PROCESO POST CONTRACTUAL CÓDIGO PSPD01
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PROCESO
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POST CONTRACTUAL |
CÓDIGO |
PSPD01 |
PROCEDIMIENTO
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LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS |
VERSIÓN |
3
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ELABORÓ: Profesional Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Profesional Oficina Asesora de Planeación |
REVISÓ: Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Contratación de Bienes y Servicios Jefe Oficina Asesora de Planeación |
APROBÓ: Secretario General |
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FECHA: 15/10/2014 |
FECHA: 01/12/2014 |
FECHA: 19/12/2014 |
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OBJETIVO |
Expedir el acta de liquidación por mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral mediante el cumplimiento de la normatividad vigente para la liquidación de contratos y la revisión de los documentos soporte con el fin de finiquitar una relación contractual y determinar si ésta se encuentran x xxx y salvo o existen obligaciones pendientes entre ellas.
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ALCANCE |
Inicia con la recepción de la solicitud de Liquidación de contrato o convenio, continúa con la elaboración del proyecto del documento y termina con la suscripción del Acta de Liquidación por Mutuo Acuerdo o Resolución de Liquidación Unilateral ejecutoriada, remisión del memorando al supervisor y/o interventor del contrato o convenio y a la Subdirección Financiera y el archivo de la carpeta contractual. |
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AMBITO DE APLICACIÓN |
Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión. |
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DEFINICIONES |
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Acto administrativo: Manifestación de voluntad de la administración, a través de un documento suscrito por autoridad competente tendiente a producir efectos jurídicos.
Liquidación por mutuo acuerdo: Es el documento suscrito por el Ordenador del Gasto y el Contratista en el cual se constituye el balance final o ajuste de cuentas, que se realizará vencido el plazo de ejecución o dentro de los cuatro (4) meses siguietes a su terminación.
Liquidación Unilateral: Es la expedición del acto administrativo por parte de la Entidad que ordena la liquidación del contrato o convenio, cuando no se ha logrado realizar la liquidación por mutuo acuerdo.
SIIF:Sistema Integrado de Información Financiera
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que hace referencia el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
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NORMAS |
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REQUISITO LEGAL |
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO |
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Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” |
Aplica todo lo concerniente a las generalidades de la norma.
Puntualmente el articulo 60 Ley 80 de 1993 relativoa al plazo para la Liquidación de los Contratos |
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Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introduce medidas para la eficacia y transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.” |
Aplica todo lo relacionado a las generalidades de la norma.
Puntualmente el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 relativo a el plazo para la liquidación de los Contratos |
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Artículo 1602 del Código Civil |
Los contratos son ley para las partes |
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Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo. |
Ordinal 2 Literal j) Artículo 64 relacionado con la Caducidad |
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN |
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Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso post contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código PPMN01
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO |
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id |
ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? |
DESCRIPCIÓN ¿CÓMO? |
ÁREA RESPONSABLE |
CARGO |
ÁREA PARTICIPANTE |
REGISTRO |
1 |
Recibir la solicitud de liuqidación del contrato o convenio |
Se recibe memorando firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante, junto con los soportes respectivos.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
técnico o asistencial |
Dependencia Solicitante. |
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2 |
Repartir el trámite |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios reparte la solicitud de contratación al Profesional correspondiente a través del Sistema de Gestión Documental y envía correo electrónico informando la asignación del trámite tanto al profesional responsable de éste como al profesional encargado de realizar el informe para la actualización del Plan de contratación y el Plan de adquisiciones.
El profesional reporta el trámite al profesional del Grupo de Recursos Físicos, así mismo incluye el trámite en una base de datos de Excel para realizar un control del reparto. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador |
Grupo de Recursos fisicos |
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3 |
Revisar la solicitud de liquidación de contrato o convenio |
El Profesional responsable adelanta la revisión y análisis de:
Para complementar el desarrollo de esta actividad Ver el Manual de Contratación identificado con el código PPMN01 en el numeral 3.17 “Liquidación de los Contratos”. |
Grupo de Contrtatación de Bienes y Servicios |
Profesional |
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Informe de Supervisión PCFT05, Certificacion de pagos PCFT06 |
4 |
Realizar los requerimiento de documentos faltantes |
Si el Profesional encuentra que faltan documentos para dar trámite a la solicitud, éste los requiere a la Dependencia Solicitante de la contratación y/o supervisor mediante correo electrónico. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Dependencia Solicitante en la Contratación y/o Supervisor del Contrato |
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5 |
Verificar el Estado Presupuestal de Contrato o Convenio |
El Profesional responsable verifica el estado presupuestal de contrato o convenio a través del Sistema Integrado de Información Financiera, las cuentas presentadas por el contratista y el balance financiero presentado por el Supervisor del contrato o convenio. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Dependencia Solicitante en la Contratación y/o Supervisor del Contrato. |
Documento impreso del Sistema Integrado de Información Financiera. |
6 |
Elaborar el Acta de Liquidación del contrato o convenio |
El Profesional responsable proyecta la correspondiente minuta de Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
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Acta de liquidación por mutuo acuerdo PSFT03 |
7 |
Trasladar el Acta de Liquidación proyectada a Revisión del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
El Profesional responsable pasa a revisión del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, el acta proyectada, junto con la carpeta contractual organizada. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador, Profesional |
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8 |
Revisar el Acta de Liquidación proyectada |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios adelanta la revisión del documento, de los documentos soportes y de la carpeta contractual.
Si el documento requiere ajustes se pasa al Profesional responsable para que realice las modificaciones que correspondan.
Si no requiere ajustes, continúa con la actividad 10. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador |
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9 |
Realizar los ajustes del Acta de Liquidación proyectada |
El Profesional responsable realiza los ajustes que corresponden y sugeridos por el Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
Una vez ajustada el acta se devuelve el documento al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para su visto bueno.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional, Coordinador |
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10 |
Trasladar el Acta de Liquidación proyectada para aprobación de la Subdirección Administrativa |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios traslada a la Subdirección Administrativa el documento revisado y ajustado si fuere el caso, para su aprobación. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Coordinador |
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11 |
Aprobar o desaprobar el proyecto de Acta de Liquidación |
Aprobación: La Subdirección Administrativa revisa el acta proyectada y aprobado el documento lo remite para firma del Ordenador del Gasto.
Desaprobación: En caso que la Subdirección Administrativa considere necesario realizar ajustes al documento, ésta se devolverá a través del Personal técnico o asistencial de la Subdirección administrativa y al Personal técnico o asistencial del Grupo de Contratación de bienes y servicios al Profesional responsable del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para que éste realice las modificaciones que correspondan.
Una vez ajustada el Acta proyectada, traslada el documento a Coordinador para su visto bueno, y se remite a su vez a la Subdirección Administrativa para su aprobación y posterior suscripción por parte del Ordenador del Gasto. |
Subdirección Administrativa |
Subdirector Administrativo |
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12 |
Suscribir el documento por el Ordenador del Gasto |
El Ordenador del Gasto una vez revisado el documento, suscribe el acta y la remite al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para continuar con el trámite respectivo. |
Secretaría General |
Secretario General |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
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13 |
Xxxxx el contratista para suscripción del documento contractual |
Recibido el documento suscrito por el Ordenador del Gasto, el Profesional responsable realiza la citación al contratista para que se acerque al Grupo de Contratación, a la suscripción del acta de liquidación. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional, asistencial o técnico |
Dependencia Solicitante de la contratación |
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14 |
Suscribir los documentos por parte del contratista |
El contratista una vez leído y aceptado el contenido del acta procede a suscribirla, en el formato denominado Acta de liquidación por mutuo acuerdo identificado con código PSFT03.
En caso que no se logre liquidar el contrato o convenio de mutuo acuerdo, pasa al numeral 21. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Acta de Liquidación por Mutuo acuerdo, Código PSFT03 |
15 |
Fechar el Acta de Liquidación suscrita |
El Personal técnico o asistencial responsable de esta función, fecha el acta y remite por correo electrónico el documento al contratista, supervisor, Profesional responsable y Personal técnico o asistencial. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
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16 |
Registrar en la Base de Datos |
El Personal técnico o asistencial a cargo de esta función escanea el acta y la remite al Personal técnico o asistencial responsable de esta función para que registre la información en la Base de Datos de Excel. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
técnico o asistencial |
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17 |
Publicar en el SECOP |
El Profesional responsable publica el acta suscrita por las partes y fechada en el SECOP. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Constancia de publicación en el SECOP |
18 |
Remitir el Acta de Terminación y Liquidación del Contrato |
El Profesional responsable proyecta a través del Sistema de Gestión Documental un memorando remitiendo copia del acta al Supervisor del Contrato y al Coordinador del Grupo de Presupuesto para solicitar la liberación de saldos y pago al contratista según corresponda.
El memorando se envía a través del Sistema de Gestión Documental para revisión y posterior radicación de El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
Grupo de Presupuesto |
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19 |
Revisar, aprobar y remitir el Memorando para solicitar liberación de saldos y pago al contratista. |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, revisa el memorando y una vez aprobado, en colaboración con el Personal técnico o asistencial lo radica a través de Sistema de Gestión Documental al Coordinador de Presupuesto con copia al supervisor.
Este memorando se imprime, lo suscribe el Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios y se entrega a través de la Personal técnico o asistencial responsable de esta función al Profesional responsable. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador |
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Memorando |
20 |
Archivar la carpeta contractual Expediente |
El Profesional responsable archiva el memorando en la carpeta contractual, y la entrega organizada al Personal técnico o asistencial, conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo.
El Personal técnico o asistencial revisa la carpeta contractual conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo, una vez está conforme la carpeta, procede a foliarla y a archivarla. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
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21 |
Proceder en caso de no suscribir el Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo a la Liquidación Unilateral |
Una vez transcurridos 5 dias hábiles desde la citación a firma del contratista y este no se presenta o no allega el acta de liquidación firmada, el Profesional responsable proyecta la resolución mediante la cual se liquida unilateralmente el contrato o convenio, en el formato denominado Resolución liquidación unitlateral, identificado con código GDFL01.
La resolución de liqudiación unilateral se pasa a revisión y aprobación según el procedimiento descrito en los numerales ,7, 8., 9, 10 y 11 del presente procedimiento.
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Grupo de Contratación de bienes y Servicios |
Profesional |
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Formato Resolución liquidación unilateral, código GDFL01 |
22 |
Suscribir el documento por el Ordenador del Gasto |
Una vez revisada y aprobada la Resolución, pasa a firma del Ordenador del Gasto, el cual, una vez revisado el proyecto de Resolución, lo entrega al personal técnico y asistencial para que lo feche y registre en el libro correspondiente. |
Secretaría General |
Secretario General |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
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23 |
Numerar y fechar la Resolución |
El Personal técnico o asistencial de la Secretaría General, procede a numerar, fechar y registrar en el libro de Resoluciones de la Entidad y entrega copia de la Resolución a la Personal técnico o asistencial del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a cargo de esta función. |
Secretaría General |
técnico o asistencial |
Secretaría General |
Libro de Resoluciones |
24 |
Registrar en la Base de Datos |
El Personal técnico o asistencial responsable de esta función escanea la resolución y la remite al Personal técnico o asistencial responsable de esta función para que registre la información en la Base de Datos. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Técnico o asistencial |
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25 |
Citar para Notificación personal y/o Aviso de Notificación de la liquidación Unilateral |
El Profesional responsable, proyecta a través de Sistema de Gestión Documental para revisión, radicación y suscripción del Coordinador del Gupo de Contratación de Bienes y Servicios, la citación al excontratista, para que se presente dentro de los cinco días siguientes a notificarle el contenido de la Resolución que liquida unilateralmente el contrato.
Si se desconoce el domicilio xxx xxxxxxxxxxxxx o dentro del término establecido no se logra la notificación personal, se procede a la notificación por aviso. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Comunicación de Salida Notificacion personal PPFT02 |
26 |
Notificar por aviso de la Resolución que Liquida Unilateralmente un contrato |
El Profesional responsable, elabora un memorando a través de Sistema de Gestión Documental para revisión de la Coordinacion del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, dirigido al Coordinador de Notificaciones para que proceda con la publicación de la citación para notificación por aviso.
El Coordinador del Grupo de Contratación, revisa el memorando y una vez aprobado se imprime y se remite a través del Personal técnico o asistencial a El Coordinador de Notificaciones. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Profesional |
Grupo de Notificaciones |
Memorando |
27 |
Fijar el aviso de notificación de la Resolución que Liquida Unilateralmente un contrato |
El Coordinador de Notificaciones remite el aviso en físico al Contratista o se realiza la fijación del aviso según corresponda. |
Grupo de Notificaciones |
Profesional |
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28 |
Desfijar el aviso de notificación de la Resolución que Liquida Unilateralmente un contrato |
El Coordinador de Notificaciones desfija el aviso y se entiende notificado al ciudadano al día siguiente de su desfijacióno remite la constancia de recibido del aviso por parte del Contratista,
El Coordinador de Notificaciones devuelve al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, los avisos publicados. |
Grupo de Notificaciones |
Coordinador |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
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29 |
Publicar en el SECOP |
El Profesional responsable publica la Resolución por la cual se liquida unilateralmente un contrato o convenio en el SECOP. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Constancia de publicación en el SECOP |
30 |
Remitir la Resolución de Liquidación Unilateral del Contrato o convenio |
El Profesional responsable proyecta a través del Sistema de Gestión Documental el memorando remitiendo copia de la Resolución de liquidación Unilateral al Coordinador del Grupo de Presupuesto para solicitar la liberación de saldos y pago al contratista según corresponda, con copia al supervisor del contrato o convenio.
El memorando se envía para revisión y radicación del Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través del Sistema de Gestión Documental.
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Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
Profesional |
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Memorando |
31 |
Revisar, aprobar y remitir el Memorando para solicitar la liberación de saldos y pago al contratista |
El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, revisa el memorando y una vez aprobado, en colaboración con el Personal técnico o asistencial radica a través del Sistema de Gestión Documental al Supervisor o Interventor del Contrato y al Grupo de Presupuesto si corresponde.
Este memorando se imprime, se suscribe por el Coordinador del Grupo de Contratación de bienes y servicios y lo remite al Profesional responsable para que lo archive en la carpeta contractual |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
Coordinador |
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Memorando |
32 |
Archivar en la carpeta contractual Expediente |
El Profesional responsable archiva el memorando en la carpeta contractual con la copia de la Resolución de Liquidación Unilateral del contrato o convenio, y la entrega organizada al Personal técnico o asistencial, conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo.
El Personal técnico o asistencial revisa la carpeta contractual conforme a la lista de chequeo, a tabla de retención documental y a las normas de archivo, una vez está conforme la carpeta, procede a foliarla y a archivarla. |
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. |
técnico o asistencial |
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PUNTOS DE CONTROL |
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ID |
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA |
MÉTODO DE CONTROL |
FRECUENCIA |
RESPONSABLE |
REGISTRO |
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1 |
Recibir la solicitud de liuqidación del contrato o convenio |
Verificar la solicitud y los documentos contractuales de la carpeta, revisando su viabilidad jurídica según lo inicialmente contratado. |
Cada vez que se radique un tramite |
Profesional y Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios |
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3 |
Revisar la solicitud de liquidación de contrato o convenio |
Se revisa el expediente contractual con el fin de establecer el vencimiento del contrato frente a la competencia para liquidar bilateral o unilateralmente, igualmente se revisa la entrega de los informes y certificaciones de cumplimiento de las obligaciones a satisfacción por parte del supervisor y de la entrega de productos, según el caso, los pagos realizados al contratista y saldos y verificación del cumplimiento de los aportes a la Seguridad Social, lo anterior se revisa a través del SIIF y las cuentas tramitadas y de los documentos que dan cuenta de los pagos a los aportes. |
2 |
Profesional y Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servcios. |
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ANÁLISIS DE TIEMPO |
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La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realiza dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.
La Publicación del Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo o de la Resolución de Liquidación Unilateral, se debe publicar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA |
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Manual de contratación de la Superintendencia Nacional de Salud PPMN01.
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CONTROL DE CAMBIOS |
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ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO |
DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS |
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO |
FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA |
VERSIÓN |
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Adopción del documento |
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 1413 de 2014 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad. |
Secretario General |
19/12/2014 |
1 |
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Ajuste del documento |
Se ajusta redacción de actividades, políticas de operación, documentos de referencia y registros ante Requerimiento NURC: 0-0000-000000 de 2015. |
Secretario General |
31/08/2015 |
2 |
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Ajustes del Documento |
Se ajustó la redacción de las actividades y la descripción de éstas, se actualizó el área responsable y el área participante, se actualizaron las actividades de acuerdo con el manual de contratación y se actualizaron los documentos de referencia ante requerimiento NURC 0-0000-000000 |
Secretario General |
22/12/2015 |
3 |
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