Contrat d’engagement entre Bordeaux

Contrat d’engagement entre Bordeaux

Métropole et la commune du Haillan

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° ……………………… du , Monsieur Xxxxx Xxxxx ci-après dénommée "la Métropole",

d'une part,

Et

La commune du Haillan représentée par son Maire, Madame Xxxxxx Kiss dûment habilitée par

délibération n°……………. du , ci-après dénommée "la commune",

d'autre part,

VU le schéma de mutualisation adopté le 29 mai 2015 ;

Considérant la volonté des structures contractantes de se doter de services communs afin de favoriser l'exercice de leurs missions, de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement et d’être assurées de disposer d’une performance des services communs métropolitains au moins équivalente à celle de leurs services municipaux, il est proposé d’établir un « contrat d’engagement » définissant un cadre général d’organisation des relations et de l’action, entre la commune et Bordeaux Métropole.

Considérant la nécessité de traduire juridiquement et financièrement les conditions de création des services communs, et conformément aux obligations légales en la matière, il est proposé une convention de service commun intégrant l’impact de la mutualisation et les conditions de transferts de moyens afférent à la Métropole faisant l’objet d’un document à part.

Considérant les liens étroits pouvant exister entre les objectifs fixés aux services communs et les moyens pour les réaliser, les conventions de service commun et les contrats d’engagement sont élaborés conjointement.

Considérant l’équilibre à trouver entre la précision des engagements, expression des exigences réciproques, et la nécessaire souplesse du fonctionnement dans la période de mise en place des services communs,

Il est, dans ce cadre, convenu et arrêté ce qui suit :

Sommaire

ARTICLE 1 : OBJET 4

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES 4

OBJECTIFS GENERAUX DU CONTRAT 4

ENGAGEMENTS QUALITE 4

ARTICLE 3 : XXXXXX XXXXXXXXX 0

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE 5

FORME 5

AUTORITES HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE 6

REFERENTS ET INTERFACES 6

PROCEDURES 7

REGULATION ET ARBITRAGE 7

ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT 8

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES 8

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT 9

ANNEXES 10

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent contrat fixe le cadre général d’organisation des relations entre la Métropole et la commune du Haillan et de leurs actions, pour les missions et activités qu’elles ont décidé de mutualiser, étant rappelé que la commune reste l’interlocuteur privilégié des usagers.

Il s’applique également aux missions de propreté, mobilier urbain et espaces verts sur voirie qu’elles ont décidé de régulariser par transfert des personnels et moyens affectés.

Il constitue l’outil de gouvernance qui permet d’optimiser la collaboration entre les parties sur l’ensemble des champs mutualisés en établissant les procédures de travail et en déterminant une répartition des rôles que les deux parties prenantes s'engagent à respecter.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES

Objectifs généraux du contrat

Le contrat d’engagement doit permettre aux parties d’atteindre les objectifs suivants :

• expliciter les liens entre autorités hiérarchiques et fonctionnelles qui régissent, d’une part la gestion des services communs au sein de Bordeaux Métropole et, d’autre part, les relations entre ces services communs et la commune et ses représentants ;

• accroître la réactivité des réponses à l’usager rendues par l’ensemble commune/Métropole ;

• rendre lisible le circuit des demandes et de leur traitement, pour chacun ;

• rechercher l’efficience, la performance, dans le cadre d’une obligation de résultat et de respect des moyens affectés ;

• donner un sens à la mutualisation et aux transferts de compétences, en définissant plus précisément les procédures de gestion de la relation à l’usager et en les rendant opposables au sein d’un document liant la commune et la Métropole.

Ce contrat recense les besoins de la commune et ses attentes spécifiques dont les parties conviennent et que la Métropole s'engage à prendre en compte, ainsi que les principes de

pilotage, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.

Dans la mesure où la qualité du service rendu par la Métropole dépend étroitement de la bonne collaboration de la commune, celle-ci devra réciproquement répondre aux attentes formulées par la Métropole.

Engagements qualité

Des engagements qualité sont pris, par domaine et prestations, qui reposent sur un niveau de service arrêté d’un commun accord par les parties.

La commune s’engage dans ce cadre à justifier préalablement de son niveau de service constaté en 2014/2015 et, le cas échéant, à communiquer à la Métropole les référentiels qualité qu’elle applique.

Ces éléments figurent de manière synthétique sur chaque fiche thématique annexée au présent contrat, laquelle peut renvoyer à des documents plus complets transmis par la commune à la Métropole à l’occasion de la conclusion du présent contrat (rapports d’activité, tableaux de bord…).

Il appartient à la commune de justifier des moyens qu’elle consacrait à l’activité, et du résultat atteint. A défaut, les parties

conviennent de mettre en place un suivi d’activités la première année du contrat afin de constituer un «niveau de référence».

Ainsi, et pour chaque prestation, un responsable pourra être identifié, les engagements qualité écrits, et les dossiers ou projets prioritaires précisés (annexes).

ARTICLE 3 : CHAMPS CONCERNES

Les services communs ne pourront être saisis que pour les fonctions que la commune a décidé de mutualiser.

En l’occurrence sont concernés les domaines suivants :

Fonctions supports

Numérique et système d’information

Fonctions opérationnelles

Animation économique et emploi

Une déclinaison est établie, domaine par domaine, des activités mutualisées, des interlocuteurs identifiés, des priorités et engagements de service réciproques, des indicateurs et valeurs cibles.

Cette déclinaison figure en annexe, par thématique.

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE

Il est nécessaire de préciser les dispositions générales relatives aux modalités de saisine par le Maire (et sous son autorité, ses adjoints ou ses services), des différents services communs placés sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole, du directeur général des services (DGS) de la Métropole et le cas échéant l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial concerné, étant rappelé que les utilisateurs de ces services peuvent être externes (usagers des services publics) ou internes (agents communaux).

Forme

Les demandes peuvent prendre, selon leur nature, toutes formes : courrier, note, courriel, mais aussi appel téléphonique ou demande orale directe.

Le lien dit de « proximité » qualifie plus particulièrement les relations entretenues par la commune avec ses habitants.

La commune reste l’interlocuteur privilégié des habitants, même si cela n’interdit pas à ces derniers de saisir directement les services métropolitains.

La commune et la Métropole ont pour objectif de développer un outil partagé permettant de centraliser les demandes et facilitant ainsi la saisine des services métropolitains et un retour d’information vers la commune, qui pourront ainsi adresser la réponse à l’usager sur leurs territoires.

Autorités hiérarchique et fonctionnelle

L’autorité hiérarchique

L’autorité hiérarchique, exercée au travers de ses responsables par la collectivité employeuse de l’agent, permet et garantit la prise de décision et la mise en œuvre des missions confiées. Le lien hiérarchique se traduit, au sein de l’organisation de travail, par l’existence d’une fonction d’encadrement clairement et personnellement identifiée, dont l’agent dépend. L’encadrant fixe les objectifs, attribue les moyens, priorise les tâches et en contrôle l’exécution. Il lui appartient d’évaluer et de noter l’agent.

Pour les agents transférés par la commune dans les services communs au titre de la mutualisation, l’autorité hiérarchique est exercée par le Président de Bordeaux Métropole ou par ceux à qui il a confié cette autorité, dans le cadre de l’organisation de la Métropole.

L’autorité fonctionnelle

L’autorité fonctionnelle caractérise le lien entre les responsables de la commune et les services communs pilotés par la Métropole. La mission étant exercée pour le compte de la commune, le service commun qui la remplit est placé sous l’autorité fonctionnelle du Maire et de ses représentants (élus et services). A ce titre, le service commun conseille, prépare et exécute les décisions du Maire.

Cette relation, sans confusion avec l’exercice de l’autorité hiérarchique, garantit la bonne articulation (expression du besoin, commande,

Référents et interfaces

échange d’information, suivi de la réalisation, évaluation du résultat…) entre le donneur d’ordre communal et le service qui agit pour son compte.

Pour ce faire, le Maire ou ses représentants s’adressent directement aux cadres dirigeants des services communs concernés, essentiellement en pôle territorial mais également, selon la nature des activités mutualisées, en direction centrale.

Par ailleurs, un lien fonctionnel, de nature différente, existe en interne aux services métropolitains. Il contribue à la valeur ajoutée apportée par la mutualisation car il repose sur le principe que les directions centrales exercent en premier lieu vers les pôles territoriaux une fonction d’appui, d’expertise et de ressources, que ces dernières ont vocation à mobiliser dans le cadre de leurs missions propres.

Ce lien fonctionnel s’inscrit par ailleurs dans un rôle d’animation des compétences métiers liées aux activités et missions communes. Il favorise l’analyse des pratiques professionnelles, le partage des connaissances, l’utilisation et la maîtrise des outils communs.

L’outil privilégié pour l’animation fonctionnelle est le réseau métier. Les réseaux métiers constituent des instances de dialogue fonctionnelles et non hiérarchiques. Ils facilitent les coopérations dans une organisation déconcentrée, en recherchant l’amélioration continue du service rendu.

L’adjoint au directeur général en charge du pôle territorial et le directeur général des services de la commune sont garants de la bonne mise en œuvre du contrat d’engagement. Afin de faciliter le pilotage du-dit contrat et les actions correctives qui s’avèreraient nécessaires, un responsable du suivi du contrat est désigné par chacune des parties. Pour la Métropole, il est positionné en pôle territorial. La fonction de responsable qualité est assurée au niveau de la direction générale des territoires.

Afin de faciliter la mise en œuvre des prestations au quotidien, des responsables thématiques sont identifiés côté Métropole. Leurs interlocuteurs côté commune sont précisés en annexes. Le rôle des

responsables thématiques est de s’assurer de la qualification de la demande, de la mise en œuvre et de la circulation de l’information sur les actions réalisées.

Procédures

Les annexes thématiques (annexes) précisent les procédures applicables par domaine et par activité.

Régulation et arbitrage

En étant guidé par les principes de rapidité, de simplicité et d’efficacité, les processus de saisine doivent être clairs et les interlocuteurs identifiés sur la base de leur fonction.

Les saisines du service commun peuvent, selon les activités, être de trois natures :

Ordinaire

Il s’agit de la saisine de droit commun, qui s’inscrit dans un fonctionnement normal du service et à laquelle l’organisation de travail planifiée des services communs doit répondre.

En urgence

Il s’agit de la saisine qui, s’inscrivant dans une activité dont la mise en œuvre est confiée par la commune aux services communs, a pour origine un évènement ponctuel et non prévisible auquel il faut faire face avec une très grande réactivité. Elle impose aux responsables concernés des services communs une priorité et un délai d’intervention spécifiques.

Exceptionnelle

Il s’agit d’une saisine qui ne s’inscrit pas dans le cadre d’action prévu par le contrat d’engagement. Elle est exceptionnelle tant par le fait qu’elle est hors du champ contractuel que par son caractère ponctuel. Les modalités de la réponse et de sa prise en charge sont évaluées et déterminées par les responsables concernés de la commune et des services communs.

En cas de divergence de vue sur les éléments de programmation des opérations, tâches ou travaux confiés aux agents mutualisés, un arbitrage sera réalisé suivant la procédure suivante :

• Les autorités hiérarchiques (directeur général des services de la commune, directeurs généraux adjoints, adjoints au directeur général des territoires en charge des pôles territoriaux) sont chargées de trouver un compromis entre les besoins et les moyens des deux collectivités.

• Si nécessaire, les directeurs généraux seront amenés à trouver une solution.

• En dernier recours, le Maire et le Président sont sollicités.

En cas de divergence sur le fond, les instructions du Maire sont appliquées en dernière instance.

En cas de demande exceptionnelle non prévue au contrat, la commune prend contact avec l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Ce dernier pourra proposer à la commune d’adapter l’organisation usuelle des moyens pour disposer des moyens adaptés à cette demande.

Un état récapitulatif annuel sera dressé afin d'inventorier les demandes exceptionnelles et les litiges et de capitaliser les solutions arbitrées. Il sera présenté en Conférence territoriale.

ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT

Une mesure de l’atteinte des objectifs prévus est nécessaire, sur la base d’un suivi et d’une évaluation prévoyant de possibles ajustements chaque année, en fonction de l’évolution de la répartition des services entre Métropole et commune, de l’écart constaté entre les objectifs et les résultats, et enfin de l’évolution des besoins.

La mise en œuvre opérationnelle du contrat est pilotée par le directeur général des services de la commune et l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Une réunion de lancement est organisée avec les parties prenantes pour partager les objectifs du contrat, les procédures de travail et s'accorder sur un plan d'actions visant à améliorer la collaboration entre les deux parties, ainsi que, le cas échéant, sur la détermination d’un plan de continuité.

Des rencontres mensuelles des responsables de suivi du contrat sont organisées la première année, elles sont a minima trimestrielles par la suite. Un tableau de bord permet de faire le point sur les interventions réalisées dans la commune (nature, délais…).

Au moins deux réunions annuelles, avec les Maires, sont organisées pour traiter, par thématique, les dossiers en cours, vérifier le respect des engagements mentionnés dans le contrat et mettre en place des actions correctives, si nécessaire. La Métropole fournit les données opérationnelles et financières liées au pilotage du contrat, et les données nécessaires pour assurer l’efficacité du suivi et permettre, postérieurement, une évaluation plus générale de l’organisation mise en place.

Une évaluation à la date anniversaire du contrat est programmée pour vérifier le respect des engagements pris par les cocontractants. Cette évaluation permet, sur la base des indicateurs contenus dans le contrat et des observations formulées par les parties, de mesurer le degré de prise en compte des besoins exprimés. Elle conduit, le cas échéant, à l'actualisation des objectifs, des engagements et du plan d'actions sur lesquels se sont accordées les deux parties.

L’évaluation annuelle est communiquée chaque année par la Métropole à la commune du Haillan, au plus tard le 31 mars de l’année suivante, sous forme d’un rapport reprenant des données tant quantitatives que qualitatives, qui est présenté aux instances délibératives communales pour information.

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES

Le Maire garde la souveraineté du niveau de service qu’il souhaite fixer sur sa commune pour ces services mutualisés. Les moyens des services communs seront alors ajustés en conséquence.

Une révision des niveaux de service assurés par la Métropole pour le compte de la commune peut être envisagée par les parties. Elle fait l’objet d’une négociation qui prend notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaité par la commune, l’évaluation de

l’impact sur les moyens affectés et la capacité de la Métropole à prendre en compte ces évolutions. Cette révision peut déboucher sur une révision de l’attribution de compensation de la commune.

Les adaptations limitées des niveaux de service sont arrêtées entre les parties dans le cadre de la démarche d’amélioration continue et de dialogue de gestion, dans un objectif partagé d’efficience du service.

En cas de mise à disposition descendante de personnels métropolitains ou ascendante de personnels communaux, et de prestations complémentaires de services rendus par les services communs métropolitains, une compensation financière pourra être prévue.

La révision du niveau de prestation et les prestations complémentaires se concrétisent par un avenant portant sur les annexes.

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat est conclu pour la durée du mandat municipal, avec renouvellement tacite dans xxx xxx mois qui suivent l’élection municipale.

Fait à Bordeaux, le …………………….., en deux exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Kiss

ANNEXES

- Numérique et système d’information

- Animation économique et emploi

ANNEXE POUR LE DOMAINE NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DU HAILLAN

Propos liminaire à l’ensemble du domaine Numérique et systèmes d’information

La transition numérique est un mouvement de fond, qui s’accentue fortement. De simple adaptation et incorporation de nouveaux outils, elle devient un mouvement global, qui interroge les entreprises, les collectivités, les citoyens, les modes d’organisation, la culture et les champs d’actions de toutes les structures, transforme progressivement la société dans tous les domaines : économique, social, politique, éducatif, urbain, culturel, administratif…

Relever ces défis nécessite d’être innovant à tous les niveaux, d’anticiper le rythme soutenu

d’évolution des technologies,

de garantir la sécurité de l’information, de

mettre en place des

schémas de développement adaptés aux attentes de la population, des entreprises mais aussi aux enjeux majeurs de performance publique dans un contexte de ressources contraintes.

La mutualisation du numérique et des systèmes d’information au sein de service commun témoigne de la volonté, forte et partagée des communes et de la Métropole de co−construire et développer ensemble une politique numérique ambitieuse au service et en support des politiques publiques communales et métropolitaines.

La taille critique ainsi atteinte doit favoriser l’efficience dans le service rendu, les économies d’échelle, la mobilisation de partenaires, l’ingénierie de projets complexes et l’innovation. Elle doit également favoriser la construction d’une offre de service commune et apporter des garanties en matière de performance, de disponibilité et de sécurisation des infrastructures, des plateformes et des données, le tout dans un souci de développement durable.

Le besoin d’agilité et de transparence se concrétise par une série d’outils à construire ensemble qu’il s’agisse de la gouvernance, de l’ambition numérique partagée, des schémas numériques de chaque commune et de contrats d’engagement objet du présent document.

DOMAINE : NUMERIQUE ET SYSTEME D’INFORMATION SOUS-DOMAINES :

A. CO−CONSTRUCTION DE LA STRATEGIE NUMERIQUE COMMUNALE, GOUVERNANCE ET SECURITE

B. REALISATION DES PROJETS NUMERIQUES DE COMPETENCE COMMUNALE

C. FOURNITURE DES POSTES ET ENVIRONNEMENTS NUMERIQUES DE TRAVAIL ƒ ASSISTANCE UTILISATEURS

D. HEBERGEMENT, EXPLOITATION ET MAINTIEN EN CONDITIONS OPERATIONNELLES DES

SYSTEMES D’INFORMATION

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’information

Les moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’information sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Numérique et Systèmes d’Information

Activités mutualisées par la Commune

A- Co-construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité

• Animation de la veille technologique et de l’innovation au service des métiers

• Co−construction du Schéma numérique communal pluriannuel décliné par direction générale ƒ politique publique (horizon 3 ans, revu annuellement). En fonction des moyens projets transférés (humains et financiers), ce schéma pourra intégrer, en fonction des choix de la commune :

o Des projets propres à la commune

o Des projets collectifs qui seront proposés par le service commun en cas de besoins similaires (ex. état civil, e−éducation, médiathèques numériques en ligne, télé services, …)

o Des projets métropolitains ou mutualisés déployés sur la commune (ex. aménagement numérique du territoire, RH, Finances, …).

• Animation de la construction du document stratégique « Ambition Numérique 2020 » avec les élus en charge du numérique, les élus thématiques et les directeurs généraux des services

Pour I’année 2017, seront utiIisés Ies schémas directeurs et pIans d’actions communaux Iorsqu’iIs préexistent. Le schéma d’ambition partagée et Ies schémas numériques communaux 2017−2020 seront éIaborés en 2017.

• Gestion de la cartographie consolidée du système d’information intégré en cohérence avec le schéma d’urbanisation numérique et SI des services communs

• Définition et contrôle de mise en œuvre des méthodes qualité et des normes applicables au domaine numérique et système d’information

• Elaboration de la politique de sécurité des systèmes d’information

• Management de la sécurité de l’information, gestion des risques, audits et conformité

• Homologations de sécurité déléguées pour les téléservices mutualisés le nécessitant

B- Réalisation des projets numériques de compétence communale

Etudes et conseil :

• Etude d'opportunité, indicateurs permettant de suivre le retour sur investissement (ROI) et la valeur attendue

• Pré−étude d’avant−projet

• Expertise

Conduite des projets :

• Pilotage et management des projets en lien avec les maîtrises d’usage

• Etudes, conception et spécifications

• Passation et exécution des marchés

• Réalisation, développements et paramétrage

• Qualification, recette, intégration et pré−production

• Mise en production et déploiement

• Accompagnement au changement et formation

• Bilan de projet

Maintenance applicative :

• Maintenance corrective et réglementaire

• Maintenance évolutive

C- Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs (1)

• Conception, préparation et mise à disposition d’un poste et d’un environnement de travail standardisé

• Gestion du parc de matériel

• Maintenance, réparation des équipements et maintien en condition opérationnelle des environnements numériques de travail

• Assistance aux utilisateurs (agents, élus et publics identifiés) :

o Enregistrement de tous types de demandes, incidents et support relatif au domaine NSI

o Résolution et clôture du ticket

• Formation des utilisateurs en matière de poste et environnement numérique de travail (en lien avec le service RH en charge de l’ingénierie et l’animation du dispositif de formation)

• Suivi des interventions et tableaux de bord

D- Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information (2)

Audit, conseil et conception des infrastructures

• Audit et conseil

• Ingénierie

• Mise en place, administration des infrastructures informatiques et des réseaux

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information

• Fourniture d’espace d’hébergement sécurisé en salle dédiée en interne ou chez un prestataire hébergeur

• Hébergement applicatif sur une infrastructure sécurisée, redondée de serveurs et de stockage avec son environnement logiciel (OS, SGBD, serveurs applicatifs, virtualisation…)

• Ingénierie d’intégration, d’exploitation et de surveillance des services applicatifs hébergés et des infrastructures

• Contractualisation et pilotage des prestations d’hébergements externalisés et suivi des engagements

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures (gestion des niveaux de services, incidents et maintenances sécurité)

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des réseaux

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et équipements (éléments actifs, bornes, fibre, …) et notamment exploitation ƒ construction ƒ maintenance des réseaux GFU, WIFI privés et publics

(1) On entend ici par « Poste et environnement numérique de travail ƒ assistance utilisateurs », l’ensemble des moyens mis à la disposition des utilisateurs pour leur permettre notamment de travailler, se connecter, éditer, être informé, communiquer. Sont notamment couverts par ce domaine :

• Le terminal (PC fixe, ordinateur portable, tablette, …), ses accessoires et les garanties associées,

• Les applications indispensables au fonctionnement du terminal (systèmes d’exploitation, licences matérielles et d’environnements, …),

• Les outils bureautiques et collaboratifs dont mail,

• Les services d’impression et de numérisation : individuels et collectifs,

• Les équipements et services de téléphonie (téléphone fixe, fax, téléphone mobile, smartphone, …),

• L’accès à internet et les abonnements de données éventuels,

• Les services de sécurisation du poste, de stockage et de sauvegarde,

• Ainsi que l’assistance et le support utilisateur afin de traiter les demandes etƒou incidents.

(2) La gestion des courants faibles n’est pas incluse dans le périmètre et devra s’organiser progressivement avec la direction des bâtiments le cas échéant.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Numérique et systèmes d’information s’engagent à mettre en œuvre un service s’inscrivant dans un esprit de collaboration interactive, équitable et transparente entre les communes et le service commun métropolitain, en portant une attention toute particulière à :

− Garantir le maintien du niveau de service actuellement disponible et assurer le respect des engagements pris, qu’il s’agisse de niveau de performance, d’équipement ou de plage horaire d’intervention. Veiller notamment à la disponibilité et la continuité de service des applications métiers, au stockage et à la conservation des données ;

− Prendre en compte et traiter les attentes numériques et systèmes d’information de chaque commune dans le cadre des moyens transférés ;

− Mettre en œuvre des approches globales et des réflexions transverses dans une logique de convergence permettant in fine de dégager des marges de manœuvre source de nouveaux projets et d’amélioration de la qualité de service ;

− Appuyer les orientations sur l’état de l’art en matière de démarches projets, de plateformes applicatives et technologiques.

D’une façon progressive, dans un souci de convergence et d’efficience, le service commun :

• Met en place un centre d’appel multicanal favorisant la prise en compte de l’assistance de premier niveau, la gestion des incidents et des demandes des utilisateurs ;

• Favorise la convergence avec la construction progressive d’un socle partagé, consolidé, sécurisé sur lequel s’appuie une offre de service applicative partagée ;

• Définit une offre de service s’appuyant sur des standards en matière d’équipements favorisant les nouveaux usages (collaboratif, mobilité, ….). Il s’agit également de mettre en place des outils et processus d’intervention qui s’inspirent des bonnes pratiques issues du système de management de la qualité ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ;

• Consolide les infrastructures dans des salles informatiques sécurisées. La métropole se réserve ainsi la possibilité d’une externalisation partielle du système d’information, permettant d’intégrer des niveaux de service contraints, 24hƒ24 7 joursƒ7 ou encore des besoins ponctuels de capacité.

L’ensemble de cette dynamique s’appuyant sur une approche basée sur des points de rencontre réguliers :

− tant en format « individuel » entre la commune et le service commun, notamment au travers de la mise en place d’un point de contact unique privilégié assuré, pendant la phase transitoire, par l’ancien DSI

− qu’en format coopératif : entre les communes ayant fait le choix de la mutualisation et le service commun.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Numérique et Systèmes d’Information.

Bordeaux Métropole et les communes s’engagent à formaliser des modes de fonctionnement à la mise en place des services communs, les éléments présentés ci−après constituant de premiers éléments explicatifs des modes de fonctionnement envisagés. L’ensemble des modes de fonctionnement qui seront progressivement mis en œuvre s’appuieront sur des référentiels de bonnes pratiques déjà déployés dans plusieurs collectivités impliquées dans la mutualisation. Ainsi le contenu de l’ensemble de ces annexes s’est fortement appuyé sur ces documents de référence tels que ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO 9001, CMMI (Capability Maturity Model for Integration), COBIT (Control Objectives for Information and Related), TCO (Total Cost of Ownership − modèle du GARTNER Group), ISO 17799 (bonnes pratiques en matière de sécurité des SI).

DOCUMENTS DE REFERENCE

L’organisation proposée permettra d’animer l’élaboration d’un schéma numérique par commune centré sur les services à la population : proximité, éducation, culture, citoyenneté, social, … Ce document intégrera également les projets métropolitains et transverses déployés sur la commune (ex. aménagement numérique du territoire, mobilité, collaboratif, finances, RH ,…). Ce schéma, élaboré sous la responsabilité des élus communaux, en lien avec les services de la commune et le service commun, constituera le document de référence pour planifier et suivre l’ensemble des projets numériques portés sur la commune.

Ces travaux s’appuieront sur un cadre stratégique partagé « Ambition Digitale 2020 » portant la vision et l’ambition commune des collectivités. Ce document sera élaboré par l’ensemble des acteurs du territoire : élus en charge du numérique, élus thématiques, les directions générales des collectivités, les autres collectivités, les collectifs citoyens, l’Etat, les entreprises, l’université, les écoles et les associations.

GOUVERNANCE :

Afin d’assurer la définition et la mise en œuvre de ces documents ainsi que le suivi du présent contrat d’engagement, il est proposé de mettre en place la comitologie suivante :

Comité numérique communal

• Objet : Arbitre et valide le schéma numérique de commune. Assure son suivi stratégique et son évaluation. Assure les arbitrages éventuellement nécessaires en matière de contrat d’engagement.

• Participants :

o Pour la commune : sous Ia présidence du Maire et/ou de I’éIu numérique de Ia commune entouré(s) de Ia direction généraIe, des directions concernées

o Pour le service commun : Ie référent communaI (DSI actueI pendant Ia phase de transition), Ie directeur généraI en charge du service commun, Ia direction de Ia transformation numérique, un représentant pour chacun des 3 domaines d’activités de Ia direction généraIe.

• Fréquence : bi−annuel

Revues des contrats d’engagements :

• Le numérique s’inscrit pleinement dans la dynamique globale de suivi et de pilotage des contrats d’engagement mis en place entre Bordeaux Métropole et la commune pour le suivi de l’ensemble des domaines mutualisés.

Réunion thématique numérique :

• Objet : Assure le suivi opérationnel du contrat et des difficultés quotidiennes éventuelles, permet de porter de premiers arbitrages en lien avec l’offre de service, veille au respect des indicateurs. Le cas échéant, propose des pistes d’amélioration. Assure le suivi consolidé des projets concernant la commune.

• Participants :

o Pour la commune : référent pour Ie suivi du contrat d’engagement.

o Pour le service commun : Référent communaI (DSI actueI pendant Ia phase de transition).

• Fréquence : tous les mois

A ces comités de suivi et de pilotage pour la commune s’ajouteront les comités mis en œuvre dans le cadre des projets. D’une manière générale le chef de projet du service commun et le chef de projet maître d’usage managent le projet en conformité avec les bonnes pratiques de la profession. Par exemple, ils préparent au démarrage d’un projet, une note de cadrage qui permet de cadrer les modalités de la collaboration :

• Objectifs du projet ;

• Gains attendus, du retour sur investissement, et des indicateurs de gains qualitatifs ou quantitatifs attendus, retour sur les coûts et charges d'une part, les bénéfices attendus d'autre part ;

• Plan de financement du projet (et impact notamment sur l’AC en cas de projet de croissance du périmètre mutualisé) ;

• Principaux intervenants impliqués de part et d'autre, hauteur et nature de l'engagement sur la période du projet pour assurer que les ressources nécessaires seront bien présentes et autoriser le démarrage de l'opération ;

• Planning global du projet, principaux jalons, échéances majeures pour chacun des partenaires : fin de conception et confirmation des charges, recette et validation du travail par les utilisateurs avant démarrage, par exemple ;

• Dispositif de gestion du changement, d'accompagnement des utilisateurs dans les évolutions des processus de leur métier.

ROLES ET RESPONSABILITES

Rôles et responsabilités globales sur le domaine
Référent communal	Responsable du service commun en charge du contact avec la commune concernée (DSI actuel pendant la phase de transition) représentant le directeur général du service commun.
Responsable pour la commune	Responsable du suivi du contrat d’engagement représentant le directeur général des services et sous couvert de l’élu en charge du numérique

Types de saisines	A− Co−construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité	B− Réalisation des projets numériques de compétence communale	C− Fourniture des postes et environnements numériques de travail ƒ assistance utilisateurs	D− Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information
Saisine ordinaire	Commune : Référent en charge du suivi du contrat d’engagement Service commun : Référent communal (DSI actuel pendant la phase de transition)	Commune : Chef de projet − maîtrise d’usage Service commun : Chef de projet service commun	Commune : Utilisateur (élu, agent, citoyen, …) Service commun : Centre d’appel	Commune : Responsable applicatif métier Service commun : Chefs de service de la direction des infrastructures et de la production
Saisine en urgence	Commune : Directeur général adjoint de la commune Service commun :	Comitologie projets spécifique	Commune : Chef de service de l’utilisateur Service commun : Chef de service	Commune : Chef de service en charge de l’application Service commun :
	Adjoints au directeur		centre d’appel et	Directeur des
	général du service		pilotage	infrastructures et de
	commun.			la production
Saisine exceptionnelle	Commune : Directeur général des Services Service commun : Directeur général du		Commune : Directeur en charge de l’utilisateur Service commun :	Commune : Directeur en charge de l’application Service commun :
	service commun.		Directeur de	Adjoint au directeur
			l’assistance et de	général en charge de
			l’offre de service	la stratégie et des
				systèmes
				d’information

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Engagements de service généraux et priorités

Les principales priorités ƒ dossiers prioritaires en matière de numérique et de systèmes d’information sont les suivants :

• Assurer la modernisation du SI et de la téléphonie de la commune de façon supportable (notamment de façon financière) et progressive ;

• Accompagner le déploiement de dispositifs favorisant l’appropriation des TIC par les différents publics (service public, administrés, services municipaux) ;

• Assurer l’évolution de la téléphonie de la commune (analogique vers numérique) ;

• Favoriser et développer le déploiement du Haut Débit auprès des services communaux ;

• Garantir l’activité des services communaux face aux problématiques informatiques.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Sous−domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Numérique et systèmes d’information	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi‡	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis)
A. Co− construction de la stratégie Numérique communale, gouvernance et sécurité	Engagement 1.1 : Produire et actualiser un plan d’actions pluriannuel pour la commune	Indicateur 1.1.1 : Elaboration et mise à jour annuelle d’un schéma Numérique communal (sur 3 ans)	Annuelle	Livrable	Non formalisé, un travail conjoint sera mené pour consolider les projets envisagés pour 2017 avant de travailler à un schéma pluriannuel pour les années suivantes.
	Engagement 1.2 : Maitriser les risques liés aux systèmes d’information	Indicateur 1.2.1 : Niveaux de maturité en sécurité des systèmes d’information sur la base de la norme ISO 27001	Annuelle	Audit	Non formalisé, un diagnostic de l'existant sera proposé afin de disposer d'une situation partagée lors du transfert des activités
B. Réalisation des projets numériques de compétence communale	Engagement 2.1 : Réaliser les projets conformément aux priorités partagées et définies au schéma numérique communal	Indicateur 2.1.1 : Charge consacrée aux projets	Mensuelle ou trimestrielle	Outil de gestion de projets	XX j‡h consacrés chaque année aux projets
	Engagement 2.2 : Maintenir les applications métiers du système d’information de la commune	Indicateur 2.2.1 : Etendue du parc applicatif maintenu	Annuelle	Outil gestion de projet	L’ensemble des progiciels métiers font l’objet d’un contrat de maintenance est sont donc maintenus (cf. inventaire du parc applicatif transféré annexé à la convention)
C. Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs	Engagement 3.1 : Assurer le renouvellement des postes et environnements numérique de travail (PENT)	Indicateur 3.1.1 : Taux de modernisation du parc des PENT actuels	Annuelle	Inventaire du parc des PENT	20 % des postes de travail sont renouvelés chaque année. Renouvellement concernant l’infrastructure ou les progiciels font l’objet de projets spécifiques
	Engagement 3.2 : Maintenir les horaires	Indicateur 3.2.1 : Heures d’ouvertures de l’assistance /	Annuelle	Données d’exploitation	Assistance du lundi au vendredi de Xh à Yh

	d’ouverture du service d’assistance /support de la commune	support sur le niveau 1		du service
	Engagement 3.3 : Assurer la prise en compte de la demande ou de l’incident dans les meilleurs délais	Indicateur 3.3.1 : Délai de prise en compte des demandes	Mensuelle ou trimestrielle	Centre d’assistance et de support utilisateurs	A préciser ou mentionner : Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017.
		Indicateur 3.3.2 : Délai de résolution des incidents par criticité			A préciser ou mentionner : Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017.
D. Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information	Engagement 4.1 : Assurer la disponibilité et la continuité de service des applications et services métiers critiques	Indicateur 4.1.1 : Délai d’intervention	Mensuelle ou trimestrielle	Centre d’assistance/ support utilisateurs + direction des infrastructures et de la production	A préciser ou mentionner : Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017.
		Indicateur 4.1.2 : Délai de remise en service			A préciser ou mentionner : Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017.
	Engagement 4.2 : Assurer le stockage et la conservation des données et des informations de la commune	Indicateur 4.2.1 : Délais de restauration	Annuelle	Direction des infrastructures et de la production	A préciser ou mentionner : Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017.
		Indicateur 4.2.2 : Durée maximum d’enregistrement des données qu’il est acceptable de perdre			A préciser ou mentionner : Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant, un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017.

*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf. articIe 2 du contrat d’engagement.

ANNEXE POUR LE DOMAINE ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI – CONTRAT

D’ENGAGEMENT

COMMUNE DU HAILLAN

DOMAINE : ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Animation économique et emploi

Les moyens consacrés par la commune au domaine Animation économique et emploi sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Animation économique et emploi

Activités mutualisées par la commune

C- Soutien à l’installation et à la création d’entreprises

Action foncière (y compris prise en compte des enjeux environnementaux)

Accueil, accompagnement et orientation des porteurs de projet (recherche de terrains et de locaux directement ou via le commercialisateur)

E- Suivi régulier des principales entreprises

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Animation économique et emploi du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Aucun document formalisé par la commune

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Animation économique et emploi.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI
Responsable thématique pour le service commun	Directeur du développement et de l’aménagement du pôle territorial ouest en lien avec le directeur du développement économique du pôle valorisation du territoire
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services en lien avec le chef du pôle technique et aménagement

Types des saisines pour le domaine ANIMATION ECONOMIQUE ET EMPLOI
Saisine ordinaire	Service commun : Chargé de mission développement économique et emploi au sein de la direction du développement de l’aménagement du pôle territorial ouest Commune : chef du pôle technique et aménagement au sein de la direction du développement de l’aménagement du pôle territorial ouest
Saisine en urgence	Service commun : Chargé de mission développement économique Commune : Directeur général des services et le chef du pôle technique et aménagement
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur du développement et de l’aménagement ou adjoint au directeur général du pôle territorial ouest Commune : Directeur général des services

− Interfaces commune / service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Animation économique et emploi :

− Continuer à poursuivre les actions contribuant à dynamiser le territoire en favorisant sa promotion et son attractivité

− Maintenir le lien avec tous les acteurs du territoire en matière économique

− Maintenir le niveau de suivi des dossiers opérationnels type : création, implantation, extension d’entreprises

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Animation économique et emploi sont :

− Maintenir le niveau de traitement des demandes et de leurs traçabilités.

− S’engager sur le suivi du dossier

− Etre identifié comme l’interlocuteur principal

− Garantir un service accessible et visible

− Réunion entre le service commun et la mairie une fois par trimestre et plus en fonction de l’ordre du jour

− Réunion de travail entre le service commun et le directeur général des services une fois par semestre

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Engagements de service du domaine Animation économique et emploi	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis)
Engagement 1 :	Indicateur 1 :	Annuelle	N’existe pas	Année de référence 2016
Assurer un traitement	Nombre de demandes traitées ƒ		aujourd’hui
systématique des demandes des acteurs	nombre de demandes reçues		en commune
économiques

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement

Annexe contrat d’engagement : Animation économique et emploi − Le Haillan Page 5 sur 5