CONDITIONS PARTICULIERES AU CONTRAT DE GARDIENNAGE DU CHALET « LA MALINE »
CONDITIONS PARTICULIERES AU CONTRAT DE GARDIENNAGE DU CHALET « LA MALINE »
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Fédération Française des Clubs Alpins et de Montagne, association reconnue d’utilité publique, dont le siège est au 00 xxxxxx xx Xxxxxxxx, 00000 XXXXX, représentée par son Président en exercice, ci-après désignée :
« La Fédération »
D'une part,
Madame, Monsieur XXXX
demeurant à : XXXXXXXX
membre du Club Alpin Français de XXXXXXXXXXXX , inscrit sous le numéro XXXXXXXXXXXX, ci- après désigné
« Le Gardien »
D'autre part,
D’une manière générale, les référents du Gardien pour le compte de la Fédération, sont :
La Commission Nationale des Centres de Montagne représentée par son Responsable salarié
Le Gestionnaire représenté par le président de l’association signataire de la convention de gestion en vigueur
1/ PERIODE DE VALIDITE
Ces conditions particulières sont valables jusqu'au 30 septembre de chaque année. Elles sont revues contradictoirement et au plus tard le 31 décembre de chaque année.
2/ IMPUTATIONS DIVERSES
Sous réserve des dispositions mentionnées à l’article 6-1, La Fédération fournira au gardien :
le matériel de cuisine de base et la vaisselle pour un usage en collectivité ;
le matériel de couchage ;
le matériel de chauffage ;
le matériel d'éclairage fixe, y compris les blocs de secours ;
un ou des conservateurs de froid : réfrigérateur(s) et/ou congélateur(s) mais ne peut garantir leur parfait fonctionnement. En cas d’incident, la réparation sera faite au plus vite, sans que le Gardien puisse demander un quelconque dédommagement à la Fédération pour les contenus;
le « gros » matériel électroménager ou de jardinage nécessaire à l’entretien du centre (aspirateur, débrousailleuse…) ;
le matériel informatique nécessaire à la gestion des nuitées et à leurs facturations : ordinateur, imprimante, lecteur code, matériel de connexion internet … (hors des consommables)
une pharmacie.
La Fédération assumera la charge financière :
des contrôles techniques, (maintenance et remplacement) des installations électriques et gaz (hors des appareils de cuisson), de la chaudière, du système de sécurité incendie, des extincteurs, du système de désenfumage et d'une manière générale de tout ce qui a trait à la sécurité à l'exception des installations de cuisson ;
des ramonages divers non liés aux installations de cuisine ou de restauration ;
de toutes les vérifications périodiques obligatoires par les organismes agréés ;
des fournitures en peinture et autres matériaux liés à de menus travaux de réparation et d'entretien non lié à une dégradation consécutive à un défaut du gardiennage ;
des fournitures en matériaux (fleurs, gazon….) nécessaire à l’entretien des abords ;
de la taxe foncière ;
du gros entretien des équipements divers ;
des frais liés à la mise hors gel des locaux et matériels en prévision du froid ainsi qu’à la remise en eau ;
de la publicité de la Fédération ;
d'un abonnement à une ligne téléphonique ;
du matériel informatique hors les consommables sauf dégradation liée à un mauvais usage par le gardien ;
de la réparation ou du remplacement des conservateurs de froid défectueux lorsque la panne n’est pas liée à une mauvaise utilisation du Gardien ;
du nettoyage annuel des couettes ;
du remplacement du matériel de cuisine atteint de vétusté.
Sous réserve des dispositions mentionnées à l’article 0-0, Xx Xxxxxxx devra assurer :
la surveillance des flexibles du gaz ;
Ie ramonage des installations de cuisine, et il fournira au Gestionnaire une attestation que le travail a bien été réalisé ;
l’entretien et le nettoyage du bâtiment (chambres, sanitaires, couloirs, escaliers, locaux divers)
l’entretien des alentours sur tout le terrain appartenant à la Fédération (coupe de l’herbe, plantations diverses, fleurs…..) ;
I' exécution des petits travaux d'entretien, y compris ceux des équipements d’assainissement (nettoyage des bacs à graisse, siphons, extracteurs…) ;
la mise hors gel des locaux et matériels en prévision du froid ainsi que leur remise en service ;
l’entretien courant des équipements divers ;
la vérification du bon emplacement des extincteurs ;
l'accès au centre en période d'ouverture ;
le contrôle après les gros coups de vent ou les fortes chutes de neige des dégâts éventuels en période d’ouverture. En cas d'incidents ou accidents, il s’engage à prévenir le Gestionnaire dans les meilleurs délais ;
le chauffage du centre dans le respect du confort propre à ce type de bâtiment et dans le respect des économies d’énergie ;
la vérification du bon fonctionnement des blocs de secours ;
la mise en place des supports de communication autorisés par la Fédération.
Le Gardien assumera la charge financière :
de l'entretien et du contrôle obligatoire des installations de cuisson ;
de l’électricité et du gaz (abonnement et consommation) selon les dispositions de prise en charge de l’article 6-1 des présentes Conditions Particulières ;
de l’eau et assainissement (abonnement et consommation) selon les dispositions de prise en charge de l’article 6-1 des présentes Conditions Particulières ;
de la location et de l’entretien de matériel non fourni initialement dont la destination concernerait exclusivement la partie restauration ou brasserie ;
de I’ assurance prévue à l’article 8 du contrat principal ;
du remplacement des flexibles de gaz ;
du remplacement des couverts et du matériel de service de table confiés à sa garde, et plus généralement de tout le matériel de cuisine perdu ou détérioré figurant à l’inventaire, à l’exception du matériel atteint de vétusté ;
des tubes fluorescents et ampoules à remplacer, y compris dans les blocs de secours ;
des produits et matériels d'entretien et de nettoyage et du papier WC ;
des communications téléphoniques du Centre ainsi que des abonnements à d’éventuelles lignes supplémentaires ;
de tous les consommables d’une manière générale et notamment de ceux liés aux équipements informatiques, aux appareils électroménagers ou de jardinage ;
de la taxe professionnelle annuelle ainsi que de la taxe d’habitation de la partie logement du gardien s’il y a lieu ;
du remboursement à la Fédération de la taxe ou de la redevance des ordures ménagères selon les dispositions de prise en charge de l’article 6-1 des présentes Conditions Particulières ;
du remplacement de tout le matériel porté à l’inventaire et qui a subi une dégradation non liée à son utilisation dans des conditions normales, ou qui a été perdu ;
de tout le matériel propre à son activité de restauration ou de brasserie lorsqu’il n’est pas fourni initialement (tables de bars, parasols, congélateurs spécifiques pour les crèmes glacées, les boissons…) ;
la mise à disposition de draps et serviettes de bain proposée à la location aux usagers pour son compte.
Concernant les contrats des abonnements téléphoniques, internet, électricité, gaz, eau ainsi que la licence de boisson, la Fédération restera titulaire de ces contrats. Le remboursement de ces factures se fera conformément à l'article 6 -1 "Remboursement des frais inhérents à l'hébergement" du présent contrat de Conditions Particulières.
3 / GESTION, RESERVATIONS ET FACTURATION DES NUITEES
3–1 Contributions à l'hébergement
Le montant des différentes contributions à l’hébergement, fixé par la Fédération, est fourni chaque année par la Fédération.
Le Gardien n’est absolument pas habilité à définir d’autres montants de contribution à l'hébergement et devra veiller à l’application scrupuleuse de ceux-ci.
3–2 Gestion des réservations et facturations des nuitées
Dans le cadre du présent contrat l’article 7 des Conditions Générales stipule que : « la Fédération met à la disposition du gardien pour ce bâtiment un site web, un logiciel de réservation et de facturation des nuitées et une adresse électronique ». Le Gardien gère le planning lié au système informatique et s'engage à l'utiliser selon les modalités définies ci-dessous.
En conséquence : .. - le Gardien propose systématiquement 30% des places disponibles à
la réservation par internet. Il saisit toutes les réservations prises par un autre mode (courrier, téléphone, mail...) en temps réel dans le logiciel mis à sa disposition par la Fédération.
................................................ - le Gardien facture toutes les nuitées dans le logiciel informatique.
En cas de panne informatique avérée ou en l’absence du matériel informatique, le Gardien, après en avoir informé le responsable FFCAM, enregistrera et facturera les nuitées sur le support (carnets de nuitées) fourni. Il mettra à jour le logiciel de facturation à posteriori.
0 - 0 Xxxxxx
Xx Xxxxxxx se conforme aux conditions générales de vente et de réservation des nuitées en vigueur sur le site internet FFCAM pour son bâtiment pour la gestion des arrhes (montant, modalités de remboursement…).
Le montant des arrhes est défini annuellement en accord avec le Gestionnaire. Des arrhes seront exigées lors de la réservation en ligne.
Des arrhes pourront être exigées par le Gardien pour les autres modes de réservation (téléphone, courrier…).
Les arrhes non remboursables seront conservées par le Gardien pour son propre compte. Il possède la faculté de les rembourser s’il juge la demande des usagers justifiés.
Le gardien se conforme aux conditions générales de vente et de réservation des nuitées en vigueur sur le site internet dédié au refuge h ttp //:xxxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xx/.
La taxe de séjour ne sera pas intégrée aux règlements et factures de participation à l’hébergement établi pour le compte de la Fédération. Le Gardien les traitera directement avec le service administratif concerné.
4 / RESERVATIONS, PRIORITES ET COMMUNICATION
4 – 1 Organisation du couchage
Le Gardien organise le couchage au mieux des intérêts des usagers, dans le respect de la réglementation.
La Fédération est seule habilitée à déterminer des affectations précises d’utilisation des chambres et dortoirs.
4 – 2 Conventions et Chartes spécifiques
La Fédération est engagée par conventions et respect des chartes auprès des Gîtes de France, de l’Association Nationale des Chèques vacances et de Tourisme Handicap.
Pour les parties qui le concerne, le Gardien est tenu d’appliquer les termes particuliers relatifs aux obligations dans ce bâtiment qui relève de son gardiennage. Les extraits des Conventions relatives aux obligations du Gardien sont annexées aux présentes Conditions particulières.
4 – 3 Communication et Publicité
En conséquence, le gardien privilégiera le site internet de valorisation spécifique à ce bâtiment réalisé par la FFCAM.
Afin de préserver la continuité de la communication de cet hébergement, le gardien utilisera exclusivement dans le cadre de son gardiennage l’adresse suivante « xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx ».
Il ne pourra céder en aucun cas les codes d’accès confidentiels lui permettant de mettre à jour les informations sur le site internet dédié au refuge http//:xxxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xx/.
Le Gardien est tenu de relever quotidiennement le courriel adressé au chalet, notamment vis à vis des usagers qui utilisent ce support pour se renseigner ou réserver.
Dans ce cadre, les frais de référencement, d’inscription à des organismes ou de communication générale que les deux parties auront jugés utiles d’engager seront réglés à part égale lors des bilans de fin de saison.
5 / MISSIONS ET OBLIGATIONS COMPLEMENTAIRES DIVERSES
5 – 1 Budget entretien et travaux
Lors de la reddition des comptes de l'année en cours, le Gardien :
- conformément à l'article 5 du contrat de gardiennage, se fait rembourser les frais ayant fait l’objet d’une autorisation préalable et écrite du Gestionnaire ou du Responsable des centres de montagne sur présentation des justificatifs ;
- doit exprimer au Gestionnaire, ses besoins pour l'année suivante en matériels divers et travaux éventuels.
5 – 2 Surveillance et contrôle de sécurité
A la demande du Gestionnaire, le Gardien doit faire procéder, par des techniciens compétents aux opérations d’entretien et de vérification périodique des équipements techniques suivants :
- installation de gaz ;
- système de désenfumage ;
- installations électriques ;
- installations sanitaires ;
- monte charge ;
- appareils de cuisson et de réchauffage.
Il doit s’assurer que ces visites sont bien inscrites sur le registre de sécurité.
Dans le cadre des frais et missions à sa charge, le Gardien doit présenter chaque année, les attestations de contrôle annuel des divers équipements de cuisine, ainsi que de toute obligation légale relevant de son gardiennage.
5 – 3 Surveillance hivernale du bâtiment
Le Gardien procédera de manière régulière ou à la demande du Gestionnaire à une visite hivernale du bâtiment pour s’assurer du bon fonctionnement du bâtiment et des éventuelles dégradations liées à des causes naturelles ou humaines. En cas de problème, il en informera dans les meilleurs délais le gestionnaire et le service de Pelvoux.
5 – 4 Respect de l'environnement
Le contrat de gardiennage liant le Gardien à la Fédération précise au paragraphe 5, alinéa 6 que le Gardien exercera une surveillance permanente sur les abords du Centre qui devront être tenus propres. Il devra assurer en permanence et à sa charge le rassemblement, la destruction ou l'évacuation des déchets ou détritus. Il veillera au respect de l'environnement.
En référence à cet article, il est précisé que le Gardien, gérant en permanence un équipement, lieu de concentration touristique dans des sites sensibles de montagne, prodiguera aux usagers ses conseils en matière de respect de l'environnement et de protection du milieu naturel. Il les rendra par exemple attentifs à d'éventuelles réglementations locales spécifiques. Il devra mettre en œuvre les moyens les moins polluants possibles envers l'eau, l'air, les sols et le calme.
6/ CONDITIONS FINANCIERES
6-1 Remboursement des frais
Se référant aux différentes dispositions des présentes « Conditions particulières », l'une ou l'autre des parties se fera rembourser la quote part de frais qu'il aurait avancé pour l'autre partie.
Le Gardien se fera rembourser un montant forfaitaire de 1,50 euros par nuitée payante pour les frais qu’il aura engagé pour le compte de la Fédération en matière de ménage des chambres, sanitaires et des communs en général ainsi que la blanchisserie, à l’exception du nettoyage annuel des couvertures ou couettes.
Concernant les frais liés aux énergies, à l’eau et l'assainissement, le remboursement se fera au prorata de la manière suivante à celui des parties qui a fait l’avance financière :
Gaz (abonnement, consommation des partie communes) : 20 % Fédération 80 % Gardien Électricité (abonnement, consommation) : 40 % Fédération 60 % Gardien Eau : 80 % Fédération 20 % Gardien
Assainissements divers (entretien fosse septique…) : 80 % Fédération 20 % Gardien Abonnement internet + box (hors téléphonie) : 50 % Fédération 50 % Gardien Ordures ménagères : ...... 10 % Fédération 90 % Gardien
Pellets : ......................... 50 % Fédération 50 % Gardien
Le Gardien prendra ses dispositions pour refaire le plein des citernes de gaz à la fin du contrat. Concernant les frais relatif au système de réservation en ligne
La Fédération prend en charge :
50% du montant de l’abonnement de base aux fournisseurs d’accès Internet ;
le solde du montant des frais de maintenance ;
100 % des frais d’hébergement du système informatique ;
100 % des frais du système ATOS
Le Gardien prend en charge :
50% du montant de l’abonnement de base aux fournisseurs d’accès Internet ;
60 euros annuel de participation aux frais de maintenance du système de réservation en ligne ;
100% des frais des transactions bancaires effectuées pour la réservation par internet ;
les consommables liés à l’utilisation de l’outil informatique.
Chaque facture donnera lieu à une régularisation avec copie de l’original et document faisant apparaître la quote-part de l’autre partie.
En cas de défaillance du gardien sur ses obligations contractuelles (adhésion à la Fédération, contrôle obligatoire des installations de cuisine, nettoyage des bacs à graisse, extracteur de cuisine…), la Fédération fera réaliser ces travaux par une entreprise et se fera rembourser les frais engagés par le gardien sous huitaine.
6 -2 Forfait
Le Gardien versera à la Fédération un forfait annuel en contrepartie de la mise à disposition des matériels et ustensiles de cuisine nécessaires à son activité accessoire de restauration ainsi que d'un logement. Ce versement fera l'objet d’un justificatif établi par la Fédération.
Ce forfait sera obligatoirement actualisé à chaque amélioration des conditions de gardiennage, apport important au matériel de cuisine.
Ce forfait s’élèvera à
- 15 000 euros pour la saison 2017,
- 16.000 euros pour la saison 2018,
- 17.000 euros pour la saison 2019,
- 18.000 euros pour la saison 2020.
Le règlement du forfait se fera en 3 fois à la fin des mois de Juin, Juillet et Août.
6-3 Reversement des contributions à l'hébergement
Le Gardien reversera spontanément à la Fédération, via le responsable salarié des centres de montagne, le montant mensuel des contributions à l’hébergement perçues et au plus tard le 10 de chaque mois en période d'ouverture ou à la demande de la Commission Nationale des Centres de Montagne, représentée par son responsable salarié.
7/ PERIODES D'OUVERTURE ET DE GARDIENNAGE
Le centre sera ouvert de manière ininterrompue du dernier week-end de mars au week-end suivant le 11 novembre.
Dans l’hypothèse d’un fonctionnement en période « hivernale », les présentes Conditions Particulières seront obligatoirement révisées.
Il est cependant admis qu’en période d’ouverture et en l’absence de toute réservation, le gardien ferme le chalet après en avoir informé le Gestionnaire et le Service de Pelvoux.
8/ ETAT DES LIEUX - INVENTAIRE DETAILLE DES AGENCEMENTS, DU MATERIEL ET DU
MOBILIER
Ces documents sont réalisés par le Gestionnaire et remis en copie à la Commission Nationale des Centres de Montagne pour le compte de la Fédération.
Etats des lieux des locaux, notamment ceux mis à la disposition du Gardien
Inventaire du matériel du chalet, notamment, hébergement, restauration,...
Fait à le .
Signatures des deux parties (précédées des mentions manuscrites "lu et approuvé")
La Fédération Française des Clubs Alpins et de Montagne
Représentée par le Président, Le Gardien Xxxxxxx XXXXXXX
Annexes :
Tarifs des contributions à l’hébergement
Liste des associations réciprocitaires
Etat des lieux du bâtiment
Inventaire contradictoire du matériel mis à disposition dans le centre
Attestation de formation à la conduite à tenir en cas d’incendie et à la manœuvre des moyens de secours
Attestation annuelle d’assurance en responsabilité civile du gardien
Attestation au permis d’exploitation d’un débit de boisson
Carte CAF annuelle du gardien (copie)