DIRECCIÓN GENERAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES DEL MDN.

DIRECCIÓN GENERAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

DEL MDN.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL
Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES		DGCA-MDN-001-2022
HOJA DE APROBACIÓN
Elaboración, Revisión y Visto Bueno	Firma y Sello
Elaboró: Subteniente Asimilado Xxxxxx Xxx Xxxxxx Jefe del Departamento Legal Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional
Revisó: Licenciado Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Asesor Legal Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional
Vo. Bo. Coronel de Ingenieros DEM. Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Director Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional

ÍNDICE

	No. Página

TERMINOLOGÍA	1

OBJETIVO GENERAL	9

OBJETIVOS ESPECÍFICOS	9

AUTORIDADES COMPETENTES CONFORME A LO ESTABLECIDO EN LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO	9

GENERALIDADES	10

FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA AUTORIDAD SUPERIOR (MINISTRO O ENCARGADO DEL DESPACHO), ESTABLECIDAS EN LA LEY	15

FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR, ESTABLECIDAS EN LA LEY, SU REGLAMENTO Y NORMATIVAS APLICABLES	17

FUNCIONES DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN Y LICITACIÓN	20

FUNCIONES DE LA COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA	22

PROCEDIMIENTO: 01. CREACIÓN DE USUARIOS EN EL SISTEMA GUATECOMPRAS	24

PROCEDIMIENTO: 02. XXXXXXX XX XXXXXXXXXX	00

PROCEDIMIENTO: 03. RÉGIMEN DE LICITACIÓN	39

PROCEDIMIENTO: 04. COMPRA POR BAJA CUANTÍA	53

PROCEDIMIENTO: 05. COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA	56

PROCEDIMIENTO: 06. COMPRA DIRECTA POR AUSENCIA DE OFERTAS, DERIVADA DE UNA COTIZACIÓN Y LICITACIÓN	70

PROCEDIMIENTO: 07. ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO	76

PROCEDIMIENTO: 08. ARRENDAMIENTOS Y ÓPCIÓN DE COMPRA	83

PROCEDIMIENTO: 09. COMPRAS POR CASOS DE EXCEPCIÓN	86

PROCEDIMIENTO: 10. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS (CASO DE EXCEPCIÓN)	91



PROCEDIMIENTO: 11. NEGOCIACIONES ENTRE ENDIDADES DEL SECTOR PÚBLICO (CUANDO LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO REQUIEREN BIENES, SUMINISTROS O SERVICIOS AL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL)	93

PROCEDIMIENTO: 12. NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO (CUANDO EL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL ES EL REQUIRENTE)	95

PROCEDIMIENTO: 13. NEGOCIACIÓN ENTRE UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL.	98

PROCEDIMIENTO: 14. COMPRAS EN EL EXTRANJERO PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS AGREGADURÍAS MILITARES	102

PROCEDIMIENTO: 15. COMPRAS EN EL EXTRANJERO PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS MISIONES XX XXX	104

PROCEDIMIENTO: 16. SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA	108

PROCEDIMIENTO: 17. ADQUSICÍÓN DE BIENES IMPORTADOS	120

PROCEDIMIENTO: 18. PUBLICACIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL; CONFORME A LO REGULADO EN EL ARTÍCULO 54 DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO	128

PROCEDIMIENTO: 19. PRÓRROGA CONTRACTUAL, A SOLICITUD DEL CONTRATANTE POR MUTUO ACUERDO	130

PROCEDIMIENTO: 20. PRÓRROGA OBLIGATORIA POR DECISIÓN UNILATERAL DEL CONTRATANTE	135

PROCEDIMIENTO: 21. PRÓRROGA A SOLICTUD DEL CONTRATISTA POR MUTUO ACUERDO	140

PROCEDIMIENTO: 22. DELEGACIÓN DE FIRMA PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS	145

PROCEDIMIENTO: 23. APROBACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO	148

PROCEDIMIENTO: 24. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONCILIATORIO	151

PROCEDIMIENTO: 25. SANCIÓN POR ATRASO EN LA ENTREGA	155

PROCEDIMIENTO: 26. EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA (EL ADJUDICADO NO SOSTIENE SU OFERTA)	159

PROCEDIMIENTO: 27. EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA (EL ADJUDICADO NO SE PRESENTA A SUSCRIBIR CONTRATO)	164

PROCEDIMIENTO: 28. EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA (EL ADJUDICADO NO PRESENTA LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO)	169

PROCEDIMIENTO: 29. EJECUCIÓN DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO (EL ADJUDICADO NO CUMPLE CON LA ENTREGA DE LOS BIENES O SERVICIOS)	174

PROCEDIMIENTO: 30. EJECUCIÓN DE LA GARANTÍA DE CONSERVACIÓN DE OBRA, DE CALIDAD O DE FUNCIONAMIENTO	178

PROCEDIMIENTO: 31. RESCISIÓN DE CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA E INHABILITACIÓN DEL CONTRATISTA	181

PROCEDIMIENTO: 32. XXXXXXXXXXXX XX XXXXXX XX XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXX	000

PROCEDIMIENTO: 33. NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA	191

PROCEDIMIENTO: 34. METODOLOGÍA PARA DETERMINAR PRECIO DE REFERENCIA	195

PROCEDIMIENTO: 35. ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES	197

PROCEDIMIENTO: 36. PLAN ANUAL DE COMPRAS, INTEGRACIÓN Y PUBLICACIÓN	202

PROCEDIMIENTO: 37. MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS	205

PROCEDIMIENTO: 38. RECURSO DE REVOCATORIA	208

PROCEDIMIENTO: 39. RECURSO DE REPOSICIÓN	211

PROCEDIMIENTO: 40. ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE LOS PROCESOS DE COMPRA O CONTRATACIÓN	214

PROCEDIMIENTO: 41. INSPECCIÓN OCULAR DE LAS OFERTAS PRESENTADAS DENTRO DEL RÉGIMEN DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN	216

PROCEDIMIENTO: 42. REALIZACIÓN DE PRUEBAS A MUESTRAS PRESENTADAS DENTRO DE EVENTOS DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN	225

TERMINOLOGÍA:

ACTA DE ADJUDICACIÓN: Es el Acta administrativa que emite la Junta donde hace constar sus actuaciones referentes a la adjudicación del proceso, debiendo contener los aspectos establecidos en la LEY y su REGLAMENTO.

ACTA DE NEGOCIACIÓN: Es el instrumento mediante el cual se formaliza o se hace constar una adquisición pública con un proveedor, en los casos que no se requiera la celebración de un contrato escrito de conformidad con la Ley, El Reglamento y las disposiciones que para el efecto emita la Dirección General del Adquisiciones del Estado.

ACTA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS Y APERTURA DE PLICAS: Es el documento que emite la Junta de Cotización, Licitación o Calificación para hacer constar lo actuado en esta fase del proceso, debiendo contener lo establecido en la LEY y su REGLAMENTO.

ADJUDICACIÓN APROBADA: Es la aprobación de la actuación de la Junta de Cotización, Licitación o Calificación realizada por la autoridad competente.

ADJUDICACIÓN DEFINITIVA: Se entenderá que la adjudicación es definitiva cuando ha transcurrido el plazo señalado en el artículo 101 de la Ley de Contrataciones del Estado, sin que se hubiera interpuesto recurso alguno, o habiéndose interpuesto este, fue resuelto y debidamente notificado.

ADJUDICATARIO: Oferente a quien se ha adjudicado la negociación.

ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO: Es la modalidad de adquisición en la que el bien, servicio, producto o insumos a adquirir, por su naturaleza y condiciones, solamente puede ser adquirido de un solo proveedor.

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES: El arrendamiento de bienes inmuebles puede efectuarse siempre que la dependencia interesada careciere de ellos, los tuviere en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas. Para el efecto, la dependencia o unidad interesada debe justificar la necesidad y conveniencia de la contratación, a precios razonables en relación a los existentes en el mercado.

AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR: Persona designada por el señor Ministro de la Defensa Nacional que ocupa el orden jerárquico superior de la unidad ejecutora.

AUTORIDAD SUPERIOR: Ministro de la Defensa Nacional.

BASES: Es el documento mediante el cual se establecen los requisitos técnicos, financieros, legales y demás condiciones de la negociación, que conforme a la Ley deberán cumplir los oferentes para presentar sus ofertas en los procesos de contratación pública.

BIENES O SERVICIOS ESTANDARIZADOS U HOMOLOGADOS: Son aquellos bienes o servicios que son sustituibles para el mismo fin o uso, que permiten uniformizar sus requisitos básicos y esenciales. Sirven como tipo modelo, norma, patrón o referencia.

CDP: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria.

CENTRO DE COSTO: Son todos los Comandos Militares, Comandos Militares Especiales, Servicios Militares, Estados Mayores Especiales, Estados Mayores Personales, Centros de Formación, Profesionalización, Educación Vocacional, Instrucción y Entrenamiento Militar, Dependencias Militares Auxiliares y Otras Dependencias Militares que conforman el Ejército de Guatemala.

CGC: Contraloría General de Cuentas.

COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA: Es la comisión nombrada por la Autoridad Administrativa Superior, para llevar a cabo la recepción de los bienes, suministros o servicios, así como la liquidación de los contratos suscritos para tal efecto.

COMISIÓN RECEPTORA DE MANIFESTACIÓN DE INTERÉS: Es la comisión integrada por tres (3) miembros titulares y dos (2) suplentes nombrados por la autoridad administrativa superior, facultada para recibir la oferta del Proveedor Único.

COMPRA DE BAJA CUANTÍA: Consiste en la adquisición directa de bienes, suministros, obras y servicios, exceptuada de los requerimientos de los procesos competitivos de las demás modalidades de adquisición pública contenidas en la Ley, cuando la adquisición sea por un monto de hasta veinticinco mil quetzales (Q.25,000.00) por Unidad Ejecutora en un mismo cuatrimestre. La compra de baja cuantía se realizará bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición. Las facturas o comprobantes de legítimo abono deberán publicarse en GUATECOMPRAS, una vez recibido el bien, servicio o suministro, debiendo publicar la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampare la negociación realizada, por constituir información pública de oficio.

COMPRA DIRECTA: Es la modalidad de adquisición de un mismo bien, suministro, servicio u obra en un cuatrimestre del ejercicio fiscal, siempre que las mismas no sobrepasen el monto a partir del cual la cotización es obligatoria.

COMPRA DIRECTA POR AUSENCIA DE OFERTAS: Es la compra que procede cuando a la convocatoria a la Licitación o Cotización no concurriere ningún oferente, aun cuando se haya prorrogado el plazo para presentar ofertas.

CONCURSO DESIERTO: Es el evento en el cual no concurrieron interesados física ni electrónicamente aún habiéndose prorrogado el plazo para la recepción de ofertas; o bien, habiéndose presentado, no cumplieron con los requisitos establecidos en las bases.

CONTRATACIÓN POR CASOS DE EXCEPCIÓN: Es la compra o contratación de bienes, suministros, obras o servicios realizada conforme a los presupuestos establecidos en el artículo 44 de la Ley de Contrataciones del Estado.

CONTRATISTA: Persona individual o jurídica, que suscribe un contrato con cualquiera de las entidades establecidas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.

CONVOCATORIA: Es el anuncio por medio del cual se solicitan ofertas para participar en los concursos públicos creados a través de un Número de Operación Guatecompras -NOG- o para participar en la compra directa.

COTIZACIÓN: Es el régimen de compra o contratación de bienes, obras, suministros o servicios por montos que excedan de noventa mil quetzales (Q.90,000.00); y los mismos no superen los novecientos mil quetzales (Q.900.000.00).

CUMPLIMIENTO IMPERFECTO EN LA ENTREGA DE OBRAS: El cumplimiento es imperfecto cuando el contratista al momento de realizar la entrega parcial o total de la obra incumple con aspectos no esenciales de la misma, que pueden ser corregidos o deducidos al contratista.

DELEGACIÓN PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS: Es la autorización realizada por el Superior Jerárquico a un funcionario determinado, para que éste suscriba el o los contratos derivados de la adjudicación de un evento para la adquisición de bienes, suministros o servicios, cumpliendo con los procesos establecidos en la Ley.

DGCAMDN: Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional.

DICTAMENES TÉCNICOS Y PRESUPUESTARIOS: Los dictámenes técnicos y presupuestarios a que se refiere el artículo 21 de la Ley de Contrataciones del Estado y 15 de su Reglamento, son emitidos por personal idóneo del Ministerio de la Defensa Nacional, que deberán sustentar la procedencia del proceso en sus respectivas áreas, así como la justificación objetiva de las razones por las cuales la contratación está orientada a satisfacer las necesidades de la entidad, de acuerdo al Plan Anual de Compras autorizado para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

DIGAE: Dirección General de Adquisiciones del Estado.

DISEÑO: Se refiere al objeto de contratación que puede constituir la representación mental, labor creativa, investigación, modelado, desarrollo y plasmación de ideas en algún formato establecido que servirá para exhibir el proyecto que se realizará, anticipando si es posible, las características, aspectos estéticos, aspectos funcionales, aspectos técnicos y otros que sean aplicables al objeto de contratación que se trate.

DISPOSICIONES ESPECIALES: Es el documento que contiene las características específicas, necesidades, estructura u objetivos adicionales que requiera la entidad según el objeto de la negociación, utilizados para complementar las bases, especificaciones técnicas y/o términos de referencia.

Para el caso específico regulado en el artículo 16 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, éstas deberán contener los objetivos y estructura de la contratación para el diseño y construcción; o diseño, construcción y operación de obras.

EL REGLAMENTO: Acuerdo Gubernativo Número 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

ESPECIALIDAD: Es la calificación que otorga el Registro General de Adquisiciones del Estado, mediante la cual se acredita a un contratista o proveedor del Estado, para participar en las modalidades de Licitación, Cotización, Subasta Electrónica Inversa, Contrato Abierto y los casos de excepción contemplados en la Ley, con base a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme -CIIU- de la Organización de Naciones Unidas -ONU-.

ESPECIFICACIONES GENERALES: Es una sección de las bases donde se desglosan las características inherentes del objeto del proceso.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Es el documento en el que se establecen las características, requisitos, normas, exigencias o procedimientos de tipo técnico que debe reunir un bien, suministro, servicio u obra requeridos en los procesos de contratación para:

El diseño, construcción, mantenimiento u operación de obras;
La adquisición de bienes o suministros; o
La prestación de servicios.

FIANZA: Es el seguro de caución, que garantiza el cumplimiento de una obligación, y deberá formalizarse mediante póliza emitida por instituciones afianzadoras autorizadas para operar en Guatemala.

INHABILITACIÓN: Es el mecanismo por el cual la Unidad Ejecutora sanciona a las personas individuales o jurídicas, con el impedimento de participar en eventos de adquisiciones como oferentes, proveedores y contratistas del Estado, por las causales establecidas en la Ley y su Reglamento, la cual podrá ser por tiempo definido o permanente, se debe tomar en cuenta lo normado en el Acuerdo Gubernativo Número 170-2018 y Resolución 001-2022.

JUNTA DE COTIZACIÓN, LICITACIÓN O CALIFICACIÓN: La Junta de Cotización, Licitación o Calificación, es el único órgano competente para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio respectivo.

LA LEY: Xxxxxxx Xxxxxx 00-00 xxx Xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx, Ley de Contrataciones del Estado.

LCE: Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.

LICITACIÓN: Es el régimen de compra o contratación de bienes, obras, suministros o servicios por montos mayores a novecientos mil quetzales (Q.900,000.00).

MDN: Ministerio de la Defensa Nacional.

MODIFICACION DE BASES (ADENDA): Es el documento que modifica el contenido de las bases del evento, aprobadas por la autoridad administrativa superior; esta se da por iniciativa propia de la entidad contratante de oficio o derivado de una solicitud de aclaración, planteamiento de dudas u observaciones realizadas por los posibles oferentes.

MONTO O VALOR TOTAL DE LA NEGOCIACIÓN: Es el valor de contratación de obras, bienes, suministros o servicios con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) incluido.

NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO: Adquisición de bienes, servicios personales y no personales y de suministros entre las dependencias de los organismos del Estado y entre éstas y las entidades descentralizadas, autónomas, unidades ejecutoras y las municipalidades, las cuales se regulan conforme lo establezca el Reglamento de la Ley.

NOG: Número de Operación GUATECOMPRAS.

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS: Son todas las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, las cuales serán efectuadas vía electrónica, a través del portal de GUATECOMPRAS, y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en dicho sistema.

NPG: Número de Publicación Guatecompras.

OFERENTE: Persona individual o jurídica que presenta una oferta.

OFERTA ECONÓMICA: Es la propuesta económica expresada a través de un precio o de un valor, que realiza un proveedor en toda modalidad de adquisición regulada en la Ley. En el caso de la Subasta Electrónica Inversa se entenderá como oferta económica, las propuestas económicas que los postores habilitados presentan durante la puja inversa y cuyo precio o valor se utilizará para determinar de forma automática el orden de prelación entre ofertas.

ORDEN DE COMPRA: Es el documento de trámite que sirve para confirmar el compromiso de compra ante el proveedor adjudicado.

PAC: Plan Anual de Compras.

PLAZO CONTRACTUAL: Periodo computado en días calendario, meses o años de que dispone el contratista para el cumplimiento del objeto del contrato.

PLICA: Sobre cerrado y sellado, dentro del cual el oferente presenta los documentos solicitados para el proceso de compra.

POA: Plan Operativo Anual.

POSTOR HABILITADO: Es aquel proveedor que cumple con todos los requisitos establecidos por la Ley y el Reglamento para participar en la Subasta Electrónica Inversa.

POSTURA: Es la acción de colocar o ingresar una oferta económica en la sala virtual de puja inversa del Sistema GUATECOMPRAS, durante la fase de puja inversa de la Subasta Electrónica Inversa.

PRECIO CERRADO: Es el valor pecuniario de una negociación, que no está sujeto a variaciones del monto contratado de conformidad con los requisitos y condiciones establecidos por la entidad contratante en las bases y en el contrato respectivo.

PRECIO DE REFERENCIA: Valor pecuniario en que se estima un bien, insumo, material o servicio y que sirve como límite superior en los procesos y procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. Igual significado tendrán las acepciones “Precios xx Xxxxxxx Privado Nacional”, “Precio de Referencia Techo”, o “Precio Promedio”.

PROGRAMACIÓN DE NEGOCIACIONES: Se refiere a la lista de bienes, suministros, obras, servicios u otro objeto de adquisición que pretendan comprar y/o contratar las entidades sujetas a la Ley y el Reglamento durante el año fiscal siguiente, para cumplir con los objetivos y resultados institucionales. Igual significado tendrán las acepciones "Programa anual de compras", "Plan anual de compras", "Plan anual de compras y contrataciones", "Programación anual de compras", "Programa anual de adquisiciones y contrataciones públicas" y "Programa anual de adquisiciones públicas".

PRÓRROGA CONTRACTUAL: Es la extensión del plazo establecido en el contrato por única vez para el cumplimiento de las obligaciones recíprocas derivadas del mismo; conforme a los casos establecidos en la Ley y su Reglamento.

PROVEEDOR: Persona individual o jurídica, nacional o extranjera, inscrita y/o precalificada en el Registro General de Adquisiciones del Estado, con capacidad de proveer bienes, suministros, obras, servicios u otro objeto de adquisición a las entidades establecidas en el artículo 1 de la Ley.

PUJA INVERSA: Etapa del procedimiento de la Subasta Electrónica Inversa durante la cual los postores habilitados realizan ofertas económicas consecutivas, descendentes, durante un tiempo predefinido.

RGAE: Registro General de Adquisiciones del Estado.

SALA VIRTUAL DE PUJA INVERSA: Se refiere al espacio virtual que se habilita en la puja inversa del módulo de Subasta Electrónica Inversa del Sistema GUATECOMPRAS, en el cual se inscriben y participan los postores habilitados presentando sus respectivas ofertas económicas.

SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA: Es una modalidad de adquisición pública de bienes y servicios estandarizados u homologados, dinámica, operada en el sistema GUATECOMPRAS, en la cual los postores habilitados pujan de forma pública, electrónica y en tiempo real, durante un plazo preestablecido, con base a un precio de referencia de conocimiento público previo al evento, el cual servirá como techo xx xxxxxxx para el proceso.

TÉRMINOS DE REFERENCIA O BASES: Es el documento mediante el cual las entidades establecidas en el artículo 1 de la Ley, establecen la necesidad de la adquisición y podrá contener entre otros, los requisitos y condiciones de la compra o contratación. En lo que fuere aplicable conforme a la naturaleza de la adquisición también podrán contener los requisitos establecidos en el artículo 19 de la Ley.

UNIDAD REQUIRENTE: Es el centro de costo en donde nace la necesidad de adquirir bienes, suministros, servicios u obras conforme al Plan Anual de Compras (PAC).

VIGENCIA DEL CONTRATO: Período comprendido de la fecha de aprobación del contrato a la fecha de aprobación de liquidación del mismo.

I.OBJETIVO GENERAL

Implementar los procedimientos que normen los procesos de compra y contratación de las diferentes unidades ejecutoras, bajo los principios de eficiencia y transparencia.

II.OBJETIVOS ESPECÍFICOS

A.Dar estricto cumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y demás leyes aplicables a la materia.

B.Aplicar las Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas.

C.Crear los mecanismos para estandarizar, transparentar y ejecutar las gestiones de adquisiciones y contrataciones del Ministerio de la Defensa Nacional.

D.Establecer las responsabilidades en las actividades que conllevan la ejecución de los distintos procesos de adquisición y contratación.

III.AUTORIDADES COMPETENTES CONFORME A LO ESTABLECIDO EN LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.

A. AUTORIDAD SUPERIOR.

Cuando el monto de la negociación o contratación exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), el Ministro de la Defensa Nacional o el Encargado del Despacho del Ministerio de la Defensa Nacional, en su calidad de autoridad superior, de conformidad a lo establecido en el artículo 9, numeral 4, subnumeral 4.2, inciso b) de la Ley de Contrataciones del Estado.

B. FUNCIONARIO DESIGNADO POR EL MINISTRO DE LA DEFENSA NACIONAL PARA FUNGIR COMO AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR.

Es el funcionario nombrado por el Ministro de la Defensa Nacional que se desempeñará como Autoridad Administrativa Superior en cada una de las unidades ejecutoras, cuando el monto de la negociación o contratación no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), de conformidad a lo establecido en el artículo 9, numeral 4, subnumeral 4.2, inciso a) de la Ley de Contrataciones del Estado.

IV.GENERALIDADES

Las compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios que realice el Ministerio de la Defensa Nacional, deben fundamentarse en los principios de transparencia, eficacia y eficiencia; en lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, y toda normativa aplicable en la materia.

Los lineamientos aplicables en el proceso de compras y contrataciones son los siguientes:

X.Xx Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional:

1.Será la responsable de gestionar los eventos (cotización y licitación) que la Autoridad Superior o Autoridades Administrativas Superiores de las Unidades Ejecutoras requieran para obtener beneficios de la economía a escala en cuanto a calidad, precio, tiempo de entrega, características y demás condiciones que se fijarán en las bases.

2.Asesorará a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional, para realizar eventos de compra en sus regímenes, modalidades específicas de adquisiciones del estado y excepciones, establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

3.Impartirá capacitación al personal integrante de juntas de cotización y licitación, previa convocatoria del Ministerio de la Defensa Nacional o Jefatura del Estado Mayor de la Defensa Nacional, cuando sea necesario. Para tal efecto deben estar presentes los miembros titulares y suplentes. De igual forma podrá impartir capacitación a las comisiones receptoras de bienes, suministros o servicios, derivado de los contratos suscritos y aprobados dentro de los procesos de cotización y licitación.

4.Administrará el Usuario Comprador Padre del Ministerio de la Defensa Nacional en el Sistema GUATECOMPRAS y generará los usuarios compradores hijos operadores y usuarios compradores hijos autorizadores para las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional.

5.A través del Usuario Administrador registrará las inhabilitaciones de las personas individuales o jurídicas, únicamente a solicitud de tribunal competente derivado de una sentencia firme.

6.Consolidará y publicará conforme a la Ley, anualmente el Plan Anual de Compras del Ministerio de la Defensa Nacional en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado -GUATECOMPRAS-, en coordinación con las Unidades Ejecutoras del Ministerio de la Defensa Nacional.

7.Gestionará las modificaciones al Plan Anual de Compras, solicitadas por las unidades ejecutoras, mediante resolución emitida por la autoridad superior, debiendo informar de dicha actuación a la Dirección General de Política de Defensa del Ministerio de la Defensa Nacional, para la modificación del Plan Operativo Anual correspondiente.

8.Llevará el archivo físico y electrónico de las compras realizadas mediante los regímenes establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado de los últimos tres (3) años, asimismo, presentará a la Contraloría General de Cuentas los documentos de respaldo de todo proceso de compra y contratación de acuerdo a la Ley vigente y sus reformas, cuando dicho ente fiscalizador lo requiera.

9.Finalizado el ejercicio fiscal dentro del cual se gestionó el evento de cotización o licitación, podrá destruir las copias de las ofertas presentadas, quedando el expediente original en resguardo en el archivo correspondiente.

10.Para el efectivo cumplimiento de cualquier reforma que se realice a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, la Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional, presentará a la autoridad superior, la actualización del Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones del Ministerio de la Defensa Nacional, en el término de noventa (90) días hábiles posteriores a la entrada en vigencia de la misma, para su aprobación.

11.Propondrá las modificaciones y actualizaciones al presente manual, con el propósito de mejorar los procedimientos en los procesos de contratación pública, dentro del Ministerio de la Defensa Nacional.

B.Las Unidades Ejecutoras:

Por la naturaleza de la adquisición y para promover la economía de escala, deberán remitir a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional, los eventos de cotización o licitación que necesiten gestionar, por conducto de la autoridad administrativa superior.

Ejecutando las siguientes funciones:

1.Cada año en coordinación con la Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional, podrán publicar los proyectos de bases de licitación, especificaciones generales, especificaciones técnicas y disposiciones especiales, correspondiente a los eventos para la contratación de los servicios siguientes: medicamentos, alimentación, combustibles, gas propano, telefonía, internet, lubricantes, insumos para la confección de uniformes y botas, que se adquirirán durante el siguiente ejercicio fiscal; cumpliendo con lo normado en la Resolución Número 001-2022 emitida por la Dirección General de Adquisiciones del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas.

2.Cada año en coordinación con la Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional, podrán publicarse los proyectos de bases de cotización, especificaciones generales, especificaciones técnicas y disposiciones especiales, correspondiente a los eventos para la contratación de bienes, obras, suministros o servicios que se pretendan adquirir durante el siguiente ejercicio fiscal, cumpliendo con lo normado en la Resolución Número 001-2022 emitida por la Dirección General de Adquisiciones del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas.

3.Llevarán el archivo físico y electrónico de las compras realizadas mediante los regímenes, modalidades específicas y casos de excepción establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado; asimismo, presentará a la Contraloría General de Cuentas los documentos de respaldo de todo proceso de compra y contratación de acuerdo a la Ley vigente y sus reformas, cuando dicho ente fiscalizador lo requiera.

4.Publicará en el Sistema GUATECOMPRAS todos los documentos que sustenten los precios empleados en la adjudicación de concursos (eventos) o empleados en modalidades no competitivas o de excepción.

5.El jefe de cada unidad ejecutora (Usuario Comprador Hijo Autorizador), autorizará la publicación de los eventos en el Sistema GUATECOMPRAS en los regímenes, modalidades específicas de adquisiciones del estado y excepciones.

6.A través del Usuario Comprador Hijo Autorizador asignará manualmente en el Sistema GUATECOMPRAS, el estatus de Finalizado Anulado (sin concurso) al Proyecto de Bases que determine la autoridad que no se convertirá en un concurso público. Si transcurrido el plazo de noventa (90) días hábiles, la unidad ejecutora decide no publicar la convocatoria del concurso público, el Usuario Comprador Hijo Autorizador deberá asignar manualmente el estatus de “Anulado (sin concurso)” al momento de anular dicho proyecto.

7.A través del Usuario Comprador Hijo Operador registrará manualmente en el Sistema GUATECOMPRAS, el estatus de aprobado, improbado o prescindido, en caso que la autoridad correspondiente apruebe o impruebe lo actuado por la Junta, o prescinda de la negociación, según lo establecido en la Resolución Número 001-2022, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS–.

8.Habilitarán ante la Contraloría General de Cuentas, los libros destinados para la suscripción de actas de cotización y licitación, exceptuando las actas de negociación estas se realizaran de conformidad a lo establecido en la Ley (artículos 47, 49 y 50 Ley de Contrataciones del Estado), debiendo redactar el cierre del acta como el siguiente ejemplo: “…No habiendo más que hacer constar se da por terminada la presente acta, siendo las (colocar hora de finalización) horas en el mismo lugar y fecha de su inicio, la cual queda contenida en (número de hojas utilizadas) hojas impresas (en su lado anverso y reverso, según sea el caso), a folios números (folios que correspondan) respectivamente, del libro de actas (número y nombre de la unidad ejecutora), autorizado por la Contraloría General de Cuentas…”, (exceptuando las actas de negociación).

9.Realizarán las publicaciones y registros correspondientes en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado -GUATECOMPRAS-, únicamente en los días hábiles, en horario de 08:00 horas a 17:00 horas; entendiéndose los días inhábiles, los sábados y domingos, así como los días de asueto y feriado que se declaren oficialmente.

10.El jefe de la unidad ejecutora gestionará ante la autoridad administrativa superior de la misma, el acta de toma de posesión de su cargo y nombramiento respectivo, debiendo en dichos documentos consignar las facultades y atribuciones que tendrá por razón del cargo.

11.Proponer proyectos de actualización al Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones del Ministerio de la Defensa Nacional.

12.Realizarán compras de baja cuantía y compra directa con oferta electrónica, siendo responsables de dar cumplimiento a las leyes, reglamentos y normativas aplicables a cada caso concreto, dichos procesos deberán ser autorizados por la autoridad correspondiente.

13.Verificarán que los bienes, suministros o servicios a adquirir no se encuentren en contrato abierto.

14.Serán responsables de establecer los precios e índices que se apliquen en los procesos de compra o contratación de servicios.

15.Dentro de los procedimientos de contratación relacionados a las construcciones, remodelaciones, ampliaciones, restauraciones y reparaciones mayores de las obras de ingeniería para uso militar y otras que el Ejército de Guatemala construya en el territorio nacional o en el extranjero, deberá verificar el cumplimiento de lo establecido en la directiva de construcciones vigente, la cual norma los requisitos y condiciones para desarrollar este tipo de eventos.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA AUTORIDAD SUPERIOR (MINISTRO O ENCARGADO DEL DESPACHO), ESTABLECIDAS EN LA LEY.

Aprobar el Plan Anual de Compras (PAC) y sus modificaciones.

Verificará la idoneidad de los servidores públicos que integran las juntas de licitación, dejando constancia por escrito de todas las acciones realizadas para los efectos de lo regulado en el artículo 11 de la Ley y artículo 12 de su Reglamento.

Nombrará las juntas de Licitación. Artículo 11 de la Ley y 12 del Reglamento.

Resolverá los impedimentos y excusas para integrar juntas de licitación debidamente justificadas. Artículos 12 y 13 de la Ley y 10 del Reglamento.

Aprobará o improbará lo actuado por la junta de licitación, o prescindirá de la negociación. Artículo 36 y 37 de la Ley.

Delegará en la Autoridad Administrativa Superior de las unidades ejecutoras, la suscripción de los contratos administrativos derivados de los procesos de cotización y licitación, así como de las Modalidades Específicas de Adquisiciones del Estado y Excepciones. Artículo 9, 42, 45, 47 de la Ley y 42 del Reglamento.

Aprobará los contratos administrativos derivados de los procesos de cotización y licitación, así como de las Modalidades Específicas de Adquisiciones del Estado y Excepciones. Artículo 48 de la Ley.

Aprobará las prórrogas, modificaciones o ampliaciones, así como las rescisiones de los contratos administrativos derivados de las licitaciones y cotizaciones y contratos procedentes de otras formas de adquisición pública. Artículo 48 de la Ley.

Autorizará a la Autoridad Administrativa Superior realizar la compra directa por ausencia de ofertas en los procesos de cotización y licitación.

Emitirá resolución para dejar sin efecto la adjudicación en los eventos de licitación, y mandará a ejecutar la Garantía de Sostenimiento de Oferta, conforme a los presupuestos establecidos en el artículo 53 del Reglamento de la Ley.

Nota: Conforme a lo establecido en el artículo 22 del Xxxxxxx Xxxxxx 00-00 xxx Xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx, dentro de las atribuciones del Jefe del Estado Mayor de la Defensa Nacional, está la de sustituir al Ministro de la Defensa Nacional por ausencia temporal de éste.

Verificará la idoneidad de los servidores públicos que integrarán las juntas de cotización, dejando constancia por escrito de todas las acciones realizadas para su integración. Artículo 11 de la Ley y 12 del Reglamento de la Ley.

Nombrará las juntas de cotización. Artículo 11 de la Ley y 12 del Reglamento.

Resolverá los impedimentos y excusas para integrar juntas de cotización debidamente justificadas. Artículo 12 y 13 de la Ley y 10 del Reglamento de la Ley.

Aprobará el costo estimado para los eventos a realizar. Artículo 29, 4to. párrafo de la Ley.

Será responsable de que los precios e índices que se apliquen en las modalidades de compra y casos de excepción correspondan a los precios de un mercado en condiciones de competencia.

Será responsable de velar por que en el Sistema GUATECOMPRAS se publiquen todos los documentos que sustenten los precios empleados en la adjudicación de concursos o empleados en modalidades no competitivas o de excepción.

Velará por la emisión de los o el dictamen jurídico en la fase del proceso que corresponda.

Aprobará o improbará la autorización de la prórroga del plazo para adjudicar, solicitada por parte de la junta de cotización o licitación. Art. 21, 4to. párrafo del Reglamento de la Ley.

Aprobará o improbará lo actuado por la junta de cotización. Art. 36 y 42 de la Ley.

Aprobará o improbará lo actuado por la comisión receptora de manifestación de interés, dentro del proceso de Adquisición con Proveedor Único. Artículos 43, inciso c) y 45 de la Ley.

Prescindir de la negociación en eventos de cotización. Artículo 37 de la Ley.

Suscribirá los contratos derivados de procesos de contratación pública, en su calidad de Autoridad Administrativa Superior, por delegación del Ministro de la Defensa Nacional. Artículo 47 de la Ley.

Suscribirá las Actas de Negociación, en su calidad de Autoridad Administrativa Superior en los eventos de cotización y licitación. Artículo 50 de la Ley.

Aprobará las modificaciones de bases (adenda) en los procesos de cotización y licitación. Artículos 19 Bis, 39 Bis y 40 de la Ley.

Aprobará la prórroga del plazo para recibir ofertas por ausencia de ofertas. Artículo 32 y 41 de la Ley.

Suscribirá las prórrogas, modificaciones, ampliaciones y rescisiones de los contratos administrativos derivados de las licitaciones y cotizaciones y contratos procedentes de otras formas de adquisición pública, previa delegación por parte de la autoridad superior.

Aprobará la compra directa por ausencia de ofertas cuando ésta se derive de un proceso de cotización o licitación, previa autorización de la autoridad superior. Artículos 32, 41 y 43 de la Ley y 27 del Reglamento de la Ley.

Delegará la firma para la suscripción de los contratos derivados de los procesos de adquisición de Bienes Importados.

Aprobará los contratos derivados de los procesos de adquisición de Bienes Importados.

Aplicará supletoriamente las disposiciones en materia de licitación, en el régimen de cotización en lo que fuere aplicable. Artículo 42 de la Ley.

Nombrará a la comisión receptora de ofertas en la modalidad de adquisición con Proveedor Único. Artículo 43, literal c) de la Ley y Artículo 28 del Reglamento de la Ley.

Suscribirá los contratos de Arrendamiento de bienes inmuebles contemplados en las modalidades y procedimientos xx Xxx. Artículo 43, literal e) de la Ley.

Nombrará las comisiones receptoras y liquidadoras de los contratos suscritos y aprobados. Artículos 55 y 56 de la Ley y 46 del Reglamento de la Ley.

Aprobará las liquidaciones de los contratos correspondientes. Artículo 57 de la Ley y artículos 47 y 48 del Reglamento de la Ley.

Suscribirá los finiquitos de las obligaciones contractuales, derivados de las adquisiciones.

Agotará la vía administrativa y conciliatoria, en las controversias derivadas de contratos administrativos.

Emitirá resolución para dejar sin efecto la adjudicación en los eventos de cotización y los que de acuerdo con la modalidad fueren de su competencia, y mandará a ejecutar la Garantía de Sostenimiento de Oferta, conforme a los presupuestos establecidos en el artículo 53 del Reglamento de la Ley.

Velará que se consigne dentro del perfil de la unidad ejecutora en el Sistema GUATECOMPRAS, el enlace que permita acceder al Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones del Ministerio de la Defensa Nacional vigente y actualizado. Artículo 12 de la Resolución No. 001-2022 de la Dirección General de Adquisiciones del Estado.

Recibir las ofertas y aperturar las plicas presentadas por los oferentes, verificará en el Sistema GUATECOMPRAS si se presentaron ofertas electrónicas.

Revisar la documentación fundamental y no fundamental presentada por los oferentes.

Calificar las ofertas y adjudicar el negocio en forma objetiva, de conformidad con los criterios de calificación establecidos en la ley, su reglamento y bases aprobadas. Artículo 28 de la Ley.

Solicitar a la autoridad administrativa superior prórroga del plazo para la adjudicación en caso fuera necesario, debiendo justificar los motivos de la solicitud. Art. 21 del Reglamento de la Ley.

Clasificar sucesivamente a los otros oferentes, definiendo el segundo lugar en caso de incumplimiento en la suscripción del contrato por parte del adjudicatario.

Suscribir el acta de recepción de ofertas y apertura de plicas; así como el acta de adjudicación, rectificación, ampliación, revisión, confirmación o modificación y otras actuaciones dentro del proceso de contratación, debiendo remitir dichos documentos a la autoridad competente de conformidad a la Ley para que sean publicados en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado -GUATECOMPRAS- dentro del plazo establecido en la Ley.

Realizar las notificaciones que le correspondan de conformidad con la Ley.

Dar respuesta a las inconformidades dentro del proceso de contratación.

Cumplir con las demás funciones que sean de su competencia, conforme a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento (Tomando en cuenta lo que establecen los artículos 19 y 20 de la Ley).

Solicitar a los oferentes las aclaraciones y muestras que consideren pertinentes, conforme a lo que establece el artículo 27 de la Ley.

Verificar la autenticidad de las Fianzas de Sostenimiento de Oferta presentadas por los oferentes, conforme a lo establecido en el artículo 69 de la Ley.

Tomar fotografías (cuando aplique) de las muestras recibidas y adjuntarlas al expediente de compra o contratación, cuando sea el caso.

En caso la Junta tenga conocimiento de indicios de pacto colusorio, presentar la denuncia a las autoridades correspondientes. Artículo 25 Bis de la Ley.

Deberá verificar a través de visita, la existencia, ubicación, dirección, operaciones y funcionamiento de las entidades oferentes, de conformidad a la documentación, patentes de comercio de empresa y de sociedad, con los cuales acredita su existencia; debiendo rendir informe a la autoridad que emitió su nombramiento, anexando fotografías de las instalaciones y/o edificaciones visitadas.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 01

CREACIÓN DE USUARIOS EN EL SISTEMA GUATECOMPRAS

No. de pasos: 04

Inicia: Solicitud de usuario

Termina: Cambio de contraseña

Paso	Responsable	Descripción
1	Autoridad Administrativa Superior	Solicitará a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del Ministerio de la Defensa Nacional: 1. Usuario Comprador Hijo Operador; y 2. Usuario Comprador Hijo Autorizador, consignando nombres completos de cada usuario, adjuntando los datos siguientes: Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI-. Fotocopia de la Constancia de Inscripción y Actualización de Datos al Registro Tributario Unificado -RTU- (actualizado al ejercicio fiscal vigente). Nombre, número de teléfono y correo electrónico de la unidad ejecutora. Dirección de la unidad ejecutora. Nombre completo del usuario y correo electrónico. Puesto que desempeña.
2	Usuario Comprador Padre DGCAMDN	Recibe y revisa solicitud que se adjunten los requisitos y documentos. Cumple con los requisitos y documentos: Crea usuario. No cumple con los requisitos y documentos: Devuelve solicitud a la autoridad administrativa superior para que los adjunte.
3	Usuario Comprador Padre DGCAMDN	Crea usuario y entrega al solicitante. Capacita sobre el uso del Sistema GUATECOMPRAS.
4	Usuarios de GUATECOMPRAS	Ingresa por primera vez al Sistema GUATECOMPRAS. Cambia contraseña y cada noventa (90) días deberá ingresar y cambiar su contraseña para que el sistema no lo bloquee.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 02

RÉGIMEN DE COTIZACIÓN

Montos de Q90,000.01 a Q900,000.00

No. de pasos: 38

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Nombramiento Comisión Receptora y Liquidadora

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	El centro de costo identifica la necesidad y traslada la solicitud a la unidad ejecutora, mediante oficio adjuntando el proyecto de los siguientes documentos: Oficio de justificación de la necesidad. Especificaciones Técnicas. Dictamen Técnico. Proyecto de Bases. Anexos de las Bases. Solicitud de Xxxxxx (firmada por el jefe del centro de costo o por quien realice sus funciones). Boleta de proforma de precios de referencia de los bienes, insumos o servicios a adquirir. Solicitud del Dictamen Presupuestario.
2	Unidad Ejecutora	Recibe los documentos indicados en el paso 1 de este procedimiento, los revisa y emite proyecto de los siguientes documentos: Reporte de Precios de Referencia. Certificación del Plan Anual de Compras -PAC-. Modelo de contrato. Invitación a cotizar. Dictamen Presupuestario Nota: En caso de que la unidad ejecutora realice un evento derivado de las necesidades de diferentes centros de costo, consolidará la solicitud de pedido y el oficio de necesidad indicando el requerimiento de los centros de costo involucrados, debiendo firmar estos consolidados la persona que se designe para el efecto.
3	Unidad Ejecutora	A través de su asesoría legal revisa el expediente completo a efecto llene los requisitos de forma y fondo.
4	Unidad Ejecutora	Revisado el expediente remite a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
5	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe, analiza y revisa el expediente; si hubiera observaciones o correcciones devolverá el expediente a la unidad ejecutora responsable para que las subsane.
6	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Efectuadas las correcciones al proyecto de bases, éste se publica en el Sistema GUATECOMPRAS. El proyecto de bases debe permanecer por un plazo no menor de tres (3) días hábiles en el Sistema GUATECOMPRAS. Durante este plazo las personas interesadas pueden efectuar comentarios o sugerencias al proyecto de bases del concurso, que permitan mejorar su contenido; de haber algún comentario o sugerencia la unidad ejecutora remitirá respuesta firmada y sellada por la persona que corresponda, la cual debe ser clara de forma técnica y/o legal, a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que proceda a la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS. Las respuestas deben ser publicadas dentro de los tres (3) días hábiles a partir de su presentación.
7	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publicado el proyecto de bases, solicita a la unidad ejecutora que proponga a los integrantes de la junta de cotización. Conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 32).
8	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Vencido el plazo del proyecto de bases, la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., pondrá en conocimiento a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable del evento, a efecto emita la resolución de aprobación de los documentos de cotización, para ser publicadas en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS.
9	Unidad Ejecutora y Centro de Costo	Unidad ejecutora en coordinación con el centro de costo gestiona y tramita los documentos que conforman el expediente.
10	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior remite el expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, para que emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación de los documentos de cotización.
11	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Analiza y revisa el expediente, rubrica las bases y anexos, emite dictamen y proyecto de resolución de aprobación de los documentos de cotización.
12	Jefe de la Unidad Ejecutora	Rubrica y sella las bases y anexos previo a ser aprobadas por la autoridad administrativa superior.
13	Autoridad Administrativa Superior	Aprueba las bases y remite el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su publicación en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS. Artículo 21 de la LEY.
14	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe, analiza, revisa y verifica el estado del proceso; si hubiera observaciones o correcciones devolverá el expediente a la unidad ejecutora responsable para que las subsane.
15	Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., y Unidad Ejecutora	Efectuadas las correcciones al expediente se publica en el Sistema GUATECOMPRAS, las bases en definitiva de conformidad a lo requerido por el referido sistema. Se deben incluir los siguientes documentos: Bases. Anexos de las Bases. Dictamen Jurídico. Resolución de Aprobación de los documentos de cotización. Solicitud de pedido. Dictamen Técnico (firmado y sellado, consignándose el Número de Identificación Tributaria de la persona que lo elaboró). Criterios de Calificación (se consigna manualmente en el sistema los establecidos en las bases). Formulario de Oferta. Modelo de Contrato, congruente con el objeto del evento. Invitación a Cotizar firmada y sellada por la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora. Nota: los siguientes documentos se publicarán posteriormente: Oficio de justificación de la necesidad. Especificaciones Técnicas (firmadas y selladas, consignándose el Número de Identificación Tributaria de la persona que las elaboró). Dictamen Presupuestario emitido por el Departamento Presupuestario de la unidad ejecutora compradora (firmado y sellado por quien lo emite, consignando su Número de Identificación Tributaria). Entre la publicación de la invitación a cotizar y las bases en GUATECOMPRAS y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas, deberá mediar un plazo mínimo de ocho (8) días hábiles. Posterior a la publicación a bases en definitivas se remite expediente del personal propuesto para integrar la junta de cotización a la unidad ejecutora para que procedan con el nombramiento respectivo. Conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 32).
16	Unidad Ejecutora y Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Publicado las bases en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS, si hubiera solicitudes de aclaración por los oferentes interesados (las cuales podrán ser realizadas hasta tres (3) días hábiles antes de la presentación de ofertas), la unidad ejecutora remitirá respuesta firmada y sellada por la persona que corresponda, a efecto la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., realice la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS. Las respuestas aclaratorias deben ser publicadas a más tardar dos (2) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de ofertas y apertura de plicas.
17	Unidad Ejecutora	Modificará las bases, por iniciativa propia (de oficio) o derivado de una solicitud de aclaración. Las modificaciones a las bases serán publicadas en el Sistema GUATECOMPRAS por el jefe de la unidad ejecutora, previa revisión de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., y formarán parte integral del expediente. Las modificaciones deberán estar sustentadas con los siguientes documentos: Dictamen Jurídico Resolución de aprobación de la modificación de bases (adenda) Modificación de bases (adenda) Especificaciones Técnicas (cuando aplique) Dictamen Técnico (cuando aplique) Cuando se modifiquen las bases se deberá otorgar un plazo no menor de ocho (8) días hábiles para que los oferentes puedan adecuar sus ofertas.
18	Junta de Cotización	Recibe las ofertas y demás documentos de cotización, en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases. Transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará alguna más y la junta procederá al acto público de apertura de plicas. De todo lo actuado la junta lo hará constar en acta. Si no se presentan ofertas, previo a suscribir el acta correspondiente, la junta deberá asegurarse de que no se hubiera presentado ni registrado oferta electrónica alguna en el Sistema GUATECOMPRAS, y lo hará de conocimiento de la autoridad administrativa superior, quien previo dictamen del asesor jurídico de la unidad ejecutora, emitirá resolución para prorrogar el plazo de recepción de ofertas y apertura de plicas por ocho (8) días hábiles, debiéndose publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. Sí aun así no se presentan ofertas, la junta lo hace constar en acta y pone en conocimiento a la autoridad administrativa superior. La junta será responsable de entregar oportunamente el acta de recepción de ofertas y apertura de plicas, el listado de oferentes y fianza de sostenimiento de oferta con su certificado de autenticidad al analista de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., o en su defecto a la unidad ejecutora, para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS, a más tardar el día hábil siguiente a la recepción de ofertas y apertura de plicas.
19	Junta de Cotización	La junta solicitará a través del Sistema GUATECOMPRAS a los oferentes, los documentos no fundamentales que no fueron presentados en el expediente de la plica o que se requiera ser subsanados.
20	Junta de Cotización	La junta podrá solicitar a través del Sistema GUATECOMPRAS a los oferentes, las aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando se refieran a requisitos y condiciones relacionados con la compra o contratación que se trate, que haya sido solicitado en las bases y que sea económica y físicamente posibles. Art. 27 de La Ley. Nota: en eventos en los que en las bases se consignó la presentación o requerimiento de muestras, la junta deberá considerar el procedimiento 42 del presente manual para la solicitud y evaluación de las mismas. Las muestras no serán devueltas.
21	Junta de Cotización, Unidad Ejecutora o Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Elaborará el acta de adjudicación, en la cual debe hacer constar sus actuaciones, dentro del plazo que señalen las bases, debiendo adjudicar al oferente que ajustándose a los requisitos y condiciones de las bases haya presentado la oferta más conveniente para los intereses de la unidad requirente. La junta hará también una calificación de los oferentes que clasifiquen sucesivamente. En el caso que el adjudicatario no suscribiere contrato, la negociación podrá llevarse a cabo con solo el subsiguiente clasificado en su orden. Artículo 33 de la Ley. El acta de adjudicación debe contener los cuadros o detalles de la evaluación efectuada a cada una de las ofertas recibidas, conteniendo los criterios de calificación. En aquellos casos en que las bases no hayan establecido plazo para adjudicación, éste no será menor de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha señalada para la recepción de ofertas y apertura de plicas. La junta puede solicitar por única vez prórroga para adjudicar, la cual podrá ser por el mismo plazo o menor, dicha prórroga debe ser justificada por la junta ante la Autoridad administrativa superior, y debe ser realizada por lo menos dos (02) días hábiles anteriores al vencimiento del plazo establecido para la adjudicación; quien puede autorizarla por las razones expuestas en un plazo de un día hábil posterior a la recepción de la solicitud, la cual debe ser publicada en el Sistema GUATECOMPRAS. Dicha autorización se realizará mediante Resolución previo dictamen jurídico. La junta será responsable de entregar oportunamente el acta al analista de la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., o en su defecto a la unidad ejecutora, para que ésta se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, a más tardar a los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su emisión.
22	Junta de Cotización	Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la junta solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación del acta de adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS; mismas que la junta responderá a través de dicho sistema, en un plazo no mayor de cinco (5) días calendario a partir de su presentación. Art. 35 de la Ley.
23	Junta de Cotización	Publicada en el Sistema GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas las inconformidades si las hubiere, la junta remitirá el expediente por medio de oficio a la autoridad administrativa superior o a través de la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, para que apruebe o impruebe lo actuado por la junta con causa justificada, dentro de los cinco (5) días de recibido el expediente. Si imprueba, se estará a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado.
24	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior solicita a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación, improbación de lo actuado por la junta.
25	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Recibe, analiza, emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la junta y traslada el expediente a la autoridad administrativa superior.
26	Autoridad Administrativa Superior	Emite resolución y remite el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para que se proceda con la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
27	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publica la resolución de aprobación, improbación o prescindir, en el Sistema GUATECOMPRAS, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la emisión, debiendo imprimir la constancia respectiva y adjuntarla al expediente. Y transcurrido el plazo xx xxxx (10) días hábiles (plazo de impugnaciones) después de la notificación de la resolución de aprobación de lo actuado por la junta, la adjudicación es definitiva.
28	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Posteriormente a la publicación de la aprobación de lo actuado por la junta, publicará en el apartado de “publicar otros documentos”, lo siguiente: Certificación del Plan Anual de Compras, en la que conste la programación de dicha adquisición (firmado y sellado por el jefe de compras con el visto bueno del jefe de la unidad ejecutora). Reporte de precios de referencia.
29	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publicada la resolución de aprobación de lo actuado por la junta en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la autoridad administrativa superior responsable del evento, para que, una vez vencido el plazo de impugnaciones, proceda a la suscripción del contrato o acta de negociación correspondiente, contando para ello con el plazo xx xxxx (10) días hábiles posteriores a la adjudicación definitiva. Debiendo contar previamente con la delegación de firma del contrato por parte de la autoridad superior y CDP, plazo que no debe superar la suscripción del contrato.
30	Unidad Ejecutora	La asesoría jurídica de la unidad ejecutora procede a la elaboración del contrato administrativo o acta de negociación y previa coordinación se presenta a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para revisión de dicho documento con el departamento legal.
31	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior en el plazo de impugnaciones solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
32	Autoridad Administrativa Superior	Suscribirá el acta de negociación sin necesidad de delegación de firma y aprobación del acta; dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del acta, el proveedor deberá presentar garantía de cumplimiento, mediante fianza, adjuntando certificado de autenticidad (el contratista debe presentar oficio adjuntando fianza y debe colocársele sello y firma con fecha de recepción). El acta debe publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS después de presentada la fianza de cumplimiento.
33	Unidad Ejecutora	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista (contratista debe presentar oficio adjuntando fianza y debe colocarse sello y firma con fecha de recepción), la autoridad administrativa superior remitirá el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación de las cláusulas del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
34	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de la aprobación del mismo.
35	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite copia del contrato aprobado a la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
36	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publicado y notificado el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la Autoridad administrativa superior para que proceda con la publicación correspondiente del contrato en el portal online de la Contraloría General de Cuentas.
37	Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro y verificará que la cuentadancia sea la correcta. Dicha constancia deberá ser remitida a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
38	Autoridad Administrativa Superior	Aprobado el contrato, la Autoridad administrativa superior, nombrará la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 33).

Dirección General Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 03

RÉGIMEN DE LICITACIÓN

Montos de Q900,000.01 en adelante

No. de pasos: 42

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Nombramiento Comisión Receptora y Liquidadora

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	El centro de costo identifica la necesidad y traslada la solicitud a la unidad ejecutora, mediante oficio adjuntando el proyecto de los siguientes documentos: Oficio de justificación de la necesidad. Especificaciones Técnicas. Dictamen Técnico. Proyecto de Bases. Anexos de las Bases. Solicitud de Xxxxxx (firmada por el jefe del centro de costo o por quien realice sus funciones). Boleta de proforma de precios de referencia de los bienes, insumos o servicios a adquirir. Solicitud del Dictamen Presupuestario
2	Unidad Ejecutora	Recibe los documentos indicados en el paso 1 de este procedimiento, los revisa y emite proyecto de los siguientes documentos: Reporte de Precios de Referencia. Certificación del Plan Anual de Compras -PAC- Modelo de contrato. Dictamen Presupuestario Nota: En caso de que la unidad ejecutora realice un evento derivado de las necesidades de diferentes centros de costo, consolidará la solicitud de pedido y el oficio de necesidad indicando el requerimiento de los centros de costo involucrados, debiendo firmar estos consolidados la persona que se designe para el efecto.
3	Unidad Ejecutora	A través de su asesoría legal revisa el expediente completo a efecto llene los requisitos de forma y fondo.
4	Unidad Ejecutora	Revisado el expediente remite a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
5	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Rexxxx, analiza y revisa el expediente y si hubiera observaciones o correcciones devolverá el expediente a la Unidad Ejecutora responsable para que las subsane.
6	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Efectuadas las correcciones al proyecto de bases, éste se publica en el Sistema GUATECOMPRAS. El proyecto de bases debe permanecer por un plazo no menor de tres (3) días hábiles en el Sistema GUATECOMPRAS. Durante este plazo las personas interesadas pueden efectuar comentarios o sugerencias al proyecto de bases del concurso, que permitan mejorar su contenido; de haber algún comentario o sugerencia la unidad ejecutora remitirá respuesta firmada y sellada por la persona que corresponda, la cual debe ser clara de forma técnica y/o legal, a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que proceda a la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS. Las respuestas deben ser publicadas dentro de los tres (3) días hábiles a partir de su presentación.
7	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Publicado el Proyecto de Bases, solicita a la unidad ejecutora que proponga a los integrantes de la junta de licitación, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 32).
8	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Vencido el plazo del proyecto de bases, la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., pondrá en conocimiento a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable del evento, a efecto emita la resolución de aprobación de los documentos de licitación, para ser publicadas en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS.
9	Unidad Ejecutora y Centro de Costo	Unidad Ejecutora en coordinación con el Centro de Costo gestiona las firmas de los documentos que conforman el expediente.
10	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior, remite el expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, para que emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación de los documentos de licitación.
11	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Analiza y revisa el expediente, rubrica las bases y anexos, emite dictamen y proyecto de resolución de aprobación de los documentos de licitación.
12	Jefe de la Unidad Ejecutora	Rubrica y sella las bases y anexos previo a ser aprobadas por la autoridad administrativa superior.
13	Autoridad Administrativa Superior	Aprueba las bases y remite expediente a la Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN., para su publicación en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS. Artículo 21 de la LEY.
14	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Recibe, analiza, revisa y verifica el estado del proceso; si hubiera observaciones o correcciones devolverá el expediente a la unidad ejecutora responsable para que las subsane.
15	Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., y Unidad Ejecutora	Efectuadas las correcciones al expediente publica en el Sistema GUATECOMPRAS, en bases en definitiva, de conformidad a lo requerido por el referido sistema. Se deben incluir los siguientes documentos: Bases. Anexos de las Bases. Dictamen Jurídico. Resolución de Aprobación de los documentos de licitación. Solicitud de pedido. Dictamen Técnico (firmado y sellado, consignándose el Número de Identificación Tributaria de la persona que lo elaboró). Criterios de Calificación (se consigna manualmente en el sistema). Formulario de Oferta. Modelo de contrato congruente al objeto del evento. Convocatoria de Licitación. Nota: los siguientes documentos se publicarán posteriormente: Oficio de justificación de la necesidad. Especificaciones Técnicas (firmadas y selladas, consignándose el Número de Identificación Tributaria de la persona que las elaboró). Dictamen Presupuestario emitido por el Departamento Presupuestario de la unidad ejecutora compradora (firmado y sellado por quien lo emite, consignando su Número de Identificación Tributaria). La convocatoria de Licitación se deberá publicar en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado GUATECOMPRAS, y una vez en el Diario Oficial. Entre ambas publicaciones debe mediar un plazo no mayor de cinco (5) días calendario. Entre la publicación en GUATECOMPRAS y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas deben trascurrir por lo menos cuarenta (40) días calendario. El analista de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., deberá remitir el mismo día de la publicación de las bases la convocatoria de licitación a la unidad ejecutora responsable del evento, quien hará la publicación en el Diario Oficial, y remitirá a la Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN., la certificación emitida por el diario, para integrarla al expediente respectivo. Posterior a la publicación a bases en definitivas el analista de la Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN., realiza el procedimiento para nombrar al personal propuesto para integrar la junta de licitación. Conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 32).
16	Unidad Ejecutora y Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Publicado las bases en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS, si hubiera solicitudes de aclaración por los oferentes interesados (las cuales podrán ser realizadas hasta tres (3) días hábiles antes de la presentación de ofertas), la unidad ejecutora remitirá respuesta firmada y sellada por la persona que corresponda, a efecto la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., realice la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS. Las respuestas aclaratorias deben ser publicadas a más tardar dos (2) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de ofertas y apertura de plicas.
17	Unidad Ejecutora	Modificará las bases, por iniciativa propia (de oficio) o derivado de una solicitud de aclaración. Las modificaciones a las bases serán publicadas en el Sistema GUATECOMPRAS por el jefe de la unidad ejecutora, previa revisión de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., y formarán parte integral del expediente. Las modificaciones deberán estar sustentadas con los siguientes documentos: Dictamen Jurídico Resolución de aprobación de la modificación de bases (adenda) Modificación de bases (adenda) Especificaciones Técnicas (cuando aplique) Dictamen Técnico (cuando aplique) Cuando se modifiquen las bases se deberá otorgar un plazo razonable no menor de ocho (8) días hábiles para que los oferentes puedan adecuar sus ofertas.
18	Junta de Licitación	Recibe las ofertas y demás documentos de licitación, en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases. Transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará alguna más y la junta procederá al acto público de apertura de plicas. De todo lo actuado la junta lo hará constar en acta. Si no se presentan ofertas, previo a suscribir el acta correspondiente, la junta deberá asegurarse de que no se hubiera presentado ni registrado oferta electrónica alguna en el Sistema GUATECOMPRAS, y lo hará de conocimiento de la autoridad administrativa superior, quien previo dictamen del asesor jurídico de la unidad ejecutora, emitirá resolución para prorrogar el plazo de recepción de ofertas y apertura de plicas por ocho (8) días hábiles, debiéndose publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. Sí aun así no se presentan ofertas, la junta lo hace constar en acta y pone en conocimiento a la autoridad administrativa superior. La junta será responsable de entregar oportunamente el acta de recepción de ofertas y apertura de plicas, el listado de oferentes y fianza de sostenimiento de oferta con su certificado de autenticidad al analista de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., o en su defecto a la unidad ejecutora, para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS, a más tardar el día hábil siguiente a la recepción de ofertas y apertura de plicas.
19	Junta de Licitación	La junta solicitará a través del Sistema GUATECOMPRAS a los oferentes, los documentos no fundamentales que no fueron presentados en el expediente de la plica o que se requiera ser subsanados.
20	Junta de Licitación	La junta podrá solicitar a través del Sistema GUATECOMPRAS a los oferentes, las aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando se refieran a requisitos y condiciones relacionados con la compra o contratación que se trate, que haya sido solicitado en las bases y que sea económica y físicamente posibles. Art. 27 de La Ley. Nota: en eventos en los que en las bases se consignó la presentación o requerimiento de muestras, la junta deberá considerar el procedimiento 42 del presente manual para la solicitud y evaluación de las mismas. Las muestras no serán devueltas.
21	Junta de Licitación, Unidad Ejecutora o Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Elaborará el acta de adjudicación, en la cual deben hacer constar sus actuaciones, dentro del plazo que señalen las bases, debiendo adjudicar al oferente que, ajustándose a las requisitos y condiciones de las bases, haya presentado la oferta más conveniente para los intereses de la unidad requirente. La junta hará también una calificación de los oferentes que clasifiquen sucesivamente. En el caso que el Adjudicatario no suscribiere contrato, la negociación podrá llevarse a cabo con solo el subsiguiente clasificado en su orden. Artículo 33 de la Ley. El acta de adjudicación debe contener los cuadros o detalles de la evaluación efectuada a cada una de las ofertas recibidas, conteniendo los criterios de calificación. En aquellos casos en que las bases no hayan establecido plazo para adjudicación, este no será menor de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha señalada para la recepción y apertura de plicas, la junta puede solicitar por única vez prórroga para adjudicar, la cual podrá ser por el mismo plazo o menor, dicha prórroga debe ser justificada por la junta ante la Autoridad administrativa superior, y debe ser realizada por lo menos dos (02) días hábiles anteriores al vencimiento del plazo establecido para la adjudicación; quien puede autorizarla por las razones expuestas en un plazo de un día hábil posterior a la recepción de la solicitud, la cual debe ser publicada en el en el Sistema GUATECOMPRAS. Dicha autorización se realizará mediante Resolución previo dictamen jurídico. La junta será responsable de entregar oportunamente el acta al analista de la Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN., o en su caso a la unidad ejecutora, para que ésta se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, a más tardar a los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su emisión.
22	Junta de Licitación	Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la junta solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación del acta de adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS; mismas que la junta responderá a través de dicho sistema, en un plazo no mayor de cinco (5) días calendario a partir de su presentación. Art. 35 de la Ley.
23	Junta de Licitación	Publicada en el Sistema GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas las inconformidades si las hubiere, la junta remitirá el expediente por medio de oficio a la autoridad superior, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, a través de la Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN., para que apruebe o impruebe lo actuado por la junta con causa justificada, dentro de los cinco (5) días de recibido el expediente. Si imprueba, se estará a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado.
24	Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Recibe expediente y lo traslada al Departamento Legal de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que emita dictamen y proyecto de resolución.
25	Departamento Legal de la DGCAMDN.	Recibe, analiza, emite dictamen y elabora proyecto de resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la junta.
26	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que continúe con el trámite de aprobación, improbación o derecho de prescindir por parte de la autoridad superior.
27	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Recibe y remite el expediente a la Dirección General Administrativa del MDN., para la emisión de la resolución de la aprobación o improbación de lo actuado por la junta por parte del a autoridad superior.
28	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para que continue con el trámite de la emisión de la resolución por parte de la autoridad superior.
29	Autoridad Superior	Emite resolución y traslada el expediente al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.
30	Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que se proceda con la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
31	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Publica la resolución de aprobación, improbación o prescindir, en el Sistema GUATECOMPRAS, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la emisión, debiendo imprimir la constancia respectiva y adjuntarla al expediente. Y transcurrido el plazo xx xxxx (10) días hábiles (plazo de impugnaciones) después de la notificación de la resolución de aprobación de lo actuado por la junta, la adjudicación es definitiva.
32	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Posteriormente a la publicación de la aprobación de lo actuado por la junta, publicará en el apartado de “publicar otros documentos”, lo siguiente: Certificación del Plan Anual de Compras, en la que conste la programación de dicha adquisición (firmado y sellado por el jefe de compras con el visto bueno del jefe de la unidad ejecutora). Reporte de precios de referencia.
33	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Publicada la resolución de aprobación de lo actuado por la junta en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la autoridad administrativa superior responsable del evento, para que, una vez vencido el plazo de impugnaciones, proceda a la suscripción del contrato o acta de negociación correspondiente contando para ello con el plazo xx xxxx (10) días hábiles posteriores a la adjudicación definitiva. Debiendo contar previamente con la delegación de firma del contrato por parte de la autoridad superior y CDP, plazo que no debe superar la suscripción del contrato.
34	Unidad Ejecutora	La asesoría jurídica de la unidad ejecutora procede a la elaboración del contrato administrativo o acta de negociación y previa coordinación se presenta a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para revisión de dicho documento con el departamento legal.
35	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior en el plazo de impugnaciones solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
36	Autoridad Administrativa Superior	Suscribirá el Acta de Negociación sin necesidad de delegación de firma y aprobación del acta; dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del acta, el proveedor deberá presentar garantía de cumplimiento, mediante fianza, adjuntando certificado de autenticidad (el contratista debe presentar oficio adjuntando fianza y debe colocársele sello y firma con fecha de recepción). El acta debe publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS después de presentada la fianza de cumplimiento.
37	Unidad Ejecutora	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista (contratista debe presentar oficio adjuntando fianza y debe colocarse sello y firma con fecha de recepción), la autoridad administrativa superior remitirá el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación de las cláusulas del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
38	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de la aprobación del mismo.
39	Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Remite copia del contrato aprobado a la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
40	Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.	Publicado y notificado el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la autoridad administrativa superior para que proceda con la publicación correspondiente del contrato en el portal online de la Contraloría General de Cuentas.
41	Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro y verificará que la cuentadancia sea la correcta. Dicha constancia deberá ser remitida a la Dirección General de Coxxxxx x Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
42	Autoridad Administrativa Superior	Aprobado el contrato, la Autoridad administrativa superior, nombrará la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 33).

Dirección General Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 04

COMPRA POR BAJA CUANTÍA

Montos que no sobrepasen los Q25,000.00

No. de pasos: 09

Inicia: Programación

Termina: Pago al proveedor

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Emite y remite a la unidad ejecutora los siguientes documentos: Solicitud de pedido (debidamente justificada, firmada y sellada por el comandante, jefe o director; y del oficial logístico o administrativo, o en su ausencia por el contador del centro de costo). Una (1) boleta de referencia de precios (mínimo) Pre-orden de compra. Especificaciones o características del bien, suministro, servicio u obra a adquirir, con firma de quien solicita el bien o insumo.
2	Unidad Ejecutora	Rexxxx, revisa y autoriza la solicitud de pedido y la pre-orden de compra.
3	Unidad Ejecutora	Genera y aprueba la orden de compra (unidad ejecutora consolida y adjudica), debiendo remitirla a su respectivo centro de costo.
4	Centro de Costo	Recibe la orden de compra, coordina con el proveedor la recepción de los bienes, suministros o servicios, así como la factura respectiva.
5	Centro de Costo	Elabora Formulario 1-H para ingreso xx xxxxxxx e inventario, cuando corresponda.
6	Centro de Costo	Publica dentro del plazo de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de emisión de la factura en el Sistema GUATECOMPRAS, los siguientes documentos: a) solicitud de pedido; b) factura electrónica en línea legalizada (visada); y c) otros que conforman el expediente, para generar NPG.
7	Centro de Costo	Suscribirá el Acta de Negociación con el propósito de hacer constar la recepción de los bienes, suministros o servicios, con las siguientes personas: a) el oficial logístico o administrativo; b) el contador; y c) el ecónomo, encargado de inventarios o el encargado xxx xxxxxxx (según corresponda), la cual podrá ser por cada factura recibida o podrán consolidar en una sola acta varias facturas emitidas, de forma semanal, quincenal o mensual, conforme a la necesidad de cada unidad ejecutora. Con respecto a la publicación del Acta de Negociación, ésta podrá publicarse junto con los documentos indicados en el numeral 6 de este procedimiento, o bien agregarla con posterioridad a la publicación del NPG en la opción “Agregar anexos a publicación (NPG)”. Para efectos de publicación del Acta de Negociación deberá realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la emisión de la misma. Nota: El Acta de Negociación deberá ser suscrita en papel membretado del Ministerio de la Defensa Nacional debidamente firmada y sellada por los suscritos.
8	Centro de Costo	Remite expediente (póliza) a la unidad ejecutora para que ésta realice el proceso de pago en el SIGES, conformado por los documentos siguientes: Solicitud de Pedido. Especificaciones o características del bien, suministro, servicio u obra a adquirir, con firma de quien solicita el bien o insumo. Pre-orden de Compra. Orden de Compra. Factura Electrónica en Línea (FEL). Constancia de Publicación (NPG). Formulario 1-H. Acta de Negociación y su constancia de publicación (después de haberse suscrito). Otros documentos de respaldo que amparen la negociación, según correspondan.
9	Unidad Ejecutora	Realiza el procedimiento para hacer efectivo el pago al proveedor. La póliza pasa a formar parte del archivo de la sección de registro contable de la unidad ejecutora.

Dirección General Coxxxxx x Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 05

COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA

Montos de Q25,000.01 a Q90,000.00

No. de pasos: 28

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Liquidación

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	El centro de costo identifica la necesidad y traslada la solicitud a la unidad ejecutora, mediante oficio adjuntando los siguientes documentos: Oficio de justificación de la necesidad Oficio de precios de referencia (agregar de forma física tres (3) proformas de proveedores) Oficio en donde propone a tres (3) integrantes para conformar la junta receptora, calificadora y adjudicadora, debiendo adjuntar los siguientes documentos debidamente certificados: a) Fotocopia del Documento Personal de Identificación (DPI); b) Copia de la Constancia de Inscripción y Actualización de Datos al Registro Tributario Unificado (RTU) actualizada al ejercicio fiscal vigente; c) Constancia Laboral (indicando el historial de puestos y el renglón presupuestario bajo el cual labora, deberá estar en original). Solicitud de pedido firmada por el jefe del centro de costo Especificaciones Técnicas firmadas por persona idónea, incluyendo Número de Identificación Tributaria (NIT) Dictamen Técnico (firmado por persona diferente a quien elaboró las Especificaciones Técnicas) incluyendo el Número de Identificación Tributara (NIT) Especificaciones generales (cuando proceda) Disposiciones especiales (cuando proceda) Criterios de calificación Condiciones de entrega y forma de pago Y otros que se consideren necesarios
2	Unidad Ejecutora	Rexxxx xxpediente, verifica que contenga los documentos descritos en el paso No. 1. Si no cumple, devuelve el expediente al Centro de Costo para que subsane. Verifica que el bien, servicio y/o insumo se encuentre incluido en el Plan Anual de Compras. Elabora términos de referencia o bases de compra directa. Elabora proyecto de acta de negociación con el asesor jurídico de la unidad ejecutora. Traslada Solicitud de Pedido para firma de: Jefe de compras de la unidad ejecutora Jefe del departamento de presupuesto de la unidad ejecutora Jefe de la unidad ejecutora (autoriza) Autoridad administrativa superior (aprueba) Realiza la invitación a ofertar y la traslada a firma de la autoridad administrativa superior. Publica el evento en el Sistema GUATECOMPRAS. El tiempo para la recepción de ofertas debe indicarse en las bases o términos de referencia y en el Sistema GUATECOMPRAS. Entre la publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción debe mediar como mínimo un (01) día hábil. Nota: En caso de que la unidad ejecutora realice un evento derivado de las necesidades de diferentes centros de costo, consolidará la solicitud de pedido y el oficio de necesidad indicando el requerimiento de los centros de costo involucrados, debiendo firmar estos consolidados la persona que se designe para el efecto.
3	Unidad Ejecutora	Con el usuario autorizador de compras de la unidad ejecutora, autoriza la publicación de los documentos en el Sistema GUATECOMPRAS.
4	Unidad Ejecutora	Toda modificación de especificaciones, condiciones o requisito se realizará con una Nota Aclaratoria directamente en el Sistema GUATECOMPRAS antes de vencer el plazo para recibir ofertas.
5	Unidad Ejecutora	Publicada las bases o los términos de referencia en el Sistema GUATECOMPRAS, si hubiera solicitudes de aclaración por los oferentes interesados (las cuales podrán ser realizadas antes de que finalice el plazo para recibir ofertas), la unidad ejecutora debe publicar en el Sistema GUATECOMPRAS sus respuestas aclaratorias antes de concluir el tiempo de presentación de ofertas a través del sistema.
6	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior nombrará a través de orden administrativa de nombramiento a la junta receptora, calificadora y adjudicadora de compra directa con oferta electrónica que fue propuesta por el centro de costo, debiendo capacitarlos por parte de su asesoría jurídica previo a recibir ofertas.
7	Junta Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Compra Directa con Oferta Electrónica	Una vez vencido el plazo para recibir ofertas electrónicas elaboraran la constancia de recepción de ofertas y listado de oferentes en el libro de actas correspondiente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, teniendo como plazo un (1) día hábil posterior a la recepción de las ofertas para la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
8	Analista de la Unidad Ejecutora	Si no se presentaron ofertas, se prórroga el plazo por un (01) día hábil como mínimo, a través del oficio autorizado por el jefe de la unidad ejecutora. Nota: En caso de que no se reciba ninguna oferta por segunda vez, el evento se declarará desierto y el analista debe asignar en el Sistema GUATECOMPRAS el estatus de “Finalizado Desierto”. En virtud de la ausencia de ofertas y cumplido el procedimiento anterior, la autoridad correspondiente queda facultada para iniciar un nuevo proceso o contratar directamente con las condiciones y especificaciones solicitadas en el proceso competitivo que dio origen a la compra. Art. 27 del Reglamento. Podrá realizar el proceso de conformidad con los pasos 22 al 28 del presente procedimiento.
9	Unidad Ejecutora	Verifica que los oferentes estén habilitados y descarga las ofertas electrónicas y se las traslada a la Junta Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Compra Directa con Oferta Electrónica, para que procedan con el análisis, calificación y adjudicación del proceso.
10	Junta Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Compra Directa con Oferta Electrónica y Analista de la Unidad Ejecutora	La Junta Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Compra Directa con Oferta Electrónica, dentro del plazo establecido en las bases o términos de referencia realizará lo siguiente: Verificará que las ofertas electrónicas cumplan con los requisitos solicitados dentro de las bases o términos de referencia. Elaborará en el libro de actas correspondiente autorizado por la Contraloría General de Cuentas el cuadro de análisis, calificación y adjudicación de la oferta que contendrá la información de los oferentes, número de NIT, cantidad de insumos, descripción de los insumos, precio total, criterios de calificación, punteo en cada criterio, estatus de adjudicado o no adjudicado y observaciones. Entregará al día siguiente de haber tomado la decisión, al analista de la unidad ejecutora el cuadro de análisis, calificación y adjudicación de la oferta debidamente firmado para su autorización. Analista de la unidad ejecutora traslada el expediente para su autorización de la adjudicación.
11	Jefe de Sección de Compras de la Unidad Ejecutora	Jefe de la unidad ejecutora autoriza la adjudicación a la brevedad posible; el analista de la unidad ejecutora previo a la publicación del cuadro de análisis, calificación y adjudicación evalúa las ofertas electrónicas en el Sistema GUATECOMPRAS. Debiendo imprimir las constancias de la publicación.
12	Unidad Ejecutora	Dentro de los cinco (5) días calendario verifica el Sistema de GUATECOMPRAS de existir inconformidades devuelve el expediente a la junta para que modifique o confirme su decisión original de conformidad con la Ley. Nota: Previo dictamen y resolución emanada de la autoridad administrativa superior, esta podrá autorizar si prescinde del plazo establecido en ley de las inconformidades, entendiéndose este estado de prescindir por la naturaleza del proceso.
13	Autoridad Administrativa Superior	Transcurrido el plazo de inconformidades aprueba lo actuado por la junta receptora, calificadora y adjudicadora de compra directa, únicamente en el cuadro de análisis, calificación y adjudicación.
14	Analista de la Unidad Ejecutora	Cuando corresponda, gestiona la elaboración del CDP.
15	Analista, Asesoría Jurídica y Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora	Requiere al oferente adjudicado presentar los documentos siguientes: Si es Persona Jurídica: Carta de presentación Carta de compromiso Fotocopia legalizada del Documento Personal de Identificación -DPI- del propietario, representante legal o mandatario Fotocopia legalizada de Patentes de Comercio de Empresa y de Sociedad Fotocopia legalizada del documento que acredite la representación del mandatario o representante legal (cuando proceda). Formulario de oferta electrónico, firmado y sellado Cualquier otro documento que la unidad ejecutora considere necesario. Si es Persona Individual: Carta de presentación Carta de compromiso Fotocopia legalizada del Documento Personal de Identificación -DPI- o mandatario Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa Si actuara a través de mandatario, fotocopia legalizada del mandato debidamente inscrito en los registros correspondientes Formulario de oferta electrónica, firmado y sellado Cualquier otro documento que la unidad ejecutora considere necesario. El acta de negociación será elaborada por la asesoría jurídica y suscrita por la autoridad administrativa superior, el proveedor debe presentar la fianza de cumplimiento con su respectiva certificación de autenticidad, la cual debe estar vigente según lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, con la presentación de la fianza inicia el plazo de ejecución del acta de negociación. El acta de negociación deberá ser elaborada en papel membretado del Ministerio de la Defensa Nacional y sellada por el proveedor y unidad ejecutora.
16	Unidad Ejecutora	Publica en el Sistema GUATECOMPRAS el acta de negociación y la fianza de cumplimiento con su respectiva certificación de autenticidad. Siendo este paso la notificación para el proveedor.
17	Unidad Ejecutora	Coxxxxxx xara la entrega del bien, servicio y/o insumo con el proveedor.
18	Autoridad Administrativa Superior y Centro de Costo	Autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora nombra a la Comisión Receptora y Liquidadora, a través de orden administrativa de nombramiento, debiendo capacitarlos por parte de su asesoría jurídica. Deberá crear un expediente por cada integrante, conteniendo la documentación debidamente certificada siguiente: Fotocopia del Documento Personal de Identificación (DPI). Copia de la Constancia de Inscripción y Actualización de Datos al Registro Tributario Unificado (RTU) actualizada al ejercicio fiscal vigente. Constancia Laboral. La Comisión Receptora y Liquidadora será la responsable de recibir del proveedor el bien, servicio y/o insumo de conformidad al acta de negociación, dejando constancia de todo lo actuado en el libro de actas debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la unidad ejecutora; asimismo, recibe la fianza de calidad, funcionamiento o conservación de obra con su certificado de autenticidad, cuando proceda, debiendo remitir el acta original y la fianza respectiva a la unidad ejecutora, para su publicación. La comisión después de recibido el bien, servicio y/o insumo, lo trasladará al encargado xxx xxxxxxx. El encargado xxx xxxxxxx del centro de costo realiza ingreso al almacén según procedimiento correspondiente y remite a la unidad ejecutora el expediente con la factura y constancia de ingreso xx xxxxxxx respectiva (forma 1-H). La unidad ejecutora publica la factura en el Sistema GUATECOMPRAS dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su emisión y archivará la constancia de la publicación en el expediente respectivo.
19	Unidad Ejecutora	Realiza el trámite de pago de conformidad al procedimiento establecido.
20	Oficial Logístico del Centro de Costo o personal designado de la Unidad Ejecutora	Extenderá “Constancia de Satisfacción de entrega del bien, servicio y/o insumo”, en caso de que el proveedor lo solicite. (ver formato en el anexo 10 de las bases de cotización/licitación)
21	Comisión Receptora y Liquidadora	La comisión dentro del plazo de noventa (90) días hábiles posteriores a la recepción final, procederá con la liquidación del acta de negociación, para ello solicitará a la unidad ejecutora copia certificada de las facturas y de los CUR’s que avalan el pago efectuado. Con los documentos certificados procederán a realizar el acta de liquidación en el libro de actas debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, debiendo remitir el expediente a la Unidad ejecutora para que proceda con la publicación respectiva.
22	Compra Directa por ausencia de ofertas: Unidad Ejecutora	En caso de ausencia previo a la autorización de la autoridad administrativa superior, a requerimiento del jefe de la unidad ejecutora, inicia en el Sistema GUATECOMPRAS el evento en la modalidad de compra directa por ausencia de ofertas, deberá asegurarse que el evento que da origen cumpla con lo siguiente: Que se hubiere prorrogado o extendido el plazo para recibir ofertas. Que no se hubiere presentado ni registrado oferta alguna en el Sistema GUATECOMPRAS. Que el estatus del NOG sea desierto. El Sistema GUATECOMPRAS solicita se registre el NOG del evento declarado desierto por ausencia de ofertas, para que éste lo valide, con el número y fecha de la resolución emitida por la autoridad administrativa superior, se colocan los porcentajes de las fianzas afectas. Y es creado un nuevo NOG, en el cual únicamente se anexa la resolución de aprobación de dicha compra.
23	Jefe de la Unidad Ejecutora	Aprobará el evento en el Sistema GUATECOMPRAS, indicando que la contratación será realizada de forma directa, imprimiendo la constancia de publicación.
24	Unidad Ejecutora	Publicará en el Sistema GUATECOMPRAS y remitirá invitación a ofertar a diferentes proveedores. Se deberán cumplir las mismas condiciones y requisitos del evento original que fue declarado desierto por ausencia de ofertas; asimismo, los oferentes que acepten ofertar deberán presentar oferta económica y requisitos.
25	Junta y Unidad Ejecutora	La junta nombrada para el efecto por la autoridad administrativa superior elaborará la constancia de recepción de ofertas y listado de oferentes de la recepción y apertura de plicas por compra directa por ausencia de ofertas, misma que se publicará con el listado de oferentes, teniendo como plazo un (1) día hábil posterior a la recepción de las ofertas para la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS, imprimiéndose la constancia de publicación.
26	Junta	La junta nombrada para el efecto por la autoridad administrativa superior, dentro del plazo establecido en las bases o términos de referencia que dieron origen al proceso, realizará lo siguiente: Verificará que las ofertas electrónicas cumplan con los requisitos solicitados dentro de las bases o términos de referencia. Elaborará en el libro de actas correspondiente autorizado por la Contraloría General de Cuentas el cuadro de análisis, calificación y adjudicación de la oferta que contendrá la información de los oferentes, número de NIT, cantidad de insumos, descripción de los insumos, precio total, criterios de calificación, punteo en cada criterio, estatus de adjudicado o no adjudicado y observaciones. Entregará al día siguiente de haber tomado la decisión al analista de la unidad ejecutora el cuadro de análisis, calificación y adjudicación de la oferta debidamente firmado para su autorización. Analista de la unidad ejecutora traslada el expediente para su autorización de la adjudicación.
27	Jefe de Sección de Compras de la Unidad Ejecutora	Jefe de la sección de compras y contrataciones de la unidad ejecutora autoriza la adjudicación a la brevedad posible; el analista de la unidad ejecutora previo a la publicación del cuadro de análisis, calificación y adjudicación evalúa las ofertas electrónicas en el Sistema GUATECOMPRAS. Debiendo imprimir las constancias de la publicación.
28	Unidad Ejecutora	Procederá conforme a los pasos 12 al 21 del presente procedimiento.

Dirección General Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 06

COMPRA DIRECTA POR AUSENCIA DE OFERTAS, DERIVADA DE UNA COTIZACIÓN Y LICITACIÓN

No. de pasos: 20

Inicia: Solicitud de autorización de inicio del proceso de compra

Termina: Archivo del proceso.

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Previa autorización de la autoridad superior, a requerimiento de la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora, iniciará en el Sistema GUATECOMPRAS el evento en la modalidad de compra directa por ausencia de ofertas, deberá asegurarse que el evento que da origen cumpla con lo siguiente: Que se hubiere prorrogado o extendido el plazo para recibir ofertas Que no se hubiere presentado ni registrado oferta alguna en el Sistema GUATECOMPRAS Que el estatus del NOG sea desierto El Sistema GUATECOMPRAS solicita se registre el NOG del evento declarado desierto por ausencia de ofertas, para que éste lo valide, con el número y fecha de la resolución emitida por la autoridad administrativa superior, se colocan los porcentajes de las fianzas afectas. Y es creado un nuevo NOG, en el cual únicamente se anexa la resolución de aprobación de dicha compra. Agotado el procedimiento de ausencia de ofertas, deberá publicar a los dos (2) días hábiles siguientes de aprobada la negociación, toda documentación e información requerida por el Sistema GUATECOMPRAS, en cada una de las fases del proceso de contratación, de acuerdo con la adquisición pública que corresponda, y realizarlo de manera cronológica. Artículo 32 y 41 de la Ley.
2	Unidad Ejecutora	El jefe de la unidad ejecutora aprobará el evento en el Sistema GUATECOMPRAS, indicando que la contratación será realizada de forma directa, imprimiendo la constancia de publicación.
3	Unidad Ejecutora	El analista responsable del proceso publicará en el Sistema GUATECOMPRAS y remitirá invitación a ofertar a diferentes proveedores. Se deberán cumplir las mismas condiciones y requisitos del evento original que fue declarado desierto por ausencia de ofertas; asimismo, los oferentes que acepten ofertar deberán presentar oferta económica y requisitos.
4	La Junta de recepción, calificación y adjudicación y Analista de la Unidad Ejecutora	La junta receptora, calificadora y adjudicadora nombrada para el efecto por la autoridad administrativa superior suscribirá el acta para dejar constancia de la recepción y apertura de plicas, por compra directa por ausencia de ofertas, misma que se publicará con el listado de oferentes, debiéndose imprimir la constancia de publicación.
5	La Junta de recepción, calificación y adjudicación y Analista de la Unidad Ejecutora	Posteriormente al análisis de la o las ofertas presentadas, la junta suscribirá el acta de adjudicación. El analista responsable del proceso registrará el estatus del evento según sea el caso.
6	La Junta de recepción, calificación y adjudicación y Unidad Ejecutora	Publicada en el Sistema GUATECOMPRAS la adjudicación, la junta remitirá el expediente a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al plazo de inconformidades.
7	La Junta de recepción, calificación y adjudicación	Eleva el expediente a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora, para que ésta apruebe o impruebe lo actuado por la Junta.
8	Autoridad Administrativa Superior	Emite resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la Junta, previo dictamen jurídico. Si se imprueba por segunda vez lo actuado por la Junta, finalizará el evento. Si se aprueba se continúa con el paso No. 9.
9	Unidad Ejecutora	El analista responsable del proceso publicará la resolución de aprobación o improbación en el Sistema GUATECOMPRAS, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su emisión, debiendo imprimir la constancia respectiva y adjuntarla al expediente. En caso emita resolución de improbación o prescinde de la negociación, también se publicará en el Sistema GUATECOMPRAS dentro del mismo plazo.
10	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora minuta de contrato, misma que deberá cumplir con los requisitos legales de forma y fondo.
11	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior en el plazo de impugnaciones solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
12	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato, dentro del plazo xx xxxx (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva, debiendo contar con la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
13	Unidad Ejecutora	Recibe la fianza de cumplimiento de contrato y su certificación de autenticidad, el cual debe ser presentada por el oferente adjudicado acompañado del oficio respectivo, dentro de los quince (15) días posteriores a la suscripción del contrato. Art. 65 de La Ley y arts. 42 y 53 inciso b) del Reglamento.
14	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remite el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
15	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite expediente a la unidad ejecutora responsable del evento, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
16	Unidad Ejecutora	El analista responsable del proceso publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación de las cláusulas del contrato), a más tardar a los cinco (05) días hábiles siguientes de la aprobación del mismo.
17	Unidad Ejecutora	Remite copia del contrato aprobado a la unidad requirente, Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
18	Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuenta, dentro de los treinta (30) días siguientes de su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro, verificará que la cuentadancia sea la correcta y archivará la misma dentro del expediente respectivo.
19	Unidad Ejecutora	Aprobado el contrato la autoridad administrativa superior, nombrará a la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 33).
20	Unidad Ejecutora	Archiva expediente

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 07

ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO

No. de pasos: 27

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Identifica la necesidad y traslada la solicitud a la unidad ejecutora respectiva, mediante oficio adjuntando los siguientes documentos: Oficio de justificación de la necesidad. Especificaciones Técnicas. Dictamen Técnico. Manifestación de interés (bases). Solicitud de Xxxxxx (firmada por el jefe del centro de costo o por quien realice sus funciones). Boleta de proforma del precio de referencia de los bienes, insumos o servicios a adquirir. Solicitud del Dictamen Presupuestario
2	Unidad Ejecutora	Recibe los documentos indicados en el paso 1 de este procedimiento, los revisa y gestiona los siguientes documentos: Dictamen Presupuestario Certificación del Plan Anual de Compras -PAC- (firmado y sellado por el jefe de compras con el visto bueno del jefe de la unidad ejecutora). Solicitud de pedido con las firmas correspondientes. Invitación de manifestación de interés.
3	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior remite el expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, para que emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación de los documentos de manifestación de interés.
4	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Analiza expediente y emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de aprobación de los documentos de manifestación de interés.
5	Autoridad Administrativa Superior	Aprueba los documentos de manifestación de interés y lo traslada al analista de la unidad ejecutora para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
6	Unidad Ejecutora	Realizará la publicación de la invitación de manifestación de interés en los siguientes medios: En el Sistema GUATECOMPRAS. Una (1) en el Diario Oficial. Una (1) en uno de los diarios de mayor circulación en el país; y Nota: La invitación deberá contener como mínimo la siguiente información: Día, hora y lugar para presentar su manifestación de interés, identificación del evento, NOG, indicación de donde obtener las características de lo que se desea adquirir y otros que se consideren necesarios.
7	Unidad Ejecutora	De existir preguntas en el Sistema GUATECOMPRAS, al menos tres (3) días hábiles antes de la fecha establecida para presentar las ofertas; se tiene para responder las mismas hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha establecida para la presentación de ofertas.
8	Unidad Ejecutora	Conforma expediente de la comisión receptora, calificadora y adjudicadora de manifestación de interés, integrada por tres (3) titulares y dos (02) suplentes. Los miembros de dicha comisión deberán presentar la siguiente documentación certificada: Constancia Laboral (en original). Fotocopia del Documento Personal de Identificación (DPI). Fotocopia de la Constancia de Inscripción y Actualización de Datos al Registro Tributario Unificado (RTU). Currículum Vitae (especificando la experiencia laboral adquirida con los periodos correspondientes, para darle cumplimiento a lo establecido en el artículo 11 de la Ley de Contrataciones del Estado, en cuanto a verificar si el personal nombrado acredite el conocimiento y experiencia en los ámbitos legal, financiero y técnico del negocio a adjudicar). La autoridad administrativa superior emitirá la resolución y nombramiento de la comisión receptora, calificadora y adjudicadora de manifestación de interés previo dictamen jurídico, debiendo capacitarla por parte de su asesoría jurídica. La cual deberá ser nombrada antes de ser presentada la manifestación de interés.
9	Comisión Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Manifestación de Interés y Unidad Ejecutora	Una vez vencido el plazo establecido para presentar la manifestación de interés, la comisión nombrada procederá a recibir la oferta presentada por el oferente dejando constancia en acta, la cual deberá entregar a la unidad ejecutora para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS, un (01) día hábil después de su suscripción. Si se diera el caso y se presentara más de un oferente, la comisión, después de elaborar el acta respectiva, procederá de inmediato a rendir un informe escrito a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora interesada en la negociación, para que proceda a efectuar la modalidad de adquisición aplicable. Artículo 43 de la Ley, literal c) y 28 del Reglamento.
10	Comisión Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Manifestación de Interés y Unidad Ejecutora	Analiza, califica la oferta y adjudica el proceso de conformidad al plazo establecido en la manifestación de interés y tomando en cuenta si es favorable a los intereses del Estado (Ministerio) en cuanto a los requisitos y condiciones fijados en la Manifestación de Interés, dejando constancia en acta, la cual deberá entregar a la unidad ejecutora para su publicación en el Sistema Guatecompras, dentro de dos (2) días hábiles después de su suscripción.
11	Comisión Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Manifestación de Interés y Unidad Ejecutora	Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la comisión solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación de la adjudicación en GUATECOMPRAS. Art. 35 de la Ley de Contrataciones del Estado
12	Comisión Receptora, Calificadora y Adjudicadora de Manifestación de Interés y Unidad Ejecutora	Publicada en el Sistema GUATECOMPRAS la adjudicación, y contestadas las inconformidades si las hubiere, la comisión remitirá el expediente a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
13	Autoridad Administrativa Superior	Previo dictamen y proyecto de resolución del asesor jurídico de la unidad ejecutora, la autoridad administrativa superior dentro de los cinco (5) días de recibido el expediente aprobará o improbará lo actuado por la comisión, de conformidad con lo establecido en la ley, la autoridad administrativa superior dejará constancia escrita de lo actuado. Si la autoridad administrativa superior imprueba lo actuado por la comisión, se estará a lo dispuesto en el procedimiento establecido en el artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado. Si aprueba se continúa con el paso No. 15.
14	Unidad Ejecutora	Publicará la resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la comisión dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su emisión, debiendo imprimir la constancia respectiva y adjuntarla al expediente.
15	Unidad Ejecutora	Una vez publicada la resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la comisión en el Sistema GUATECOMPRAS, inicia el periodo de impugnaciones, conforme a lo establecido en los artículos 99, 100 y 101 de la Ley.
16	Unidad Ejecutora	Transcurrido el plazo xx xxxx (10) días hábiles después de la notificación de la resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la comisión, la adjudicación es definitiva, por lo que se deberá iniciar con la suscripción del contrato. Artículo 47 de la Ley y artículos 2 y 42 del Reglamento.
17	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora minuta de contrato, misma que deberá cumplir con los requisitos legales de forma y fondo.
18	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior en el plazo de impugnaciones solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
19	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato, dentro del plazo xx xxxx (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva; debiendo contar con la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
20	Unidad Ejecutora	Recibe la fianza de cumplimiento de contrato y su certificación de autenticidad, el cual debe ser presentada por el oferente adjudicado acompañado del oficio respectivo, dentro de los quince (15) días posteriores a la suscripción del contrato. Art. 65 de La Ley y arts. 42 y 53 inciso b) del Reglamento.
21	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remite el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
22	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite el mismo a la unidad ejecutora responsable del evento, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
23	Unidad Ejecutora	Publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación de este.
24	Unidad Ejecutora	Remite copia del contrato aprobado a la unidad requirente, Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
25	Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes de su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro, verificará que la cuentadancia sea la correcta y archivará la misma dentro del expediente respectivo.
26	Unidad Ejecutora	Aprobadas las cláusulas del contrato, la autoridad administrativa superior nombrará a la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual (véase procedimiento 33).
27	Unidad Ejecutora	Archiva expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 08

ARRENDAMIENTOS Y OPCIÓN DE COMPRA

No. de pasos: 05

Inicia: Solicitud

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Al momento de recibir el evento, las bases y especificaciones técnicas, deberán requerir como mínimo lo siguiente: Valor de compra del bien a arrendar. Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a comprar en su caso. Valor mensual de las rentas o cuotas. Causales de resolución del contrato. En caso hubiere opción de compra, esta no podrá en ningún caso ser mayor al valor de una cuota mensual. Detalle de la integración de la cuota o renta, especificando cargos por uso o goce, mantenimiento, seguros, costos implícitos u otros cargos, cuando hubiere. Los seguros y garantías necesarias. Incluir la obligación de realizar inspecciones físicas del bien, como mínimo una (1) vez al año.
2	Unidad Ejecutora	Cuando se ejerza la opción a compra se deberá solicitar la garantía establecida en el artículo 67 de la Ley de Contrataciones del Estado.
3	Unidad Ejecutora	En esta modalidad los plazos serán establecidos en base a la naturaleza del bien y a la utilidad y necesidad del requirente. El plazo del arrendamiento sólo podrá prorrogarse, por única vez, si está contemplado en el contrato respectivo y no existe incremento en el valor contratado.
4	Unidad Ejecutora	Los arrendamientos con proveedor único se regirán de conformidad a la Modalidad de Adquisición con Proveedor Único. Para las demás modalidades de contratación estarán sujetas conforme al monto a contratar.
5	Unidad Ejecutora	Todos los documentos de soporte relacionados con el proceso deberán ser parte del archivo físico correspondiente. Simultáneamente al proceso los documentos pertenecientes al expediente en mención deberán ser escaneados para la creación de un archivo magnético.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 09

COMPRAS POR CASOS DE EXCEPCIÓN

No. de pasos: 20

Inicia: Solicitud

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Centro de costo remite oficio de requerimiento justificando la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros o servicios, dirigido a la autoridad administrativa superior, incluyendo: Términos de referencia Especificaciones Técnicas y Generales Dictamen Técnico Dictamen Presupuestario Justificación de la necesidad Solicitud de Pedido Modelo de contrato o acta de negociación
2	Unidad Ejecutora	Recibe el expediente y gestiona: Dictamen jurídico. Resolución de aprobación del proceso.
3	Unidad Ejecutora	Crea, registra y autoriza el evento en el apartado correspondiente en el Sistema GUATECOMPRAS. Debiendo mediar de uno (1) a tres (3) días entre la publicación y la recepción de ofertas.
4	Autoridad Administrativa Superior	Nombra junta integrada por tres (3) titulares y dos (02) suplentes, para identificar, analizar, calificar y adjudicar la oferta más conveniente a los intereses del Estado. Dejando constancia en acta de lo actuado.
5	Junta	Suscribe acta de recepción de ofertas, acta de adjudicación y eleva el expediente a la autoridad administrativa superior.
6	Autoridad Administrativa Superior	Con el dictamen del asesor jurídico, emite resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la junta. En caso impruebe, finaliza el proceso. Si aprueba, traslada el expediente a la unidad ejecutora para continuar con el proceso.
7	Unidad Ejecutora	Recibe expediente y publica en el Sistema GUATECOMPRAS la resolución, cambiando el estatus del concurso a “Terminado Adjudicado”. Cuando corresponda, gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP).
8	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora Acta de Negociación cuando el monto sea de Q25,000.01 a Q100,000.00. Gestiona la suscripción del “Acta de Negociación” con la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora y el representante legal o propietario de la empresa proveedora, sin necesidad de solicitar delegación de firma y aprobación de acta. Firmada el “Acta de Negociación”, el proveedor debe presentar la garantía de cumplimiento con su respectiva certificación de autenticidad, la cual debe estar vigente según lo establecido en el reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. El Acta de Negociación deberá ser suscrita en papel membretado del Ministerio de la Defensa Nacional y sellada por la unidad ejecutora.
9	Unidad Ejecutora	Publica en el Sistema GUATECOMPRAS el Acta de Negociación y garantía de cumplimiento con su respectiva certificación de autenticidad.
10	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Cuando la negociación sea mayor a Q100,000.00 elabora minuta de contrato, a efecto que la misma cumpla con los requisitos legales de forma y fondo.
11	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior en el plazo de impugnaciones solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
12	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el Procedimiento 22, suscribirá el contrato dentro del plazo xx xxxx (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva; debiendo contar con la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-
13	Unidad Ejecutora	Recibe la fianza de cumplimiento de contrato y su certificación de autenticidad, el cual debe ser presentada por el oferente adjudicado acompañado del oficio respectivo, dentro de los quince (15) días posteriores a la suscripción del contrato. Art. 65 de La Ley y arts. 42 y 53 inciso b) del Reglamento
14	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remite el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
15	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite expediente a la unidad ejecutora responsable del evento, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
16	Unidad Ejecutora	Publica y notifica contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación de las cláusulas del contrato), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación del mismo.
17	Unidad Ejecutora	Remite copia del contrato o acta de negociación aprobada a la unidad requirente, Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
18	Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro, verificará que la cuentadancia sea la correcta y archivará la misma dentro del expediente respectivo.
19	Unidad Ejecutora	Aprobadas las cláusulas del contrato, la Autoridad Administrativa Superior nombrará a la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 33).
20	Unidad Ejecutora	Archiva expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 10

CONTRATACION DE SERVICIOS BÁSICOS

(CASO DE EXCEPCION).

No. de pasos: 01

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Publicación

Paso

Responsable

Descripción

Centro de Costo

Referencia Xxxxxxx Xxxxxx 00-00 xxx Xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx Ley de Contrataciones del Estado, establece. Artículo 44 Casos de

Excepción, inciso g).

El Ministerio de la Defensa Nacional a través de las unidades ejecutoras podrán contratar de manera directa los servicios básicos de:

energía eléctrica,
agua potable,
extracción de basura y
servicios de línea telefónica fija.

Asimismo, se publica el evento en el Sistema GUATECOMPRAS, de acuerdo con los pasos siguientes:

Modalidad de proceso: PROCEDIMIENTOS REGULADOS POR EL ARTICULO 44 LCE (casos de excepción).
Procedimientos regulados: Contratación de servicios básicos (art. 44 inciso g).

NOTA: Para los casos que el monto sea superior a Q.100,000.00, el expediente deberá contar con la documentación descrita en el paso uno (1) del Procedimiento 09. Compras por casos de excepción y realizar los Procedimientos 22. Delegación de firma para la suscripción de contratos o convenios y 23. Aprobación del contrato o convenio del presente manual.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 11

NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

(CUANDO LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO REQUIEREN BIENES, SUMINISTROS O SERVICIOS AL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL)

No. de pasos: 08

Inicia: Solicitud de la entidad interesada

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Dirección General Administrativa del Ministerio de la Defensa Nacional	Recibe solicitud de la dependencia u organismo del Estado, adjuntando especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir, y la traslada a la unidad ejecutora correspondiente, para que emita su pronunciamiento. Artículo 2 de la Ley y 5 del Reglamento. Artículo 15 de la Ley Constitutiva del Ejército de Guatemala.
2	Unidad Ejecutora o Centro de Costo	Da respuesta conforme a la capacidad para cumplir con lo requerido.
3	Ministerio de la Defensa Nacional	Remite a la dependencia del Estado requirente, la propuesta económica para llevar a cabo la negociación.
4	Entidad requirente del Estado	Remite oficio al Ministerio de la Defensa Nacional, manifestando la anuencia para contratar los bienes, suministros o servicios.
5	Autoridad Administrativa Superior y la entidad del Estado requirente	Previo a la suscripción el contrato deberá tomar en cuenta lo establecido en el presente Manual en su procedimiento 22. Cumplido lo anterior podrá suscribir el contrato correspondiente, mediante delegación de la autoridad superior.
6	Centro de Costo de la Unidad Ejecutora	Entrega los bienes y/o servicios; emitiendo las notas de envío correspondientes, con la respectiva firma de recibido por la parte adquirente; Forma 63-A2 y suscripción del acta de recepción, lo anterior para dar seguimiento al pago correspondiente.
7	Unidad Ejecutora	Efectuará el trámite de suscripción del finiquito correspondiente a la negociación.
8	Unidad Ejecutora	Archiva expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 12

NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO (CUANDO EL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL ES EL REQUIRENTE)

No. de pasos: 20

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Finiquito

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Realiza oficio de necesidad y lo eleva a unidad ejecutora.
2	Unidad Ejecutora	Emite solicitud de pedido firmada y sellada.
3	Autoridad Administrativa Superior	Remite oficio de necesidad a la autoridad superior, justificando la adquisición del bien, suministro o servicio.
4	Autoridad Superior	Remite oficio a la entidad del Estado, solicitando propuesta económica para la adquisición del bien, suministro o servicio.
5	Entidad del Estado	Remite a la autoridad superior la oferta (esta propuesta económica se podrá utilizar como la apertura en el Sistema GUATECOMPRAS para crear el evento).
6	Autoridad Superior	Remite expediente a la unidad ejecutora, autorizando continuar con el trámite, para que determine y resuelva si la propuesta económica se ajusta a la necesidad.
7	Autoridad Administrativa Superior	Solicita a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, realizar proyecto de resolución en donde consta la aprobación para realizar la negociación (esta resolución es la que se publica en el apartado del sistema de GUATECOMPRAS "Resolución de aprobación de bases o justificación de compra"; además, es la que se utiliza para generar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-).
8	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Emite proyecto de resolución, la cual deberá ser firmada por la autoridad administrativa superior.
9	Unidad Ejecutora	Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
10	Unidad Ejecutora	Elabora minuta de contrato.
11	Autoridad Administrativa Superior	Solicita a la Autoridad Superior la delegación de firma de contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase Procedimiento 22).
12	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Revisa contrato previo a la suscripción.
13	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato con la Entidad del Estado.
14	Autoridad Administrativa Superior	Remite contrato a la entidad del Estado y solicita anuencia para la suscripción, tramita la suscripción y requiere la fianza de cumplimiento.
15	Entidad del Estado	Presenta fianza de cumplimiento.
16	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte de la entidad (entidad debe presentar oficio adjuntando fianza y debe colocársele sello y firma con fecha de recepción), remite el contrato suscrito a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase Procedimiento 23).
17	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite el mismo a la unidad ejecutora responsable del evento, a efecto se publique y notifique en el Sistema GUATECOMPRAS la aprobación del contrato, a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación del mismo; además, de registrar en el portal online de la Contraloría General de Cuentas el referido contrato.
18	Autoridad Administrativa Superior	Nombra comisión receptora de los bienes o servicios y liquidadora del contrato.
19	Comisión Receptora y Liquidadora	Recibe los bienes o servicios y efectúa el proceso de liquidación del contrato en el plazo establecido en la ley (dentro de los 90 días posteriores a la recepción).
20	Autoridad Administrativa Superior	Cualquiera de las partes en el plazo correspondiente, puede gestionar el finiquito.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 13

NEGOCIACIÓN ENTRE UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL

No. de pasos: 10

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Finiquito

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Remite oficio de requerimiento a la autoridad administrativa superior, justificando la necesidad, procedencia y conveniencia de la negociación, adjuntando los siguientes documentos: Constancia que esté incluido en el Plan Anual de Compras. Justificación de la necesidad. Solicitud del pedido. Especificaciones Técnicas, firmadas por quien las elabora, incluyendo Número de Identificación Tributaria (NIT). Especificaciones Generales (cuando proceda). Dictamen Técnico (persona diferente a quien elabora las especificaciones técnicas), incluyendo Número de Identificación Tributaria. Dictamen Presupuestario. Dictamen Jurídico. Disposiciones Especiales (cuando proceda). Bases de la negociación (Generalidades del evento, requisitos y obligaciones de ambas partes). Asignándole un número de identificación al evento. Proyecto de Convenio. Resolución de aprobación de bases o justificación de compra (unidad ejecutora).
2	Unidad Ejecutora	Recibe el expediente (Bases del evento) con la documentación del evento, se realizarán las correcciones correspondientes (de forma y fondo) y se verificará que contenga todos los documentos de soporte descritos en el apartado anterior.
3	Unidades Ejecutoras	Realizan xxxxx xx xxxxxx, donde el solicitante requiere el suministro de los bienes o la prestación del servicio y la unidad ejecutora que suministrará los bienes o prestará el servicio, manifiesta su anuencia para la suscripción del convenio, debiendo hacer de conocimiento que cuenta con la capacidad presupuestaria y técnica para cumplir con las especificaciones técnicas y generales, del objeto de la negociación, respectivamente.
4	Unidades Ejecutoras	Solicitarán a la autoridad superior la delegación de firma para la suscripción del convenio, cuando la negociación sea mayor a Q900,000.00, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase Procedimiento 22). Si la negociación es menor a Q900,000.00, no será necesaria la delegación de firma de la autoridad superior, ni aprobación del convenio.
5	Autoridades Administrativas Superiores	Cumplido el procedimiento 22, suscribirán el convenio.
6	Autoridad Administrativa Superior solicitante	Remite el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del convenio; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
7	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite el mismo a la unidad ejecutora solicitante, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
8	Unidad Ejecutora solicitante	Publica y notifica en el Sistema GUATECOMPRAS la aprobación del convenio a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación de este; asimismo, registra el convenio en el portal online de la Contraloría General de Cuentas.
9	Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora solicitante	Nombra previo dictamen jurídico por medio de resolución la comisión receptora y liquidadora, para que proceda conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, previa capacitación y notificación.
10	Autoridad Administrativa Superior	Cualquiera de las dos partes, en el tiempo correspondiente gestionará su finiquito.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 14

COMPRAS EN EL EXTRANJERO

PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS AGREGADURÍAS MILITARES

No. de pasos: 06

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Agregaduría Militar	Remite solicitud de pedido y justificación de la adquisición (firmada y sellada) al centro de costo agregados militares.
2	Centro de Costo	Remite expediente a la unidad ejecutora
3	Unidad Ejecutora	Autoriza la compra o adquisición de bienes o servicios, y traslada al centro de costo para que continúe con el trámite correspondiente.
4	Agregaduría Militar	Remite a la unidad ejecutora detalle de gastos (póliza), firmada y sellada, el cual debe incluir como mínimo los siguientes datos: institución, centro de costo, subproductos, mes, No. de detalle, renglón presupuestario, código de insumo (cuando aplique), descripción del servicio/nombre del insumo, presentación del insumo, unidad de medida, cantidad, total US dólares o moneda que corresponda, tipo de cambio, precio unitario en quetzales, total en quetzales.
5	Unidad Ejecutora	Crea el evento en el Sistema GUATECOMPRAS y anexa la documentación de soporte.
6	Unidad Ejecutora	Archivo del expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 15

COMPRAS EN EL EXTRANJERO

PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS MISIONES XX XXX

No. de pasos: 07

Inicia: Solicitud

Termina: Publicación del expediente en GUATECOMPRAS

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Remite oficio de requerimiento a la unidad ejecutora, justificando la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios, adjuntando los documentos siguientes: Solicitud de pedido firmada por el comandante del contingente desplegado en el área de misión. Especificaciones Técnicas (firmadas y selladas, consignándose el Número de Identificación Tributaria -NIT- de la persona que las elaboró) (cuando aplique). Dictamen técnico firmado, sellado y con NIT de la persona que la elaboró. Solicitud de certificación del Plan Anual de Compras -PAC- Oficio de precios de referencia de las empresas legalmente establecidas para el efecto en el país o lugar del área de misión. Certificación del Área Jurisdiccional de la Misión según el Manual de Procedimientos Operativos Estándar (SOP600), firmado y sellado por el oficial de personal desplegado en el área de misión. Certificación del Memorándum de Entendimiento (MOU por sus siglas en inglés), firmado y sellado por el oficial de personal desplegada en el área de misión.
2	Unidad Ejecutora	Analiza, revisa el expediente y gestiona los documentos siguientes: Dictamen Presupuestario, firmado y sellado por el Jefe del Departamento Presupuestario de la Unidad Ejecutora. Solicitud de pedido, firmada y sellada por autoridad administrativa superior, jefe de la unidad ejecutora, jefe del departamento presupuestario de la unidad ejecutora y jefe del departamento de compras. Resolución de aprobación de la compra en el extranjero, firmada y sellada por la autoridad administrativa superior. Constancia de publicación del evento en el Sistema GUATECOMPRAS. Devuelve el expediente al centro de costo solicitante.
3	Junta receptora de ofertas	La junta conformada por tres (3) integrantes (comandante, oficial logístico y especialista contador de la misión en el extranjero), suscribe acta de análisis de las ofertas, calificación y adjudicación de las ofertas u oferta que se ajusten a los requisitos y condiciones establecidas en términos de referencia. Dejando constancia en el acta correspondiente.
4	Comisión receptora y liquidadora	El comandante del contingente nombra la comisión con tres (3) integrantes. La comisión suscribe el acta de recepción de los bienes o servicios y liquidación del proceso, debiendo ser suscrita en español-inglés.
5	Oficial Logístico de la Misión xx Xxx en el extranjero	Remite vía correo electrónico al centro de costo de la unidad ejecutora el expediente conformado con los siguientes documentos: Actas firmadas y selladas Factura a nombre Dirección General de Finanzas del MDN. Nota de envío Documento de identificación personal del representante legal de la empresa.
6	Centro de Costo	Certifica, firma y sella la documentación indicada en el paso 4 del presente proceso. Comprueba el gasto en Fondo Rotativo (cuota regularización), con NIT virtual del contingente. Remite expediente a la Unidad Ejecutora.
7	Unidad Ejecutora	Realiza la publicación del expediente en el Sistema GUATECOMPRAS.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 16

SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA

No. de pasos: 48

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Liquidación y finiquito

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad requirente	Requiere al Instituto Nacional de Estadística -INE-, el o los precios de referencia techo, de conformidad a lo establecido en el artículo 8 de la Ley.
2	Unidad Ejecutora	Remite Oficio de requerimiento dirigido a la autoridad administrativa superior, incluyendo: Oficio de requerimiento justificando la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios, adjuntando la solicitud de pedido. Proyecto de Bases de Subasta Electrónica Inversa Ficha técnica (firmadas y selladas), consignándose el Número de Identificación Tributaria -NIT- de la persona que las elaboró). Constancia indicando que el bien o servicio se encuentra contemplado en el Plan Anual de Compras. Constancia de precio de referencia del producto que se pretende adquirir (INE). Art. 8 de la Ley. Investigación xx xxxxxxx sobre precios de productos. Informe que establezca la existencia de tres (3) o más proveedores en el mercado.
3	Unidad Ejecutora	Xxxxxxxx el expediente al jefe de la sección de compras, para que este lo asigne al analista respectivo.
4	Unidad Ejecutora	El jefe de la sección de compras recibe y verifica que el expediente contenga los requisitos y documentos indicados en el paso No. 2 de este procedimiento.
5	Analista encargado del evento	Recibe, analiza y revisa que el proyecto de bases cumpla técnica, administrativa y legalmente, conforme a lo establecido en la Ley y su Reglamento; devolviendo las mismas a donde corresponda, para realizar las correcciones correspondientes.
6	Unidad requirente	Recibe el expediente y de conformidad con las anotaciones, procede a corregir las prebases.
7	Analista encargado del evento de la Unidad Ejecutora	Efectuadas las correcciones al proyecto de bases, éste se publica en el Sistema GUATECOMPRAS. El proyecto de bases debe permanecer por un plazo no menor de tres (3) días hábiles en el Sistema GUATECOMPRAS. Durante este plazo las personas interesadas pueden efectuar comentarios o sugerencias sobre las prebases, que permitan mejorar su contenido.
8	Jefe de la Unidad Ejecutora	Vencido el plazo de prebases, el jefe de compras de la unidad ejecutora, pondrá en conocimiento a la autoridad administrativa superior responsable del evento, a efecto dentro del plazo de dos (2) días siguientes, se emita dictamen jurídico y resolución de aprobación de bases, para ser publicadas en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS. Trasladando el expediente a la asesoría jurídica de la UE.
9	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de aprobación de bases de la Subasta Electrónica Inversa, dentro del plazo de 2 días hábiles.
10	Autoridad Administrativa Superior	La autoridad administrativa superior, con el dictamen jurídico y emita la resolución de aprobación de bases en definitiva.
11	Autoridad Administrativa Superior	Con la documentación anterior, el expediente debe ser conformado con la documentación siguiente: Solicitud de pedido Dictamen Técnico. Dictamen Presupuestario emitido por el departamento presupuestario de la unidad ejecutora compradora (firmado y sellado por quien lo remite, consignando su Número de Identificación Tributaria). Si dentro del expediente no figura el dictamen presupuestario, no se recibe el evento, es rechazado y devuelto a la dependencia interesada (Con fundamento en los artículos 18 de la Ley y artículos 14 y 15 del Reglamento) Precios de referencia del INE Investigación xx xxxxxxx Ficha Técnica Valor o porcentaje mínimo decreciente. Condiciones de la negociación Factura electrónica en línea -FEL- Duración de la puja. Nota: Los documentos antes indicados tendrán fechas posteriores a la finalización del plazo de las prebases.
12	Unidad Ejecutora	Recibido el expediente, el jefe de la UE, lo traslada al jefe del departamento de compras, a efecto se publiquen las bases en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS.
13	Jefe del Departamento de Compras	Recibe el expediente, verifica el estado del mismo y lo traslada al analista responsable para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
14	Analista encargado del evento	El evento se publica en el Sistema GUATECOMPRAS, en la fase de bases en definitiva, después de recibida la resolución. Se deben incluir los siguientes documentos: Solicitud de pedido. Convocatoria a ofertar (firmada por la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora). Bases definitivas Criterios de calificación Dictamen Jurídico Constancia del Plan Anual de Compras (PAC) Formulario de oferta Modelo de contrato Resolución de aprobación de bases Dictamen Técnico. Dictamen presupuestario emitido por el departamento presupuestario de la unidad ejecutora compradora (firmado y sellado por quien lo remite, consignando su Número de Identificación Tributaria). Precios de referencia del INE Ficha Técnica Valor o porcentaje mínimo decreciente. Condiciones de la negociación Factura electrónica en línea -FEL- Duración de la puja. Artículos 8, 18, 21, 23, 39, 54 Bis de la Ley.
15	Unidad Ejecutora	Propone personal para integrar comisión calificadora (se sigue procedimiento de nombramiento de comisión de recepción de ofertas en lo que fuere aplicable). Remite la documentación del personal para integrar la comisión calificadora a la autoridad administrativa superior. Artículos 10 y 11 de la Ley y 12 del Reglamento. Los integrantes de la comisión calificadora deben cumplir con los siguientes requisitos: Fotocopia del Documento Personal de Identificación Copia de la constancia del Número de Identificación Tributaria (debe estar actualizado al año fiscal vigente). Constancia Laboral (historial de puestos). Currículum Vitae (especificando la experiencia laboral adquirida con los periodos correspondientes. El personal nombrado debe poseer conocimiento y experiencia en los ámbitos legal, financiero y técnico del negocio a adjudicar). Acreditando la experiencia y el conocimiento técnico o profesional, a través de diplomas, títulos técnicos o profesionales nacionales o extranjeros, constancias de empleo. Debiendo la oficina de personal de la unidad militar que corresponda o la Dirección de Personal del Estado Mayor de la Defensa Nacional, certificar los documentos antes indicados.
16	Autoridad Administrativa Superior	La autoridad administrativa superior, remite el expediente a la sección jurídica de la unidad ejecutora, solicitando se emita dictamen y proyecto de resolución de nombramiento de comisión calificadora. En caso el monto supera al de la cotización, la autoridad superior emite nombramiento de la comisión calificadora, a través de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.
17	Sección Jurídica de la Unidad Ejecutora/DGCAMDN	Analiza y emite dictamen y elabora proyecto de resolución y nombramiento de comisión calificadora.
18	Autoridad Administrativa Superior/Autoridad Superior	Emite resolución y nombramiento de comisión calificadora.
19	Asesoría Legal de la Unidad Ejecutora	Con la resolución y nombramiento de la comisión calificadora y previa convocatoria, los integrantes de la comisión calificadora, debe ser notificados y recibir capacitación, relacionada a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y el evento para el cual fueron nombrados. Para tal efecto deben participar los miembros titulares y suplentes.
20	Unidad Ejecutora y analista encargado del evento	Publicado el evento en bases en definitiva, si hubiera preguntas o dudas realizadas por los oferentes interesados, la unidad ejecutora, dará respuesta a las mismas, quienes firmarán el oficio de respuesta, mismo que deberá publicar el analista encargado del evento en el Sistema GUATECOMPRAS. (Las respuestas forman parte del expediente). Las respuestas aclaratorias deben ser publicadas a más tardar dos (2) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de ofertas y apertura de plicas.
21	Analista encargado del evento	Entre la publicación de la convocatoria y bases en GUATECOMPRAS y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas, deberá mediar un plazo mínimo de ocho (8) días hábiles.
22	Comisión calificadora	Los oferentes presentarán a la Comisión Calificadora en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases.
23	Comisión calificadora	Transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para la presentación y recepción de documentos, no se aceptará alguna más y se procederá a la calificación de las mismas. De todo lo actuado la comisión calificadora lo hará constar en el acta correspondiente en forma simultánea.
24	Comisión calificadora	La comisión calificadora deberá asegurarse que las ofertas, que reúnen los requisitos requeridos queden inscritas en la sala de pujas, debiendo como mínimo tener tres (3) oferentes participantes para continuar con el procedimiento.
25	Comisión calificadora	La UE proporcionará a la comisión calificadora el equipo de cómputo con internet para el desarrollo de la subasta electrónica inversa. En las bases se encuentra fijado el plazo que durará la puja, que podrá ser de 1 a 3 horas. Asimismo, se encuentra fijado el porcentaje de decremento que se aplicará en cada puja. Al final de la puja, se dejará constancia del postor ganador. Para que se pueda llevar una puja, es indispensable que se encuentren 3 o más postores habilitados. Dado que las condiciones del Sistema GUATECOMPRAS o de internet no funcionen, se dejará constancia en acta y se reprogramará un día después en el mismo horario, debiendo ser notificado a través del Sistema GUATECOMPRAS, la cual debe establecerse en las bases.
26	Comisión calificadora	La comisión calificadora debe elaborar el acta de adjudicación en la cual debe hacer constar el primer lugar y sucesivos lugares. El acta de adjudicación debe contener los cuadros o detalles de la puja, conteniendo los criterios de calificación. El acta de adjudicación se publicará en el Sistema GUATECOMPRAS. A más tardar dos (2) días después de su elaboración. Art. 21 del Reglamento.
27	Comisión calificadora	Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la comisión calificadora solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación de la adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS; mismas que deberán responderse a través de dicho sistema, en un plazo no mayor de cinco (5) días calendario a partir de su presentación. Art. 35 de la Ley.
28	Comisión calificadora	Publicada en el Sistema GUATECOMPRAS el acta de adjudicación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción de la misma, y contestadas las inconformidades, si las hubiere, la comisión calificadora remitirá el expediente a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable o autoridad superior su fuera el caso, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Esto con el objeto de que apruebe o impruebe lo actuado por la comisión, emitiendo la resolución respectiva.
29	Autoridad administrativa superior/Autoridad Superior	Recibe la solicitud de la comisión calificadora y la documentación de respaldo correspondiente, dentro del plazo de cinco (5) días se emite el dictamen jurídico y resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la comisión calificadora.
30	Autoridad administrativa superior/Autoridad Superior	Remite el expediente a la sección jurídica de la unidad ejecutora o a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., solicitando se emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación o improbación de lo actuado por la junta.
31	Sección Jurídica de la Unidad Ejecutora/Depto. Legal DGCAMDN	Analiza y emite dictamen jurídico y proyecto de resolución y traslada el expediente a la autoridad administrativa superior o autoridad superior si fuera el caso.
32	Autoridad Administrativa Superior/Autoridad Superior	Emite resolución de aprobación, improbación o decisión de prescindir y remite el expediente a la unidad ejecutora para que se proceda con las publicaciones en el Sistema GUATECOMPRAS.
33	Unidad Ejecutora	La resolución de aprobación, improbación o prescindir, el analista responsable del evento publicará en el Sistema GUATECOMPRAS, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la resolución emitida por la autoridad administrativa superior o autoridad superior.
34	Analista encargado del evento	Transcurrido el plazo xx xxxx (10) días hábiles después de la notificación de la resolución de aprobación de lo actuado por la junta, la adjudicación es definitiva; dentro de este plazo se gestionará la delegación de firma, para el acto de suscripción del contrato. Artículo 47 de la Ley Artículo 2 y 42 del Reglamento
35	Asesoría legal de la Unidad Ejecutora	Elabora el Acta de Negociación cuando el monto de la negociación no exceda de Q100,000.00, debiendo ser suscrita por la autoridad administrativa superior, sin necesidad de delegación de firma y aprobación del acta. Dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del acta, el proveedor deberá presentar garantía de cumplimiento, mediante fianza, adjuntando a la misma, certificado de autenticidad. El acta debe publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS después de presentada la fianza de cumplimiento.
36	Asesoría legal de la Unidad Ejecutora	Cuando la negociación sea de Q100,000.01 en adelante elabora la minuta de contrato.
37	Asesoría legal de la Unidad Ejecutora	Revisa los documentos y determina cumplimiento de requisitos, de acuerdo a las leyes y normativa vigente aplicable.
38	Unidad Ejecutora	Remite contrato a la autoridad administrativa superior, para suscripción del contrato.
39	Autoridad Administrativa Superior	Previo a la suscripción del contrato, se solicitará al jefe del departamento presupuestario de la unidad ejecutora, la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-, para garantizar los recursos necesarios para realizar los pagos de la negociación adjudicada. (Lo firma y sella el jefe de la unidad ejecutora y el jefe del departamento presupuestario). Art. 3 de La Ley.
40	Autoridad Administrativa Superior	En el plazo de impugnaciones solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase Procedimiento 22).
41	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato, dentro del plazo xx xxxx (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva; debiendo contar con la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
42	Unidad Ejecutora	Recibe la fianza de cumplimiento de contrato y su certificación de autenticidad, el cual debe ser presentada por el oferente adjudicado acompañado del oficio respectivo, dentro de los quince (15) días posteriores a la suscripción del contrato. Art. 65 de La Ley y arts. 42 y 53 inciso b) del Reglamento.
43	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remite el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
44	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite el mismo a la unidad ejecutora responsable del evento, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
45	Analista encargado del evento	Publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento, y dictamen y resolución de aprobación de las cláusulas del contrato), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación del mismo.
46	Analista encargado del evento	Remite copia del contrato aprobado a la unidad requirente, Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
47	Analista encargado del evento	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes de su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro, verificará que la cuentadancia sea la correcta y archivará la misma dentro del expediente respectivo.
48	Autoridad Administrativa Superior	Aprobadas las cláusulas del contrato, la autoridad administrativa superior nombrará a la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase Procedimiento 33). Debiendo las partes otorgarse el finiquito en el plazo correspondiente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 17

ADQUISICIÓN DE BIENES IMPORTADOS

No. de pasos: 36

Inicia: Solicitud de compra o requerimiento

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Identifica la necesidad y traslada la solicitud a la unidad ejecutora respectiva, mediante oficio adjuntando los siguientes documentos: Oficio de requerimiento justificando la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios. Análisis cuantitativo del bien o suministro a adquirir según Instituto Nacional de Estadística -INE- o en su defecto negativa de la emisión del análisis. (Si existe negativa extendida por el INE, se coordinará con el personal idóneo en el área o áreas donde puede realizarse la adquisición e importación del bien o suministro, para verificar precios de referencia que existan en el mercado). Boleta de proforma del precio de referencia de los bienes, insumos o servicios a adquirir de proveedores nacionales. Solicitud de Xxxxxx (firmada por el jefe del centro de costo o por quien realice sus funciones). Especificaciones Técnicas. Solicitud del Dictamen Presupuestario
2	Autoridad Administrativa Superior	Remite oficio a la autoridad superior que incluya documentos que justifican la necesidad y detalles del bien o suministro a adquirir, para la autorización del trámite y solicitud de delegación del personal idóneo en el área o áreas donde pueda realizarse la adquisición e importación. (Pudiendo ser este el Agregado Militar).
3	Autoridad Superior	Autoriza iniciar el trámite para la adquisición y nombra al personal idóneo (pudiendo ser el Agregado Militar) del área o áreas donde esté prevista la adquisición, dotándolo de las facultades suficientes para que realice las diligencias necesarias en coordinación con la autoridad administrativa superior solicitante.
4	Unidad Ejecutora	Con la autorización suscrita por la autoridad superior se tramitan los siguientes documentos: Centro de Costo: Dictamen Técnico. Términos de referencia o bases. Informe circunstanciado sobre aranceles, seguros, viáticos, pasajes y demás costos que se tendrán que sufragar para la adquisición y/o importación de bienes. Negociado de Compras y Contrataciones de la UE: Certificación del PAC. Términos de referencia o bases detalladas y revisadas específicas para adquisición de bienes importados. Dar seguimiento a la obtención de firmas de la Solicitud de Pedido. Solicita al Departamento Presupuestario el Dictamen Presupuestario.
5	Autoridad Administrativa Superior	Envía mensaje de indicaciones a realizar para la adquisición e importación de los productos o bienes al personal designado (s) y/o Agregado (s) Militar (es) que se encuentra (en) en funciones en el área o áreas donde debe realizarse la importación de los bienes requeridos.
6	Personal designado (s) y/o Agregado (s) Militar (es)	Procede a realizar las diligencias solicitadas por la autoridad administrativa superior entre ellas búsqueda de los bienes con las especificaciones técnicas requeridas, incluyendo la información detallada de los precios para la adquisición entre otros. Posteriormente remitirá la información a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable del evento.
7	Unidad Ejecutora	Elabora el proyecto de oficio para firma de la AAS, dirigido al Instituto Nacional de Estadística (INE) y a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), para solicitar se conforme comisión para verificar precios de productos a importar, (estableciéndose que el precio de importarlos directamente, incluyendo derechos aduanales, impuestos, seguros, pasajes, viáticos y demás gastos atribuibles, sea más bajo que el que tenga los mismos bienes e el mercado nacional). Arts. 5 y 8 LCE; 8 del Reglamento.
8	Autoridad Administrativa Superior	Firmados los oficios los traslada a las dependencias antes indicadas, para conformar la comisión; asimismo, nombra un delegado idóneo del centro costo correspondiente, para que se integre a la comisión respectiva.
9	Autoridad Administrativa superior	Con el informe de montos de los parámetros de la comisión de verificación de precios, se inicia la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS del evento correspondiente. Si los montos no están dentro de los parámetros se finaliza el evento.
10	Autoridad Administrativa Superior	La autoridad administrativa superior, instruirá al jefe de la unidad ejecutora para que, con los documentos actualizados en el expediente correspondiente, proceda con las publicaciones en el Sistema GUATECOMPRAS.
11	Jefe de la Unidad Ejecutora	Con los documentos descritos en el paso 1 y 4 de este procedimiento y con el informe de la comisión, el jefe de la unidad ejecutora pondrá en conocimiento a la autoridad administrativa superior responsable del evento, a efecto dentro del plazo de dos (2) días siguientes, se emita dictamen jurídico y resolución de aprobación de términos de referencia o bases, para ser publicadas en definitiva en el Sistema GUATECOMPRAS. Trasladando el Expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora.
12	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de aprobación de términos de referencia o bases, dentro del plazo de 2 días hábiles.
13	Autoridad Administrativa Superior	La autoridad administrativa superior, previo dictamen jurídico emite la resolución de aprobación de términos de referencia o bases.
14	Unidad Ejecutora	Recibido el expediente, el jefe de la unidad ejecutora, lo traslada al jefe del departamento de compras, a efecto se publiquen los términos de referencia en el Sistema GUATECOMPRAS.
15	Jefe del Departamento de Compras	Recibe el expediente, verifica el estado de este y lo traslada al analista responsable para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
16	Analista encargado del evento	El evento se publica en el Sistema GUATECOMPRAS, después de recibida la resolución. Se deben incluir los siguientes documentos: Solicitud de pedido. Términos de referencia o bases. Dictamen Jurídico. Certificación del Plan Anual de Compras (PAC). Modelo de contrato. Resolución de aprobación de términos de referencia o bases. Dictamen Técnico. Dictamen Presupuestario emitido por el Departamento Presupuestario de la Unidad Ejecutora compradora (firmado y sellado por quien lo remite, consignando su Número de Identificación Tributaria). Precio de referencia, resultado de la comisión conformada por INE, SAT y MDN.
17	Analista encargado del evento	Solicita autorización para que la autoridad administrativa superior, firme invitación a la entidad Internacional, para que emita la oferta económica.
18	Autoridad Administrativa Superior	Firma invitación a ofertar para que la entidad internacional presente oferta económica.
19	Analista encargado del evento	Remite la invitación a ofertar y se recibe oferta, y es trasladada al jefe de la unidad ejecutora para su consulta o aprobación.
20	Analista encargado del evento	Con la oferta económica, se procede a realizar la publicación del listado de oferentes en el Sistema GUATECOMPRAS.
21	Analista encargado del evento	Con la oferta económica, se procede a realizar la adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS, a la entidad invitada a ofertar.
22	Asesoría Legal de la Unidad Ejecutora	Elabora el Acta de Negociación cuando el monto de la negociación no exceda de Q.100,000.00, la cual podrá ser suscrita por la Comisión de Compras nombrada a través de la autoridad administrativa superior.
23	Asesoría Legal de la Unidad Ejecutora	Cuando la negociación sea de Q.100,000.01 en adelante elabora la minuta de contrato.
24	Asesoría Legal de la Unidad Ejecutora	Revisa los documentos y determina cumplimiento de requisitos, de acuerdo con las leyes y normativa vigente aplicable.
25	Autoridad Administrativa Superior	Previo a la suscripción del contrato, se solicitará al Jefe del Departamento Presupuestario de la Unidad Ejecutora, la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CDP, para garantizar los recursos necesarios para realizar la transferencia de fondos para el pago de la negociación adjudicada. (Lo firma y sella el jefe de la unidad ejecutora y el jefe del departamento presupuestario). Art. 3 de La Ley.
26	Autoridad Administrativa Superior	Solicitará a la autoridad superior, previo a la transferencia de fondos, se autorice a una comisión de compra, integrada por dos o más personas, para realizar la compra en el extranjero, debiendo recibir los bienes o productos, conforme a la oferta recibida y trasladar la garantía correspondiente.
27	Autoridad Superior	La autoridad administrativa superior solicitará la delegación de firma para que la comisión de compra pueda suscribir el contrato, dicha suscripción debe ser dentro del plazo xx xxxx (10) días, contados a partir de la adjudicación definitiva. Artículo 47 de la Ley.
28	Unidad Ejecutora	Remite contrato a la comisión de compra para que el proveedor suscriba.
29	Autoridad Administrativa Superior	Recibe contrato suscrito y presentada la garantía del bien o producto, lo remite a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para que continúe con el trámite de aprobación de las cláusulas del contrato, según el procedimiento 23.
30	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe, revisa el expediente y emite dictamen jurídico y proyecto de resolución para la aprobación del contrato por parte de la autoridad superior conforme al procedimiento 23.
31	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., y remite el mismo a la unidad ejecutora responsable del evento, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
32	Analista/Autoridad Administrativa Superior	Publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación de este.
33	Analista encargado del evento de la Unidad Ejecutora	Remite copia del contrato aprobado a la unidad requirente, Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
34	Analista encargado del evento de la Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes de su aprobación, verificará que la cuentadancia sea la correcta y archivará la misma dentro del expediente respectivo.
35	Analista/Autoridad Administrativa Superior	Aprobado el contrato, la autoridad administrativa superior nombrará a la Comisión Receptora y Liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 33).
36	Unidad Ejecutora	Archiva Expediente

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 18

PUBLICACIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL; CONFORME A LO REGULADO EN EL ARTÍCULO 54 DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.

No. de pasos: 04

Inicia: Recepción del expediente por parte de la Unidad Ejecutora

Termina: Publicación de documentos

Paso	Responsable	Descripción
1	DIGEPOL	Suscrito el convenio de cooperación, conforme a lo establecido en la Directiva RA/DI-EMDN-DIGEPOL-006-SAGE-2019 de fecha 18MAR2019, la unidad ejecutora recibe el expediente correspondiente de la Dirección General de Política de Defensa del MDN., para el trámite correspondiente.
2	Unidad Ejecutora	Recibido el expediente de mérito, la autoridad administrativa superior diligenciará las fases de la recepción de la cooperación, así como los documentos de respaldo de las mismas.
3	Unidad Ejecutora	Al realizar el primer aporte de los gastos de la cooperación, la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora publicará dentro de los 15 días posteriores en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado GUATECOMPRAS, los documentos que respalden la cooperación y el primer aporte, los subsiguientes se publicarán de la misma manera.
4	Unidad Ejecutora	Terminado el proceso de recepción y liquidación de la cooperación, la unidad ejecutora publicará dentro de los 15 días posteriores en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado denominado GUATECOMPRAS, los documentos que respalden el último aporte y la liquidación de la cooperación.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 19

PRÓRROGA CONTRACTUAL, A SOLICITUD DEL CONTRATANTE POR MUTUO ACUERDO

No. de pasos: 13

Inicia: Solicitud de la prórroga

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	El jefe de la unidad ejecutora solicita en un plazo de veinte (20) días hábiles antes del vencimiento del contrato, a la autoridad administrativa superior, considerando el plazo a prorrogar, en la cual deberá justificar: La necesidad La procedencia La conveniencia
2	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior solicitará por escrito al contratista o proveedor, la anuencia de la prórroga del contrato, por lo menos quince (15) días hábiles antes del vencimiento del contrato; debiendo indicarle que de ser aceptada la solicitud deberá adjuntar a su oficio de respuesta la documentación siguiente: Fotocopia Legalizada de los documentos que acrediten la personería jurídica del proveedor. En caso de Persona Individual: Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. Fotocopia legalizada del documento de identificación del propietario (Documento Personal de Identificación -DPI- o pasaporte en el caso de ser extranjero). En Caso de Persona Jurídica: Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Sociedad. Fotocopia legalizada de la escritura pública de constitución de la sociedad y sus modificaciones si las hubiere. Fotocopia legalizada del acta notarial de nombramiento o mandato del representante legal, ambos debidamente inscritos en los registros respectivos. Fotocopia legalizada del documento de identificación del Representante Legal (Documento Personal de Identificación -DPI- o pasaporte en el caso de ser extranjero). Los documentos anteriormente descritos pueden ser legalizados en una misma acta notarial de legalización, cumpliendo con los requisitos xx xxx (timbres fiscales y notariales), entre otras formalidades de conocimiento xxx xxxxxxx autorizante. El proveedor o contratista deberá responder dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de recibida la solicitud, con su decisión por escrito; de aceptada la solicitud adjuntará la documentación requerida.
3	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior con la anuencia del contratista o proveedor y previo dictamen emitido por la asesoría jurídica de la unidad ejecutora emitirá resolución de aprobación sobre la procedencia de la prórroga contractual.
4	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora minuta de contrato de prórroga, misma que deberá cumplir con los requisitos legales de forma y fondo.
5	Unidad Ejecutora	Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
6	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato de prórroga, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
7	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato de prórroga.
8	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada el endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remitirá el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato de prórroga; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
9	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., publica y notifica el contrato de prórroga en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato de prórroga), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de la aprobación del mismo.
10	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite copia del contrato de prórroga aprobado a la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
11	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publicado y notificado el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la autoridad administrativa superior para que proceda con la publicación correspondiente del contrato en el portal online de la Contraloría General de Cuentas.
12	Unidad Ejecutora	Registra el contrato de prórroga con la resolución de aprobación y el endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, debiendo imprimir la constancia de dicho registro y trasladará el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN, para la publicación de esta en el Sistema GUATECOMPRAS y resguardo respectivo.
13	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Archiva expediente

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Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 20

PRÓRROGA OBLIGATORIA POR DECISIÓN UNILATERAL DEL CONTRATANTE

No. de pasos: 13

Inicia: Solicitud de la prórroga

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Xxxxxxx en cuenta que es una prórroga obligatoria, el jefe de la unidad ejecutora remite oficio poniendo en conocimiento a la autoridad administrativa superior la necesidad manifestada por el centro de costo, adjuntando el oficio.
2	Autoridad Administrativa Superior	Previo dictamen de la asesoría jurídica de la unidad ejecutora emite resolución de aprobación sobre la procedencia de la prórroga del contrato y da aviso al proveedor o contratista. En todo caso las bases deben establecer tal extremo, lo que constituirá la aceptación expresa por el proveedor o contratista.
3	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior notificará por escrito al contratista o proveedor, la prórroga obligatoria del contrato; debiendo indicarle que deberá remitir la documentación siguiente: En caso de Persona Individual: Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. Fotocopia legalizada del documento de identificación del propietario (Documento Personal de Identificación -DPI- o pasaporte en el caso de ser extranjero). En Caso de Persona Jurídica: Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Sociedad. Fotocopia legalizada de la escritura pública de constitución de la sociedad y sus modificaciones si las hubiere. Fotocopia legalizada del acta notarial de nombramiento o mandato del representante legal, ambos debidamente inscritos en los Registros respectivos. Fotocopia legalizada del documento de identificación del Representante Legal (Documento Personal de Identificación -DPI- o pasaporte en el caso de ser extranjero). Los documentos anteriormente descritos pueden ser legalizados en una misma acta notarial de legalización, cumpliendo con los requisitos xx xxx (timbres fiscales y notariales), entre otras formalidades de conocimiento xxx xxxxxxx autorizante. La documentación antes indicada deberá ser entregada por el contratista o proveedor en un plazo no mayor de cinco (5) días de recibida la solicitud.
4	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora minuta de contrato de prórroga, misma que deberá cumplir con los requisitos legales de forma y fondo.
5	Unidad Ejecutora	Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
6	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato de prórroga, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
7	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato de prórroga.
8	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada el endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remitirá el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato de prórroga; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
9	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., publica y notifica el contrato de prórroga en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato de prórroga), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de la aprobación del mismo.
10	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite copia del contrato de prórroga aprobado a la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
11	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publicado y notificado el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la autoridad administrativa superior para que proceda con la publicación correspondiente del contrato en el portal online de la Contraloría General de Cuentas.
12	Unidad Ejecutora	Registra el contrato de prórroga con la resolución de aprobación y el endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, debiendo imprimir la constancia de dicho registro y trasladará el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN, para la publicación de esta en el Sistema GUATECOMPRAS y resguardo respectivo.
13	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Archiva expediente

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Procedimiento: 21

PRÓRROGA A SOLICITUD DEL CONTRATISTA POR MUTUO ACUERDO

No. de pasos: 14

Inicia: Solicitud de la prórroga

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Recibe solicitud del proveedor o contratista, al menos con treinta (30) días hábiles antes del vencimiento del contrato, considerando el plazo a prorrogar, y justificando fehacientemente la necesidad y conveniencia para prorrogar el contrato.
2	Unidad Ejecutora	Analiza la solicitud realizada por el contratista, verificando que se encuadre en los supuestos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
3	Unidad Ejecutora	Si procede, la autoridad administrativa superior solicita al proveedor o contratista por escrito, la documentación siguiente: Fotocopia Legalizada de los documentos que acrediten la personería jurídica del proveedor. En caso de Persona Individual: Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. Fotocopia legalizada del documento de identificación del propietario o mandatario (Documento Personal de Identificación -DPI- o pasaporte en el caso de ser extranjero). En Caso de Persona Jurídica: Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa. Fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Sociedad. Fotocopia legalizada de la escritura pública de constitución de la sociedad y sus modificaciones si las hubiere. Fotocopia legalizada del acta notarial de nombramiento o mandato del representante Legal, ambos debidamente inscritos en los Registros respectivos. Fotocopia legalizada del documento de identificación del Representante Legal (Documento Personal de Identificación -DPI- o pasaporte en el caso de ser extranjero). Los documentos anteriormente descritos pueden ser legalizados en una misma acta notarial de legalización, cumpliendo con los requisitos xx xxx (timbres fiscales y notariales), entre otras formalidades de conocimiento xxx Xxxxxxx autorizante. La documentación antes indicada deberá ser entregada por el contratista en un plazo no mayor de cinco (5) días de recibida la solicitud.
4	Autoridad Administrativa Superior	Previo dictamen emitido por la Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora emite resolución de aprobación sobre la procedencia de la prórroga contractual.
5	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora minuta de contrato de prórroga, misma que deberá cumplir con los requisitos legales de forma y fondo.
6	Unidad Ejecutora	Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
7	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior solicitará a la autoridad superior la delegación para la celebración del contrato de prórroga, conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 22).
8	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato de prórroga.
9	Autoridad Administrativa Superior	Al ser presentada el endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remitirá el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación del contrato de prórroga; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23).
10	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., publica y notifica el contrato de prórroga en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato de prórroga), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de la aprobación del mismo.
11	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite copia del contrato de prórroga aprobado a la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
12	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publicado y notificado el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, traslada el expediente a la autoridad administrativa superior para que proceda con la publicación correspondiente del contrato en el portal online de la Contraloría General de Cuentas.
13	Unidad Ejecutora	Registra el contrato de prórroga con la resolución de aprobación y el endoso o prórroga de la fianza de cumplimiento en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, debiendo imprimir la constancia de dicho registro y trasladará el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN, para la publicación de esta en el Sistema GUATECOMPRAS y resguardo respectivo.
14	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Archiva expediente

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Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 22

DELEGACIÓN DE FIRMA PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS

(según el régimen o modalidad de compra)

No. de pasos: 09

Inicia: Solicitud de delegación de firma

Termina: Remisión de la resolución

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Dentro del plazo de impugnaciones la autoridad administrativa superior trasladará el expediente con todas sus actuaciones o diligencias a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., solicitando a la autoridad superior, delegación para la celebración de contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra), debiendo adjuntar, solicitud de delegación de firma dirigida a la autoridad superior. A referida solicitud deberá acompañar la documentación debidamente certificada que acredite la calidad de autoridad administrativa superior, siendo la siguiente: Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- Punto de orden donde fue nombrado. Acta de toma de posesión del cargo. Constancia de la cuentadancia a nombre de la autoridad administración superior. Constancia de Inscripción y Actualización de Datos al Registro Tributario -RTU- de la autoridad administrativa superior (actualizado al año fiscal vigente) Constancia de Inscripción y Actualización de Datos al Registro Tributario -RTU- de la unidad ejecutora. En caso de sustitución de la autoridad administrativa superior, previo a suscribir el contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra), la delegación de firma otorgada continuará surtiendo sus efectos; no siendo necesario solicitar una nueva.
2	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada expediente al Departamento Legal, para que emita dictamen y proyecto de resolución.
3	Departamento Legal de la DGCAMDN.	Recibe el expediente, revisa, analiza y si cumple con los requisitos xx xxx y bases, emite dictamen y proyecto de resolución de delegación de firma.
4	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que continúe con el trámite de delegación de firma por parte de la autoridad superior.
5	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Recibe y remite el expediente a la Dirección General Administrativa del MDN., para la emisión por parte de la autoridad superior de la resolución de delegación para la celebración del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra), bajo la responsabilidad de la autoridad administrativa superior respectiva.
6	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución de delegación de firma.
7	Autoridad Superior	Emite resolución mediante la cual delega la celebración del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra) y traslada el expediente al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN.
8	Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que continúe con el trámite que corresponda.
9	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el expediente y lo remite a la autoridad administrativa superior para que proceda a la suscripción del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra).

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 23

APROBACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO

(según el régimen o modalidad de compra)

No. de pasos: 10

Inicia: Solicitud de aprobación

Termina: Notificación y publicación

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior remitirá el expediente incluyendo el contrato suscrito o convenio según corresponda, a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., adjuntando fianza de cumplimiento y certificado de autenticidad (según el régimen o modalidad de compra), solicitando la aprobación del contrato o convenio. La autoridad superior aprobará el contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la presentación de la garantía de cumplimiento o seguro de caución.
2	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe y traslada el expediente al departamento legal, a efecto emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación del contrato.
3	Departamento Legal de la DGCAMDN.	Contrato o convenio cumple con los requisitos de forma y fondo: Emite dictamen y proyecto de resolución de aprobación del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra) y continúa con el paso 5 de este procedimiento. Contrato o convenio no cumple con los requisitos de forma y fondo: Devuelve expediente, para que sea trasladado a la unidad ejecutora, a efecto se subsanen las observaciones.
4	Unidad Ejecutora	Subsana las observaciones y devuelve el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para continuar con el trámite de aprobación del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra). Continúa con el paso 1 de este procedimiento.
5	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que continúe con el trámite de aprobación del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra) por parte de la autoridad superior.
6	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Recibe y remite el expediente a la Dirección General Administrativa del MDN., para la emisión por parte de la autoridad superior de la resolución de aprobación del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra).
7	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para que continue con el trámite de la emisión de la resolución de aprobación o improbación del contrato o convenio (según el régimen o modalidad de compra).
8	Autoridad Superior	Emite resolución mediante la cual aprueba el contrato o el convenio (según el régimen o modalidad de compra) y traslada el expediente al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN.
9	Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que continúe con el trámite correspondiente.
10	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el expediente y continúa con el procedimiento y los pasos establecidos según el régimen o modalidad de compra.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 24

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONCILIATORIO

No. de pasos: 06

Inicia: Solicitud de aplicación de procedimiento

Termina: Acta de finalización de procedimiento

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo, Comisión Receptora y liquidadora, Unidad Ejecutora y el Contratista.	El procedimiento se puede iniciar por alguna de las siguientes causas: Requerimiento por escrito por parte del contratista para poder llevar a cabo el procedimiento conciliatorio administrativo. El centro de costo remite oficio a la unidad ejecutora, en el que se pone de manifiesto inconvenientes con el producto entregado por el contratista, solicitando el cumplimiento de la garantía. La comisión receptora mediante acta, pone de manifiesto a la unidad ejecutora la no entrega por parte del contratista con lo establecido en el contrato o acta de negociación. Por iniciativa propia de la unidad ejecutora indicando los motivos. Fundamento legal: artículo 102 de la Ley de Contrataciones del Estado; clausula de resolución de controversias del contrato administrativo respectivo. Nota: Se deberá considerar el plazo establecido en la fianza a efecto dar el aviso a la afianzadora.
2	Unidad Ejecutora	Recibida la solicitud de inicio del procedimiento administrativo conciliatorio, la unidad ejecutora por medio de la autoridad administrativa superior emite oficio, indicando hora, día y lugar en el cual se cita formalmente al contratista, para la exposición de los hechos y circunstancias que motivan el procedimiento, con los designados para llevar a cabo el proceso. Así mismo, por medio de mensaje de conformidad a la causa que motiva el procedimiento, se requerirá la presencia de los miembros de las unidades militares que pudieran tener interés o sea necesaria su participación en el proceso.
3	Junta Conciliatoria	El día y hora señalado, se harán presentes las siguientes personas: Un (1) delegado del centro de costo (en el caso que exista inconvenientes con el producto). Los miembros de la comisión receptora y liquidadora (en el caso del incumplimiento de entrega de los bienes, insumos, productos, etc.) Jefe o en ausencia el subjefe de la unidad ejecutora y el jefe del departamento administrativo. Asesor legal de la unidad ejecutora. El contratista. Y otros que se consideren necesarios para su consulta. Reunidos todos los involucrados, se pondrán de manifiesto los hechos, causas y motivos del incumplimiento que origino el proceso y el acuerdo consensuado o la resolución del mismo. Los participantes de la junta conciliatoria deberán hacer constar mediante acta dichas circunstancias, en el libro de actas administrativas autorizado por la Contraloría General de Cuentas, de la unidad ejecutora.
4	Unidad Ejecutora, Centro de Costo, Comisión Receptora y Liquidadora, y Contratista	Posteriormente a la celebración de la Junta Conciliatoria, los encargados de velar por el cumplimiento del acuerdo consensuado son los siguientes: Si la ejecución del procedimiento administrativo conciliatorio es motivada por la Unidad Ejecutora, esta es la encargada de velar por el cumplimiento de la misma. Si la ejecución del procedimiento administrativo conciliatorio es motivada por el Centro de Costo o la Comisión Receptora y Liquidadora, ellos serán los encargados de velar por el cumplimiento de la misma, debiendo informar a la brevedad posible por escrito a la Unidad Ejecutora el cumplimiento o incumplimiento del acuerdo consensuado. Si el procedimiento administrativo conciliatorio fue por iniciativa del contratista, la dependencia interesada deberá informar a la brevedad posible por escrito el cumplimiento o incumplimiento del acuerdo consensuado a la unidad ejecutora.
5	Junta Conciliatoria	Vencido el plazo para cumplir el acuerdo consensuado y este fue debidamente cumplido, la junta conciliatoria, faccionará el acta que haga constar el cumplimiento y la finalización del procedimiento administrativo conciliatorio. En el caso de incumplimiento del acuerdo consensuado, se le notificará por escrito al contratista una segunda y última junta conciliatoria para que este exponga los motivos del incumplimiento y consensuar un nuevo acuerdo, debiendo dejar constancia por escrito en el libro de actas administrativas respectiva.
6	Junta Conciliatoria	Cumplido con el paso 5 del presente procedimiento la junta conciliatoria se reunirá nuevamente para hacer constar la resolución del acuerdo consensuado y dar por finalizado el procedimiento en el libro de actas administrativas correspondiente para la continuación de las acciones y procesos legales pertinentes, establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado o del contrato administrativo.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 25

SANCIÓN POR ATRASO EN LA ENTREGA

No. de pasos: 10

Inicia: Acta de recepción

Termina: Notificación de rescisión de contrato

Paso	Responsable	Descripción
1	Comisión Receptora	Suscribe acta en la cual hace constar el incumplimiento en la entrega total o parcial de las obras, servicios, bienes o suministros por parte del contratista, en los eventos de cotización, licitación, compra directa con oferta electrónica y demás eventos contemplados en la Ley, poniendo en conocimiento de la autoridad administrativa superior.
2	Autoridad Administrativa Superior	Con base a la documentación de justificación presentada por el proveedor, otorga el plazo correspondiente al contratista para que éste cumpla con la entrega de los bienes, suministros o la prestación del servicio. Notifica por escrito fecha a la comisión receptora para la recepción de los bienes o prestación del servicio.
3	Comisión Receptora	Suscribe acta de cumplimiento o incumplimiento de la entrega en el plazo otorgado por la autoridad administrativa superior, y traslada el expediente a la autoridad ya mencionada.
4	Autoridad Administrativa Superior	Si el contratista cumple, traslada el expediente (acta de recepción certificada, pedido de insumos, envío, entre otros), al departamento presupuestario y financiero de la unidad ejecutora, para que efectúe el cálculo de la multa correspondiente, tomando en cuenta el periodo se computará a partir del día hábil siguiente de la fecha pactada para la entrega y conforme a la tasa de cálculo establecida en el artículo 62 Bis del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
5	Autoridad Administrativa Superior	Emite resolución previo dictamen de su asesoría jurídica, de la multa por el atraso o la entrega incompleta. Tomando en cuenta solo la parte proporcional del tiempo de atraso y valor de los insumos no entregados. En ningún caso podrán ser superiores en su conjunto al monto de la garantía de cumplimiento, conforme a lo establecido en el artículo 85 de la LCE.
6	Autoridad Administrativa Superior	Emitida la resolución de la multa y debidamente notificada de forma electrónica al contratista, éste debe hacer efectivo el pago ante la unidad ejecutora correspondiente, quien deberá depositarlo a la cuenta de Tesorería Nacional Fondo Común, en el plazo señalado en la resolución emitida, debiendo presentar original de la boleta de pago y el CUR de ingreso, para incorporarla al expediente y remitirlo a -UDAF-.
7	Autoridad Administrativa Superior	Remite el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., a efecto se publique la o las sanciones impuestas, en el Sistema GUATECOMPRAS, las cuales surtirán efectos al día siguiente de su publicación.
8	Autoridad Administrativa Superior	Si el contratista no cumple con la entrega en el plazo otorgado, la autoridad administrativa superior convocará a una reunión conciliatoria o notificará la resolución de rescisión de contrato, dejando constancia en acta de lo actuado.
9	Autoridad Administrativa Superior	De no hacerse efectivo el pago de la sanción por incumplimiento del contrato, la entidad contratante a través del Sistema GUATECOMPRAS requerirá de oficio por única vez, se procederá a inhabilitarlo en el Sistema GUATECOMPRAS, sin perjuicio de efectuar el cobro por la vía judicial. Agotados los procedimientos anteriores, iniciará las diligencias para la ejecución de fianza, rescisión del contrato e inhabilitación en el Sistema GUATECOMPRAS, conforme al procedimiento establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, el presente manual, Acuerdo Gubernativo 170-2018, Reglamento del Registro General de Adquisiciones del Estado y Resolución Número 001-2022 emitida por la Dirección General de Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
10	Autoridad Administrativa Superior	Emite la resolución que motiva la ejecución de xxxxxx, rescisión de contrato e inhabilitación del proveedor, notifica: a) El contratista; y b) Comisión Receptora, a través del sistema denominado GUATECOMPRAS o por escrito personalmente.

Dirección General Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 26

EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

(EL ADJUDICADO NO SOSTIENE SU OFERTA)

No. de pasos: 15

Inicia: Adjudicado no sostiene su oferta

Termina: Pago de fianza y archivo

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Recibe oficio del oferente adjudicado, en el cual indica que no sostiene o no puede cumplir con su oferta. Trasladará el expediente según el régimen, en caso de cotización a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora y en licitación a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.
2	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora o Asesoría Jurídica de la DGCAMDN., (según el caso).	Recibe, analiza y emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de conformidad a los artículos 64 y 84 de la Ley de Contrataciones del Estado y 53 de su Reglamento, según sea el caso.
3	Autoridad Administrativa Superior o Autoridad Superior (según el caso).	En cotización la autoridad administrativa superior emitirá resolución en la que deja sin efecto la adjudicación, manda a ejecutar la fianza de sostenimiento de oferta y ordena iniciar los trámites de inhabilitación de la entidad que está incumpliendo. Debiendo notificarse a través del Sistema GUATECOMPRAS o de forma personal. En licitación a solicitud de la autoridad administrativa superior, la autoridad superior emitirá resolución en la que deja sin efecto la adjudicación, manda a ejecutar la fianza de sostenimiento de oferta y ordena a la unidad ejecutora iniciar los trámites de inhabilitación de la entidad que está incumpliendo; previo a poner a consideración y firma de la autoridad superior, y emita la referida resolución, la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., trasladará el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., a efecto esta lo remita a la Dirección General Administrativa del MDN., para que sea remitida al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución por parte de la autoridad superior. Emitida la resolución la autoridad superior a través del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., devolverá el expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que proceda con la notificación al oferente adjudicado, a través del Sistema GUATECOMPRAS o por escrito, y remita el expediente a la unidad ejecutora para que dé cumplimiento a lo resuelto.
4	Unidad Ejecutora	Dentro del plazo de treinta (30) días calendario inmediatos siguientes o según lo indique la fianza, enviará reclamo a la aseguradora con la justificación respectiva.
5	Unidad Ejecutora	Inicia proceso de inhabilitación en el Sistema GUATECOMPRAS, según la normativa vigente.
6	Unidad Ejecutora	Recibe respuesta de la aseguradora: Si la respuesta es favorable, continúa con el proceso de ejecución de la fianza. Si la respuesta es condicionada a la presentación de documentos, se debe completar la documentación por parte de la unidad ejecutora y se continúa con la ejecución de la fianza. Si la respuesta es desfavorable, la autoridad administrativa superior deberá remitir el expediente al Ministerio de la Defensa Nacional para que inicie proceso legal correspondiente.
7	Unidad Ejecutora	Recibe pago de la afianzadora o aseguradora, a través de cheque o transferencia electrónica, y realiza trámite con la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para ser remitida al fondo común.
8	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	A requerimiento de la unidad ejecutora remite la documentación correspondiente del evento.
9	Unidad Ejecutora	Envía oficio a la afianzadora o aseguradora, con la documentación solicitada y continúa con el trámite.
10	Unidad Ejecutora	En caso de negativa por parte de la afianzadora o aseguradora, trasladará el expediente a la autoridad administrativa superior para su conocimiento y trámite respectivo; remitiéndolo previamente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora.
11	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora proyecto de resolución, debiendo trasladar el expediente a la autoridad administrativa superior.
12	Autoridad Administrativa Superior	Traslada el expediente con el proyecto de resolución a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que el Departamento Jurídico del Ejército emita dictamen, a efecto se solicite al Procurador General de la Nación realice el reclamo por la vía judicial.
13	Autoridad Superior	Emite resolución, a efecto se remita expediente a la Procuraduría General de la Nación, solicitando se realice el reclamo por la vía judicial y copia a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
14	Autoridad Superior	Queda a las resultas de la Procuraduría General de la Nación y traslada el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su archivo.
15	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada la resolución a la unidad ejecutora para que proceda conforme a lo resuelto.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 27

EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

(EL ADJUDICADO NO SE PRESENTA A SUSCRIBIR CONTRATO)

No. de pasos: 15

Inicia: Adjudicado no se presenta a suscribir contrato

Termina: Pago de fianza y archivo

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Si el oferente adjudicado no se presenta a suscribir el contrato, debe remitirse el expediente y el contrato, según el caso, cotización a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora y en licitación a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para que emita dictamen y proyecto de resolución que corresponda.
2	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora o Asesoría Jurídica de la DGCAMDN., (según el caso).	Recibe, analiza y emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de conformidad a los artículos 64 y 84 de la Ley de Contrataciones del Estado y 53 de su Reglamento, según sea el caso.
3	Autoridad Administrativa Superior o Autoridad Superior (según el caso).	En cotización la autoridad administrativa superior emitirá resolución en la que deja sin efecto la adjudicación, manda a ejecutar la fianza de sostenimiento de oferta y ordena iniciar los trámites de inhabilitación de la entidad que está incumpliendo. Debiendo notificarse a través del Sistema GUATECOMPRAS o de forma personal. En licitación a solicitud de la autoridad administrativa superior, la autoridad superior emitirá resolución en la que deja sin efecto la adjudicación, manda a ejecutar la fianza de sostenimiento de oferta y ordena a la Unidad Ejecutora iniciar los trámites de inhabilitación de la entidad que está incumpliendo; previo a poner a consideración y firma de la autoridad superior, y emita la referida resolución, la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., trasladará el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., a efecto esta lo remita a la Dirección General Administrativa del MDN., para que sea remitida al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución por parte de la autoridad superior. Emitida la resolución la autoridad superior a través del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., devolverá el expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que proceda con la notificación al oferente adjudicado, a través del Sistema GUATECOMPRAS o por escrito, y remita el expediente a la unidad ejecutora para que dé cumplimiento a lo resuelto.
4	Unidad Ejecutora	Dentro del plazo de treinta (30) días calendario inmediatos siguientes o según lo indique la fianza, enviará reclamo a la aseguradora con la justificación respectiva.
5	Unidad Ejecutora	Inicia proceso de inhabilitación en el Sistema GUATECOMPRAS, según normativa vigente.
6	Unidad Ejecutora	Recibe respuesta de la aseguradora: Si la respuesta es favorable, continua con el proceso de ejecución de la fianza. Si la respuesta es condicionada a la presentación de documentos, se debe completar la documentación por parte de la unidad ejecutora y se continúa con la ejecución de la fianza. Si la respuesta es desfavorable, la autoridad administrativa superior deberá remitir el expediente al Ministerio de la Defensa Nacional para que inicie proceso legal correspondiente.
7	Unidad Ejecutora	Recibe pago de la afianzadora o aseguradora, a través de cheque o transferencia electrónica, y realiza trámite con la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para ser remitida al fondo común.
8	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	A requerimiento de la unidad ejecutora remite la documentación correspondiente del evento.
9	Unidad Ejecutora	Envía oficio a la afianzadora o aseguradora, con la documentación solicitada y continúa con el trámite.
10	Unidad Ejecutora	En caso de negativa por parte de la afianzadora o aseguradora, trasladará el expediente a la autoridad administrativa superior para su conocimiento y trámite respectivo; remitiéndolo previamente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora.
11	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora proyecto de resolución, debiendo trasladar el expediente a la autoridad administrativa superior.
12	Autoridad Administrativa Superior	Traslada el expediente con el proyecto de resolución a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que el Departamento Jurídico del Ejército emita dictamen, a efecto se solicite al Procurador General de la Nación realice el reclamo por la vía judicial.
13	Autoridad Superior	Emite resolución, a efecto se remita expediente a la Procuraduría General de la Nación, solicitando se realice el reclamo por la vía judicial y copia a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
14	Autoridad Superior	Queda a las resultas de la Procuraduría General de la Nación y traslada el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su archivo.
15	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada la resolución a la Unidad Ejecutora para que proceda conforme a lo resuelto.

NOTA: Si hubiese un oferente ocupando el segundo lugar en la adjudicación, podrá readjudicársele el evento, previa anuencia de este; después de publicada la resolución donde se deja sin efecto la adjudicación inicial, dicha readjudicación se realizará de acuerdo con la Ley y a la modalidad específica de compra.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 28

EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

(EL ADJUDICADO NO PRESENTA LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO)

No. de pasos: 15

Inicia: Adjudicatario no presenta fianza de cumplimiento de contrato

Termina: Pago de fianza y archivo

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Si el oferente adjudicado no presenta el seguro de caución o fianza de cumplimiento de contrato dentro del plazo xx Xxx, remite el expediente y el contrato (sin seguro de caución o fianza de cumplimiento de contrato), según el caso, cotización a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora y en licitación a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que emita dictamen y proyecto de resolución que corresponda.
2	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora o Asesoría Jurídica de la DGCAMDN., (según el caso).	Recibe, analiza y emite dictamen jurídico y proyecto de resolución de conformidad a los artículos 65 y 84 de la Ley de Contrataciones del Estado y 55 de su Reglamento, según sea el caso.
3	Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora o Autoridad Superior	En cotización la autoridad administrativa superior emitirá resolución en la que deja sin efecto la adjudicación, manda a ejecutar la fianza de sostenimiento de oferta y ordena iniciar los trámites de inhabilitación de la entidad que está incumpliendo. Debiendo notificarse a través del Sistema GUATECOMPRAS o de forma personal. En licitación a solicitud de la autoridad administrativa superior, la autoridad superior emitirá resolución en la que deja sin efecto la adjudicación, manda a ejecutar la fianza de sostenimiento de oferta y ordena a la unidad ejecutora iniciar los trámites de inhabilitación de la entidad que está incumpliendo; previo a poner a consideración y firma de la autoridad superior, y emita la referida resolución, la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., trasladará el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., a efecto esta lo remita a la Dirección General Administrativa del MDN., para que sea remitida al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución por parte de la autoridad superior. Emitida la resolución la autoridad superior a través del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., devolverá el expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que proceda con la notificación al oferente adjudicado, a través del Sistema GUATECOMPRAS o por escrito, y remite el expediente a la unidad ejecutora para que dé cumplimiento a lo resuelto.
4	Unidad Ejecutora	Dentro del plazo de treinta (30) días calendario inmediatos siguientes o según lo indique la fianza, enviará reclamo a la aseguradora con la justificación respectiva.
5	Unidad Ejecutora	Inicia proceso de inhabilitación en el Sistema GUATECOMPRAS, según normativa vigente.
6	Unidad Ejecutora	Recibe respuesta de la aseguradora: Si la respuesta es favorable, continúa con el proceso de ejecución de la fianza. Si la respuesta es condicionada a la presentación de documentos, se debe completar la documentación por parte de la unidad ejecutora y se continúa con la ejecución de la fianza. Si la respuesta es desfavorable, la autoridad administrativa superior deberá remitir el expediente al Ministerio de la Defensa Nacional para que inicie proceso legal correspondiente.
7	Unidad Ejecutora	Recibe pago de la afianzadora o aseguradora, a través de cheque o transferencia electrónica, y realiza trámite con la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para ser remitida al fondo común.
8	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	A requerimiento de la unidad ejecutora remite la documentación correspondiente del evento.
9	Unidad Ejecutora	Envía oficio a la afianzadora o aseguradora, con la documentación solicitada y continúa con el trámite.
10	Unidad Ejecutora	En caso de negativa por parte de la afianzadora o aseguradora, trasladará el expediente a la autoridad administrativa superior para su conocimiento y trámite respectivo; remitiéndolo previamente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora.
11	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora proyecto de resolución, debiendo trasladar el expediente a la autoridad administrativa superior.
12	Autoridad Administrativa Superior	Traslada el expediente con el proyecto de resolución a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que el Departamento Jurídico del Ejército emita dictamen, a efecto se solicite al Procurador General de la Nación realice el reclamo por la vía judicial.
13	Autoridad Superior	Emite resolución, a efecto se remita expediente a la Procuraduría General de la Nación, solicitando se realice el reclamo por la vía judicial y copia a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
14	Autoridad Superior	Queda a las resultas de la Procuraduría General de la Nación y traslada el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su archivo.
15	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada la resolución a la unidad ejecutora para que proceda conforme a lo resuelto.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 29

EJECUCIÓN DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO (EL ADJUDICADO NO CUMPLE CON LA ENTREGA DE LOS BIENES O SERVICIOS)

No. de pasos: 12

Inicia: Acta de incumplimiento de entrega de bienes o servicios

Termina: Pago de fianza y archivo

Paso	Responsable	Descripción
1	Comisión Receptora	Hace constar en acta el incumplimiento de entrega del bien o servicio por parte del contratista o proveedor, y traslada el expediente a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora para su conocimiento y efectos consiguientes.
2	Unidad Ejecutora	Recibe el expediente y agotada la vía conciliatoria (conforme al procedimiento 24 del presente manual y el artículo 102 de la LCE), realiza lo siguiente: Envía reclamo a la aseguradora, dentro de los treinta (30) días calendario o lo que indique la fianza, inmediatos siguientes al día en que debieran quedar cumplidas las obligaciones garantizadas por la fianza. Traslada a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora para que emita dictamen y proyecto de resolución para mandar a ejecutar la fianza de cumplimiento.
3	Unidad Ejecutora	Recibe respuesta de la aseguradora: Si la respuesta es favorable, continúa con el proceso de ejecución de la fianza. Si la respuesta es condicionada a la presentación de documentos, se debe completar la documentación por parte de la unidad ejecutora y se continúa con la ejecución de la fianza. Si la respuesta es desfavorable, la autoridad administrativa superior deberá remitir el expediente al Ministerio de la Defensa Nacional para que inicie proceso legal correspondiente.
4	Unidad Ejecutora	Recibe pago de la afianzadora o aseguradora, a través de cheque o transferencia electrónica, y realiza trámite con la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para ser remitida al fondo común.
5	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	A requerimiento de la unidad ejecutora remite la documentación correspondiente del evento.
6	Unidad Ejecutora	Envía oficio a la aseguradora o afianzadora, con la documentación solicitada y continúa el trámite.
7	Unidad Ejecutora	En caso de negativa por parte de la aseguradora, trasladará el expediente a la autoridad administrativa superior para su conocimiento y trámite respectivo; remitiéndolo previamente a asesoría jurídica de la unidad ejecutora.
8	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora proyecto de resolución, debiendo trasladar el expediente a la autoridad administrativa superior.
9	Unidad Ejecutora	Traslada el expediente con el proyecto de resolución a la Dirección General de Asuntos Jurídico del MDN., para que el Departamento Jurídico del Ejército emita dictamen, a efecto se solicite al Procurador General de la Nación realice el reclamo por la vía judicial.
10	Autoridad Superior	Emite resolución, a efecto se remita expediente a la Procuraduría General de la Nación, solicitando se realice el reclamo por la vía judicial y copia a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
11	Autoridad Superior	Queda a las resultas de la Procuraduría General de la Nación y traslada el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su archivo.
12	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada la resolución a la unidad ejecutora para que proceda conforme a lo resuelto.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 30

EJECUCIÓN DE LA GARANTÍA DE CONSERVACIÓN DE OBRA, DE CALIDAD O DE FUNCIONAMIENTO

No. de pasos: 14

Inicia: Informe dependencia interesada

Termina: Pago de fianza y archivo

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Remite informe circunstanciado de las deficiencias en la calidad y/o funcionamiento de los bienes, servicios o suministros contratados; y traslada el expediente a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora.
2	Unidad Ejecutora	Verifica que la fianza se encuentre vigente e informa a la autoridad administrativa superior, y solicita al contratista se realicen las reparaciones, reemplazo o mantenimiento correspondiente. Si el contratista no hace las reparaciones, reemplazo o mantenimiento correspondiente, se elabora acta dejando constancia del mal funcionamiento del bien.
3	Autoridad Administrativa Superior	Previo dictamen del asesor jurídico de la unidad ejecutora emite resolución para mandar a ejecutar la garantía de conservación de obra, de calidad o de funcionamiento, instruyendo al jefe de la unidad ejecutora, para que presente el reclamo correspondiente ante la aseguradora, notificando al contratista, a través del Sistema GUATECOMPRAS.
4	Jefe de la Unidad Ejecutora	Envía reclamo a la aseguradora, dentro de los treinta (30) días calendario o lo que indique la fianza, inmediatos siguientes al día en que se hubiere conocido el hecho.
5	Jefe de la Unidad Ejecutora	Recibe respuesta de la aseguradora: Si la respuesta es favorable, continúa con el proceso de ejecución de la fianza. Si la respuesta es condicionada a la presentación de documentos, se debe completar la documentación por parte de la unidad ejecutora y se continúa con la ejecución de la fianza. Si la respuesta es desfavorable, la autoridad administrativa superior deberá remitir el expediente al Ministerio de la Defensa Nacional para que inicie proceso legal correspondiente.
6	Unidad Ejecutora	Recibe pago de la afianzadora o aseguradora, a través de cheque o transferencia electrónica, y realiza trámite con la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para ser remitida al fondo común.
7	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	A requerimiento de la unidad ejecutora remite la documentación correspondiente del evento.
8	Jefe de la Unidad Ejecutora.	Envía oficio a la aseguradora o afianzadora, con la documentación solicitada y continúa el trámite.
9	Jefe de la Unidad Ejecutora	En caso de negativa por parte de la aseguradora, trasladará el expediente a la autoridad administrativa superior para su conocimiento y trámite respectivo; remitiéndolo previamente a asesoría jurídica de la unidad ejecutora.
10	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Elabora proyecto de resolución, debiendo trasladar el expediente a la autoridad administrativa superior.
11	Autoridad Administrativa Superior	Traslada el expediente con el proyecto de resolución a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que el Departamento Jurídico del Ejército emita dictamen, a efecto se solicite al Procurador General de la Nación realice el reclamo por la vía judicial.
12	Autoridad Superior	Emite resolución, a efecto se remita expediente a la Procuraduría General de la Nación, solicitando se realice el reclamo por la vía judicial y copia a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.
13	Autoridad Superior	Queda a las resultas de la Procuraduría General de la Nación y traslada el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su archivo.
14	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada la resolución a la unidad ejecutora para que proceda conforme a lo resuelto.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 31

RESCISIÓN DE CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA E INHABILITACION DEL CONTRATISTA

No. de pasos: 18

Inicia: Acta de incumplimiento

Termina: Inhabilitación y archivo

Paso	Responsable	Descripción
1	Autoridad Administrativa Superior	Previo dictamen y proyecto de resolución de la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, la autoridad administrativa superior emitirá la resolución que motiva la rescisión del contrato, derivado de los antecedentes de incumplimiento total o parcial en la entrega de las obras, servicios, bienes o suministros por parte del contratista, procederá a la rescisión del contrato conforme a lo establecido en las cláusulas de este y emitirá la resolución que en derecho corresponda.
2	Autoridad Administrativa Superior	Con la resolución de rescisión del contrato solicita la aprobación a la autoridad superior.
3	Autoridad Administrativa Superior	Remitirá el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su análisis y trámite correspondiente.
4	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Si de la revisión y análisis del expediente de rescisión del contrato tenga observaciones que subsanar, lo devolverá a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora que corresponda, para que se realicen las correcciones.
5	Autoridad Administrativa Superior	Realizadas las correcciones, devuelve el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., a efecto se eleve al despacho para su aprobación. Continúa con el paso No. 10.
6	Autoridad Administrativa Superior	Si la rescisión es por mutuo acuerdo, elaborará proyecto de contrato de rescisión y resolución de aprobación del mismo y remitirá el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su análisis y trámite correspondiente.
7	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Si el proyecto de contrato de rescisión tuviere observaciones que subsanar, lo devolverá a la autoridad administrativa superior, para que se realicen las correcciones.
8	Autoridad Administrativa Superior	Solicita a la autoridad superior la delegación de firma para la suscripción del contrato de rescisión, conforme al procedimiento establecido en el presente manual (véase procedimiento 22).
9	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribe el contrato de rescisión y lo remite con el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., solicitando la aprobación del contrato; conforme al procedimiento establecido en el presente manual. (Véase procedimiento 23)
10	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., publicará y notificará al contratista a través del Sistema GUATECOMPRAS a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación del mismo; asimismo, remitirá copia del contrato de rescisión y de la resolución de aprobación de las cláusulas de dicho contrato a la autoridad administrativa superior para que sea registrado en el portal de la Contraloría General de Cuentas, dentro del plazo de treinta (30) días siguientes a su aprobación, debiendo imprimir la constancia de dicho registro y remitirla a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
11	Autoridad Administrativa Superior	Aprobada la rescisión del contrato, notifica a la junta receptora y liquidadora, para iniciar el proceso de liquidación del contrato, para los casos donde existan entregas parciales.
12	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibirá de la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora que corresponda, copia certificada del expediente, para proceder con el trámite de inhabilitación del contratista ante el Registro General de Adquisiciones del Estado, conforme a lo establecido en el artículo 15 inciso f) del Acuerdo Gubernativo Número 170-2018 Registro General de Adquisiciones del Estado y se tomará en cuenta lo establecido en los artículos 32 al 38 de la Resolución No. 001-2022. La Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN, remite a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., proyecto de solicitud de la autoridad superior, para la inhabilitación del proveedor.
13	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Recibe y remite el expediente a la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite.
14	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para el trámite correspondiente.
15	Autoridad Superior	Remite el expediente al Registro General de Adquisiciones del Estado -RGAE-, para la inhabilitación del proveedor, remitiendo el expediente con copia de recibido a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para su archivo.
16	Autoridad Superior	Con el pronunciamiento del Registro General de Adquisiciones del Estado -RGAE-, traslada el expediente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para que continúe con el trámite.
17	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el expediente y lo remite a la autoridad administrativa superior para que proceda con la inhabilitación.
18	Unidad Ejecutora	Inhabilita al proveedor y archiva el expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 32

NOMBRAMIENTO DE JUNTAS DE COTIZACIÓN Y LICITACIÓN

No. de pasos: 18

Inicia: Solicitud de personal propuesto

Termina: Notificación de nombramiento.

Paso	Responsable	Descripción
1	Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., y Unidad Ejecutora	Posterior a la publicación del proyecto de bases, solicita a la unidad ejecutora responsable del evento que proponga al personal que integrará las juntas de los eventos de cotización y de licitación, según corresponda; debiendo la unidad ejecutora remitir directamente a la Dirección de Logística del Estado Mayor de la Defensa Nacional el expediente de respaldo que acredite la idoneidad de cada integrante. La documentación por remitir deberá estar debidamente certificada y que fehacientemente acredite la idoneidad del personal propuesto, siendo los siguientes documentos: Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- (debe estar vigente). Actualización de Datos al Registro Tributario Unificado -RTU- (debe estar actualizado al año fiscal vigente). Constancia Laboral (indicando el historial de puestos, el catálogo y renglón presupuestario bajo el cual labora, deberá estar en original). Curriculum Vitae (especificando los puestos que ha ocupado y la experiencia laboral adquirida que tenga relevancia con el evento al cual está siendo propuesto). El personal propuesto debe poseer conocimiento y experiencia en los ámbitos legal, financiero y técnico del negocio a adjudicar. Acreditando la experiencia y el conocimiento técnico o profesional, a través de diplomas, títulos técnicos o profesionales nacionales o extranjeros (con el sello del registro de la Contraloría General de Cuentas y de la Superintendencia de Administración Tributaria, según corresponda) y/o constancias de empleo. Debiendo la oficina de personal de la unidad militar que corresponda, certificar los documentos antes indicados.
2	Dirección de Logística del EMDN.	Recibe de la unidad ejecutora el expediente del personal propuesto para integrar las juntas de cotización y licitación, procediendo a revisar que cumpla con el acreditamiento de la idoneidad en los ámbitos legal, financiero y técnico del negocio a adjudicar. Si la documentación cumple, procede a emitir la Constancia de Idoneidad, la cual debe estar firmada y sellada por la persona responsable. Si la documentación tuviera observaciones o correcciones devolverá el expediente a la unidad ejecutora para que procedan a corregir o a sustituir al personal propuesto. Emitida las Constancias de Idoneidad, la Dirección de Logística de EMDN., remitirá el expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones para que continúe con el trámite correspondiente.
3	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe y procede con lo siguiente: En caso de cotización: Posterior a la publicación del evento en bases en definitivas remitirá el expediente completo a la autoridad administrativa superior de la unidad ejecutora responsable, solicitando se emita dictamen, resolución y nombramiento del personal propuesto. En caso de licitación: Posterior a la publicación del evento en bases en definitivas solicitará al Departamento Legal de la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., emita dictamen y proyecto de resolución para nombramiento del personal propuesto.
4	Cotización: Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior recibe y remite el expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, para que emita dictamen, proyecto de resolución y nombramiento de la junta de cotización, verificando que cumplan con los requisitos de idoneidad.
5	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Analiza, emite dictamen y elabora proyecto de resolución y nombramiento de la junta de cotización.
6	Autoridad Administrativa Superior	Emite resolución y nombramiento de junta de cotización.
7	Unidad Ejecutora	Remite el expediente con el nombramiento a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para que proceda con la notificación y capacitación correspondiente a la junta de cotización.
8	Licitación: Departamento Legal de la DGCAMDN.	Analiza, emite dictamen y elabora proyecto de resolución y nombramiento de junta de licitación.
9	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Traslada el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que continúe con el trámite de nombramiento de la junta de licitación.
10	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Recibe y remite el expediente a la Dirección General Administrativa del MDN., para la emisión de la resolución y nombramiento de la junta por parte de la autoridad superior.
11	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución y nombramiento por parte de la autoridad superior.
12	Autoridad Superior	Emite resolución y nombramiento y traslada el expediente al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.
13	Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que notifique y capacite a los integrantes de la junta de licitación.
14	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el expediente, gestiona la notificación del nombramiento y la capacitación a los integrantes de la junta de cotización/licitación.
15	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Solicita vía electrónica según sea el caso, al Ministerio de la Defensa Nacional o a la Jefatura del Estado Mayor de la Defensa Nacional, a efecto comando o dependencia militar donde se encuentre de alta el miembro integrante de la junta de cotización/licitación, sea notificado a través de la oficina de personal de la unidad militar que corresponda. La notificación deberá realizarse a la brevedad posible, previo a la recepción de las ofertas y apertura de plicas. Asimismo, solicitará que el personal nombrado se presente a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para proceder con la capacitación respectiva.
16	Integrante de la Junta de Cotización/Licitación	Una vez notificado el nombramiento y de tener impedimentos, excusas o recusación deberán dentro del plazo de un (1) día hábil de conocido el impedimento, presentar excusa por escrito, razonando y acreditando las causales que justifiquen la excusa directamente a la autoridad quien los nombró (autoridad administrativa superior o autoridad superior)
17	Autoridad Administrativa Superior / Autoridad Superior	Recibe la excusa a efecto de aprobarla o improbarla en un (1) día hábil, notificando su decisión. Debiéndose diligenciar los nombramientos conforme a lo establecido en el Artículo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
18	Comando o Dependencia Militar	Remite cédula de notificación firmada por el integrante de la junta de cotización/licitación a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que sea agregada al expediente respectivo.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 33

NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA

No. de pasos: 15

Inicia: Solicitud nombramiento de la comisión

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite expediente con el contrato aprobado a la autoridad administrativa superior, para que nombre a la comisión receptora y liquidadora.
2	Unidad Ejecutora	Solicita a los centros de costo correspondientes a efecto propongan a los miembros que integrarán la comisión receptora y liquidadora, quienes remitirán el expediente a la autoridad administrativa superior para que continúe con el trámite de nombramiento, adjuntando la documentación que se describe, la cual deberá estar debidamente certificada: Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- (debe estar vigente). Actualización de Datos al Registro Tributario Unificado -RTU- (debe estar actualizado al año fiscal vigente). Constancia Laboral (en original).
3	Unidad Ejecutora	Remite expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora para que emita dictamen, proyecto de nombramiento y resolución correspondiente.
4	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Analiza y emite dictamen, proyecto de nombramiento y resolución correspondiente, trasladando el expediente a la autoridad administrativa superior.
5	Autoridad Administrativa Superior	Emite y notifica resolución de nombramiento de comisión receptora y liquidadora, posteriormente traslada el expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., pudiendo coordinar la capacitación correspondiente.
6	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el expediente, gestiona la notificación del nombramiento y la capacitación a los integrantes de la comisión receptora y liquidadora.
7	Comisión Receptora y Liquidadora	Recibe el objeto del contrato correspondiente y la fianza de garantía de conservación de obra, de saldos deudores, de calidad o de funcionamiento (según corresponda), acompañada de su certificado de autenticidad, dejando constancia de dicho proceso en el libro de actas de la unidad ejecutora debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, de conformidad al artículo 55 de la Ley; posteriormente remite el acta y la fianza a la autoridad administrativa superior, la cual remitirá una copia certificada del acta y fianza en original a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
8	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe la (s) copia (s) certificada (s) del (las) acta (s) de recepción y la fianza original acompañada de su certificado de autenticidad, debiendo trasladar el expediente al analista responsable del evento, para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
9	Comisión Receptora y Liquidadora	Posteriormente a la recepción de los bienes, productos o servicios, la comisión entregará los mismos al departamento o dependencia solicitante.
10	Comisión Receptora y Liquidadora	Dentro de los noventa (90) días hábiles, posteriores a la recepción final de los bienes, productos o servicios, procederá a la liquidación del contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista. Para el efecto solicitará a la unidad ejecutora copia certificada de la (s) factura (s) y de los Comprobantes Únicos de Registros (CUR) generados por el pago del contrato.
11	Unidad Ejecutora	Recibe el requerimiento de las facturas y de los Comprobantes Únicos de Registro (CUR) de parte de la comisión receptora y liquidadora, el cual remitirá lo solicitado a la brevedad.
12	Comisión Receptora y Liquidadora	Recibe los documentos debidamente certificados de parte de la unidad ejecutora, procediendo a suscribir el acta de liquidación en el libro de actas de la unidad ejecutora debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas; posteriormente deberá remitir el expediente (acta, facturas y CUR) a la autoridad administrativa superior para que sea aprobada o improbada.
13	Autoridad Administrativa Superior	Dentro del mes siguiente de recibida el acta de liquidación aprobará o improbará la misma, previo dictamen de la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, debiendo remitir el expediente (acta, facturas, CUR, dictamen jurídico y resolución) a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS.
14	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publica el expediente (liquidación) en el Sistema GUATECOMPRAS, posteriormente deberá remitir el expediente completo del evento a la unidad ejecutora para su control y resguardo (véase procedimiento 40).
15	Unidad Ejecutora	Vencida la fianza de garantía de conservación de obra, de calidad o de funcionamiento, suscribirá el finiquito con el contratista. Para este acto no será necesaria la delegación de firma por parte de la autoridad superior, posteriormente deberá publicarlo en el Sistema GUATECOMPRAS, debiendo imprimir la constancia respectiva y archivarlo en el expediente correspondiente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 34

METODOLOGÍA PARA DETERMINAR PRECIO DE REFERENCIA

No. de pasos: 05

Inicia: Identificación de la necesidad y elaboración de Especificaciones Técnicas

Termina: Publicación del reporte

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Elabora las Especificaciones Técnicas del bien, servicio o suministro a contratar, identificando las cantidades a requerir conforme a necesidad.
2	Centro de Costo	Recolecta información, tomando en cuenta las Especificaciones Técnicas del bien, servicio o suministro. Base para identificar cinco (5) potenciales oferentes que cumplan con las mismas, a quienes se requerirá información del precio del bien, servicio o suministro, utilizando por cada oferente un formato de boleta de proforma de precios de referencia adaptada a la metodología del Instituto Nacional de Estadística -INE- para las unidades ejecutoras. El centro de costo remite las boletas a la unidad ejecutora.
3	Unidad Ejecutora	Realiza el cómputo para establecer el precio de referencia, utilizando el formato de reporte de precios de referencia adaptada a la metodología del Instituto Nacional de Estadística -INE- para las unidades ejecutoras, para lo cual utilizará la media aritmética simple (sumatoria de los 5 datos y división entre 5), para establecer el precio de referencia del bien, servicio o suministro. En dado caso el centro de costo no complete la información de los cinco (5) potenciales oferentes, anotará las razones respectivas en el reporte de precios de referencia.
4	Unidad Ejecutora	Integra el reporte de precios de referencia con las firmas y sello respectivo a los documentos de soporte del evento que corresponda y sirve de base para la elaboración de la solicitud de pedido.
5	Unidad Ejecutora y/o Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN.	Posterior a la aprobación de lo actuado por la junta, publica el reporte del precio de referencia en el Sistema GUATECOMPRAS.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 35

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

No. de pasos: 17

Inicia: Requerimiento y justificación

Termina: Archivo del proceso

Paso	Responsable	Descripción
1	Centro de Costo	Identifica la necesidad y traslada la solicitud a la unidad ejecutora, mediante oficio, adjuntando los siguientes documentos: Oficio que justifique la necesidad y la conveniencia de la negociación. Especificaciones Técnicas. Dictamen Técnico. Términos de referencia o bases de arrendamiento. Solicitud de Xxxxxx (firmada por el jefe del centro de costo o por quien realice sus funciones). Boleta de proforma de precio de referencia del arrendamiento. Solicitud del Dictamen Presupuestario
2	Unidad Ejecutora	Recibe los documentos indicados en el paso 1 de este procedimiento, los revisa y gestiona los siguientes documentos: Dictamen Presupuestario Certificación del Plan Anual de Compras -PAC- (firmado y sellado por el jefe de compras con el visto bueno del jefe de la unidad ejecutora). Solicitud de pedido con las firmas correspondientes. Invitación para presentación de oferta o propuesta económica.
3	Unidad Ejecutora	La autoridad administrativa superior remite el expediente a la asesoría jurídica de la unidad ejecutora, para que emita dictamen y proyecto de resolución de aprobación de los términos de referencia o bases de arrendamiento.
4	Asesoría Jurídica de la Unidad Ejecutora	Xxxxxx y analiza el expediente, emitiendo dictamen jurídico y proyecto de resolución de aprobación de los términos de referencia o bases de arrendamiento; velando que se cumpla con lo establecido en el artículo 43, inciso e) de la Ley.
5	Autoridad Administrativa Superior	Aprueba los términos de referencia o bases de arrendamiento.
6	Autoridad Administrativa Superior	Remite invitación al proveedor o contratista para que presente su oferta o propuesta económica; debiendo responder este dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de recibida la invitación.
7	Unidad Ejecutora	Xxxxxx y analiza la oferta. Si ésta cumple con las especificaciones técnicas y condiciones requeridas, realizará la negociación.
8	Unidad Ejecutora	Publica en el Sistema GUATECOMPRAS la documentación de soporte que respalda el proceso de contratación.
9	Autoridad Administrativa Superior	Previo a suscribir contrato con el proveedor o contratista, solicita delegación de firma, conforme al procedimiento establecido en el presente manual (véase procedimiento 22). En caso se suscriba acta de negociación, no será necesaria la delegación de firma y aprobación de esta; dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del acta, el proveedor o contratista deberá presentar garantía de cumplimiento, mediante fianza, adjuntando certificado de autenticidad (el contratista debe presentar oficio adjuntando fianza y debe colocársele sello y firma con fecha de recepción). El acta debe publicarse en el Sistema GUATECOMPRAS después de presentada la fianza de cumplimiento.
10	Autoridad Administrativa Superior	Cumplido el procedimiento 22, suscribirá el contrato, debiendo contar con la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-.
11	Unidad Ejecutora	Al ser presentada la fianza de cumplimiento de contrato por parte del contratista, remite el expediente a la autoridad superior, solicitando la aprobación de este; conforme al procedimiento establecido en el presente manual (véase procedimiento 23).
12	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Cumplido el procedimiento 23, recibe el expediente del Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa de MDN., y remite el mismo a la unidad ejecutora responsable de la negociación, para que realice las publicaciones y notificaciones, de conformidad a la Ley.
13	Unidad Ejecutora	Publica y notifica el contrato en el Sistema GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación de respaldo (dictamen y resolución de delegación de firma, fianza de cumplimiento con su certificación de autenticidad, y dictamen y resolución de aprobación del contrato), a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la aprobación de este.
14	Unidad Ejecutora	Remite copia del contrato aprobado a la unidad requirente, Unidad de Administración Financiera -UDAF-, entidad receptora y Servicio de Ayudantía General del Ejército.
15	Unidad Ejecutora	Registra el contrato con la resolución de aprobación y fianza de cumplimiento, en el portal online de la Contraloría General de Cuentas, dentro de los treinta (30) días siguientes de su aprobación; debiendo imprimir la constancia de dicho registro, verificará que la cuentadancia sea la correcta y archivará la misma dentro del expediente respectivo.
16	Unidad Ejecutora	Aprobadas las cláusulas del contrato, la autoridad administrativa superior nombrará a la comisión receptora y liquidadora, conforme al procedimiento establecido en el presente manual (véase procedimiento 33); asimismo elabora y suscribe finiquito en los casos que corresponda. En los casos se suscriba acta de negociación solicita a la arrendante carta de satisfacción del servicio.
17	Unidad Ejecutora	Efectuada las publicaciones de los documentos que conforman el expediente de contratación en el Sistema GUATECOMPRAS, archiva el expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 36

PLAN ANUAL DE COMPRAS, INTEGRACIÓN Y PUBLICACIÓN

No. de pasos: 07

Inicia: Lineamientos de acuerdo con prioridades

Termina: Publicación del PAC

Paso	Responsable	Descripción
1	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite a las unidades ejecutoras los lineamientos emitidos por la Dirección General de Adquisiciones del Estado -DIGAE-, para que se inicie el proceso de elaboración del Plan Anual de Compras -PAC-.
2	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el Plan Anual de Compras -PAC- de las unidades ejecutoras. Integra el Plan Anual de Compras -PAC- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a las modalidades y regímenes de compra, para elaborar el proyecto de resolución ministerial de aprobación y lo remite a la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite.
3	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución por parte de la autoridad superior.
4	Autoridad Superior	Emite resolución de aprobación del Plan Anual de Compras -PAC- y la traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.
5	Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que continúe con el trámite correspondiente.
6	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite por mensaje a las unidades ejecutoras, Inspectoría General del Ejército, Dirección General de Política de Defensa del MDN., Dirección de Logística del EMDN., Dirección de Planes Estratégicos del EMDN., y Unidad de Administración Financiera -UDAF-, copia de la resolución de aprobación del Plan Anual de Compras -PAC- del Ministerio de la Defensa Nacional, para su conocimiento y efectos consiguientes.
7	Unidades Ejecutoras	Publican en el Sistema GUATECOMPRAS el Plan Anual de Compras -PAC- aprobado por la autoridad superior, cumpliendo con el plazo establecido por la Dirección General de Adquisiciones del Estado -DIGAE-.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 37

MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

No. de pasos: 07

Inicia: Solicitud de modificación

Termina: Publicación de modificación del PAC

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Previo a realizar cualquier modificación a la Programación Anual de Compras -PAC-, las unidades ejecutoras deberán establecer la necesidad o circunstancias que sustenten la (s) modificación (es) correspondientes de acuerdo con la Ley y normativas vigentes, elevando la solicitud a la autoridad superior a través de la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su aprobación mediante resolución de las modificaciones.
2	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe el expediente, analiza y elabora proyecto de resolución de aprobación de modificación del Plan Anual de Compras -PAC- del MDN., y traslada el expediente a la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite.
3	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibe el expediente y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN., para que continúe con el trámite de la emisión de la resolución por parte de la autoridad superior.
4	Autoridad Superior	Emite resolución aprobando la modificación del Plan Anual de Compras -PAC- del MDN., y lo traslada al Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.
5	Departamento de Asesoría Jurídica de la Dirección General Administrativa del MDN.	Remite expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que continúe con el trámite correspondiente.
6	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite original a la unidad ejecutora interesada y copia a la Inspectoría General del Ejército, Dirección de Logística del EMDN., Dirección de Planes Estratégicos del EMDN., Unidad de Administración Financiera -UDAF- y Dirección General de Política del MDN., para que se realicen las actualizaciones correspondientes al Plan Operativo Anual -POA- y planificación estratégica.
7	Unidad Ejecutora	Publica en el Sistema GUATECOMPRAS la modificación del Plan Anual de Compras -PAC-, teniendo como soporte legal la Resolución Ministerial de Modificación.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 38

RECURSO DE REVOCATORIA

No. de pasos: 10

Inicia: Interposición

Termina: Resolución

Paso	Responsable	Descripción
1	Interesado	Dentro del plazo xx xxxx (10) días hábiles interpone recurso en contra de la resolución emitida por la autoridad que corresponde. En el caso el recurso sea interpuesto ante la autoridad superior, ésta solicitará a la unidad ejecutora para que dentro del plazo de cinco (5) días remita informe circunstanciado (físico y magnético) y copia certificada del expediente.
2	Unidad Ejecutora	Interpuesto el Recurso de Revocatoria, dentro del plazo de cinco (5) días de recibido, eleve con informe circunstanciado (físico y magnético) y copia certificada del expediente a la autoridad superior; caso excepcional las unidades ejecutoras que se encuentran en el interior de la república contarán con un (1) día más por el término de la distancia.
3	Dirección General Administrativa del MDN.	Recibido el expediente remite a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que emita dictamen y proyecto de resolución.
4	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Dentro del plazo de dos (2) días de recibido el expediente, emite dictamen y proyecto de resolución y traslada a la autoridad superior.
5	Autoridad Superior	Emite resolución de trámite suspendiendo temporalmente el evento y a través de la Dirección General Administrativa del MDN., remite copia a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS y corre las audiencias respectivas, por el plazo de cinco (5) días en su orden, al interponente, al órgano asesor técnico o legal que corresponda; y a la Procuraduría General de la Nación. En los casos que exista adjudicación parcial, la interposición del recurso no interrumpirá la continuidad del proceso de contratación respecto a los productos o renglones adjudicados que no estén afectos al recurso interpuesto.
6	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publica la resolución en el Sistema GUATECOMPRAS, a efecto el recurrente sea notificado de la resolución de trámite.
7	Autoridad Superior	Evacuadas las audiencias respectivas y de no haberse solicitado diligencias para mejor resolver, a través de la Dirección General Administrativa del MDN., remitirá el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que emita dictamen y proyecto de resolución.
8	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Dentro del plazo de doce (12) días de recibido el expediente, emite dictamen y proyecto de resolución final, y traslada a la autoridad superior.
9	Autoridad Superior	Dentro de los tres (3) días siguientes emitirá la resolución final, remitiendo a través de la Dirección General Administrativa del MDN., la resolución y expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS y resguardo del mismo.
10	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Continuará con el trámite del evento, retomando la autoridad administrativa superior los plazos que corresponda.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 39

RECURSO DE REPOSICIÓN

No. de pasos: 11

Inicia: Interposición

Termina: Resolución

Paso	Responsable	Descripción
1	Interesado	Dentro del plazo xx xxxx (10) días hábiles interpone recurso en contra de la resolución emitida por la autoridad superior.
2	Autoridad Superior	Interpuesto el Recurso de Reposición, a la brevedad posible requerirá a la Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN., para que dentro del plazo de cinco (5) días de recibido, eleve con informe circunstanciado (físico y magnético) adjuntando copia certificada del expediente a la autoridad superior.
3	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remite informe circunstanciado (físico y magnético) adjuntando copia certificada del expediente a la autoridad superior; asimismo, hace de conocimiento de la unidad ejecutora respectiva sobre el recurso interpuesto, para sus efectos subsiguientes.
4	Autoridad Superior	Remite el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN., para que emita dictamen y proyecto de resolución.
5	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Dentro del plazo de dos (2) días de recibido el expediente, emite dictamen y proyecto de resolución y traslada a la autoridad superior.
6	Autoridad Superior	Emite resolución de trámite suspendiendo temporalmente el evento y a través de la Dirección General Administrativa del MDN., remite copia a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS y corre las audiencias respectivas, por el plazo de cinco (5) días en su orden, al interponente, al órgano asesor técnico o legal que corresponda; y a la Procuraduría General de la Nación. En los casos que exista adjudicación parcial, la interposición del recurso no interrumpirá la continuidad del proceso de contratación respecto a los productos o renglones adjudicados que no estén afectos al recurso interpuesto.
7	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Publica la resolución en el Sistema GUATECOMPRAS, a efecto el recurrente sea notificado de la resolución de trámite.
8	Autoridad Superior	Evacuadas las audiencias respectivas y de no haberse solicitado diligencias para mejor resolver, a través de la Dirección General Administrativa del MDN., remitirá el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN, para que emita dictamen y proyecto de resolución.
9	Dirección General de Asuntos Jurídicos del MDN.	Dentro del plazo de doce (12) días de recibido el expediente, emite dictamen y proyecto de resolución final, y traslada a la autoridad superior.
10	Autoridad Superior	Dentro de los tres (3) días siguientes emitirá la resolución final, remitiendo a través de la Dirección General Administrativa del MDN., la resolución y expediente a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para su publicación en el Sistema GUATECOMPRAS y resguardo del mismo.
11	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Continuará con el trámite del evento, retomando la autoridad administrativa superior los plazos que corresponda.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 40

ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE LOS PROCESOS DE COMPRA O CONTRATACION

No. de pasos: 02

Inicia: Solicitud

Termina: Archivo del proceso

Paso

Responsable

Descripción

Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN

Archivará y resguardará los expedientes originales de los procesos correspondientes a los eventos de Licitación y Cotización de los últimos tres (3) años.

Unidad Ejecutora

Establecerá un procedimiento para el archivo de los expedientes originales de los eventos de Licitación y Cotización llevados a cabo, para su control y resguardo y responder a cualquier requerimiento del ente fiscalizador o de alguna institución que lo requiera.

Será responsable del archivo y resguardo de los expedientes derivados de las compras o contrataciones que realicen de acuerdo a su competencia.

Dirección General Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 41

INSPECCIÓN OCULAR DE LAS OFERTAS PRESENTADAS DENTRO DEL RÉGIMEN DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

No. de pasos: 07

Inicia: Solicitud de inspección

Termina: Remisión copia del expediente

Paso	Responsable	Descripción
1	Interesado	Solicita al Departamento de Información Pública de la Dirección General Administrativa del MDN., inspección ocular de la (s) oferta (s) presentada (s) dentro del evento al cual está interesado y/o también que se proporcione copia de estas.
2	Departamento de Información Pública de la Dirección General Administrativa del MDN.	Solicita a la Dirección General Administrativa del MDN., remita la solicitud a la Dirección General de Compras y Adquisiciones del MDN., para que se pronuncie si es procedente o no lo requerido por el solicitante.
3	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Recibe, analiza la solicitud y si es procedente remitirá oficio al Departamento de Información Pública de la Dirección General Administrativa del MDN., indicando que se harán las notificaciones a través del Sistema GUATECOMPRAS a las entidades y empresas mercantiles participantes dentro del proceso requerido; asimismo, solicitará se informe al solicitante el día, hora y lugar en donde se realizará la inspección ocular y según la solicitud requiera copias de las ofertas, se le indicará que debe proporcionar los medios para reproducirlas. (Continúa con el paso 4 del presente procedimiento). De no ser procedente remitirá oficio indicando los motivos de la negativa al Departamento de Información Pública de la Dirección General Administrativa del MDN.
4	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Analista encargado del evento del que han requerido el proceso, elaborará oficios a los representantes o propietarios de las entidades y empresas mercantiles participantes dentro del evento solicitado, indicándoles que ha ingresado por medio del Departamento de Información Pública de la Dirección General Administrativa del MDN., una solicitud de inspección ocular y de ser posible se proporcione copia de sus ofertas (según la solicitud), por lo que deberán estar presentes el día, hora y lugar en el que se realizará la misma, debiendo identificarse con copia simple de su Documento Personal de Identificación -DPI- y de su nombramiento como representantes legales o mandatarios, según corresponda. Además, se deberá indicar que únicamente podrá asistir una persona por empresa o entidad mercantil a la inspección y que de no ser posible la presencia de ellos, podrán hacerse representar por una persona con las facultades suficientes de conformidad a la Ley. Deberán publicarse referidos oficios en el Sistema GUATECOMPRAS, imprimiendo las constancias de publicación respectivas.
5	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Analista y asesor legal encargados del evento, y el oficial asignado, llevarán a cabo la inspección ocular, debiéndose tomar asistencia del personal que se hizo presente y se hará del conocimiento de los representantes o propietarios de las entidades y empresas mercantiles participantes los pormenores de la solicitud del interesado; asimismo, al solicitante se le hará del conocimiento lo establecido en el artículo 15 del Xxxxxxx Xx. 00-0000 xxx Xxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx, Ley de Acceso a la Información Pública. De todo lo actuado dentro de la inspección se hará constar en acta, la cual quedará suscrita por el solicitante y los representantes o propietarios de las entidades y empresas mercantiles participantes. De no presentarse los representantes o propietarios de las entidades y empresas mercantiles citadas, no se le podrá proporcionar copias de las ofertas al solicitante, según lo requerido por este, únicamente se le permitirá realizar la inspección ocular a los documentos que no contengan información financiera o datos sensibles de las entidades y empresas mercantiles.
6	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Al día hábil siguiente a la suscripción del acta de la inspección ocular, el analista responsable del evento deberá publicarla en el Sistema GUATECOMPRAS, imprimiendo la constancia de publicación respectiva para ser incorporada al expediente.
7	Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.	Remitirá copia certificada del expediente creado por la inspección ocular (oficios a los representantes o propietarios de las entidades y empresas mercantiles participantes, acta y constancias de todas las publicaciones en el Sistema GUATECOMPRAS) al Departamento de Información Pública de la Dirección General Administrativa del MDN., para su conocimiento y efectos consiguientes.

Dirección General Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

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Procedimiento: 42

REALIZACIÓN DE PRUEBAS A MUESTRAS PRESENTADAS DENTRO DE EVENTOS DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

No. de pasos: 04

Inicia: Solicitud de muestras

Termina: Calificación de las ofertas

Paso	Responsable	Descripción
1	Unidad Ejecutora	Establece dentro de las bases el requisito (fundamental o no fundamental) sobre la presentación de muestras (según el tipo de evento). Deberán consignar como mínimo lo siguiente: Si se establece como requisito fundamental: Cantidad. Unidad de medida. Tipo de embalaje. Que deberá ser entregada acompañando la oferta el día, hora y lugar de la recepción de plicas. Insumos que deberán presentar al momento de la realización de las pruebas de control de calidad o balísticas (según necesidad y tipo de evento), los cuales serán solicitados por la junta correspondiente. Que las muestras a presentar dentro de su oferta no serán devueltas. Nombre de la dependencia militar de carácter técnico considerada para la evaluación de las diferentes muestras. Tabla de los criterios a evaluar por parte de la dependencia militar asignada para tal fin. Si se establece como requisito no fundamental: Cantidad. Unidad de medida. Tipo de embalaje. Procedimiento que la junta tendrá que seguir para requerirlas a los oferentes. Insumos que deberán presentar al momento de la realización de las pruebas de control de calidad o balísticas (según necesidad y tipo de evento), los cuales serán solicitados por la junta correspondiente. Que las muestras a presentar dentro de su oferta no serán devueltas. Nombre de la dependencia militar de carácter técnico considerada para la evaluación de las diferentes muestras. Tabla de los criterios a evaluar por parte de la dependencia militar asignada para tal fin.
2	Unidad Ejecutora	Establecerá en las bases el procedimiento que la junta deberá seguir para la evaluación de las muestras, consignando como mínimo lo siguiente: La junta realizará evaluación preliminar de las muestras recibidas, para verificar el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas requeridas en las bases o que coincidan con las ofrecidas en la oferta. La junta coordinará con la unidad ejecutora (o directamente) para envío de las muestras que pasaron la evaluación preliminar de la junta, a las dependencias con carácter técnico, para la realización de pruebas de control de calidad, balísticas, entre otras (según el evento), debiendo incorporar en el oficio de solicitud la tabla de los criterios a evaluar por parte de la dependencia militar asignada para tal fin. La junta deberá elaborar oficios en los cuales indiquen a los oferentes participantes que deberán estar presentes el día, hora y lugar donde se realizarán las pruebas de control de calidad o balísticas (según necesidad y tipo de evento), los insumos que deberán presentar para poder realizar las pruebas (según necesidad y tipo de evento) y que deberán confirmar que las muestras pertenecen a ellos previo a realizar las pruebas respectivas. La junta deberá estar presente al momento de realizarse las pruebas (según necesidad y tipo de evento). El tiempo que no deberá exceder de tres (3) días calendario para que la dependencia que realizará las pruebas tendrá para remitir a la junta los resultados obtenidos en las pruebas realizadas a las muestras, los cuales deberán estar contenidos en un informe circunstanciado adjuntando fotografías (si fuese posible también video) y con el mismo, devolverán las muestras a la junta respectiva.
3	Unidad Ejecutora	Establecerá en las bases los motivos de rechazo de las ofertas, en relación con las muestras presentadas por los oferentes, como mínimo lo siguiente: Se rechazará la oferta si no presenta las muestras en la recepción de plicas (siempre que se haya establecido como requisito fundamental). Que no presente las muestras cuando la junta se las haya requerido (siempre que se haya establecido como requisito no fundamental).
		Que si presenta las muestras y estas no están en las cantidades y condiciones requeridas. Que no cumplan con las Especificaciones Técnicas requeridas en las bases o que no coincidan con lo declarado en la oferta presentada.
4	Junta de Cotización/Licitación	La junta nombrada para el efecto por la autoridad correspondiente según el régimen de compras, procederán con lo siguiente: Recibir o solicitar las muestras conforme a lo establecido en el paso 1 del presente procedimiento. Evaluar preliminarmente las muestras recibidas para verificar el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas requeridas en las bases o que coincidan con las ofrecidas en la oferta. Realizar coordinación mediante oficio con la unidad ejecutora (o directamente) para el envío de las muestras recibidas de parte de los oferentes, las cuales no fueron descartadas en la evaluación preliminar, para que las dependencias de carácter técnico procedan a realizar las pruebas de control de calidad o balísticas (según la necesidad y tipo de evento), debiendo incorporar en el oficio de solicitud la tabla de los criterios a evaluar por parte de la dependencia militar asignada para tal fin. Elaborar oficios a los oferentes indicándoles que deberán estar presentes el día, hora y lugar en donde se realizará las pruebas (según necesidad y tipo de evento) y que insumos deben presentar el día de la prueba para poder realizarlas. Deberán estar presentes durante las pruebas (según necesidad y tipo de evento) Elaborar conocimientos a los oferentes que se presenten el día que se realizarán las pruebas a las muestras, a efecto confirmen que dichas muestras les pertenecen; posteriormente la junta entregará copia de los conocimientos a la dependencia que realizará las pruebas respectivas. Recibir el informe circunstanciado acompañado de fotografías, por parte de la dependencia que realizó las pruebas. Analizaran el informe circunstanciado recibido, para tomar una mejor decisión basada en los resultados obtenidos en las pruebas realizadas y conforme a lo establecido en las bases del evento. Posteriormente procederán a calificar a aquellas ofertas que no se hayan rechazadas conforme a lo establecido en las bases del evento. Continuaran con los procesos establecidos según el régimen de compras al que fueron nombrados.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 01

CREACIÓN DE USUARIOS EN EL SISTEMA GUATECOMPRAS

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 02

REGIMEN DE COTIZACIÓN

Montos de Q90,000.01 a Q900,000.00

FLUJOGRAMA

Fin

UE registra el contrato en la CGC y la AAS nombra a la comisión receptora y liquidadora.

DGCAMDN traslada el exp. a la UE para el registro del contrato en la CGC y procedan con el nombramiento de la comisión receptora y liquidadora.

DGCAMDN publica en el Sistema GUATECOMPRAS y notifica la aprobación del contrato a las dependencias correspondientes del MDN.

AS emite resolución aprobación del contrato y remite expediente a la DGCAMDN para que se publique en el Sistema GUATECOMPRAS.

UE emite CDP y AAS solicita delegación de firma para suscribir contrato a la AS a través de la DGCAMDN.

AAS previo dictamen jurídico emite resolución y devuelve el expediente a la junta para que modifique o ratifique su decisión.

DGCAMDN publica la resolución en el Sistema GUATECOMPRAS.0000

XXX solicita a la AS aprobación del contrato a través de la DGCAMDN.

Devuelve expediente a la UE para que subsane.

Cumple0

DGCAMDN publica bases en definitivas en el Sistema GUATECOMPRAS (8 días hábiles) y remite expediente de la junta a la AAS para su nombramiento.

DGCAMDN publica proyecto de bases en el Sistema GUATECOMPRAS (3 días hábiles) y solicita a la UE que proponga al personal para integrar la junta.

Contratista presenta fianza de cumplimiento de contrato.

AAS suscribe contrato.

AAS prescinde de la negociación (finaliza el evento)

AAS previo dictamen jurídico emite resolución y remite expediente a la DGCAMDN para que se publique en el Sistema GUATECOMPRAS.

Devuelve expediente a la UE para que subsane.

Aprueba

La junta eleva el expediente a la AAS para que apruebe o impruebe lo actuado.

Junta califica, adjudica y se publica el acta en el Sistema GUATECOMPRAS.

Junta rechaza oferta y lo hace constar en acta.

Oferente Cumple

Junta analiza ofertas y solicita documentos no fundamentales.

Junta recibe ofertas y apertura plicas.

DGCAMDN recibe, analiza, revisa y verifica el expediente.

UE gestiona y tramita con el centro de costo, asesoría jurídica y con la AAS los documentos de soporte y su respectiva aprobación; y remite a la DGCAMDN.

DGCAMDN vencido el plazo del proyecto de bases solicita a la UE la documentación de soporte para publicación de bases en definitiva.

Inicio

Centro de costo identifica la necesidad y traslada documentación y proyecto de bases a la UE.

UE recibe, revisa expediente, elabora documentos, y remite a la DGCAMDN.

DGCAMDN recibe, analiza y revisa expediente.

Cumple

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 03

REGIMEN DE LICITACIÓN

Montos de Q900,000.01 en adelante

FLUJOGRAMA

Fin

UE registra el contrato en la CGC y la AAS nombra a la comisión receptora y liquidadora.

DGCAMDN traslada el exp. a la UE para el registro del contrato en la CGC y procedan con el nombramiento de la comisión receptora y liquidadora.

DGCAMDN publica en el Sistema GUATECOMPRAS y notifica la aprobación del contrato a las dependencias correspondientes del MDN.

AS emite resolución aprobación del contrato y remite expediente a la DGCAMDN para que se publique en el Sistema GUATECOMPRAS.

UE emite CDP y AAS solicita delegación de firma para suscribir contrato a la AS a través de la DGCAMDN.

DGCAMDN publica la resolución en el Sistema GUATECOMPRAS.0000

XXX solicita a la AS aprobación del contrato a través de la DGCAMDN.

Devuelve expediente a la UE para que subsane.

Cumple0

DGCAMDN publica bases en definitivas en el Sistema GUATECOMPRAS (40 días calendario) y realiza proceso de nombramiento de junta.

DGCAMDN publica proyecto de bases en el Sistema GUATECOMPRAS (3 días hábiles) y solicita a la UE que proponga al personal para integrar la junta.

Contratista presenta fianza de cumplimiento de contrato.

AAS suscribe contrato.

AS prescinde de la negociación (finaliza el evento)

AS emite resolución y remite expediente a la DGCAMDN para que se publique en el Sistema GUATECOMPRAS.

AS emite resolución y devuelve el expediente a la junta para que modifique o ratifique su decisión.

Devuelve expediente a la UE para que subsane.

Aprueba

La junta eleva el expediente a la AS para que apruebe o impruebe lo actuado.

Junta califica, adjudica y se publica el acta en el Sistema GUATECOMPRAS.

Junta rechaza oferta y lo hace constar en acta.

Oferente Cumple

Junta analiza ofertas y solicita documentos no fundamentales.

Junta recibe ofertas y apertura plicas.

DGCAMDN recibe, analiza, revisa y verifica el expediente.

UE gestiona y tramita con el centro de costo, asesoría jurídica y con la AAS los documentos de soporte y su respectiva aprobación; y remite a la DGCAMDN.

DGCAMDN vencido el plazo del proyecto de bases solicita a la UE la documentación de soporte para publicación de bases en definitiva.

Inicio

Centro de costo identifica la necesidad y traslada documentación y proyecto de bases a la UE.

UE recibe, revisa expediente, elabora documentos, y remite a la DGCAMDN.

DGCAMDN recibe, analiza y revisa expediente.

Cumple

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 04

BAJA CUANTÍA

Montos que no sobrepasen los Q25,000.00

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 05

COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA

Montos de Q25,000.01 a Q90,000.00

FLUJOGRAMA

Fin

Comisión receptora y liquidadora dentro del plazo de noventa (90) días hábiles posteriores a la recepción final, realizará la liquidación del acta de negociación.

UE publica la factura en el Sistema GUATECOMPRAS y realiza el trámite de pago al proveedor

Encargado xxx xxxxxxx del centro de costo realizará el ingreso al almacén según procedimiento correspondiente y remite a la UE el expediente con la factura y la constancia de ingreso xx xxxxxxx respectiva (1-H).

Comisión receptora y liquidadora recibe del proveedor el bien o servicio de conformidad al acta de negociación, debiendo dejar constancia en acta, y remite el expediente a la UE para su publicación.

Posterior a la recepción la comisión entrega lo recibido al encargado xxx xxxxxxx para su ingreso.

AAS nombra a través de orden administrativa a la comisión receptora y liquidadora.

UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS el acta de negociación con su fianza de cumplimiento y certificado de autenticidad.

Empresa o entidad adjudicada presenta la fianza de cumplimiento con su certificado de autenticidad, iniciando de esta forma el plazo de ejecución del acta de negociación.

UE emite CDP, solicita documentos a la empresa o entidad adjudicada, y suscribe el acta de negociación

Finaliza el proceso.

Aprueba

Transcurrido el plazo de inconformidades la AAS aprueba o imprueba lo actuado únicamente en el cuadro de análisis, calificación y adjudicación.

Jefe de la UE autoriza la adjudicación, analista responsable del proceso evalúa las ofertas electrónicas en el Sistema GUATECOMPRAS, previo a la publicación del cuadro.

Junta receptora, calificadora y adjudicadora analiza, califica y adjudica el proceso, elaborando el cuadro respectivo en el libro de actas correspondiente.

UE verifica que los oferentes estén habilitados y descarga las ofertas trasladándolas a la junta receptora, calificadora y adjudicadora de compra directa.

Se prórroga el plazo para recepción de ofertas y si a la segunda convocatoria no se presentan ofertas, se declara desierto el evento por ausencia de ofertas. Quedando facultada la autoridad correspondiente realizar un nuevo proceso o comprar directamente por ausencia de ofertas. (pasos 22 al 28)

Se presentan ofertas

Junta receptora, calificadora y adjudicadora de compra directa una vez vencido el plazo para recibir ofertas elaboran constancia de recepción de ofertas y listado de oferentes.

AAS nombra a través de orden administrativa a la junta receptora, calificadora y adjudicadora de compra directa, debiendo capacitarlos por parte de su asesoría jurídica.

AAS nombra a través de orden administrativa a la junta receptora, calificadora y adjudicadora de compra directa.

Devuelve expediente al centro de costo para que subsane.

UE elabora términos de referencia o bases, realiza invitación a ofertar, gestiona firmas y publica y autoriza el evento en el Sistema GUATECOMPRAS.

Cumple

UE recibe expediente y verifica que cumpla con los requisitos.

Inicio

Centro de costo identifica la necesidad y traslada documentación a la UE.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 05

COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA

Montos de Q25,000.01 a Q90,000.00

Formato de Constancia de Recepción de Ofertas y Listado de Oferentes

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 05

COMPRA DIRECTA CON OFERTA ELECTRÓNICA

Montos de Q25,000.01 a Q90,000.00

Cuadro de análisis, calificación y adjudicación

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 06

COMPRA DIRECTA POR AUSENCIA DE OFERTAS, DERIVADA DE UNA COTIZACIÓN Y LICITACIÓN

FLUJOGRAMA

UE archiva el expediente.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 07

ADQUISICIÓN CON PROVEEDOR ÚNICO

FLUJOGRAMA

UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS, notifica a las dependencias correspondientes del MDN y registra en la CGC la aprobación del contrato.

DGCAMDN remite expediente a la UE para que procedan con las publicaciones y notificaciones respectivas.

AS emite resolución de aprobación del contrato y remite a la DGCAMDN para que continue con el procedimiento respectivo.

Fin del proceso.

La comisión una vez vencido el plazo para la presentación de la oferta, dejaran constancia a través de acta la recepción de la oferta presentada por el oferente.

AAS nombra a la comisión receptora, calificadora y adjudicadora de manifestación de interés.

UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS, en el Diario Oficial y en un diario de mayor circulación la invitación de manifestación de interés.

AAS aprueba los documentos de manifestación de interés previo dictamen de su asesoría jurídica.

UE recibe y revisa expediente, gestiona firmas y elabora invitación de manifestación de interés.

Inicio

Centro de costo identifica la necesidad y traslada documentación y manifestación de interés (bases) a la UE.

XXX solicita a la AS la aprobación del contrato a través de la DGCAMDN.

UE emite CDP y AAS solicita delegación de firma para suscribir contrato a la AS a través de la DGCAMDN.

Contratista presenta fianza de cumplimiento de contrato.

AAS suscribe contrato.

AAS nombra a la comisión receptora y liquidadora.

UE archiva el expediente.

Fin

Asesoría jurídica de la UE elabora minuta de contrato.

AAS previo dictamen jurídico emite resolución y UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS.

Comisión analiza, califica la oferta y adjudica el proceso. Posteriormente remitirá el expediente a la AAS para la aprobación de lo actuado.

AAS previo dictamen jurídico emite resolución y devuelve el expediente a la comisión para que modifique o ratifique su decisión.

UE publica resolución de improbación en el Sistema GUATECOMPRAS y finaliza el proceso.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 08

ARRENDAMIENTOS Y OPCIÓN DE COMPRA

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 09

COMPRAS POR CASOS DE EXCEPCIÓN

FLUJOGRAMA

Shape321

Traslada expediente a la DGAJMDN para que continúe con el trámite de aprobación

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 10

CONTRATACION DE SERVICIOS BÁSICOS

(CASO DE EXCEPCION)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 11

NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

(CUANDO LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO REQUIEREN BIENES, SUMINISTROS O SERVICIOS AL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 12

NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

(CUANDO EL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL ES EL REQUIRENTE)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 13

NEGOCIACIÓN ENTRE UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 14

COMPRAS EN EL EXTRANJERO

PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS AGREGADURÍAS MILITARES

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 15

COMPRAS EN EL EXTRANJERO

PARA FUNCIONAMIENTO DE LAS MISIONES XX XXX

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 16

SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 17

ADQUISICIÓN DE BIENES IMPORTADOS

FLUJOGRAMA

Fin

UE archiva el expediente.

AAS nombra a la comisión receptora y liquidadora.

UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS, notifica a las dependencias correspondientes del MDN y registra en la CGC la aprobación del contrato.

DGCAMDN remite expediente a la UE para que procedan con las publicaciones y notificaciones respectivas.

AS emite resolución aprobación del contrato y remite expediente a la DGCAMDN para que continúe con el trámite respectivo.

XXX solicita a la AS aprobación del contrato a través de la DGCAMDN.

Contratista presenta fianza de cumplimiento de contrato.

Comisión de compra suscribe el contrato

UE emite CDP y AAS solicita a la AS se autorice a una comisión de compra para realizar la compra en el extranjero; asimismo solicita la delegación de firma para que referida comisión pueda suscribir el contrato respectivo.

Analista de la unidad ejecutora encargado del evento recibe la oferta, la remite al JUE para su consulta o aprobación, realiza la publicación del listado de oferentes en el Sistema GUATECOMPRAS y realiza la adjudicación del proceso.

AAS firma y se envía la invitación a la entidad internacional a que presente su oferta económica.

Aprobado los términos de referencias el analista de la unidad ejecutora encargado del evento realiza la publicación de los documentos respectivos en el Sistema GUATECOMPRAS.

JUE pondrá del conocimiento a la AAS a efecto previo dictamen jurídico apruebe los términos de referencia o bases para ser publicados en el Sistema GUATECOMPRAS.

Finaliza el proceso

Montos fuera del parámetro

AAS con el informe de montos de los parámetros de la comisión, inicia la publicación en el Sistema GUATECOMPRAS del proceso correspondiente.

XXX realiza las gestiones para la conformación de la comisión para verificar precios de productos a importar.

Personal nombrado realiza las diligencias solicitadas por la AAS.

AAS envía indicaciones al personal nombrado

UE con la autorización de la AS tramita la documentación respectiva con el centro de costo y con el negociado de compras.

AS autoriza iniciar el trámite y nombra al personal idóneo

XXX solicita autorización del trámite a la AS, adjuntando documentación que justifique la necesidad y la solicitud de delegación del personal idóneo.

Centro de costo identifica la necesidad y traslada la solicitud a la UE adjuntando la documentación respectiva.

Inicio

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 18

PUBLICACIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL; CONFORME A LO REGULADO EN EL ARTÍCULO 54 DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO.

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 19

PRÓRROGA CONTRACTUAL, A SOLICITUD DEL CONTRATANTE POR MUTUO ACUERDO

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 20

PRÓRROGA OBLIGATORIA POR DECISIÓN UNILATERAL DEL CONTRATANTE

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 21

PRÓRROGA A SOLICITUD DEL CONTRATISTA POR MUTUO ACUERDO

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 22

DELEGACIÓN DE FIRMA PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS

(según el régimen o modalidad de compra)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 23

APROBACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO

(según el régimen o modalidad de compra)

FLUJOGRAMA

Inicio

XXX solicita a través de la DGCAMDN aprobación del contrato o convenio a la AS.

DGCAMDN traslada expediente al Departamento Legal.

Devuelve expediente a la UE para que subsane.

Cumple requisitos

DGCAMDN remite expediente a la DGAJMDN.

DGAJMDN recibe y remite el expediente a la DGAMDN., para la emisión por parte de la AS de la resolución.

Fin

DAJDGAMDN remite expediente a la DGCAMDN para que continúe con el trámite correspondiente.

DGCAMDN recibe el expediente y procede con el procedimiento y los pasos establecidos según el régimen o modalidad de compra.

DGAMDN recibe el expediente y lo traslada al DAJDGAMDN para que continúe el trámite de la emisión de la resolución de parte de la AS.

AS emite resolución mediante la cual aprueba el contrato o convenio al DAJDGAMDN.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 24

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CONCILIATORIO

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 25

SANCIÓN POR ATRASO EN LA ENTREGA

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 26

EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

(EL ADJUDICADO NO SOSTIENE SU OFERTA)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 27

EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

(EL ADJUDICADO NO SE PRESENTA A SUSCRIBIR CONTRATO)

FLUJOGRAMA

Shape414

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 28

EJECUCIÓN DE FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA

(EL ADJUDICADO NO PRESENTA LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 29

EJECUCIÓN DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO

(EL ADJUDICADO NO CUMPLE CON LA ENTREGA DE LOS BIENES O SERVICIOS)

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 30

EJECUCIÓN DE LA GARANTÍA DE CONSERVACIÓN DE OBRA, DE CALIDAD O DE FUNCIONAMIENTO

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 31

RESCISIÓN DE CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA E INHABILITACION DEL CONTRATISTA

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 32

NOMBRAMIENTO DE JUNTAS DE COTIZACIÓN Y LICITACIÓN

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 33

NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA

FLUJOGRAMA

Shape425

AAS emite finiquito y lo publica en Guatecompras

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 34

METODOLOGÍA PARA DETERMINAR PRECIO DE REFERENCIA

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 35

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

FLUJOGRAMA

XXX remite invitación al proveedor o contratista para que presente su oferta.

AAS aprueba los términos de referencia o bases de arrendamiento

XXX remite expediente a la asesoría jurídica de la UE, para que emita dictamen y proyecto de resolución de los términos de referencia.

Inicio

Centro de costo identifica la necesidad y traslada documentación y los términos de referencia a la UE.

UE recibe los documentos, los revisa y gestiona documentación respectiva.

UE emite CDP y AAS solicita delegación de firma para suscribir contrato a la AS a través de la DGCAMDN.

UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS la documentación de soporte que respalda el proceso de contratación

AAS suscribe contrato.

UE recibe y analiza la oferta presentada por el proveedor o contratista, que cumpla con las especificaciones técnicas y condiciones requeridas.

Fin

UE archiva el expediente.

AAS nombra a la comisión receptora y liquidadora.

UE publica en el Sistema GUATECOMPRAS, notifica a las dependencias correspondientes del MDN y registra en la CGC la aprobación del contrato.

DGCAMDN remite expediente a la UE para que procedan con las publicaciones y notificaciones respectivas.

AS emite resolución aprobación del contrato y remite expediente a la DGCAMDN para que continue con el procedimiento respectivo.

XXX solicita a la AS aprobación del contrato a través de la DGCAMDN.

Contratista presenta fianza de cumplimiento de contrato.

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 36

PLAN ANUAL DE COMPRAS, INTEGRACIÓN Y PUBLICACIÓN

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 37

MODIFICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 38

RECURSO DE REVOCATORIA

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 39

RECURSO DE REPOSICIÓN

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 40

ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE LOS PROCESOS DE COMPRA O CONTRATACION

FLUJOGRAMA

Dirección General de Xxxxxxx y Adquisiciones del MDN.

Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 41

INSPECCIÓN OCULAR Y COPIA DE LAS OFERTAS PRESENTADAS DENTRO DEL RÉGIMEN DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

FLUJOGRAMA

Fin

Analista encargado del evento remite copia certificada del expediente creado por la inspección ocular al DIP de la DGAMDN.

Analista encargado del evento un (1) día hábil siguiente a la suscripción del acta de la inspección ocular, la publica en el Sistema GUATECOMPRAS.

Analista encargado del evento bajo supervisión del oficial asignado, realizará la reunión de la inspección ocular, debiendo tomar asistencia de los participantes e indicarles los pormenores del proceso. De todo lo actuado se hará constar en acta.

Analista encargado del evento elabora oficios de notificación a los oferentes participantes y los publica en el Sistema GUATECOMPRAS.

DGCAMDN recibe, analiza la solicitud y remite oficio al DIP de la DGAMDN indicando que se harán las notificaciones respectivas a los oferentes participantes y que notifiquen al solicitante el día, hora y lugar que se realizará la inspección ocular.

DIP informa a la DGAMDN para que remita la solicitud a la DGCAMDN.

Interesado solicita revisión ocular y copia de las ofertas al DIP de la DGAMDN.

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Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

Procedimiento: 42

REALIZACIÓN DE PRUEBAS A MUESTRAS PRESENTADAS DENTRO DE EVENTOS DE COTIZACIÓN O LICITACIÓN

FLUJOGRAMA

Fin

Analista encargado del evento remite copia certificada del expediente creado por la inspección ocular al DIP de la DGAMDN.

Analista encargado del evento un (1) día hábil siguiente a la suscripción del acta de la inspección ocular, la publica en el Sistema GUATECOMPRAS.

Analista encargado del evento elabora oficios de notificación a los oferentes participantes y los publica en el Sistema GUATECOMPRAS.

DIP informa a la DGAMDN para que remita la solicitud a la DGCAMDN.

Interesado solicita revisión ocular y copia de las ofertas al DIP de la DGAMDN.

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DIRECCIÓN GENERAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES DEL MDN.

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