BANDO PER LA CONCESSIONE DELLE

SOVVENZIONI DISTRETTUALI

Governatore Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx

Distretto 2101

Anno Rotariano 2021-2022

13 marzo 2021

Sommario

0. Premessa 3

1. Requisiti di ammissione della domanda di sovvenzione 3

1.1 Requisiti formali 3

1.2 Requisiti di merito 5

1.3 Elementi preferenziali 6

2. Procedura di presentazione della domanda di sovvenzione 6

3. Regole riguardanti il pagamento e l’uso dei fondi sovvenzionati 6

4. Tempistica 8

5. Allegato A: Modulo Domanda di Sovvenzione 9

6. Allegato B: Modulo per la Certificazione del Club (M.O.U.) 13

7. Allegato C: Rendicontazione finale 16

8. Allegato D: Dichiarazione di Intesa con Beneficiario 18

9. Allegato E: Dichiarazione di Impegno dei Club 19

10. Allegato F: Modulo variazione progetto 20

11. Allegato G: Delibera del Consiglio Direttivo del Club Richiedente 22

12. Allegato H: Termini e Condizioni delle Sovvenzioni 23

Nota:

Nel bando vengono evidenziati con questo simbolo alcuni punti o adempimenti di particolare importanza per l’erogazione dei fondi.

0. Premessa

Il Distretto 2101 del Rotary International, aderendo al programma Sovvenzioni Distrettuali della Rotary Foundation, mette a disposizione per l’anno rotariano 2021-2022 un fondo da assegnare, su base competitiva, come cofinanziamento di progetti presentati da Rotary Club facenti parte del Distretto.

1. Requisiti di ammissione della domanda di sovvenzione

I Club interessati a presentare una domanda di sovvenzione distrettuale per l’A.R. 2021-2022 dovranno rispettare tutti i requisiti di seguito elencati. Il mancato rispetto di anche uno solo dei seguenti requisiti formali e/o di merito costituirà condizione sufficiente per la non ammissione, inappellabile, della domanda di sovvenzione. Gli elementi preferenziali verranno invece tenuti in considerazione dalla Commissione, ma non sono da ritenersi né obbligatori né vincolanti ai fini dell’ottenimento di una sovvenzione distrettuale.

1.1 Requisiti formali

1. Termini e condizioni: La domanda dovrà rispettare i “Termini e condizioni regolanti le Sovvenzioni distrettuali e globali della Fondazione Rotary” (Allegato H). Le decisioni della Commissione sono inappellabili.

2. Coerenza della missione: L’iniziativa oggetto della domanda dovrà essere in linea con la missione della Fondazione Rotary di “…consentire ai Rotariani di promuovere la comprensione, la buona volontà e la pace nel mondo attraverso il finanziamento di

programmi sulla salute, il sostegno dell’istruzione e l’alleviamento della povertà”:

x. Xxxx e prevenzione/risoluzione dei conflitti (Pace): fornire supporto ai gruppi emarginati identificare i fattori alla base dei conflitti e loro mitigazione/risoluzione, aiutare i bambini rimasti orfani, traumatizzati o feriti durante conflitti, soccorrere i rifugiati dalle aree di conflitto

b. Prevenzione e cura delle malattie – Salute materna e infantile (Salute): capacità di migliorare le condizioni di vita e/o degenza di tutta o parte della comunità beneficiaria, attraverso iniziative quali ad esempio la creazione/ miglioramento di strutture di degenza o l’avvio di attività di formazione del personale sanitario

c. Alfabetizzazione ed educazione di base (Istruzione): capacità di rafforzare le capacità delle

comunità nel sostenere l’alfabetizzazione e l’educazione di base, ridurre la disparità tra i

generi nel campo dell’istruzione ed accrescere l’alfabetizzazione fra gli adulti; sono incluse le borse di studio

d. Sviluppo economico e comunitario (Povertà): capacità di incidere sulle condizioni di vita di tutta o parte della comunità beneficiaria dell’iniziativa progettuale

e. Acqua e strutture igienico-sanitarie (Acqua): attività e formazione per fornire la possibilità di accedere all’acqua potabile e alle strutture igienico/sanitarie di base

f. Beni culturali: valorizzazione e promozione dei beni culturali, miglioramento della loro utilizzazione e fruizione (per pubblico normodotato e non) e promozione e sostegno di interventi conservativi, tutto finalizzato a favorire la crescita culturale e, in generale, lo sviluppo della conoscenza.

g. Salvaguardia dell’Ambiente (Ambiente): miglioramento della gestione delle risorse naturali; identificazione di pericoli ambientali specifici per malattie causate da vettori e strategie di prevenzione; risposta a pericoli ambientali relativi ad infezioni e contenimento delle malattie; miglioramento della gestione di servizi idrici, sanitari e igienici attraverso interventi ambientali sicuri,

misurabili e sostenibili; promozione del riutilizzo di acque reflue; miglioramento della gestione delle acque sorgive e delle risorse idriche superficiali e sotterranee; miglioramento dell’accesso alle energie rinnovabili; rafforzamento della resilienza e della capacità di adattamento della comunità in risposta a rischi ambientali e climatici ed a catastrofi naturali; contenimento della produzione dei rifiuti e loro riutilizzo (comunità plastic-free).

3. Impegno del Club richiedente:

a. I Club richiedenti (Capofila) che propongono progetti per i quali vengono richieste sovvenzioni devono impegnarsi a progettarli e realizzarli conformemente al Memorandum d’Intesa (MOU) che dovrà essere sottoscritto congiuntamente dai Presidenti dell’AR 2021/22 e da quelli dell’AR 2022/23 (allegato B);

b. Il Club richiedente (Capofila) dovrà fornire una dichiarazione scritta di impegno, approvata dal Consiglio Direttivo, che attesti l’impegno economico del Club anche in caso di concessione parziale dell’importo richiesto di sovvenzione Distrettuale (Allegato A, Allegato G).

4. Impegno dei Club partecipanti:

a. il Club richiedente (Capofila) deve allegare alla domanda la dichiarazione di impegno degli eventuali Club partecipanti, firmata dal Presidente per l’A.R. 2021-2022, con il relativo supporto economico ed approvata dal Consiglio Direttivo di Club (Allegato E).

b. I Club che sostengono progetti per i quali vengono richieste sovvenzioni devono impegnarsi a progettarli e realizzarli conformemente al Memorandum d’Intesa (MOU) che dovrà essere sottoscritto congiuntamente dai Presidenti dell’AR 2021/22 e da quelli dell’AR 2022/23 (allegato B);

5. Preventivi di spesa: alla domanda dovranno essere allegati obbligatoriamente i preventivi di spesa per ciascuna voce di uscita prevista dal progetto. Tali preventivi, preferibilmente almeno due per ogni voce di spesa, dovranno essere su carta intestata del fornitore e contenere il periodo di validità del preventivo.

6. MyRotary: al fine di incrementare l’iscrizione e la diffusione di utilizzo di MyRotary, i Club Capofila, e globalmente quelli che sostengono il progetto presentato, devono avere almeno il 65% dei loro Soci iscritti a MyRotary alla data del 15/10/2021.

7. Carichi pendenti: Il Club proponente non deve avere rendicontazioni, relative a sovvenzioni precedentemente ottenute (globali e/o distrettuali), ancora pendenti ovvero deve provvedere alla loro definizione entro il 30 giugno 2021.

8. Etichettatura dei beni: In caso di donazioni o di ristrutturazioni di beni, il Club richiedente si deve impegnare, con dichiarazione scritta da parte dei beneficiari, a far apporre e mantenere nel tempo apposita etichettatura o targa, fornita dal Club stesso, dalla quale risulti che i beni sono stati acquistati/donati/ristrutturati grazie al contributo del Rotary International - Distretto 2101 con sovvenzione della Fondazione Rotary; tale dichiarazione dovrà essere allegata alla domanda (vedi allegato D).

9. Cooperazione con altre organizzazioni: In caso di cooperazione con altre organizzazioni, il Club richiedente deve allegare alla domanda anche la lettera di impegno dell’organizzazione partner e/o beneficiaria (Allegato D) .

10. Rispetto delle scadenze: per essere presa in considerazione, la domanda di sovvenzione deve

rispettare tutte le scadenze previste dalla procedura di presentazione (v. infra par. 2).

11. Rispetto dei termini di pagamento: i Club per essere ammessi alla sovvenzione devono essere rispettare tutte le regole previste per il pagamento e l’uso dei fondi sovvenzionati (v. infra par. 3).

1.2 Requisiti di merito

1. Valore economico del progetto: le sovvenzioni distrettuali hanno l’obiettivo di supportare i Club nella realizzazione di iniziative di cui i Club singolarmente non potrebbero farsi carico. A tal fine, il valore economico dell’iniziativa oggetto di domanda non può essere inferiore a 1.500 €. L’importo massimo concedibile per ogni sovvenzione distrettuale (District Grant) non potrà superare i 5.000 €.

2. Contributo dei Club: in virtù di quanto sopra ed al fine di garantire un sostanziale coinvolgimento dei Club, il Club richiedente è chiamato a partecipare, da solo o con altri Club, per almeno il 50% del valore complessivo dell’iniziativa; i fondi forniti dai partecipanti devono pertanto essere almeno pari all’importo della sovvenzione richiesta.

3. Progetto particolarmente meritevole: in caso di progetto “particolarmente meritevole”, il limite del 50% di sovvenzione distrettuale (sul totale importo) e quello massimo di 5.000 €, di cui ai punti precedenti, potranno essere superati. La Commissione si riserva di selezionare a proprio giudizio insindacabile, per l’A.R. 2021-2022, uno o più progetti “particolarmente meritevoli”. Per “particolarmente meritevole” si intende un progetto di particolare rilevanza in base al combinato disposto dell’importo complessivo, dell’accuratezza della domanda, del contributo dei Club coinvolti, dell’impegno attivo dei rotariani, dell’impatto sulla comunità beneficiaria

4. Coinvolgimento attivo dei rotariani: il progetto incluso nella domanda di sovvenzione dovrà essere pensato e costruito sulla base di un coinvolgimento attivo dei rotariani in tutte le fasi del progetto (ideazione, realizzazione, comunicazione, monitoraggio dei risultati). La domanda dovrà quindi prevedere una stima del numero di rotariani coinvolti a vario titolo ed il relativo impegno, espresso in “giornate di service”, in ciascuna fase. Tale requisito sarà oggetto di esame specifico da parte della Commissione.

5. Conflitto di interessi: Tutti gli individui che partecipano a uno dei programmi di sovvenzione o assegnazione di fondi devono svolgere le attività evitando qualsiasi tipo di conflitto d’interessi reale o percepito. Tale conflitto consiste in una relazione tra gli individui, coinvolti in un programma di sovvenzione o assegnazione di fondi, che porta ad un beneficio per gli individui o loro famigliari, conoscenze personali, colleghi di lavoro, interessi commerciali o un'organizzazione in cui tali individui sono fiduciari, amministratori o dirigenti. Tuttavia, in caso di conflitto di interessi diretto (da parte dei rotariani coinvolti nell’iniziativa) o indiretto (conoscenti o parenti dei rotariani coinvolti), la domanda può comunque ritenersi valida se tale conflitto viene esplicitamente dichiarato e chiaramente descritto nella domanda di sovvenzione.

6. Modularità: Per essere accettato, il progetto incluso nella domanda di sovvenzione non deve essere “modulare” o frazionabile nel suo contenuto; in caso di assegnazione da parte della Commissione Distrettuale RF di una sovvenzione parziale, il Club capofila si impegna a portarlo a termine integralmente, accollandosi anche la mancata parte della sovvenzione. Analogamente se uno o più dei Rotary Club partecipanti ad un progetto ritirasse la propria disponibilità a finanziare un progetto stesso, il Club Capofila è tenuto a corrispondere in proprio le quote di finanziamento venute a mancare oppure, in mancanza, a rinunciare alla sovvenzione distrettuale.

7. Sostegno alla Fondazione Rotary: per l’esame della domanda sarà elemento di valutazione la contribuzione storica del Club Capofila (devono essere stati eseguiti versamenti alla RF in almeno tre anni, anche non consecutivi, degli ultimi 5 anni rotariani) al Fondo Annuale Programmi (FAP)

ed al fondo Polioplus; qualora il Club richiedente sia fondato da meno di cinque anni, si prenderà in considerazione tale minore periodo; la situazione verrà comunque analizzata, di volta in volta, dal Governatore, il DRFC ed il Presidente della Sottocommissione Sovvenzioni.

1.3 Elementi preferenziali

1. Comunità beneficiaria: maggiore sarà la comunità beneficiaria del progetto, maggiore sarà l’impatto del progetto. A parità di altre condizioni, sarà quindi data prevalenza al progetto che avrà una comunità beneficiaria più estesa.

2. Cariche rotariane: costituirà elemento preferenziale per la domanda il fatto che il Club, alla data di presentazione della domanda, abbia nominato il Presidente della Commissione Fondazione Rotary A.R. 2021-2022, che si sia al contempo anche registrato sul sito MyRotary e abbia già effettuato l’accesso al portale.

3. MyRotary: sarà valutato positivamente un progetto presentato dai Club ed inserito in Rotary showcase.

4. Obiettivo contributivo: costituirà elemento preferenziale l’aver dichiarato, sul sito MyRotary, l’obiettivo contributivo del Club alla Fondazione Rotary per l’anno di assegnazione della sovvenzione (2021-2022) da parte del club capo-fila.

Inoltre, costituirà un ulteriore elemento preferenziale la situazione contributiva dei Club che sostengono il progetto alla Rotary Foundation (Fondo Annuale e Polioplus).

5. Coinvolgimento di altri Club: costituirà titolo preferenziale il coinvolgimento di più Rotary Club, di Rotaract Club ed Interact Club nel progetto così come un’elevata percentuale di Rotariani, Rotaractiani ed Interactiani nelle persone coinvolte nella realizzazione del progetto (ideazione, programmazione, realizzazione, ecc.).

2. Procedura di presentazione della domanda di sovvenzione

Saranno ammesse all’esame della Commissione solamente le domande di sovvenzione presentate secondo la procedura seguente:

▪ Invio elettronico: la domanda di sovvenzione deve essere inviata esclusivamente via e-mail, entro il 15/10/2021, all’indirizzo della Commissione Distrettuale Rotary Foundation xx0000xxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx

▪ Revisione della domanda: al fine di facilitare una corretta gestione del processo autorizzativo delle domande di sovvenzione e garantire il massimo livello di trasparenza ai Club, la Commissione si riserva di chiedere formalmente (a mezzo e-mail) eventuali chiarimenti/integrazioni ai Club richiedenti nel periodo immediatamente successivo alla presentazione della domanda. I Club che riceveranno tale richiesta dovranno completare/aggiornare la domanda entro il termine ultimo

del giorno 15/11/2021. Per il pieno rispetto dei requisiti, il Club dovrà comunque aver rispettato

la data riportata sopra per l’invio elettronico.

▪ Inizio del progetto: La realizzazione dei progetti non potrà iniziare prima della comunicazione di avvenuta concessione della sovvenzione. L’apertura del conto corrente dedicato al progetto, se non già in possesso del Club Capofila, dovrà quindi avvenire in data successiva a tale comunicazione (v. infra cap. 3).

3. Regole riguardanti il pagamento e l’uso dei fondi sovvenzionati

▪ Concorrenza dei fondi: le sovvenzioni verranno autorizzate fino alla concorrenza dei Fondi di Designazione Distrettuale disponibili per l’ammontare stabilito dalla Commissione Distrettuale e subordinatamente alla effettiva erogazione dell’importo da parte della Fondazione Rotary

▪ Modalità di pagamento: il relativo pagamento avverrà secondo le modalità che verranno indicate nella lettera di assegnazione della sovvenzione

▪ Memorandum: la gestione dei fondi della sovvenzione da parte dei Club dovrà avvenire in stretta conformità agli impegni assunti con la sottoscrizione del Memorandum d’Intesa (allegato B)

▪ Conto dedicato: i fondi delle sovvenzioni (quote dei club e contributo del Distretto) ed i pagamenti relativi al progetto dovranno essere gestiti esclusivamente attraverso un conto corrente bancario, intestato al Club, dedicato esclusivamente alla sovvenzione (al momento della concessione verrà richiesto il relativo IBAN), a doppia firma, e aperto - se di nuova apertura - in data successiva alla avvenuta comunicazione al Club della attribuzione della sovvenzione. Il conto deve essere acceso comunque entro 30 giorni dalla comunicazione di concessione della sovvenzione, che in caso contrario potrà essere revocata. Il conto dovrà contenere esclusivamente le transazioni relative al progetto oggetto della sovvenzione, e l’estratto conto di chiusura dovrà essere allegato al resoconto finale con il dettaglio di tutte le transazioni effettuate.

▪ Valuta e cambio: poiché le disponibilità del Distretto sono espresse in Dollari USA, l’erogazione in Euro avverrà al cambio prefissato dalla Fondazione Rotary al momento del pagamento.

▪ Sovvenzioni parziali: in caso di assegnazione ad un Club di solo parte dei fondi distrettuali previsti nella domanda, il Club è tenuto ad effettuare ugualmente il progetto e, come già accennato, è tenuto a corrispondere la quota mancante non versata dal Distretto (vedi punto 6 dei requisiti di merito).

Tale obbligo non si applica se il Club, entro 10 giorni dalla ricezione della conferma di assegnazione con fondi parziali, comunica al Presidente della Commissione Sovvenzioni la volontà di non accettare la detta sovvenzione parziale.

▪ Modalità di accredito della sovvenzione: all’atto della ricezione dell’estratto conto, da cui risultino i versamenti delle quote del Club Capofila e di quelli che sostengono il progetto, nonché eventuali sponsorizzazioni esterne, pari a quanto indicato nella domanda di sovvenzione, il Segretario Esecutivo della Commissione da mandato al Tesoriere Distrettuale di eseguire il bonifico della sovvenzione concessa.

▪ Tempistica di ultimazione dei progetti: l’implementazione dei progetti deve avvenire entro e non oltre il 31 maggio 2022.

▪ Rendicontazione dei progetti: Per ogni progetto cofinanziato deve essere trasmessa, con le modalità con cui è stata presentata la domanda, ed al più tardi entro il 15/06/2022:

a) Estratto del conto corrente dedicato con l’indicazione di tutte le entrate e le uscite relative al progetto;

b) Copia di tutte le fatture quietanzate (o analoghi documenti) intestati al Club Capofila per tutte le spese sostenute. Tutte le fatture devono recare date di emissione successive a quella della comunicazione di concessione della sovvenzione;

c) Se sono stati effettuati versamenti a favore di organizzazioni cooperanti, dichiarazioni delle stesse attestanti di aver ricevuto l’importo dal Club proponente e di averlo destinato alla realizzazione del progetto;

d) Rapporto finale del progetto redatto sull’apposito modello predisposto;

e) Documentazione fotografica, se disponibile, e/o articoli di stampa pubblicati, relativi al progetto.

4. Tempistica

Nello schema seguente è riportato il calendario con le scadenze relative alle sovvenzioni previste nel corso dell’AR 2021/22.

15 ottobre 2021

15 novembre 2021

20 novembre 2021

Seminario Distrettuale RF Comunicazione esito domande

31 maggio 2022

15 giugno 2022

Scadenza

presentazione domande

Approvazione

domande da parte Commissione RF

Scadenza

ultimazione progetti

Scadenza

presentazione rendicontazione

31 ottobre 2021

Scadenza consegna documentazione integrativa

5. Allegato A: Modulo Domanda di Sovvenzione

Riservato alla Commissione RF D2101

N. prog. data

Domanda di Sovvenzione Distrettuale A.R. 2021/2022

Rotary Club proponente: ……………………………………………………………………………………………………………………….

Nome del Progetto: …………………………………………………………………………………………………………….

Data di qualificazione (Riservato alla Comm. Distr. Sovvenzioni)

(Tutti i club richiedenti dovranno aver ottenuto la qualificazione)

Durata stimata del progetto (mesi) (dalla data di concessione della sovvenzione)

Località in cui si intende intervenire: ………………………………………………………………..

Area di afferenza (cliccare su area/e pertinente/i al progetto)

☐ Pace ☐ Salute ☐ Istruzione ☐ Povertà ☐ Acqua ☐ Beni Culturali ☐ Ambiente

Responsabile del Progetto:

Nominativo: …………………………………… Email: ……………………………………………… Cell.: …………………………

Componenti della Commissione Fondazione Rotary del Club

(Indicare il nominativo del Presidente e, se vi sono, di almeno due membri)

Presidente: …………………….………………. Email: ………………………………….………... Cell.: ………………………….

Componente…………………………………...

Componenti della Commissione Progetti del Club

(Indicare il nominativo del Presidente e, se vi sono, di almeno due membri)

Presidente: ………………………………… Email: …………………………………... Cell.: ……………………………….

Componente: ……………………............

Componente: ………………………………..

Rotariani coinvolti nel progetto (riferimenti principali)

(Indicare i nomi dei soci coinvolti nel progetto)

Socio: …………………..…………………....

Socio: ………………………………………….

Socio: …………………………………………..

Obiettivo del progetto:

(Indicare la giustificazione e le finalità dell’iniziativa)

Descrizione di dettaglio del progetto:

(Indicare in dettaglio le modalità di realizzazione, fornire indicazioni chiare sulla fattibilità, continuità temporale e sostenibilità del progetto. Indicare il ruolo svolto dai Soci del RC, le sinergie tra i RC coinvolti, l’eventuale coinvolgimento di Rotaract, Interact e di volontari rotariani, le ricadute di visibilità per il RI e per i RC del Distretto)

Acquisto di beni e attrezzature:

Allegare giustificativi di costo (cataloghi, preventivi, ecc.) – Indicare chi risulterà proprietario/utilizzatore – Indicare chi sarà responsabile della custodia e della manutenzione. -

Breve descrizione delle modalità di coinvolgimento dei soci rotariani, con relativo impegno in giornate

(Si ricorda che il solo sostegno finanziario non è considerato coinvolgimento attivo) :

a) Ideazione del progetto: ………………………………………………………………………………………….....................

b) Realizzazione del progetto: ………………………………………………………………………………………………………..

c) Comunicazione del progetto: ……………………………………………………………………………………………………..

d) Monitoraggio dei risultati del progetto: ……………………………………………………………………………………...

Eventuali altri Rotary Club partecipanti al progetto

(Allegare la relativa dichiarazione di impegno)

1. Club partecipante: …………………………….

2. Club partecipante: ……………………………...

3. Club partecipante: ………………………………

4. Club partecipante: ……………………………...

5. Club partecipante: ………………………………

Eventuali Organizzazioni cooperanti (N.B.: devono essere loro che cooperano con noi, non viceversa) (Allegare la relativa documentazione di impegno)

Organizzazione cooperante: ………………………………….

Eventuali Organizzazioni beneficiarie del progetto.

Indicarle e allegare la relativa documentazione di accettazione/impegno (Es. acquisto caldaia per una scuola: occorre 1) dichiarazione della scuola di adesione e accettazione 2) impegno a far apporre e mantenere nel tempo etichetta/targa Rotary sul bene)

Organizzazione beneficiaria: …………………………………........

Organizzazione beneficiaria: ………………………………………...

Descrizione dell’eventuale conflitto di interesse.

……………………………………………………………………………….

PIANO DI FINANZIAMENTO

Entrate previste

1. Fondi forniti dal Rotary Club richiedente € 0,00

2. Fondi forniti da altri Club partecipanti

RC …………………………………. € 0,00

RC ………………………………….. € 0,00

RC …………………………………...

RC …………………………………....

RC …………………………………….

3. Fondi forniti da terzi: ……………………….

€ 0,00

Subtotale

€ 0,00

Sovvenzione richiesta al RF D2100

€ 0,00

Totale (pari al costo del progetto)

€ 0,00

PIANO DI SPESA

Uscite previste

1. …………………………………..

2. …………………………………...

3. …………………………………...

4. …………………………………...

€ 0,00

5. ……………………………………. € 0,00

6. ……………………………………. € 0,00

7. …………………………………….

€ 0,00

Totale (pari al costo del progetto)

€ 0,00

Salvo variazione autorizzata del progetto, in fase di erogazione della sovvenzione, il Club si impegna a garantire l’esecuzione del progetto secondo lo schema previsto anche in caso di erogazione parziale dei fondi richiesti tramite sovvenzione distrettuale.

Il Club si impegna a garantire l’esecuzione del progetto secondo lo schema previsto anche in caso di erogazione nulla o parziale dei fondi previsti da altri Club.

Piano di promozione del progetto (prima e dopo la sua realizzazione)

……………………………………………………………………………………………………………...

DICHIARAZIONE

Il Club dichiara che il progetto soddisfa tutti i requisiti delle Sovvenzioni Distrettuali e si impegna a conformarsi a tutte le norme che ne regolano la erogazione. I rapporti parziali (se dovuti) e quello finale, con allegata tutta la documentazione contabile prevista dalle norme verranno inviati alla Commissione Distrettuale RF entro la data prevista nella lettera di approvazione del progetto. Al completamento del progetto, i fondi non utilizzati saranno restituiti al Distretto 2100.

Il Club dichiara altresì di non avere rendicontazioni relative a sovvenzioni precedentemente ottenute, ancora pendenti ovvero di provvedere alla loro definizione entro il 30 giugno 2021, pena la revoca dell’approvazione del progetto proposto.

Data:

Firma del Presidente del Club 2021/2022:

Firma del responsabile del progetto:

Oltre a confermare quanto sopra i sottoscritti, previa lettura di “Termini e condizioni regolanti le Sovvenzioni distrettuali e globali della Fondazione Rotary”, del bando distrettuale e del manuale della commissione RF del Club dichiarano che il Club è qualificato e che il progetto è conforme ai requisiti richiesti dal Rotary International, dalla Rotary Foundation e dal Distretto 2100 per ottenere la sovvenzione distrettuale.

Firma Pres. Xxxx.xx Fondazione Rotary del Club 2021/2022:

[Parte riservata alla Commissione Distrettuale]

N° della Sovvenzione …………………………………….

Importo approvato € …………………………………….. in data ……………………………...

Il Presidente della Sottocommissione Sovvenzioni:

ATTENZIONE

la domanda di sovvenzione deve essere inviata esclusivamente a mezzo e-mail, entro il 15/10/2021, all’indirizzo della Commissione Distrettuale Rotary Foundation: xx0000xxxxxxxxx0000@xxxx.xxx

6. Allegato B: Modulo per la Certificazione del Club (M.O.U.)

Memorandum d’Intesa per la qualificazione del Club

(MOU)

Rotary Club: ……………….………………………...

1. Qualificazione di Club

Il Club, per poter partecipare alle sovvenzioni globali e predefinite della Fondazione Rotary, deve accettare di attuare i requisiti finanziari e di controllo contenuti nel presente Memorandum d’Intesa (MOU) fornito dalla Fondazione Rotary (FR) ed inviare almeno un socio di Club ogni anno al Seminario distrettuale sulla gestione delle sovvenzioni (Seminario Rotary Foundation). Il Distretto potrebbe anche stabilire ulteriori requisiti per la qualificazione dei Club e/o richiedere ai suoi Club di qualificarsi per poter partecipare alle sovvenzioni distrettuali della Fondazione Rotary.

Adempiendo a tali requisiti, il Club si qualifica ed è idoneo a partecipare al programma di sovvenzioni della Fondazione Rotary.

A. Una volta soddisfatti i requisiti di qualificazione, il Club sarà qualificato per un anno rotariano.

B. Per mantenere lo status di qualificazione, il Club deve osservare il presente MOU, tutti gli ulteriori requisiti del Distretto e tutte le norme applicabili della FR.

C. Il Club è responsabile per l’uso dei fondi per le sovvenzioni sponsorizzate dal Club, a prescindere dagli individui che controllano i fondi.

D. La qualificazione potrebbe essere sospesa o revocata per uso improprio o cattiva amministrazione dei fondi delle sovvenzioni, che possono includere, ma non si limitano a: frode; falsificazione di firma; falsificazione di affiliazione; colpa grave; messa a rischio della salute; sicurezza o il generale benessere dei beneficiari; contributi non idonei; uso di fondo a fini personali; conflitto d’interesse non dichiarato; monopolizzazione dei fondi delle sovvenzioni da parte di individui; falsificazione dei rapporti; esagerazione dei prezzi; accettazione di pagamenti dai beneficiari; attività illegali; uso dei fondi delle sovvenzioni per fini non idonei.

E. Il Club deve cooperare in tutte le eventualità di revisione delle finanze, delle sovvenzioni o delle operazioni.

2. Responsabilità dei dirigenti di Club

I dirigenti di Club sono i principali responsabili per la qualificazione del Club e per la corretta implementazione delle sovvenzioni della FR. Le responsabilità dei dirigenti di Club includono:

A. Nominare almeno un socio del Club per implementare, gestire e mantenere la qualificazione del Club

B. Assicurare che tutte le sovvenzioni della FR siano uniformi alle norme di buona gestione ed alle appropriate prassi di gestione delle sovvenzioni

C. Assicurare che tutti gli individui convolti con le sovvenzioni conducano le loro attività in maniera tale da evitare conflitti d’interessi reali o percepiti

3. Piano di gestione finanziaria

Il Club deve avere un piano scritto di gestione finanziaria per consentire un’amministrazione uniforme dei fondi delle sovvenzioni. Il piano di gestione finanziaria deve includere procedure per:

X. Xxxxxxxxx un insieme di standard di contabilità, che include un record completo di tutte le ricevute e gli esborsi dei fondi delle sovvenzioni

B. Sborsare i fondi delle sovvenzioni, se appropriato

C. Mantenere la divisione dei doveri nella gestione dei fondi

D. Stabilire un sistema di inventario per le attrezzature e gli altri beni patrimoniali acquistati con i fondi delle sovvenzioni e mantenere dei record per gli articoli acquistati, prodotti o distribuiti attraverso le attività delle sovvenzioni

E. Assicurare che tutte le attività delle sovvenzioni, inclusa la conversione dei fondi, siano svolte nel rispetto delle leggi locali.

4. Requisiti del conto bancario

Il Club, per poter ricevere i fondi delle sovvenzioni, deve disporre di un conto corrente bancario dedicato, intestato esclusivamente al Club, da usare allo scopo di ricevere e distribuire i fondi delle sovvenzioni della FR.

A. Il conto bancario del Club deve:

▪ Avere almeno due Rotariani del Club come firmatari per gli esborsi

▪ Essere un conto a basso interesse o non fruttifero

B. Qualsiasi interesse maturato deve essere documentato ed usato per attività idonee e approvate relative alle sovvenzioni, oppure deve essere restituito alla FR

C. Si deve disporre di un conto separato per ogni sovvenzione sponsorizzata dal Club, e la destinazione del conto deve identificare chiaramente il suo uso per i fondi della sovvenzione

D. I fondi delle sovvenzioni non possono essere depositati in conti d’investimento, inclusi, ma non solo, fondi comuni d’investimento, certificati di deposito, buoni e titoli azionari

E. I resoconti bancari devono essere sempre disponibili per dimostrare il ricevimento e l’utilizzo dei fondi delle sovvenzioni FR

F. Il Club deve creare un piano per il trasferimento della custodia dei conti bancari in caso vi sia un cambio di guardia dei firmatari del conto stesso

5. Rapporto sull’uso dei fondi delle sovvenzioni

Il Club deve conformarsi a tutti i requisiti di rendicontazione della FR. La rendicontazione delle sovvenzioni e la dimostrazione della buona amministrazione è un aspetto chiave della gestione delle sovvenzioni, dato che essa informa la FR sui progressi delle sovvenzioni e sulla correttezza della spesa.

6. Conservazione della documentazione

Il Club deve creare e mantenere sistemi di corretta conservazione della documentazione, per preservare i documenti importanti relativi alla qualificazione e alle sovvenzioni della FR. La conservazione di tali documenti supporta la trasparenza nella gestione delle sovvenzioni ed assiste nella preparazione delle revisioni finanziarie.

A. I documenti che devono essere conservati includono, ma non si limitano a:

1. Informazioni bancarie, incluse copie di resoconti precedenti

2. Documenti della qualificazione di Club, inclusa una copia del MOU di Club firmato

3. Piani e procedure documentati, inclusi:

• Piano di gestione finanziaria

• Procedura per la conservazione dei documenti ed archivi

• Piano di successione per i firmatari del conto bancario e informazioni sulla conservazione e sulla documentazione

4. Informazioni relative alle sovvenzioni, incluse le ricevute e le fatture per tutti gli acquisti effettuati.

B. I documenti del Club devono essere accessibili e disponibili ai rotariani del Club e su richiesta del Distretto

C. I documenti devono essere conservati per almeno 5 anni, o per un periodo più lungo secondo le leggi vigenti

7. Rapporto sull’uso improprio dei fondi delle sovvenzioni

Il Club deve denunciare al Distretto tutti gli usi impropri, potenziali ed effettivi, dei fondi delle sovvenzioni. Questo tipo di denuncia promuove un sistema che non tollera l’uso improprio dei fondi delle sovvenzioni.

8. Condizioni aggiuntive Distretto 2101

1. La qualificazione è obbligatoria anche per poter accedere ai fondi della Sovvenzione Distrettuale FR.

2. Il Club deve essere in regola con il pagamento delle quote semestrali obbligatorie al Rotary International e trimestrali obbligatorie al Distretto 2101.

3. Tenuto conto della disponibilità dei fondi a disposizione, la Commissione prenderà in esame prioritariamente le domande pervenute dai Club che hanno contribuito ad effettuare versamenti significativi a favore della Rotary Foundation in almeno tre anni, anche non consecutivi, degli ultimi cinque.

Autorizzazione e Accordo

Questo Memorandum d’Intesa rappresenta un accordo tra il Club ed il Distretto e conferma che il Club prenderà tutte le misure necessarie per assicurare la corretta implementazione delle attività delle sovvenzioni e la corretta gestione dei fondi delle sovvenzioni della Fondazione. Autorizzando il presente documento, il Club dichiara di conformarsi alle condizioni ed ai requisiti dello stesso M.O.U.

A nome del Rotary Club i sottoscritti dichiarano che il Club è conforme ai requisiti

elencati nel MOU per l’anno rotariano 2021-2022 e notificheranno il Distretto 2101 del Rotary International in caso di qualsiasi modifica o revisione delle norme o procedure del Club relative a tali requisiti.

Presidente del Club Presidente eletto del Club A.R. 2021 - 2022 A.R. 2022 - 2023

Nome e cognome Xxxx e cognome

………………………………. ………………………………..

Firma: Firma:

Data:……………………… Data:……………………….

ATTENZIONE

Il presente MOU, debitamente compilato e sottoscritto, deve essere inviato via e‐mail entro il 15 maggio 2021, data dell’Assemblea Formativa Distrettuale, in formato digitale PDF, al seguente indirizzo della Commissione Rotary Foundation: xx0000xxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx nonché alla Segreteria Distrettuale all’indirizzo: xxxxxxxxxx0000xxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx .

7. Allegato C: Rendicontazione finale

Rendicontazione Finale di Progetto

Riservato alla Commissione RF D2101

N. prog. data

Rotary Club: ……………………………………………....

Nome del progetto: ……………………………………..

Tipo di rendicontazione: ☐ Rapporto provvisorio ☐ Rapporto finale

Descrizione del progetto

1. Descrivere brevemente il progetto: attività svolte, luogo, date, beneficiari.

…………………………………………………………………………………………………………………….

2. Quale è stato il coinvolgimento dei rotariani nel progetto?

A) N° di rotariani coinvolti: ………………………….

B) N° ore di impegno attivo dei rotariani coinvolti: ……………………………..

3. In che modo? Fare almeno due esempi. A)…………………………………………………………..

B)………………………………………………………….

4. Quanti non Rotariani beneficeranno dell’iniziativa? ………………………………..

5. Indicare l’impatto a lungo termine del progetto sulla comunitàbeneficiaria:

…………………………………..

6. La comunità/struttura beneficiaria come manterrà efficienti i beni del progetto (sostenibilità)?

…………………………….

7. Se c’è stata la cooperazione di un’altra organizzazione, descriverne il ruolo.

…………………………….

8. Imprevisti/varianti nel corso della realizzazione del progetto.

…………………………….

9. Stato del progetto al 15/06/2022.

…………………………….

Resoconto finanziario (Le Entrate devo essere uguali alle Uscite, al secondodecimale)

Entrate (se necessario aggiungere altre righe)

Fondi sovvenzione distrettuale ricevuti € 0,00

Contributo del Club proponente € 0,00

Contributo RC …………………………………... € 0,00

Contributo RC ……………………………………. € 0,00

Altri contributi € 0,00

Totale Entrate € 0,00

Uscite (una riga per fornitore/tipo di spesa; se necessario aggiungere altre righe)

…………………………………..	€ 0,00
…………………………………..	€ 0,00
…………………………………….	€ 0,00
…………………………………….	€ 0,00
Totale Uscite	€ 0,00

(Allegare anche copia dell’estratto del conto dedicato, in coerenza con la sintesi riportato nel prospetto precedente, nonché le fatture di acquisto di beni e servizi, fotografie, copie di articoli di giornale, ecc.).

Il sottoscritto dichiara che i fondi ricevuti tramite questa sovvenzione sono stati spesi in conformità con quanto stabilito a questo proposito dagli Amministratori della Fondazione e che le informazioni fornite sono accurate e veritiere. Confermo inoltre che le ricevute originali di tutte le spese sostenute saranno conservate per almeno cinque anni e che verranno rispettati tutti gli impegni assunti con la sottoscrizione del Memorandum d’Intesa (MOU). Sono inoltre consapevole che l’invio di fotografie in allegato a questo rapporto ne concede automaticamente al Distretto 2101 del RI la licenza d’uso e la proprietà: le foto inviate non verranno restituite. Il Distretto 2101 RI potrà cederle al Rotary International che potrà utilizzarle in qualsiasi formato per la pubblicazione su riviste, siti web, brochure, dépliant e materiale promozionale del RI o della Fondazione Rotary.

Presidente del Club alla data di compilazione del Rapporto:

Nominativo:

Firma:

Data ……………………….

ATTENZIONE

La Rendicontazione, compilata e sottoscritta, deve essere inviata via e-mail (in formato pdf) a:

xx0000xxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx

8. Allegato D: Dichiarazione di Intesa con Beneficiario

Dichiarazione di Intesa

La/il sottoscritto/a …………………………….

Nato/a ……………………….. il …………………. Cod. Fisc. ………………………………………………….

nella qualità di ………………………………………… del seguente Ente …………………………………………………………………..

(indicare ragione sociale/denominazione dell’ente beneficiario)

Preso atto che il RC , anche con la richiesta di contribuzione alla Fondazione Rotary,

ha proposto di svolgere a favore di …………………………………………... il progetto e

che il progetto suddetto prevede la donazione/ristrutturazione a favore del sottoscritto Ente

…………………………………………………. (indicare ragione sociale/denominazione dell’ente beneficiario) dei seguenti beni:

………………………………………………...

ACCETTA

che il progetto venga attuato, subordinatamente all’erogazione del contributo richiesto dal Rotary Club

………………………………………………………... alla Fondazione Rotary per il tramite del Distretto Rotary 2100, e

SI IMPEGNA

in caso di realizzazione del progetto, a consentire che sui beni donati e/o ristrutturati, e/o nelle immediate vicinanze di essi, e comunque nel luogo e posizione designati a insindacabile scelta del Rotary Club sopraindicato, venga apposta una targa/etichetta contenente l’indicazione “Bene donato/ristrutturato grazie al Rotary Club del Distretto 2101 R.I. e col contributo della

Fondazione Rotary del Rotary International” o altra equivalente, che in ogni caso deve recare in evidenza il nome del Rotary Club, del Distretto 2101 del Rotary International e della Fondazione Rotary del Rotary International, con i rispettivi loghi.

Si impegna altresì a mantenere, a tempo indeterminato, la predetta targa/etichetta acconsentendo sin da ora a che il Rotary Club provveda direttamente e senza previo avviso alla rimessa in

pristino, qualora ciò sia ritenuto necessario a suo insindacabile giudizio. Data: …………………………….

Nome e cognome

……………………………………………………..

Firma:

9. Allegato E: Dichiarazione di Impegno dei Club

[Carta intestata del Club]

Al Presidente in carica del RC ……………………….

Dichiarazione di Impegno

Caro Presidente,

Confermiamo con la presente, a seguito dell’analisi della proposta di progetto inviataci dal vostro Club e della rilevanza dello stesso per la Comunità, la nostra adesione per l’anno rotariano 2021-2022 al seguente progetto con sovvenzione distrettuale:

…………………………………………...

Su approvazione del Consiglio Direttivo il nostro Club contribuirà, oltre che con la collaborazione operativa dei nostri soci nelle attività previste per la promozione dell’iniziativa, anche con un supporto finanziario pari a Euro da versare sul conto corrente bancario dedicato intestato al

vostro Club.

Lieti di questa collaborazione, rimaniamo in attesa di pianificare insieme le relative attività.

Si dichiara che tale impegno è stato preso dal Club con verbale del Consiglio Direttivo riunitosi, alla presenza di un numero di consiglieri sufficiente a garantire il numero legale, in data (si

allega copia del verbale).

Località ………………………., lì …………………………………….

Presidente del R.C. ……………………………………………………. in carica per l’A.R. 2021/2022 Nome e Cognome: …………………………………….

Firma:

10. Allegato F: Modulo variazione progetto

Riservato alla Commissione RF D2101

N. prog. data

Modulo per Variazione Progetto

Rotary Club: …………………………………...

Nome del progetto: …………………………..

Motivazioni che hanno determinato la variazione del Progetto iniziale:

……………………………………………………………………………………………………….

Descrizione ed obiettivi del progetto nella nuova configurazione:

……………………………………...

Piano Finanziario

Fondi forniti dal Club proponente Xxxxx forniti da altri club partecipanti

€ 0,00

RC ………………………………….. € 0,00

RC …………………………………. € 0,00

RC ………………………………….. € 0,00

RC ……………………………………. € 0,00

Fondi forniti da terzi: ………………………..

Subtotale

€ 0,00

€ 0,00

Ammontare sovvenzione richiesta

Totale (pari al costo del progetto)

Piano di spesa

………………………………... € 0,00

…………………………………. € 0,00

………………………………… € 0,00

………………………………….. € 0,00

Totale (pari al costo del progetto) € 0,00

Attività specifiche che verranno svolte dai soci del Club per la realizzazione del progetto (se diverse da quanto previste dal Progetto iniziale):

………………………………………..

Firma del responsabile del progetto:

Firma Pres. Xxxx.xx Fondazione Rotary di Club A.R. / :

Data: ……………………………….

ATTENZIONE

Il modulo di variazione del progetto, compilato e sottoscritto, deve essere inviato via e-mail (in formato pdf) a:

xx0000xxxxxxxxx0000@xxxxx.xxx

11. Allegato G: Delibera del Consiglio Direttivo del Club Richiedente

[Carta intestata del Club]

Delibera di Approvazione

Si attesta che il Consiglio Direttivo del Club ……………………………………..., riunitosi in data ……………………….

alla presenza di un numero di consiglieri sufficiente a garantire il numero legale, ha approvato la presentazione, come Club Richiedente, di una domanda di sovvenzione distrettuale per il progetto:

……………………………….

Salvo variazione autorizzata dalla Commissione Distrettuale in fase di erogazione della sovvenzione, il Club si impegna a garantire l’esecuzione del progetto secondo lo schema previsto anche in caso di erogazione parziale dei fondi richiesti tramite sovvenzione distrettuale.

Il Club si impegna a garantire l’esecuzione del progetto secondo lo schema previsto anche in caso di erogazione nulla o parziale dei fondi previsti da altri Club partecipanti, salvo rinuncia alla sovvenzione come previsto a pag 7 del Bando al punto “Sovvenzioni parziali”.

A tale riunione del Consiglio Direttivo erano presenti i seguenti Soci:

1) Indicare il nome del socio: …………………………………..

2) Indicare il nome del socio: …………………………………..

3) Indicare il nome del socio: …………………………………..

4) Indicare il nome del socio: …………………………………..

5) Indicare il nome del socio: …………………………………..

6) Indicare il nome del socio: …………………………………..

7) Indicare il nome del socio: …………………………………..

8) Indicare il nome del socio: …………………………………..

9) Indicare il nome del socio: …………………………………..

10) Indicare il nome del socio: ………………………………….

Località ……………………………., data ……………………………...

Segretario del R.C. ……………………….. per l’A.R. 2021-2022 Nome e Cognome: ……………………………...

Firma:

12. Allegato H: Termini e Condizioni delle Sovvenzioni

TERMINI E CONDIZIONI REGOLANTI LE SOVVENZIONI DISTRETTUALI E GLOBALI DELLA FONDAZIONE ROTARY

La Fondazione Rotary (FR) si riserva il diritto di aggiornare e modificare in qualsiasi momento i termini e le condizioni che regolano le sue sovvenzioni. L’elenco degli aggiornamenti si trova sul sito xxx.xxxxxx.xxx/xx/xxxxxx o può essere richiesto allo Staff addetto alle sovvenzioni Rotary. I termini e le condizioni per le sovvenzioni predefinite si trovano sul sito web.

I. Finanziamenti

La Fondazione Rotary finanzia le sovvenzioni distrettuali e le sovvenzioni globali. Le sovvenzioni distrettuali sono delle sovvenzioni in blocco ai distretti, che finanziano borse di studio, progetti e viaggi che si allineano con la missione della Fondazione: consentire ai Rotariani di promuovere la comprensione mondiale, la buona volontà e la pace attraverso il miglioramento della salute, il supporto all’istruzione e l’alleviamento della povertà. Le sovvenzioni globali finanziano borse di studio, progetti, squadre di formazione professionale ed alcune spese di viaggio nell’ambito delle sei aree d’intervento del Rotary, che siano sostenibili, misurabili e sospinti dalle comunità ospitanti.

II. Linee guida sull’idoneità

Tutte le iniziative finanziate dalle sovvenzioni devono:

1. Essere attinenti alla missione della Fondazione Rotary.

2. Prevedere la partecipazione attiva dei Rotariani.

3. Esonerare la Fondazione Rotary e il Rotary International da ogni responsabilità, con la sola eccezione del versamento dell’importo della sovvenzione concessa.

4. Essere attuate nel pieno rispetto delle leggi vigenti negli Stati Uniti e del Paese in cui esse hanno luogo, e senza arrecare danno alcuno a persone, fisiche o giuridiche. Gli sponsor di progetti e viaggi programmati in Paesi oggetto di sanzioni da parte dell’US Department of the Treasury Office of Foreign Assets Control potrebbero dover fornire ulteriori informazioni.

5. Finanziare soltanto attività esaminate e approvate dalla FR prima della loro implementazione. Le sovvenzioni non possono essere usate per rimborsare club o distretti per attività e spese già compiute o in corso. Pianificare attività con sovvenzioni prima dell’approvazione è consigliato, ma non si possono sostenere spese in questo periodo. Dopo l’approvazione, tutte le modifiche al piano originale del progetto devono ottenere l’approvazione dalla FR. La FR considera ogni semestre dei programmi di laurea come attività nuova e dunque idonea al finanziamento.

6. Dimostrare rispetto per le tradizioni e la cultura della zona in cui si svolgerà il progetto.

7. Conformarsi alle norme sul conflitto d’interesse della Fondazione, delineate nella Sezione 10.030 del The Rotary Foundation Code of Policies e qui nella successiva sezione XII.

8. Conformarsi alle normative sull’uso del nome “Rotary” e degli altri Marchi Rotary (v. Sezioni 33.040.6 e 33.040.12 di The Rotary Code of Policies).

9. Includere nei, o in congiunzione con, i progetti elementi di segnalazione che identifichino il ruolo degli sponsor della sovvenzione e della Fondazione Rotary come previsto nella sezione 1.060.3 di The Rotary Foundation Code of Policies in conformità con la pubblicazione Identità verbale e visuale – Linee guida del Rotary.

Sovvenzioni distrettuali

1. Finanziano progetti locali e internazionali, borse di studio, squadre di formazione professionale e viaggi correlati.

2. Possono assegnare fino al 3 per cento del totale della sovvenzione alle spese di amministrazione, quali le spese per le transazioni bancarie, spese postali, software e valutazioni finanziarie indipendenti.

3. Possono assegnare fino al 20 per cento del totale della sovvenzione alle spese impreviste, ma progetti e attività aggiunti alla sovvenzione dopo l’approvazione devono essere preventivamente approvati dalla FR.

4. Possono finanziare progetti e attività in Paesi Rotary e no, e in aree geografiche dove sono consentiti dalle leggi vigenti e sempre secondo le normative della Fondazione

5. Possono finanziare l’orientamento di borsisti e membri delle squadre di formazione professionale, e seminari sulla gestione delle sovvenzioni.

Sovvenzioni globali

1. Devono allinearsi con una o più delle aree d'intervento del Rotary.

2. Devono essere sostenibili. Le comunità locali devono essere in grado di rispondere ai propri bisogni dopo che i club e distretti Rotary hanno completato le loro opere.

3. Devono essere misurabili. Gli sponsor adottano metodi standard di valutazione, tratti da Strumenti di monitoraggio e valutazione per le Sovvenzioni globali, e possono aggiungere propri metodi di valutazione specifici. L’ammontare massimo delle spese per la misurazione dei risultati del progetto è pari al 10 per cento del budget del progetto.

4. Devono essere guidati dalle comunità beneficiarie. La comunità destinataria pianifica la sovvenzione in base ai bisogni da essa identificati a livello locale. Per i progetti che riguardano l’accesso alle acque sotterranee, nel quadro della valutazione della comunità devono essere compiute le debite indagini idrogeologiche.

5. Possono destinare fino al 10 per cento del budget ai costi gestionali che possono includere i costi per il manager del progetto e i costi generali e amministrativi specifici al progetto delle organizzazioni cooperanti.

6. Sostengono progetti umanitari ed educativi.

7. Possono finanziare borse di studio o di ricerca internazionali a livello post‐universitario (o equivalente) per un periodo compreso tra 1 e 4 anni accademici.

8. Possono finanziare la formazione professionale di gruppi che rispondono a bisogni umanitari offrendo o ricevendo formazione professionale.

9. Possono finanziare le spese per viaggi internazionali di un massimo di due individui nell’ambito di un progetto umanitario. Gli individui in questione forniscono la formazione, o realizzano il progetto ove il club destinatario confermi che le loro competenze non sono facilmente disponibili a livello locale.

10. Sostengono comunità di Paesi e aree geografiche in cui il Rotary ha una presenza.

11. Devono essere utilizzate per progetti sponsorizzati da almeno un club o distretto rotariano presente nel Paese in cui ha luogo il progetto (sponsor locale principale) e da almeno un club o distretto rotariano al di fuori di tale territorio (sponsor internazionale principale). È possibile applicare un’eccezione a questa norma per progetti da realizzare in Paesi “non‐rotariani” in cui il Consiglio centrale del RI sta attivamente cercando di stabilire una presenza.

12. Possono assegnare fino al 10 per cento del budget del progetto alle spese impreviste, come protezione per aumenti di prezzo e/o fluttuazioni dei cambi.

13. Possono finanziare la costruzione di alloggi a basso costo e scuole semplici, purché la costruzione faccia parte di un progetto complessivo correlato a un’area d’intervento.

14. Possono sostenere la costruzione di infrastrutture, come ad esempio blocchi di gabinetti e apparati fognari, strade d’accesso, dighe, ponti, magazzini, recinti e sistemi di sicurezza, sistemi idrici e di irrigazione oserre

III. Restrizioni

Le sovvenzioni non possono essere utilizzate come strumento di discriminazione contro gruppi, per promuovere un particolare punto di vista politico o religioso, per sostenere funzioni puramente religiose, per sostenere attività che coinvolgono aborti o svolte al solo scopo di determinare il sesso del nascituro, per finanziare l’acquisto di armi o munizioni, o servire come nuove donazioni alla Fondazione o contributi ad altre sovvenzioni della Fonda~~zio~~ne Rotary. Inoltre, le sovvenzioni non possono essere utilizzate per:

1. Beneficiare in modo continuo o eccessivo una persona fisica o giuridica o una comunità.

2. Istituire una fondazione, un fondo fiduciario permanente, o un conto bancario fruttifero. I fondi della sovvenzione possono essere usati per stabilire un fondo per attività di microcredito se gli sponsor rispondono ai requisiti delineati nella sezione X.

3. Acquisto di terreni o edifici.

4. Attività di raccolta fondi.

5. Spese relative a eventi rotariani, come i congressi distrettuali, convegni, istituti, celebrazioni di anniversari, o attività ricreative.

6. Iniziative di pubbliche relazioni, a meno che non siano essenziali all’attuazione del progetto.

7. Spese per insegne superiori a 500 USD.

8. Spese d’esercizio o d’amministrazione, o spese di programma indirette, di altre organizzazioni, eccetto le spese

consentite nell’ambito dell’assegnazione per la gestione del progetto per le sovvenzioni globali.

9. Donazioni in denaro non vincolate a un’organizzazione beneficiaria o cooperante.

10. Attività per cui le spese sono state già sostenute.

11. Trasporto manuale di vaccini oltre confini internazionali.

12. Viaggi per partecipare alle Giornate Nazionali di Vaccinazione.

13. Vaccinazioni limitate al vaccino antipolio.

14. Studi presso un’università partner dei Centri della pace del Rotary nello stesso programma accademico o in un programma equipollente a quello dei borsisti della pace del Rotary.

Sovvenzioni globali

Oltre alle restrizioni elencate sopra, le sovvenzioni globali non possono finanziare:

1. Scambi giovani del Rotary, RYLA, Scambi di amicizia rotariana, Xxxxxxxx, o Interact.

2. Viaggi internazionali per giovani di età inferiore ai 18 anni, a meno che non siano accompagnati dai genitori o tutori legali.

3. Costruzione di nuove strutture (in assenza di partner strategico) di strutture permanenti in cui delle persone abitino, lavorino o trascorrano significativi periodi di tempo, come edifici (ospedali), container e case mobili, o strutture in cui delle persone svolgano ogni tipo di attività, comprese quelle di fabbricazione o produttive. Se la sovvenzione richiede necessariamente la costruzione di un edificio, tale costruzione dovrà essere finanziata da ulteriori fondi di club/distretto. Questa restrizione non si applica agli alloggi a basso costo e alle scuole semplici.

4. Lavori di completamento di edifici parzialmente costruiti (anche quando sia stato costruito solo l’esterno) ma che non sono mai stati occupati o funzionanti.

5. Viaggi per lo staff di un’organizzazione collaborante coinvolta in un progetto umanitario.

6. Attività realizzate prevalentemente da organizzazioni non rotariane.

7. Progetti umanitari che consistono primariamente in attività di ricerca o di raccolta dati.

8. Progetti umanitari che consistono solo di spese di viaggio individuali.

9. Studi per conseguimento di diploma di laurea di primo livello.

10. Molteplici progetti non correlati tra loro per la stessa sovvenzione.

IV. Come fare domanda

Presentare la domanda online per le sovvenzioni, visitando xxx.xxxxxx.xxx/xx/xxxxxx .

Per poter ricevere una sovvenzione dalla Fondazione Rotary, tutti i distretti sponsor principali coinvolti devono essere qualificati dalla Fondazione Rotary e, per le Sovvenzioni globali, tutti i club sponsor principali coinvolti devono essere qualificati dal loro distretto. Inoltre, distretti, club e tutti i membri di commissione per le sovvenzioni devono essere in regola con il Rotary International e con la Fondazione Rotary e il nome del progetto a cui sono destinati i fondi deve essere conforme al regolamento del Rotary International per quanto riguarda l’uso dei Marchi Rotary; vedi Sezione II sopra. Gli individui interdetti dal servizio nelle commissioni per le sovvenzioni includono gli agenti fiscali del RI, tesorieri nazionali e membri del Consiglio direttivo e personale stipendiato di organizzazioni cooperanti o beneficiarie associate alla sovvenzione. Ciascuno dei distretti e club che agiscono da sponsor principali non può avere più di 10 sovvenzioni aperte contemporaneamente.

Sovvenzioni distrettuali

I distretti devono istituire una commissione per le sovvenzioni composta da tre Rotariani, comprendente il governatore in carica durante l’anno di implementazione, il presidente della commissione per la Fondazione Rotary

ed il presidente della sottocommissione sovvenzioni. I tre membri della commissione sono responsabili per l’autorizzazione e la presentazione della domanda di sovvenzione distrettuale. Per le sovvenzioni distrettuali, i distretti possono presentare una domanda di sovvenzione per ogni anno rotariano,

e la domanda presentata deve includere il piano di spesa. Ogni richiesta di incremento dell’importo della sovvenzione deve essere presentata prima dell’erogazione di qualunque parte della sovvenzione da parte della Fondazione. I distretti possono riservare fino al 20 per cento dei fondi della sovvenzione distrettuale per eventuali spese impreviste nel corso dell’anno; occorre annotare questo fondo per le spese di contingenza sul piano di spesa ed elencare le voci contingenti nel rapporto finale da presentare. Tutte le domande di sovvenzioni distrettuali devono pervenire entro e non oltre il 15 settembre dell’anno rotariano per il quale vengono richiesti i fondi. (Ad esempio, le domande per le sovvenzioni distrettuali 2021/2022 devono pervenire entro il 15 settembre 2021).

Sovvenzioni globali

Gli sponsor principali a livello locale e internazionale devono aver istituito ognuno una commissione per le sovvenzioni composta da tre Rotariani per una sovvenzione globale. I membri di questa commissione devono

provenire dal club sponsor principale (se la sovvenzione è sponsorizzata dal club) o dal distretto sponsor principale (se si tratta di sovvenzione sponsorizzata dal distretto). Per le domande di sovvenzione sponsorizzate dai club, i presidenti di commissione Fondazione Rotary devono confermare che i club sponsor principali sono qualificati.

Gli sponsor possono includere una voce di budget per le spese impreviste per un ammontare massimo del 10 per cento del budget. Gli sponsor sono tenuti a presentare rapporto sull’uso dei fondi o restituire i fondi inutilizzati alla Fondazione.

I borsisti ed i membri delle squadre di formazione professionale sono tenuti a presentare delle domande individuali come supplemento alla domanda generale della sovvenzione. Gli sponsor della sovvenzione devono assicurarsi che i candidati (borsisti e membri delle squadre di formazione professionale) si rendano conto che la loro domanda dev’essere approvata dalla Fondazione prima di affrontare qualsiasi spesa, o prenotare il viaggio. Le domande si accettano durante l’intero anno rotariano; tuttavia, le domande che comportano viaggi vanno presentate 90 giorni prima delle date del viaggio. Le domande di borse per gli studi che hanno inizio ad agosto, settembre o ottobre devono pervenire entro il 30 giugno.

Nota Bene:

1. Se le domande di sovvenzione non sono presentate formalmente entro 12 mesi dall’inizio dell’avvio della pratica, saranno cancellate.

2. Se le domande di sovvenzione non sono completate ed approvate entro sei mesi dalla loro presentazione, saranno cancellate.

3. Se i requisiti necessari per l’esborso non sono soddisfatti entro sei mesi dall’approvazione, la sovvenzione sarà annullata.

4. Se le sovvenzioni non sono implementate entro 12 mesi dall’esborso, saranno annullate e gli sponsor dovranno restituire i fondi ricevuti.

Ulteriori requisiti per le domande di borse di studio:

1. I candidati devono fornire un documento (o lettera ufficiale) che attesti l’ammissione dello studente ad un corso di studi post‐universitario o una lettera d’invito a condurre ricerche post‐universitarie al momento della presentazione della domanda di sovvenzione. È accettabile l’ammissione condizionata alla garanzia di un sostegno finanziario.

2. Gli studenti devono recarsi all’estero per svolgere gli studi.

Ulteriori requisiti per le domande di sovvenzione per le squadre di formazione professionale:

1. Le squadre devono essere composte da almeno tre membri, tra cui un caposquadra Rotariano e almeno altri due membri. Questi ultimi devono avere almeno due anni di esperienza professionale nell’area d’intervento. Il capogruppo Rotariano deve essere in possesso di una buona conoscenza generale del Rotary, esperienza internazionale, doti di leadership e una certa esperienza professionale nell’area d’intervento del Rotary. I non Rotariani possono ricoprire l’incarico di capogruppo solo se gli sponsor ne abbiano indicato il bisogno nella domanda di sovvenzione.

2. I Rotariani e loro familiari possono partecipare ad una squadra di formazione professionale se la squadra offre la formazione ma non la riceve.

3. I partecipanti tra i quali sussiste un rapporto di parentela con un membro della squadra di formazione professionale possono fare parte della stessa squadra se sono in possesso dei requisiti d’idoneità.

4. Se i fondi della singola sovvenzione vengono usati per coprire le spese di viaggio di due o più squadre, i gruppi devono condividere gli stessi due sponsor principali e il viaggio dei gruppi partecipanti dovrà essere intrapreso entro un anno di distanza l’uno dall’altro.

5. Tutti i membri di squadra devono ottenere l’approvazione della Fondazione Rotary prima di poter viaggiare. Tutte le modifiche alla composizione della squadra devono essere riportate ed ottenere l’approvazione, da parte della Fondazione Rotary.

Le domande di sovvenzione globale per progetti che richiedono da 50.001 a 100.000 USD dal Fondo mondiale saranno sottoposte ad analisi tecnica e a una visita sul posto da parte del Cadre di Esperti Tecnici della Fondazione Rotary. Le borse di studio e le squadre di formazione professionale non saranno sottoposti a tali analisi.

Le domande di sovvenzione globale per progetti che richiedono da 100.001 e 200.000 USD dal Fondo mondiale devono ottenere l’approvazione degli Amministratori della FR durante una delle loro riunioni. Tali domande riceveranno una visita in anticipo, una revisione e una visita durante i lavori da parte del Cadre Sovvenzioni. Le squadre composte esclusivamente da squadre di formazione professionale o da borsisti non saranno sottoposte a questo requisito. Le domande di sovvenzione globale ricevute entro:

1. 1º giugno saranno prese in esame dagli Amministratori ad ottobre

2. 1º ottobre saranno prese in esame a gennaio

3. 1º dicembre saranno prese in esame ad aprile

4. 1º marzo saranno prese in esame a giugno

V. Viaggi

I viaggiatori con fondi della sovvenzione sono responsabili per tutti i loro itinerari. A decorrere dal 1º aprile 2016, i viaggiatori possono scegliere di lavorare con l’agenzia Rotary International Travel Service (RITS) o fare le loro prenotazioni di viaggio in proprio. Le seguenti spese di viaggio sono coperte dai fondi delle sovvenzioni della Fondazione Rotary solo per viaggi internazionali:

1. Biglietti in classe economica;

2. Spese di trasporto da e per l’aeroporto e altre spese sostenute per viaggi interni necessari per l’implementazione del progetto;

3. Costi sostenuti per vaccinazioni, visti di ingresso e spese correlate;

4. Tariffe normali e ragionevoli per imbarco bagagli;

5. Assicurazione di viaggio.

Le sovvenzioni della Fondazione Rotary non coprono le seguenti spese di viaggio internazionale:

1. Spese sostenute per tappe di viaggio facoltative, precedenti e successive alle date approvate;

2. Penalità risultanti da modifiche all’itinerario originario apportate per questioni personali, inclusa la scelta di fare ulteriori tappe;

3. Tariffe per eccedenza di bagaglio e spese di spedizione.

Il club o distretto sponsor della sovvenzione sono responsabili di essere in possesso delle informazioni di contatto d’emergenza e gli itinerari di viaggio per tutti i beneficiari che viaggiano grazie ai fondi delle sovvenzioni. Queste informazioni saranno fornite su richiesta alla Fondazione.

I beneficiari delle sovvenzioni sono responsabili di:

1. Programmare il viaggio. La prenotazione e l’acquisto del biglietto di viaggio, se rimandati all’ultimo minuto, possono comportare spese maggiori di quelle previste e, in alcuni casi, causare la cancellazione della sovvenzione.

2. Tutte le spese che superano il budget di viaggio approvato, a meno che non vi sia una nuova approvazione da parte della Fondazione;

3. Adempiere a tutti i requisiti di copertura medica per i viaggi internazionali;

4. Organizzare e finanziare tutti i viaggi di tipo personale. I viaggi personali devono svolgersi per un periodo massimo di quattro settimane al termine delle attività della sovvenzione, dopodiché i beneficiari della sovvenzione dovranno rientrare in patria;

5. Osservare le restrizioni di viaggio del RI.

6. Ottenere l’assicurazione di viaggio.

Gli operatori sanitari che offriranno servizi nell’ambito delle attività della sovvenzione sono responsabili di avere una copertura assicurativa generale contro ogni responsabilità per un importo minimo di 500.000 USD (per copertura da eventuali errori e omissioni di soccorso). Questo si riferisce alla copertura contro ogni responsabilità da parte di partecipanti che, nell’espletamento del loro incarico, potrebbero causare danni a terzi. I partecipanti sono responsabili della propria copertura assicurativa.

Il Rotary International provvede all’assunzione di un’azienda di consulenza competente a stilare una lista aggiornata di Paesi in cui è sconsigliato viaggiare considerati estremamente pericolosi. Ai viaggiatori finanziati dalla Fondazione Rotary è vietato recarsi in questi Paesi per motivi di sicurezza. Se un Paese viene aggiunto alla lista mentre il viaggiatore si trova nel territorio di quel Paese, si provvederà ad attivare un piano per la sua immediata evacuazione. Nel caso in cui il viaggiatore beneficiario di un viaggio sovvenzionato non desista dal viaggiare o evacu~~are~~ dal Paese così come istruito, la FR provvederà ad annullare la sovvenzione e gli eventuali fondi già erogati dovranno essere restituiti alla Fondazione Rotary. I beneficiari non Rotariani della sovvenzione per borse di studio, partecipazione alle squadre di formazione professionale o viaggi, per implementare un progetto umanitario sono tenutia:

1. Dimostrare una conoscenza del Rotary;

2. Partecipare ad una sessione di orientamento prima della partenza (online o di persona);

3. Partecipare ad attività di club e distretto secondo le richieste degli sponsor, ad esempio fare una presentazione in una riunione di club o distretto e partecipare a progetti di servizio;

4. Possedere una buona conoscenza della lingua del Paese ospitante.

VI. Finanziamento delle sovvenzioni

Sovvenzioni distrettuali

Le sovvenzioni distrettuali sono finanziate dalla Fondazione Rotary i cui fondi provengono esclusivamente dai Fondi

di Designazione Distrettuale (FODD). Il distretto può fare domanda per una sola sovvenzione l’anno per sostenere uno o più progetti e può utilizzare fino al 50 per cento dei propri fondi SHARE (equivalenti al 50 per cento delle donazioni annuali effettuate dal distretto) per sostenere tale sovvenzione.

Sovvenzioni globali

Le sovvenzioni globali sono finanziate dalla Fondazione Rotary che preleva i fondi dal Fondo mondiale, e gli esborsi vanno da 15.000 a 200.000 USD. La Fondazione offre un’equiparazione al 50 per cento delle donazioni in contanti versate dai club e dai distretti, e al 100 per cento delle donazioni provenienti dal FODD. Tutte le sovvenzioni globali hanno un bilancio minimo di 30.000 USD.

I contributi non rotariani saranno equiparati dalla Fondazione al 50 per cento per una sovvenzione, purché non provengano da un’organizzazione cooperante o da un beneficiario del progetto. Non si devono esigere fondi dai beneficiari in cambio dell’assegnazione della sovvenzione o come contributo in contante per l’equiparazione.

Almeno il 30 per cento dei contributi ai progetti umanitari con sovvenzioni globali (inclusi tutti i contributi in contante e FODD equiparati dalla Fondazione) deve provenire dall’esterno del Paese del progetto. Gli sponsor locali sono incoraggiati a contribuire al finanziamento della sovvenzione.

Il finanziamento della sovvenzione non può essere modificato dopo l’approvazione. I punti di riconoscimento Amici di Xxxx Xxxxxx possono essere concessi solo per i contributi degli sponsor inviati alla Fondazione Rotary, ma non per i contributi inviati direttamente al progetto. I contributi degli sponsor inviati alla Fondazione Rotary prima dell’approvazione della sovvenzione globale da parte degli Amministratori potrebbero non essere disponibili per una specifica sovvenzione. Tutti i contributi per le sovvenzioni globali sono considerati irrevocabili dalla Fondazione Rotary e pertanto non verranno rimborsate.

I borsisti assegnatari di borse di studio da altre fonti in aggiunta a quella del Rotary possono usufruirne ma non potranno ottenere fondi equiparati dalla Fondazione per tali borse di studio. A decorrere dal 1º gennaio 2017, la Fondazione Rotary deve applicare le ritenute fiscali ai fondi versati per le borse di studio da svolgere negli USA. per spese oltre alle tasse d’iscrizione, libri, attrezzatura e altre tasse (tranne per borsisti da Giappone, Canada e Germania, che sono finanziati da fondazioni associate in questi Paesi). La somma sarà detratta dalla somma da dell’esborso.

VII. Organizzazioni cooperanti

Le organizzazioni cooperanti sono organizzazioni o istituti scolastici affermati non rotariani che partecipano al progetto fornendo consulenza, infrastrutture, patrocinio, formazione e altri tipi di sostegno. Le organizzazioni cooperanti devono impegnarsi a soddisfare tutti i requisiti di rendicontazione stabiliti dalla Fondazione e fornire, su richiesta della Fondazione, la documentazione comprovante tutte le spese sostenute, con l’eccezione degli istituti scolastici e università ai quali siano iscritti i borsisti della Fondazione.

Sovvenzioni distrettuali

Tutti i fondi allocati alle organizzazioni cooperanti non rotariane devono essere utilizzati esclusivamente per le attività previste dal progetto; il distretto deve conservare una documentazione dettagliata di tali attività.

Sovvenzioni globali

Al momento di presentare la domanda di sovvenzione, gli sponsor e l’organizzazione cooperante devono sottoscrivere un MOU) che comprende:

1. Conferma da parte di entrambi gli sponsor che saranno i club o distretti rotariani a occuparsi dell’avvio, della gestione e della supervisione del progetto sovvenzionato;

2. Dichiarazione da parte degli sponsor principali attestante la serietà dell’organizzazione cooperante, e che essa operi nel rispetto delle leggi vigenti;

3. Piano d’implementazione del progetto in cui siano delineate con chiarezza le responsabilità che spettano ad ognuna delle parti;

4. Impegno da parte dell’organizzazione cooperante a partecipare attivamente a qualsiasi revisione contabile condotta dalla Fondazione in merito alle attività connesse con la sovvenzione.

VIII. Esborsi

Sovvenzioni distrettuali

I fondi delle sovvenzioni saranno versati esclusivamente sul conto bancario indicato dal distretto durante la fase della presentazione della domanda. I fondi delle sovvenzioni distrettuali non saranno versati fino all’avvenuta chiusura della sovvenzione distrettuale dell’anno rotariano precedente. I fondi delle sovvenzioni distrettuali vengono versati secondo il tasso di cambio al momento del versamento. I fondi non saranno disponibili una volta conclusosi l’anno rotariano in cui è prevista l’implementazione; se gli sponsor non hanno soddisfatto tutti i requisiti per l’esborso entro il 31 maggio dell’anno di implementazione, la sovvenzione sarà cancellata.

Sovvenzioni globali

L’esborso dei fondi della sovvenzione avviene solo dopo che tutti i contributi degli sponsor siano pervenuti alla Fondazione Rotary e che sono state soddisfatte le condizioni per l’esborso. I fondi saranno versati nel conto bancario specificato sul modulo di domanda e devono restare in quel conto fino a quando servono per pagare direttamente le spese relative al progetto. Per pagamento diretto s’intende il versamento effettuato direttamente a favore di un fornitore del progetto o rimborso ad un’organizzazione cooperante o beneficiaria. I fondi del progetto non possono essere esborsati al fornitore, all’organizzazione cooperante o beneficiaria in anticipo. Le organizzazioni a cui effettuare il rimborso spese devono fornire agli sponsor rotariani del progetto copie della fattura originale o ricevuta prima di poter ricevere il pagamento. I firmatari del conto devono essere soci del club o distretto sponsor. Le sovvenzioni saranno pagate in base al tasso di cambio del RI al momento dell’esborso. Se un progetto con sovvenzione viene cancellato dopo che gli sponsor del progetto ricevono il pagamento, tutti i restanti fondi devono essere restituiti alla Fondazione e verranno accreditati al Fondo mondiale.

I fondi della sovvenzione per la quale l’ammontare del Fondo mondiale è tra 50.001 e 200.000 USD saranno esborsati a rate secondo il piano di spesa. Le rate restanti saranno pagate dopo l’inoltro e accettazione del rapporto sui progressi da parte degli sponsor e visita in loco condotta dal Cadre dei Consulenti tecnici.

I seguenti punti si riferiscono alle sovvenzioni globali finanziate con donazioni in contante:

1. Tutte le transazioni relative alle sovvenzioni saranno registrate usando il tasso di cambio corrente del RI pubblicato mensilmente, e tutte le transazioni saranno ufficialmente espresse nella valuta USD.

2. Per la porzione della sovvenzione finanzia da donazioni in contante, gli sponsor non saranno esposti alle fluttuazioni dello scambio di valuta in eccesso del 10 per cento del tasso esistente al momento dell’approvazione. Nello stesso tempo, la FR non provvederà ad attribuire agli sponsor del progetto un tasso di cambio superiore in eccesso del 10 per cento del tasso in vigore al momento dell’approvazione.

3. Gli sponsor devono contribuire un altro 5 per cento per le donazioni in contante a favore della Fondazione Rotary per le domande di sovvenzione globale inoltrate entro o dopo il 1º luglio 2015, per ammortizzare i costi di amministrazione. Saranno riconosciuti i punti di riconoscimento come amici di Xxxx Xxxxxx per le donazioni interamente in contanti, con relative ricevute fiscali. L’ulteriore 5 per cento non viene equiparato dalla Fondazione e non è obbligatorio versare i fondi direttamente in nel conto bancario del progetto; tuttavia, questo tipo di donazioni non genera punti di riconoscimento di Amici di Xxxx Xxxxxx, e la Fondazione non rilascia ricevute fiscali.

4. Tutte le donazioni in contante inoltrati alla FR che eccedono l’ammontare impegnato per la sovvenzione saranno trasferiti al Fondo mondiale.

5. Le donazioni ricevute per le sovvenzioni cancellate saranno trasferite al Fondo mondiale. I donatori hanno 90 giorni di tempo per notificare la FR del trasferimento delle donazioni ad una sovvenzione globale approvata o ad altri fondi della FR.

IX. Rendicontazione e documentazione

I beneficiari delle sovvenzioni devono soddisfare i requisiti di rendicontazione previsti dalla Fondazione. I rapporti provvisori e finali devono essere inviati online e tutti i moduli devono essere debitamente completati per intero per essere accettati. Le nuove richieste di sovvenzioni inoltrate da sponsor che non hanno soddisfatto i requisiti di rendicontazione non potranno essere prese in considerazione. La Fondazione si riserva il diritto di rivedere in qualsiasi momento lo status delle sovvenzioni, condurre revisioni contabili, inviare ispettori, richiedere ai partecipanti documenti aggiuntivi e, se necessario, sospendere l’esborso.

Inoltre:

1. I distretti devono comunicare ai loro club l’utilizzo dei fondi delle sovvenzioni, in conformità con quanto stabilito durante la fase di qualificazione;

2. Gli sponsor devono conservare una copia degli estratti conto bancari e delle ricevute fiscali delle spese sostenute per il progetto sovvenzionato, secondo quanto stabilito durante la qualificazione e in conformità con le leggi locali e internazionali pertinenti.

3. Gli sponsor che non si attengono alle direttive della Fondazione in merito al finanziamento e alla realizzazione dei progetti sovvenzionati devono restituire tutti i fondi utilizzati in modo improprio e potranno essere esclusi dai programmi della Fondazione per un periodo massimo di cinque anni.

Sovvenzioni distrettuali

I seguenti requisiti aggiuntivi vanno applicati alle sovvenzioni distrettuali:

1. Il rapporto finale, correlato della documentazione richiesta relativo agli esborsi, deve pervenire alla Fondazione entro 12 mesi dal primo esborso, oppure entro due mesi dall’esborso della somma totale dellasovvenzione;

2. Tutti i progetti e le attività della sovvenzione finanziati dalle sovvenzioni distrettuali devono essere completati entro 24 mesi dall’esborso da parte della Fondazione, o dal distretto locale al club o alla sede del progetto;

3. In caso di fondi inutilizzati della sovvenzione superiori a 500 USD, i fondi restanti devono essere restituiti

immediatamente alla Fondazione Rotary, che li accrediterà al FODD del distretto. I fondi non utilizzati per un importo totale inferiore ai 500 USD devono essere devoluti in beneficenza, secondo i requisiti d’idoneità della sovvenzione distrettuale.

Sovvenzioni globali

I seguenti requisiti aggiuntivi vanno applicati alle sovvenzioni globali:

1. Il primo rapporto sui progressi deve pervenire entro 12 mesi dalla data del primo esborso. I successivi rapporti devono essere inoltrati ogni 12 mesi dalla data di accettazione del precedente rapporto; 2. I rapporti finali devono pervenire entro due mesi dalla conclusione del progetto; 3. Se dopo il completamento del progetto restano dei fondi inutilizzati per un ammontare superiore a 500 USD, la Fondazione deve approvarne l’impiego per altre spese correlate al progetto. Per quanto riguarda i fondi inutilizzati per un ammontare di 500 USD o inferiore, essi possono essere impiegati per attività conformi ai requisiti d’idoneità delle sovvenzioni globali e non richiedono previa approvazione della Fondazione Rotary. Altri eventuali fondi non utilizzati devono essere restituiti alla Fondazione Rotary che li accrediterà al Fondo mondiale.

I rapporti accettabili dovranno contenere dettagli sull’implementazione dei progetti, quali:

1. Descrizione di come il progetto ha avanzato gli obiettivi di quella specifica area d’intervento;

2. Descrizione di come il progetto ha realizzato determinati obiettivi elencati nel modulo di domanda, inclusi i metodi di valutazione usati ed i dati raccolti;

3. Spiegazione di come i risultati del progetto saranno sostenibili nel tempo;

4. Descrizione della partecipazione dei partner locali e internazionali, e delle organizzazioni cooperanti associate alla sovvenzione;

5. Il rapporto dovrebbe anche includere una descrizione dettagliata delle spese per il progetto e l’estratto conto bancario per il progetto. Inoltre, la Fondazione potrebbe anche richiedere agli sponsor di presentare tutte le ricevute correlate. I borsisti e le squadre di formazione professionale devono fornire le ricevute ai loro sponsor per spese con importo superiore ai 75 dollari.

La Fondazione chiuderà la sovvenzione una volta conclusasi l’implementazione del progetto e dopo che gli sponsor hanno dimostrato che vi sono metodi per misurare la sostenibilità del progetto, per assicurare che la comunità locale continuerà ad occuparsi del progetto.

X. Microcredito

La Fondazione Rotary si è presa l’impegno per programmi di microcredito e crediti rotativi per facilitare le piccole imprese e le imprese finanziariamente autosufficienti. Club e distretti sono incoraggiati a stabilire partenariati con organizzazioni/istituzioni cooperanti di microfinanza con una buona reputazione, per amministrare i programmi creditizi, inteso come un altro modo per avviare progetti di sviluppo sostenibile. Tuttavia, i programmi di microcredito finanziati dalla Fondazione dovranno includere una componente quale la formazione, che vada oltre la semplice gestione del capitale del prestito, inoltre:

1. I club e distretti che desiderano usare i fondi delle sovvenzioni globali per finanziare un progetto di microcredito dovranno accompagnare la domanda di sovvenzione con il microcredito;

2. Le attività di microcredito devono essere supervisionate e controllate dal club o distretto sponsor;

3. L’interesse e le tariffe generate dal fondo di microcredito e del credito rotativo dalla Fondazione Rotary potranno essere usati per le spese amministrative direttamente correlate al progetto;

4. Gli sponsor sono tenuti a presentare un modulo supplementare di microcredito con il rapporto finale della sovvenzione;

5. Se un progetto di microcredito viene annullato prima di aver rispettato in pieno i requisiti di rendicontazione della Fondazione, i fondi della sovvenzione dovranno essere restituiti alla Fondazione Rotary.

6. La Fondazione Rotary non finanzia sistemi di garanzia per i crediti.

XI. Condizioni speciali pertinenti alla Rotary Foundation India

Per informazioni più dettagliate a proposito del Foreign Contribution Regulation Act (FCRA), fare riferimento a xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/xxxxx.xxxx.

Oltre a tutte le altre condizioni riportate nel presente documento, le sovvenzioni che prevedono un pagamento anche parziale a distretti o club indiani devono sottostare alle seguenti procedure di esborso e rendicontazione, in conformità con le leggi del Governo indiano e con la normativa FCRA:

1. Per poter depositare i fondi della sovvenzione su un conto bancario in India, occorre soddisfare tutti i requisiti elencati qui di seguito. Inoltre, gli sponsor devono fornire prova che tale conto è stato registrato presso il governo indiano in conformità con la normativa FCRA; oppure, in alternativa, lo staff della Fondazione deve confermare che nel conto sono disponibili fondi sufficienti provenienti da contributi effettuati dall’India. In caso contrario, la

sovvenzione viene sospesa in attesa che nel conto di cui sopra vengano depositati fondi sufficienti. Gli sponsor delle sovvenzioni devono assicurare che i fondi non vengano mescolati.

a. Sovvenzioni distrettuali ‐ Il pagamento dipenderà dall’approvazione di un piano di spesa dettagliato per ogni progetto o attività elencati. I fondi saranno depositati solo nel conto bancario del distretto. Il nome del conto bancario del distretto dovrà essere facilmente identificabile con il distretto ed il progetto. La terminologia del conto bancario deve essere facilmente identificabile nell’ambito del distretto e del progetto. (Un tipico esempio è (Rotary Distretto 0000 Sovvenzione distrettuale 12345). I fondi della sovvenzione distrettuale sono disponibili durante l’anno rotariano di implementazione, che ha inizio il 1º luglio, ma non saranno rilasciati se non viene completato prima il progetto di sovvenzione distrettuale dell’anno rotariano precedente. I fondi non saranno disponibili dopo la chiusura dell’anno di implementazione; se gli sponsor non soddisfano tutti i requisiti relativi al pagamento entro il

15 maggio dell’anno di implementazione, la sovvenzione verrà annullata Sovvenzioni globali ‐ I fondi della sovvenzione non saranno corrisposti prima che tutti i contributi degli sponsor siano stati presentati all’esame della Fondazione Rotary e siano state soddisfatte tutte le contingenze relative al pagamento. I fondi saranno depositati nel conto bancario fornito dagli sponsor della sovvenzione.

2. I rapporti provvisori sulla gestione dei fondi della sovvenzione esborsati a entità indiane al 31 marzo di ogni anno devono pervenire alla Fondazione entro il 31 maggio dello stesso anno. I rapporti finali devono essere consegnati alla Fondazione entro due mesi dalla conclusione del progetto sovvenzionato. Gli sponsor della sovvenzione devono assicurarsi che i ricevuti nel conto bancario FCRA registrato non vengano mescolati ai fondi locali.

3. Tutti i rapporti provvisori devono:

a. Soddisfare tutti i requisiti di carattere generale di cui alla sezione IX.

b. È necessario inviare attraverso il sito xxx.xxxxxx.xxx/xx/xxxxxx una copia della relazione sui progressi all’Ufficio del Sud Asia.

c. Includere un certificato di utilizzo se i fondi della sovvenzione sono stati spesi anche in parte, accompagnato dalle ricevute fiscali e dalla prova di pagamento; i documenti devono essere certificati da un esperto‐contabile indipendente (il cui numero di iscrizione all’albo professionale deve essere riportato sul documento)

d. Se i fondi della sovvenzione non sono stati utilizzati, il rapporto deve includere l’estratto conto o il libretto bancario (o una fotocopia certificata dal direttore della banca/esperto contabile) indicante la data in cui la somma della sovvenzione è stata accreditata, e una dichiarazione che spieghi il motivo per cui la somma non sia ancora stata utilizzata, anche se il fondo fosse stato ricevuto prima di marzo.

4. Tutti i rapporti finali devono:

a. Soddisfare tutti i requisiti di carattere generale di cui alla sezione IX.

b. È necessario inviare attraverso il sito xxx.xxxxxx.xxx/xx/xxxxxx una copia del rapporto finale all’Ufficio del Sud Asia.

c. Includere:

i. un certificato di utilizzo accompagnato dalle ricevute fiscali e dalla prova di pagamento; i documenti devono essere certificati da un esperto contabile indipendente (il cui numero di iscrizione all’albo professionale deve essere riportato sul documento)

ii. L’estratto conto o il libretto bancario (o una fotocopia certificata dal direttore della banca/esperto contabile);

iii. Un estratto conto bancario dettagliato se diversi fondi sono stati versati nello stesso conto FCRA;

iv. Fotocopie o originali di tutte le ricevute fiscali e le prove di pagamento; le fotocopie fornite senza originale devono essere accompagnate da una dichiarazione scritta attestante che “tutti i documenti originali saranno conservati per un periodo di otto anni e che saranno consegnati alla Rotary Foundation India se e quando essa ne faccia domanda”;

v. Informazioni relative ai destinatari del progetto (ad esempio: fotografie, articoli di giornale, lettere di ringraziamento);

d. Restituzione dei fondi non spesi, indipendentemente dall’ammontare, alla Fondazione Rotary (India).

5. Il club o distretto FCRA registrato è responsabile per la presentazione puntuale del modulo FC‐6 accompagnato dai relativi documenti finanziari al Ministero degli Affari Interni di Nuova Delhi.

XII. Regolamento sul Conflitto d’Interessi per i Partecipanti del Programma

Tutti gli individui che partecipano a uno dei programmi di sovvenzione o assegnazione di fondi devono svolgere le attività evitando qualsiasi tipo di conflitto d’interessi reale o percepito. Tale conflitto consiste in una relazione tra gli individui attraverso la quale gli individui coinvolti in un programma di sovvenzione o assegnazione di fondi porta ad un beneficio, o percepita come fonte del beneficio, per gli individui o loro famigliari, conoscenze personali, colleghi di lavoro, interessi commerciali o un'organizzazione in cui tali individui sono fiduciari, amministratori o dirigenti. Questa regola sul conflitto di interessi si applica nelle seguenti circostanze così come specificamente delineati qui di seguito. Tuttavia, resta inteso che l’applicazione di questa regola non deve limitarsi a queste circostanze.

1. Idoneità dell’assegnazione al destinatario

Ai sensi dell'articolo 9.3 del Regolamento della Fondazione Rotary, quelli definiti qui di seguito non possono essere candidati né destinatari finali di un’assegnazione o beneficiari di qualsiasi programma della Fondazione Rotary. Tra questi individui sono inclusi i Rotariani attivi; dipendenti del club, distretti e altre entità del Rotary (come definito nel Rotary Code of Policies) o del Rotary International; i coniugi, discendenti (figli o nipoti di sangue, acquisiti con adozione legale o matrimonio senza adozione), coniugi di discendenti diretti o antenati (genitori o nonni di sangue) delle persone nelle suddette categorie; e dipendenti di agenzie, organizzazioni o istituzioni che collaborano con la Fondazione Rotary o Rotary International.

Gli ex Rotariani continuano ad essere inidonei per un periodo di 36 mesi dopo la cessazione della loro affiliazione. Le persone non idonee in base al loro rapporto familiare con un ex Rotariano continuano a non essere idonei per un periodo di 36 mesi dopo la cessazione dell’affiliazione di un loro membro della loro famiglia. Ciò nonostante, tali individui sono idonei a partecipare alle squadre di formazione professionale e ai viaggi individuali per progetti umanitari (se tali individui sono ritenuti qualificati a fare parte della squadra) finanziati con le sovvenzioni distrettuali e sovvenzioni globali.

2. Imparzialità delle Commissioni selezionatrici

I Rotariani che ricoprono un incarico in un club o commissione di selezione a livello distrettuale per un programma della Fondazione Rotary sono tenuti ad agire con la piena trasparenza nelle transazioni con familiari, conoscenze personali o d'affari che hanno avanzato la loro richiesta e devono informare il Presidente della Commissione prima del processo di selezione di eventuale conflitto di interessi reale o percepito a causa del rapporto preesistente con un candidato all’assegnazione di fondi del programma della Fondazione. Ad esempio, i dipendenti della stessa azienda o organizzazione, soci appartenenti allo stesso club Rotary o soci dello stesso club che sponsorizza la domanda, rapporto familiare, ecc.

Il Presidente di Commissione di selezione deciderà se tale membro di commissione debba partecipare o meno nella procedura di selezione per uno o tutti i candidati con i quali esiste un conflitto di interessi reale o percepito. Se il Presidente di Commissione è il soggetto per il quale esiste un conflitto di interessi reale o percepito, il Consiglio direttivo del club o il presidente DRFC, se appropriato, deciderà se l’individuo in questione debba partecipare o meno alla selezione per uno o tutti i candidati con i quali esiste un conflitto di interessi reale o percepito.

3. Transazioni d’affari con i fornitori

Prima che la Fondazione Rotary, un distretto Rotary, un Rotary club o Rotariano possa condurre una transazione commerciale correlata a un’assegnazione inerente ad un programma della Fondazione in cui il fornitore riceve il pagamento da un entità del Rotary, occorre richiedere proposte e preventivi equi, trasparenti e approfonditi o condurre un’asta per garantire i migliori servizi offerti ad un costo ragionevole, nonostante eventuali connessioni tra un fornitore e un'entità del Rotary. Potenziali conflitti d’interesse possono sorgere allorquando un'entità del Rotary stia valutando l'opportunità di condurre affari con un Rotariano a cui corrispondere i fondi; un fornitore di beni e/o servizi di proprietà o gestiti da un Rotariano, Rotariano onorario, dipendente di un club, distretto o altre entità del Rotary del Rotary International, coniuge di Rotariano, discendenti diretti (figlio o nipote di sangue, acquisiti con adozione legale o matrimonio senza adozione), i coniugi discendenti diretti e antenati (genitori o nonni di sangue), o dipendenti di agenzie, organizzazioni o istituzioni che collaborano con la Fondazione Rotary.

Tra gli esempi di rapporti d'affari che possono richiedere un'ulteriore revisione per verificare che non esiste un conflitto di interesse per un Rotariano si possono citare le transazioni commerciali con un'organizzazione non governativa partner, fornitore di beni o servizi, società di assicurazioni, agenzia viaggi, agenzia di spedizione, istituto scolastico, agenzia di verifica delle competenze linguistiche, ecc.

Le transazioni commerciali con individui o persone giuridiche con le quali esiste un conflitto di interessi reale o percepito possono essere completate dopo l'approvazione del Segretario generale nel caso in cui tale transazione fornisce il miglior prodotto o servizio in base all’equo valore di mercato, così come evidenziato da un'offerta di vendita o offerta ottenuta attraverso un preventivo, proposta o asta equa, trasparente e approfondita.

Il Segretario generale deve fornire i suoi consigli su come interpretare e attuare la regola del conflitto d’interessi. Qualsiasi conflitto d’interessi irrisolto che riguarda un programma di sovvenzione o assegnazione di fondi deve essere segnalato da un Rotariano o entità del Rotary partecipante al Segretario generale almeno 30 giorni prima della procedura di selezione o transazione commerciale proposta. Il Segretario generale deciderà se sussistono le basi per un conflitto d’interessi per ogni caso specifico. Se, dopo l’esame delle circostanze, il Segretario generale conclude che esiste o si è già verificato un conflitto d’interessi nell'implementazione del programma della Fondazione o assegnazione di fondi, deve provvedere a porvi rimedio in modo appropriato. Tale provvedimento può consistere nella cancellazione del programma in corso o interruzione di ogni futura azione inerente al programma o assegnazione che riguarda un Rotariano, club o distretto Rotary.

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BANDO PER LA CONCESSIONE DELLE

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