CONTRAT DE PARTICIPATION
PARC DEs ExPOsITIONs XXXXXXxxXXX
0, 00 xx 00 xXxXXXX 2018
Merci de compléter ce document et de nous le retourner à :
Phedon - 00, xxx Xxxx Xxxxxx - X.X. 000 - 00000 XXXXX Xxxxx
Raison sociale : Responsable de l’entreprise : Adresse :
Code postal :
Ville :
Tél. :
Fax :
E-mail (obligatoire) :
SIRET N° (obligatoire) :
N° TVA Intracommunautaire (obligatoire) :
Adresse de facturation (obligatoire) :
Code postal :
Ville :
Responsable du stand :
Portable :
E-mail (obligatoire) :
Produits présentés :
VOTRE ENSEIGNE : (tel qu’il sera repris sur votre stand et sur la liste des exposants)
Org��isa�i��
00 xxx Xxxx Xxxxxx - X.X. 000 00000 Xxxxx Xxxxx
Tél : 00 00 00 00 00
SIRET : 44929230900019
N° TVA : XX 00 000000000 - XXX 0000X
Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xx Xxxxxx
C R E A T E D B Y
B.P. 2200 - 00000 Xxxxxxxxxxx Tél : 04 67 61 68 12
xxxxxxx@xxxxxxxxxxx-xxxxxx.xxx
SIRET : 38259188100018
N° TVA : FR 69 382591881 - APE 9004Z
1/ RESERVATION D’ESPACE
Stand nu sans structure (minimum de 12 m²) Prix H.T. Quantité Total H.T.
Vous aménagez et équipez votre espace avec vos matériels de stand et vos prestataires :
• de 12 à 18 m²
• plus de 18 m²
Supplément moquette (obligatoire si votre stand n’est pas équipé d’un revêtement au sol)
Aménagement espace Mutualisé
à rajouter à celui du stand nu ci-dessus, le nombre de m² doit être égal au m² stand nu. Réserve centrale, spots, tour signaletique éclairée, moquette, nettoyage, 1 comptoir et 1 tabouret par partenaire
90 €/m²
70 €/m²
6 €/m²
120 €/m²
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Stand équipé cloisons mélaminées (6 m² minimum) Prix H.T. Quantité Total H.T.
Cloisons mélaminées, moquette, rail de 3 spots/9 m² et enseigne
135 €/m²
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Stand Associations Prix H.T. Quantité Total H.T.
Module de 4 m² tarif spécial associations
Cloisons mélaminées, moquette, enseigne, rail de 3 spots Frais de dossier et branchement électrique inclus
400 €
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Prestations complémentaires Prix H.T. Quantité Total H.T.
245 € | ........................ | ........................ |
340 € | ........................ | ........................ |
160 € | ........................ | ........................ |
5,44 €/m² | ........................ | ........................ |
Total H.T. 1 : | ........................ |
Réserve de 1 m² (cloison mélaminée)
Réserve de 1 m² pour stand nu (cloison bois gainée de tissu)
Accès Wifi pour les 3 jours
Nettoyage quotidien de votre stand
Stand sur mesure, consultez nous
2/ PRESTATIONS OBLIGATOIRES
Frais de Dossier Prix H.T. Quantité Total H.T.
Gestion de votre dossier, badges exposants, attribution d’une
place de parking, inscription sur la liste des exposants, accès service presse, mise à disposition d’outils de communication
Droits d’inscription co-exposant. Tout organisme présent sur votre stand doit nous être déclaré. L’exposant doit s’acquitter des frais de gestion du dossier.
Puissances électriques
195 €
100 €
Prix H.T.
1
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Quantité
195 €
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Total H.T.
230 € | 1 | 230 € |
Total H.T. 2 : | ........................ |
Tableau électrique 2 kW
3/ PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES
Mobilier | Prix H.T. | Quantité | Total H.T. |
Comptoir en bois | 185 € | ........................ | ........................ |
Tabouret en bois | 65 € | ........................ | ........................ |
Présentoir en bois | 95 € | ........................ | ........................ |
Ensemble 1 table + 3 chaises | 155 € | ........................ | ........................ |
Ecran plat avec totem | 600 € | ........................ | ........................ |
Plante verte | 75 € | ........................ | ........................ |
Réfrigérateur | 165 € | ........................ | ........................ |
Signalétique | Prix H.T. | Quantité | Total H.T. |
Tour signalétique 1 face (L : 1.4 m - H : 1 m) | 265 € | ........................ | ........................ |
Tour signalétique 4 faces de 1m² éclairées (sur réserve) Autres formats, nous consulter | 695 € | ........................ | ........................ |
Kakémono / enrouleur format 80 x 200 cm | 198 € | ........................ | ........................ |
Flamme / drapeau sur pieds - voile 86.5 x 213 cm | 290 € | ........................ | ........................ |
Commandes complémentaires d’installation, de mobilier et de signalétique. | (nous consulter) | ||
Total H.T. 3 : | ........................ | ||
4/ OPTIMISEZ VOTRE PRESENCE SUR LE SALON
Prestations de communication | Prix H.T. | Quantité | Total H.T. |
Publication Facebook dès votre inscription | OFFERT | ||
Bannière sur une newsletter grand public du salon | 400 € | ........................ | ........................ |
Bannière cliquable sur le site Internet du salon | 350 € | ........................ | ........................ |
Distribution de vos flyers par nos hôtesses à l’entrée du salon | 400 € | ........................ | ........................ |
Votre publicité sur les écrans du salon (+ de 2 000 passages) | 500 € | ........................ | ........................ |
Envoi de votre newsletter aux visiteurs du salon (création incluse) | 990 € | ........................ | ........................ |
Offre limitée à 5 exposants | |||
Pack partenaire Salon des Sports de Nature | Prix H.T. | Quantité | Total H.T. |
L’ensemble des prestations de communication ci-dessus + 1 page intérieure ou dernière de couverture dans le guide visiteurs du salon (selon disponibilité) + votre logo sur le plan de communication du salon (affichage, presse, édition) Offre limitée à 5 partenaires | 6500 € | ........................ | ........................ |
Le guide visiteur du Salon des Sports de Nature | Prix H.T. | Quantité | Total H.T. |
10 000 ex. distribués par nos hôtesses à l’entrée du salon | |||
1/4 page intérieure | 620 € | ........................ | ........................ |
1/2 page intérieure | 820 € | ........................ | ........................ |
1 page intérieure | 1160 € | ........................ | ........................ |
Dernière de couverture Remise des éléments en PDF HD avant le 22 décembre 2017 | 1520 € | ........................ | ........................ |
Total H.T. 4 : | ........................ | ||
Total H.T. 1+2+3+4 : | |||
T.V.A 20 % : | |||
TOTAL T.T.C. : | |||
Je souhaiterais pouvoir animer gratuitement une conférence lors du salon (20 à 50 minutes)
La signature de ce présent contrat de participation vaut acception du règlement général situé au verso (pages 6 et 7)
Date :
Cachet commercial & signature :
Le soussigné verse, à titre d’acompte, 50 % du montant T.T.C. de sa réservation immédiatement, soit € T.T.C.
Par chèque bancaire établi à l’ordre de Phedon et s’engage à verser le solde, soit € T.T.C. à réception de la
facture avant le 22 décembre 2017, sans rappel de notre part.
L’emplacement de votre stand sera validé uniquement après encaissement de votre acompte.
Code Banque | Code Guichet | N° de compte | Cle Rib | Domiciliation |
30003 | 01679 | 00020013407 | 47 | SOCIETE GENERALE LILLE |
N°IBAN : FR 76 3000 3016 7900 0200 1340 747 BIC : XXXXXXXX
SIRET PHEDON : 449.292.309.00019 - Numéro TVA : FR 53 449292309 - APE : 7911Z
RÉGLEMENT GÉNÉRAL
1 – CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTES
Le présent règlement a pour objet de définir les règles applicables à l’admission et à la participation des exposants au Salon des Sports de Nature 2018 de Montpellier. PHEDON et Montpellier Events, ci-après désignés
« l’Organisateur », se réservent la possibilité de modifier ou de compléter le présent règlement, sans préavis, dans l’intérêt du respect de la sécurité des personnes et des biens. L’Organisateur en informera l’exposant par tous moyens appropriés.
2 – ADMISSION
Tout document relatif aux présentes, y compris la demande d’admission doit être adressée à PHEDON - 00, xxx Xxxx Xxxxxx, XX 000, 00000 Xxxxx Xxxxx, et marque l’adhésion pleine et entière de l’exposant au présent règlement. Seules les demandes entièrement remplies et dûment signées, accompagnées du paiement prévu pourront être prises en considération, sous réserve de l’encaissement complet. Les paiements sont à libeller à l’ordre de PHEDON.
3 – CONDITIONS DE RÈGLEMENT
Le paiement de la location doit être effectué aux deux échéances ci-après définies. L’exposant doit verser, au moment de sa demande d’admission, une première échéance égale à 50 % du montant total
T.T.C. de sa réservation. Aucune demande d’admission ne sera prise en compte sans ce premier paiement. En cas de désistement du fait de l’exposant, ce premier paiement partiel reste définitivement acquis à l’Organisateur (voir chapitre 4 : défaut d’occupation - annulation). Le règlement du solde de chaque stand doit parvenir à PHEDON 45 jours avant le démarrage du salon. Tout défaut de paiement aux échéances fixées entraîne de plein droit, et sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard au taux mensuel égal à deux fois le taux de l’intérêt légal et entraîne le droit pour l’Organisateur d’annuler la mise à disposition du stand et de modifier l’emplacement concédé. Le défaut de paiement du solde de la participation dans le délai fixé donne à l’Organisateur, sans mise en demeure préalable, le droit de retirer l’admission de l’exposant et/ou entraîne l’annulation de l’emplacement de celui- ci. Dans toutes ces hypothèses, le montant total de la facture est dû à l’Organisateur.
4 – DÉFAUT D’OCCUPATION – ANNULATION
La signature de la demande de participation constitue un engagement ferme. L’annulation de la participation entraînera le paiement d’une indemnité par l’exposant. L’annulation ne sera prise en compte que si elle est adressée par l’exposant à l’Organisateur par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Si le désistement intervient, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception reçue avant le 22 décembre 2017, 50 % du montant total de la facture sera dû à titre d’indemnité. Pour toute annulation non reçue dans ces conditions, le règlement complet de la facture restera dû par l’exposant à l’Organisateur. Tout stand non occupé le jour de l’ouverture à 14 h sera repris par l’Organisateur sans que l’exposant puisse prétendre à aucune indemnité, même dans le cas où l’Organisateur ait pu relouer l’emplacement initialement réservé. L’Organisateur se réserve le droit de reporter la manifestation et de changer les horaires indiqués notamment en cas de force majeure ou pour toute autre raison qui nécessiterait une telle modification. Chaque exposant en serait informé officiellement. Le report de la manifestation ou le changement d’horaires ne peut pas justifier une annulation totale ou partielle de réservation de la part des exposants.
5 – AFFECTATION DES STANDS
L’Organisateur est seul juge de l’implantation des stands. Il statue sur les admissions, leur surface, le nombre d’exposants et la répartition des stands sans être obligé de motiver sa décision. La décision d’admission ou de répartition des stands ne pourra donner lieu à une quelconque indemnité. Seule l’émission de la facture de location d’espace par l’Organisateur constitue une preuve de l’admission de l’exposant, sous réserve du complet encaissement. L’Organisateur tiendra notam¬ment compte, dans le cadre des attributions, de la date de retour des dossiers.
6 – OBLIGATIONS DE L’EXPOSANT
Il n’est pas admis qu’un exposant héberge une société tierce sur son stand sans l’accord préalable et écrit de l’Organisateur. Toute admission engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui s’engage à observer strictement les dispositions du présent règlement, ainsi que les règlements spéciaux qui lui seront adressés dans le dossier de l’exposant. Tout manquement à ces règlements par l’exposant peut entraîner son exclusion,
sans que celui-ci ne puisse demander le remboursement des sommes versées ni d’indemnité de quelque nature que ce soit. Produits exposés, exclusivités, fraudes, concurrence déloyale, contrefaçons : les exposants s’engagent à ne présenter que des produits ou matériels conformes à la nomenclature établie par l’Organisateur et à la réglementation française, à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur ou de tromper le public et à ne commettre aucun acte de contrefaçon ou de concurrence déloyale. De manière plus générale, l’exposant s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et réglementaires régissant ou étant amené à régir l’évènement, et notamment, sans que la liste suivante ne soit exhaustive : code de la route droit de la propriété intellectuelle y compris le droit d’auteur, droit à l’image, droit des marques, le code des débits de boissons et des mesures contre l’alcoolisme, la lutte contre le tabagisme, le droit de la consommation, le code du travail… Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés ou objets de toute nature ne pourront être distribués par les exposants que sur leur stand. Aucun prospectus relatif à des articles non-exposés ne pourra être distribué sans l’autorisation écrite et préalable de l’Organisateur. La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, brochures, billets de tombola, insignes, bons de participation, etc., même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes dites de sondage, sont interdites sauf dérogation préalable au salon accordée par l’Organisateur. L’organisation de toute tombola, même gratuite, est également interdite sur chaque stand sauf dérogation accordée par l’Organisateur avant le démarrage du Salon. L’exploitation de données concernant les visiteurs du Salon n’est pas autorisée et peut donner lieu à des poursuites en cas de réclamation d’un client ou d’utilisation frauduleuse avérée. Les exposants s’engagent à ne présenter enfin que les fabrications ou services pour lesquels ils ont été admis au Salon. L’Organisateur peut à tout moment exiger que soient retirés immédiatement de l’exposition les objets litigieux. Le non-respect de ces obligations entraîne de plein droit l’exclusion temporaire ou définitive du salon. L’Organisateur peut interdire l’entrée de l’exposition à toute personne s’étant livrée à des actes préjudiciables à l’un des exposants. L’exposant garantit l’Organisateur de tout recours, réclamation ou revendication en provenance de tiers, fondées sur des faits de concurrence déloyale ou de contrefaçon et de façon générale sur l’atteinte à leurs droits. L’exposant garantit l’Organisateur de tous dommages et intérêts et de frais qui pourront être revendiqués en conséquence par ces tiers, y compris les honoraires d’avocat.
Installation des stands :
L’implantation des stands incombe à l’Organisateur. Les exposants peuvent aménager l’emplacement qui leur est alloué en tenant compte des impératifs suivants :
• Respecter les limites du stand attribué et ne pas empiéter sur les allées,
• Respecter la hauteur limite des stands, fixée à 2m50, sauf dérogation écrite.
• Respecter et ne pas modifier les éléments mis en place par l’Organisateur tels que : enseigne, moquette, éclairage, boîtier électrique, fluides.
S’assurer que tous les accessoires ajoutés par eux pour l’aménagement ou la décoration de leur stand sont ignifugés ou ininflammables, conformément à la réglementation en vigueur. Ainsi l’exposant peut décorer son stand selon son goût dans le cadre des obligations précitées, après approbation de l’Organisateur de sa proposition de décoration.
Toute infraction à cette obligation peut entraîner le démontage immédiat du stand. En cas d’infraction, l’exposant s’engage à faire déposer à ses frais et à ses risques et périls, les éléments en contravention avec le projet accepté. A défaut l’Organisateur se substitue à l’exposant, aux frais et sous la responsabilité de ce dernier. L’approbation de l’Organisateur ne vaut pas validation de la décoration de l’exposant et ne saurait engager sa responsabilité. Cette approbation ne vaut que pour assurer une certaine homogénéité du salon et son image auprès du public. Toutes détériorations causées par les installations des exposants ou les marchandises exposées, aux installations fournies par l’Organisateur, au sol et locaux mis à leur disposition seront évaluées par les organisateurs et facturées aux exposants
RÉGLEMENT GÉNÉRAL
responsables. L’installation des stands devra être terminée la veille de l’ouverture du salon en raison du contrôle de la Commission de Sécurité. L’enceinte du salon sera interdite aux véhicules la veille et le jour de l’ouverture du salon et pendant la durée de l’exposition. L’Organisateur n’accordera de dérogation à cette règle que pour des motifs impérieux. Jusqu’au déménagement complet des stands, il est fait obligation à tous les exposants de prévoir un responsable sur le stand afin d’éviter notamment les vols.
Sécurité des produits et services :
Les produits ou services présentés sur les stands par les exposants doivent être conformes aux normes de sécurité en vigueur. Les exposants assument l’entière responsabilité des éventuelles défectuosités des dits produits ou services sans que la responsabilité de l’Organisateur ne puisse être recherchée.
7 – ASSURANCES
L’organisateur décline toute responsabilité concernant les dommages de toute nature pouvant survenir aux biens exposés pour toute cause que ce soit. L’Organisateur a souscrit une assurance responsabilité civile en tant qu’Organisateur. Du seul fait de sa participation au salon, l’exposant ainsi que ses assureurs renoncent à tout recours contre PHEDON, et contre Montpellier Events, propriétaire des locaux, leurs personnels, leurs préposés ou toute personne sous leur garde. De son côté, l’Organisateur renonce également à tout recours contre les exposants, le cas de malveillance excepté :
• Les clauses de renonciation à recours visées au sein du présent article s’appliquent tant à l’Organisateur qu’à ses assureurs.
• Les exposants sont donc invités à se munir des assurances suivantes et d‘en présenter l’attestation auprès du commissariat technique, lors de leur arrivée sur le site.
Une assurance à responsabilité civile à caractère obligatoire, avec clause de renonciation à recours envers PHEDON ainsi que Montpellier Events. Une assurance facultative mais conseillée pour tout dommage (bris, vols, détérioration…) causé à leur matériel, comportant également une clause de renonciation à recours envers PHEDON ainsi que Montpellier Events.
8 – SÉCURITÉ
Les produits ou services présentés sur les stands par les exposants doivent être conformes aux normes de sécurité en vigueur. Lors de la visite de la Commission de Sécurité, la veille ou le jour de l’ouverture du salon, l’exposant doit obligatoirement être présent sur le stand et être en mesure de fournir les procès-verbaux de réaction au feu de tous les matériaux utilisés. Les exposants assument l’entière responsabilité des éventuelles défectuosités des dits produits ou services sans que la responsabilité de l’Organisateur puisse être recherchée. Le dossier de sécurité de la manifestation est assuré par un chargé de sécurité agréé par l’organisateur. En matière de sécurité, il est interlocuteur unique. C’est à lui qu’il faut adresser les demandes d’autorisation particulières concernant l’aménagement du stand par l’exposant. L’utilisation de machines en fonctionnement, moteurs thermiques ou à combustion, liquides inflammables, générateurs de fumées, substances radioactives, rayons X, lasers fait l’objet d’une réglementation particulière. L’exposant concerné s’oblige prendre contact avec le chargé de sécurité agréé pour toute utilisation d’appareils précités.
9- LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
L’Organisateur ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages immatériels, indirects, accessoires ou spéciaux ou des dommages résultant d’une perte de profit, d’un manque à gagner, de privation d’usage subi par l’exposant ou par un tiers, et ce même si l’Organisateur est informé de la possible survenance de ces dommages. En cas de dommages directs, si la responsabilité de l’Organisateur était recherchée, celle-ci serait limitée à la somme versée pour l’admission de l’exposant.
10 – PRESTATIONS EXCLUSIVES ET ENTREPRISES AGRÉÉES
Les prestations exclusives à l’organisateur sont : les fluides, la sécurité, le gardiennage, les télécommunications, l’accrochage des charges, le chauffage et la climatisation, le nettoyage, l’accueil, le bar. La restauration est assurée par des traiteurs agréés. Les entreprises agréées par l’organisateur sont seules habilitées à effectuer les travaux et fournitures du matériel dans le cadre du salon. L’exposant devra prendre soin du matériel mis à sa disposition, sous peine de supporter le coût du remplacement du matériel détérioré.
11 – GUIDE DE L’EXPOSANT
Tous les renseignements concernant les détails de la participation de l’exposant au Salon lui sont fournis dans le « Guide de l’Exposant
», adressé à chaque participant après attribution des stands. 12 – ACCROCHAGE DE CHARGES
Les accroches doivent obligatoirement faire l’objet de demande préalable circonstanciée auprès de l’organisateur. Pour des raisons de sécurité, l’exposant s’oblige à faire appel aux services de l’organisateur pour l’accrochage de charges à partir de la charpente du bâtiment.
13 – RÉSISTANCE AU SOL
La résistance au sol est de 1 T /m². Il faut tenir compte de ces résistances non seulement pour l’installation du matériel exposé mais également pour les manutentions. Les surcharges ponctuelles et travaux lourds devront obtenir l’accord du service technique de l’organisateur. Les chariots et autres appareils de manutention doivent être équipés de roues à bandage caoutchouté. L’exposant ne peut en aucun cas trouer les sols ou y fixer quoi que ce soit. Dans le cas contraire, toute dégradation des sols du fait de l’exposant est à la charge de l’exposant. Il lui appartient donc de prendre toutes mesures permettant d’assurer la protection des sols en cas de risque.
14 – PARKING
Le stationnement aux abords du Parc des Expositions est strictement réglementé. Le déchargement et chargement de matériel peuvent s’effectuer à partir de l’aire de livraison pour une durée limitée, suivant les directives qui seront appliquées par le service de sécurité. Le stationnement des véhicules personnels n’est pas autorisé dans l’aire de livraison en dehors du chargement et déchargement.
15 – NUISANCES ET ENVIRONNEMENT
L’exposant se doit d’avoir une attitude conforme aux intérêts généraux du salon et à l’image de l’Organisateur, notamment à l’égard des visiteurs et des autres participants. A ce titre, il s’engage en cas de litige ou de contestation avec l’Organisateur ou autres exposants, à ne rien faire qui puisse nuire au bon déroulement du salon. Toute attitude nuisible au bon déroulement du salon pourra entraîner l’exclusion immédiate de l’exposant. L’Organisateur se réserve le droit de faire enlever toute installation nuisant à l’aspect général du salon, ou tout matériel dégageant des odeurs nauséabondes, ou considéré comme dangereux. L’Organisateur en informera l’exposant avant d’y procéder.
16 – ANIMAUX
L’introduction d’animaux est interdite dans l’enceinte du Parc des Expositions, sauf autorisation exceptionnelle.
17 – STOCKAGE DES EMBALLAGES
L’organisateur ne dispose pas de locaux susceptibles d’entreposer les emballages vides pendant la période d’exposition. Ceux-ci doivent être emportés au fur et à mesure du montage par les exposants.
18 – RÉCEPTION DES COLIS
Chaque exposant ou délégué pourvoira au transport, à la réception, à l’expédition de ses colis, ainsi qu’à leur reconnaissance sur les lieux de l’exposition. Tous les colis devront être déballés à l’arrivée. Si les exposants ne sont pas présents pour recevoir leurs marchandises, l’organisateur pourra les faire entreposer, déballer ou réexpédier d’office aux frais, risques et périls de l’exposant.(voir informations pratiques dans le « guide de l’exposant »).
19 – CONTRÔLE DES ACCÈS
L’accès au Parc des Expositions est réglementé par le service de sécurité pour les périodes de montage et de démontage et pour la durée de l’ouverture du salon. L’Organisateur se réserve le droit d’interdire l’accès au salon ou d’expulser toute personne dont l’attitude ou la tenue vestimentaire sera jugée incompatible avec l’image de marque de l’établissement et de la manifestation ou qui refuserait de se conformer au règlement de sécurité des lieux. 20 – CLAUSE ATTRIBUTIVE DE JURIDICTION
En cas de difficulté d’interprétation du présent règlement et de litige pouvant surgir à l’occasion de la conclusion et de l’exécution du contrat, notamment pendant l’exposition, il est fait attribution expresse de compétence aux Tribunaux de Montpellier, et ce même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appels de garantie. 21 – DECLARATION DE L’EXPOSANT
Nous attestons sur l’honneur et certifions que le travail réalisé à cette occasion sera effectué par des salariés employés régulièrement au regard des articles L. 1221-10, L. 3243-2, R. 3243-1, L 320, L.143-3, L.143-5, L.620-3 et R 143-2 du Code du
Travail et que nous avons déposé auprès de l’administration fiscale l’ensemble des déclarations fiscales obligatoires.