INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL
INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL
IDPAC
MANUAL DE CONTRATACION Y SUPERVISION
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INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL |
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN |
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GUÍA DE FORMULACIÓN PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO(A) |
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CÓDIGO: |
IDPAC-GC-MA-01 |
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2 |
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ELABORÓ |
REVISÓ |
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Oficina de Contratación |
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx |
Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx |
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Proceso |
Responsable proceso |
Jefe Oficina Asesora de Planeación |
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FECHA |
FECHA |
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29/11/2016 |
29/11/2016 |
16/12/2016 |
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VERSIÓN |
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ÍTEM MODIFICADO – DESCRIPCIÓN |
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TABLA DE CONTENIDO
2. ÁMBITO, ALCANCE Y DESTINATARIOS DEL MANUAL 10
2.1. ACTUALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL MANUAL 10
2.2. DISTRIBUCIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL MANUAL 11
3.1. NATURALEZA JURÍDICA Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO 11
3.4.1. Principios de la contratación estatal: 14
3.4.2. Principios de la Función Administrativa 14
3.4.3. Principios de la Gestión Fiscal: 15
3.6.1. De los servidores públicos 17
3.6.2. De los proponentes o contratistas 17
CAPACIDAD JURÍDICA PARA CONTRATAR 17
1. COMPETENCIA CONTRACTUAL Y DELEGACIONES 18
1.2. DELEGACIÓN PARA CONFERIR COMISIONES AL EXTERIOR E INTERIOR DEL PAÍS 19
1.3. DEPENDENCIAS ENCARGADAS Y CARGOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL 21
1.3.3. Comité de Compras y/o Adquisiciones 23
1.3.5. Comité de Evaluación 24
1.3.6. Comité Asesor de Contratación 25
1.3.7. Área solicitante de la contratación 27
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN 30
1.1.2. Plan anual de adquisiciones 32
1.1.6. Evaluación y seguimiento 33
1.2. ESTUDIOS PREVIOS Y SU CONTENIDO 34
1.2.1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación 34
1.2.3. Especificaciones técnicas 35
1.2.4. Autorizaciones, licencias y documentos técnicos para el desarrollo del proyecto 37
1.2.6. El estudio xx xxxxxxx y análisis del sector 38
1.2.7. Criterios habilitantes 40
1.2.8. Los riesgos, su tipificación y asignación 41
1.2.9. Análisis de garantías 42
1.3. CONTENIDO DEL AVISO DE CONVOCATORIA Y XXX XXXXXX DE CONDICIONES 43
ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL 44
2.1. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO 47
2.2. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS 47
2.3. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO 48
2.7. TERMINACIÓN ANTICIPADA POR MUTUO ACUERDO 52
3.1. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL 53
3.1.1. De las salvedades en la liquidación 54
3.1.2. Procedimiento del supervisor para la liquidación de los contratos 55
3.1.3. Actividades posteriores a la liquidación 56
VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL 56
1. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 56
1.1. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA 57
1.2. CALIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR 57
1.4. COMUNICACIÓN AL SUPERVISOR O INTERVENTOR 58
1.6. FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES 58
1.6.1. Funciones de contenido administrativo 59
1.6.2. Funciones de contenido legal 60
1.6.3. Funciones de contenido financiero 61
1.6.4. Funciones de contenido técnico 62
1.6.5. Funciones de contenido contable 63
1.7. RESTRICCIONES ESPECIALES DEL SUPERVISOR 63
1.8.1. Responsabilidad civil 64
1.8.2. Responsabilidad fiscal 64
1.8.3. Responsabilidad penal 65
1.8.4. Responsabilidad disciplinaria 65
RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 65
1.1. DECLARATOTIA DE INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIÓN DE SANCIONES 65
1.2. SANCIONES QUE PUEDE APLICAR EL IDPAC FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE UN CONTRATO O CONVENIO 66
1.3. CUANTIFICACIÓN Y EXIGIBILIDAD DE LOS PERJUICIOS 67
1.4. REQUISITOS PARA QUE PROCEDA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS 67
1.5. COMPETENCIA PARA IMPONER LA SANCIÓN 68
1.7. ACTUACIONES QUE GENERAN MULTAS 68
REGÍMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL 71
1.1. REGÍMENES ESPECIALES EN LA CONTRATACIÓN DEL IDPAC 72
1.2. REGLAS APLICABLES A LOS CONTRATOS CELEBRADOS EN UN RÉGIMEN EXCEPCIONAL 72
1.3.1. Marco normativo de los convenios de asociación 73
1.3.2. Características de los convenios de asociación 73
1.3.3. Reconocida idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro 74
1.3.4. Régimen de selección de los contratos con entidades sin ánimo lucro 75
1.3.5. Lineamientos generales para la celebración de convenios de asociación 76
LA RESPONSABILIDAD EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL 79
2. ASPECTOS ESENCIALES DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL 81
3. ASPECTOS ESENCIALES DE LA RESPONSABILIDAD DISCIPLINARÍA 82
4. ASPECTOS ESENCIALES DE LA RESPONSABILIDAD PENAL 85
4.1. Nociones Generales y Fundamento Normativo 85
4.2. Tipos penales destacables: 85
Xxxxxx Prácticas en la Gestión Contractual desde la Supervisión……................23 Folios.
INTRODUCCIÓN
El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC, como establecimiento público del orden distrital con capacidad de contratar de acuerdo con lo establecido en los Decretos Ley 1421 de 1993 “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá", artículo 147, y 714 de 1996, artículo 87, debe someter la totalidad de sus procesos de compra de bienes y contratación, al régimen previsto en el Estatuto General de la Contratación Pública; las Leyes 00 xx 0000 x 0000 xx 0000, xx Xxxxxxx Reglamentario 1082 de 2015, por medio del cual se expide “ Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional” y las demás normas que le sean aplicables en materia de contratación pública. De igual manera dichos procesos deberán someterse a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal contenidos en los artículos 267 de la Constitución Política , el artículo 8º de la Ley 42 de 1993 respectivamente, de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción; la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; la Ley 38 de 1989 Estatuto Orgánico de Presupuesto; el Decreto Ley 1421 de 1993 Estatuto Orgánico de Bogotá; el Acuerdo 24 de 1995 Estatuto Orgánico del Presupuesto Distritaly demás leyes y decretos de presupuesto, así como los lineamientos que en materia de austeridad del gasto adelanta el Gobierno Nacional.
Atendiendo a los citados postulados normativos y en desarrollo del mandato previsto en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal (IDPAC), como entidad pública del Estado, adopta el presente manual de contratación, el cual contiene los lineamientos que en materia de contratación pública, ha desarrollado la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, los parámetros rectores de la gestión contractual del Instituto,fija y distribuye las funciones y responsabilidades propias de cada actor y participe involucrado en todas las etapas contractuales adelantadas por el IDPAC, con el objetivo de establecer procesos de selección objetivos y transparentes, así como procedimientos eficientes que se traduzcan en seguridad jurídica tanto para los servidores públicos como para los contratistas del Instituto.
El presente manual se constituye como una herramienta que permite a los operadores contractuales ejercer sus funciones conforme a la normatividad contractual vigente, a efecto de evitar errores de cualquier naturaleza que le generen acciones de tipo disciplinario, penal o administrativas y que sea eficiente en la mitigación de posibles riesgos que puedan generan hechos antijurídicos.
Los procedimientos, formatos y guías del proceso Gestión Contractual, se encuentran incorporados en el Sistema Integrado de Gestión SIG del Instituto Distrital de Participación y Acción comunal (IDPAC), en los cuales se evidencian las políticas de operación del proceso, la secuencia de las actividades a seguir para las modalidades de selección establecidas, su integración con los demás procesos, la mejora continua, identificación de riesgos y mantenimiento de información documentada
CAPÍTULO I
El presente capitulo contiene los objetivos, alcance y proceso para la actualización y mejoramiento del presente manual de contratación del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal IDPAC, en consonancia con los lineamientos establecidos en la normatividad vigente, así como los aspectos generales referentes a la Entidad y a la gestión contractual de la misma.
En cumplimiento de la disposición normativa contenida en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y atendiendo los “Lineamientos Generales para la expedición de Manuales de Contratación” dictados por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, el presente manual tiene por objeto fijar los principios rectores y lineamientos generales que todo actor y participe de la gestión contractual del IDPAC, deberá cumplir en cada una de las etapas de los procesos de contracción que el mismo adelante. De igual manera se establecerán las responsabilidades de cada interviniente en el proceso de gestión contractual y las consecuencias por su incumplimiento de acuerdo a la normatividad vigente en esta materia.
Establecer un instrumento de gestión estratégica que sirva de apoyo a la misión del IDPAC.
Constituir una herramienta que le permita a los operadores jurídicos y a todo interviniente en la gestión contractual del IDPAC, ejercer funciones conforme a la normatividad contractual vigente; atendiendo a los principios propios de la función administrativa y la gestión fiscal, y en beneficio del interés general y el bien común.
Propender porque, en los procesos de contratación, se garanticen los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del riesgo, publicidad y transparencia.
Identificar las modalidades de contratación y sus respectivas etapas, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto de la vigilancia y control de los contratos celebrados.
Unificar procedimientos y crear criterios uniformes para la aplicación de las normas que rigen la gestión contractual del IDPAC.
Propender por la debida y oportuna ejecución de los recursos asignados al IDPAC.
Servir de referente administrativo para la evaluación de la gestión y la toma de decisiones orientadas al mejoramiento continuo de los procesos.
El ámbito de aplicación del presente manual comprende todas las acciones y dependencias intervinientes en la Gestión Contractual del IDPAC. La gestión contractual inicia con el conjunto de actividades de planeación; comprende la coordinación, organización, control, ejecución y supervisión, y finaliza con la constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación.
Las disposiciones normativas contenidas en el presente manual deberán ser plenamente observadas por todas las dependencias que demanden bienes, servicios y obras públicas, necesarios para el cumplimiento del objeto misional del IDPAC de acuerdo a la estructura interna y las funciones desempeñadas por las dependencias de acuerdo al organigrama de la Entidad.
Igualmente, el presente Manual de Contratación está dirigido a todos los servidores públicos, oferentes en los procesos de contratación, contratistas, supervisores e interventores del IDPAC; así como las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.
Están exceptuadas de la aplicación de este manual:
a. Las adquisiciones de bienes y servicios financiados con fondos de organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros y/o personas extranjeras de derecho público, los cuales se someten a las normas e instructivos que existen para tal fin, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.
b. Las adquisiciones de bienes y servicios financiados en un 50% o más con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, los cuales se podrán someterse a los reglamentas y procedimientos de tales entidades, lo anterior según lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.
Los reglamentos especiales a los que se refieren los literales anteriores deberán hacer parte integral del convenio suscrito, ante la ausencia de estos, tales entidades serán las que determinarán el procedimiento de contratación a seguir.
Este manual es un instrumento flexible que permite actualizaciones o modificaciones, las cuales se deben registrar en la planilla de control de actualizaciones, previa revisión y aprobación de la Oficina Asesora de Planeación.
Así mismo, se autoriza al Comité Asesor de Contratación para que realice las modificaciones o adiciones a que haya lugar, salvo que las mismas impliquen un cambio sustancial de las políticas o principios adoptados mediante el presente acto, caso en el cual se requerirá de la aprobación de la Dirección General. El Comité Asesor de Contratación podrá expedir aplicativos que harán parte del manual de contratación en los que se incluirán las modificaciones o adiciones al mismo.
El manual como instrumento administrativo deberá ser distribuido y difundido por el Secretario General a todos los funcionarios que hacen parte del mismo.
El manual será publicado en la página de Intranet del IDPAC, para consulta.
Es responsabilidad del Secretario General y de las respectivas dependencias socializarlo en cada uno de los procedimientos donde se encuentran vinculados los funcionarios.
El presente acápite precisa la naturaleza jurídica del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC, como entidad pública de orden distrital y su ubicación en la estructura del Estado Colombiano, además de las funciones que desempeña. De igual manera se enuncian los principios aplicables a las actuaciones contractuales del IDPAC y presenta los órganos, cargos y dependencias que intervienen en la gestión contractual del Instituto.
El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC fue creado en el año 2006 mediante el Acuerdo 257 del Concejo de Bogotá (Artículo 50), como un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaria de Gobierno, cuyo objeto es garantizar el derecho a la participación ciudadana y propiciar el fortalecimiento de las organizaciones sociales, atendiendo a las políticas, planes y programas que se definan en esta materia.
Fomentar la cultura democrática y el conocimiento y apropiación de los mecanismos de participación ciudadana y comunitaria
Diseñar y gestionar estrategias e instrumentos que concreten las políticas en materia de participación y organización de la ciudadanía.
Diseñar y promover la estrategia que garantice la información suficiente para una efectiva participación ciudadana.
Formular, orientar y coordinar políticas para el desarrollo de las organizaciones comunales de primer y segundo grado, como expresión social organizada, autónoma y solidaria de la sociedad civil
Ejercer y fortalecer el proceso de inspección, control y vigilancia sobre las organizaciones comunales de primer y segundo grado y sobre las fundaciones o corporaciones relacionadas con las comunidades indígenas domiciliadas en Bogotá.
Ejecutar, controlar, coordinar y evaluar planes, programas y proyectos para la promoción de la participación ciudadana, el interés asociativo y la organización comunitaria en el Distrito en el marco del Sistema de Participación Distrital.
Diseñar y construir metodologías y tecnologías que permitan a las comunidades organizadas planear, ejecutar, controlar, y sostener obras de interés comunitarias y transferirlas a las demás entidades del Distrito Capital y a las localidades.
Fomentar procesos asociativos en las organizaciones sociales y comunitarias con instrumentos de desarrollo económico y social del Distrito Capital.
Liderar, orientar y coordinar los procesos de participación de los grupos poblacionales desde la perspectiva etaria haciendo énfasis de la juventud.
Liderar, orientar y coordinar los procesos de participación de los grupos poblacionales desde la perspectiva étnica.
Liderar, orientar y coordinar los procesos de participación de los grupos poblacionales desde la perspectiva de equidad de género.
Ejecutar obras de interés comunitario.
A continuación se presenta el organigrama del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC, el cual contiene la estructura organizacional de la Entidad incluyendo los órganos que intervienen en la gestión contractual de la misma. Ver figura 1.
Figura 1: Organigrama IDPAC
La gestión contractual del IDPAC, debe adelantarse de conformidad con los principios y deberes que rigen la contratación estatal, la función administrativa y la gestión fiscal, a continuación enunciados según el alcance conceptual para ellos fijados en la ley y la jurisprudencia.
Adicionalmente, se aplicarán las reglas de interpretación de la contratación y los principios generales del derecho.
De conformidad con los previsto en los artículos 23, 24, 25, 26, 27 y 28 de la Ley 80 de 1993 los principios de la contratación estatal son:
Transparencia: Art 24 Ley 80 de 1993 y 2° Ley 1150 de 2007. Hace referencia a la debida escogencia del mecanismo de selección objetiva.
Economía: Art. 25 Ley 80 de 1993. Medidas para la eficiencia y la efectividad.
Responsabilidad: Art. 26 Ley 80 de 1993. Un xxxxxx xxxxxxx de un complejo conjunto de responsabilidades.
Selección Objetiva: Art. 5° Ley 1150 de 2007, Num 2° modificado por el Art. 88 de la Ley 1474 de 2011. Hace referencia a los criterios variables para la selección de contratistas en cada proceso contractual.
Conmutatividad: Art. 28 Ley 80 de 1993. Equivalencia o reciprocidad entre lo que se contrata y lo que se paga o recibe.
Equilibrio Económico: Reciproco para los dos partes. Artículos 3° modificado, 4° Num 3, 5° Num 1 y 27 de la Ley 80 de 1993. Derogatoria garantía de utilidades Art. 32° Ley 1150 de 2007. Reclamación en favor del contratista o de la entidad por situaciones imprevistas o sobrevinientes del Estado.
Planeación: Art. 25 Ley 80 de 1993 Num 12, modificado por el Art. 87 de la Ley 1474 de 2011. Art 4° Ley 1150 de 2007, Art. 74 Ley 1474 de 2011, Artículos 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.1.1.6.3 Decreto 1082 de 2015. Principio implícito en reglamentos y en el Estatuto Anticorrupción.
Los principios que rigen la contratación estatal están amparados en los principios que rigen la función administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales están delimitados en el artículo 209 de la Constitución Política y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los cuales son:
Igualdad: Dar a todos el mismo tratamiento.
Moralidad: Actuar de conformidad con principios éticos y xxxxxxx.
Eficacia: Cumplir la finalidad de los procedimientos.
Economía: Agilizar decisiones y procedimientos.
Celeridad: Impulso oficioso de procedimientos y tramites.
Imparcialidad: Garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación.
Publicidad: Dar a conocer las decisiones por medio de los medios adecuados.
Contradicción: Derecho a controvertir las decisiones.
Debido Proceso: Actuaciones de conformidad con las normas de procedimiento y competencia y observancia de principios como la legalidad, la presunción de inocencia, la no reformatio in pejusy el non bis in ídem
Buena Fe: Presunción de comportamiento xxxx y fiel en el ejercicio de os derechos y deberes.
Participación: Atención de las iniciativas de los ciudadanos en materia de gestión pública.
Responsabilidad: Asunción de consecuencias por parte de las autoridades.
Transparencia: La actividad de la Administración Pública es de dominio público.
La gestión contractual debe realizarse igualmente de conformidad con los principios que rigen la gestión fiscal previstos en el artículo 8º de la Ley 42 de 1993, a saber:
Eficiencia: Capacidad de lograr un efecto determinado, bajo un nivel óptimo de utilización de recursos, con certeza para el cumplimiento de los objetivos. Obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución en el contrato o convenio.
Eficacia: Es la capacidad para obrar y hacer efectivo un propósito. Se refiere al grado de consecución de los resultados en relación con las metas y los objetivos del proyecto y del contrato. Se mide al finalizar cada una de ellas, en particular al concluir un proceso contractual y el proyecto o el programa que lo respalda.
Equidad: través de este principio se identifican los destinatarios de la acción económica y se efectúa la repartición o distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales.
Economía: Garantizar la obtención de calidad de bienes y servicios, al menor costo en igualdad de condiciones y realizando la verificación de las condiciones xxx xxxxxxx, con austeridad y prudencia en la administración de los bienes o recursos públicos.
Valoración de Costos Ambientales: Deber de cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales, específicamente los no renovables y el medio ambiente, teniendo además la obligación de evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.
De acuerdo con lo establecido en los artículos 1º y 2º de la Ley 80 de 1993, debido a la naturaleza jurídica del IDPAC, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable al Instituto, es el consagrado en el Estatuto General de Contratación de la Administración previsto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios y normas concordantes, así mismo aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
De igual manera forman parte del marco legal de contratación del IDPAC, el Estatuto Orgánico de Presupuesto y decretos reglamentarios, el Estatuto Anticorrupción, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las normas sobre austeridad del gasto y las resoluciones, circulares o memorandos internos relacionadas con la contratación y ejecución del IDPAC.
La gestión contractual del IDPAC, debe dar estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en la normativa vigente. Particularmente, resulta imperioso dar cumplimiento al principio de planeación en todos los procesos y procedimientos de contratación con el fin de minimizar los riesgos que puedan llegar a presentarse durante las etapas precontractual, contractual y post-contractual.
3.6. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y RÉGIMEN APLICABLE EN MATERIA DISCIPLINARIA
3.6.1. De los servidores públicos
No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con el IDPAC, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la ley, los reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8º (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la Ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.
Los servidores públicos y contratistas del IDPAC, en desarrollo de los procesos de contratación, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la ley y en especial las consagradas en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único).
En general, todo servidor público del IDPAC y quienes presten sus servicios al mismo, se deberán abstener de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés, entendido éste, como toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del IDPAC y el de los servidores públicos o contratistas. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
3.6.2. De los proponentes o contratistas
En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente de un proceso precontractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo.
Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa autorización del IDPAC, según corresponda.
Si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización del IDPAC según corresponda.
CAPÍTULO II
CAPACIDAD JURÍDICA PARA CONTRATAR
El presente capítulo señala el procedimiento que en materia contractual debe adelantarse por los funcionarios involucrados en la Gestión Contractual del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC; las funciones que deben acometerse por virtud de la delegación y las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, así como el área encargada y el cargo responsable de las actividades de la Gestión Contractual.
Por competencia contractual se entiende la facultad que le asiste al jefe o representante legal de la entidad para ordenar y adelantar los procesos de selección1, incluyendo todos los actos inherentes a estos, como celebrar contratos, verificar su ejecución y liquidación, entre otros.
El Director o representante legal del instituto, puede delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes atendiendo a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por los artículos 21 y 32 de la Ley 1150 de 2007. Tal facultad se confiere mediante la resolución de delegación, suscrita por el Director o representante del instituto y las que con posterioridad se emitan aclarándola o modificándola.
Son facultades del ordenador del gasto: la ordenación de la apertura de procesos de selección y su adjudicación, así como los actos relacionados con la contratación no precedida de convocatoria pública; la celebración del contrato, las prórrogas, modificaciones, adiciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato, ya sea terminación anticipada (unilateral o de mutuo acuerdo), imposición de multas y sanciones, declaraciones de incumplimiento y/o caducidad, la liquidación y en general todas aquellas que tengan relación con la actividad contractual.
Conforme al literal b) del artículo 56 del Acuerdo 257 de 2006 y el Acuerdo 002 de 2007, corresponde al Director General del IDPAC, “Expedir los actos administrativos celebrar los contratos, realizar las operaciones y celebrar los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de acuerdo con las normas vigentes”.
La Junta Directiva del IDPAC, mediante los literales aa) y bb) del artículo 9° del Acuerdo 002 de 2007, modificado por el Acuerdo 006 del mismo año, confirió a la Secretaria General del IDPAC, las funciones de “Dirigir y ejecutar el proceso de contratación administrativa de acuerdo con los planes, programas y proyectos que manejen las dependencias y efectuar su seguimiento de acuerdo con las normas legales vigentes”, y “Verificar la legalidad de los documentos necesarios para los procedimientos de contratación directa, invitaciones públicas, licitatorios y los convenios interadministrativos o de cualquier naturaleza que el Instituto realice.”.
De conformidad con las disposiciones de los artículos 19 y 22 del Decreto Nacional 2400 de 1968, en concordancia con el artículo 75 del Decreto Nacional 1950 de 1973, la comisión de servicios es una institución administrativa en la que se encuentran los servidores públicos, cuando por disposición de la autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que es titular.
Que la comisión de servicios sólo podrá conferirse para los fines que directamente interesen a la Administración y deberá obedecer o responder a las necesidades de ésta y estar relacionada con el ramo en que presta sus servicios el comisionado, según lo disponen los artículos 76, literal a), y 77 del Decreto Nacional 1950 de1973.
Para el caso de las comisiones al exterior de servidores públicos Distritales, deben ser autorizadas por el Gobierno Distrital, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 78 ídem.
La Secretaría General del Distrito expidió la Circular 019 xx xxxx 8 de 2009, mediante la cual se impartieron instrucciones para el trámite de comisiones al exterior y al interior del país.
Con base en las citadas normas, mediante Resolución N° 114 del 19 xx xxxxx de 2016el Director General del IDPAC delegó al Secretario General, la ordenación del gasto y la celebración de los contratos que corresponda al presupuesto de funcionamiento e inversión de la entidad en la respectiva vigencia fiscal sin límite de cuantía.
El Director General del IDPAC por medio de la resolución N° 114 del 19 xx xxxxx de 2016específicamente delegó en los siguientes funcionarios las siguientes facultades:
En el Secretario General:
La competencia para el ejercicio de funciones, atención, y decisión de los asuntos establecidos por ley necesarios para ordenar la apertura, dirigir la realización de procesos de selección y todas las actuaciones inherentes a la actividad contractual incluido el registro presupuestal, adición, prórroga, modificación, terminación y liquidación de los contratos, así como la celebración de contratos, por todo concepto, comprometiendo recursos del presupuesto de funcionamiento y de inversión, sin límite de cuantía y ordenando el gasto a nombre del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal-IDPAC.
La celebración de contratos de comodato, contratos sin cuantía y contratos de cuantía indeterminada.
Solicitar y suscribir los certificados de disponibilidad presupuestal, como requisito previo al trámite para adelantar cualquier contratación, para estos efectos se tendrá en cuenta el Plan Anual de Adquisiciones.
Ordenar el gasto que conlleve el otorgamiento de comisiones de servicios a servidores públicos y desplazamientos contratistas de la entidad, previo análisis de los requisitos y las condiciones consagradas en las normas contractuales, legales y reglamentarias que regulan dicha situación administrativa.
Ordenar los pagos inherentes a la nómina del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal - IDPAC incluyendo sus contribuciones.
Ordenar los pagos por concepto de prestaciones sociales y demás acreencias laborales por razones del retiro del servicio del personal del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal-IDPAC.
Conceder, reconocer, compensar y ordenar el pago de vacaciones a los funcionarios del Instituto Distrital de la Participación Y Acción Comunal - IDPAC previa aprobación del jefe inmediato.
Autorizar, conferir, reconocer y ordenar el pago de viáticos, gastos de desplazamiento y suministro de tiquetes aéreos a los funcionarios y contratistas del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal- IDPAC.
Ordenar el pago de todos los gastos que previamente hayan cumplido con los requisitos legales, teniendo en cuenta el programa anual de caja.
Legalizar y ordenar el rembolso de las cajas menores cualquiera que sea su cuantía.
Ordenar el pago y demás trámites relacionados con impuestos, tasas y contribuciones de conformidad con lo dispuesto en materia tributaria y presupuestal.
En el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica:
Efectuar control de legalidad a los documentos que se expidan en materia precontractual, contractual y post-contractual, tales como estudios previos, proyecto y pliegos de condiciones definitivo, invitaciones públicas, respuesta a observaciones y actos administrativos de apertura, resolución de adjudicación, entre otros, así como coordinar y dirigir con el competente contractual, las audiencias públicas de contratación.
Durante el desarrollo de la gestión contractual del IDPAC los servidores públicos que se encuentran en los empleos públicos de Director o su delegado, Secretario General, Jefes de Oficina y Subdirectores son instancias de decisión en materia contractual al corresponderles definir la necesidad de las adquisiciones según su competencia.
La Dirección General del IDPAC ejerce control sobre la actividad contractual de la entidad.
En cabeza del Área de Contratos de la Secretaria General, se encuentra el impulso de toda la gestión contractual del IDPAC. Es la dependencia encargada de dirigir y ejecutar el proceso de Gestión Contractual, de acuerdo con los planes, programas y proyectos que manejen las dependencias y efectuar su seguimiento de acuerdo con las normas legales vigentes. Es el llamado a adelantar el procedimiento de contratación previamente solicitado por las diferentes dependencias del IDPAC y brinda asesoría a las mismas, en las diferentes etapas del proceso de gestión contractual.
En virtud de la delegación de la función contractual2, le corresponde al Secretario General, con la asesoría y el apoyo de funcionarios y contratistas, tramitar y culminar las actuaciones propias de la actividad contractual y de los comités de contratación, mediante la expedición de actos administrativos precontractuales, contractuales y post-contractuales, tales como:
Suscribir el acto de apertura y la formulación de invitaciones.
Expedir y modificar pliegos de condiciones e invitaciones públicas.
Dirigir audiencias públicas con la colaboración del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Seleccionar al contratista.
Declarar desiertos procesos de selección.
Suscribir, aclarar o modificar los términos de los contratos.
Remitir respuestas a las reclamaciones formuladas por los proponentes o contratistas.
Suscribir la liquidación de los contratos, incluida la expedición del acto administrativo de liquidación unilateral.
Reconocer los pasivos exigibles con cargo al presupuesto de funcionamiento e inversión de la entidad, de acuerdo a la normativa aplicable.
Imponer sanciones contractuales.
Informar al Director General sobre las reclamaciones y dificultades que se presenten en desarrollo de la actividad contractual para que éste tome las determinaciones que correspondan.
El Secretario General en el ejercicio de la función contractual, no podrá celebrar contratos o convenios u ordenar gastos diferentes a los previstos en la Resolución N° 114 de 2016, y demás que le modifiquen. En especial no podrá:
Celebrar contratos de empréstito.
Declarar la urgencia manifiesta y celebrar los contratos que se derivan de ella.
Celebrar los trámites precontractuales, contractuales y post-contractuales con cargo a los recursos de los Fondos de Desarrollo Local, realizados con la metodología Obras con Participación Ciudadana.
Dando aplicación a lo establecido en la Resolución N° 138 del 03 xx xxxx de 2016, y demás que le modifiquen, participarán en la gestión contractual del IDPAC, los comités que se relacionan a continuación.
El Comité de Compras y/o Adquisiciones se creó como mesa de trabajo para el análisis, verificación, ajuste y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC.
Integración
El Comité de Compras y/o Adquisiciones estará integrado por:
El Secretario General, quien lo presidirá.
El/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
El/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
Un/a delegado/a del despacho del Director General.
El/la Subdirector/a de Asuntos Comunales.
El/la Subdirector/a de Fortalecimiento de la Organización Social.
El/la Subdirector/a de Promoción de la Participación.
Un miembro de carácter técnico – financiero convocado por el Secretario General.
El Comité de Compras y/o Adquisiciones se reunirán en sesión ordinaria entre la tercera y cuarta semana del mes de enero de cada vigencia fiscal, con el fin de aprobar el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC. También Se reunirá en sesiones extraordinarias las veces que se requiera.
La Secretaria Técnica del Comité será ejercida por el servidor de la Oficina Asesora de Planeación que se designe, quien se encargará de convocar al Comité, verificar el quórum y elaborar las actas de las diferentes sesiones realizadas.
De las sesiones del comité se dejará constancia mediante actas numeradas en orden consecutivo con indicación de la fecha de realización de cada comité.
Las citaciones a sesión ordinaria se realizaran por lo menos con dos días de antelación a su realización las de sesiones extraordinarias se realizaran en cualquier momento. Todas las citaciones se realizaran por correo electrónico en el cual se señalará, el orden del día, el lugar, la fecha y hora de la reunión.
El Comité de Compras y/o Adquisiciones citará a funcionarios y/o contratistas cuya presencia se considere indispensable, de acuerdo a la naturaleza del asunto a tratar.
De acuerdo con lo anterior, serán citados los servidores públicos que por su condición funcional, deban contribuir al análisis de los temas contractuales de que ocupe el comité. Los invitados tendrán voz pero no voto.
El/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, responderá por la custodia, archivo y registro de las actas una vez aprobadas y suscritas por los miembros asistentes.
Funciones del Comité de Compras y/o Adquisiciones
Analizar, verificar, ajustar y modificar el Plan Anual de Adquisiciones sobre la base de las distintas necesidades planteadas por las diferentes dependencias del IDPAC.
Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC.
Aprobar las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones que requiera la entidad.
Realizar actividades de vigilancia y control a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
El Comité de Compras y/o Adquisiciones tomará decisiones, mínimo con la mitad más uno de sus integrantes.
Integración
El Comité de Evaluación estará integrado por mínimo tres funcionarios y/o contratistas que conozcan el tema jurídico, técnico – económico y financiero, quienes serán designados con nombre propio por el Ordenador del Gato, mediante comunicación interna que especifique quien es el evaluador técnico, el financiero y el jurídico.
Funciones del Comité de Evaluación
Revisar en su integralidad los documentos del respectivo proceso de contratación (estudios previos, pliego de condiciones, respuesta a observaciones y aclaraciones, adendas, etc.) así como las ofertas entregadas para su verificación y evaluación.
Evaluar las propuestas de acuerdo a la ley, a lo establecido en el pliego de condiciones y documentos previos a la contratación, dentro del término indicado en la designación.
Solicitar la subsanación de los requisitos habilitantes o las aclaraciones a las propuestas.
Presentar un informe motivado, escrito y suscrito por cada uno de sus integrantes sobre la evaluación preliminar y la evaluación definitiva realizada.
Dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.
Recomendar a quien corresponda, el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.
Asistir a las audiencias de subasta o de adjudicación que se desarrollen en los procesos de selección de los cuales sean evaluadores, así como a las reuniones que sean citadas por el Director, el Secretario General o el Jefe de la Oficina Jurídica.
Presentar y sustentar ante el Comité Asesor de Contratación, la evaluación definitiva de los procesos de selección de menor y mayor cuantía, a excepción de los procesos de mínima cuantía y la contratación directa, y responder las inquietudes que se generen.
El comité de evaluación estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y deberá guardar la confidencialidad debida en su labor.
El Comité Asesor de Contratación, de acuerdo a la resolución No. 138 de 2016, y demás que le modifiquen, es una instancia consultora y asesora de la Dirección y de la Secretaría General, para tomar una determinada decisión en materia contractual.
Integración
El Comité Asesor de Contratación estará integrado por:
El Ordenador del Gasto respectivo, con voz y sin voto por ser el competente contractual.
El/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado/a.
El/la Jefe de la Oficina de Control Interno con voz y sin voto.
Un delegado del despacho del Director General.
El/la Subdirector/a o el/la Gerente del área que origine la contratación.
Un miembro de carácter técnico convocado por la Secretaría General.
El Secretario General cuando este no sea el competente contractual.
Un funcionario y/o contratista de la Secretaría General que en sus actividades desarrolle procesos de contratación, asumirá la Secretaría Técnica del Comité.
Con excepción de/la Subdirector/a o el/la Gerente o Jefe del área que origine la contratación y que sea objeto de estudio por el Comité, los miembros del Comité Asesor de Contratación, podrán designar a un/a delegado/a, que lo reemplace, cuando en razón a sus funciones, no le sea posible asistir a una sesión, situación que deberá informarse con antelación y por escrito a la Secretaria técnica del Comité.
La presencia del responsable de la contratación que se lleve a conocimiento del Comité es obligatoria y no podrá tomarse decisión alguna al respecto sin este.
Funciones del Comité Asesor de Contratación
Analizar, recomendar y fijar políticas internas en materia de selección de contratistas, conforme a las disposiciones legales y directrices internas.
Dar lineamientos y fijar políticas en temas asociados a los aspectos administrativos, financieros, tributarios, técnicos, legales, económicos y de planeación del contrato en ejecución y su seguimiento por parte de los supervisores o interventores.
Asesorar y acompañar a los ordenadores del gasto, en temas de políticas de contratación.
Ser un órgano consultivo de la Dirección General en temas referentes a la contratación que adelante el IDPAC.
Evaluar la necesidad, conveniencia y oportunidad de adelantar procesos de contratación cuya cuantía estimada supere el 10% de la menor cuantía, aquellos sin cuantía o cuantía indeterminada, fijando las recomendaciones del caso.
Avalar la modalidad de contratación de los procesos o contrataciones que se remitan al conocimiento del comité.
Avalar o solicitar explicaciones o revisiones del informe de evaluación definitivo de las propuestas presentadas en el proceso de contratación, como también las observaciones y respuestas.
Acoger o no las recomendaciones del Comité de Evaluación y emitir recomendación al Ordenador del Gasto, quien puede apartarse de estas, sustentando su decisión en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
Conocer a solicitud del Ordenador del Gasto, las consultas presentadas por los Supervisores en relación con la tarea de supervisión y emitir recomendaciones y líneas jurídicas que puedan hacerse extensivas a situaciones similares por parte de todos los servidores que ejercen esta labor.
El carácter asesor del comité, no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.
En el caso de evaluaciones será responsabilidad del abogado de la Secretaría General, a cargo del impulso del proceso cuya evaluación se examina, presentar al Comité los aspectos generales de la contratación establecidos en el pliego de condiciones. Los demás aspectos de la evaluación corresponderán al Comité Evaluador.
Convocatorias
El Comité Asesor será convocado por la Secretaría Técnica del mismo, cuando lo estime conveniente o a petición de cualquiera de sus miembros; también conocerá de las modificaciones, prorrogas o adiciones, que el ordenador del gasto considere.
La convocatoria se realizará mínimo con dos (2) días hábiles de anticipación anexando soportes y toda la información correspondiente acerca del proceso o contratación a tratar. El plazo indicado podrá ser inferior atendiendo las necesidades de la contratación.
Quórum
El Comité Asesor de Contratación deliberará con tres (3) de sus integrantes. Las decisiones y recomendaciones realizadas por el Comité deberán adoptarse por la mitad más uno de los integrantes que tienen voto y constar en actas debidamente suscritas por sus miembros.
La Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación deberá convocar a sesiones al Comité, verificar el quórum y levantar las actas respectivas.
Integración
El despacho, dirección, oficina o subdirección que requiera la contratación del bien o servicio, es el encargado de elaborar y suscribir el estudio previo para el inicio del proceso contractual o elaboración del contrato y tiene la obligación de entregar completos todos los documentos, en medio físico y magnético. El estudio previo debe ser cuidadosamente elaborado por el área que requiere la contratación, de manera que no existan errores en la forma ni el fondo que puedan prestarse a equívocos en la selección objetiva del contratista. En caso de que se presenten estas situaciones, deberán ser subsanadas por el área encargada y el cargo responsable de las actividades de la Gestión Contractual, en un plazo que no supere, por regla general, los cinco (5) días hábiles.
En el evento de que no sean subsanadas en el mencionado término y no puedan ser corregidas de oficio por la Secretaria General-Contratos, la documentación será devuelta al área respectiva para la correspondiente modificación o adecuación, en un plazo que no supere, por regla general, los cinco (5) días hábiles.
Funciones u obligaciones generales
A los funcionarios, contratistas y jefes de los despachos, direcciones, oficinas, subdirecciones que requiera la contratación del servicio les corresponde de manera general:
Dirigir los trámites administrativos e identificar las pautas sobre las condiciones referidas a la agrupación y consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para el inicio del proceso contractual.
Realizar la coordinación, consecución y consolidación de los documentos necesarios para iniciar y ejecutar el proceso contractual, entregándolos a la Secretaria General-Contratos.
Remitir a la Secretaria General - Contratos los siguientes documentos consolidados necesarios para iniciar el proceso de contratación que se requiera:
Solicitud de iniciar el proceso de selección o elaboración del contrato.
Estudio previo.
Estudio xx xxxxxxx.
Documento de análisis del sector.
Fichas o anexos técnicos.
Copia del plan de acción (lo pertinente).
Copia de la ficha del proyecto de inversión en el evento de que los recursos sean con cargo a algún proyecto de inversión.
Certificado de disponibilidad presupuestal y/o autorización de vigencias futuras.
Documentación específica que se requiera dependiendo de la modalidad de contratación.
Funciones u obligaciones específicas
A los servidores públicos que se encuentran en los empleos públicos de secretario general, director, jefe de oficina o subdirector les corresponde.
Designar y dirigir el personal encargado de proyectar y elaborar el estudio previo que antecede el proceso de selección o suscripción de contrato, estudio que debe contener mínimo los siguientes lineamientos: Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y, cuando el contrato incluya diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto; la modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos; el valor estimado del contrato y la justificación del mismo; los criterios para seleccionar la oferta más favorable; el análisis de riesgo y la forma de mitigarlo; las garantías que se contemplan exigir en el Proceso de Contratación, estudio de sector y estudio xx xxxxxxx y la indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
Dirigir el personal designado para estructurar, elaborar y diseñar las especificaciones técnicas xxx xxxxxx. Cuando se trate de procesos de selección cuyo soporte sean especificaciones técnicas y no normas técnicas, el servidor público que se encuentre en alguno de los empleos públicos de secretario general, director, jefe de oficina, subdirector suscribirá documento dirigido al competente contractual, justificando la asignación de pesos y puntajes. En cualquier caso el ejercicio de esta función se radica exclusivamente en ellos.
Realizar por intermedio de sus funcionarios o contratistas, las gestiones pertinentes ante la Oficina Asesora de Planeación, tendientes a garantizar la suficiencia de recursos presupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso, dentro de la normatividad vigente.
Liderar las gestiones necesarias en el ámbito interno y externo del IDPAC, garantizando la ejecución del proceso de selección para cumplir el cronograma diseñado para tal efecto.
Dirigir la actividad de los comités y avalar con su firma los formularios de preguntas y respuestas, así como las adendas que se expidan.
Dirigir las labores de los comités asesores y evaluadores, rindiendo las aclaraciones y directrices que se hicieren necesarias.
Suscribir en señal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben remitirse a los proponentes durante la etapa de evaluación de las ofertas.
Recibir de la Secretaría General- Contratos, las observaciones al informe de evaluación y coordinar la expedición del informe definitivo de evaluación de ofertas.
Sustentar ante el Ordenador del Gasto (cuando haya lugar) los informes de verificación y/o evaluación.
CAPITULO III
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Dentro del presente capítulo se informará sobre una fase preliminar a la etapa precontractual, de tal manera que los lineamientos consignados en el presente capítulo, serán aplicados en todas las modalidades de contratación que se adelante por el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC.
Esta fase tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual y comprende, entre otros aspectos, la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, la realización de estudios de sector y demercado y el análisis de los mismos, las autorizaciones y /o licencias. Implica todo el trabajo de proyecto de contratación y definición de los requerimientos de la misma, esto comprende todas las actuaciones previas, necesarias para soportar legalmente la modalidad de contratación, como los motivos de apertura del proceso de selección de contratistas del IDPAC.
El trámite contractual debe corresponder a una cuidadosa planeación para contribuir en forma eficiente al logro de las funciones y objetivos institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento de su deber legal y constitucional, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, bien o servicio contratado.
En la etapa de planeación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Es vital la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de lo requerido.
Esta fase debe efectuarse con previa antelación al inicio del contrato calculando los términos de duración del proceso de selección.
Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es esencial para la satisfacción oportuna de los requerimientos de la entidad, en cumplimiento del régimen contractual que es propio de las entidades públicas.
La fase de planeación se entiende que inicia desde la definición de la necesidad, que debe estar establecida en el Plan de Acción y de Adquisiciones, hasta cuando se radica la solicitud de inicio de proceso o elaboración del contrato en el Área de Contratación. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, se determinará la modalidad de selección que deba realizarse.
Elaboración y análisis
El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal IDPAC, debe especificar los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. Así mismo, el Plan de Acción debe estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior.
Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación elaborar, en coordinación con las Oficina Asesora Jurídica, la Secretaría General (Talento Humano, Presupuesto y Tesorería), Grupos de Trabajo y Órganos de Asesoría y Coordinación, el plan estratégico y de acción de la Entidad y someterlos respectiva aprobación.
Adopción
La Oficina Asesora de Planeación debe someter el plan de acción a consideración dela Junta Directiva del IDPAC a quien le corresponde su aprobación.
Una vez adoptado el Plan de Acción del IDPAC, éste debe ser remitido por la Oficina Asesora de Planeación a la dependencia encargada de administrar la página web de la Entidad, con el fin de que sea publicado a más tardar el treinta y uno (31) de enero de cada año.
Evaluación y seguimiento
Respecto a la evaluación y seguimiento del Plan de Acción, las siguientes son las áreas y responsables encargadas de tal función, a saber:
Le corresponde al Director General coordinar, orientar y hacer seguimiento a la planeación estratégica del IDPAC.
Le corresponde a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal del plan de acción del IDPAC.
Le corresponde a la Oficina de Control Interno verificar el cumplimiento del plan de acción del IDPAC, así como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.
Le corresponde a la Secretaria General - Presupuestoapoyar a la Oficina Asesora de Planeación en el seguimiento y evaluación del Plan de Acción, mediante el suministro de información y ejecución financiera.
El Plan Anual de Adquisiciones o también denominado Plan General de Compras, es un instrumento de planeación contractual que el IDPAC debe diligenciar, publicar y actualizar en los términos del artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir el IDPAC durante el año, debe señalar la necesidad, obra o servicio que satisface esa necesidad y debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual el IDPAC iniciará el Proceso de Contratación.
La Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, por medio de expedición de la Guía para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones3, establece los lineamientos que deben ser observados por el servidor público competente para la preparación y actualización del respectivo Plan, por medio de la utilización de elementos de análisis y construcción, cuya aplicación, permitirán constituir una herramienta que contenga información uniforme que permita la realización de compras coordinadas y colaborativas en las entidades públicas y aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a partir de la participaciones de un mayor número de oferentes.
El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas4.
Es por lo anterior, que el Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
Respecto a la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, las siguientes son las áreas y responsables encargadas de tal función, a saber:
Le corresponde a la Secretaria General del IDPAC, dirigir la elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC.
Le corresponde a la Oficina Asesora de Planeación apoyada en cada una de las dependencias, elaborar el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC de conformidad con la normatividad aplicable. En consecuencia le corresponde a cada Subdirección, Gerente y Jefe de Oficina realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos de inversión y funcionamiento, y solo se podrá dar inicio al proceso de contratación, cuando esta se encuentre incorporada en el Plan Anual de Adquisiciones.
Le corresponde al Comité de Compras y/o Adquisiciones del IDPAC analizar, verificar, ajustar y modificar el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC, así como aprobar su contenido y el de sus modificaciones y realizar la vigilancia y control de su ejecución.
Una vez adoptado el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC, la Oficina Asesora de Planeación deberá remitir a la dependencia competente para su publicación en el sistema electrónico de la Contratación Pública (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx) y a la dependencia encargada de administrar la página web de la Entidad, con el fin de que sea publicado a más tardar el treinta y uno (31) de enero de cada año. La Oficina Asesora de Planeación actualizará el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una (1) vez al año durante la respectiva vigencia fiscal cuando:
1. Haya ajuste en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos.
2. Para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios.
3. Excluir obras bienes y/o servicios,
4. Modificar el presupuesto anual de adquisiciones
Le corresponde al Comité de Compras y/o Adquisiciones el seguimiento y evaluación a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
El resultado de la planeación en materia de contratación, debe plasmarse en los estudios y documentos previos que servirán de soporte para adelantar el proceso de selección y la ejecución adecuada del contrato. De los estudios previos elaborados adecuadamente depende el éxito de la contratación, tanto de la fluidez y agilidad del proceso, como en la correcta formulación del objeto, adecuada escogencia del tipo de contrato y la celebración del mismo.
La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeación en el proceso de la contratación estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados. Así mismo, en los términos de los numerales 7 y 12 del artículo 25, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto Único Reglamentario108 de 2015, los estudios previos reflejarán el análisis que el IDPAC ha realizado sobre la necesidad del bien o servicio que requiera de acuerdo con el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Las dependencias que requieren el bien, obra o servicio a contratar, son las encargadas de planear la contratación de sus necesidades, de tal manera que son las únicas responsables por el contenido de los estudios previos. Le corresponde a las dependencias que requieren el bien, obra o servicio a contratar, elaborar los estudios y documentos previos, teniendo en cuenta los principios de la contratación estatal y la normatividad vigente. Le corresponde a la Secretaría General a través de los funcionarios y/o contratistas que asumen actividades del proceso de gestión contractual, efectuar el control de legalidad y posterior aprobación de los documentos presentados por las dependencias que requieren el bien, obra o servicio a contratar. Una vez aprobados los documentos previos, la Secretaría General elaborará el proyecto de pliegos de condiciones y pliego definitivo para su publicación tanto en el SECOP como en la página web del IDPAC, previo el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Así las cosas, y al tenor de lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2013, el insumo para dar inicio a un proceso de selección o elaboración del contrato es el estudio previo, el cual debe estar acompañado de los documentos que soportan su contenido y guardar consonancia con el Plan de Acción y Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad. Según el contenido de los artículos 2.2.1.1.1.6.1, 2.2.1.1.1.6.2, 2.2.1.1.1.6.3, 2.2.1.1.1.6.4 y 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, los estudios previos deberán contener los siguientes elementos mínimos:
Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué y para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
En este aparte del estudio previo, también se debe hacer mención a la forma de satisfacer la necesidad, en la medida en que ésta es la descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y por qué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o pre diseño o la contratación de un servicio).
El objeto a contratar, es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Las especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar, corresponden a la definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como a las condiciones del contrato a celebrar, las cuales deberán analizarse en el estudio técnico. Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
El lugar de ejecución el contrato, que no es otro que el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
Las obligaciones de las partes, deberán estar justificadas desde los estudios y documentos previos, los cuales serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
El plazo, es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración.
Las especificaciones técnicas deberán incluir como mínimo:
Características generales y específicas del bien a contratar, descritas de manera muy detallada. Estas características deberán ser exactas a las solicitadas posteriormente, en los Estudios xx Xxxxxxx.
Tiempos de respuesta tanto del contratista para proveer el bien o servicio y atender los requerimientos de la entidad contratante, como el tiempo de respuesta de la entidad para cumplir con los tiempos de pago, establecimiento de cronogramas de ejecución del proyecto, compromisos de la supervisión entre otros.
Condiciones técnicas o adecuaciones en infraestructura que requiere el bien o servicio, para su instalación en el caso de bienes o ejecución en el caso de servicios, especificando el responsable de su ejecución y tiempo máximo de entrega.
Cuando aplique, perfil del personal necesario para la ejecución del contrato.
Procedimientos establecidos para solicitar y recibir los servicios o bienes.
Garantía técnica requerida, extensión de la misma y garantías adicionales que debe proporcionar el bien o servicio, si esta última es necesaria.
Para el caso de bienes, se requiere establecer las condiciones necesarias para proporcionar los mantenimientos cubiertos por la garantía y de manera adicional, la entrega por parte del contratista, de la información necesaria para la programación y ejecución de su mantenimiento.
Inventario de repuestos que debe mantener el contratista, mano de obra y/o transporte, necesarios para la ejecución del contrato, cuando esto aplique.
Informes o productos que debe presentar el contratista y su periodicidad.
Lugar para la entrega del bien o prestación del servicio.
Certificados de calidad y/o experiencia que debe acreditar el proponente
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o pre factibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar retrocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales. El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y precisarse, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio xx xxxxxxx son los siguientes:
Cotizaciones: El estudio xx xxxxxxx puede efectuarse, además, mediante la suscripción de cotizaciones con empresas legalmente constituidas, las cuales deberán contener el logo de la empresa, la numeración correspondiente y la verificación del responsable encargado de su elaboración. Las cotizaciones se efectuaran únicamente en la moneda legal colombiana.
Condiciones Comerciales: Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y a garantía en meses del producto ofrecido. Además, si es necesario, se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
Forma de Pago: Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual, entre otros).
A su vez, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 y la “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” elaborada por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –, una vez la Entidad Estatal define su necesidad, debe identificar el bien, obra o servicio que satisface tal necesidad, utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios y el sector al cual pertenece. El análisis del sector económico permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.
El análisis del sector debe cubrir tres áreas:
Aspectos Generales
Se deberán revisar los aspectos generales xxx xxxxxxx del bien, obra o servicio, que sean relevantes en proceso de contratación. Teniendo en cuenta los parámetros establecidos por la Agencia Colombia Compra Eficiente en la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector5, el IDPAC deberá analizar los siguientes aspectos xxx xxxxxxx:
Económico: Análisis de datos de: (i) productos incluidos dentro del sector; (ii) agentes que componen el sector; (iii) gremios y asociaciones que participan en el sector; (iv) cifras totales de ventas; (v) perspectivas de crecimiento, inversión y ventas; (v) variables económicas que afectan el sector como inflación, variación del SMMLV y la tasa de cambio; (vi) cadena de producción y distribución; (vii) materias primas necesarias para la producción y la variación de sus precios; y (viii) dinámica de importaciones, exportaciones y contrabando, en caso de que aplique.
Técnico: Las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación, incluyendo el estado de la innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos productos y oportunidades xx xxxxxxx y las nuevas tendencias como: (i) cambios tecnológicos, (ii) amplitud de la oferta de características de los productos; (iii) especificaciones de calidad; (iv) condiciones especiales para la entrega (cadenas de frío, sistemas de vigilancia, etc.) y (v) tiempos de entrega.
Regulatorio: El IDPAC debe identificar la regulación aplicable al objeto del Proceso de Contratación, tanto la que influye en el mercado del bien, obra o servicio, como la que regula la actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo regulaciones xx xxxxxxx, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro tipo, así como las modificaciones recientes a tales regulaciones y el impacto en su aplicación. También debe estudiar si en el sector hay Normas Técnicas Colombianas, acuerdos o normas internacionales aplicables y autoridades regulatorias o de vigilancia.
Otros: El IDPAC debe establecer otros contextos como ambiental, social, político u otro si es conveniente y relevante para conocer el sector.
B. Análisis de la demanda
C. Análisis de la oferta
En todo caso, la(s) metodología(s) o herramienta(s) para realizar el análisis del sector económico y de los oferentes por tipología contractual será(n) la(s) prevista(s) o adoptada(s) por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente – a través de la(s) guía(s) o manual(es) que expida para el efecto.
Los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente para participar en un proceso de contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia6.El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.
El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos habilitantes en un proceso de contratación. Los requisitos habilitantes siempre se refieren a las condiciones de un oferente y nunca de la oferta.
El IDPAC debe verificar si los oferentes cumplen o no los requisitos habilitantes. El cumplimiento de los requisitos habilitantes en un Proceso de Contratación no otorga puntaje alguno, excepto en el caso de la experiencia de los consultores7.
De conformidad con lo establecido en el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación”8 elaborado por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –, las Entidades Estatales deben establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del xxxxxxxx0. Es muy importante comprender el alcance de la expresión adecuada y proporcional que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción con el valor del contrato, su grado de dificultad y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación. En los Procesos de Contratación que no son complejos es posible establecer requisitos habilitantes de baja exigencia.
EL IDPAC deberá establecer los requisitos habilitantes del Proceso de Contratación luego de haber adelantado el análisis para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación (ver la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector en xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx), que incluye el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde el punto de vista comercial y el análisis de Riesgo (ver el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación en xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx). Este análisis permite conocer las particularidades correspondientes a cada sector económico, como el tamaño empresarial de los posibles oferentes, su modelo de negocio y si es posible que se presenten proponentes plurales. Estas particularidades deben ser tenidas en cuenta para evitar direccionar los requisitos habilitantes hacia un tipo de proponente.
Para determinar si los requisitos habilitantes son adecuados y proporcionales, se recomienda que el responsable de llevar a cabo el sondeo xx xxxxxxx y proyectar el estudio previo, realice las siguientes preguntas durante la elaboración de los Documentos del Proceso:
¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?
¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?
El artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 establece que la Entidad Estatal debe “incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación” en los pliegos de condiciones o su equivalente. A su vez, el Decreto Ley 4170 de 2011 establece dentro del objetivo de Colombia Compra Eficiente optimizar los recursos públicos en el sistema de compras y contratación pública para lo cual es indispensable el manejo del riesgo en el sistema y no solamente el riesgo del equilibrio económico del contrato.
En la literatura internacional sobre el tema el riesgo en las adquisiciones se define como los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el Proceso de Contratación10.
De esta manera, uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública es el manejo del riesgo del proceso de contratación. En consecuencia, la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.
Para la tipificación, evaluación y asignación de los riesgos previsibles dentro de la gestión contractual del IDPAC, se seguirá el procedimiento que para tal efecto se establece en el Manual de Riesgos del Instituto. Lo anterior en consonanciacon los lineamientos establecidos en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación”11 emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.
Se refiere al aanálisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas.
Dichas garantías otorgadas por los contratistas u oferentes en favor de la Entidad contratante, deben garantizar en los términos de la ley y el Titulo 2 del Libro 2, Capitulo 2, Sección 3, Subsección 1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, todas las obligaciones que surjan en ocasión de:
La presentación de las ofertas
Los contratos y su liquidación
Los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.
Clases de Garantías
De acuerdo a lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.3.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:
Contrato de seguro contenido en una póliza.
Patrimonio autónomo.
Garantía Bancaría.
El cubrimiento de las garantías otorgadas por los contratistas y los eventos en que estás deben hacerse efectivas se encuentra estipulado en el artículo 2.2.1.2.3.1.6 y siguientes de la Subsección 1, Sección 3, Capitulo 2, Titulo 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.
De acuerdo con la definición contenida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, los Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
El contenido de cada Acuerdo Comercial es único. Sin embargo, generalmente estos contienen un capítulo que señala los derechos y obligaciones en materia de compras y contratación pública y anexos para determinar si un Acuerdo Comercial es aplicable a los diferentes Procesos de Contratación.
El IDPAC debe cumplir las obligaciones del Estado Colombiano consagradas en los Acuerdos Comerciales. Para tal efecto, la dependencia solicitante de la contratación al momento de realizan el sondeo xx xxxxxxx y elaborar el estudios previo, deberá evaluar si existe algún acuerdo comercial vigente y que sea aplicable a la futura contratación. Para ello tendrá en cuenta el “Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación” emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-.
El Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 establece en sus artículos 2.2.1.1.2.1.2. y 2.2.1.1.2.1.3, los requisitos mínimos que deberá contener el aviso de convocatoria para participar en el proceso de contratación y el contenido mínimo de los pliegos de condiciones que elaborará y publicará la entidad contratante, y que constituirá el documento rector del proceso de selección del contratista. Deberá ser debidamente publicado tanto en el SECOPR como en el Portal de Contratación del Distrito.
En los Procesos de Contratación que se adelanten bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP y por consiguiente tampoco en el Portal de Contratación del Distrito.
CAPÍTULO IV
ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL
La etapa precontractual inicia con la apertura del proceso de selección o solicitud formal de elaboración del contrato y culmina con la celebración y perfeccionamiento de éste.
Es preciso tener en cuenta que al momento de establecer la forma de pago de los contratos, las áreas solicitantes del mismo, deberán contemplar un último pago sujeto al cumplimiento de todas las actividades del contrato. El porcentaje no podrá ser inferior al 10%. La presente regla no aplica para las modalidades de contratación directa de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Durante esta etapa se adelanta el proceso de selección del contratista a través de cualquiera de las modalidades que se exponen a continuación.
Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, el IDPAC efectuará la selección de los contratistas, por regla general, a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección, de acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
La licitación pública consiste en la convocatoria pública que hace el IDPAC para que, en igualdad de oportunidades, participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado el Libro 2 Parte 2 Título 1, Capítulo 2, Sección 1 Subsección 1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.
Conforme a lo señalado en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, así como por lo señalado en el Libro 2 Parte 2 Título 1, Capítulo 2, Sección 1 Subsección 2 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015., el IDPAC realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:
Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso, de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.
Contratación de menor cuantía. (Según tabla de cuantías del IDPAC, que se actualizará anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado).
Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.
La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007).
La compra de productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.
Esta modalidad de selección está consagrada en el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y en el Libro 2 Parte 2 Título 1, Capítulo 2, Sección 1 Subsección 3 del Decreto Reglamentario Único 1082 de 2015, cuando se requiera contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como aquellos de arquitectura y que corresponden a aquellos “que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos”.
En los proyectos de arquitectura de los que habla este numeral, deberá seguirse el procedimiento establecido para tal efecto en los artículos 2.2.1.2.1.3.8 al 2.2.1.2.1.3.25 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.
En la selección de consultores del IDPAC se podrá utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificación.
El IDPAC a través del ordenador del gasto, justificará mediante un acto administrativo el uso de la modalidad de selección de contratación directa. Este acto administrativo contendrá el señalamiento de la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.
El artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, a establecer los casos en los cuales no es necesario que la Entidad del Estado justifique por medio de acto administrativo el uso de la modalidad de Contratación Directa. Atendiendo lo anterior el IDPAC podrá prescindir de dicho acto administrativo cuando suscriba:
Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios de conveniencia y oportunidad.
En los procesos de Contratación Directa no será necesario conformar Comité de Estructuración ni comité Asesor de Evaluación, salvo que así lo considere el Ordenador del Gasto, atendiendo las circunstancias de la contratación a ejecutar.
El IDPAC adelantará el procedimiento de mínima cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad, independiente de su objeto, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Libro 2 Parte 2 Título 1, Capítulo 2, Sección 1 Subsección 5 del Decreto Reglamentario Único 1082 de 2015, y lo señalado en el “Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía” emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –.
En los procesos de Mínima Cuantía no será necesario conformar Comité de Estructuración ni comité Asesor de Evaluación, salvo que así lo considere el Ordenador del Gasto atendiendo las circunstancias de la contratación a ejecutar.
La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el competente contractual sin que se requiera pluralidad y no será de conocimiento del Comité Asesor De Contratación, salvo que el Ordenador del Gasto lo solicite.
Esta etapa comprende el cumplimiento de los requisitos de ejecución, la constitución y aprobación de la garantía, la publicación y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.
Sin importar la modalidad utilizada para seleccionar al contratista, la etapa contractual en todas ellas, guarda semejanza en aspectos que se señalan a continuación.
La Secretaría General – Contratos o La Oficina Asesora Jurídicaserá la encargada de elaborar la minuta del contrato o convenio y de impulsar el trámite de suscripción. El Jefe de la Oficina de Asesoría Xxxxxxxx será la responsable de revisar y aprobar las minutas contractuales.
De conformidad con los artículos 39 y 41 de la Ley 80 de 1993, los contratos del IDPAC, se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre su objeto y contraprestación y se eleven a escrito.
Para la ejecución del contrato se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de la disponibilidad presupuestal correspondientes, presentándose los siguientes casos:
En los contratos en los que se pacta la obligación de constituir una garantía, se iniciará la ejecución una vez ésta es aprobada por el Ordenador del Gasto del IDPAC o por quién le sea delegada esta función.
En los contratos en los que no se pacta la obligación de constituir garantía por encontrarse en uno cualquiera de los eventos que la ley lo permite, bastará cumplir con los requisitos de perfeccionamiento y expedición del registro presupuestal para dar inicio a su ejecución. Es necesario verificar la afiliación del contratista al Sistema de Riesgos Laborales.
Al respecto, el inicio de la ejecución puede diferirse a la suscripción de un acta de inicio, evento éste que sólo puede realizarse previa la aprobación de la garantía.
Una vez cumplidos los requisitos de ejecución, la Secretaria General – Contratos o la Oficina Asesora Jurídica remitirá una comunicación al supervisor y al contratista, con un ejemplar del contrato o convenio, del registro presupuestal y de las garantías (de proceder), indicándole que puede iniciar su ejecución; en caso de que la misma esté supeditada al acta de inicio, así se lo hará conocer al supervisor.
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque el IDPAC lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.
Para modificar un contrato en el que es parte el IDPAC, la dependencia que suscribe el contrato debe seguir las orientaciones que se describen a continuación:
El supervisor del contrato deberá suscribir la solicitud para realizar la modificación, conforme las funciones propias que le fueron encargadas. Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:
La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la propuesta del IDPAC de modificar el clausulado del contrato.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la modificación pretendida, avalado por el supervisor.
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el otrosí.
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el IDPAC podrá, por mutuo acuerdo con el contratista, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que haga imposible la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del negocio jurídico, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensión no adiciona el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.
Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben cumplir varios requisitos, como son:
Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc., del contrato, con la indicación expresa del término durante el cual el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto sobre dicha suspensión.
El acta por medio de la cual se suspende un contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor o interventor.
Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor o interventor del contrato.
Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora.
Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato.
Documentos necesarios para la ampliación:
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención de hacerla por parte del IDPAC, con indicación expresa de que no se generan sobrecostos.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prórroga. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.
Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.
Nota: En el evento que un contrato, previa justificación, deba ser modificado en las condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deberá cumplirse con cada uno de los requisitos señalados anteriormente.
La figura de la adición debe responder, en principio, a causas exógenas a la Administración que la obligan a incrementar el valor del contrato por razones del servicio o de la imprevisibilidad y no a omisiones en los estudios respectivos a cargo de la entidad. Es decir, no debe ser utilizada para justificar omisiones en los estudios previos ni puede abusarse de su utilización para adicionar cantidades para la ejecución de actividades no imprevisibles ni presupuestadas inicialmente, pues ello puede acarrear consecuencias disciplinarias, penales y fiscales para el responsable.
Lo anterior conlleva a concluir que sin perjuicio de que la adición de los contratos estatales nace de la autonomía de la voluntad de los contratantes y debe cumplir con los requisitos de planeación, perfeccionamiento y ejecución, esta situación no hace que sea considerada como un nuevo contrato, por cuanto lo que se persigue con esta figura es que la entidad estatal contratante, actuando conforme a los principios de la contratación estatal y de la función administrativa, pueda contemplar la ejecución del objeto contratado.
En relación con la adición de los contratos estatales, el artículo 40 de la Ley 80 de 1993 concluye, que no existe limitación legal para adicionar contratos de mínima o de menor cuantía, hasta por un 50% de su valor inicial, cuando como consecuencia de dicha adición se supere la mínima o la menor cuantía de la entidad.
En todo caso, la Contraloría advierte que la necesidad de la adición debe surgir después de la iniciación de la ejecución del contrato, y no puede ser planeada desde su suscripción, como si se tratara de una maniobra para evadir el proceso de selección previsto en la legislación por la cuantía del contrato.
Documentos necesarios para la adición:
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición hecha por el IDPAC, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual, en todo caso, deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adición. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal o autorización de contratar con cupo de vigencias futuras que respalde la adición en recursos.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.
Conforme lo anotado y teniendo en cuenta que la entidad contratante debe dejar constancia escrita de la necesidad de modificar el contrato, en la solicitud de adición del contrato, el área técnica debe dejar constancia de su fundamento jurídico, técnico y económico. Así, la adición de un contrato estatal será viable jurídicamente si:
Las partes la pactan de común acuerdo o la entidad estatal contratante la ordena mediante acto administrativo, en ejercicio de la facultad excepcional de modificación unilateral del contrato.
El documento de adición (otrosí), ocurre dentro del término de ejecución del contrato.
La adición no supera el 50% del valor del contrato inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.
La viabilidad técnica exige analizar los ítems adicionales, determinando su idoneidad, oportunidad, conveniencia, compatibilidad, eficiencia, etc., y la viabilidad económica exige a la entidad contratante verificar si tiene recursos suficientes y disponibles para poder pagarlos.
Ahora bien, si durante la ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, que impliquen modificar parte de lo pactado, para garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos, se deberá elaborar la justificación respectiva para el trámite correspondiente por parte de la Secretaría General Contratos o la Oficina Asesora Jurídica de acuerdo con su competencia. En todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto.
Los contratos estatales son intuito personae, y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante; por consiguiente, el contratista tampoco podrá, en ningún caso, subcontratar total ni parcialmente la ejecución del contrato.
Documentos necesarios para la cesión:
Manifestación escrita del contratista en donde solicite la cesión del contrato.
La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la cesión. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la cesión, avalado por el supervisor.
Expediente completo del contrato o convenio.
Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
Hoja de vida y soportes documentales del cesionario.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la cesión.
El contrato puede darse por terminado cuando las partes así lo acuerden, atendiendo la autonomía de la voluntad de las partes, que se constituye en vinculante para las partes del contrato. El acta de terminación anticipada debe ser suscrita por el contratista y el ordenador del gasto con visto bueno del supervisor del contrato.
Para terminar anticipadamente por mutuo acuerdo un contrato celebrado por XXXXX, deberá tenerse en cuenta como mínimo lo siguiente:
Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada por parte del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc., del contrato, con la indicación expresa de las razones para rescindirlo, y el concepto sobre la procedencia de la misma.
Expediente completo del contrato o convenio.
Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la terminación anticipada.
Esta etapa hace referencia a la liquidación del contrato.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, el IDPAC deberá aplicar las siguientes reglas en materia de liquidación de los contratos que dicha entidad suscriba:
Los contratos de tracto sucesivo y aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo deben ser liquidados, al igual que los demás que la Entidad considere que se requiere.
Los contratos estatales deben ser liquidados de común acuerdo dentro del término señalado en los pliegos de condiciones o el estipulado por las partes en el contrato, término que puede ser susceptible de ser modificado con base en la autonomía de la voluntad.
En caso de que nada se diga en el pliego de condiciones o nada pacten las partes, la liquidación bilateral o de común acuerdo debe hacerse dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término de ejecución.
Vencido el término pactado o el legalmente supletorio para la liquidación de común acuerdo del contrato, la administración cuenta con dos (2) meses para liquidar el contrato unilateralmente.
Una vez vencidos todos los anteriores términos, dentro de los dos (2) años siguientes, las partes mantienen la posibilidad de liquidar el contrato de común acuerdo, y la administración la potestad de liquidarlo de forma unilateral.
Los contratistas tienen derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procede en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
En la etapa de liquidación las partes deben acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
En el acta de liquidación deben constar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se lleguen.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, el cual, el cual modificó el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, la liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
La liquidación de un contrato estatal puede llevarse a cabo de manera bilateral entre las partes del contrato, unilateralmente por parte de la entidad contratante o, en caso de incumplimiento de la obligación de liquidar, el interesado, dentro del plazo legal previsto para ello, podrá acudir a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo en ejercicio de la acción de controversias contractuales para obtener la liquidación judicial del mismo.
El IDPAC y el contratista podrán de común acuerdorealizar salvedades en el momento de la liquidación bilateral, siempre y cuando, estás sean concretas y específicas.
Las salvedades podrán versar sobre puntos determinados de la liquidación que no se comparten, bien porque no se incluyeron reconocimientos a los que se cree tener derecho o porque se hicieron descuentos con los que no se está de acuerdo. De su especificidad dependerá que puedan ser utilizadas como mecanismo de habilitación para la reclamación judicial de prestaciones derivadas del contrato liquidado.
El contratista tiene derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral sólo procederá con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
Los contratos de obra, consultoría, suministro, arrendamiento y compraventa con entregas parciales, así como aquellos que expresamente lo contemplen, deberán liquidarse por las partes dentro del plazo de vigencia del mismo.
Previo a la liquidación del contrato, el interventor o supervisor deberá verificar la vigencia tanto de la garantía única, así como de los amparos que cubran los riesgos que deban garantizarse con posterioridad a la finalización del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes en el contrato y si fuere del caso, procederá a informar al representante de la entidad con el objeto de solicitar suampliación o actualización al contratista como requisito para la suscripción del acta de liquidación.
También será condición para la firma del acta de liquidación que el contratista adjunte las certificaciones que acrediten el reintegro de los equipos y demás elementos facilitados por la entidad, así mismo, el contratista deberá presentar certificación del pago de aportes parafiscales suscrita por el revisor fiscal o representante legal según el caso, donde conste que se encuentra x xxx y salvo por dicho concepto.
Una vez verificado lo anterior, el interventor o supervisor elaborará el proyecto del acta de liquidación, en el que constará el balance final del contrato respecto al cumplimiento de las prestaciones derivadas del mismo, así como los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para dirimir conflictos que se originen con ocasión de la actividad contractual.
En todos los casos, el acta de liquidación deberá ser proyectada por el supervisor y suscrita por el ordenador del gasto y el contratista.
De la liquidación de los contratos el supervisor enviará a la Secretaría General Contratos o a la Oficina Asesora Jurídica un informe de supervisión, anexando los soportes correspondientes, tales como certificado de saldos, actas, requerimientos, el estado de cuenta, etc.
Una vez terminada la ejecución contractual, es deber del supervisor del contrato proyectar el acta de liquidación y remitirla a la Secretaria General- Contratos o al Oficina Asesora Jurídica para su respectiva revisión. La Secretaría General Contratos o la Oficina Asesora Jurídica reciben el acta de liquidación con sus soportes documentales, realiza la verificación de los documentos y si hay alguna inconsistencia, o faltan soportes se devuelve al interventor o supervisor para que realice las correcciones, ajustes u observaciones o remita la documentación adicional.
Una vez revisada y ajustada el acta de liquidación, el supervisor del contrato convocará al contratista para la suscripción del acta de liquidación; si efectuado el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, el IDPAC procederá a liquidar unilateralmente.
El supervisor del contrato o convenio deberá presentar un informe a Secretaria General - o a la Dirección General y al área responsable del contrato,en el cual se detalle las fechas exactas de vencimiento de los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, así como las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes.
Dicho informe deberá ser radicado dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha del último vencimiento de las garantías y condiciones mencionadas.
La Secretaría General-Contratos o la Dirección General dentro de los cinco (5) días posteriores al recibo del informe a que hace mención el presente numeral por parte del supervisor del contrato o convenio, debe expedir una constancia que dé cuenta sobre el cierre del expediente del Proceso de Contratación.
CAPÍTULO V
VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
En términos generales, al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales enunciados explícitamente en el Preámbulo y en el artículo 2º de la Constitución Política colombiana, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Según lo estipulado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes sobre la materia, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual.
La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados
La interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
No obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
Por regla general, no son concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.
No podrá ser supervisor o interventor quien se encuentre incurso en alguna de las causales de impedimento respecto del contratista, según lo previsto en la Ley 80 de 1993 y la Ley 734 de 2002. De igual manera, quien este incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades del estado.
Los objetivos de la supervisión e interventoría de los contratos y convenios, son los siguientes:
Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos asignados a los contratos y convenios.
Asegurar que el contratista cumpla con los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas en el contrato.
Mantener permanente comunicación con el contratista y las dependencias de la Institución involucradas en la ejecución de los contratos.
Xxxxx porque la ejecución del contrato o convenio no sufra interrupciones injustificadas.
Buscar, en la medida de lo posible, que no se generen conflictos entre las partes y adoptar las medidas necesarias para solucionar eventuales controversias.
Prestar el apoyo que requiera el contratista en aquellas situaciones de orden institucional para la adecuada ejecución del objeto del contrato.
El servidor público o el particular contratado para ejercer funciones de supervisión o interventoría de un contrato, deberá contar la experiencia y/o formación profesional o técnica idónea que garantice la correcta y oportuna supervisión de los mismos.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento de los contratos el ordenador del gasto, realizara la designacion del supervisor, en la minuta del contrato o en su defecto por el formato de designacion de supervision o interventoria, proyectado por la Secretaría General – Contratos o la Oficina Asesora Jurídica, Como consecuencia, el supervisor o interventor ejercera sus obligaciones y responsabilidades conforme a dicha designacion.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento de los contratos o convenio (según corresponda) la Oficina Asesora Jurídica o la Secretaría General Contratos comunicara la designación al supervisor o interventor, de conformidad con el procedimiento y formato establecido para tal efecto.
Como consecuencia al ser designado como supervisor(a), se hara responsable de velar por el cumplimiento y desarrollo del contrato, ejerciendo el control técnico, administrativo, financiero y jurídico, en su ejecución, terminación y liquidación.
En el evento que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva; el jefe de oficina o subdirector solicitará tal cambio al Ordenador del Gasto quien procederá a analizar tal solicitud y designar un nuevo supervisor de ser el caso.
El supervisor saliente y el designado en su reemplazo, deberán suscribir un acta conjuntamente en la cual constará el estado de ejecución del contrato o convenio y la relación de los documentos que entrega y las observaciones que se consideren pertinentes.
Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor designado dejará constancia del estado en que se encuentra el contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones.
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
Sin perjuicio de lo anterior, a continuación se encuentran algunas de las actividades y funciones principales a cargo del supervisor o interventor, las cuales deberán ser tenidas en cuenta para garantizar la correcta ejecución del contrato.
Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecución y de inversión del anticipo, en los casos que sea procedente.
Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecución del contrato o convenio.
Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones técnicas y económicas pactadas en el contrato y en las condiciones mínimas o términos de referencia del respectivo proceso de selección.
Coordinar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.
Suscribir todas las actas que resulten durante la ejecución del contrato.
Sustentar y presentar las adiciones, prórrogas o suspensiones al contrato.
Vigilar la presentación de nuevas pólizas que surjan en la ejecución del contrato.
Xxxxxxx y tramitar dentro de la órbita de su competencia, toda consulta que realice el contratista para la correcta ejecución del contrato.
Coordinar con el almacenista el recibo de bienes o servicios que incluyen bienes, dado que se debe registrar el ingreso al almacén y de inmediato actualizar el inventario físico el cual afecta los activos de la entidad.
Elaborar y presentar de manera periódica informes que den cuenta de la ejecución del contrato.
Es de obligatorio cumplimiento por parte de los supervisores y/o interventores, el envío de toda la documentación relativa a la ejecución del contrato al respectivo expediente contractual que reposa en la Secretaría General - Procedimiento de Gestión Contractual, el cual deberá contener como mínimo:
Acta de inicio.
Informes de ejecución contractual de acuerdo a lo estipulado en el contrato e informe final.
Certificaciones de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Facturas y/o cuentas de cobro según corresponda.
El recibo de autoliquidación y los pagos de salud, pensión y riesgos laborales en los contratos de prestación de servicios celebrados con personas naturales y cuando se trate de contratos celebrados con personas jurídicas, la certificación del Revisor Fiscal o del Representante Legal, según sea el caso sobre los aportes parafiscales.
Soportes de la fiducia para el manejo del anticipo (si a ello hubiere lugar).
Actas de entrega y recibo o de cumplimiento de las obligaciones pactadas, acta de terminación y acta de liquidación o las que se generen en ejercicio de la supervisión.
Ingresos al almacén entre otros documentos que surjan como consecuencia de la ejecución del contrato.
Requerimientos elevados al contratista en relación al cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales.
Demás documentos relacionados y necesarios que se generen con la ejecución del contrato.
Proyectar y suscribir el acta de inicio cuando a ello haya lugar, dentro del término estipulado en el contrato.
Remitir a la Secretaría General-Contratos o la Oficina Asesora Jurídica, el original del acta de inicio.
Controlar la vigencia de las garantías.
Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo.
Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma.
Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.
Exigir certificación, debidamente soportada, al contratista de que su personal se encuentra afiliado al régimen de seguridad social y se efectúen por parte del contratista los pagos correspondientes al sistema de aportes parafiscales.
Informar al Ordenador del Gasto, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes.
Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido firmado por el Ordenador del Gasto y el contratista.
Rendir informes periódicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecución del contrato, de conformidad con lo previsto en el manual y circular 006 de 2016.
Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas al Oficina Asesora Jurídica o la Secretaría General - Contratos, con su concepto técnico y viabilidad.
Verificar que los bienes tengan toda la documentación en regla y el contratista presente la declaración de importación y los documentos que acrediten el cumplimiento de las exigencias fiscales y aduaneras que permitan precisar la debida legalización en el país, cuando a ello haya lugar.
Proyectar el acta de liquidación del contrato y enviarla al Ordenador del Gasto para la revisión de la Oficina Asesora Jurídica o por el área de Gestión Contractual, de acuerdo con su competencia.
Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo a la ejecución del contrato, para lo cual deberá expedir la respectiva certificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Xxxxx por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos suministrados para el objeto del contrato.
Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para aprobación del ordenador del gasto.
Realizar los trámites para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal o vigencias futuras, para adicionar un contrato en valor.
Expedir el recibo a satisfacción del objeto contratado, como requisito previo para efectuar el pago final al contratista.
Realizar el proceso de liquidación desde lo financiero. La liquidación de un contrato es la etapa final de todo su procedimiento y constituye fundamentalmente un acto de aclaración de cuentas o balance del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos financieros a favor de las partes, o las declaraciones xx xxx y salvo.
Solicitar los estados financieros del contrato. Los Estados Financieros son los documentos generados por el Área de Presupuesto PREDIS, que proporcionan informes periódicos a fechas específicas, sobre el estado de pagos de un determinado contrato. Estos reportes son fundamentales para el adecuado control de pagos por parte del supervisor y para la liquidación final del contrato.
Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalización, incluyendo la etapa de liquidación.
Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del término estipulado.
Verificar de forma permanente la calidad de la obra, bienes o servicios que se estipule en el contrato.
Cuando se trate de contratos de obra pública, deberá revisar y aprobar el presupuesto inicial de la obra, verificando que estén de acuerdo con las especificaciones y los planos que contienen los diseños.
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios.
Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que exijan su ejecución.
Velar por el cumplimiento de las normas técnicas, especificaciones, procedimientos, cálculos e instrucciones impartidas para la construcción y / o fabricación de bienes.
Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones aprobadas por la entidad.
Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios contratados, de los cual se dejara constancia en los respectivos informes.
Coordinar el reintegro a la entidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.
Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.
Supervisar la ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros previamente definidos en el contrato y proponer los correctivos necesarios a las posibles desviaciones que se puedan presentar.
Informar a la Secretaría General - Presupuesto sobre el estado de ejecución del contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas por pagar cuando a ello haya lugar, antes del cierre de la vigencia fiscal de cada año.
Sin perjuicio de las prohibiciones y prescripciones consagradas en normas vigentes, el supervisor de un contrato en ningún caso podrá:
Adoptar decisiones que impliquen la modificación del contrato o convenio.
Abandonar sus funciones hasta cuando haya sido debidamente designado el nuevo supervisor o interventor, salvo fuerza mayor o caso fortuito.
Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.
Xxxxxxxx, denegar u omitir cualquier asunto que le corresponda atender por razón de sus funciones.
Constituirse en acreedor o deudor del contratista o de cualquier persona interesada en el contrato cuya ejecución controla.
Facilitar acceso indebido a la información del contrato.
Gestionar indebidamente a título personal asuntos relacionados con el contrato.
Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
Exonerar al contratista del cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones.
El principio de responsabilidad busca, de una parte, centrar la responsabilidad en los servidores encargados, en general, de responder por sus actuaciones y omisiones contrarias al derecho, que causen perjuicio al contratista, a terceros o a la misma Entidad. Así mismo, pretende enmarcar la responsabilidad de los contratistas en cuanto a su comportamiento en los procesos de selección y en la ejecución de los contratos correspondientes, de tal manera que deberán responder por sus actuaciones y omisiones contrarias al derecho, que causen perjuicio a la Entidad, al manejo de la gestión contractual.
La actuación del interventor debe ceñirse al estatuto de contratación administrativa, Ley 80 de 1993, y a las Leyes 190 de 1995 y 1474 de 2011 y las demás que las modifiquen. Sin perjuicio de esa responsabilidad, responderá por su conducta cuando su acción u omisión haya generado perjuicio a la entidad, para lo cual podrá esta adelantar las investigaciones internas que estime pertinentes.
El incumplimiento de las funciones propias de esta actividad ocasionará consecuencias de tipo civil, disciplinario, fiscal o penal, para los funcionarios o para quienes externamente estén ejerciendo la labor de supervisión o interventoría.
Los supervisores o interventores, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, cuando la Entidad Estatal sufra algún daño. Tal responsabilidad está prevista en el artículo 52 de la Ley 80 de 1993, al señalar: “Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley”.
Los supervisores o interventores, serán responsables fiscalmente cuando por acción u omisión de las obligaciones de supervisión o interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público. Tal responsabilidad está prevista en el artículo 65 de la Ley 80 de 1993,
De conformidad con el artículo 56 de la Ley 80 de 1993, para efectos penales el interventor se considera como un particular que ejerce funciones públicas en todo lo relacionado con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, por lo cual está sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la Ley para los servidores públicos.
Los servidores públicos o particulares que desempeñen labores u obligaciones de supervisión e interventoría, están sometidos a lo establecido en el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002). Tal responsabilidad está prevista en el artículo 51 de la Ley 80 de 1993, al señalar: “El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley”.
CAPÍTULO VI
RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
El incumplimiento total o parcial por parte del(a) contratista, del objeto y/o de las obligaciones contractuales lo puede hacer acreedor a la imposición de las sanciones establecidas en este Manual, en la normatividad vigente que regula la materia y en el contrato o convenio.
La declaratoria de incumplimiento o la imposición de las sanciones puede implicar la efectividad de las garantías otorgadas por el contratista, la cual debe realizarse en el mismo acto administrativo, con el propósito de garantizar la efectividad de las sanciones impuestas por el IDPAC.
Cuando la garantía consista en Póliza de Seguros otorgada a favor de la Entidad, la declaratoria de incumplimiento o la imposición de las sanciones implica el siniestro de la Póliza, razón por la cual deberá vincularse al(a) garante al procedimiento sancionatorio respectivo. El garante responderá hasta el monto de las garantías otorgadas.
La actuación administrativa que imponga la sanción se sujetará a lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el Código General del Proceso y en la Ley 1474 de 2011 o en la norma que la sustituye, modifique o complemente. En todos los casos, se garantizará al(a) contratista y al(a) garante el debido proceso y el derecho de defensa.
1.2. SANCIONES QUE PUEDE APLICAR EL IDPAC FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE UN CONTRATO O CONVENIO
1.2.1. Multas
Se entenderá por multa la sanción pecuniaria que se le impone al contratista consistente en cancelar al erario público una determinada suma de dinero por la xxxx o incumplimiento parcial de alguna de las obligaciones derivadas del contrato, que no generen la paralización grave y anormal del mismo.
Procede su imposición en los casos en los cuales el(a) contratista ejecuta en forma tardía sus obligaciones o las incumpla parcialmente. Las multas podrán declararse sin perjuicio de otras sanciones que se puedan imponer al(a) contratista como la exigibilidad de la cláusula penal, la declaratoria de caducidad o la cuantificación y cobro de perjuicios, según sea el caso.
Las multas tienen por objeto conminar al(a) contratista para que cumpla con sus obligaciones en los términos de la oferta y del contrato. La imposición de multas solo procede en los contratos en ejecución.
El valor de las multas podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al(a) contratista o tomado de las garantías contractuales; sí esto no fuere posible, se podrá hacer efectiva por la vía judicial.
El valor o límite de las multas que se pueden imponer al(a) contratista deben estar previamente definidos en el contrato y en el evento de que su valor no se haya pactado expresamente, se causarán pagos diarios y sucesivos a favor del IDPAC xxx xxxx punto uno por ciento (0.1%) del valor total del contrato, sin superar el diez por ciento (10%) del valor del mismo.
1.2.2. Cláusula penal
En caso de incumplimiento por parte del(a) contratista el IDPAC podrá hacer efectiva la Cláusula Penal. En tal sentido, el(a) contratista deberá pagar a la entidad, a título xx xxxx, la suma establecida en el contrato y su valor se imputará al pago de los perjuicios causados.
La Cláusula Penal se estipula en el contrato y se tasa de manera anticipada, tiene por objeto resarcir al IDPAC por los daños y perjuicios producidos por el atraso o incumplimiento de las obligaciones a cargo del(a) Contratista.
En el evento de no haberse establecido expresamente en el contrato el valor absoluto o porcentual de la cláusula penal, esta será equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato.
El valor de la cláusula penal, podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al(a) contratista o tomado de las garantías contractuales; sí esto no fuere posible, se podrá hacer efectiva por la vía judicial.
1.2.3. Caducidad
Es procedente declarar la caducidad cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del(a) contratista, afecta de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencia que puede conducir a su paralización.
La declaratoria de caducidad es una decisión que puede adoptar la administración haciendo uso de las facultades legales exorbitantes, previstas en el Estatuto Contractual. Tiene como efecto dar por terminado unilateralmente el contrato en el estado en que se encuentra, ordenando su liquidación, sin indemnización alguna para el(a) contratista.
La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.
Junto con la declaratoria de caducidad, el IDPAC procederá a hacer efectiva la cláusula penal, a cuantificar el monto de los perjuicios y a ordenar su pago, tanto al(a) contratista como al garante.
1.3. CUANTIFICACIÓN Y EXIGIBILIDAD DE LOS PERJUICIOS
Ante el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, el IDPAC deberá cuantificar el monto de los perjuicios ocasionados a la entidad y ordenar su pago al(a) contratista y a su garante, sí esto no fuere posible, se podrá hacer efectiva por la vía judicial.
La cuantificación y exigibilidad se realizarán dentro del mismo trámite que se adelanta para la declaratoria de incumplimiento, no obstante la entidad podrá exigir al(a) contratista la satisfacción de la obligación incumplida.
Las multas deben estar previamente pactadas en el contrato
Procede solo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista.
Todos los contratos que celebre el IDPAC deberán incluir una cláusula de sanciones en la cual se contemple la multa como mecanismo coercitivo que permita constreñir al contratista al cumplimiento idóneo y oportuno del contrato.
Se exceptúan aquellos contratos que en razón a su naturaleza y especialidad, hacen que dicha sanción sea inaplicable, como los contratos de adhesión o interadministrativos, entre otros, caso en el cual la estipulación de las multas será evaluada por el IDPAC.
La potestad sancionatoria estará en cabeza del representante legal de la entidad en los servidores públicos a quien este haya delegado total o parcialmente la competencia para celebrar contratos.
El deber de iniciar la actuación administrativa tendiente a requerir o apremiar al contratista al cumplimiento óptimo del objeto contractual, radica en el supervisor del contrato.
El supervisor del contrato que evidencie xxxx o incumplimiento parcial por parte del contratista, informará de manera inmediata al Ordenador del Gasto y a la Oficina Asesora Jurídica, por escrito y adjuntando los respectivos soportes, a fin de que se adelante la actuación administrativa correspondiente.
La declaratoria de incumplimiento y la imposición de las diversas sanciones al contratista debe ser solicitada por el supervisor y/o interventor del contrato, quien deberá elevar la solicitud ante el Ordenador del Gasto acompañada de un informe en el cual se indiquen las razones del incumplimiento o las causales que motivan su declaratoria y los elementos o medios de prueba que sustentan dichas afirmaciones. Una vez recibida la solicitud, el Ordenador del gasto dará traslado a la Oficina Asesora Jurídicapara que le dé el trámite correspondiente de acuerdo a la ley y a lo dispuesto en el presente manual y el procedimiento vigente.
En ese
sentido y con el fin de constituir pruebas, es importante que todo
requerimiento o reclamo realizado por el supervisor o interventor se
haga de manera escrita y se remita copia de tales documentos al área
encargada del proceso contractual.
Los eventos objeto de la medida conminatoria de multas son el incumplimiento total o parcial del objeto contractual. La cuantía de la misma se determinará de acuerdo a la naturaleza del contrato y quedará expresa en la minuta del respectivo contrato.
La imposición de multas no excluye exigir el cumplimiento de la obligación principal ni hacer efectivas las clausulas penales y/o garantías que hayan quedado pactadas en los contratos.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, y en aras de garantizar un debido proceso para la imposición de las multas pactadas en los contratos que suscriba el IDPAC, se establece el siguiente procedimiento:
Una vez se tenga conocimiento de la ocurrencia del incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales a cargo del contratista, el supervisor del contrato, persona a quien se le ha asignado el deber de controlar la ejecución del bien o servicio contratado, deberá informar inmediatamente de ello al Ordenador del Gasto dentro de los cinco (5) días siguientes a la actuación, adjuntando los documentos relacionados que obren en su poder.
El Ordenador del Gasto recibirá el requerimiento del posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, y a través de oficio remitirá a la Oficina Asesora Jurídica oficio para dar inicio a la actuación administrativa.
La Oficina Asesora Jurídica, remitirá oficio al Contratista, informando los hechos presuntamente incumplido y por escrito lo citaráa audiencia para debatir lo ocurrido, con el fin de que rinda las explicaciones del caso, informe las razones de su incumplimiento y proceda a realizar las acciones o efectuar los correctivos necesarios. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de supervisión o interventoría en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendiendo la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.
En desarrollo de la audiencia, el ordenador del gasto presentará las circunstancias de hecho y derecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.
En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de la situación de incumplimiento.
Tanto el acto administrativo que impone la sanción como la que resuelve o desata el recurso de reposición serán suscritos por el ordenador del gasto, que haya suscrito el contrato o quien haga veces.
Cuando se presente incumplimiento por parte del(a) contratista de las obligaciones pactadas contractualmente, el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato remitirá comunicación escrita al(a) contratista, señalando las obligaciones incumplidas, al tiempo que le otorgará un término perentorio (señalado por el(a) supervisor(a) o interventor(a)) para su cumplimiento. El(a) contratista, en este momento, podrá explicar por escrito dirigido al(a) supervisor(a) y/o interventor(a) las razones del incumplimiento.
El supervisor(a) o interventor(a) enviará copia de esta comunicación al(a) garante y al Ordenador del Gasto.
En caso de persistir el incumplimiento, el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato elaborará y remitirá a la Oficina Asesora Jurídica un documento en el cual se exponga el estado de ejecución del mismo, se detalle el incumplimiento, de acuerdo con lo establecido en el contrato, en presente Manual y en la normativa vigente.
La Oficina de Asesora Jurídica, de acuerdo con el acervo probatorio remitido por el(a) supervisor(a) y/o interventor(a) del contrato, citará al(a) contratista, al(a) supervisor(a) y/o interventor(a) para que en audiencia cada uno justifique las razones del incumplimiento. A esta audiencia también se citará al(a) garante de los amparos.
Una vez llevada a cabo la audiencia, los resultados de la misma quedarán consignados en un acta suscrita por los intervinientes en la misma.
Si el resultado de la audiencia lo amerita, la Oficina de Asesora Jurídica elaborará el acto administrativo por medio del cual se hará exigible al(a) contratista y/o su garante el valor correspondiente al amparo asegurado.
El(a) Ordenador(a) del Gasto suscribirá el acto administrativo motivado por medio del cual se reconoce la ocurrencia del siniestro afectando el amparo determinado y ordena hacer efectiva la garantía a favor del contrato celebrado.
El acto administrativo se notifica al(a) contratista y al(a) garante del contrato. Contra este acto administrativo, procede el recurso de reposición que se interpone dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación.
Si es interpuesto el recurso, el área encargada del proceso sancionatorio elabora el correspondiente acto administrativo que resuelve el recurso.
El(a) Ordenador(a) del Gasto suscribirá el acto administrativo por medio del cual se resuelve el recurso
El acto administrativo se notificará personalmente al(a) contratista y al(a) garante, cuando sea el caso.
Una vez que se encuentre en firme el acto administrativo, será suficiente, por sí mismo, para que la administración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para su cumplimiento.
CAPÍTULO VII
REGÍMENES ESPECIALES EN MATERIA CONTRACTUAL
La utilización de regímenes especiales en la contratación de las entidades, obedece a una interpretación de carácter restrictiva. En la actualidad existen cerca de 41 regímenes especiales; que se desarrollan o particularizan de acuerdo a:
Al bien o servicio por contratar, ó
De acuerdo a la naturaleza de la entidad.
La existencia de regímenes especiales en la contratación estatal se debe a que no todas las entidades gozan de las mismas características, por el contrario, ejecutan actividades diversas, que difieren unas de las otras, como por ejemplo la prestación de servicios públicos domiciliarios, actividades industriales y comerciales, educación superior, asistencia social, etc.
Contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007).
Contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional cuyo objeto sea el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud; contratos y convenios necesarios para la operación de la OIT; contratos y convenios que se ejecuten en desarrollo del sistema integrado de monitoreo de cultivos ilícitos; contratos y convenios para la operación del programa mundial de alimentos; contratos y convenios para el desarrollo de programas de apoyo educativo a población desplazada y vulnerable adelantados por la UNESCO y la OIM; los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros (artículo 20 de la Ley 1150 de 2007)
Regímenes especiales autónomos no previstos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Convenios para impulsar programas y actividades de interés público, celebrados con entidades privadas sin ánimo de lucro (Decretos 777 y 1403 de 1992 y 2459 de 1993).
1.2. REGLAS APLICABLES A LOS CONTRATOS CELEBRADOS EN UN RÉGIMEN EXCEPCIONAL
La contratación de las entidades estatales en el marco de un régimen especial, se encuentra sujeta a los principios de la función administrativa y a los principios de la gestión fiscal.
El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, dispone que los principios aplicables a los contratos sujetos a un régimen especial, que celebren las entidades estatales, como el IDPAC, son los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal.
1.3. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN CELEBRADOS ENTRE EL IDPAC Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE RECONOCIDA IDONEIDAD
Los convenios de asociación corresponden a un acuerdo de voluntad, celebrado entre una entidad estatal y una entidad privada sin ánimo de lucro, sujeto a las normas que sobre el particular contempla el derecho privado.
Las entidades estatales, en este caso el IDPAC, están facultadas para la celebración convenios de asociación de acuerdo a lo previsto en el inc. 2º del artículo 355 de la Constitución Nacional.
Un convenio de asociación, es una forma de colaboración armónica entre particulares y el Estado, que persiguen un fin común, como puede ser el de asistencia social, propios de entidades de carácter privado, tal y como ocurre con las organizaciones dedicadas a temas como derechos humanos, drogadicción, infancia, entre otros.
1.3.1. Marco normativo de los convenios de asociación
Las normas que permiten la celebración de este tipo de contratos son:
El artículo 96 de la Ley 489 de 1998.
El artículo 1º del Decretos 777 de 1992, modificado por el Decreto 1403 de 1992.
1.3.2. Características de los convenios de asociación
Corresponden a una tipología contractual de carácter especial y excepcional, en la que necesariamente debe intervenir una entidad sin ánimo de lucro.
Por el solo hecho de estar en presencia de una entidad sin ánimo de lucro, no significa que el régimen aplicable de la relación contractual, sea el régimen excepcional, esto es, el régimen de derecho privado.
A través de la celebración de este tipo de convenios de asociación, las entidades no pueden hacer entrega de auxilios o donaciones a favor de particulares.
Su objeto corresponde a impulsar programas y actividades de interés público. Por tanto, los programas impulsados mediante la suscripción de los convenios de asociación deben estar acordes con los planes de desarrollo nacional y/o seccional.
Los convenios de asociación no corresponden a contratos en donde se busca un beneficio directo para la entidad, en este caso EL IDPAC, ni la satisfacción de los intereses propios. La entidad no es la receptora directa del beneficio. Materialmente no recibe nada en contraprestación, puesto que el beneficio perseguido a través de la relación contractual lo recibe directamente un grupo focalizado de la colectividad.
No se trata, de la simple celebración de un acuerdo contractual con una entidad sin ánimo de lucro, sino que se deben verificar las condiciones referidas en el inc. 2º del artículo 355 de la Constitución Política; esto es, la entidad sin ánimo de lucro debe corresponder a aquellas de reconocida idoneidad.
Las entidades al celebrar convenios de asociación tendrán en cuenta que la contratación se deberá realizar con sujeción a los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
El procedimiento de selección de una entidad sin ánimo de lucro como ejecutora de un contrato debe ajustarse a factores concernientes a la idoneidad en el desarrollo de las actividades que desarrollará.
Existen unas exigencias particulares para determinar cuándo un contrato suscrito entre una entidad del Estado y una entidad sin ánimo de lucro, le es aplicable el régimen excepcional y corresponden a las señaladas en la propia Constitución Política y en el Decreto 777 de 1992, esto es, las acreditación por parte de las entidades sin ánimo de lucro de lucro de existencia mínima de seis meses, además de una reconocida idoneidad en la materia precisa sobre la cual versa la relación contractual.
No se trata de cualquier persona sin ánimo de lucro con la cual se pueda celebrar este tipo de contratos, ya que se exige la idoneidad técnica suficiente.
1.3.3. Reconocida idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro
El inc. 2º art. 12 del Decreto 777 de 1992, establece que se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. La entidad facultada para celebrar el respectivo contrato deberá evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado.
El IDPAC podrá celebrar este tipo de convenio, siempre y cuando este tenga por objeto, impulsar programas y actividades de interés público que se encuentren a su vez acordes con los planes de desarrollo Nacional y/o seccional.
El IDPAC con los convenios de asociación podrá beneficiar grupos focalizados de la comunidad, como: madres cabeza de hogar, población infantil, drogadictos, etc.
En el ámbito de los contratos celebrados por las entidades estatales con entidades sin ánimo de lucro que cumplen con las condiciones y características ya señaladas, nos encontramos en una forma de contratación directa, cuyos principios aplicables son los de la función administrativa y los de la gestión fiscal.
El tipo de contratos objeto de análisis, gozan de una estructura específica, que tiene su origen en el artículo 355 de la C.P., y el Decreto 777 de 1992, en los que señala como principio la contratación directa; más no la de la Ley 1150 de 2007, sino la contratación directa propia de los particulares. De esta forma se le imprime, la aplicación de los principios ya enumerados.
Así las cosas, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal son aplicados, pero de forma diferente a como sucede en los procesos de selección contemplados en el - Estatuto General de la Contratación Estatal. Por lo tanto, en la contratación directa no se puede pedir la misma intensidad de aplicación. Se sabe que en un espacio más reducido -porque en la contratación directa el procedimiento prácticamente está simplificado a su mínima expresión-, la selección objetiva no puede ser idéntica a la que rige en la licitación, donde cualquier persona tiene la posibilidad de presentar ofertas.
Es por eso que la objetividad no se puede exigir exactamente como se manifiesta en la licitación pública -donde hay muchas ofertas-, porque en la contratación directa existe un solo participante. De igual forma, la publicidad tampoco rige como lo hace en la licitación, donde aplica hasta en la invitación a presentar ofertas; pero tratándose de la contratación directa es contradictorio considerar siquiera esta posibilidad.
Lo anterior no significa que la contratación directa no deba garantizar aspectos, facetas y espacios posibles de la publicidad, de la moralidad o de la objetividad en la escogencia. Simplemente, se exige la que admite y cabe en el proceso simplificado que la ley y el reglamento establecieron.
Esto es, se requiere, por ejemplo, que el contratista elegido no lo sea por razones políticas, o de amistad, o de recomendación basada en criterios caprichosos, sino en motivos como la buena calidad del trabajo, la experiencia profesional reconocida, la imagen pública de su actividad profesional, entre otros factores objetivos y criterios de valoración profesional que alejan la arbitrariedad, la subjetividad y el capricho de la selección del contratista, cuando se escoge en forma directa.
De acuerdo a lo anterior, la celebración de un contrato de asociación, no es una excepción a la licitación pública, como regla general, es decir, no se trata de una causal de contratación directa de las establecidas en el num. 4 del art. 2, de la Ley 1150 de 2007, sino que por el contrario se trata de un régimen especial, sometido a los principios de la gestión fiscal y de la función administrativa.
Las dependencias del IDPAC al formular los estudios de necesidad o conveniencia para la celebración de convenios de asociación, en el marco de lo previsto en el art. 96 de la Ley 489 de 1998, los siguientes aspectos:
En la escogencia de la organización ejecutora del convenio, la dependencia del IDPAC, responsable del proyecto deberá tener en cuenta que la estructuración del procedimiento se ciña a los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, y del art. 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Los convenios de asociación, sólo podrán celebrarse con personas jurídica, de reconocida idoneidad. Para lo cual, verificará que su objeto social tengan relación con asuntos del mismo orden o de igual naturaleza al objeto social.
Este tipo de convenio debe obedecer a las funciones propias del IDPAC, por tanto, el objeto del mismo, debe estar previsto en el plan de adquisiciones de la entidad.
Por tratarse de un régimen excepcional de contratación, no le son aplicables los postulados previstos en el artículo del Decreto 1082 de 2015, sin embargo, las áreas responsable del proyecto en el IDPAC, deben estructurar el documento de análisis de necesidad, de acuerdo a las siguientes consideraciones:
La conveniencia y oportunidad y ámbito legal del convenio, es decir que el objeto del convenio obedece al impulso de programas y actividades de interés público
Documento debidamente motivado por el área responsable del proyecto, en el cual se precise la experiencia con resultados satisfactorios de la organización sin ánimo de lucro, en el cual se certifique la acreditación de la capacidad técnica y administrativa de la entidad sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato.
La cuantificación de los aportes del IDPAC y del particular, en especial la relación del costo total de cada una de las acciones a ejecutar por el particular.
Las consideraciones relacionadas con el valor del convenio, deben obedecer a la verificación de las condiciones xxx xxxxxxx. Implica lo anterior, que el área o dependencia del IDPAC deberá precisar, que las actividades previstas en la propuesta presentada por el representante legal de la entidad sin ánimo de lucro, se ajusta a las condiciones xxx xxxxxxx.
Por tanto, el responsable del proyecto en primer orden deberá verificar si el IDPAC ha contratado en vigencias anteriores, actividades iguales o similares que le permitan referenciar cuáles si los precios o valores de la propuesta, corresponden a condiciones xx xxxxxxx. Es importante tener en cuenta que los precios de vigencias anteriores, debe ser objeto de actualización.
De no contar con precios históricos, la afirmación relacionada a que los precios de la propuesta que soporta el valor del convenio, se ajusta a precios xx xxxxxxx, debe estar fundamentada en un análisis de los valores. Lo anterior, no significa que deba hacerse el análisis del sector previsto en el Decreto 1082 de 2015. Sobre el particular, la dependencia debe solicitar precotizaciones, que le permitan conocer los valores asociados a la propuesta, en especial, teniendo en cuenta la variación de precios en las regiones del País.
El área responsable del proyecto, deberá en el estudio de necesidad, definir los objetivos comunes de las partes que se buscan con la contratación.
Las obligaciones de cada una de las partes que celebran el convenio, indicando los compromisos específicos: Es importante indicar los derechos de propiedad de los productos finales, los compromisos laborales, las exigencias de reintegro de recursos.
El respaldo presupuestal, esto es, el certificado de disponibilidad presupuestal de la vigencia correspondiente a la ejecución o de requerirse con la aprobación de vigencias futuras. Sobre el particular, recuérdese que el convenio de asociación no está excepcionado de la aplicación del principio de anualidad, previsto en el Decreto 111 de 1996.
Destinación específica de los recursos del IDPAC, en el desarrollo del proyecto contratado. Corresponde a la dependencia responsable del proyecto, precisar el alcance económico del proyecto, en especial en lo relacionado con la exigencia a la entidad sin ánimo de lucro, de utilizar los recursos exclusivamente, para el propósito que fue aprobado. De igual forma, la obligatoriedad de reintegrar los saldos de los recursos, no justificados y/o acreditados.
El cronograma de ejecución, con un plan de actividades integrado por metas para medir los resultados de la persona jurídica, en su calidad de contratista.
La forma de ejecución de las obligaciones por el particular. Esta exigencia está asociado al plan de trabajo y cronograma de actividades. Es responsabilidad del supervisor del convenio, responder por la verificación del cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos por la entidad sin ánimo de lucro.
La duración de la persona jurídica y las causales de disolución.
Constitución de garantías adecuadas de manejo y cumplimiento. Esta exigencia, se formula por conveniencia, y no corresponde a un imperativo legal.
Cumplimiento en el pago de parafiscales, cuando a ello hubiere lugar y los de seguridad social integral.
La dependencia responsable del seguimiento, indicando la conformación y actividades de comités operativos, si el proyecto demanda actividades que a consideración del área responsable del IDPAC, requieran su conformación.
Las causales de terminación del convenio.
El término de ejecución en el cumplimiento de las obligaciones del convenio.
Los productos o resultados esperados.
La propiedad intelectual: Sobre el particular, es importante, tener en cuenta que los derechos de propiedad intelectual, se encuentran previstos en la Leyes 23 de 1992, Ley 44 de 1993, y el Decreto 1474 de 2002.
Declaraciones xx xxxxx de años anteriores. Corresponderá al área responsable del proyecto, indicar el número de vigencias que requieran ser analizados, los cuales no podrán ser inferior a tres (3) años.
La persona jurídica sin ánimo de lucro, ni su representante legal, no debe registrar sanciones disciplinarias, penales o fiscales, ni estar incursos en causal de inhabilidad.
La demás información técnica necesaria; soportada por el área responsable del proyecto, en el cual se indique, el impacto del proyecto, el sector o población beneficiaria.
Contemplar obligaciones de un adecuado manejo contable de los recursos, con los debidos soportes, acordes con los planes de acción, cronogramas previstos y actividades por desarrollar.
CAPÍTULO VIII
LA RESPONSABILIDAD EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL
Los funcionarios públicos en el ejercicio de sus funciones pueden incurrir en responsabilidades de distinto orden entre ellas fiscal, disciplinaría, penal y civil.
Todas las anteriores en las distintas etapas del proceso o gestión contractual (Precontractual, Contractual y Pos-contractual). Originándose consecuencias ya sea por violación de principios entre los que se encuentran aquellos relacionados con la función administrativa (Art. 209 C.P), los de la gestión fiscal (Art. 3 Ley 610 de 2000), y los de la contratación estatal, estos últimos incorporados dentro del Estatuto General de Contratación Pública (Art. 23 Ley 80 de 1993).
Adicional a la violación de principios, el funcionario público podrá verse expuesto a sanciones del orden ya mencionado por el incumplimiento de deberes funcionales o la comisión xx xxxxxx disciplinarías gravísimas, graves o leves, algunas de ellas tipificadas incluso como delitos dentro de la legislación penal.
Responsabilidades todas ellas a las que se encuentra sometido el funcionario por estar las mismas justificadas en naturalezas de distinto orden entre ellas: punitiva; administrativa con fines resarcitorios; y de protección de bienes jurídicos como la moralidad o el ejercicio de la función pública.
“La Administración Pública en el ejercicio de sus facultades y potestades diseñadas para el cumplimiento de los fines además de actuar unilateralmente, recurre a la configuración de a cuerdos de voluntades mediante la celebración de contratos, tanto con ella misma -personificada en entes públicos de todos los órdenes-, como con los particulares interesados en colaborarle en el cumplimiento de su vocación orientada a satisfacer el interés general; los contratos estatales responden a una necesidad de la sociedad; de ahí que al celebrarlos, para la Administración sea una obligación ineludible el garantizar el logro de su ejecución total, con estándares claros de calidad en los bienes y los servicios que contrata”12
Lo anterior, implicando que en el cumplimiento o consecución de finalidades, las entidades públicas y específicamente sus funcionarios y en general gestores fiscales en el ejercicio, tengan en cuenta la observancia de ciertos deberes y principios generales y particulares del derecho administrativo y de la función administrativa que deberán ser observados en todos los procedimientos precontractuales, contractuales y post-contractuales, para que a su vez se evite incurrir en riesgos que son posibles generadores de responsabilidad, fiscal, disciplinaria, penal y civil13.
“La responsabilidad es la capacidad de toda persona de conocer y aceptar las consecuencias de un acto suyo inteligente y libre, así como la relación de causalidad que une al autor con el acto que realiza. La responsabilidad se exige solo a partir de la libertad y de la conciencia de una obligación. Para que exista la responsabilidad, el autor del acto u omisión, que haya generado una consecuencia que afecte a terceros, debe haber actuado libremente y en plena conciencia. (…) jurídicamente hay responsabilidad cuando hay incumplimiento de obligaciones los cuales se tornan en deberes frente a los funcionarios públicos, como ha dicho la doctrina los deberes son obligaciones cuando forman parte de una relación jurídica. Tanto las obligaciones como los deberes, son conductas activas y pasivas de acción y omisión, de hacer y no hacer o prohibiciones, generales para todos los empleos y especiales para determinados cargos.”14
Los funcionarios públicos tienen deberes en las distintas etapas del proceso contractual, quienes los trasgreden de manera directa, materializando prohibiciones, o cuando incluso se extralimitan en el ejercicio de sus facultades, no teniendo en cuenta los distintos riesgos incurren probablemente en responsabilidad, por omisión de deberes de diligencia y cuidado, por dolo o culpa grave, donde dicha responsabilidad podrá ser de distinta naturaleza.
2.1. Nociones Generales
La responsabilidad fiscal constituye una carga que posiblemente puede llegar a asumir el funcionario público en favor o a favor del Estado, por actuaciones de carácter doloso o culposo y que tienen repercusiones sobre el patrimonio público.15
Se encuentran sometidos a dicha responsabilidad los servidores públicos y los que no siéndolo sean gestores fiscales, es decir manejen o administren bienes del Estado.
El proceso de responsabilidad fiscal, el cual es adelantado por la Contraloría General de la Nación y sus delegadas en el territorio nacional, siendo de carácter administrativo, tiene una naturaleza de tipo resarcitorio sobre el erario público con fundamento en la indebida gestión fiscal del sujeto a cargo de los recursos públicos.
2.2. Fundamento Normativo
La responsabilidad fiscal y su procedimiento se encuentra regulado en la Ley 610 de 2000, pero en principio tiene fundamento y soporte Constitucional en los artículos 6, 90, 29, 117, 119, 209, 267, 268
Los procedimientos de este tipo de proceso son 2:
Verbal
Ordinario16
2.3. Principios Generales
La gestión fiscal se encuentra sometida a los siguientes principios generales ya descritos en capítulo anterior.
2.4. Objeto
La responsabilidad Fiscal tiene por objeto principal, el resarcimiento de todas aquellos daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de conductas dolosas o gravemente culposas de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria, que comprende el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.
2.5. Elementos:
3.1. Nociones Generales
La responsabilidad disciplinaria es aquella en la que incurren sujetos disciplinables, que para el caso específico son funcionarios públicos, ya sea por el ejercicio de acción u omisión donde la administración puede imponer sanciones en virtud de la relación especial de sujeción y el poder disciplinario que le otorga el Estado a la Administración en virtud del “iuspuniendi.”
El ejercicio de funciones públicas supone respeto por principios de carácter ético y la protección de bienes jurídicos tutelados como el correcto ejercicio de la función y la moralidad administrativa que debe tener en cuenta todo servidor público o particular que ejerza este tipo de funciones.
Para que se predique responsabilidad de esta naturaleza es necesario hablar de la infracción tanto por acción como por omisión de la ley, o los reglamentos que guían el ejercicio y sus actuaciones.
3.2 Fundamento Normativo
La responsabilidad disciplinaría y su procedimiento se encuentra regulado en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único, y el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011, el cual modificó algunos aspectos especiales contemplados en el Código Disciplinario Único. Tiene fundamento y soporte Constitucional en los artículos 29, 117,122, 123, 124, 125, 127, 128, 209, 275, 278.
Los procedimientos de este tipo de proceso al igual que la responsabilidad de tipo fiscal son 2:
Verbal
Ordinario
3.3. Principios Generales
El ejercicio de la función administrativa se encuentra sometida a los siguientes principios generales: Principios constitucionales de la función administrativa Artículos 209 de la Constitución y 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
3.4. Objeto
El objeto de la responsabilidad disciplinaría de acuerdo a lo mencionado anteriormente es el correcto ejercicio de la función pública y de deberes funcionales que deben observar funcionarios o particulares en cumplimiento funciones públicas, que implican deberes propios plasmados en la legislación, y los reglamentos.
Existen diferentes grados xx xxxxxx dentro de las cuales como sujeto disciplinable es plausible incurrir:
Gravísimas
Graves
Leves
Las cuales le sirven a la autoridad disciplinaria (Procuraduría General de la Nación) a fin de que se adecue la conducta reprochable a la sanción posiblemente interpuesta una vez finalizado el procedimiento correspondiente donde se impondrán de ser el caso, las sanciones pertinentes entre ellas son destacables:
Inhabilidad y destitución. (faltas gravísimas dolosas o efectuadas con culpa gravísima)
Suspensión en el ejercicio del cargo e inhabilidad especial. (Faltas graves dolosas y gravísimas culposas)
Suspensión. (faltas graves con culpa)
Multa. (Faltas leves dolosas)
Amonestación escrita. (Faltas culposas)
3.5. Elementos
4.1.Nociones Generales y Fundamento Normativo
La responsabilidad penal se entiende a partir de que el servidor incurre en faltas que a su vez pueden llegar a estar tipificadas como delito contra la administración pública, es decir a aquellos tipos penales establecidos dentro del título XV del Código Penal Colombiano. (Ley 599 de 2000)
4.2.Tipos penales destacables:
Peculado por apropiación:
Artículo 397. Peculado por apropiación. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que se apropie en provecho suyo o de un tercero de bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o de bienes o fondos parafiscales, o de bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones, incurrirá en prisión de seis (6) a quince (15) años, multa equivalente al valor de lo apropiado sin que supere el equivalente a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término.
Si lo apropiado supera un valor de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, dicha pena se aumentará hasta en la mitad. La pena de multa no superará los cincuenta mil salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Si lo apropiado no supera un valor de cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes la pena será de cuatro (4) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término y multa equivalente al valor de lo apropiado.17
El actual código penal contempla varios tipos de peculado, entre ellos el de uso, por aplicación oficial diferente, etc. Este tipo de peculado (por apropiación) se da, específicamente cuando el funcionario público sustrae Patrimonio del Estado, este último configurado por bienes de cualquier orden para beneficiarse el mismo o a un tercero.
Cohecho.
Artículo 406. Cohecho impropio. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que acepte para sí o para otro, dinero u otra utilidad o promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a siete (7) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años.
El servidor público que reciba dinero u otra utilidad de persona que tenga interés en asunto sometido a su conocimiento, incurrirá en prisión de dos (2) a cinco (5) años, multa de treinta (30) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por cinco (5) años.
Artículo 407. Cohecho por dar u ofrecer. El que dé u ofrezca dinero u otra utilidad a servidor público, en los casos previstos en los dos artículos anteriores, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años.
Este tipo penal hace referencia a aquellas situaciones en las que el funcionario supedita el cumplimiento o el retraso de actuaciones administrativas a su cargo, en contraprestación de dadivas que un tercero le concede por dicho actuar.
Celebración indebida de Contratos.
Artículo 408. Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que en ejercicio de sus funciones intervenga en la tramitación, aprobación o celebración de un contrato con violación al régimen legal o a lo dispuesto en normas constitucionales, sobre inhabilidades o incompatibilidades, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. 18
Artículo 409. Interés indebido en la celebración de contratos. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.
Artículo 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. Declarado Exequible Sentencia Corte Constitucional 917 de 2001.19
Este delito se da especialmente en 3 ocasiones:
Cuando el funcionario viola el régimen de inhabilidades e incompatibilidades en la celebración de contratos estatales.
Cuando en ejercicio de sus funciones de gestión contractual, favorezca los intereses propios o los de un tercero.
El funcionario encargado de la contratación de bienes y servicios dentro de la entidad omite la aplicación de principios o formalidades establecidas en la Ley dentro de las etapas de celebración o liquidación contractual para favorecerse el o a un tercero.
Trafico de Influencias.
Artículo 411. Tráfico de influencias de servidor público. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. Modificado por el art. 134, Ley 1474 de 2011. El servidor público que utilice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la función, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años, multa de cien (100) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a ocho (8) años.
Es decir que este tipo penal se configura cuando se obtiene de servidor público provecho por abuso de su cargo o posición predominante, donde se solicitan favores, prevendas, y beneficios de cualquier naturaleza, lo anterior, para beneficio propio o de un tercero.
Prevaricato por omisión.
Artículo 414. Prevaricato por omisión. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que omita, retarde, rehuse o deniegue un acto propio de sus funciones, incurrirá en prisión de dos (2) a cinco (5) años, multa xx xxxx (10) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por cinco (5) años.
Se incurre en este tipo de delito cuando por orden legal o de tipo reglamentario, el servidor público deba emitir pronunciamientos o efectuar actos propios de sus funciones y este los realice por fuera del término legal o en efecto el deber no sea realizado.
Abuso de Autoridad por acto Arbitrario o injusto.
Artículo 416. Abuso de autoridad por acto arbitrario e injusto. El Servidor público que fuera de los casos especialmente previstos como conductas punibles, con ocasión de sus funciones o excediéndose en el ejercicio de ellas, cometa acto arbitrario e injusto, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público.
Este tipo penal se encuentra integrado por otros tipos penales y es ejecutado por servidor público en extralimitación de sus funciones.
Usurpación de funciones Públicas.
Artículo 425. Usurpación de funciones públicas. El particular que sin autorización legal ejerza funciones públicas, incurrirá en prisión de uno (1) a dos (2) años.
Incurren en esta conducta las personas que sin ostentar la calidad de servidor público, realicen actividades propias de estos sin tener autorización legal.
4.3. Principios Generales
4.4. Objeto
El objeto de la Responsabilidad Penal respecto de la disciplinaria no es excluyente, por el contrario es complementario, con naturalezas distintas, un mismo funcionario podrá ser responsable tanto penal como disciplinariamente por la misma conducta.
La Ley 80 de 1993, establece en su artículo 57 la sanción que le acarrea al funcionario público, en casos específicos de la gestión contractual, especificando las conductas tipificadas en el Código Penal. 20
La ley 80 en su artículo 56 adiciona que estas sanciones serán igualmente aplicables a los particulares que se encuentren incursos en este tipo de conductas, cualquiera que sea para efectos penales el contratista, el interventor, el consultor, el asesor, se consideran particulares que ejercen funciones públicas en las etapas de celebración y ejecución y liquidación de contratos, por lo cual están sujetos a las responsabilidades señaladas para los servidores públicos. 21
4.5. Elementos
ANTIJURIDICIDAD. Realización de una conducta contraria a derecho, sin justificación.
CADUCIDAD DE LA ACCIÓN. Es el fenómeno que se presenta, cuando transcurrido el tiempo que la ley fija para el ejercicio de un derecho, éste se extingue, quedando el interesado impedido jurídicamente para reclamarlo.
COMPETENCIA. Presupuesto del proceso consistente en la cualidad de un órgano jurisdiccional que le permite o le exige conocer válidamente de un tipo de asuntos y tener preferencia legal respecto de otros órganos jurisdiccionales, para conocer de un litigio o causa determinados.
CONTROL FISCAL. Función pública que tiene a su cargo la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Es ejercido en forma posterior por la Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales.
CONTROL INTERNO. Aquel que se realiza bajo responsabilidad de la misma entidad. Es un sistema de autocontrol institucional.
CULPA GRAVE. Cuando se incurre en falta disciplinaria por inobservancia del cuidado necesario que cualquier persona del común imprime a sus actuaciones.
CULPA GRAVÍSIMA. Cuando se incurre en falta disciplinaria por ignorancia supina, desatención elemental o violación manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento.
CULPABILIDAD. Conforma el aspecto subjetivo de la infracción disciplinaria y se predica cuando en el comportamiento del agente concurren el dolo o la culpa.
DEBERES. Relación de obligaciones establecidas en el Código Disciplinario para los servidores públicos y particulares que ejerzan funciones públicas, encaminadas al efectivo cumplimiento de la función pública.
DEBIDO PROCESO. Sometimiento de las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías consignadas en la normatividad.
DOLO. Forma de incurrir en falta disciplinaria consistente en el conocimiento del servidor público de los hechos constitutivos de la infracción y a pesar de lo cual quiere su realización.
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
Anexo de Buenas Prácticas en la Gestión Contractual desde la Supervisión
Bogotá D.C.
2016
Contenido
Anexo de Buenas Prácticas en la Gestión Contractual desde la Supervisión 91
2. REGIMEN JURÍDICO Y PRINCIPIOS 94
Valoración de costos ambientales –ecología- 96
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS 97
4.2 Objetivos de la Supervisión 99
4.2.2 Objetivos específicos 99
5. RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL SUPERVISOR 100
5.1 Definición de supervisión 100
5.2 Definición de supervisor 100
5.3 Designación del supervisor 100
5.4 Funciones de supervisión 101
5.4.1 Aspecto administrativo 101
5.4.3 Aspectos financieros, tributarios y contables 104
5.4.5 Liquidación del contrato 106
5.5 Responsabilidades del supervisor 107
5.5.1 Hechos que derivan la responsabilidad 107
5.5.2 Tipos de responsabilidad 107
6. PROCEDIMIENTO PARA SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 109
PRESENTACIÓN
El presente anexo del manual de contratación sobre las Buenas Prácticas en la Gestión Contractual desde la Supervisión, es una herramienta que orienta y facilita el cumplimiento de la labor de supervisión de contratos y convenios celebrados por la entidad, por lo cual se deberá emplear en concordancia con lo establecido en el manual de contratación en esta materia.
Los servidores y contratistas podrán conocer y acceder fácilmente a los procedimientos que en ejercicio de su labor deben realizar.
En el ejercicio de su actividad, el supervisor deberá tener en cuenta las siguientes disposiciones:
Constitución Política de Colombia. En lo que respecta al supervisor deberá tener especial cuidado en los artículos 6, 121 y 122.
Ley 1474 de 2011. En su artículo 83 se menciona expresamente por primera vez la actividad de supervisión.
Ley 80 de 1993. El Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública con sus reformas.
El Decreto 1082 de 2015.Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Las demás normas especiales atinentes al objeto del contrato.
La supervisión es una función administrativa que se encuentra al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios que a continuación se relacionan, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones:
Principio de Igualdad
Este principio se plasma en los procesos de contratación en el derecho a la libre concurrencia u oposición. Garantiza a todos los interesados que tengan la posibilidad de ofrecer lo que demanda la administración, la facultad de participar en el proceso de contratación.
Principio de Moralidad
Todas las operaciones deben realizarse acatando las normas constitucionales y legales, y los principios éticos y xxxxxxx que rigen la sociedad. Los supervisores deberán actuar con rectitud, lealtad y honestidad.
Principio de Eficacia
Los procedimientos deben lograr su finalidad. Los supervisores deberán remover los obstáculos puramente formales.
Principio de Economía
Deberá procurarse que los procedimientos se lleven a efecto dentro del menor tiempo posible y con la menor cantidad de gastos de la administración y de los administrados que intervengan en ellos.
Principio de Celeridad
Deberán eliminarse los trámites innecesarios, deberá impulsarse oficiosamente los procedimientos e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos contractuales y/o legales, sin dilaciones injustificadas.
Principio de Imparcialidad
La finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación.
Deberán darse a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, actos, contratos y resoluciones.
Las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación, defensa y contradicción.
Deberán promoverse iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.
Las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos.
La actividad administrativa y los procesos contractuales son del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
Las autoridades concertarán sus actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares.
Las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento xxxx y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes.
Deberá en la labor de supervisión obtenerse un nivel óptimo de optimización de recursos.
En la actividad deberá identificarse los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales así como entre entidades territoriales.
Valoración de costos ambientales –ecología-
Deberá evaluarse la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los recursos naturales y el medio ambiente.
Los supervisores deberán tener en cuenta que los servidores públicos sólo pueden realizar los actos previstos por la Constitución, las leyes o los reglamentos, y no podrán, bajo ningún pretexto, improvisar funciones ajenas a su competencia.
Acta de Inicio. Es un documento suscrito por el Supervisor y por el Representante del Contratista, donde se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Se debe diligenciar en contratos de tracto sucesivo.
Acta de Liquidación del Contrato. Es un documento suscrito por el supervisor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse x xxx y salvo.
Acta de Suspensión. Es un documento mediante el cual la entidad y el contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impongan el cese de su desarrollo.
Acta de Reinicio. Es un documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.
Acta de Entrega y Recibo Final. Es un documento en el que consta la entrega de los bienes o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la entidad.
Adendos a los Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia. Es la información adicional suministrada por la entidad con posterioridad a la apertura de la convocatoria y antes de la fecha de su cierre, para aclarar o complementar los datos o los documentos de los Términos de Referencia x Xxxxxx de Condiciones, después de observaciones realizadas con los proponentes o por cambios en las condiciones iníciales.
Anticipo. Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo.
Amortización del Anticipo. Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la entidad el valor entregado por ésta en calidad de anticipo.
Avance del Contrato. Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es un documento donde se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la xxxxxxxx de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.
Certificado de Registro Presupuestal. Es un documento donde consta el monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.
Contrato. Acuerdo celebrado entre la entidad y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación.
Contratos de Tracto Sucesivo. Son aquellos cuya ejecución o cumplimiento se efectúa por partes y se prolonga en el tiempo.
Contratista. Es la persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato, previo un proceso de contratación directa o convocatoria con el objeto de prestar un servicio o suministrar un bien corporal mueble o inmueble requerido por la entidad.
Contrato Adicional. Es un contrato que celebra la entidad y el contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico, tiempo o valor del Contrato.
Cotización u Oferta. Es el conjunto de todos los documentos que contienen toda la información exigida al proponente por la entidad para presentar su propuesta.
Manual de Contratación. Es el documento que contiene toda la regulación de la actividad contractual de la entidad.
Plazo de Ejecución. Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones derivadas del contrato.
Plazo de Vigencia. Es el período durante el cual se imparte la orden de iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación.
Proyecto. Conjunto de actividades interrelacionadas que producirán un cambio al resolver un problema claramente identificado bajo una unidad de dirección y mando, en una fecha definida mediante la asignación de ciertos recursos humanos y materiales.
Póliza. Contrato expedido por una compañía de seguros y que se exige en los contratos con el fin de garantizar las obligaciones del contratista y así prever los riesgos asociados al contrato.
Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Son los documentos que la entidad proporciona a las personas naturales y/o jurídicas, interesados en presentar propuestas, para que con base en ellos, hagan sus ofertas.
Valor Final del Contrato. Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidación.
El objetivo de este anexo es que los servidores públicos y contratistas que cumplan funciones de supervisión conozcan y accedan fácilmente a los procedimientos que en ejercicio de su labor deben realizar, de modo tal que exista unidad de criterio y mejoramiento de la calidad de los procesos y procedimientos establecidos por la entidad para tal fin.
Lograr que el objeto de las actividades contractuales y postcontractuales, alcancen su finalidad y se ajusten a las normas y procedimientos que regulan tales actividades, observando los principios que regulan la gestión administrativa y la fiscal.
4.2.2 Objetivos específicos
Proteger la moralidad administrativa.
Prevenir la ocurrencia de actos de corrupción.
Tutelar la transparencia de la actividad contractual.
El supervisor debe ser pertinente e idóneo, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Supervisión, en efecto, su designación estará acorde con los requerimientos técnicos y jurídicos establecidos en los estudios previos y en los pliegos del contrato objeto de la supervisión. Deberá contemplarse la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones.
Es la actividad ejercida por la persona designada por la entidad, orientada a ejercer el control y seguimiento permanente e integral de los contratos y convenios asignados, verificando que se estén ejecutando correctamente los objetos contractuales.
Supervisor es toda persona a quien se encomienda el acompañamiento, vigilancia y control de la ejecución de un compromiso contractual que celebre la entidad con un tercero, independientemente del tipo de contrato que se suscriba.
El Ordenador del Gasto designará las personas que tengan el perfil para ser supervisoras. Dicha designación se efectuará dentro del texto del contrato correspondiente o mediante comunicación escrita en tal sentido, suscrita por el funcionario competente dentro de la entidad.
Si por cualquier causa no se designa el Supervisor de conformidad con lo establecido en el párrafo anterior, se entenderá como Supervisor del contrato, el Coordinador del programa o proceso correspondiente.
Con todo, cuando se designe un Supervisor que no tenga las calidades necesarias para su ejercicio, éste manifestará tal circunstancia al Ordenador del Gasto, por escrito, exponiendo las razones que le impiden cumplir con esta función o actividad.
Para efectos de la supervisión de contratos o convenios a través de los cuales se ejecutan varias obras o proyectos, o cuyo objeto requiera de una supervisión específica o de mayor acompañamiento, el Coordinador del Proceso solicitará al Ordenador del Gasto, la supervisión compartida.
Cada funcionario público además de cumplir con sus funciones misionales, debe supervisar un máximo de cinco (5) contratos. En caso de gran complejidad contractual o de insuficiencia de la planta de personal, es necesario considerar la posibilidad de contratar a particulares para que apoyen la gestión de la entidad, estableciendo también topes respecto de las cargas de trabajo asignadas en ese sentido.
Elaborar y suscribir las actas de inicio, suspensión, reiniciación, gestión o supervisión, liquidación del contrato, y de todos los documentos producidos como consecuencia de la ejecución del mismo.
Efectuar el seguimiento a la ejecución del contrato, para verificar que se cumpla dentro de los términos y plazos pactados.
Documentar todas y cada una de las actividades desarrolladas por el contratista.
Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los términos de referencia, planos y especificaciones generales para la debida ejecución del contrato.
Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa.
Acudir a los mecanismos de ajuste y revisión de precios.
Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos de la entidad.
Emitir cuando sea el caso, concepto y recomendación a la entidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato.
Hacer las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto contractual, dando aviso a la entidad de los eventos de incumplimiento que ameriten el ejercicio de las facultades contractuales de la entidad.
En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, realizarla inducción al contratista, señalando los objetivos del contrato y la necesidad que se buscar satisfacer, de lo cual dejará constancia en acta suscrita conjuntamente con el contratista.
Remitir los documentos y soportes de los requerimientos y demás actuaciones que se generen en la ejecución del contrato.
Diligenciar el formato correspondiente al estudio de conveniencia y oportunidad y justificar las prórrogas o adiciones en relación con los contratos en los que ejerce labores de supervisión.
Justificar la solicitud de suspensión de los contratos, indicando las consecuencias de la misma y su relación con el cumplimiento íntegro del objeto contractual.
Elaborar con la periodicidad definida en el contrato los informes de supervisión, en los que se indicará al menos:
El porcentaje de cumplimiento del contrato y el avance del mismo en relación con lo proyectado y contratado.
En los contratos de Prestación de Servicios, indicar las labores desarrolladas por el contratista, el resultado de las mismas indicando su relación con lo contratado.
En los contratos de suministro y compraventa las características físicas de los mismos tales como: Clase, serie, marca, estado, calidad y cantidad, valor unitario, valor total, fechas de recibo, período cobrado y en general todas las circunstancias de modo tiempo y lugar en que se ejecutó el contrato, dejando constancia que el bien o producto recibido por la entidad corresponde al contratado.
Verificar el cumplimiento de los cronogramas, establecidos en el contrato.
Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.
Efectuar seguimiento de cumplimiento de obligaciones contractuales mediante actas o informes de acuerdo a la naturaleza de los contratos.
Verificar permanentemente la calidad de los servicios y bienes que se estipule en el contrato.
Expedir el recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios adquiridos, una vez realizada la verificación integral de los bienes o servicios contratados, el cual contendrá como mínimo:
Las especificaciones técnicas de los bienes o servicios recibidos.
Si se trata de bienes, las características físicas.
Para efectos del pago el supervisor debe garantizar que este corresponda al bien o servicio efectivamente recibido.
Dar constancia de la destinación final de la totalidad de los bienes recibidos como consecuencia de la ejecución del contrato.
Garantizar que los bines adquiridos se utilicen dentro del término proyectado en el Estudio de Conveniencia y Oportunidad.
Cuando se trate de adquisición de software, se debe soportar en el acta de recibo final con las constancias de recibo de conformidad de los usuarios finales de losbienes adquiridos.
En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y coordinar el reintegro a la entidad de los mismos.
Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas.
Promover las acciones de responsabilidad contra los contratistas y sus garantes cuando las calidades ofrecidas no se cumplan.
Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias.
Coordinar con el contratista y almacenista de la entidad cuando sea del caso, el ingreso al almacén de los bienes adquiridos, dentro del término establecido en el contrato.
Rendir periódicamente a la entidad, informes económicos sobre el cumplimiento del contrato.
Verificar que los recursos públicos que maneje el contratista se encuentren debidamente utilizados.
Verificar que se efectúe una adecuada programación financiera del contrato.
Hacer seguimiento a la ejecución financiera del contrato, verificando que se ajuste al plan de acción y al proyecto formulado.
Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato.
Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato.
Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupuéstales del contrato.
Solicitar al contratista y aprobar el plan de inversión del anticipo, si es del caso.
Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.
Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.
Solicitar la liberación de los dineros que no fueron ejecutados en desarrollo del contrato.
Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral, para proceder a la aplicación de las sanciones a que haya lugar o a la terminación bilateral del contrato.
Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la posible aplicación de multas.
En caso de cualquier incumplimiento requerir por escrito al contratista, para soportar la eventual aplicación de las sanciones contempladas en el contrato y la ley.
Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, además deberá elaborar el correspondiente informe de supervisión detallando cada uno de los incumplimientos del contratista, que permita ejercer la medida conminatoria, declarar el incumplimiento o declarar la caducidad.
Verificar la aprobación de pólizas y que las mismas se encuentren vigentes durante su ejecución, sus adiciones, suspensiones y prorrogas si es el caso y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelación del saldo adeudado a la terminación del contrato.
Dar rápida y oportuna información a los organismos de control, a los superiores jerárquicos y organismos competentes acerca del proceso contractual.
Exigir periódicamente al contratista la acreditación de los pagos a seguridad social y parafiscal durante la ejecución del contrato y antes de su liquidación.
Para los contratos de prestación de servicios con persona natural, verificar que durante el término de ejecución, el contratista haya realizado los aportes al sistema de seguridad social. (Salud, Pensiones y ARL).
En los contratos celebrados con personas jurídicas, exigir el cumplimiento con las obligaciones frente al sistema de salud, pensiones y riesgos laborales y con el pago de aportes parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, I.C.B.F. y SENA).
Realizar el acta de liquidación bilateral dentro del término definido en el contrato. De no existir tal término dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término de ejecución, o del acto administrativo que ordene la terminación del contrato.
Si no hay acuerdo sobre el contenido de la liquidación o el contratista no se presente a realizar dicha actuación previa notificación de la entidad, se deberá realizar la liquidación unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.
Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones frente a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones, cajas de compensación familiar, ICBF y Sena, durante toda la vigencia del contrato, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron ser cotizadas.
En el evento de no ser realizados la totalidad de los aportes se deberá dejar constancia, para que se proceda a retener las sumas adeudadas al sistema de conformidad.
Los Supervisores, sean servidores públicos o contratistas, responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente.
El incumplimiento de las obligaciones del contrato de interventoría o de asesoría.
Los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades derivadas de la celebración y ejecución del contrato y/o convenio, respecto del cual haya ejercido sus funciones u obligaciones como supervisor.
Responsabilidad de naturaleza civil o patrimonial:
Se hace efectiva a través de la Acción de Repetición. Aplica cuando se presenta una condena en contra de la entidad en razón a una conducta dolosa o gravemente culposa del servidor o del particular supervisor.
Responsabilidad penal
Se hace efectiva cuando el servidor, o el particular con funciones públicas, incurre en una conducta tipificada como delito en el Código Penal, relacionada con “los delitos contra la Administración Pública”. Dentro del proceso penal puede hacerse exigible la responsabilidad civil o patrimonial.
Responsabilidad disciplinaria
Los servidores públicos son sujetos disciplinables y, por tanto, les aplica el régimen allí dispuesto, en el evento de incurrir en causales de falta disciplinaria en el ejercicio de la supervisión.
El régimen disciplinario se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoria o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales.
De otro lado, según las estipulaciones del contrato de prestación de servicios, en el evento en que se constate un incumplimiento por parte del supervisor contratista, se aplicarán las multas para conminar al cumplimiento de obligaciones o la cláusula penal pecuniaria para resarcir los perjuicios que se causen con el incumplimiento de las mismas.
Responsabilidad fiscal
El supervisor por tener la calidad de tal, independiente de si se trata de un funcionario púbico o de un contratista prestador de servicios, tiene unos deberes funcionales cuyo incumplimiento puede dar lugar a una declaratoria de responsabilidad fiscal.
Presunciones de responsabilidad fiscal. En calidad de gestores fiscales, los supervisores están cobijados por las presunciones de dolo y de culpa grave:
Dolo. Se presumirá que el gestor fiscal ha obrado con dolo cuando por los mismos hechos haya sido condenado penalmente o sancionado disciplinariamente por la comisión de un delito o una falta disciplinaria imputados a ese título.
Culpa grave. Se presumirá que el gestor fiscal ha obrado con culpa grave cuando:
Se hayan elaborado pliegos de condiciones o términos de referencia en forma incompleta, ambigua o confusa, que hubieran conducido a interpretaciones o decisiones técnicas que afectaran la integridad patrimonial de la entidad contratante; (Aplicable a supervisores de contratos o convenios marco cuya ejecución implica contratación derivada).
Cuando haya habido una omisión injustificada del deber de efectuar comparaciones de precios, ya sea mediante estudios o consultas de las condiciones xxx xxxxxxx o cotejo de los ofrecimientos recibidos y se hayan aceptado sin justificación objetiva ofertas que superen los precios xxx xxxxxxx; (Aplicable a supervisores de contratos o convenios marco cuya ejecución implica contratación derivada)
Cuando se haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoria o de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas.
Cuando se haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos.
Etapa |
Actividad |
Precontractual |
Revisar los documentos necesarios para firmar el contrato. |
Asistir a las mesas de trabajo. |
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Verificar que la contratación que se va a realizar este incluida en el plan de compras de la entidad. |
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Solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP-. |
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Radicar en la Oficina Asesora Jurídica los documentos soportes para la elaboración xxx xxxxxx de condiciones y del contrato o convenio, de acuerdo con la normatividad vigente. |
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Elaborar la ficha técnica del producto o servicio a contratar. |
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Participar en la elaboración del pre-pliego de condiciones. |
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Notificar la designación como supervisor respectivo. |
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Coordinar el trámite que se requiera para el Anticipo, si está pactado. |
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Contractual |
Archivar
copia del Contrato para |
Solicitar al contratista y aprobar el plan de inversión del anticipo, si es del caso. |
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Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los términos de referencia, planos y especificaciones generales para la debida ejecución del contrato. |
|
Elaborar y suscribir las actas de inicio. |
|
Efectuar el seguimiento a la ejecución del contrato. |
|
Efectuar seguimiento de cumplimiento de obligaciones contractuales. |
|
Verificar el cumplimiento de los cronogramas, establecidos en el contrato. |
|
Verificar que los recursos públicos que maneje el contratista se encuentren debidamente utilizados. |
|
Verificar permanentemente la calidad de los servicios y bienes que se estipule en el contrato. |
|
Verificar que se efectúe una adecuada programación financiera del contrato. |
|
Verificar la aprobación de pólizas y que las mismas se encuentren vigentes durante su ejecución, sus adiciones, suspensiones y prorrogas si es el caso y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales. |
|
Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. |
|
Documentar todas y cada una de las actividades desarrolladas por el contratista. |
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Elaborar con la periodicidad definida en el contrato los informes de supervisión, que debe incluir la información económica y financiera. |
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Elaborar y suscribir las actas de gestión o supervisión. |
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Prestar apoyo al contratista. |
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Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupuéstales del contrato. |
|
Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones contractuales. |
|
Acudir a los mecanismos de ajuste y revisión de precios. |
|
Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. |
|
Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la posible aplicación de multas. |
|
Remitir los documentos y soportes de los requerimientos y demás actuaciones que se generen en la ejecución del contrato. |
|
Emitir, cuando sea el caso, concepto y recomendación a la entidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato. |
|
Justificar las prórrogas o adiciones en relación con los contratos en los que ejerce labores de supervisión. |
|
Justificar la solicitud de suspensión de los contratos. |
|
Elaborar y suscribir las actas de suspensión. |
|
Elaborar y suscribir las actas de reiniciación. |
|
Expedir el recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios adquiridos, una vez realizada la verificación integral de los bienes o servicios contratados. |
|
Verificar el estado y cantidad y coordinar el reintegro a la entidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato. |
|
Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral, para proceder a la aplicación de las sanciones a que haya lugar o a la terminación bilateral del contrato. |
|
Pos contractual |
Elaborar y suscribir la liquidación del contrato. |
En caso de cualquier incumplimiento, requerir por escrito al contratista. |
|
Promover las acciones de responsabilidad contra los contratistas y sus garantes cuando las calidades ofrecidas no se cumplan. |
|
Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. |
|
Solicitar la liberación de los dineros que no fueron ejecutados en desarrollo del contrato. |
1Artículo 11 de la Ley 80 de 1993.
2 Resolución Número 114 del 19 xx Xxxxx de 2016: “Por la cual se delega y desconcentra el ejercicio de algunas funciones en materia contractual, ordenación del gasto, .autorización de comisiones y desplazamientos, ordenación de pagos, se señalan las reglas para el seguimiento a la ejecución presupuestal, control a la actividad y liquidación de contratos y se dictan otras disposiciones.
3 G-EPAA-01 xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxx
4 G-EPAA-01 xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx.xxx
5 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxx/xxx_xxxx_xxxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx
6Numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
7Numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
8xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxx_xxxxxx_xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx_xxx_xxxxx.xxx
9Numeral 1 del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007.
10 XXXXXXX X., XXXX, G., SPAGNOLO G., Handbook of Procurement. New York: Cambridge University Press, 2006
13Frente a la Responsabilidad de tipo civil que no se aborda ampliamente en esta guía, cabe mencionar que puede ser calificable respecto de (particular o funcionario público) frente al estado y frente al particular por los perjuicios causados ya sea por su acción en desarrollo y cumplimiento de la actividad o función a su cargo. Respecto a la responsabilidad de los particulares y los funcionarios o servidores públicos, La Carta Política establece en el artículo 6, que la responsabilidad de los particulares, solamente será por infringir la ley, y que la responsabilidad de los funcionarios públicos, será por las mismas causas (infringir la ley) y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.
14xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx%00xx%00xxx%00xxxxxxxxxxxx%00xxxxxxxx.xxx
15. Corte Constitucional. Sentencia C- 619 DE 2002, El grado de imputación de responsabilidad fiscal es la culpa grave. Xxxxx XxxxxxxXxxxxxxx y Xxxxxxx Xxxxxxx Xxx.
16A partir del 12 de Julio de 2011, todos los organismos de Control Fiscal deben aplicar las disposiciones del Estatuto Anticorrupción referidas al procedimiento ordinario.
19Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-652 de 2003
Artículo 410 A. Adicionado por el art. 27, Ley 1474 de 2011
20Artículo 57º.- De la Infracción de las Normas de Contratación. El servidor público que realice alguna de las conductas tipificadas en los artículos 144, 145 y 146 del Código Penal, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años y en multa de veinte (20) a ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales.
Artículo 59º.- Del Contenido de los Actos Sancionatorios. La determinación de la responsabilidad de que tratan los artículos anteriores la harán las autoridades competentes en providencia motivada en la que se precisarán los hechos que la generan, los motivos y circunstancias para la cuantificación de las indemnizaciones a que haya lugar y los elementos utilizados para la dosimetría sancionatoria. Así mismo, en ella se señalarán los medios de impugnación y defensa que procedan contra tales actos, el término que se disponga para ello y la autoridad ante quien deba intentarse. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxx/Xxxxx0.xxx?xx000
21xxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx.xx:0000/xxxxx/xxxxxxxxx/00000/0000/0/XXXXXX%00XXXXXXX%00X%X0%00XXX%00XXXXX.xxx
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