EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. TÉRMINOS DE REFERENCIA

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

INVITACIÓN PUBLICA N° 10405221

OBJETO

CONTRATAR EL SERVICIO DE IMPRESIÓN DEL MATERIAL DE MARCA DE ETB, ASÍ COMO TODO EL MATERIAL PUBLICITARIO Y DE APOYO PARA LOS DIFERENTES CANALES DE VENTA Y FUERZA DE VENTAS DE LOS SEGMENTOS MASIVO Y EMPRESAS Y GOBIERNO DE CONFORMIDAD CON LAS CONDICIONES PREVISTAS EN LOS TERMINOS DE REFERENCIA Y EN EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE ETB.

BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2019

CAPITULO I

1 PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONDICIONES CONTRACTUALES

1.1. OBJETO

La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en

adelante ETB, está interesada en recibir ofertas para contratar la prestación de servicios de impresión del material de marca de ETB, así como todo el material publicitario y de apoyo para los diferentes canales de venta y fuerza de ventas de los segmentos masivo y empresas y gobierno de conformidad con las condiciones previstas en los términos de referencia y en el Manual de Contratación de ETB, el cual está publicado en la página xxx.xxx.xxx.xx.

Las cantidades informadas en los términos de referencia y sus anexos son estimadas, así como el precio del o los contratos que llegaren a celebrarse, cuya ejecución dependerá de los pedidos a los que se haga acreedor el contratista de acuerdo con lo establecido en los presentes términos de referencia y sus anexos. Por tanto, ETB no se obliga durante la ejecución del contrato con una cantidad mínima ni máxima de pedidos. El oferente con la presentación de la oferta acepta ésta condición y en consecuencia renuncia a intentar efectuar realizar reclamación alguna como resultado de la ejecución contractual.

Los presentes términos de referencia no tienen valor y no constituyen oferta mercantil.

1.1.1. ALCANCE DEL SERVICIO

La información presentada en el capítulo técnico y anexo financiero obedece a unas cantidades estimadas, por lo cual ETB podrá solicitar más o menos de estas piezas según necesidades. A título enunciativo se señala que ETB podrá requerir las siguientes: volantes, contratos, afiches, pendones, carteles, folletos, cartas, entre otros.

1.2. INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN

La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.

1.3. CRONOGRAMA DEL PROCESO

El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.19 de los presentes términos de referencia:

1. ACTUACIÓN	FECHA INICIO	FECHA TERMINACION
Publicación en la pág. web de los términos de referencia.	03/05/2019
Plazo máximo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia. (3 días)	06/05/2019	08/05/2019
Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas. (3 días)	09/05/2019	13/05/2019
Fecha y hora para presentación de ofertas. (4)	17 xx xxxx de 2019 a las 14 horas en los Términos del Artículo 829 del Código de Comercio
Plazo de estudio de ofertas y solicitud aclaraciones, (4)	20/05/2019	23/05/2019
Negociación y estudio de contra ofertas (6 días)	24/05/2019	31/05/2019
Adjudicación (3 días)	04/06/2019	06/06/2019
Elaboración del Contrato (3 días)	07/06/2019	11/06/2019
Suscripción por parte del Facultado (2 días)	12/06/2019	13/06/2019
Suscripción por parte del Contratista (2 días)	14/06/2019	17/06/2019

1.4. ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Podrán requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de éste documento, mediante solicitud escrita dirigida a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, a la cuenta de correo electrónico xxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx hasta el 08 xx xxxx de 2019.

ETB dará respuesta a las solicitudes recibidas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa anterior. Dichas respuestas serán publicadas en la página xxx.xxx.xxx.xx.

Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante Adenda y serán publicadas en la página xxx.xxx.xxx.xx.

No obstante, lo anterior, ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.

1.5. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación, la inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se pueden consultar en la página Web xxx.xxx.xxx.xx.

El oferente que no esté inscrito como proveedor, deberá diligenciar el Formato “Datos básicos proveedor Nacional” o “Datos básicos Proveedor Extranjero” que se adjunta como Anexo jurídico No. 2 del presente capítulo.

Dentro de los 2 días siguientes a la comunicación de adjudicación, el adjudicatario que no esté inscrito, deberá allegar los documentos restantes que se requieran para su inscripción. De no cumplir con el presente requisito, ETB podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de oferta.

En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos entregados con la oferta, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.

1.6. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA

Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas.

a) El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Nº 1 “Carta de presentación de la oferta” del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado. Este anexo debe aportarse en original y deberá ser diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado.

b) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano,

deberán ser presentados en su idioma original y traducidos oficialmente al castellano, en consideración con los Artículos 251 del Código General del Proceso; 480 del Código de Comercio y la Resolución 3269 de 2016 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Con excepción de los manuales y documentación técnica que se aceptan en inglés.

c) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB.

e) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.

f) El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, original, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.

Junto con la oferta, se deben allegar los siguientes anexos y documentos jurídicos. deben aportarse en original, debidamente diligenciados y firmados por el representante legal o apoderado incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado:

 ANEXO JURÍDICO 1: Carta de presentación de oferta

 ANEXO JURÍDICO 2: Formato inscripción de proveedores (sólo en el caso en que el OFERENTE no esté inscrito en la base de datos de Proveedores de ETB)

 ANEXO JURÍDICO 3: Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa

 ANEXO JURIDICO 4: Acuerdo de Confidencialidad

No podrán participar en el proceso de invitación las personas jurídicas o naturales que directa o indirectamente hayan participado en el diseño o estructuración del presente proceso bien sea directamente o a través de terceros.

1.7. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá adjuntar los documentos respectivos a la oferta en caso que éstos no obren actualizados dentro de la Base de Datos de Proveedores de ETB, y deberá acreditar que:

a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato.

b) La duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación, no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un

(1) año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique.

c) El representante legal o apoderado deberá estar debidamente facultado para actuar en su nombre y representación de la sociedad oferente y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá anexar a la propuesta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato.

Si conforme a la ley la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de invitación demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la propuesta se deberá contar con la misma.

1.8. PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS

Las personas jurídicas colombianas, y las sucursales de sociedades extranjeras establecidas en Colombia, deberán adjuntar a la propuesta un certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de Comercio dentro de los 30 días anteriores a la fecha de recibo de ofertas del proceso de invitación, en caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se tendrá validez con respecto al certificado la primera fecha de recibo de ofertas.

Las personas jurídicas extranjeras deberán cumplir los mismos requisitos de objeto y duración establecidos en el numeral 1.7 de estos términos de referencia, para lo cual deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y

representación legal de la sociedad extranjera, legalizados a más tardar dentro de los tres (3) meses anteriores a la fecha de recepción de la oferta.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. De conformidad con lo previsto en el artículo 480 del código de comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes. Tratándose de sociedades, al autenticar los documentos a que se refiere el mencionado artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (oficina de legalizaciones) para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.

Tratándose de documentos públicos, deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, consularización o apostille y traducción de documentos otorgados en el extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 251 del Código General del Proceso. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio 26 de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.

El oferente extranjero para la ejecución del contrato requiere establecer sucursal en Colombia de conformidad con el artículo 263 del Código de Comercio y las demás normas legales vigentes concordantes. Si al momento de presentar oferta, la sucursal está constituida, el oferente deberá acreditarla mediante un certificado actual expedido por la Cámara de Comercio donde se encuentra inscrita la sucursal y podrá presentar su oferta a través del apoderado de la sucursal. De no tener sucursal establecida en Colombia y en todo caso requerirla para la ejecución del contrato de acuerdo con la norma antes citada, con la presentación de su oferta se obliga a acreditarla dentro de los 30 días siguientes a la comunicación de ETB de la adjudicación, adjuntando los soportes de dicha inscripción.

Así mismo, el miembro de extranjero de una unión temporal o consorcio deberá establecer sucursal en Colombia.

En caso de resultar adjudicataria la sociedad extranjera a través de su sucursal en Colombia, se entenderá que el contrato se celebrará con la sociedad extranjera (persona jurídica) a través de su sucursal (establecimiento de comercio).

En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.

Ofertas Presentadas en asociación

ETB acepta la presentación de ofertas en asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Presentar documento que indique:

o Personas integrantes de la asociación

o Tipo de Asociación

o Obligaciones – actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de ETB.

o Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.

o Las sociedades que integran la unión temporal o consorcio facturaran de manera independiente, acorde con el porcentaje de participación.

o Designación de la persona que para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación.

o La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que, con posterioridad, los integrantes de la asociación oferente estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del contrato.

b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.

c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal, consorcio o cualquier asociación, NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para ETB); sino que por el contrario, se establece la solidaridad de los integrantes del consorcio o unión temporal sin excepción, como se explica a continuación:

ETB no es parte del acuerdo de consorcio, unión temporal o cualquier asociación,

y en consecuencia no contrae obligaciones respecto de las estipulaciones en él contenidas. Estas figuras son propias de la Ley 80 de 1993 ordenamiento al cual no está sometida la Empresa, por cuanto por expresa disposición del artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, en su calidad de proveedora de TIC´s sus actos y contratos, incluidos los relativos a su régimen laboral y las operaciones de crédito, cualquiera que sea su naturaleza, sin importar la composición de su capital, se regirán por las normas del Derecho Privado.

En consecuencia, sin perjuicio de las estipulaciones que convengan los miembros del consorcio o unión temporal sobre la forma de asumir entre sí las sanciones en caso de incumplimiento del contrato que llegare a celebrarse, ETB no las aplica de acuerdo con la participación de cada uno de los asociados, pues incluso en este aspecto la responsabilidad es solidaria.

d) Si alguno de los integrantes de la asociación no ha sido registrado como proveedor de ETB, deberá presentar los documentos mencionados en el numeral

1.5 de inscripción de proveedores para su respectiva inscripción de forma previa a la suscripción del contrato.

e) La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas que integran la asociación.

1.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:

Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8

b. En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el Nit.

c. Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

d. Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos

e. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado del 10% del valor de la oferta.

f. Riesgos que se garantizan: La póliza debe consignar que garantiza (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g. Modalidad: Sancionatoria.

h. Término de la póliza: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.

i. La póliza deberá estar firmada por el representante legal del garante y el representante legal del oferente.

j. La garantía de seriedad deberá acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.

Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Ordenante: El oferente y su Nit.

b. Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

c. Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8

d. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una garantía por un valor asegurado del 10% del precio de la oferta.

e. Modalidad: A primer requerimiento.

f. Riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g. Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.

h. Plazo para pago: Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de los requisitos de exigibilidad.

i. Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.

j. La garantía deberá estar firmada por el Representante Legal del garante y el representante legal o apoderado del oferente.

k. Se deberá anexar original del recibo de pago de los derechos del garante.

l. El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.

Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido. Si no se atiende el requerimiento, la oferta será descartada.

1.10. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, ubicada en la Cra. 7 Nº 20-99 Piso 2, el 17 xx xxxx de 2019 a las 14 horas en los Términos del Artículo 829 del Código de Comercio.

La oferta deberá presentarse por escrito en original y copia del mismo tenor, si existe alguna diferencia entre la propuesta original y la copia, primará la información consignada en el original.

La oferta estará compuesta de 6 sobres (Capítulo I jurídico: original y copia; Capitulo II financiero: original y copia; Capítulo III técnico: original y copia), los cuales deberán estar separados, sellados, foliados, y rotulados de la siguiente manera:

1. Describir el capítulo correspondiente (ej: Capitulo I Jurídico original, Capitulo II financiero copia …)

2. Describir el número de invitación

3. Describir el objeto correspondiente al proceso de contratación

4. Describir la razón social del oferente con el N° de NIT

Cada capítulo debe contener un índice y estar debidamente foliado o numerado. La información técnica debe suministrarse adicionalmente en medio digital. La

información financiera debe suministrarse adicionalmente en medio digital, en formato Excel.

En caso de contradicción entre la información contenida en medio digital y la física, prevalecerá la información original.

Una vez surtida la etapa de negociación, ETB podrá entregar información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal.

ETB sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax, correo electrónico.

Con la presentación de las ofertas, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el manual de contratación de ETB y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos.

1.11. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a que éste pueda modificar las condiciones de su oferta.

El oferente deberá responder dentro del plazo señalado, vía correo electrónico dirigido a xxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx. Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digitalizada).

ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los cuatro (4) días siguientes a su recibo.

En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo xxxxxxx o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. En ningún caso podrá el oferente modificar y/o mejora la oferta.

1.12. PROPUESTAS ALTERNATIVAS

ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras a las establecidas en los presentes Términos de Referencia.

La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por ETB.

1.13. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA

De acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de ETB, la oferta será rechazada en los siguientes casos:

a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.

b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución

Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.

c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.

d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.

e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.

f) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente.

g) Cuando el oferente o una de las personas naturales relacionadas no superen la evaluación de confiabilidad (o estudio de seguridad) adelantada por ETB.

1.14. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo 1 carta de presentación de la oferta, con base en las siguientes consideraciones:

I. Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas.

II. Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.

III. Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.

IV. Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.

1.15. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos.

Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.

Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.

Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera hábil.

Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.

Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.

1.16. NEGOCIACIÓN

ETB podrá adelantar una etapa de negociación, con los oferentes que hayan resultado hábiles luego del estudio jurídico, técnico y financiero, dentro de los seis

(6) días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa de evaluación de ofertas, con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas, plazo en el cual se estudiarán las contraofertas si a ello hubiere lugar, evento que será comunicado previamente a los oferentes participantes indicando el lugar, la fecha y la hora, así como las correcciones aritméticas realizadas a su oferta.

Las condiciones técnicas no serán objeto de negociación.

El plazo descrito se distribuye en dos etapas así (i) 3 días hábiles para efectuar la negociación y recibir las contraofertas; y (ii) 3 días hábiles para realizar estudio económico de las ofertas.

Se podrá hacer uso de los siguientes mecanismos:

(i) Tradicional, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial, las cuales deben ser entregadas en sobre cerrado, en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, en medio impreso y digital formato Excel [CD], diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta inicial.

No se admitirán contraofertas que contengan precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de oferta fuere inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta. El líder del

Equipo de Compras de la Gerencia de Abastecimiento dejará constancia de las contraofertas recibidas, con el nombre del oferente, fecha y hora de recibo y las remitirá para el respectivo estudio al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.

(ii) Conformación dinámica de ofertas, la cual se desarrollará dentro del plazo establecido en el presente numeral con sujeción lo previsto en el artículo 25 del Manual de Contratación de ETB, cuya oferta inicial podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada por cada variable en el transcurso de la reunión que se convoque para tal fin. Para todos los efectos, se tomará como definitiva la propuesta de la oferta inicial o de la última postura de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar postura.

En cualquiera de los dos casos, ETB convocará por escrito a los oferentes hábiles, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.

Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no puedan asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.

Los puntajes técnicos no serán objeto de modificación. En el evento en de empate, se solicitará presentar una nueva contraoferta o postura económica, según aplique

1.17. ADJUDICACIÓN

ETB podrá abstenerse de adjudicar el contrato objeto del presente proceso, si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, ésta se realizará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la etapa de negociación o modificación de cestas de compras si a éstas hubo lugar, o de la de estudio de ofertas.

La decisión sobre la adjudicación será comunicada a todos los participantes del proceso dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de Abastecimiento.

1.18. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El contrato deberá suscribirse dentro de los siete (7) días hábiles siguientes al recibo por el Sistema de Gestión Contractual de la comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que se distribuirá así: (i) Para su elaboración: 3 días hábiles, (ii) Para firma por parte del apoderado de ETB, Dos (2) días hábiles. (iii) Para su suscripción por parte del contratista, Dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que le curse el Equipo de Compras Administrativas de la Gerencia Abastecimiento de ETB.

1.19. PRÓRROGAS

Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil.

1.20. CONDICIONES CONTRACTUALES

Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que se enuncian a continuación:

1.21. Plazo de ejecución del contrato

El plazo de ejecución del contrato será de veinticuatro (24) meses, a partir de la orden escrita de inicio, previa aprobación de los certificados de seguro.

1.22. Garantías contractuales

I. Cumplimiento: Por un valor asegurado equivalente al 20% del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato, durante su ejecución y hasta su liquidación.

II. Calidad del servicio: Por un valor asegurado equivalente al 20% del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato, durante su ejecución y hasta su liquidación.

I.Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Por un valor asegurado equivalente al 10% del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato, durante su ejecución, hasta su terminación y tres (3) más.

II.Responsabilidad civil extracontractual: Por un valor asegurado equivalente a 200 SMMLV, vigente desde la suscripción del contrato y durante el plazo de ejecución.

De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación de ETB” se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas suscribiendo convenios con aseguradoras en virtud de los cuales los contratistas que suscriban contratos con ETB a partir xx xxxxx de 2008, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB.

Conforme con lo anterior, para la obtención de los primeros certificados de seguro, el CONTRATISTA deberá, en virtud de las alianzas suscritas por ETB, obtenerlos con alguna de dichas aseguradoras, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 xxxx 0x, Xxxx xx Xxxxxxx y Seguros, para su vinculación como cliente y la asignación inicial de cupo de seguro, aportando los documentos relacionados en el literal A del “INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE RESPONSABILIDAD

CIVIL EXTRACONTRACTUAL”, que puede consultar en la página web xxx.xxx.xxx.xx, o consultar directamente en la dirección antes señalada.

Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del mencionado Instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, teniendo en cuenta que dicho trámite aplica para el primer contrato en el que se haya vinculado al proveedor, los posteriores certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario en ETB, y posteriormente, ETB informará en cualquiera de estos eventos al Contratista para que realice el pago de la prima respectiva.

En el evento que el CONTRATISTA no pague la prima, la Unidad de Expedición de la Aseguradora y el Intermediario reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto al CONTRATISTA de las sumas que le adeude a éste por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El CONTRATISTA acepta que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos del cobro de estas penas el contrato prestará merito ejecutivo lo cual entiende y acepta el contratista con la suscripción del mismo.

En el evento que la Aseguradora, en desarrollo de sus políticas de suscripción, se abstenga de emitir certificados de seguros al CONTRATISTA, éste podrá constituir las pólizas de seguros en cualquier compañía de seguro Autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones autorizadas en Colombia

En todo caso, se deberán reponer los valores asegurados cuando éstos se vean afectados por razón de siniestros.

Los certificados de seguro que llegaren a requerirse en caso de modificación del contrato, deberán obtenerse dentro de los 2 días hábiles siguientes al del respectivo acuerdo.

1.23. Multas

Si hay retardo x xxxx en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones pagará el contratista una multa equivalente al 1.5% del precio de la parte incumplida por cada día de atraso o proporcional por fracción, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal compensatoria. En todo caso, el valor total de las multas no excederá el 20% del valor total del contrato. El porcentaje antes señalado se calculará sobre el valor de la facturación del mes en el que se genera el retardo.

ETB podrá descontar el valor de las multas de las sumas que se adeuden al proveedor por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el proveedor se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El proveedor renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.

1.24. Cláusula penal compensatoria

En caso de incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones del contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal compensatoria cuyo monto será de hasta el 20% del valor del contrato. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje.

ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal de las sumas que se adeuden al proveedor por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el proveedor se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El proveedor renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.

1.25. Cumplimiento de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y sistema general de seguridad en el trabajo SG-SST

El CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, el pago de las obligaciones laborales, afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.

Como requisito para la suscripción de las actas que generan pago, el contratista debe dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas, acreditando además el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar. Para tal efecto, el contratista debe acreditar el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista, de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal. Adicionalmente, el contratista debe entregar al supervisor del contrato, fotocopia de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal que ocupe en Colombia para ejecutar el contrato, inclusive subcontratistas. Igualmente, el contratista deberá allegar certificación sobre el pago de obligaciones laborales e indemnizaciones laborales respecto del personal que utiliza para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas.

1.26. Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa

El Oferente deberá suscribir el anexo “Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa”, como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento como Anexo Jurídico No. 3, y deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta, en original, debidamente suscrito por el representante legal o apoderado. Dicho anexo no podrá ser modificado por el oferente.

1.27. Terminación del contrato

El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes: (i) Por mutuo acuerdo. (ii) Anticipadamente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de 30 días calendario, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. ETB pagará únicamente al

Contratista las sumas correspondientes a los servicios recibidos a satisfacción. (iii) De manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB encuentre que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. En este caso, sólo se pagarán las sumas correspondientes a los bienes y/o servicios prestados por el contratista y recibidos a satisfacción de ETB.

1.28. Exclusión de la relación laboral

No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. El oferente con la presentación de la oferta garantiza que el personal que disponga para la prestación del servicio está debidamente seleccionado para prestar el servicio contratado de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos. Así mismo, garantiza que la remuneración de las personas que en su calidad de contratista ocupe para la prestación del servicio está acorde con los parámetros de la ley.

El contratista, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:

a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, y entrenamiento necesario del personal de conformidad con el objeto del contrato, en el caso que aplique de acuerdo al alcance del objeto del contrato a celebrar.

b) Implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

c) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.

d) El contratista debe garantizar que todo el personal que preste el servicio cuenta con la afiliación y aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en las normas vigentes sobre la materia.

El contratista se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas”.

1.29. Cumplimiento de las normas sobre gestión ambiental

En el caso que aplique por el objeto contratado, El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en caso que se requiera, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.

ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.

1.30. Administración del riesgo xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo.

El Contratista declara de manera voluntaria que (i) su patrimonio y los recursos utilizados para la ejecución del presente Contrato al igual que sus ingresos no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero; (ii) El Contratista, sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional e internacional y autoriza de manera expresa para que puedan ser consultadas por ETB; (iii) en desarrollo de su objeto social no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione y en consecuencia, se obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegasen a causar como consecuencia de del daño reputacional ocasionado. El Contratista se obliga con ETB a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional. (Según aplique), así como la información financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite ETB, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con El Contratista, sin que por este hecho El Contratista pueda reclamar indemnización.

1.31. Buenas prácticas en la prevención xxx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo.

El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas (…).

1.32. Propiedad intelectual

El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada, y por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.

En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley.

1.33. Confidencialidad de la información

La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizado por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la reserva sobre la misma. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por ETB.

1.34. Habeas Data

Cuando para la debida ejecución del contrato, El CONTRATISTA deba acceder, consultar, almacenar y/o administrar bases de datos de ETB que contengan información personal de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, previos los permisos concedidos para el efecto, el CONTRATISTA se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo sobre los principios de administración de datos

de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 5111 de 2017, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Para los mismos efectos, con la presentación de la oferta se entiende dada la aceptación del proponente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a la política de seguridad que tiene adoptada ETB para el manejo de su información y la de manejo de datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como a instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx. El CONTRATISTA entiende y acepta que a partir del momento en que ETB le suministre cualquier base en donde reposen datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, asume la calidad de encargado de su tratamiento y en consecuencia solo hará uso de los datos para las finalidades establecidas al momento de su entrega. En tal sentido, se obliga a cumplir con las disposiciones que en relación con la protección de datos personales se encuentran consagradas en la Resolución 5111 de 2017, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

1.35. Cesión del Contrato

El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.

1.36. Indemnidad

El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños o perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato.

1.37. Liquidación del Contrato

El contrato se liquidará por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.

1.38. Domicilio

Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.

1.39. Supervisión

Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del

CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el CONTRATISTA para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran.

La evaluación financiera de la oferta comprende la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los presentes términos de invitación y la verificación del requerimiento Relación de Ventas Vs Valor a Contratar.

CAPITULO II

2. CONDICIONES FINANCIERAS

En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos asignado a este proyecto, las siguientes son las precisiones a las condiciones financieras aplicables a la presente contratación, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.

2.1 PRECIOS

ETB solicita que los servicios que hacen parte de la presente contratación sean cotizados bajo el sistema de precios fijos, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.

Serán por cuenta del proveedor y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado. De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.

2.2 REAJUSTE DE PRECIOS

Los precios cotizados por el oferente permanecerán fijos durante el primer año de ejecución de contrato, por lo tanto, no estarán sujetos a reajustes por ningún motivo. Para el segundo año de ejecución del mismo, los precios serán revisados de común acuerdo pudiendo estos disminuir, quedar iguales o aumentar; para el último caso, el precio no podrá exceder el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor del año inmediatamente anterior para la República de Colombia, certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE.

2.3 VALOR DE LA OFERTA

Para la presentación de la oferta, el oferente deberá diligenciar en su totalidad el siguiente anexo, de acuerdo con las condiciones técnicas contenidas en el presente documento:

Anexo No.1: Cuadro Resumen de Oferta de Proceso de Impresión

Para diligenciar los anexos económicos se deben seguir las instrucciones:

NOTA 1: Los oferentes deberán diligenciar en su totalidad el anexo financiero. La omisión de al menos un ítem de los anexos de precios de la oferta, dará lugar a la descalificación de la misma. (Los ítems con cantidad

cero (0) también deben ser cotizados)

NOTA 2: Los anexos financieros deberán ser suministrados en forma impresa y en medio digital en formato EXCEL. De presentarse discrepancias entre la información suministrada en medio físico (papel) y la entregada en medio magnético, prevalecerá la suministrada en medio físico.

NOTA 3: Las cantidades de servicios son estimadas. Por lo anterior, en ejecución del contrato las mismas podrán aumentar o disminuir en función de los requerimientos de la compañía.

NOTA 4: Los anexos financieros deberán ser diligenciados en el formato suministrado por ETB "PROTEGIDO". En caso en que se tramite en otro formato NO será tenida en cuenta su oferta.

NOTA 5: La no presentación de la oferta en forma impresa será causal de rechazo de la oferta. Con ocasión de las aclaraciones que surjan en la etapa de evaluación de ofertas, bajo ningún motivo se podrán modificar los valores cotizados, la modificación de valores unitarios o totales será causal de rechazo de la oferta.

NOTA 6: El Anexo financiero debe estar firmado por el Representante Legal o apoderado debidamente facultado.

2.4 CUBRIMIENTO DE LA PROPUESTA

El valor de la oferta deberá incluir todos los bienes y servicios y elementos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la presente invitación. Cualquier elemento, módulo, material, bien o servicio que se requiera para el cumplimiento del objeto contractual y que no haya sido incluido en la propuesta deberá ser suministrado en su totalidad por EL CONTRATISTA sin costo adicional alguno para ETB, respecto del precio estipulado.

Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.

2.5 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN

2.5.1. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

El oferente debe discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas

vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.

En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.

En ningún caso la base gravable del impuesto sobre las ventas podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, según lo establecido en el artículo 463 del Estatuto Tributario.

En caso de que el servicio o bien suministrado sea de cuantía indeterminada o no tenga valor, el proveedor deberá responder por el reconocimiento de sus ingresos e impuestos según las normas tributarias vigentes

2.5.2 RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA

Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.

2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.

2.5.4 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta, se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.

2.5.5 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Oferente Proveedor Nacional

El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.

Proveedor No Residente Ni Domiciliado En El País

Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.

2.5.6 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE

De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.

2.5.7 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN

El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece si es responsable del impuesto o no, si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan.

Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.

2.5.7.1. IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA

Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el

valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.

Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.

2.5.7.2 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN

En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estos deberán facturar en forma independiente, por lo que en el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.

Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el Documento Consorcial.

2.6 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.

ETB es Gran Contribuyente (Resolución 012635 del 14 de diciembre de 2018), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de Diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), Autorretenedor de rendimientos financieros (Resolución 2863 de 2018), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.

2.7 CONDICIONES GENERALES

Las siguientes son las condiciones financieras generales de la presente invitación:

2.7.1 MONEDA DE COTIZACIÓN

Los servicios objeto de la presente contratación deberán cotizarse en pesos colombianos en números enteros, es decir sin incluir decimales. ETB se reserva el derecho de ajustar a cero decimales para lo cual utilizará la herramienta “REDONDEAR DE EXCEL”.

2.7.2 FORMA DE PAGO

El (100%) de los servicios de impresión, se pagarán mediante cortes mensuales sobre la cantidad de impresiones efectivamente realizadas, a los sesenta (60) días

calendario siguientes a la radicación, en el portal de recepción facturas de cuentas Pagar de ETB de la factura correspondiente, acompañada del Acta de recibo mensual de los correspondientes servicios, la cual debe estar suscrita por el Supervisor del Contrato y el Contratista.

NOTA: Para efectos de la firma de las actas de recibo de servicios, el contratista deberá acreditar el pago de la nómina, así como de sus obligaciones en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.

2.7.3 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS

El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito al supervisión del contrato, quien a su vez deberá revisar y dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna número 00571 “ACTUALIZACIÓN DE CUENTAS O CAMBIO DE DESTINATARIOS DE LOS

PAGOS EN EL SISTEMA SAP” del 2 xx xxxxx de 2010; la cual regula el tema.

2.7.4 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES. ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO

Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a ETB; para tal efecto se emitirá una cuenta de cobro por la Dirección de Facturación y Cartera, con visto bueno del supervisor del contrato, previa liquidación por parte del Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.

Para efectos de la liquidación e indexación mencionada anteriormente, el supervisor del contrato deberá cursar solicitud al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera, en la cual deberá detallar toda la información requerida para el cálculo, esto es: el mayor valor pagado, la fecha real de pago, la fecha probable de devolución de los dineros por parte del contratista y demás información relevante para el cálculo.

El contratista podrá consignar dichos valores o autorizar por escrito su descuento de las cuentas en trámite, para lo cual se aplicará la siguiente metodología:

 Se determinará la fecha en que se efectúo el respectivo pago.

 Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.

 Se determinará la fecha de devolución por parte del Contratista.

 Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho

período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.

En el evento en que el contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.

2.8 EVALUACION FINANCIERA Y PONDERACION ECONOMICA DE LAS OFERTAS

El estudio financiero de la oferta incluirá la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los términos de referencia y la verificación de las ventas frente al valor a contratar.

2.9 RELACION VENTAS – VALOR A CONTRATAR

Las ventas reportadas por el oferente en sus estados financieros NO podrán ser inferiores al 50% del Valor Total Estimado de Oferta incluido IVA presentada a ETB, dentro del presente proceso de contratación.

 Para las ofertas presentadas en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, para obtener el valor de las ventas, con el cual se verifique la condición se seguirá el procedimiento descrito a continuación: En el momento de presentación de la oferta el documento consorcial debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, con lo cual se procederá a realizar el siguiente cálculo: Porcentaje de participación dentro del grupo asociado por las ventas, para cada uno de los integrantes del grupo asociado. Las sumas de estos valores corresponderán al valor de las ventas del grupo consorciado.

Nota: Para efectos de validar este requerimiento el oferente deberá adjuntar con el paquete financiero de la oferta, el Estado de Resultados del último año fiscal (2018), debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.

LA CONDICIÓN PREVISTA EN EL PRESENTE NUMERAL CONSTITUYE UN REQUISITO HABILITANTE DE NATURALEZA FINANCIERA PARA PARTICIPAR EN EL PRESENTE PROCESO DE INVITACIÓN PUBLICA. LOS OFERENTES QUE NO CUMPLAN CON EL REQUISITO HABILANTE FINANCIERO REFERIDO EN EL PRESENTE NUMERAL, SERÁN DESCALIFICADOS.

2.10 HOMOLOGACIÓN DE OFERENTES

Los oferentes internacionales y nacionales, personas jurídicas y personas naturales, interesados en presentar oferta deberán estar homologados de conformidad con los requisitos establecidos en la Política Financiera de Contratación, la cual se encuentra publicada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx.

La homologación debe estar actualizada con los estados financieros de la última vigencia fiscal y es un requisito adicional al registro en la base de datos de proveedores.

2.11 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES FINANCIERAS

Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.

2.12 PONDERACIÓN ECONÓMICA DE LAS OFERTAS Y CONTRAOFERTAS

ETB efectuará la ponderación económica de las ofertas siguiendo la metodología descrita a continuación:

Las ofertas que cumplan financieramente serán analizadas para determinar si en los cálculos se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos de ponderación y selección, ETB realizará las correcciones necesarias.

ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en el Anexos financieros solicitados en los siguientes casos:

 Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, éste difiera del valor resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.

 Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.

 En caso de presentarse discrepancias entre los valores presentados en los diferentes anexos de precios, ETB podrá hacer las correcciones necesarias y tomará para ello el valor que resulte de la aplicación de los precios unitarios, del anexo correspondiente de la oferta.

 Es importante anotar que si se presentan inconsistencias entre los valores presentados físicamente (papel) y los valores en medio digitales, prevalecerán los valores presentados en el medio físico.

Ponderación Técnica: CUMPLE NO CUMPLE

Ponderación Económica: Se identificará un ordenamiento de 1 a N

siendo N equivalente al número de ofertas hábiles dentro del rango de ofertas. La calificación económica se efectuará sobre un ordenamiento de 1 a N, los cuales serán asignados mediante la aplicación del siguiente procedimiento.

Procedimiento:

Se identificará, dentro del rango de ofertas presentadas, la que contenga el menor valor total de oferta (después de correcciones aritméticas), a esta oferta se le otorga el número uno (1) siendo esta oferta la mejor económicamente dentro del rango de ofertas, la asignación del numero dos (2) será para la segunda de mejor valor y así sucesivamente hasta llegar al número de ofertas que CUMPLEN Técnica Jurídica y Financieramente.

NOTA 1: “En caso que los oferentes decidan ofrecer descuentos estos deben realizarse a los precios unitarios”.

NOTA 2: “Es importante anotar que las cantidades de la oferta son estimadas por lo que solo serán tenidos en cuenta para efectos de evaluación y ponderación económica de ofertas, por lo anterior en el periodo de ejecución del contrato, estas cantidades podrán aumentar o disminuir de acuerdo con los requerimientos y necesidades de ETB”.

NOTA 3: “En caso que ETB decida adelantar una etapa de negociación, en las contraofertas presentadas, las posturas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta”.

CAPITULO III

3. CONDICIONES A LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

3.1. CONDICIONES DE PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS.

Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo, se efectúa la siguiente clasificación:

Requerimiento mínimo obligatorio: son aquellos requerimientos expresados en términos tales como “ETB S.A. E.S.P. REQUIERE” o “EL OFERENTE DEBE”, indicando que son de cumplimiento obligatorio. Las ofertas que no cumplan con estos requerimientos a cabalidad, serán rechazadas.

El oferente debe tener en cuenta que las respuestas que suministre en este capítulo deben corresponder al alcance real de los trabajos ofertados, constituyéndose en parte de su oferta y, por lo tanto, del eventual contrato que llegare a celebrarse y no con las facilidades o alcances potenciales de los mismos.

El oferente debe responder punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento. En los casos en los que el oferente lo considere conveniente o ETB S.A. E.S.P. lo exija, el oferente debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. De no cumplirse lo anterior, ETB S.A. E.S.P. podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de oferta, sin que con ocasión de las respuestas, el oferente pueda modificar la oferta.

Si la respuesta es referida a un catálogo o descriptivo técnico, éste debe ser entregado junto con la oferta indicando el sitio del mismo en el que se localiza la correspondiente descripción, para su verificación.

En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ETB S.A. E.S.P. formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de ofertas.

La oferta será descartada, si la respuesta a un “Requerimiento mínimo obligatorio “es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse expresado en su respuesta que “CUMPLE”; en la respuesta recibida, se deduce que el requerimiento no se satisface total o parcialmente, o su cumplimiento se sujeta a una condición.

Los documentos exigidos en el presente capítulo que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de oferta. De no

atenderse el requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.

La respuesta a las especificaciones técnicas debe mantener la numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos que la conforman y debe ser presentada en dos documentos impresos (original y copia). Además, el oferente debe presentar una copia de la información técnica en medio digital (CD), formato no re-escribible y debidamente rotulado. El documento en CD debe tener su índice de enlaces o hipervínculos que faciliten su revisión.

Durante el estudio de oferta, ETB S.A. E.S.P. se reserva el derecho de solicitar al oferente una presentación, en la cual se aclaren los aspectos técnicos específicos de la propuesta, sin que sea posible realizar modificaciones a la oferta presentada. La fecha y hora de la presentación serán comunicadas oportunamente por ETB S.A. E.S.P.

3.2. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Contratar el servicio de impresión del material de marca de ETB, así como todo el material publicitario y de apoyo para los diferentes canales de venta y fuerza de ventas de los segmentos masivo y empresas y gobierno de conformidad con las condiciones previstas en el presente documento y en el Manual de Contratación de ETB vigente.

3.3. ALCANCE

La información presentada en el Anexo Financiero obedece a unas cantidades estimadas.

por lo cual ETB podrá solicitar más o menos de estas piezas según necesidades. Entre las piezas que ETB requiere son volantes, contratos, afiches, pendones, carteles, folletos, cartas, entre otros.

3.3.1 PRODUCCION DE TRABAJOS

Para la producción del material a realizar, ETB seguirá los siguientes pasos, para que el proveedor cumpla con la entrega del trabajo final.

El contrato se ejecutará mediante órdenes de servicio que cursará ETB por medio de los supervisores designados.

3.3.2 Planeación:

 El Supervisor del Contrato o a quien designe el facultado, entregará para la producción del trabajo al proveedor, la solicitud de producción del material y cantidades, según las especificaciones detalladas en el Anexo Financiero. El proveedor hará las sugerencias que considere

convenientes para lograr mayores eficiencias y para la definición de las mejores características técnicas para que el trabajo tenga los estándares de calidad y cumpla con el objetivo de la pieza y enviará un presupuesto que contendrá las características detalladas del trabajo como tamaño, material, cantidad, fecha de entrega y sitio de entrega para ser aprobado por el Supervisor del contrato.

3.3.3 Alistamiento:

 El proveedor entregará la Sherpa, dependiendo de la solicitud, en los tiempos establecidos en el Anexo Técnico No. 1 Tiempos de entrega servicios de Impresión, o en el tiempo acordado con el proveedor. Si la pieza lo requiere, deberán entregar machote en el material solicitado para que la agencia y ETB aprueben el elemento final.

 La Agencia de Publicidad designada por ETB aprobará o pedirá ajustes xxx xxxxxx máximo un (1) día hábil siguientes de haber recibido la pieza el proveedor.

 ETB aprobará el material enviado en la sherpa máximo 1 día hábil siguiente a la recepción de la misma por parte del proveedor y con el visto bueno de la agencia previo de la agencia en casos en los que ETB lo solicite, previo acuerdo con el proveedor

 Una vez aprobada la orden de producción por parte de ETB, la agencia de publicidad de ETB entregará los artes en alta o en el formato que los proveedores requieran. Tiempo de entrega: Un (1) día hábil después de aprobado el trabajo.

 El proveedor deberá contar con software de diseño acorde con el de la agencia creativa (Illustrator - .ai). o el que se requiera para cumplir con la impresión del trabajo.

 Adicionalmente el proveedor tendrá que entregar el material según las cantidades que ETB determine y embaladas según instrucciones, en las bodegas de ETB o en las instalaciones que ETB determine en la ciudad de Bogotá. El proveedor se compromete a dejar el material en la bodega o lugar establecido y contar con los recursos para que la entrega se haga de manera idónea en las instalaciones definidas y tener constancia de entrega del mismo.

 Proveedor debe entregar muestras físicas de las impresiones realizadas al supervisor de ETB una vez finalizada la pieza en las cantidades que se acuerden entre las partes.

 El proveedor al momento de la entrega, debe abrir las cajas con el material impreso y hacer en presencia del personal de bodega un muestreo de cada una de las cajas garantizando el 100% de la calidad. De encontrar algún material con error o mal estado se debe repetir el material según el numeral 3.6

3.3.4 Nuevos ítems a imprimir:

 Si durante la ejecución del contrato ETB requiere piezas publicitarias adicionales a los que se presentan en el Anexo Financiero, previa autorización de estas piezas por el Facultado para contratar, ETB requiere que el contratista presente cotización al Supervisor del contrato dentro de los dos 2 días hábiles siguientes al recibo de la solicitud por parte de ETB. ETB evaluará los precios comprándolos con las condiciones xx xxxxxxx y de acuerdo con este análisis, ETB aceptará la propuesta o solicitará al contratista una mejor oferta. La pieza publicitaria adicional solicitada con sus especificaciones técnicas, su precio y ANS deberán constar por escrito y pasará a formar parte integral del contrato a través de un acta de inclusión de elementos nuevos que incluyan todas las especificaciones técnicas, valor de la pieza según las cantidades solicitadas y que esté firmada por el Facultado para contratar, por el representante del proveedor y por el supervisor del contrato y ser incluido en el listado de piezas de ETB ( Anexo Financiero). Las actas deben numerarse y ser enviadas a gestión documental

3.3.5 TIEMPOS DE ENTREGA

Para cada trabajo de impresión ETB requiere que el proveedor cumpla con los tiempos definidos en el Anexo Técnico No. 1 Tiempos de entrega servicios de Impresión. y se entregarán los trabajos según lo establecido en el numeral 3.3.3

Alistamiento

Para los ítems nuevos que se adicionen según el numero 3.3.4 se debe acordar entre las partes y quedar incluidos dentro del acta.

3.3.6 MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

EL CONTRATISTA conoce y acepta que este documento, así como toda la información a la que tenga acceso durante la ejecución del servicio, es de carácter confidencial y, en consecuencia, asume las siguientes obligaciones:

 Restringir el acceso a la información relacionada con los servicios única y exclusivamente a las personas asignadas para su ejecución.

 Asegurar que estas personas cumplan con la obligación de guardar esta información en forma absolutamente confidencial.

 No revelar a terceros la información confidencial que haya llegado a su conocimiento, a menos que haya recibido previa aprobación escrita de ETB.

 No usar la información confidencial recibida para propósitos distintos a los previstos en el presente documento. La obligación de confidencialidad estipulada en esta cláusula, se mantendrá mientras la información recibida

no sea del conocimiento público o no haya sido revelada AL CONTRATISTA por terceros cuya posesión de tal información sea legítima.

 Impartir al personal contratado para la prestación del servicio, charlas periódicas que contribuyan a salvaguardar la confidencialidad de la información a la que se tenga acceso durante la prestación del servicio.

 Todos los estudios de investigación realizados durante el contrato, serán considerados como propiedad intelectual de ETB, en consecuencia, el oferente no podrá entregar, comunicar, copiar o dejar a conocer de extraños o de personas no autorizadas por la otra parte.

3.4. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA

 El Oferente debe acreditar experiencia e idoneidad en contratos con objeto igual o similar al del presente proceso de contratación, con mínimo una o máximo cuatro certificaciones de experiencia de contratos ejecutados o que lleven más del 50% del valor ejecutado, por valor mayor o igual a $Cop 2.000.000.000 antes de IVA; la sumatoria de las 4 certificaciones podrán sumar el valor antes mencionados siempre y cuando el valor mínimo de cada certificación sea de $200.000.000.

Se considerará válida únicamente la experiencia de contratos suscritos a partir del año 2013 en adelante. Las certificaciones presentadas en moneda extranjera, se convertirán a la tasa de cambio del día de la fecha de firma del contrato certificado. En caso de consorcios o uniones temporales, las certificaciones de experiencia requeridas deben ser aportadas por todos los miembros de la unión en el porcentaje de su participación de la misma.

Las certificaciones de experiencia deben reunir los siguientes requisitos para ser tenidas en cuenta:

- Nombre o razón social del contratante.

- Nombre o razón social del contratista.

- Fecha de iniciación del contrato (día/mes/año).

- Fecha de terminación del contrato (día/mes/año).

- Objeto del contrato.

- Valor final del contrato.

- Firmada por el representante legal del cliente o la persona autorizada

3.5. CANALES DE COMUNICACIÓN.

Son canales de comunicación válidos para cualquier solicitud o aclaración los correos electrónicos corporativos o los comunicados suscritos por el personal que ETB designe; así como también con el fin de facilitar las comunicaciones, EL CONTRATISTA asignará al primer y segundo contactos un equipo celular activado

con el operador celular que ETB indique, desde el primer día de operación. El CONTRATISTA informará a partir del momento en el que se inicie la ejecución, las personas de contacto y niveles de escalamiento para el manejo de comunicaciones que así lo requieran de la siguiente forma y orden:

Responsable de la Cuenta (Primer contacto): Se requiere una persona que comprenda y maneje el proceso de impresión tanto básico como digital, que brinde sugerencias en términos de formatos, colores, medidas entre otros, dedicada el 100% a la cuenta de ETB Profesional área afines con experiencia mínima de 5 años en el área de impresión.

El segundo contacto estará al tanto de la operación, y podrá suplir las necesidades en caso de que el primer contacto no esté disponible.

3.6. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO TIEMPO DE ENTREGA Y CALIDAD.

Tiempos de entrega:

EL CONTRATISTA debe cumplir con los tiempos de entrega para órdenes de pedidos solicitados según Anexo Técnico No. 1 Tiempos de entrega servicios de Impresión.

Calidad de los trabajos:

Los trabajos deben entregarse con la calidad requerida según el anexo financiero y de no cumplirse se deberán reponer máximo a los siguientes 2 días calendario. ETB no asumirá costos adicionales en caso no recibir a satisfacción la producción solicitada, y se aplicaran los descuentos por incumplimiento de ANS como se observa en el numeral 3.6.1 sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que hubiere lugar.

3.6.1 MENORES VALORES A PAGAR POR INCUMPLIMIENTO DE ANS

En caso de incumplimiento de los ANS indicados en el numeral anterior, se realizarán ajustes a los valores a facturar para EL CONTRATISTA en el mes del respectivo de dicho incumplimiento según la siguiente tabla:

TABLA DE DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LOS ANS
2 día calendario de retraso de la entrega de la pieza	10% de descuento de los presupuestos aprobados de las piezas que hayan tenido retraso.
3 días calendario de retraso de la entrega de la pieza	15% de descuento de los presupuestos aprobados de las piezas que hayan tenido retraso.
Hasta 4 días	20% de descuento de los

calendario de retraso de la entrega de la pieza	presupuestos aprobados de las piezas que hayan tenido retraso.
Más de 5 días calendario de retraso de la entrega de la pieza	Se procederá a aplicar la multa según lo establecido en los términos financieros.