Condiciones del Pedido
Condiciones del Pedido
Se entenderá por "Proveedor" la entidad a la que se envía el Pedido para el suministro de productos y/o servicios y que figura referenciada en el mismo.
Se entenderá por "Comprador" a Novartis Farmacéutica,
S.A. (en adelante, denominada indistintamente el "Comprador" o "NOVARTIS"), empresa que ejercita la compra. A Comprador y Proveedor se les denominará conjuntamente "las Partes”.
Aceptación de las condiciones de compra
Todos los términos, condiciones y especificaciones incluidos o adjuntos a la oferta del Proveedor, así como la correspondencia relacionada con la misma a los que no se haga referencia expresa en el Pedido, se entenderán rechazados por NOVARTIS y serán ineficaces. Asimismo, quedan sin eficacia las Condiciones Generales de Venta del Proveedor, a las que expresamente renuncia por el hecho de la aceptación del Pedido.
Condiciones de pago, medios de pago y condiciones de facturación
- Forma y medio de pago: serán los indicados en el
Pedido. Si no se indica plazo de pago, éste será de 60 días.
- Condiciones de facturación. Todas las facturas deberán contener los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable. En la factura el Proveedor deberá incluir obligatoriamente el número del Pedido; en caso contrario, NOVARTIS procederá a su devolución al Proveedor.
- El PROVEEDOR emitirá las facturas de conformidad con la estructura de la orden de compra. A petición de Novartis, y dentro de los 30 días siguientes, el PROVEEDOR deberá establecer una cuenta electrónica de proveedores en la cloud network solution xxx xxxxxxx designado por Novartis, a través de la cual el PROVEEDOR recibirá pedidos y presentará facturas y cualesquiera otros documentos relevantes. Novartis no pagará ninguna factura que no haya sido presentada por el PROVEEDOR a través de este sistema.
Documentación
El Proveedor se compromete a mantener en su poder los originales de la totalidad de la documentación relativa al servicio y/o productos objeto del Pedido durante un periodo mínimo de siete (7) años, salvo que NOVARTIS especifique uno superior, a contar desde la fecha de entrega del suministro de los materiales y/o servicios. En todo caso, el Proveedor se compromete a proporcionar a NOVARTIS, durante dicho plazo la documentación antes citada en un plazo no superior a tres (3) días hábiles.
Inspección y auditoría
NOVARTIS y sus representantes autorizados podrán inspeccionar el material y/o desarrollo de los servicios, durante el proceso de fabricación o prestación de los servicios, respectivamente, en las instalaciones del Proveedor, debiendo éste poner a disposición cuanto sea necesario para ello.
La inspección y la aceptación del material y/o servicio no eximirán al Proveedor de sus garantías y responsabilidades de suministrar el material y/o prestar el servicio de acuerdo con las especificaciones.
Cesión
El Proveedor no podrá ceder o transferir el Pedido, ni ninguno de los derechos y obligaciones derivados de estas condiciones, sin la aprobación previa y por escrito de NOVARTIS.
Subcontratación
El Proveedor no podrá subcontratar la ejecución del Pedido, en todo o en parte, sin la aprobación previa por escrito de NOVARTIS. En el caso de haberse autorizado expresamente la subcontratación, el Proveedor conservará toda la responsabilidad sobre el suministro o prestación del servicio y deberá responder ante NOVARTIS por cualquier incumplimiento.
Cancelación
NOVARTIS podrá cancelar o modificar el Pedido en cualquier momento, con solo comunicarlo al Proveedor por escrito. Al recibo de esta comunicación, el Proveedor detendrá todo el trabajo relacionado con el Pedido y emitirá, si procede, una factura por los servicios y/o productos efectivamente entregados a NOVARTIS.
Fuerza mayor
Como norma general, ninguna de las Partes podrá reclamar responsabilidad a la otra Parte por incumplimiento (total o parcial) de las obligaciones asumidas cuando el incumplimiento sea debido a Fuerza Mayor.
La Parte afectada por la causa de Fuerza Mayor, deberá notificar, tan pronto como le sea posible a la otra Parte tal acontecimiento, y deberá procurar tomar todas las medidas a su alcance para reducir los efectos negativos o perjudiciales del mismo en el cumplimiento de sus obligaciones. En caso de que, por causa de Fuerza Mayor, se retrase o imposibilite el cumplimiento por cualesquiera de la Partes de cualquiera de sus obligaciones derivadas de este Pedido, la Parte afectada notificará a la otra Parte por burofax con toda la prontitud posible y, en todo caso, en un plazo no superior a 48 horas después de producirse o, si corresponde, desde el momento en que la Parte tenga conocimiento de ello, detallando por escrito las causas de dicha Fuerza Mayor, el tiempo que se prevé pueda durar e indicando las obligaciones de ejecución que se ven, o puedan verse, retrasadas o evitadas.
Dentro del plazo de 10 días después de la notificación de Fuerza Mayor, tal como se indica en el párrafo anterior, la Parte que la ha declarado deberá notificar a la otra Parte, explicando las causas y pronosticando
su duración y propondrá, a ser posible, las medidas que se consideren oportunas para mitigar los efectos de la Fuerza Mayor, siempre y cuando esto no afecte las posibles obligaciones de confidencialidad de la Parte que aduce Fuerza Mayor.
Si la situación de Fuerza Mayor que afecta todas o una parte considerable de las obligaciones de una de las Partes persiste de forma continuada por un periodo superior a dos (2) meses, la Parte no afectada tendrá derecho a cancelar el Pedido sin responsabilidad para la otra Parte dando un periodo de aviso de quince (15) días.
Condiciones de entrega
NOVARTIS, indicará en cada Pedido las condiciones de entrega. La entrega se realizará según lo indicado en el pedido y, salvo acuerdo en contrario, a gastos pagados.
NOVARTIS podrá cambiar, de forma razonable y con previo aviso, las condiciones de entrega que figuran en el pedido.
Cualquier incidencia que impida la entrega de las cantidades establecidas y en los plazos fijados en el Pedido debe ser comunicada inmediatamente a NOVARTIS.
Embalaje, identificación y envío
Todos los materiales serán embalados e identificados suficientemente por el Proveedor, en forma que permita su transporte y almacenamiento con total garantía.
En este sentido, el Proveedor aplicará las medidas de protección convenientes y adecuadas para preservar el producto de agentes atmosféricos.
Todos los productos solicitados serán identificados en su embalaje de forma perfectamente legible, indicando, al menos, la cantidad, el producto y el destino, y toda aquella información adicional especificada en el Pedido y/o necesaria para cumplir con la legislación vigente.
Confidencialidad
EL Proveedor mantendrá en estricto secreto y utilizará únicamente para satisfacer el pedido o cumplir con los servicios contratados, toda la información que le haya facilitado NOVARTIS, tanto verbalmente como por escrito, aunque no lleve sello o señal de ningún tipo que la identifique como confidencial.
Esta obligación xx xxxxxxx es extensiva a todos los conocimientos adquiridos mediante la información confidencial.
La obligación xx xxxxxxx y uso limitado no se aplicará a aquella información confidencial que, como deberá acreditar el Proveedor fehacientemente:
a) Ya fuese de dominio público en el momento de su comunicación por NOVARTIS al Proveedor.
b) Después de su comunicación por NOVARTIS al Proveedor sea de dominio público por razones distintas al incumplimiento de este compromiso de confidencialidad por parte del Proveedor.
c) Ya estuviese legalmente en poder del Proveedor
con anterioridad a su revelación por parte de NOVARTIS y no hubiese sido previamente obtenida, directa o indirectamente, de ésta.
d) Xxxxxxx sido, tras su revelación por parte de NOVARTIS, legalmente comunicada al Proveedor por un tercero que no hubiese adquirido tal información confidencial, ni directa ni indirectamente, de NOVARTIS o que, en tal caso, estuviese expresamente autorizado a revelarla.
En todo caso se considerará confidencial -aunque sin carácter limitativo - el contenido de los Pedidos, planes de entrega y previsiones de fabricación o de prestación de servicios que se den a conocer al Proveedor, el cual se compromete a mantener en secreto, no sólo frente a terceros sino también entre su propio personal, siempre que no requiera acceder a ellos por su función dentro de la empresa. El Proveedor no podrá utilizar los logos, distintivos y marcas titularidad de NOVARTIS, ni podrá referenciar a NOVARTIS como cliente, salvo haber obtenido su previo y expreso consentimiento.
Impuestos y tasas
Cada una de las partes asumirá el pago de aquellos impuestos, tasas, arbitrios y licencias que la legislación vigente le exija en relación con el objeto del Pedido.
Personal
El personal, en su caso, asignado por el Proveedor para la ejecución de las tareas objeto de este Pedido dependerá laboral y/o funcionalmente del Proveedor, quien asume todas las obligaciones que le corresponden en su calidad de empresario y, en particular, se obliga a pagar los salarios y las cargas sociales de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, y a cumplir estrictamente las normas de seguridad e higiene correspondientes la actividad desarrollada.
A los efectos de lo previsto en el Artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, el Proveedor entregará a NOVARTIS en cualquier momento en el cual ésta lo requiera, una fotocopia de los documentos acreditativos del cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social respecto de los empleados que presten servicios a NOVARTIS.
Certificado Fiscal y de la Seguridad Social
A requerimiento de NOVARTIS, el Proveedor deberá aportar un certificado de conformidad con el articulo
43.1 f) de la LGT en el que las autoridades fiscales españolas acrediten que, durante los doce meses anteriores a su expedición, el Proveedor se halla al corriente de cuantas obligaciones fiscales le incumben. Si, transcurrido un (1) año a contar desde la fecha del certificado, y si el servicio objeto del Pedido todavía estuviera en vigor, a requerimiento de NOVARTIS, el Proveedor deberá facilitar a NOVARTIS un nuevo certificado vigente.
Asimismo, conforme el art. 42.1 del Estatuto de los Trabajadores, a requerimiento de NOVARTIS, el Proveedor deberá entregar un certificado de situación
de cotización de la Entidad Gestora de la Seguridad Social que acredite que el Proveedor está al corriente en el pago de las cuotas a la Seguridad Social.
En el caso que de los citados certificados resultasen deudas o descubiertos, NOVARTIS estará facultada para cancelar el Pedido con el Proveedor conforme las condiciones del apartado “Cancelación” del presente documento.
Derechos de propiedad intelectual e industrial
La propiedad de los documentos, trabajos e informes, en su caso, realizados por el Proveedor en base al Pedido, corresponderá en exclusiva a NOVARTIS, y por tanto el Proveedor deberá en todo momento atender cualquier petición de NOVARTIS relacionada con dicha Información.
El Proveedor reconoce que todos los derechos de propiedad intelectual o industrial, inclusive know-how, que pudieran derivarse de este Pedido o de su relación comercial con NOVARTIS
serán exclusiva propiedad de esta última y podrá ser utilizada por NOVARTIS para cualquier objetivo sin ningún tipo de limitación. Esta cesión de los derechos de propiedad intelectual y/o industrial no otorgará derecho de remuneración adicional alguna a favor del Proveedor respecto de lo indicado en el Pedido.
En caso de que los productos o servicios provistos por el Proveedor implicasen el uso o aprovechamiento, en todo o en parte, de derechos de propiedad intelectual titularidad de Terceros, el Proveedor deberá contar con los derechos necesarios para el uso y disfrute pacífico de los referidos derechos de propiedad intelectual por parte de NOVARTIS y deberá mantener indemne a NOVARTIS en caso de reclamación de terceros.
Garantías y responsabilidades
El Proveedor es responsable de todo daño o perjuicio que se cause a NOVARTIS o a terceras personas o cosas durante la realización de los servicios y/o productos objeto del Pedido, y que le sea imputable, debiendo reparar o indemnizar los daños causados, sin que le sea exigible responsabilidad alguna a NOVARTIS.
Cumplimiento del Código de Buenas Prácticas de de Farmaindustria
El Proveedor se compromete a cumplir en todos los
servicios que ofrezca y realice para NOVARTIS, la normativa establecida en el "Código de Buenas Prácticas de la Industria Farmacéutica" vigente en cada momento.
Les informamos que el 27 mayo de 2016 entraron en vigor unas modificaciones en el Código de Buenas Practicas de la Industria farmacéutica de FARMAINDUSTRIA, cuyo objetivo es publicar de forma individual las transferencias de valor a profesional es sanitarios realizadas a partir del 1 de enero de 2017, que se publicaran en el año 2018 y sucesivos. Se entiende por “Transferencia de Valor” cualquier pago o contraprestación directa o indirecta, en efectivo o en especie realizado a un profesional u organización sanitaria.
A este respecto, el Proveedor se obliga a proporcionar a NOVARTIS, en caso de que resultara aplicable al servicio objeto de pedido, la información necesaria para llevar a cabo dicha publicación, en el formato, con la cadencia y del modo que se establezca a tal efecto. Asimismo, el Proveedor se obliga a proporcionar los documentos que acreditan dichas transferencias de valor previo requerimiento de NOVARTIS en un plazo no superior a 48 horas. En dicho requerimiento NOVARTIS proporcionará al Proveedor el procedimiento y formato en que este le deberá reportar la información. El incumplimiento por parte del Proveedor de esta obligación facultará a NOVARTIS a exigir al Proveedor una compensación por los daños y perjuicios que la falta de publicación o la publicación de datos incorrectos o inexactos pueda causar.
En caso de que el Proveedor sea una organización sanitaria y el presente pedido corresponda a una colaboración y/o patrocinio, NOVARTIS publicará en su página web en el primer semestre del año natural siguiente, la transferencia de valor objeto del presente pedido, indicando el nombre de la organización sanitaria, importe de la transferencia de valor y tipología (donación, colaboración/patrocinio, prestación de servicios). Ninguna cláusula de las presentes Condiciones ni de cualquier otro documento anterior o futuro suscrito entre el Proveedor y NOVARTIS podrá de ningún modo limitar o impedir a NOVARTIS dicha publicación.
Además, en el contexto de prevención ante la crisis sanitaria de COVID-19, el Proveedor se compromete a disponer de los medios de protección adecuados, extremar las medidas de prevención y seguridad y cumplir con las normas higiénicas y sanitarias de Farmaindustria, así como a respetar las normas e instrucciones de las autoridades, en el supuesto de que el producto y/o servicio conlleve la celebración presencial de un evento/congreso/jornada.
Notificaciones
Toda notificación o comunicación que deba realizar cualquiera de las Partes a la otra en virtud de este Pedido o relativas al mismo se realizarán por escrito, estarán firmadas por la Parte que las realice o en su nombre, y se dirigirán al domicilio indicado en el Pedido como dirección de entrega.
Gestión de Riesgos de Terceros
Novartis ha establecido un marco de gestión de riesgos de terceros cuyo objetivo es promover los valores sociales y medioambientales del Pacto Mundial de las Naciones Unidas con los terceros con los que Novartis establece relaciones específicas. En relación con lo anterior, el Proveedor debe:
• cumplir con el Código de Terceros (y cualquier otra actualización publicada) que se puede consultar y descargar en xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxx-xx/xxxxxxxxx- responsibility/resources-news/codes-policies- guidelines (puede solicitar una copia gratuita a Novartis);
• teniendo en cuenta el artículo 10.7 del Código de Terceros, proporcionar información/documentación, previa solicitud razonable, a Novartis, sus empresas afiliadas y sus respectivos representantes para que Novartis pueda verificar el cumplimiento del Código de Terceros en la forma solicitada;
• rectificar los incumplimientos identificados del Código de Terceros (cuando sea posible subsanarlos) e informar a Novartis, a sus empresas afiliadas y a sus respectivos representantes, si así lo solicitan;
• asegurarse de que, cuando Terceros Afiliados y/o subcontratistas/agentes de Terceros y sus Afiliados hayan sido autorizados por Novartis (de acuerdo con este Acuerdo) para proporcionar los bienes o servicios contractuales, dichos terceros también cumplan los requisitos anteriores relacionados con el Código de Terceros.
El Proveedor reconoce y acepta que el Código de Terceros forma parte integrante de este Acuerdo y entiende que el incumplimiento de estas normas y/o la obstrucción/rechazo de los derechos de auditoría de Novartis, tal y como se establece en la página web del Código de Terceros constituirá un incumplimiento sustancial de este Acuerdo y dará derecho a Novartis a resolver inmediatamente el Acuerdo mediante notificación por escrito sin compensación.
Tratamiento de datos personales
1. Firmantes. Los representantes de las partes, o si contrata una persona física en nombre y representación propias, reconocen quedar informados que los datos personales reflejados en esta Declaración de trabajo/Orden de compra sean tratados por las demás partes con las finalidades de mantenimiento, cumplimiento, desarrollo, control y gestión de la relación contractual.
El Responsable del Tratamiento de los datos del proveedor es la empresa del Grupo Novartis (Novartis) que corresponda en relación con esta Declaración de trabajo/Orden de compra. Las finalidades principales de uso de los datos son: gestionar a nuestros proveedores y proveedores de servicios en toda la cadena de suministro; supervisar actividades en nuestras instalaciones, incluyendo el cumplimiento de las políticas aplicables así como normas de higiene y seguridad implementadas; cualquier otra finalidad que impongan la ley y las autoridades. Podrá acceder a la información adicional, así como ejercer sus derechos de acceso, rectificación y demás derechos, de conformidad con lo que se explica en el enlace que consta a continuación.
2. Encargado del Tratamiento. Las partes reconocen y acuerdan que, en caso que para el proyecto descrito en este documento, el Proveedor actúe como Encargado
del Tratamiento se regirá en función de los siguientes requisitos:
a) Objeto del Tratamiento: será el que se establezca en la descripción del proyecto o en el reflejado en el Master Service Agreement en caso que exista.
b) Duración del Tratamiento: el especificado para el Proyecto o el reflejado en el Master Service Agreement en caso que exista.
c) Naturaleza y finalidad del tratamiento de los datos personales: los especificados para el Proyecto o los reflejados en el Master Service Agreement en caso que exista.
d) Tipos de datos tratados: los indicados para el Proyecto o los reflejados en el Master Service Agreement en caso que exista.
e) Categorías de Interesados: los indicados para el Proyecto o los reflejados en el Master Service Agreement en caso que exista.
f) Retención de datos: el período de retención de los datos personales recogidos y tratados será el que se indique para el proyecto.
g) Al final del período de retención, el Proveedor seguirá las instrucciones de Novartis con respecto a la anonimización y/o destrucción de todos los datos, documentos y registros de cualquier naturaleza, en formato electrónico y en papel, que contengan datos personales.
El proveedor acepta asimismo el resto de condiciones generales sobre protección de datos para Pedidos exigidas por la normativa contenidas en el Anexo de privacidad para Pedidos en xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx/xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxx cast01.pdf
3. Anonimización. Si se solicita al Proveedor que comparta Datos personales anonimizados con la empresa/s del grupo Novartis que corresponda parte de esta Declaración de trabajo/Orden de compra, el Proveedor (i) anonimizará los Datos personales de acuerdo con los estándares y técnicas de anonimización adecuados para evitar la reidentificación de los Datos personales y proporcionará detalles adecuados del proceso de anonimización a la empresa/s del grupo Novartis que corresponda parte de esta Declaración de trabajo/Orden de compra siempre que sea solicitado; y
(ii) garantiza que no se transferirán datos personales a la empresa/s del grupo Novartis que corresponda parte de esta esta Declaración de trabajo/Orden de compra garantizando la formación adecuada de sus empleados e implementando controles relativos a las Tecnologías de la Información (TI) adecuados.
Firma electrónica
Las condiciones aplicables a la relación entre NOVARTIS y el proveedor se podrán formalizar en un contrato. La firma del contrato podrá realizarse mediante firma manuscrita o firma digital, a través de Docusign o cualquier otra herramienta disponible en Novartis para firmas electrónicas.
Legislación aplicable y jurisdicción
Los términos de este Pedido se regirán e interpretarán en todos los sentidos de conformidad con la legislación española. Para la decisión de todas las cuestiones litigiosas derivadas de la ejecución y/o interpretación
de lo previsto en el presente Pedido, el Proveedor y NOVARTIS se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona.
Cumplimiento de la Ley
En el ejercicio de sus derechos y en el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del presente Acuerdo, el Proveedor deberá:
(a.) no prometer, ofrecer, pagar, hacer que se pague, aceptar pagos o inducir pagos o realizar cualquier acción que pueda ser considerada un soborno;
(b.) cumplir todas las leyes y reglamentos aplicables, incluyendo aquellas relacionadas con el soborno y la corrupción (tales como, entre otras, la Ley de prácticas anticorrupción en el extranjero de los Estados Unidos, la Ley antisoborno del Reino Unido);
(c.) cumplir las normas del sector;
(d.) cumplir todas las políticas y directrices proporcionadas por Novartis en relación con las actividades de los terceros en virtud del presente Acuerdo, incluido, entre otros, el Código de Terceros, y con las modificaciones que se introduzcan periódicamente. En caso de que Novartis publique directrices o políticas adicionales en relación con las actividades de terceros en virtud del presente Acuerdo, Novartis facilitará una copia al Proveedor y este cumplirá debidamente dichas directrices y políticas a partir de ese momento. El Proveedor confirma que ha leído y entendido las políticas y directrices de Novartis antes mencionadas; y
(e.) Desempeñar sus obligaciones en el marco de este Acuerdo con los máximos principios éticos y xxxxxxx de integridad personal y en los negocios.
Novartis podrá resolver el presente Acuerdo en cualquier momento, con efecto inmediato, mediante notificación por escrito al Proveedor, en caso de que éste incumpla cualquiera de las siguientes cláusulas Cumplimiento de la Ley, Gestión de Riesgos de Terceros y, en su caso, la disposición de confirmación de cumplimiento, deniega u obstruye cualquier derecho de Novartis a auditar/inspeccionar al Tercero o el Proveedor omita o tergiverse información en su respuesta al «Cuestionario para Terceros» (completado antes de la celebración de este Acuerdo.
Alteraciones estructurales
El Proveedor garantiza y declara que la información proporcionada en el «Cuestionario para Terceros» completado antes de celebrar este Acuerdo es exacta y completa (y dicha información será tratada como parte de este Acuerdo). El Proveedor informará a Novartis por escrito sobre: (i) cualquier cambio sustancial en la información proporcionada con el Cuestionario para Terceros; y (ii) cualquier Cambio Sustancial en la Estructura del Proveedor, en ambos casos tan pronto como sea razonablemente posible después de que ocurra el cambio relevante. A los efectos de la presente
cláusula, se entenderá por cambio sustancial en la estructura xxx Xxxxxxx:
(a) Cambio de la titularidad o el control: El Tercero o cualquier persona que lo controla presenta un cambio de Control. «Control» en este contexto significa la titularidad directa o indirecta de más del 50 % del patrimonio o de los derechos de voto en una sociedad o entidad jurídica, o la capacidad efectiva de ejercer control sobre las decisiones de gestión de dicha sociedad o entidad jurídica (p. ej., por el nombramiento de la mayoría de los consejeros o de la dirección o de otro modo); o bien
(b) Cambio en los miembros del órgano ejecutivo xxx Xxxxxxx: existe un cambio en los miembros del órgano ejecutivo xxx Xxxxxxx. Por ejemplo, un cambio en la gestión ejecutiva xxx Xxxxxxx (p. ej., CEO, N-1 al CEO).
Order Terms and Conditions
"Supplier" shall be understood as being the entity to which the Order is sent for the supply of
products and/or services, as referred to therein. "Purchaser" shall be understood as being Novartis Farmacéutica, S.A. (hereinafter referred to
as "Purchaser" or "NOVARTIS", without distinction), the company making the purchase.
Purchaser and Supplier shall be referred to jointly as "the Parties".
Acceptance of the terms and conditions of purchase All the terms, conditions and specifications included in or attached to Supplier's offer, as well as the correspondence related thereto, to which no specific reference is made in the Order, shall be understood as being rejected by NOVARTIS and shall be ineffective. Supplier's General Terms and Conditions of Sale, which are expressly waived by virtue of the acceptance of the Order, are also rendered null and void.
Terms of payment, form of payment and invoicing terms and conditions
-Form and means of payment: as indicated in the
Order. In case the payment term is not indicated, it will be 60 days.
-Invoicing terms and conditions. All invoices must include the requisites provided in current applicable legislation. Supplier is under the obligation to include the Order number on the invoice. Should it fail to do so, NOVARTIS shall return the invoice to Supplier.
-Payment date. Payments shall be made on the 18th day of the month or, if said day is not a business day, on the following business day.
- Supplier shall submit invoices aligned with the Novartis Purchase Order structure, Upon Novartis request, within 30 days, Supplier shall establish an electronic supplier account through which Supplier will receive Purchase Order, submit invoices and any other relevant documents, Novartis will not pay any invoice unless the Supplier has submitted the invoice electronically through the network.
Documents
Supplier hereby undertakes to keep the originals of all the documents related to the service and/or products covered in the Order for a minimum term of seven (7) years unless NOVARTIS were to specify a longer term, where said term will begin on the date of delivery of the supply of the materials and/or services. In whatsoever case and in said term, Supplier hereby undertakes to provide NOVARTIS with the aforementioned documents in a term of no more than three (3) working days.
Inspection and audit
NOVARTIS and its authorized representatives may inspect the material and/or the development of the services during the manufacturing process or the provision of the services, respectively, on Supplier's premises, where Supplier shall do everything necessary for said inspections.
The inspection and acceptance of the material and/or service shall not release Supplier from its guarantees
and responsibilities for supplying the material and/or providing the service in accordance with specifications.
Transfer
Supplier may not transfer the Order or any of the rights and obligations arising from these terms and conditions, without prior approval in writing from NOVARTIS.
Subcontracting
Supplier may not partially or fully subcontract the execution of the Order without prior approval in writing from NOVARTIS.
Should subcontracting be expressly authorized, Supplier shall be fully responsible for the supply or provision of the service and shall respond before NOVARTIS for whatsoever breach.
Cancellation
NOVARTIS may cancel or modify the Order at any time by simply serving supplier with written notice. Upon receipt of said notice, Supplier shall stop all work related to the Order and, where applicable, issue an invoice for the services and/or products effectively provided and/or delivered to NOVARTIS
Force majeure
As a general rule, neither of the Parties may lodge any claims for responsibility or liability against the other Party for full or partial breach of the obligations assumed when said breach is due to Force Majeure. The Party affected by the cause of Force Majeure shall notify the other Party of the event as soon as possible and shall make every effort to take all measures in its power to reduce the negative or damaging effects thereof in fulfilment of its obligations. Should either party's fulfilment of its obligations as per this Order be delayed or rendered impossible by causes of Force Majeure, the affected Party shall notify the other Party by registered fax as soon as possible, and, in whatsoever case, in a term of no more than 48 hours after the cause of Force Majeure has occurred or as from the moment when the Party becomes aware thereof, as applicable, providing details of the causes of said Force Majeure in writing, together with the time it is expected to last and indicating the obligations pending execution that have been or may be delayed or rendered impossible.
In the term of 10 days after notice of the Force Majeure, as provided in the foregoing paragraph, the Party that has declared said Force majeure shall notify the other Party, explaining the causes and the time it is expected to last. Furthermore, where possible, said Party shall propose the measures considered appropriate to mitigate the effects of the Force Majeure, provided it does not affect any duties to confidentiality of the Party declaring Force Majeure.
If the situation of Force Majeure that affects all or a considerable part of the obligations of one of the Parties persists continuously for a period of more than two (2) months, the Party not affected shall be entitled to cancel the Order with no responsibility towards the other Party, serving notice thereof fifteen (15) days in advance.
Delivery Terms and Conditions
NOVARTIS shall indicate the delivery terms and conditions on each Order. The delivery shall be made
in accordance with the indications provided on the order and carriage paid, unless agreed otherwise.
NOVARTIS may, in a reasonable manner and with prior notice, change the delivery terms and conditions that appear on the order.
Whatsoever incident preventing the delivery of the agreed quantities in the terms provided on the Order shall be reported to NOVARTIS immediately.
Packaging, identification and shipment
All materials are to be appropriately packaged and identified by Supplier in such a way that they can be transported and stored in absolute safety.
Accordingly, Supplier shall apply all appropriate measures of protection to keep the product safe, packing it with weatherproof materials.
All the requested products are to be identified on their packaging in a perfectly legible manner, indicating at least the quantity, product and destination, and all additional information as specified on the Order and/or which may be necessary for compliance with current legislation.
Nondisclosure
Supplier shall maintain strict secrecy over all the information provided to it by NOVARTIS verbally or in writing and shall use it only to serve the order or to comply with the services under contract even though said information does not bear whatsoever seal or sign that identifies it as confidential.
This duty to nondisclosure covers all knowledge acquired by virtue of the confidential information.
The duty to nondisclosure and the limited use of the corresponding information shall not apply to confidential information which, as must be accredited by Supplier in a certified and reliable manner:
a) Is already part of the public domain when notified by NOVARTIS to Supplier.
b) Following notification thereof by NOVARTIS to Supplier, becomes part of the public domain due to reasons other than breach of Supplier's duty to nondisclosure.
c) Is already in Supplier's legal possession prior to the disclosure thereof by NOVARTIS, where it has not been directly or indirectly obtained previously from the latter.
d) After disclosure thereof by NOVARTIS, has been legally notified to Supplier by whatsoever third party that has not acquired said confidential information directly or indirectly from NOVARTIS or which, in said case, is expressly authorized to disclose said information.
In whatsoever case, the content of the Orders, delivery plans and manufacturing or service provision schedules that are notified to Supplier shall be considered as confidential, by way of example but not limited thereto, where Supplier shall undertake to maintain said information in secrecy, not only in respect of third parties but also among its own personnel, provided they do not need to access the information as part of their duties in the company.
Supplier may not use the logos, distinguishing signs and marks owned by NOVARTIS and may not refer to NOVARTIS as a customer unless it has obtained the
prior and express consent thereof.
Taxes and duties
Each party shall assume the payment of whatsoever taxes, duties, charges and licenses required in current legislation for the purpose of the Order.
Staff
All members of staff assigned by Supplier to the duties related to this Order shall depend, for work and functional matters, on Supplier, who hereby assumes all the corresponding obligations as the employer and, in particular, undertakes to pay the salaries and social security contributions in accordance with current applicable legal provisions and to strictly comply with health and safety legislation on the activities that are to be carried out.
For the intents and purposes of Article 42 of the Workers' Statute, Supplier must provide NOVARTIS, at any time when so required by NOVARTIS with photocopies of the documents that certify the fulfilment of Social Security obligations related to the employees providing services for NOVARTIS.
Tax and Social Security Certificate
At the NOVARTIS´s request, Supplier shall provide a certificate issued by the Spanish Tax Authorities accrediting the fact that during the twelve months prior to the date of issue thereof Supplier is up-to-date with its tax obligations. If, after one (1) year from the date of the certificate, and if the service covered in the Order remains valid, at any time when so required by NOVARTIS, Supplier shall provide to NOVARTIS with a new valid certificate.
Additionally, pursuant to Article 42.1 of the Workers' Statute, at the NOVARTIS´s request, Supplier shall provide a certificate issued by the Social Security Management Entity, which proves that the Supplier is up-to-date with payments of Social Security contributions.
If the mentioned certificates prove debts or arrears of contributions due, NOVARTIS will be entitled to cancel the Order with Supplier according to the conditions set out in paragraph "Cancellation".
Intellectual and industrial property rights
The ownership of the documents, projects and reports, where applicable, drawn up by Supplier based on the Order, shall correspond exclusively to NOVARTIS and, therefore, Supplier must comply with any requests made by NOVARTIS in relation to said Information at all times.
Supplier hereby acknowledges that all the intellectual and industrial property rights, including know-how, arising from this Order or from its commercial relationship with NOVARTIS shall be the exclusive property of NOVARTIS and may be used by NOVARTIS for whatsoever purpose and without limitation. This conveyance of intellectual and/or industrial property rights shall not confer any rights for remuneration for Supplier further to that provided on
the Order.
Should the products or services provided by Supplier involve the full or partial use or benefit of whatsoever intellectual property rights belonging to Third Parties, Supplier shall hold the rights required for the use and non-controversial benefit of the aforementioned intellectual property rights by NOVARTIS and must release NOVARTIS from whatsoever liability in the event of whatsoever third-party claim.
Guarantees, liabilities and insurance
Supplier is liable for any damages caused to third parties or items during the provision of the services and/or products covered by the Order that are attributable thereto, where he shall repair or provide indemnification for any damages caused and where NOVARTIS may not be held liable in whatsoever way.
Fulfilment of the Code of Good Practices of the Pharmaceutical Industry
In all the services it may offer and provide for Novartis,
Supplier hereby undertakes to comply with the provisions of the Farmaindustria "Spanish Code of Good Practices for of the Pharmaceutical Industry "
in force at any given time.
In addition, in the context of prevention in front of the health crisis of COVID-19, Supplier undertakes to dispose of all proper protection means and to take all prevention and security measures to comply with hygienic and sanitary rules set forth by Farmaindustria. Supplier will also respect the rules and instructions of public authorities in the case the product or service implies holding a face-to-face event/congress/working day.
Notices
All notices or communications to be made by either Party to the other by virtue of this Order or related thereto shall be made in writing, signed by the Party serving the notice or for and on the behalf thereof and sent to the address provided on the Order.
Third Party Risk Management
Novartis has put in place a Third Party Risk Management framework which is aimed at promoting the societal and environmental values of the United Nations Global Compact with specific third parties that Novartis deals with. In connection with the above, Third Party shall:
• comply with the Third Party Code (and any published updates) which can be viewed and downloaded from xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxx- us/corporate-responsibility/resources- news/codes-policies-guidelines (you may request a copy free of charge from Novartis);
• having regard to Section 10.7 of the Third Party Code, provide information/documentation on reasonable request to Novartis, its affiliated companies and respective representatives to allow Novartis to verify compliance with the Third Party Code in the form requested;
• to rectify identified non-compliances with the Third Party Code (where capable of remedy) and report remediation progress to Novartis, its affiliated companies and respective representatives on request;
• ensure that where Third Party Affiliates and/or subcontractors/agents of Third Party and its Affiliates have been pre- approved by Novartis (in accordance with this Agreement) to provide the goods/services/deliverables that such third parties also comply with the above requirements relating to the Third Party Code.
Third Party acknowledges and agrees that the Third Party Code forms an integral part of this Agreement.
Data Privacy
1. Signatories. The representatives of the parties, or if they hire a natural person in their own name and representation, acknowledge being informed that the personal data reflected in the Statement of Work/Purchase order are processed by the other parties for the purposes of maintenance, compliance, development, control and management of the contractual relationship.
The Controller of the Vendor's data is the company of the corresponding Novartis Group related with this Statement of Word/Purchase Order. The main purposes of using the data are: managing our suppliers and service providers throughout the supply chain; supervise activities in our facilities, including compliance with applicable policies as well as hygiene and safety standards implemented; any other purpose that the law and the authorities impose. The additional and detailed information is included in our Privacy Annex for Orders, which you will find below the link with it where you can also find how to exercise the rights of access, rectification and the other data subject rights.
2. Processor. The parties acknowledge and agree that, for the project described in this document, if the Vendor is acting as a data processor it will based on the following requirements:
a. Subject-matter of the Processing: will be the one established in the description of the project or the one reflected in the Master Service Agreement, if there is one.
b. Duration of Processing Activity: will be the one established in the description of the project or the one reflected in the Master Service Agreement, if there is one.
c. Nature and Purpose of the intended Processing of Personal Data: will be the one established in the description of the project or the one reflected in the Master Service Agreement, if there is one.
d. Type of Personal Data to be processed: will be the one established in the description of the project or the one reflected in the Master Service Agreement, if there is one.
e. Categories of Data Subjects: will be the one established in the description of the project or the one reflected in the Master Service Agreement, if there is one.
f. Data Retention: the retention period of the personal data collected and processed will be the one indicated for the project.
g. At the end of the retention period, the Vendor will follow Novartis instructions regarding the anonymization and/or destruction of all data, documents and records of any nature, in electronic and paper format, containing personal data.
/dppoen01.pdf
3. Anonymization. if the Supplier is being asked to share anonymized Personal Data with the Novartis group company/companies part of this Statement of Word/Purchase Order, Supplier shall (i) anonymize Personal Data according to adequate anonymization standards and techniques to prevent re-identification of Personal Data and provide adequate details of the anonymization process to the Novartis group company/companies part of this Statement of Word/Purchase Order whenever requested; and (ii) ensure that no Personal Data will be transferred to the Novartis group company/companies part of this Statement of Word/Purchase Order by ensuring adequate training of its employees and implementing appropriate IT controls.
Electronic signature
The conditions applicable to the relationship between NOVARTIS and the supplier will be formalized in a contract. The signing of the contract can be done by handwritten signature or digital signature, through Docusign or any other tool available at Novartis for electronic signatures.
Governing law and jurisdiction
The terms and conditions of this Order shall be governed by and interpreted in all regards in accordance with Spanish law. For the resolution of whatsoever litigation arising from the execution and/or interpretation of the provisions of this Order, Supplier and NOVARTIS hereby expressly submit to the jurisdiction of the Courts and Tribunals of the city of
Barcelona.
Compliance with the Law
In exercising its rights and performing its obligations under this Agreement, the Third Party will:
(a.) not promise, offer, pay, cause to pay, accept payment or induce payment or take any action that could be considered a bribe;
(b.) comply with all applicable laws and regulations, including those related to bribery and corruption (such as, but not limited to, the US Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act);
(c.) comply with industry standards;
(d.) comply with all policies and guidelines provided to it by Novartis in relation to the Third Party’s activities under this Agreement including without limitation the Third Party Code, and as amended from time to time. In the event that Novartis issues additional guidelines or policies in relation to the Third Party’s activities under this Agreement, Novartis will provide the Third Party with a copy and the Third Party will duly comply with such guidelines and policies thereafter. The Third Party hereby confirms that it has read and understood the above mentioned Novartis’ policies and guidelines; and
(e.) Perform its obligations under this Agreement with high ethical and moral business and personal integrity standards.
The Third Party’s breach of any obligation set forth in this section 1 or 2 shall constitute a material breach of this Agreement, and Novartis shall have the right to terminate this Agreement.
Structural Changes
The Third Party warrants and represents that the information provided in the “Questionnaire for Third
Parties” completed before entering this Agreement is accurate and complete (and such information shall be treated as being part of this Agreement). The Third Party will inform Novartis in writing of: (i) any material change to the information provided with the Questionnaire for Third Parties; and (ii) of any Material Change in the Structure of the Third Party1, in both cases as soon as reasonably practicable after the relevant change occurs. For the purpose of this Section 5, a Material Change to the Structure of the Third Party means:
(a) Change in ownership/control: the Third Party or any person who Controls the Third Party has a change of Control. “Control” in this context means the direct or indirect ownership of more than 50% of the equity interest or voting rights in a corporation or business entity, or the ability in fact to control the management decisions of such corporation or business entity (e.g., by the appointment of a majority of the directors or management or otherwise); or
(b) Change to membership of the executive body of the Third Party: there is a change to the membership of the executive body of the Third Party. For example, a change to the executive management of the Third Party (e.g., CEO, N-1 to CEO).
1 The recommended definition to use for ‘Material Change in the Structure of the Third Party’ is contained in the glossary to the
TPG subject to the usage guide principles at the beginning of Annex 4 Sample Clauses of the Third Party ABP Guideline.