Accordo di cooperazione PUMA

La Procedura Unificata Matrici Aziendali (PUMA) è un’iniziativa di cooperazione, su base volontaria, del sistema bancario e finanziario, promossa e coordinata dalla Banca d'Italia. L’obiettivo dell’iniziativa è la realizzazione e manutenzione di una documentazione di riferimento per la produzione dei flussi informativi da parte degli intermediari (matrice dei conti delle banche, segnalazioni statistiche e di vigilanza degli intermediari bancari e finanziari, segnalazione di Centrale dei rischi, tavole del bilancio bancario e della nota integrativa, ecc.). Il conseguimento di tale obiettivo garantisce una maggiore uniformità delle segnalazioni da parte degli intermediari e una migliore qualità dei dati che vengono segnalati alle Autorità nazionali ed europee, in termini di rispondenza alla normativa segnaletica, accuratezza, coerenza e rispetto delle scadenze.

I principali prodotti della PUMA sono:

a) il dizionario dei dati;

b) il database nel quale i dati sono archiviati;

c) il Manuale tecnico-funzionale e le relative note tecniche di aggiornamento.

2. I PARTECIPANTI

Possono aderire all’Accordo di cooperazione:

a) le banche iscritte all'albo di cui all'art. 13 del Testo Unico delle leggi in materia bancaria e creditizia (Decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, TUB);

b) gli intermediari finanziari di cui all’art. 106 del TUB;

c) le associazioni di categoria e i consorzi costituiti fra banche e/o intermediari finanziari iscritti nell’albo di cui all’art. 106 del TUB.

3. GLI ORGANI DI GOVERNO

Gli organi di governo dell’iniziativa di cooperazione PUMA sono:

a) il Comitato strategico;

b) i Gruppi funzionali interbancario e interfinanziario;

c) la Segreteria tecnica.

4. IL COMITATO STRATEGICO

Il Comitato strategico è composto da:

a) un rappresentante della Banca d’Italia, che svolge anche la funzione di Presidente del Comitato;

b) un rappresentate per ogni intermediario, bancario o finanziario, partecipante all’iniziativa;

c) un rappresentante per ogni associazione di categoria, bancaria o finanziaria, partecipante all’iniziativa;

d) il coordinatore dei Gruppi funzionali interbancario e interfinanziario.

I rappresentanti delle banche, delle finanziarie e delle associazioni di categoria che compongono il Comitato vengono designati dall’ente di appartenenza, con il requisito che devono ricoprire un ruolo di responsabilità all’interno dello stesso, entro gli ambiti contabile / regolamentare / di relazione con le Autorità di Xxxxxxxxx, tale da poter decidere in autonomia sull’impiego delle risorse utilizzabili nelle attività dei Gruppi funzionali interbancario o interfinanziario.

Il Comitato strategico si riunisce di norma due volte l’anno (in giugno e in dicembre) ed è convocato dalla Segreteria tecnica per conto del Presidente del Comitato.

La convocazione e il relativo ordine del giorno sono inoltrati non meno di 15 giorni prima della data fissata per la riunione. Le riunioni si svolgono presso il Centro Xxxxxx Xxxxxxxxxx della Banca d’Italia, sito in Xxxxx Xxxxx Xxxxx 0, Xxxxxxxx (XX).

In caso di impossibilità da parte di uno o più membri del Comitato a partecipare alla riunione, il Presidente può consentire che venga delegato un altro rappresentante appartenente alla medesima banca, finanziaria o associazione di categoria. In caso di impossibilità del Presidente a presiedere la riunione, il suo ruolo è svolto dal coordinatore dei Gruppi funzionali interbancario e interfinanziario (cfr. par. 5).

Il Presidente può, in casi eccezionali, disporre una convocazione straordinaria del Comitato. Tale riunione si svolge in video o audio conferenza, al fine di consentire la massima tempestività e partecipazione.

Il Comitato è validamente costituito quando è presente almeno la metà dei suoi membri.

Alle riunioni del Comitato strategico possono partecipare, in qualità di osservatori, altri rappresentanti della Banca d’Italia – addetti ai Servizi “normatori” e/o statistici – e delle associazioni di categoria che non partecipano al Comitato. Possono inoltre partecipare alle riunioni, su invito del Comitato e in qualità di osservatori, i rappresentanti delle società fornitrici di software realizzati sulla base della documentazione PUMA. Alle riunioni partecipa, inoltre, un elemento della Segreteria tecnica (cfr. par. 6), che cura la predisposizione dei verbali e delle attività amministrative correlate.

Il Comitato strategico deve:

a) definire il perimetro e/o gli ambiti normativi che saranno oggetto di intervento sulla documentazione Puma;

b) definire le priorità di intervento sulla documentazione PUMA;

c) predisporre il piano pluriennale dei progetti da realizzare;

d) individuare le risorse da assegnare ai singoli progetti, tenendo conto delle esigenze di flessibilità e intercambiabilità della composizione del team, da un lato, e delle conoscenze specifiche della documentazione PUMA, dall’altro;

e) monitorare periodicamente lo stato di attuazione dei progetti pianificati;

f) rivedere, di concerto con i Gruppi funzionali, le priorità dei progetti in relazione a eventuali aggiornamenti nel quadro normativo di riferimento;

g) supervisionare l’attività dei Gruppi funzionali interbancario e interfinanziario;

h) valutare quali siano le scelte documentative operate dai Gruppi funzionali in assenza di puntuali specifiche normative che, stante la loro rilevanza in termini di materialità o di impatto, vanno sottoposti all’attenzione degli organi competenti;

i) definire le linee generali sulla comunicazione (ad esempio, in merito alla gestione delle informazioni da pubblicare sul sito della Cooperazione PUMA);

j) approvare le richieste di partecipazione all’iniziativa;

k) deliberare l’eventuale esclusione dalla partecipazione all’iniziativa di uno o più membri in presenza di gravi motivi;

l) deliberare le modifiche al presente Accordo;

m) monitorare le attività di analoghe iniziative in seno alle autorità europee statistiche e di vigilanza e individuare adeguate modalità di coordinamento, interazione e raccordo con esse, ai vari livelli.

Le deliberazioni del Comitato strategico devono essere prese a maggioranza dei presenti (tranne quelle di cui alle lettere “e” ed “m” supra). Per le deliberazioni delle modifiche dell’Accordo sono richiesti i 2/3 dei voti spettanti ai partecipanti all’iniziativa. Considerata la natura cooperativa dell’iniziativa, il Presidente opererà affinché le decisioni siano prese con il consenso più ampio possibile.

Il Comitato strategico può essere chiamato a deliberare su progetti di competenza solo per le banche o per le finanziarie). In questi casi, ai fini delle deliberazioni sui singoli progetti possono votare esclusivamente i membri coinvolti nel progetto; le deliberazioni sono prese a maggioranza dei partecipanti al voto.

Ciascun membro del Comitato strategico, qualora intenda consultare gli altri partecipanti su questioni di natura organizzativa, normativa o tecnica rilevanti per l’indirizzo dell’iniziativa di cooperazione PUMA, può sottoporre in ogni momento la questione alla Segreteria tecnica. Tale tematica verrebbe affrontata, in prima battuta, mediante una procedura scritta.

5. I GRUPPI FUNZIONALI INTERBANCARIO E INTERFINANZIARIO

I Gruppi funzionali interbancario e interfinanziario sono composti dai rappresentanti delle banche, delle finanziarie e delle rispettive Associazioni di categoria, individuati e assegnati ai vari progetti dai membri del Comitato strategico. Per motivi organizzativi i membri degli intermediari di minore dimensione possono designare a partecipare ai Gruppi funzionali rappresentanti delle società di servizi a cui questi esternalizzano l’elaborazione delle segnalazioni. Per analoghi motivi i membri delle associazioni di categoria possono designare a partecipare ai Gruppi funzionali rappresentanti di società ad esse associate.

I Gruppi funzionali sono coordinati da un rappresentante della Banca d’Italia. Alle riunioni dei Gruppi possono partecipare, su invito degli stessi, elementi della Banca d’Italia, di altre Autorità

– nazionali e/o europee – e di altre banche e intermediari finanziari di cui all’art. 106 che non partecipano all’iniziativa di cooperazione. Possono altresì partecipare, sempre su invito, i rappresentanti delle società fornitrici di software o di consulenza che operano in ambito contabile/regolamentare.

La convocazione dei Gruppi funzionali e il relativo ordine del giorno sono inoltrati non meno di 15 giorni prima della data fissata per la riunione. Le riunioni si tengono presso il Centro Xxxxxx Xxxxxxxxxx della Banca d’Italia.

I Gruppi funzionali interbancario e interfinanziario:

a) analizzano la documentazione normativa e tecnica;

b) definiscono le modalità di realizzazione della documentazione PUMA da pubblicare;

c) monitorano la documentazione prodotta dal gruppo di cooperazione attivo a livello europeo denominato BIRD (Banks’ Integrated Reporting Dictionary) e, nel caso, allineano la documentazione PUMA;

d) definiscono il calendario annuale dei lavori;

e) individuano nella normativa segnaletica i punti di attenzione da sottoporre agli organi competenti e, quando opportuno, sollecitano analisi e approfondimenti con il coinvolgimento anche off-site dei partecipanti dei Gruppi funzionali;

f) implementano le iniziative innovative e di manutenzione della procedura;

g) sottopongono al Comitato strategico, per le decisioni, le eventuali criticità riscontrate nel corso dell’implementazione della documentazione PUMA;

h) procedono alla pubblicazione sul sito della Cooperazione della documentazione nei termini stabiliti dal Comitato strategico.

Un membro dei Gruppi funzionali o di eventuali Sottogruppi all’uopo creati, individuato di volta in volta dal Coordinatore degli stessi, predispone un resoconto delle decisioni prese e delle relative motivazioni, nell’ambito di ciascun progetto trattato all’interno dei singoli Gruppi o Sottogruppi. I resoconti vengono archiviati e conservati a cura della Segreteria tecnica (cfr. par. 6).

6. LA SEGRETERIA TECNICA

La Segreteria tecnica dell’iniziativa PUMA è affidata alla Banca d’Italia che provvede a:

a) predisporre la documentazione necessaria per le riunioni del Comitato strategico e dei Gruppi funzionali;

b) redigere i resoconti delle riunioni del Comitato strategico;

c) archiviare e conservare i resoconti dei Gruppi funzionali;

d) raccogliere le domande di adesione all’iniziativa e sottoporle al Comitato strategico;

e) convocare il Comitato strategico e i Gruppi funzionali;

f) aggiornare il dizionario PUMA sulla base degli interventi operativi definiti dai Gruppi funzionali;

g) pubblicare sul sito della Cooperazione la documentazione PUMA prodotta dai Gruppi funzionali;

h) effettuare analisi e approfondimenti su tematiche specifiche emerse nel corso delle riunioni dei Gruppi funzionali, in collaborazione con le strutture competenti in materia di segnalazioni;

i) condividere con i partecipanti dei Gruppi funzionali, attraverso modalità strutturate, le risultanze delle analisi di cui al punto precedente;

j) gestire la casella funzionale PUMA coinvolgendo i partecipanti dei Gruppi funzionali secondo le modalità stabilite dal Comitato strategico;

k) attivare le procedure scritte del Comitato strategico nel caso in cui esso riceva una richiesta da uno dei suoi membri.

7. LE SPESE PER IL FUNZIONAMENTO DELL’INIZIATIVA

La Banca d’Italia espleta gratuitamente le attività di Segreteria tecnica mettendo a disposizione dei partecipanti i locali ove vengono svolte le riunioni, le infrastrutture e le applicazioni informatiche, nonché i materiali necessari per i lavori. Le spese di viaggio e di alloggio sostenute da ciascun partecipante per intervenire alle riunioni restano a carico dell’ente di appartenenza.

8. RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE

Le richieste di partecipazione all’iniziativa da parte di banche, intermediari finanziari o altri soggetti sono sottoposte al Comitato strategico, che procede alla loro eventuale approvazione. Qualora il Comitato ritenga di non poter accogliere la richiesta, tale decisione andrà motivata.

9. PARTECIPAZIONE CON DIRITTO DI VOTO

Condizione necessaria per poter partecipare al Comitato strategico con diritto di voto è quella di impegnare delle risorse nei Gruppi funzionali interbancario o interfinanziario al fine di realizzare i progetti individuati dallo stesso Comitato strategico.

10. RISERVATEZZA

I partecipanti all’Accordo sono tenuti alla riservatezza circa le opinioni e le informazioni scambiate nell’ambito dei lavori e dei relativi verbali.

11. DURATA DELL’INIZIATIVA, RECESSO ED ESCLUSIONE

L’Accordo di cooperazione PUMA è a tempo indeterminato.

Ciascun ente partecipante ha il diritto di recedere dall’Accordo trasmettendo una comunicazione scritta alla Segreteria tecnica. In costanza di progetti per i quali l’ente partecipante ha impegnato proprie risorse, il recesso va preceduto da congruo preavviso, in nessun caso inferiore a 3 mesi.

Il Comitato strategico può deliberare l’esclusione dall’Accordo in presenza di gravi motivi ai sensi del paragrafo 12.

12. ESCLUSIONE. GRAVI MOTIVI

Si considerano “gravi motivi” e possono costituire motivo di esclusione dall’Accordo ai sensi del paragrafo 11:

a) la mancata partecipazione senza giustificate ragioni a due riunioni consecutive del Comitato strategico;

b) la mancata partecipazione ai Gruppi funzionali, per almeno un anno di calendario, delle risorse individuate dai rappresentanti del Comitato strategico;

c) la violazione della riservatezza stabilita al paragrafo 10.

13. MODIFICHE DELL’ACCORDO DI COOPERAZIONE

L’Accordo di cooperazione può essere modificato su deliberazione del Comitato strategico.

Il Comitato strategico delibera le modifiche al presente Accordo con il voto favorevole di almeno i 2/3 dei voti spettanti ai partecipanti.

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