AVISODEADQUISICIÓN PARA CONTRATACIÓN INDIVIDUAL
AVISODEADQUISICIÓN PARA CONTRATACIÓN INDIVIDUAL
Fecha: 0 xx xxxxx xx 0000
Xxxxx xx xx Xxxxxxxxxxx: Xxxxxx.
Descripción del Servicio: Consultoría para la implementación de los Sistemas de Trámites
Regulares Estructurados (TRE) y Transparencia y Gestión Documental (TRANSDOC) de SIGOB.
Supervisor: El Coordinador Regional del Proyecto Regional SIGOB.
Duración de la Consultoría: 3 meses.
La propuesta deberá remitirse haciendo referencia al proceso 9024 RSC2017 - Consultoría para
la implementación de los Sistemas de Trámites Regulares Estructurados (TRE) y Transparencia y Gestión Documental (TRANSDOC) de SIGOyBdeberá ser enviado al correo electrónico abajo descrito a más tardar el día 17 xx xxxxx de 2017 a las 23:59 (GMT -5), hora de la República de Panamá. No se recibirán las propuestas que se presenten posteriormente a la fechay hora indicada.
ASUNTO: 9024 RSC 2017 - Consultoría para la implementación de los Sistemas de Trámites Regulares Estructurados (TRE) y Transparencia y Gestión Documental (TRANSDOC) de SIGOB
Dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxx.xxx
Cualquier solicitud de aclaración deberá enviarse a más tardar el día 8 xx xxxxx de 2017 a las 23:59 (GMT -5), hora de la República de Panamá. La solicitud de aclaración podrá enviarse por escrito a la dirección de correo electrónico arriba indicada y se responderá por vía electrónica, incluyendo una explicación de la consulta sin identificar la fuente, a todos los consultores.
Los procedimientos para adquisición de los servicios objeto de este llamado serán los del Programa de la NacionesUnidaspara el Desarrollo.
Este proceso está dirigido a personas naturales en carácter individual. Cualquier oferta recibida de unapersona jurídica o de dos(2) o máspersonasnaturalesconjuntamente, será rechazada.
De igual forma serán rechazadastodas aquellas ofertas de consultores que hayan participado en la elaboración de losTérminos de Referencia.
1. ANTECEDENTES,OBJETIVOS,ALCANCE DELTRABAJO, REQUERIMIENTOS ACADÉMICOSY EXPERIENCIA, ACUERDOSINSTITUCIONALES Y ALCANCEDELA PROPUESTAFINANCIERAY CRONOGRAMADEPAGOS
Refiérase al Anexo I Términosde Referencia.
2. DOCUMENTOSQUEDEBEN INCLUIRSECON LA OFERTA
Los consultoresindividualesdeberán presentar los siguientesdocumentosdebidamente identificadosen uno o másarchivosPDF(máximo 4MBpor correo) debidamente firmados.
1. Propuesta Financiera: Debe incluir los honorarios especificados en una suma global (lump sum), la cual será establecida en función de las condiciones de pago alrededor de los productosesperados.
2. Carta de Interés: La misma deberá estar debidamente presentada para la Confirmación de interés y Disponibilidad utilizando el modelo proporcionado por el PNUD en el enlace debidamente firmada (Anexo II).
3. Breve descripción de por qué el individuo considera que él/ella es el/la más adecuada para desarrollar la presente consultoría.
4. Formato P11 debidamente completado y firmado (Favor utilizar el formato del enlace), indicando toda la experiencia pasada de proyectos similares.
5. Referencias, Datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del candidato y por lo menos tres (3) referencias profesionales. En caso de que las referencias no contesten a la solicitud efectuada por el PNUD para brindar referencias escritas, se solicitará al consultor que proveaotrosen su defecto.
6. Beneficiario: Declaración de nombre, cédula, dirección y teléfono de un beneficiario en caso de muerte. Esta información es mandatoria en el evento de que el consultor resultara adjudicado.
7. Hoja de Vida: Opcional
3. PROPUESTAFINANCIERA
Debe incluir los honorarios especificados en una suma global (lump sum), la cual será establecida en función de las condiciones de pago alrededor de los productosesperados. Favor utilizar el formulario proporcionado por el PNUDdel enlace.
4. EVALUACION
Se utilizará el método de puntuación combinada - en donde las calificaciones y la metodología se ponderarán con un máximo de 70%, combinándose con la oferta financiera, la que se ponderarácon un máximo de 30%;
En el evento que el nombre del consultor se encuentre incluido en las l i st as de proveedores suspendidos ó removidosdel PNUD,la propuesta será rechazada.
* Valor de losCriteriosTécnicos; 70%
* Valor de la Oferta Financiera;30%
4.1. EVALUACION TECNICA
• Sólo los oferentes que alcancen el máximo de 70% del total de puntos indicado para la evaluación técnica se considerarán habilitados técnicamente y pasarán a la evaluación económica. Los criterios de evaluación técnica están indicados en el AnexoIV;
Loscriteriosde evaluación técnicaestán indicados en el Anexo IV.
4.2. EVALUACION FINANCIERA
En una segunda etapa, se evaluará las ofertas financieras de los consultores técnicamente habilitadosutilizando la fórmula indicadaen el Anexo IV;
El Comité evaluador recomendará la adjudicación de la oferta que alcance el mayor puntaje combinado.
Este proceso está dirigido a consultores expertos en su carácter individual. Se rechazarán ofertas de empresaso de dos o más consultores ofertando conjuntamente, así como de aquellos cuyas referenciassean negativas.
5. ADJUDICACIÓN
La Unidad de Adquisiciones del PNUD se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta y de anular el proceso, así como de rechazar todas las propuestas en cualquier momento con anterioridad a la adjudicación del contrato, sin incurrir por ello en ninguna responsabilidad con relación al Oferente que se viera así afectado y sin tener la obligación de informar al Oferente u Oferentes afectados de los motivos de dicha acción.
ANEXOS
ANEXO I - TÉRMINOSDEREFERENCIA
XXXXX XX - CARTA OFERENTEAL PNUD CONFIRMANDOINTERESY DISPONIBILIDAD ANEXO III - MODELO DECONTRATO INDIVIDUALY CONDICIONESGENERALES ANEXO IV - FORMATO DEEVALUACION
ANEXO I
PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO CENTRO REGIONAL PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE Proyecto Regional SIGOB |
I. INFORMACION SOBRE LA CONSULTORIA |
Título: Consultoría para la implementación de los Sistemas de Trámites Regulares |
Estructurados (TRE) y Transparencia y Gestión Documental (TRANSDOC) de |
SIGOB |
Supervisor/a: El Coordinador Regional del Proyecto Regional SIGOB |
Tipo de Contrato: Contrato IC |
Duración del contrato: 3 meses |
País: Panamá |
Fecha de inicio: 20 xx xxxxx de 2017 |
II. ANTECEDENTES |
A lo largo de 24 años, el Proyecto Regional “Fortalecimiento a las capacidades de gestión para la gobernabilidad democrática” más conocido por el acrónimo SIGOB del término “Sistemas para la Gobernabilidad”, ha contribuido al fortalecimiento de la transparencia y efectividad de gestión y a un enfoque de gobierno por resultados, a través de sistemas, procesos y métodos de gestión pública. Operando desde su sede en Asunción, Paraguay, SIGOB es un proyecto regional que agrupa a una red de expertos en toda América Latina y que trabaja a través de la modalidad de cost-sharing con los gobiernos beneficiarios en procesos de asesoría técnica y desarrollo de capacidades en instituciones del sector público de nivel central, sub-regional y local, de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. El enfoque SIGOB es una metodología desarrollada en el PNUD que se basa en los principios de gobernabilidad en democracia estructurados en métodos e instrumentos de gestión que propician el ejercicio de gobierno bajo criterios de transparencia, efectividad, coordinación intra e inter institucional y participación ciudadana. Los sistemas, métodos y soporte informático SIGOB son productos de conocimiento de PNUD-DRLAC que se actualizan permanentemente y condensan miles de horas de experiencia acumulada en proyecto con decenas de instituciones, cientos de personalidades políticas de la región y miles de funcionarios públicos. El SIGOB cuenta con metodologías y sistemas de trabajo que ordenan y solucionan problemas vinculados a la |
gestión pública. La oferta corporativa del SIGOB está basada en sistemas de gestión pública. El profesional tendrá como objetivo participar activamente en la implementación de los Sistemas del SIGOB bajo la metodología que se dispone para tal efecto. Mayor información en (xxx.xxxxx.xxx). |
III. OBJETIVO GENERAL |
El objetivo de la consultoría es el fortalecimiento de las capacidades de gestión de la alta dirección, mediante la implantación de las propuestas de organización y trabajo, de métodos e instrumentos desarrollados por el proyecto regional del SIGOB como la oferta corporativa del PNUD para la alta dirección de los gobiernos. Para ello el proyecto regional tiene metodologías estandarizadas de implantación de sistemas de trabajo, que deben ser rigurosamente ejecutadas para mantener la calidad del servicio prestado. La persona que resulte electa para formar parte del Proyecto regional SIGOB, para esta contratación, deberá apoyar: • La implementación del sistema de TRÁMITES REGULARES ESTRUCTURADOS (TRE): EL TRE se basa en un método que sirve para soportar la gestión de un procedimiento regular para la producción de un servicio institucional sea éste interno o externo. Son parte de este método la racionalización de los procesos, la eliminación de intermediaciones burocráticas en la línea de producción del servicio y la automatización con instrumentos de tecnología del flujo racionalizado. • La implementación del sistema de TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL (TRANSDOC): El sistema TRANSDOC está dirigido a establecer en la institución las condiciones de transparencia, eficacia y agilidad en la gestión de la documentación o correspondencia oficial que ingresan, se trabajan internamente y se elaboran con destino externo a la organización. Otro objetivo es el de propiciar políticas de papel cero, incorporando las últimas tecnologías para dar validez y aval de originalidad a los documentos electrónicos producidos por la institución. El objetivo general es la Implementación de Proyectos de Fortalecimiento en instituciones que requieran apoyo en la automatización y racionalización de procesos y mecanismos transparentes de gestión documental, a través de la implantación de componentes de la oferta corporativa de SIGOB. |
IV. OBJETIVO ESPECIFICO |
Dar soporte y acompañamiento en los procesos de implementación del sistema de Trámites Regulares Estructurados TRE de Compras del Ministerio de Relaciones Exteriores y Ministerio de Gobierno; y en los relacionados a la Oficina Nacional para la Atención de los Refugiados (ONPAR) del Ministerio de Gobierno. |
V. ALCANCE DE TRABAJO |
Bajo la supervisión y orientación del Coordinador del SIGOB, la/el Experto prestará servicios de consultoría y asesoramiento técnico para desarrollar actividades conceptuales, analíticas y de asesoramiento a fin de contribuir a la innovación de los métodos de trabajo en las instituciones mediante la aplicación del enfoque, método y proceso de trabajo de los sistemas de trabajo del SIGOB. Para esto se deberán realizar las siguientes actividades en general En lo particular para TRE: • Hacer seguimiento del proyecto y proceso de implementación del sistema de TRE en la institución en la cual haya sido asignado; • Participar en la identificación y racionalización de los primeros procesos comprometidos con la institución a la cual haya sido asignado; • Participar el compendio y estudio de la norma que regule el proceso, para verificar si es susceptible de mejoras sustantivas soportadas en el uso de los instrumentos; • Realizar la capacitación a los usuarios contraparte sustantiva y operativa en los instrumentos informáticos del sistema de Trámites Regulares Estructurados; • Participar en la definición de datos de los repositorios relacionados a los trámites a través del uso de los Módulos de Información y Análisis relacionados; • Preparar un escenario de pruebas y verificar el funcionamiento de los procesos con los usuarios finales; • Analizar y presentar recomendaciones para la incorporación de la firma electrónica certificada en los productos documentales derivados de un proceso racionalizado mediante TRE; • Construir los productos documentales que dan soporte a la racionalización de los procesos para los cuales haya sido asignado, cuidando los formatos y formularios que SIGOB establezca. |
VI. PRODUCTOS ESPERADOS |
Producto | % de Pago | Fecha de Presentación | |
1 | Informe de estructuración y aplicación de los procesos de compras directas, licitaciones y pagos del Ministerio de Relaciones Exteriores | 35% | 18-mayo-2017 |
2 | Informe de estructuración y aplicación de los procesos de compras directas, licitaciones, compras extraordinarias y pagos del Ministerio de Gobierno | 35% | 20-junio-2017 |
3 | Reporte de productividad de las unidades gestoras de compras con el uso del TRE del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Ministerio de Gobierno | 30% | 19-julio-2017 |
Total | 100% | ||
VII. CONTROLES DE SEGUIMIENTO AL TRABAJO |
El Coordinador Regional del SIGOB, revisará los productos que presente el/la consultor(a). El coordinador comunicará las observaciones que pudiesen existir en un plazo de cinco días hábiles después de la recepción de los productos. La incorporación o cambio deben efectuarse en el plazo establecido por el Proyecto Regional del SIGOB. |
VIII. TIEMPO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PRODUCTOS ENTREGADOS |
El tiempo máximo para dar una respuesta y aprobación a las propuestas y productos que requieran aprobación y revisión por parte de la coordinación será de cinco días hábiles. |
IX. REGIMEN DE PAGO DE HONORARIOS |
El pago de honorarios se hará mensualmente. En caso que se requiera alguna misión, el Proyecto Regional cubrirá el pago de pasajes y viáticos, para lo cual se debe utilizar el formulario denominado F10. Es responsabilidad del profesional contar con un seguro de salud. El contrato firmado no permite ningún tipo de pago por adelantado al inicio de la consultoría. Una vez seleccionado el consultor deberá completar el curso de seguridad requerido por la organización. |
X. CALIFICACION |
El proceso competitivo se difundirá a través de las redes de adquisiciones. Una vez recibidas las propuestas de los consultores individuales, serán examinados por una comisión evaluadora integrada por profesionales representantes de PNUD. El proceso de evaluación consta de dos etapas: una primera centrada en la revisión de antecedentes curriculares (contenidos en el modelo de CV Formulario P11 adjunto) que recibe un puntaje máximo posible de 100 puntos y una segunda etapa a la que accederán sólo aquellos/as candidatos/as que alcanzaron 70 puntos del puntaje máximo fijado en 100. Seguidamente, se evaluará las ofertas financieras. Se adjudicará la contratación al Oferente en base a la acumulación de puntajes. * REQUERIDO: Un computador portátil (a pleno funcionamiento), Smartphone (con WhatsApp, Correo) y dominio completo del idioma español para el desarrollo de actividades. |
ANEXO II
CARTA DEL OFERENTE AL PNUD CONFIRMANDO INTERÉS Y DISPONIBILIDAD
PARA LA ASIGNACIÓN DE CONTRATISTA INDIVIDUAL (CI)
Fecha
Señores
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Centro Regional para América Latina y el Caribe
Estimados Señores:
Por la presente declaro que:
a) He leído, entendido y acepto los términos de referencia que describen las funciones y responsabilidades del proceso 9024 RSC 2017 - Consultoría para la implementación de los Sistemas de Trámites Regulares Estructurados (TRE) y Transparencia y Gestión Documental (TRANSDOC) de SIGOB;
b) También he leído, entendido y acepto las Condiciones Generales del PNUD para
. la contratación de servicios de contratistas individuales;
c) Por la presente propongo mis servicios y confirmo mi interés en realizar la asignación a través de la presentación de mi CV o Formulario de Antecedentes Personales (P11), que he firmado debidamente y que adjunto como Xxxxx X;
d) Propongo realizar los servicios basado en la siguiente tarifa:
🗖 Una suma global fija de [[indique el monto en palabras y números, indicando la moneda. FAVOR NOTAR QUE EL MONTO GLOBAL DEBE COINCIDIR CON EL DESGLOSE DE COSTOS SOLICITADO MÁS ABAJO EN ESTE FORMULARIO],
pagadera en la forma descrita en los Términos de Referencia.
e) Para efectos de la evaluación, se adjunta como Anexo II el desglose del monto de la suma global fija mencionada anteriormente;
f) Reconozco que el pago de las cantidades antes mencionadas se realizará con base a la entrega de mis productos dentro del plazo especificado en los Términos de Referencia, los cuales estarán sujetos a la revisión del PNUD, la aceptación de los mismos, así como de conformidad con los procedimientos para la certificación de los pagos;
g) Esta oferta será válida por un período total de (mínimo 90 días) después de la fecha límite de presentación;
h) Confirmo que no tengo parentesco en primer grado (madre, padre, hijo, hija, cónyuge/ pareja, hermano o hermana) con nadie actualmente contratado o empleado por alguna oficina o agencia de la ONU [revele el nombre del familiar, la Oficina de Naciones Unidas que contrata o emplea al pariente, así como el parentesco, si tal relación existiese];
i) Si fuese seleccionado para la asignación, procederé a; [por favor marque la casilla apropiada]:
🗖 Firmar un Contrato Individual con PNUD;
🗖 Solicitar a mi empleador [indicar nombre de la compañía/organización/institución] que
firme con el PNUD, por mí y en nombre mío, un Acuerdo xx Xxxxxxxx Reembolsable (RLA por sus siglas en inglés). La persona de contacto y los detalles de mi empleador para este propósito son los siguientes:
Confirmo que [marcar todas las que apliquen]:
🗖 Al momento de esta aplicación, no tengo ningún Contrato Individual vigente, o cualquier otra forma de compromiso con cualquier Unidad de Negocio del PNUD;
🗖 Actualmente estoy comprometido con el PNUD y/u otras entidades por el siguiente
trabajo:
Unidad de | ||||
Asignación | Tipo de | Negocio del PNUD | Duración del | Monto del |
Contrato | / Nombre de | Contrato | Contrato | |
Institución / | ||||
Compañía | ||||
🗖 De igual manera, estoy esperando resultado de la convocatoria del/los siguiente(s) trabajo(s) para PNUD y/u otras entidades para las cuales he presentado una propuesta:
Asignación | Tipo de Contrato | Nombre de Institución / Compañía | Duración del Contrato | Monto del Contrato |
j) Comprendo perfectamente y reconozco que el PNUD no está obligado a aceptar esta propuesta; también comprendo y acepto que deberé asumir todos los costos
asociados con su preparación y presentación, y que el PNUD en ningún caso será responsable por dichos costos, independientemente del efecto del proceso de selección.
k) Si usted es un ex-funcionario de las Naciones Unidas que se ha separado recientemente de la Organización, por favor agregue esta sección a su carta: Confirmo que he cumplido
con la interrupción mínima de servicio requerida antes que pueda ser elegible para un Contrato Individual de tres (3) meses.
l) Asimismo, comprendo perfectamente que, de ser incorporado como Contratista Individual, no tengo ninguna expectativa ni derechos en lo absoluto a ser reinstalado o recontratado como un funcionario de las Naciones Unidas.
Nombre completo y Firma: Fecha:
Anexos [favor marcar todos los que apliquen]:
🗖Formulario P11 firmado
🗖Desglose de los costos que respaldan el desglose de los costos por producto de acuerdo al formulario correspondiente.
🗖 Breve D e s c r i p c ió n del E n fo q ue de T r a b a j o ( Xx x x x x eq ue r i do en los
Té rmi no s de Referencia)
Nota Importante: Favor enviar este documento debidamente firmado.
DESGLOSE DE LOS COSTOS
QUE RESPALDAN LA PROPUESTA FINANCIERA TODO- INCLUIDO
A. Desglose de costos por Entregables:
Entregables [enumérelos de conformidad con los Términos de Referencia] | Porcentaje de Pago por producto | Monto |
Producto 1 | 35% | |
Producto 2 | 35% | |
Producto 3 | 30% | |
Total | 100% | USD…. |
B. Desglose de costos por Costo Diario:
Componentes de Costos | Costo Diario | Cantidad de Días | Costo Total |
I. Costos de servicios profesionales y personales | |||
Tarifa honorarios | |||
Seguro de vida | |||
Seguro medico | |||
Comunicaciones | |||
Transporte | |||
Otros (Especificar) | |||
II. Gastos de viajes al lugar de destino | |||
Boleto aereo | |||
Alojamiento | |||
Seguro de viaje | |||
Gastos terminales | |||
Otros (pls. especificar) | |||
Gran total | USD |
UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME
Contract for the services of an Individual Contractor
ANEXO III
No
This Contract is entered into on [insert date] between the United Nations Development Programme (hereinafter referred to as “UNDP”) and (hereinafter referred to as “the Individual Contractor”) whose address is .
WHEREAS UNDP desires to engage the services of the Individual Contractor on the terms and conditions hereinafter set forth; and,
WHEREAS the Individual Contractor is ready and willing to accept this Contract with UNDP on the said terms and conditions,
NOW, THEREFORE, the Parties hereby agree as follows:
1. Nature of services
The Individual Contractor shall perform the services as described in the Terms of References which form an integral part of this Contract and are attached hereto as Annex I in the following Duty Station(s):
.
2. Duration
This Individual Contract shall commence on [insert date], and shall expire upon satisfactory completion of the services described in the Terms of Reference mentioned above, but not later than [insert date], unless sooner terminated in accordance with the terms of this Contract. This Contract is subject to the General Conditions of Contract for Individual contractors which are available on UNDP website at xxx.xxxx.xxx/xxxxxxxxxxx and are attached hereto as Annex II.
3. Consideration
As full consideration for the services performed by the Individual Contractor under the terms of this Contract, including, unless otherwise specified, his/her travel to and from the Duty Station(s), any other travel required in the fulfillment of the Terms of Reference in Annex I, and living expenses in the Duty Station(s), UNDP shall pay the Individual Contractor a total of [currency] in accordance with the
table set forth below1. Payments shall be made following certification by UNDP that the services related to each Deliverable, as described below, have been satisfactorily performed and the Deliverables have been achieved by or before the due dates specified below, if any.
DELIVERABLE | DUE DATE | AMOUNT IN [CURRENCY] |
1 For payments which are not output-based lump sum, indicate the maximum number of working days/hours/units, any out of pocket expense (travel, per diem…) and the corresponding fee/cost in the Deliverable (s) table.
If unforeseen travel outside the Duty Station not required by the Terms of Reference is requested by UNDP, and upon prior written agreement, such travel shall be at UNDP’s expense and the Individual Contractor shall receive a per diem not to exceed United Nations daily subsistence allowance rate in such other location(s).
Where two currencies are involved, the rate of exchange shall be the official rate applied by the United Nations on the day the UNDP instructs its bank to effect the payment(s).
4. Rights and Obligations of the Individual contractor
The rights and obligations of the Individual Contractor are strictly limited to the terms and conditions of this Contract, including its Annexes. Accordingly, the Individual Contractor shall not be entitled to any benefit,
payment, subsidy, compensation or entitlement, except as expressly provided in this Contract. The Individual Contractor shall be solely liable for claims by third parties arising from the Individual Contractor’s own acts or omissions in the course of performing this Contract, and under no circumstances shall UNDP be held liable for such claims by third parties.
5. Beneficiary
The Individual Contractor selects as beneficiary of any amounts owed under this Contract in the event of death of the Individual Contractor while performing services hereunder. This includes the payment of any service-incurred liability insurance attributable to the performance of the services for UNDP.
Mailing address, email address and phone number of beneficiary:
_
Mailing address, email address and phone number of emergency contact (if different from beneficiary):
_
IN WITNESS WHEREOF, the Parties hereto have executed this Contract.
By signing below, I, the Individual Contractor, acknowledge and agree that I have read and accept the terms of this Contract, including the General Conditions of Contracts for Individual contractors available on UNDP website at xxx.xxxx.xxx/xxxxxxxxxxx and attached hereto in Annex II which form an integral part of this Contract, and that I have read and understood, and agree to abide by the standards of conduct set forth in the Secretary-General’s bulletins ST/SGB/2003/13 of 9 October 2003, entitled “Special Measures for Protection from Sexual Exploitation and Sexual Abuse” and ST/SGB/2002/9 of 18 June 2002, entitled “Regulations Governing the Status, Basic Rights and Duties of Officials other than Secretariat Officials, and Experts on Mission”.
□ The Individual Contractor has submitted a Statement of Good Health and confirmation of immunization.
AUTHORIZING OFFICER: INDIVIDUAL CONTRACTOR:
United Nations Development Programme
Name; _ Name; Signature; Signature; _ Date; Date; _
1.0 LEGAL STATUS:
UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME GENERAL CONDITIONS OF CONTRACTS FOR THE SERVICES OF INDIVIDUAL CONTRACTORS
The Contractor shall be considered as having the legal status of an independent contractor vis-à-vis the United Nations Development Programme (UNDP). The Contractor’s personnel and sub-contractors shall not be considered in any respect as being the employees or agents of UNDP or the United Nations.
2.0 SOURCE OF INSTRUCTIONS:
The Contractor shall neither seek nor accept instructions from any authority external to UNDP in connection with the performance of its services under this Contract. The Contractor shall refrain from any action that may adversely affect UNDP or the United Nations and shall fulfill its commitments with the fullest regard to the interests of UNDP.
3.0 CONTRACTOR'S RESPONSIBILITY FOR EMPLOYEES:
The Contractor shall be responsible for the professional and technical competence of its employees and will select, for work under this Contract, reliable individuals who will perform effectively in the implementation of this Contract, respect the local customs, and conform to a high standard of moral and ethical conduct.
4.0 ASSIGNMENT:
The Contractor shall not assign, transfer, pledge or make other disposition of this Contract or any part thereof, or any of the Contractor's rights, claims or obligations under this Contract except with the prior written consent of UNDP.
5.0 SUB-CONTRACTING:
In the event the Contractor requires the services of sub-contractors, the Contractor shall obtain the prior written approval and clearance of UNDP for all sub-contractors. The approval of UNDP of a sub-contractor shall not relieve the Contractor of any of its obligations under this Contract. The terms of any sub-contract shall be subject to and conform to the provisions of this Contract.
6.0 OFFICIALS NOT TO BENEFIT:
The Contractor warrants that no official of UNDP or the United Nations has received or will be offered by the Contractor any direct or indirect benefit arising from this Contract or the award thereof. The Contractor agrees that breach of this provision is a breach of an essential term of this Contract.
7.0 INDEMNIFICATION:
The Contractor shall indemnify, hold and save harmless, and defend, at its own expense, UNDP, its officials, agents, servants and employees from and against all suits, claims, demands, and liability of any nature or kind, including their costs and expenses, arising out of acts or omissions of the Contractor, or the Contractor's employees, officers, agents or sub- contractors, in the performance of this Contract. This provision shall extend, inter alia, to claims and liability in the nature of workmen's compensation, products liability and liability arising out of the use of patented inventions or devices, copyrighted material or other intellectual property by the Contractor, its employees, officers, agents, servants or sub- contractors. The obligations under this Article do not lapse upon termination of this Contract.
8.0 INSURANCE AND LIABILITIES TO THIRD PARTIES:
8.1 The Contractor shall provide and thereafter maintain insurance against all risks in respect of its property and any equipment used for the execution of this Contract.
8.2 The Contractor shall provide and thereafter maintain all appropriate workmen's compensation insurance, or the equivalent, with respect to its employees to cover claims for personal injury or death in connection with this Contract.
8.3 The Contractor shall also provide and thereafter maintain liability insurance in an adequate amount to cover third party claims for death or bodily injury, or loss of or damage to property, arising from or in connection with the provision of services under this Contract or the operation of any vehicles, boats, airplanes or other equipment owned or leased by the Contractor or its agents, servants, employees or sub-contractors performing work or services in connection with this Contract.
8.4 Except for the workmen's compensation insurance, the insurance policies under this Article shall:
8.4.1 Name UNDP as additional insured;
8.4.2 Include a waiver of subrogation of the Contractor's rights to the insurance carrier against the UNDP;
8.4.3 Provide that the UNDP shall receive thirty (30) days written notice from the insurers prior to any cancellation or change of coverage.
8.5 The Contractor shall, upon request, provide the UNDP with satisfactory evidence of the insurance required under this Article.
9.0 ENCUMBRANCES/LIENS:
The Contractor shall not cause or permit any lien, attachment or other encumbrance by any person to be placed on file or to remain on file in any public office or on file with the UNDP against any monies due or to become due for any work done or materials furnished under this Contract, or by reason of any other claim or demand against the Contractor.
10.0 TITLE TO EQUIPMENT:
Title to any equipment and supplies that may be furnished by UNDP shall rest with UNDP and any such equipment shall be returned to UNDP at the conclusion of this Contract or when no longer needed by the Contractor. Such equipment, when returned to UNDP, shall be in the same condition as when delivered to the Contractor, subject to normal wear and tear. The Contractor shall be liable to compensate UNDP for equipment determined to be damaged or degraded beyond normal wear and tear.
11.0 COPYRIGHT, PATENTS AND OTHER PROPRIETARY RIGHTS:
11.1 Except as is otherwise expressly provided in writing in the Contract, the UNDP shall be entitled to all intellectual property and other proprietary rights including, but not limited to, patents, copyrights, and trademarks, with regard to products, processes, inventions, ideas, know-how, or documents and other materials which the Contractor has developed for the UNDP under the Contract and which bear a direct relation to or are produced or prepared or collected in consequence of, or during the course of, the performance of the Contract, and the Contractor acknowledges and agrees that such products, documents and other materials constitute works made for hire for the UNDP.
11.2 To the extent that any such intellectual property or other proprietary rights consist of any intellectual property or other proprietary rights of the Contractor: (i) that pre-existed the performance by the Contractor of its obligations under the Contract, or (ii) that the Contractor may develop or acquire, or may have developed or acquired, independently of the performance of its obligations under the Contract, the UNDP does not and shall not claim any ownership interest thereto, and the Contractor grants to the UNDP a perpetual license to use such intellectual property or other proprietary right solely for the purposes of and in accordance with the requirements of the Contract.
11.3 At the request of the UNDP; the Contractor shall take all necessary steps, execute all necessary documents and generally assist in securing such proprietary rights and transferring or licensing them to the UNDP in compliance with the requirements of the applicable law and of the Contract.
11.4 Subject to the foregoing provisions, all maps, drawings, photographs, mosaics, plans, reports, estimates, recommendations, documents, and all other data compiled by or received by the Contractor under the Contract shall be the property of the UNDP, shall be made available for use or inspection by the UNDP at reasonable times and in reasonable places, shall be treated as confidential, and shall be delivered only to UNDP authorized officials on completion of work under the Contract.
12.0 USE OF NAME, EMBLEM OR OFFICIAL SEAL OF UNDP OR THE UNITED NATIONS:
The Contractor shall not advertise or otherwise make public the fact that it is a Contractor with UNDP, nor shall the Contractor, in any manner whatsoever use the name, emblem or official seal of UNDP or THE United Nations, or any abbreviation of the name of UNDP or United Nations in connection with its business or otherwise.
13.0 CONFIDENTIAL NATURE OF DOCUMENTS AND INFORMATION:
Information and data that is considered proprietary by either Party and that is delivered or disclosed by one Party (“Discloser”) to the other Party (“Recipient”) during the course of performance of the Contract, and that is designated as confidential (“Information”), shall be held in confidence by that Party and shall be handled as follows:
13.1 The recipient (“Recipient”) of such information shall:
13.1.1 use the same care and discretion to avoid disclosure, publication or dissemination of the Discloser’s Information as it uses with its own similar information that it does not wish to disclose, publish or disseminate; and,
13.1.2 use the Discloser’s Information solely for the purpose for which it was disclosed.
13.2 Provided that the Recipient has a written agreement with the following persons or entities requiring them to treat the Information confidential in accordance with the Contract and this Article 13, the Recipient may disclose Information to:
13.2.1 any other party with the Discloser’s prior written consent; and,
13.2.2 the Recipient’s employees, officials, representatives and agents who have a need to know such Information for purposes of performing obligations under the Contract, and employee’s officials, representatives and agents of any legal entity that it controls, controls it, or with which it is under common control, who have a need to know such Information for purposes of performing obligations under the Contract, provided that, for these purposes a controlled legal entity means:
13.2.2.1 a corporate entity in which the Party owns or otherwise controls, whether directly or indirectly, over fifty percent (50%) of voting shares thereof; or,
13.2.2.2 any entity over which the Party exercises effective managerial control; or,
13.2.2.3 for the UNDP, an affiliated Fund such as UNCDF, UNIFEM and UNV.
13.3 The Contractor may disclose Information to the extent required by law, provided that, subject to and without any waiver of the privileges and immunities of the United Nations, the Contractor will give the UNDP sufficient prior notice of a request for the disclosure of Information in order to allow the UNDP to have a reasonable opportunity to take protective measures or such other action as may be appropriate before any such disclosure is made.
13.4 The UNDP may disclose Information to the extent as required pursuant to the Charter of the UN, resolutions or regulations of the General Assembly, or rules promulgated by the Secretary-General.
13.5 The Recipient shall not be precluded from disclosing Information that is obtained by the Recipient from a third party without restriction, is disclosed by the Discloser to a third party without any obligation of confidentiality, is previously known by the Recipient, or at any time is developed by the Recipient completely independently of any disclosures hereunder.
13.6 These obligations and restrictions of confidentiality shall be effective during the term of the Contract, including any extension thereof, and, unless otherwise provided in the Contract, shall remain effective following any termination of the Contract.
14.0 FORCE MAJEURE; OTHER CHANGES IN CONDITIONS:
14.1 In the event of and as soon as possible after the occurrence of any cause constituting force majeure, the Contractor shall give notice and full particulars in writing to the UNDP, of such occurrence or change if the Contractor is thereby rendered unable, wholly or in part, to perform its obligations and meet its responsibilities under this Contract. The Contractor shall also notify the UNDP of any other changes in conditions or the occurrence of any event that interferes or threatens to interfere with its performance of this Contract. On receipt of the notice required under this Article, the UNDP shall take such action as, in its sole discretion; it considers to be appropriate or necessary in the circumstances, including the granting to the Contractor of a reasonable extension of time in which to perform its obligations under this Contract.
14.2 If the Contractor is rendered permanently unable, wholly, or in part, by reason of force majeure to perform its obligations and meet its responsibilities under this Contract, the UNDP shall have the right to suspend or terminate this Contract on the same terms and conditions as are provided for in Article 15, "Termination", except that the period of notice shall be seven (7) days instead of thirty (30) days.
14.3 Force majeure as used in this Article means acts of God, war (whether declared or not), invasion, revolution, insurrection, or other acts of a similar nature or force.
14.4 The Contractor acknowledges and agrees that, with respect to any obligations under the Contract that the Contractor must perform in or for any areas in which the UNDP is engaged in, preparing to engage in, or disengaging from any peacekeeping, humanitarian or similar operations, any delays or failure to perform such obligations arising from or
relating to harsh conditions within such areas or to any incidents of civil unrest occurring in such areas shall not, in and of itself, constitute force majeure under the Contract..
15.0 TERMINATION:
15.1 Either party may terminate this Contract for cause, in whole or in part, upon thirty (30) days notice, in writing, to the other party. The initiation of arbitral proceedings in accordance with Article 16.2 (“Arbitration”), below, shall not be deemed a termination of this Contract.
15.2 UNDP reserves the right to terminate without cause this Contract at any time upon 15 days’ prior written notice to the Contractor, in which case UNDP shall reimburse the Contractor for all reasonable costs incurred by the Contractor prior to receipt of the notice of termination.
15.3 In the event of any termination by UNDP under this Article, no payment shall be due from UNDP to the Contractor except for work and services satisfactorily performed in conformity with the express terms of this Contract.
15.4 Should the Contractor be adjudged bankrupt, or be liquidated or become insolvent, or should the Contractor make an assignment for the benefit of its creditors, or should a Receiver be appointed on account of the insolvency of the Contractor, the UNDP may, without prejudice to any other right or remedy it may have under the terms of these conditions, terminate this Contract forthwith. The Contractor shall immediately inform the UNDP of the occurrence of any of the above events.
16.0 SETTLEMENT OF DISPUTES:
16.1 Amicable Settlement: The Parties shall use their best efforts to settle amicably any dispute, controversy or claim arising out of this Contract or the breach, termination or invalidity thereof. Where the parties wish to seek such an amicable settlement through conciliation, the conciliation shall take place in accordance with the UNCITRAL Conciliation Rules then obtaining, or according to such other procedure as may be agreed between the parties.
16.2 Arbitration: Any dispute, controversy, or claim between the Parties arising out of the Contract or the breach, termination, or invalidity thereof, unless settled amicably under Article 16.1, above, within sixty (60) days after receipt by one Party of the other Party’s written request for such amicable settlement, shall be referred by either Party to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then obtaining. The decisions of the arbitral tribunal shall be based on general principles of international commercial law. For all evidentiary questions, the arbitral tribunal shall be guided by the Supplementary Rules Governing the Presentation and Reception of Evidence in International Commercial Arbitration of the International Bar Association, 28 May 1983 edition. The arbitral tribunal shall be empowered to order the return or destruction of goods or any property, whether tangible or intangible, or of any confidential information provided under the Contract, order the termination of the Contract, or order that any other protective measures be taken with respect to the goods, services or any other property, whether tangible or intangible, or of any confidential information provided under the Contract, as appropriate, all in accordance with the authority of the arbitral tribunal pursuant to Article 26 (“Interim Measures of Protection”) and Article 32 (“Form and Effect of the Award”) of the UNCITRAL Arbitration Rules. The arbitral tribunal shall have no authority to award punitive damages. In addition, unless otherwise expressly provided in the Contract, the arbitral tribunal shall have no authority to award interest in excess of the London Inter-Bank Offered Rate (“LIBOR”) then prevailing, and any such interest shall be simple interest only. The Parties shall be bound by any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of any such dispute, controversy, or claim.
17.0 PRIVILEGES AND IMMUNITIES:
Nothing in or relating to this Contract shall be deemed a waiver, express or implied, of any of the privileges and immunities of the United Nations, including its subsidiary organs.
18.0 TAX EXEMPTION:
18.1 Section 7 of the Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations provides, inter-alia that the United Nations, including its subsidiary organs, is exempt from all direct taxes, except charges for public utility services, and is exempt from customs duties and charges of a similar nature in respect of articles imported or exported for its official use. In the event any governmental authority refuses to recognize the United Nations exemption from such taxes, duties or charges, the Contractor shall immediately consult with the UNDP to determine a mutually acceptable procedure.
18.2 Accordingly, the Contractor authorizes UNDP to deduct from the Contractor's invoice any amount representing such taxes, duties or charges, unless the Contractor has consulted with the UNDP before the payment thereof and the UNDP has, in each instance, specifically authorized the Contractor to pay such taxes, duties or charges under protest. In that event, the Contractor shall provide the UNDP with written evidence that payment of such taxes, duties or charges has been made and appropriately authorized.
19.0 CHILD LABOUR:
19.1 The Contractor represents and warrants that neither it, nor any of its suppliers is engaged in any practice inconsistent with the rights set forth in the Convention on the Rights of the Child, including Article 32 thereof, which, inter alia, requires that a child shall be protected from performing any work that is likely to be hazardous or to interfere with the child's education, or to be harmful to the child's health or physical mental, spiritual, moral or social development.
19.2 Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Contract immediately upon notice to the Contractor, at no cost to UNDP.
20.0 MINES:
20.1 The Contractor represents and warrants that neither it nor any of its suppliers is actively and directly engaged in patent activities, development, assembly, production, trade or manufacture of mines or in such activities in respect of components primarily utilized in the manufacture of Mines. The term "Mines" means those devices defined in Article 2, Paragraphs 1, 4 and 5 of Protocol II annexed to the Convention on Prohibitions and Restrictions on the Use of Certain Conventional Weapons Which May Be Deemed to Be Excessively Injurious or to Have Indiscriminate Effects of 1980.
20.2 Any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate this Contract immediately upon notice to the Contractor, without any liability for termination charges or any other liability of any kind of UNDP.
21.0 OBSERVANCE OF THE LAW:
The Contractor shall comply with all laws, ordinances, rules, and regulations bearing upon the performance of its obligations under the terms of this Contract.
22.0 SEXUAL EXPLOITATION:
22.1 The Contractor shall take all appropriate measures to prevent sexual exploitation or abuse of anyone by it or by any of its employees or any other persons who may be engaged by the Contractor to perform any services under the Contract. For these purposes, sexual activity with any person less than eighteen years of age, regardless of any laws relating to consent, shall constitute the sexual exploitation and abuse of such person. In addition, the Contractor shall refrain from, and shall take all appropriate measures to prohibit its employees or other persons engaged by it from, exchanging any money, goods, services, offers of employment or other things of value, for sexual favors or activities, or from engaging in any sexual activities that are exploitive or degrading to any person. The Contractor acknowledges and agrees that the provisions hereof constitute an essential term of the Contract and that any breach of this representation and warranty shall entitle UNDP to terminate the Contract immediately upon notice to the Contractor, without any liability for termination charges or any other liability of any kind.
22.2 The UNDP shall not apply the foregoing standard relating to age in any case in which the Contractor’s personnel or any other person who may be engaged by the Contractor to perform any services under the Contract is married to the person less than the age of eighteen years with whom sexual activity has occurred and in which such marriage is recognized as valid under the laws of the country of citizenship of such Contractor’s personnel or such other person who may be engaged by the Contractor to perform any services under the Contract.
23.0 AUTHORITY TO MODIFY:
Pursuant to the Financial Regulations and Rules of UNDP, only the UNDP Authorized Official possesses the authority to agree on behalf of UNDP to any modification of or change in this Agreement, to a waiver of any of its provisions or to any additional contractual relationship of any kind with the Contractor. Accordingly, no modification or change in this Contract shall be valid and enforceable against UNDP unless provided by an amendment to this Agreement signed by the Contractor and jointly by the UNDP Authorized Official.
ANEXO IV
FORMULARIOS DE EVALUACIÓN
Los consultores serán evaluados en sus aspectos técnicos y propuesta financiera utilizando las siguientes matrices:
Criterios Mínimos Requeridos | Puntaje | Candidatos | |||
A | B | C | D | ||
Licenciatura en áreas de Análisis de Sistemas, Ingeniería, Administración, Contable, Economía, Ciencias Sociales, Políticas, Derecho. | 10 | ||||
Participación en implementaciones de sistemas de gestión de instituciones públicas o privadas como miembro del equipo de implementación o como usuario/receptor Hasta 1 año: 10 puntos Más de 1 y hasta 3: 20 puntos Más de 3: 30 puntos | 30 | ||||
Experiencia en Gerenciamiento y administración de Proyectos Hasta 1 año: 10 puntos Más de 1 y hasta 3: 20 puntos Más de 3: 30 puntos | 30 | ||||
Planear, ejecutar, evaluar estrategias de programas y proyectos Hasta 1 año: 10 puntos Más de 1 y hasta 3: 20 puntos Más de 3: 30 puntos | 30 | ||||
Total | 100 | ||||
CRITERIOS DE EVALUACION
EVALUACION DE LA PROPUESTA ECONOMICA
El máximo número de puntos se otorgará a la oferta más baja. Todas las otras propuestas recibirán puntos en proporción inversa, según la siguiente fórmula:
p = y(μ/z)
Donde:
p = puntos de la propuesta económica evaluada
y = cantidad máxima de puntos otorgados a la oferta financiera
μ = Monto de la oferta más baja z = Monto de la oferta evaluada