KERANGKA ACUAN KERJA KEGIATAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

KERANGKA ACUAN KERJA KEGIATAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

SUB KEGIATAN PENGELOLAAN KENAIKAN PANGKAT ASN TAHUN 2021

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH

KERANGKA ACUAN KERJA KEGIATAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

SUB KEGIATAN PENGELOLAAN KENAIKAN PANGKAT ASN TAHUN 2021

A. LATAR BELAKANG Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);

2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2014 Nomor 246, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5589);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1983 tentang izin perkawinan dan perceraian bagi Pegawai Negeri Sipil sebagai mana telah dirubah dengan peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 1990;

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS;

5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil;

7. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 25 Tahun 2013 tentang Pedoman Pemberian Persetujuan Teknis Kenaikan Pangkat Reguler Pegawai Negeri Sipil Untuk Menjadi Pembina Tingkat I Golongan Ruang IV/b Ke Bawah;

8. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil;

9. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 27 Tahun 2016 tentang Pendelegasian Wewenang Menetapkan dan Pemberian Kuasa Menandatangani Surat Keputusan serta Surat-Surat Lainnya Bidang Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah;

10. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2002 tanggal 17 Juni 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002;

11. Surat Edaran Badan Kepegawaian Negara Nomor 01/SE/1994 tanggal 7 Januari 1994 tentang Penetapan Kartu Pegawai.

Gambaran Umum

Kenaikan pangkat merupakan penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara. Proses kegiatan kenaikan pangkat dilakukan secara periodik setiap tahun 2 (dua) kali yakni periode April dan Periode Oktober. Kondisi pelaksanaan kenaikan pangkat yang dilaksanakan setahun 2 (dua) kali harus semakin baik terutama dalam hal pelayanan dan distribusi SK Kenaikan Pangkat kepada PNS. Kegiatan layanan kepegawaian pada sub kegiatan pengelolaan kenaikan pangkat ASN tidak hanya memiliki indikator kenaikan pangkat PNS saja, namun terdiri dari beberapa indikator lainnya, antara lain Karis/Karsu, Karpeg, Cuti, SPTKG, dan Sumpah Janji PNS di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.

Berbagai kendala dan permasalahan yang dihadapi dalam rangka implementasi pelayanan kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah maupun Kabupaten/Kota se Jawa Tengah mulai dari aspek persiapan sampai dengan distribusi produk layanan cukup dinamis. Selain itu koordinasi lintas sektoral layanan kepegawaian dengan BKN Pusat, Sekretariat Negara Republik Indonesia, dan Kanreg I BKN Yogyakarta cukup menambah panjangnya birokrasi.

Era revolusi industri 4.0 menuntut perubahan sistem layanan pemerintah berbasis elektronik/digital, mengawali tuntutan dimaksud Kanreg I BKN Yogyakarta telah membuat kebijakan untuk proses usul kenaikan pangkat Golongan IV/b kebawah melalui mekanisme paperless (tanpa berkas fisik) dengan menggunakan aplikasi yang dikembangkan yaitu “SEMAR” (Sisitem Manajemen ASN Ter Rekonsiliasi). Pada implementasinya masih banyak terdapat kendala baik SDM, Sarana Prasarana, maupun sistem, hal tersebut tentunya membutuhkan solusi untuk menjawab dan menyelesaikan permasalahan tersebut melalui kebijakan yang diakomodir pada kegiatan yang akan datang.

Untuk mewujudkan layanan kepegawaian yang optimal perlu dilakukan langkah-langkah strategis dalam menghadapi kendala maupun permasalahan melalui dukungan Program Kepegawaian Daerah dengan Kegiatan Administrasi Kepegawaian melalui sub kegiatan Pengelolaan Kenaikan Pangkat ASN, sehingga didapatkan alternatif, solusi, serta upaya-upaya penyelesaian yang tepat, efektif dan efisien.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Untuk mewujudkan layanan kenaikan pangkat PNS dan administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan Kabupaten/Kota di Jawa Tengah yang cepat, mudah, murah dan tepat waktu.

2. Tujuan

a) Mewujudkan pelayanan prima kenaikan pangkat dan administrasi kepegawaian bagi PNS Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dan Kabupaten/Kota se Jawa Tengah;

b) Meningkatkan koordinasi layanan kepegawaian antara Pemerintah Pusat, Pemerintah Provinsi, dan Pemerintah Kabupaten/Kota;

c) Memfasilitasi serta menyelesaikan permasalahan Kenaikan Pangkat PNS dan administrasi kepegawaian lingkup Pemerintah Provinsi, serta Pemerintah Kabupaten/Kota;

d) Mewujudkan tertib administrasi kepegawaian.

C. RUANG LINGKUP KEGIATAN

Tahap Pelaksanaan kegiatan sebagai berikut :

1. Kenaikan Pangkat PNS Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

a. Edaran Jadwal Kenaikan pangkat;

b. Rapat Koordinasi Kenaikan Pangkat;

c. Input Usul Kenaikan Pangkat oleh masing-masing SKPD Provinsi Jawa Tengah melalui aplikasi Simpeg;

d. Desk Kenaikan Pangkat oleh seluruh SKPD Provinsi Jawa Tengah;

e. Input usulan ke dalam Sistem Administrasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK);

f. Kirim usulan Kenaikan Pangkat ke Kanreg I BKN Yogyakarta ( khusus Golongan IV/b kebawah ), BKN Pusat dan Sekretariat Negara di Jakarta (khusus Golongan IV/c Keatas );

g. Rekonsiliasi berkas Kenaikan Pangkat PNS melalui Sistem Aplikasi SEMAR ( khusus Golongan IV/b Kebawah);

h. Rekonsiliasi berkas Kenaikan Pangkat PNS melalui Sistem Aplikasi Docudigital ( khusus Golongan IV/c Keatas);

i. Penetapan nota persetujuan Kenaikan Pangkat oleh Kanreg I BKN Yogyakarta ( khusus Golongan IV/b Kebawah);

j. Penetapan nota persetujuan Kenaikan Pangkat oleh BKN Pusat dan Sekretariat Negara di Jakarta ( khusus Golongan IV/c Keatas)

k. Download SK dan Petikan Kenaikan Pangkat( khusus Golongan IV/b Kebawah);

l. Penyampaian dan distribusi SK Kenaikan Pangkat (Semua Golongan).

2. Kenaikan Pangkat PNS di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota

a. Edaran Jadwal Kenaikan pangkat;

b. Rapat Koordinasi Kenaikan Pangkat;

c. Input SAPK masing-masing Kab/Kota;

d. Kirim usulan ke BKD Provinsi;

e. Verifikasi berkas usul dan cetak pengantar;

f. Kirim usulan Kenaikan Pangkat ke Kanreg I BKN Yogyakarta ( khusus Golongan IV/b Kebawah);

g. Kirim usulan Kenaikan Pangkat ke BKN Pusat dan Sekretariat Negara Jakarta ( khusus Golongan IV/c Keatas);

h. Download SK dan cetak Petikan Kenaikan Pangkat ( khusus Golongan IV/b Kebawah);

i. Penyampaian SK Kenaikan Pangkat ( khusus Golongan IV/a keatas).

3. Layanan Administrasi Kepegawaian

Layanan Administrasi Kepegawaian memiliki ruang lingkup dalam pelayanan usulan (cuti, penerbitan karis/karsu, Karpeg, SPTKG JPT dan sumpah/janji PNS) kemudian diproses sesuai dengan kewenangannya masing-masing. Untuk proses layanan pengurusan/penerbitan Cuti Luar Tanggungan Xxxxxx, Xxxxx/Karsu, dan Karpeg harus diusulkan dan mendapat persetujuan dari Kantor Regional I BKN Yogyakarta, sedangkan administrasi kepegawaian cuti selain CLTN, SPTKG untuk Jabatan Pimpinan Tinggi, dan Sumpah/Janji PNS dilaksanakan oleh BKD Provinsi Jawa Tengah

D. SASARAN

⮚ Sasaran kegiatan Kenaikan Pangkat sejumlah 5.000 orang berasal dari Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Provinsi Jawa Tengah dan 5.000 orang usul Kenaikan Pangkat Golongan IV/a keatas berasal dari Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota se Jawa Tengah.

⮚ Sasaran kegiatan layanan administrasi kepegawaian yaitu PNS di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dengan rincian target sebagai berikut :

1. Layanan pembuatan surat izin cuti sebanyak 400 orang;

2. Layanan pembuatan karis/karsu sebanyak 400 orang;

3. Layanan penerbitan Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala (SPTKG) sebanyak 65 orang;

4. Layanan pembuatan Kartu Pegawai sebanyak 300 orang;

5. Pelaksanaan sumpah/janji PNS sebanyak 500 orang.

E. LOKASI KEGIATAN

Pengelolaan Kenaikan Pangkat dilaksanakan di beberapa lokasi, antara lain :

1. Desk Kenaikan Pangkat dilaksanakan di wilayah Provinsi Jawa Tengah;

2. Pengiriman usul berkas kenaikan pangkat ( khusus Golongan IV/b Kebawah), CLTN, Penerbitan Kartu Istri / Kartu Suami, Kartu Pegawai dilaksanakan di Kanreg I BKN Yogyakarta, kemudian BKN Pusat dan Sekretariat Negara Republik Indonesia di Jakarta ( khusus KP Golongan IV/c Keatas);

3. Sumpah/Janji PNS, Penerbitan SPTKG JPT, dan Cuti selain CLTN dilaksanakan oleh BKD Provinsi Jawa Tengah;

4. Roadshow layanan penyampaian SK kenaikan pangkat kepada Kabupaten/Kota, dilaksanakan di 35 Kabupaten/Kota se Jawa Tengah

5. Rapat Koordinasi dilaksanakan di wilayah Provinsi Jawa Tengah.

F. JADWAL KEGIATAN

Jadwal Pelaksanaan Kenaikan Pangkat PNS

NO	Tahapan	Jadwal Pelaksanaan
1	Desk Kenaikan Pangkat	Januari dan Juni
2	Input SAPK	Februari dan Juli
3	Cetak Nota Usul, pengantar Kenaikan Pangkat	⮚ Januari s.d Februari (Periode KP April) ⮚ Juni s.d Agustus (Periode KP Oktober)
4	Pengiriman usul kenaikan pangkat	⮚ Januari s.d Februari (Periode KP April) ⮚ Juni s.d Agustus (Periode KP Oktober)
5	Cetak SK Kenaikan Pangkat	⮚ Februari s.d Maret (Periode KP April) ⮚ Juli s.d September (Periode KP Oktober)
6	Penyerahan SK Kenaikan Pangkat	Maret dan September
7	Rapat Koordinasi Kenaikan Pangkat	April dan Oktober

Jadwal Pelaksanaan Layanan Administrasi Kepegawaian

NO	Tahapan	Waktu
1	Layanan kegiatan cuti PNS	Bulan Januari - Desember
2	Layanan kegiatan pembuatan karis dan karsu	Bulan Januari - Desember
3	Layanan kegiatan penerbitan SPTKG	Bulan Januari - Desember
4	Layanan kegiatan penerbitan Karpeg	Bulan Januari - Desember
5	Layanan Kegiatan Sumpah/Janji PNS	Bulan Juli

G. OUTPUT

1. Terfasilitasinya layanan penerbitan SK Kenaikan pangkat bagi PNS provinsi Jawa Tengah dan Kabupaten/Kota sejumlah 10.000 sertifikat.

2. Jumlah Surat Cuti PNS yang diterbitkan : 400 orang;

3. Jumlah Karis/Karsu yang diterbitkan : 400 orang;

4. Jumlah SPTKG yang diterbitkan : 65 orang;

5. Jumlah Kartu Pegawai yang diterbitkan : 300 orang;

6. Jumlah PNS Provinsi Jawa Tengah yang mengikuti Sumpah/janji PNS : 500 orang

H. ANGGARAN

Alokasi anggaran Kegiatan Kenaikan Pangkat PNS Tahun Anggaran 2021 sebesar

Rp 494.000.000,- (Terlampir).

I. PENUTUP

Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) Kegiatan Administrasi Kepegawaian pada sub Kegiatan Pengeloaan Kenaikan Pangkat ASN Tahun Anggaran 2021 disusun untuk dapat digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaannya.

KEPALA BIDANG MUTASI

Xxx. XXXXXXX, X.Xx

Pembina Tingkat I

NIP. 19650419 199710 1 001