. 8 comma 4 del D.M. 180/2010. Alla mediazione possono assistere, con il consenso delle parti e del mediatore designato, uno o più mediatori, a titolo di tirocinio assistito e gratuito. In tal senso le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei mediatori-tirocinanti che presenzieranno alla procedura, facendo presente che gli stessi, in ogni caso, sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione. Ai tirocinanti si applica altresì quanto previsto dal successivo articolo 16.
ART. 5 - DATA, ORARIO E LUOGO DELLA MEDIAZIONE
1. A.D.R. INTESA stabilisce la data, l’ora ed il luogo degli incontri di Mediazione.
2. Il primo incontro, fissato ai sensi del comma precedente, può essere rinviato su richiesta della parte chiamata esclusivamente previa formale adesione al procedimento e contestuale pagamento delle relative spese di avvio. Detta disposizione non si applica laddove a richiedere il rinvio in qualità di parte chiamata sia un Condominio, stante la necessità di previa convocazione dell'assemblea di cui all'art. 71 quater, co. 3, disp. att. c.c. In ogni caso non sarà consentito alla parte chiamata di partecipare al primo incontro in mancanza di formale adesione al procedimento e di contestuale pagamento delle relative spese di avvio.
3. Il mediatore può convocare personalmente le parti.
4. La Mediazione si svolge nelle sedi comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia,
in Italia o all’estero.
5. Ai sensi dell’art. 7, comma 1, D.M. 180/2010, A.D.R. INTESA, ove ritenuto necessario e con il consenso di tutte le parti e del mediatore, potrà fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo. Quest’ultimo potrà corrispondere ad una sede a disposizione di A.D.R. INTESA a seguito di un accordo stipulato con un altro organismo ai sensi dell’art. 7, comma 2, lettera c) D.M. 180/2010, le cui premesse e criteri sostanziali sono indicati nel successivo articolo 17.
6. Qualora le parti richiedano espressamente che la mediazione venga svolta da un mediatore non residente o comunque non operante nella sede ove si svolgerà la procedura di Mediazione, o nel luogo di cui alla deroga ai sensi dell’articolo 7 del D.M. 180/2010 di cui al precedente comma 3, le parti dovranno farsi carico di tutti gli oneri conseguenti, ivi comprese le spese inerenti le trasferte del mediatore per tutta la durata del procedimento.
ART. 6 - DURATA DELLA MEDIAZIONE
1. La procedura di Mediazione ha una durata non superiore a tre mesi decorrenti dal deposito
dell’istanza. Le parti possono convenire con A.D.R. INTESA un termine più breve.
2. Se la procedura di Mediazione è avviata a seguito di ordine del giudice, il termine di tre mesi
decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell’istanza.
3. Ciascuna delle parti può abbandonare il procedimento di Mediazione in qualsiasi momento, dandone pronta comunicazione ad A.D.R. INTESA, al mediatore e alle altre Parti, ferme restando le spese dovute.
ART. 7 - PRESENZA DELLE PARTI, RAPPRESENTANZA, ASSISTENZA LEGALE E TECNICA
1. Persone fisiche: la loro presenza agli incontri di Mediazione è sempre richiesta in quanto, le stesse, sono certamente i migliori conoscitori delle proprie posizioni e dei propri interessi, anche sottesi. La loro partecipazione per il tramite di rappresentanti è consentita se obbligatoria per legge
o per gravi motivi. In questi casi, i rappresentanti dovranno essere muniti dei necessari poteri e/o delle autorizzazioni per curare gli interessi del rappresentato.
2. Persone giuridiche: la loro partecipazione agli incontri di mediazione potrà avvenire esclusivamente tramite un rappresentante munito dei necessari poteri per definire la controversia.
3. Nelle materie in cui, ai sensi dell’art. 5 co. 1 bis e co. 2 del D.Lgs. 28/2010, il tentativo di mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale, le parti devono essere assistite da un avvocato. Si precisa che le parti possono farsi assistere, oltre che dall’avvocato di cui al precedente periodo, da consulenti di propria fiducia.
4. Tutti i soggetti coinvolti nell’ambito del procedimento di mediazione devono comportarsi secondo buona fede, mantenere un contegno consono al rispetto reciproco e cooperare con il mediatore per permettere la celerità e l’efficacia del procedimento di Mediazione.
ART. 8 - INDIPENDENZA, IMPARZIALITÀ, NEUTRALITÀ, RISERVATEZZA E DOVERI DEL MEDIATORE
1. Al primo incontro e prima che questo abbia inizio, il mediatore è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza con esplicito riferimento al Codice Etico di A.D.R. INTESA. La sottoscrizione di tale documento è condizione necessaria per l’inizio della Mediazione.
2. Sempre al primo incontro, il mediatore si accerta che le parti siano state informate dei benefici, anche fiscali, nonché delle conseguenze derivanti dal procedimento di Mediazione in base alle vigenti norme di legge.
3. Per quanto concerne le cause d’incompatibilità allo svolgimento dell’incarico del mediatore, si rinvia al Codice Etico di A.D.R. INTESA allegato al presente regolamento (All. I).
4. Il mediatore non può assumere l'incarico qualora venga a trovarsi in una delle ipotesi di cui all'art. 14 bis, comma 2, del D.M. 180/2010. In ogni caso, il mediatore nominato dovrà rispettare i criteri deontologici ad esso applicabili ed operare, per tutta la durata del procedimento, con probità e professionalità; dovrà inoltre mantenersi terzo neutrale, imparziale ed indipendente oltre a svolgere il proprio compito secondo oggettività, buona fede, correttezza, ragionevolezza e, ove possibile e/o richiesto, creatività.
ART. 9 - SVOLGIMENTO DELLA MEDIAZIONE
1. Il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria di A.D.R. INTESA può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’art 11, comma 4 del D.Lgs. 28/2010.
2. Il mediatore ha la facoltà di condurre gli incontri di Mediazione con le modalità che ritiene di volta in volta più opportune, valutando le circostanze del caso, la volontà delle parti e, in ogni caso, la necessità di trovare una soluzione rapida della controversia. Il mediatore non ha il potere d’imporre alle parti una soluzione della controversia.
3. Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti. Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, ad eccezione di quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.
4. All’atto della presentazione della domanda di mediazione, il responsabile dell’organismo designa un mediatore e fissa il primo incontro tra le parti non oltre trenta giorni dal deposito della domanda. La domanda e la data del primo incontro sono comunicate all’altra parte con ogni mezzo idoneo ad
assicurarne la ricezione, anche a cura della parte istante. Al primo incontro e agli incontri successivi, nei casi di cui all’art. 5 comma 1bis del D.Lgs. 28/2010, fino al termine della procedura, le parti devono partecipare con l’assistenza dell’avvocato. Durante il primo incontro il mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione. Il mediatore, sempre nello stesso primo incontro, invita poi le parti e i loro avvocati a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione e, nel caso positivo, procede con lo svolgimento.
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, l’organismo può nominare uno o più mediatori ausiliari ovvero avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali. Il compenso degli esperti è stabilito sulla base delle tariffe in vigore.
Il procedimento si svolge senza formalità presso la sede dell’organismo di mediazione o nel luogo indicato.
Il mediatore si adopera affinché le parti raggiungano un accordo amichevole di definizione della controversia.
5. Alcune fasi della mediazione possono svolgersi (previo consenso di tutte le parti) in audio o videoconferenza, su indicazione del mediatore. Le modalità del servizio telematico e la piattaforma telematica sono descritte nel successivo articolo 19.
6. Il mediatore può sospendere e/o aggiornare l’incontro di mediazione per far si che le parti possano valutare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti e, comunque, ogni volta che ciò possa agevolare la conciliazione, anche parziale, della controversia.
7. Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti successivamente all’avvio della Mediazione, al di fuori delle sessioni private, devono essere ritenuti strettamente riservati o i limiti di riservatezza ad essi relativi.
8. Il mediatore ha la facoltà di non verbalizzare le proposte provenienti dalle parti in Mediazione, salvo che ciò sia espressamente richiesto dalla parte che ha fatto la proposta.
ART. 10 - CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE
1. Il procedimento di Mediazione, una volta esperito con esito positivo l’incontro preliminare, si considera concluso:
a. quando le parti hanno raggiunto un accordo conciliativo globale;
b. quando le parti hanno raggiunto un accordo conciliativo parziale ed hanno deciso
d’interrompere la procedura di Mediazione o la stessa non è più proseguibile;
c. in caso di impossibilità o mancato raggiungimento di una conciliazione;
d. ai sensi dell’art. 6, comma 1, D.Lgs. 28/2010, quando siano decorsi tre mesi dal deposito dell’istanza di Mediazione o dall’ordine del giudice, salvo proroga espressa o tacita.
2. Qualora non si pervenga a un accordo, il mediatore redige un processo verbale con il quale dà atto della mancata conclusione dell’accordo. Nel caso in cui il mediatore abbia formulato alle parti una proposta di mediazione, la stessa verrà riportata nel processo verbale.
3. Di quanto descritto al precedente comma 1, il mediatore dà atto in apposito processo verbale sottoscritto dalle parti presenti, dagli avvocati delle stesse e dal mediatore.
Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una parte a sottoscrivere e della mancata partecipazione o dell’abbandono di una o più parti del procedimento di mediazione.
4. Qualora con l’accordo conciliativo le parti concludano uno dei contratti o compiano uno degli atti previsti dall’articolo 2643 ss C.C., per procedere alla trascrizione dello stesso, la sottoscrizione del processo verbale di mediazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
5. Al termine del procedimento di Mediazione, a ciascuna delle parti viene consegnata la “Scheda di Valutazione del Servizio”, allegata al presente Regolamento (All. III), che, debitamente sottoscritta
dalle parti verrà trasmessa nel più breve tempo possibile al Responsabile del Registro degli Organismi di Mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.
ART. 11 - PROPOSTA DEL MEDIATORE
1. Le parti possono in ogni tempo richiedere, congiuntamente, al mediatore di formulare una proposta conciliativa. In tali casi, infatti, il mediatore potrà valutare con le parti l’eventualità di valersi di un’altra procedura alternativa di risoluzione della controversia, ovvero di formulare la sua proposta in base alla normativa vigente. Il mediatore, a norma dell’articolo 11 del D.Lgs. 28/2010, sarà comunque tenuto a formulare la proposta previa informativa sulle conseguenze di cui all’articolo 13 del medesimo Decreto Legislativo. Spetta in ogni caso al mediatore valutare se sussistano gli elementi necessari alla formulazione della proposta. Qualora non vi siano tutti gli elementi necessari per la piena comprensione della controversia, il mediatore non potrà formulare alcuna proposta.
2. Laddove una delle parti richieda unilateralmente la formulazione di una proposta ai sensi dell’art. 11, D.lgs 28/2010, anche in assenza delle controparti e anche nell’ipotesi di mediazione demandata dal giudice ex art. 5, co. 2, D.lgs 28/2010, il Mediatore potrà formulare la stessa solo a seguito di nomina, da parte di ADR Intesa, di un consulente tecnico e previo pagamento degli onorari del consulente medesimo a carico esclusivo della parte richiedente.
3. Le parti interessate alla proposta del mediatore dovranno farne richiesta allo stesso mediatore durante l’incontro di Mediazione. Della predetta richiesta il mediatore farà espressa menzione nel processo verbale.
4. In ogni caso, le parti dovranno comunicare per iscritto ed entro 7 (sette) giorni al mediatore l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di comunicazione nel termine predetto, la proposta si ha per rifiutata. Nello stesso termine, è consigliato alla parte di comunicare per conoscenza anche alle altre parti la sua accettazione od il rifiuto della proposta.
5. Al fine di verbalizzare una proposta conciliativa che produca gli effetti previsti dalla legge, la proposta potrà essere formulata, con il consenso congiunto delle parti, da un mediatore diverso da colui che ha condotto sino ad allora la Mediazione e sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire al mediatore proponente. La stessa proposta potrà essere altresì formulata da un mediatore ausiliario di cui al precedente articolo 4.
6. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta del mediatore non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
7. Qualora le parti o taluna di esse non aderiscano alla proposta del mediatore, si opererà ai sensi del precedente articolo 10, comma 2. Pertanto, in detta ipotesi di mancata accettazione, il mediatore darà atto della proposta sottoposta alle parti nel processo verbale.
ART. 12 - INDENNITÀ E GRATUITO PATROCINIO
1. Le indennità dovute dalle parti sono quelle previste dal D.M. 180/2010, e successive modifiche. Salvo diverso accordo, i costi del procedimento di Mediazione da versare ad A.D.R. INTESA includono le spese di avvio, le spese vive documentate e le spese di mediazione. Tali costi sono determinati dalle tariffe in vigore al momento dell’avvio della Mediazione. Il pagamento è dovuto da ciascuna delle parti e costituisce per esse una obbligazione solidale.
2. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora A.D.R. INTESA si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti e il pagamento delle relative parcelle non rientra negli importi previsti in tabella. Salvo diverso accordo
delle parti, quanto dovuto agli esperti è ripartito tra esse in egual misura.
3. Nel caso in cui una parte abbandoni il procedimento di mediazione le spese corrisposte restano acquisite da A.D.R. INTESA salvo la facoltà dell’Organismo di richiedere eventuali ulteriori somme dovute.
4. Le spese ed i criteri di determinazione delle stesse sono descritte in dettaglio nell’allegato II del
presente Regolamento /Tabella delle Indennità).
5. Le spese di avvio devono essere corrisposte contestualmente al deposito dell’istanza. Le spese di mediazione, e le eventuali spese vive, devono essere corrisposte all’esito del primo incontro di mediazione, ove le parti si siano determinate a proseguire nel procedimento di mediazione. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’art. 5 commi 1 bis e 2 del D.Lgs. 28/2010 l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione, salvo il diritto a richiedere i compensi dovuti. In ogni caso le spese e le eventuali maggiorazioni dovranno essere corrisposte prima della consegna del verbale
6. Nei casi in cui è previsto dalla legge, non è dovuta nessuna spesa di mediazione dalla parte che si trovi nelle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato ai sensi dell’articolo 76 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al DPR 30 maggio 2002 n. 115. A tale fine la parte è tenuta a depositare presso ADR Intesa apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore, nonché a produrre, a pena di inammissibilità, la documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato. In ogni caso sono dovute le spese di avvio e le spese vive documentate.
TITOLO III - RISERVATEZZA E RESPONSABILITÀ ART. 13 - DOVERE DI RISERVATEZZA
1. Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi. Di conseguenza, tutte le informazioni, gli atti, i documenti e quant’altro inerente alle parti ed all’oggetto della controversia, in qualunque modo acquisiti durante il procedimento di Mediazione, sono strettamente riservate. Allo stesso modo, sono riservate le informazioni ed i dati raccolti dal mediatore e/o dai suoi eventuali ausiliari e/o dagli esperti, durante le sessioni congiunte e separate con le parti e/o loro consulenti. È assolutamente vietata ogniforma di registrazione dei vari incontri.
2. Chiunque, a qualunque titolo, presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o comunque, nell’ambito del procedimento di mediazione, è presente agli incontri di Mediazione è obbligato a mantenere la massima riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell’intero procedimento medesimo.
3. Il mediatore è tenuto alla riservatezza nei confronti delle parti rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate, salvo consenso della parte dichiarante, o dalla quale provengono le informazioni.
4. Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione, ivi inclusi i mediatori in tirocinio, gli avvocati, gli ausiliari e gli esperti, hanno l’obbligo di mantenere la massima riservatezza e non possono fare affidamento e/o presentare come elemento di prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura, ciò che hanno appreso nel corso della Mediazione in merito a:
a. opinioni, suggerimenti, informazioni, circostanze, ammissioni o quant’altro espresso da
chiunque presente durante il corso del procedimento di Mediazione;
b. il fatto che una o più delle parti abbia o meno manifestato la volontà di accettare una proposta
conciliativa proveniente dalla controparte, dal mediatore o da un ausiliario a ciò autorizzato.
5. Il mediatore, i tirocinanti e tutti coloro che prestino il proprio servizio in A.D.R. INTESA non possono essere obbligati a riferire notizie e/o fatti appresi nel corso della procedura di Mediazione nonché a testimoniare o, comunque, a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giudiziale, arbitrale o di altra natura.
6. L’obbligo di riservatezza non opera se e nella misura in cui:
a. esiste un obbligo di legge in tal senso;
b. tutte le parti autorizzano espressamente a derogarvi;
c. la parte che ha interesse alla riservatezza da espresso consenso alla divulgazione;
d. esiste il rischio di un pregiudizio alla vita, all’integrità o alla sicurezza di una persona;
e. esiste il rischio di un’imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo;
f. le informazioni siano di dominio pubblico al momento della divulgazione o lo siano diventate, anche successivamente al procedimento di Mediazione, a seguito di un accadimento che non derivi dalla violazione del dovere di riservatezza incombente sulle parti, sul mediatore, sull’ausiliario, il tirocinante, l’esperto e sull’Organismo di Mediazione, in base al presente regolamento e/o alle norme vigenti.
7. A.D.R. INTESA assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza degli atti introduttivi del procedimento, sottoscritti dalle parti, nonché di ogni altro documento proveniente dai soggetti di cui al comma che precede o formato durante il procedimento.
ART. 14 - RESPONSABILITÀ DELLE PARTI
1. Sono di competenza e responsabilità esclusiva delle parti:
a. l’assoggettabilità della controversia alla procedura di Mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e che non siano riconducibili all’organismo;
b. le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di Mediazione;
c. la corretta individuazione dei soggetti che devono partecipare al procedimento di Mediazione, con particolare riguardo ai casi di litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la Mediazione è prevista come condizione di procedibilità;
d. l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
e. la determinazione del valore della controversia;
f. la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
g. le autorizzazioni necessarie per legge ai fini della rappresentanza;
h. la verifica dei soggetti legittimati a conferire i poteri di rappresentanza;
i. le dichiarazioni e le attestazioni relative al gratuito patrocinio;
l. le dichiarazioni in merito alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia;
m. ogni altra dichiarazione che venga fornita ad A.D.R. INTESA, al mediatore, agli ausiliari e agli esperti, dal momento del deposito dell’istanza di Mediazione sino alla definizione, positiva o negativa, della procedura di Mediazione.
ART. 15 - RESPONSABILITÀ DI A.D.R. INTESA E DEL MEDIATORE
1. Eventuali responsabilità per attività od omissioni riguardanti la preparazione, lo svolgimento, la conduzione o la conclusione della procedura di Mediazione non possono essere addebitati ad
A.D.R. INTESA e ai suoi Organi, al mediatore designato nonché agli ausiliari dello stesso, se non nei casi di dolo o colpa grave.
TITOLO IV - NORME CONCLUSIVE
ART. 16 - INCOMPATIBILITÀ ULTERIORI DEL MEDIATORE E RICUSAZIONE
1. Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore o l’ausiliario dello stesso non potrà svolgere la funzione di arbitro o di consulente di una o più delle parti in un diverso procedimento, arbitrale o di altra natura, che sia connesso, anche indirettamente, con l’oggetto della controversia da lui trattata nell’ambito del procedimento di Mediazione.
2. Il mediatore, l’ausiliario ed il consulente tecnico possono essere ricusati per i comprovati motivi elencati nell’articolo 2.1 del Codice Etico di A.D.R. INTESA (Allegato I).
3. Una parte non può ricusare il mediatore che essa ha nominato o contribuito a nominare se non per motivi conosciuti dopo la nomina.
4. Successivamente all’istanza di ricusazione, A.D.R. INTESA, valutata la stessa in base alle prove fornite, provvede alla eventuale sostituzione del ricusato nel più breve tempo possibile. La proposizione dell'istanza di ricusazione non sospende la procedura di mediazione, tranne qualora la stessa non possa efficacemente svolgersi. Tuttavia, se l'istanza è fondata, l'attività compiuta dal mediatore o dall’esperto ricusato o con il loro concorso è inefficace.
ART. 17 - GARANZIE DI PROSECUZIONE DEL PROCEDIMENTO
1. In caso di sospensione o cancellazione dal registro, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura di mediazione è in corso.
ART. 18 - TRATTAMENTO DEI DATI E DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI
1. Tutti i dati in possesso di A.D.R. INTESA sono trattati in stretta conformità alle disposizioni di legge previste dal D.Lgs. 196/2003 e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Ai sensi dell’articolo 7, comma 6, D.M. 180/2010, le parti hanno il diritto di accedere in ogni tempo a tutti gli atti del procedimento di Mediazione depositati in sessione comune e, inoltre, ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate.
3. Tutti gli atti del procedimento di Mediazione sono raccolti e custoditi in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura di Mediazione.
ART. 19 – MEDIAZIONE TELEMATICA
1. La mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento
dell’organismo.
2. Il servizio telematico di mediazione integra e completa il servizio di mediazione civile e commerciale, ai sensi dell’art. 3, co. 4, D.lgs 28/2010, e consente una maggiore flessibilità e rapidità nella gestione della procedura. Per tutto ciò che non risulti specificamente disciplinato nel presente articolo, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione.
3. Al fine di rendere più snella ed agevole la procedura di mediazione, per lo svolgimento della stessa, possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza dei dati personali, della sicurezza delle comunicazioni e della eguale possibilità dei partecipanti di utilizzare tali strumenti.
4. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione, dalla
presentazione della domanda alla sottoscrizione del verbale, ovvero sue singole fasi: deposito dei documenti, comunicazioni con la Segreteria, incontro di mediazione. Con riferimento alle singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà quindi alternarsi e combinarsi alle modalità tradizionali.
5. Il deposito dell’istanza può avvenire per via telematica, e altresì la convocazione può avvenire a mezzo pec.
6. A.D.R. INTESA tutela la riservatezza e la sicurezza delle comunicazioni, trattando le credenziali di accesso alla mediazione e le informazioni fornite secondo modalità tali da salvaguardarne la riservatezza e da tutelarle da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. ADR INTESA, in ogni caso, non potrà essere considerata responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie username e password personali, qualora soggetti terzi accedano illegalmente a dati, trasmissioni o comunicazioni private e nel caso in cui altri utenti utilizzino in modo illegittimo o improprio dati personali ed informazioni raccolte dal sito web o dal software di mediazione.
7. Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati dalla Segreteria, secondo le modalità indicate dalla Segreteria ed il mediatore può svolgere le eventuali sessioni separate utilizzando le modalità telematiche indicate dalla segreteria.
In alternativa alla modalità telematica summenzionata, qualora il mediatore lo ritenga opportuno e vi sia l’accordo delle parti, l’incontro potrà avvenire tramite l’utilizzo di altri mezzi di comunicazione a distanza come, ad esempio, conference call, o scambio e condivisione messaggi o documenti, web conference tramite chat, audio, video, o, ancora una combinazione di tali modalità. Il verbale e l’accordo potranno essere sottoscritti con modalità idonee a garantirne la provenienza, come la firma digitale o assimilati, e l’invio potrà avvenire a mezzo pec.
In caso di sottoscrizione autografa, il verbale potrà essere scambiato a mezzo pec, allo scopo di certificarne la provenienza.