Procedimiento para Administración de Contratos
Procedimiento para Administración de Contratos
Objetivo: Establecer las directrices generales para el aseguramiento de una adecuada administración de contratos suscritos por CELEC EP-HIDROPAUTE.
Versión: 1.0
Fecha de vigencia: 02 xx xxxx del 2014
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Tabla de Contenido
1 Alcance del procedimiento 4
2 Términos y definiciones 4
3 Responsabilidades del Administrador del Contrato 5
4 Designación de Equipo de Apoyo 6
5 Manejo del Expediente e Información en el Portal Institucional SERCOP 7
6 Control de garantías 9
6.1 Verificación de garantías 9
6.2 Renovación de garantías 9
6.3 Garantías técnicas 10
7 Inicio y ejecución del contrato 10
7.1 Cómputo del plazo contractual 10
7.2 Inicio de Actividades 11
7.3 Ejecución de Contrato 12
8 Gestión de pago 12
8.1 Transferencia de anticipo 12
8.2 Determinación de documentos habilitantes de pago 12
8.3 Requerimiento de recursos 13
8.4 Solicitud y realización del pago 13
9 Revisión del Buen Uso del Anticipo 15
10 Terminación del contrato 16
10.1 Terminación de mutuo acuerdo 16
10.2 Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido 17
11 Modificación y xxxxxxxx xx xxxxxx 00
11.1 Modificación de cronogramas e hitos intermedios 18
11.2 Prórroga o ampliación de plazo 18
12 Contratos modificatorios y complementarios 19
13 Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales 20
14 Reclamaciones y controversias 21
15 Reemplazo del Administrador del Contrato 21
15.1 Por ausencia temporal 21
15.2 Por ausencia definitiva: renuncia, despido o destitución 21
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16 Cierre de Administración de Contrato 22
16.1 Recepción del objeto de contrato 22
16.1.1 Particularidades en la recepción de bienes 23
16.2 Liquidación de la administración del contrato 24
17 Referencias legales y normativas 25
18 Incumplimiento del procedimiento 25
1 Alcance del procedimiento
Este procedimiento regula la administración de contratos y convenios suscritos por la Unidad de Negocio Hidropaute o por la Máxima Autoridad competente.
2 Términos y definiciones
Administrador de Contrato: Servidor público de CELEC EP-HIDROPAUTE designado por la Máxima Autoridad, con la finalidad de administrar un contrato para la prestación de servicio(s), ejecución de obra(s), suministro de bien(es) o una combinación de éstos.
Alfresco: Herramienta informática de repositorio de la documentación digital del expediente del contrato. Único medio de respaldo de información. xxxx://xxxxxxx.xxxxx.xxx.xx
Contratista: Es la persona natural o jurídica que ha celebrado un contrato con CELEC EP x XXXXX EP- HIDROPAUTE para la prestación de servicio(s), ejecución de obra(s), suministro de bien(es) o una combinación de éstos.
Equipo de Apoyo: Servidores públicos de CELEC EP-HIDROPAUTE designados por escrito por la Máxima Autoridad o Subgerente o Jefatura de Nivel Gerencial, con la finalidad de apoyar, asistir y pronunciarse formalmente cuando el Administrador de un Contrato lo solicite para el logro del objeto del contrato.
Informe de Avance del Contrato: Documento realizado por el Administrador de Contrato que describe el estado de ejecución del contrato.
Informe Final de Administración de Contrato: Documento de rendición de cuentas final del cumplimiento del objeto y los resultados esperados de un contrato y su administración, que constituye el habilitante para la terminación de la designación del rol de Administrador de Contrato.
Jefatura de Nivel Gerencial: Jefatura que responde directamente a la Gerencia, es este caso Jefatura de Gestión Socio Ambiental, Jefatura de Seguridad y Salud Ocupacional.
Portal Institucional del SERCOP: Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Web2Porject: Herramienta informática disponible para la administración de proyectos y contratos, en la que se registra el avance y vínculos del expediente digital del contrato xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/
Formato vigente: Documento prediseñado aprobado por responsable del procedimiento y con versionamiento propio. Si el formato modifica el procedimiento, éste último debe ser aprobado para habilitarlo.
3 Responsabilidades del Administrador del Contrato
1. Verificar el cumplimiento del contrato, pliegos, oferta, acta de preguntas, respuestas y aclaraciones, de aplicar el acta de negociación, procedimientos internos y legislación vigente asociada.
2. Realizar el aseguramiento de la calidad de obra(s), bien(es) o servicio(s), objeto del contrato.
3. Identificar y evaluar los riesgos de la ejecución del contrato. Notificar a la Máxima Autoridad lo pertinente.
4. Realizar las gestiones internas necesarias para la consecución de los objetivos planteados en el contrato.
5. Emitir las comunicaciones oficiales (escritas) entre CELEC EP-HIDROPAUTE y el contratista, en los aspectos y dentro de los plazos establecidos en los pliegos y el contrato.
6. Coordinar y mantener informado a su nivel superior de las gestiones y estado de la ejecución del contrato, así como a otras áreas interesadas.
7. Solicitar fundamentadamente la designación del equipo de administración de contratos, dependiendo de su criterio y de la naturaleza del contrato.
8. Solicitar a las áreas internas, cuando se requiera, información o soporte relacionado al contrato, incluso a otros Administradores de Contratos.
9. Notificar a la Máxima Autoridad por la falta de colaboración de algún servidor y/o suministro de información relacionado al contrato.
10. Elaborar y suscribir conjuntamente con el Técnico designado al efecto por la Máxima Autoridad el (las) acta(s) de Entrega Recepción Provisional y/o Definitiva.
11. Validar y aprobar las facturas y demás habilitantes de pago del contrato.
12. Solicitar el pago oportuno de las obligaciones previstas en el contrato.
13. Asegurar que el expediente físico y digital contenga los documentos habilitantes de pago y los respaldos que demuestren la validez, razonabilidad y exactitud del pago.
14. Supervisar la ejecución y desarrollo del objeto, eventos y actividades previstas en el contrato.
15. Velar para que el contrato se cumpla en los plazos, condiciones y precios estipulados.
16. Realizar las acciones necesarias para superar retrasos, modificaciones o cambios que afecten los intereses de CELEC EP-HIDROPAUTE.
17. Solicitar a la Máxima Autoridad la suscripción de contratos modificatorios y/o complementarios a que hubiere lugar.
18. Evaluar al personal del contratista y solicitar su reemplazo o incremento, con el propósito de cumplir con la calidad y plazos contractuales.
19. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes laborales, de seguridad y salud laboral y aquellas disposiciones de cumplimiento obligatorio en el país, para con sus trabajadores.
20. Reportar a la Máxima Autoridad en caso de accidente laboral del personal de contratista o accidente ambiental, en cumplimiento del contrato y solicitar la investigación, causas y plan de acción correspondiente. Contar con indicadores de accidentabilidad de la ejecución del contrato.
21. Colaborar con la Subgerencia Jurídica en los casos de litigio o gestiones judiciales o extrajudiciales relaciones con el contrato, proporcionando oportunamente la documentación que permita la defensa.
22. Vigilar que el contratista de estricto cumplimiento a las políticas de gestión de la calidad, seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental y responsabilidad social y demás políticas de gestión de la Unidad de Negocio, procedimientos internos y legislación vigente.
23. Vigilar que el contratista de cumplimiento al manual de imagen corporativa, a través del uso de logotipo, hojas membretadas, formatos, etc. y en las actividades de promoción, trabajo comunitario y/o socialización de los trabajos del contrato.
24. Colaborar y responder en los procesos de autoevaluación, auditoría interna o auditoría externa, lectura de informes, determinación de causas y ejecución de planes de acción de hallazgos identificados.
25. Mantener el expediente físico y digital del contrato, organizado y actualizado.
26. Actualizar la información del contrato en el Portal Institucional del SERCOP.
27. Actualizar el avance de la contratación en el Web2Project.
28. Cumplir con la entrega correcta, suficiente y puntual de informes, indicadores, avances y demás información requerida institucionalmente con respecto a la ejecución del contrato.
29. Asegurar al contratista las facilidades logísticas, de ingreso a las instalaciones, a sistemas informáticos, que se hayan previsto en el contrato; y, dar aviso a las áreas pertinentes de la conclusión del contrato.
30. Las demás que prevea el contrato y la ley.
4 Designación de Equipo de Apoyo
Administrador de Contrato
Dependiendo de la naturaleza del contrato y al criterio del Administrador para el logro del objeto contractual:
1. Solicita mediante memorando a la Máxima Autoridad (coordinando previamente con la(s) Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial relacionada) la autorización y designación de miembros del Equipo de Apoyo tales como: Personal Técnico, Fiscalizador, Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión Ambiental, entre otros. Excepto Subgerencia Jurídica y Finanzas.
2. Cuando el requerimiento no es interdepartamental, solicita mediante memorando a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial relacionada la autorización y designación del Equipo de Administración de Contrato, pudiendo solicitar un miembro para los asuntos administrativos.
a. No se asigna al Equipo de Apoyo personal de Subgerencia Jurídica y Finanzas en cuyo caso, estas áreas, tiene la obligación de responder a las consultas concurrentes.
b. La Subgerencia Xxxxxxxx considera la continuidad de la asignación del especialista jurídico de la fase precontractual en la de administración de contrato. Así mismo procura la constancia del especialista en administración de contratos de servicios permanentes o largo plazo.
c. En todos los casos, Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, son corresponsables del ámbito de su competencia y deben considerar los contratos en ejecución en las inspecciones de rigor coordinando previa y proactivamente con el Administrador de Contrato.
d. Cuando se requiera miembros de Equipo de Apoyo exclusivos por la demanda de tiempo completo y/o especialidad, debe gestionarse las contrataciones de personal correspondientes.
5 Manejo del Expediente e Información en el Portal Institucional SERCOP
Subgerencia Jurídica
1. Ingresa información básica del contrato en el Web2project. Incluyendo la fecha de suscripción y fecha de inicio de contrato cuando esta corresponde a la de suscripción.
2. Apertura el expediente digital del contrato en la herramienta de gestión documental Alfresco, incluyendo:
Contrato.
Garantías.
3. Entrega mediante memorando al Administrador del Contrato:
Verificación de garantía, realizada con el Ente Asegurador.
Copia de oferta ganadora completa.
Jefatura de Adquisiciones
4. Ingresa en el expediente digital:
Pliegos.
Actas de preguntas y respuestas, cuando aplique.
Acta de negociación, cuando aplique.
5. Solicita a TIC los permisos del Administrador de Contrato al expediente en Alfresco.
6. Gestiona la creación del Administrador de Contrato como usuario del Portal Institucional del SERCOP.
7. Envía mediante correo electrónico al Administrador de Contrato el link (URL) del expediente digital en Alfresco y notificación de acceso a Portal Institucional del SERCOP.
Administrador del Contrato
8. Mantiene actualizado el expediente digital en el sistema documental Alfresco según la Tabla 1.
9. Mantiene actualizado en el Portal Institucional del SERCOP la información según la Tabla 1 y/o lo indicado en la legislación vigente.
10. Mantiene organizado y actualizado el expediente físico según la Tabla 1.
11. Con la liquidación de la Administración de Contrato aplica sección 16.2.
Por requerimiento del Administrador de Contrato y una vez autorizado por el Subgerente o Jefe Gerencial, el Asistente Administrativo del área relacionada cumple con la responsabilidad sobre la administración del expediente digital durante la ejecución del contrato.
Los memorandos generados en Quipux deben archivarse en el expediente digital (no requiere físico) y constar en un registro de memorandos según el formato vigente. Los oficios deben archivarse en el expediente físico y digital.
Jefatura de Adquisiciones
12. Finaliza el proceso de contratación en el Portal Institucional del SERCOP con el ingreso del Informe de Cierre de Administración de Contrato.
Asistente Administrativo
13. Al cierre de la Administración de Contrato, mantiene el expediente identificado, organizado, legible y accesible. Previniendo su deterioro y respetando la imagen corporativa.
Tabla 1 Documentos requeridos en el expediente físico, digital y de ingreso al Portal Institucional del SERCOP
DOCUMENTO | SERCOP | DIGITAL | FISICO |
Contrato, oferta ganadora, copia de garantías, pliegos, acta de preguntas y respuestas, acta de negociación. | √ | ||
Memo de notificación de transferencia de anticipo. | √ | √ | |
Contratos modificatorios, y/o contratos complementarios y otra situación especial. | √ | √ | |
Ordenes de cambio, de trabajo. | √ | √ | √ |
Autorizaciones de subcontratación | √ | √ | √ |
Garantías presentadas durante la ejecución del contrato. | √ | √ | |
Comunicaciones al contratista y actos administrativos de aplicación de multas y sanciones. | √ | √ | √ |
Autorizaciones de delegación. | √ | √ | |
Designación de Administrador en caso de reemplazo. | √ | √ | |
Planillas, solicitud de pago, orden de pago y sus respaldos. | √ | √ | √ |
Informes de avance de administración de contrato. | √ | √ | |
Ingreso a bodega, en caso de bienes. | √ | √ | √ |
Informes de fiscalización, cuando aplique. | √ | √ | |
Informes del Equipo de Apoyo, cuando aplique. | √ | √ | |
Actas de trabajo o reunión, comunicaciones oficiales (correos electrónicos en caso de ser relevantes). | √ | √ |
Documentos que evidencien obras, productos o servicios adquiridos, su verificación y aseguramiento de calidad y cantidad. | √ | √ | |
Actas de entrega recepción provisional y/o definitiva previstas en el contrato. | √ | √ | √ |
Informe de Cierre de Administración de Contrato. | √ | √ | √ |
Registro de memorandos | √ | √ |
6 Control de garantías
6.1 Verificación de garantías
Subgerencia Jurídica
1. Verifica las garantías de buen uso de anticipo, fiel cumplimiento o las que apliquen.
2. Entrega a Subgerencia Financiera, mediante memorando:
Ejemplar original de contrato
Garantías originales calificadas y verificadas
Verificación de garantías realizada con el Ente Asegurador.
Certificado bancario
Tesorería
3. Resguarda la(s) garantía(s) original (es), asegurando su integridad.
4. Ingresa información de la(s) garantía(s) en Web2Project.
6.2 Renovación de garantías
Tesorería
1. Con un mínimo de 15 días previos al vencimiento de garantías, solicita al Administrador de Contrato confirmación de la necesidad de renovación, plazo, monto o demás datos necesarios; mediante correo electrónico generado automáticamente desde web2Project.
2. De ser el caso, solicita la renovación de la(s) garantía(s) con la institución bancaria o aseguradora.
3. Recibe la(s) garantía(s) renovadas y solicita mediante memorando a la Subgerencia Jurídica su calificación.
Administrador del Contrato
4. Mediante memorando confirma a Tesorería, la necesidad de renovación, plazo, monto o demás datos solicitados.
Tesorería puede renovar directamente la garantía (en las mismas condiciones de la vigente) cuando no hay respuesta del Administrador de Contrato hasta 8 días antes de su vencimiento. El Administrador es responsable de solventar reclamos del contratista. Las garantías vigentes constituyen habilitantes de pago.
Subgerencia Jurídica
5. Verifica que la garantía ha sido efectivamente emitida por el Ente Asegurador y la califica.
Si la garantía califica:
6. Entrega mediante memorando la garantía original a Tesorería con copia al Administrador de Contrato.
Si la garantía no califica:
7. Se considera que el contrato no se ha suscrito y se procede a recomendar a la Máxima Autoridad proceda a declarar al adjudicatario fallido.
8. En caso de renovación, se considera que no se ha renovado y se procede a recomendar al Administrador del contrato proceda a la ejecución de la garantía.
Tesorería
9. Resguarda la(s) garantía(s) original (es), asegurando su integridad.
10. Ingresa información de la(s) garantía(s) en Web2Project.
6.3 Garantías técnicas
Administrador del Contrato
1. Entrega la garantía y su información, mediante memorando a la Subgerencia o Jefatura Gerencial requirente, con la liquidación de administración de contrato.
La Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial relacionada al uso, mantenimiento o custodia del producto o servicio adquirido es responsable del trámite de ejecución de garantías técnicas, de ser el caso.
7 Inicio y ejecución del contrato
7.1 Cómputo del plazo contractual
Administrador del Contrato
1. Determina las fechas de plazo de duración de contrato, de entrega de obras, productos o servicios, informes, hitos, facturación, aplicación de multas, etc. Para fechas de facturación aplica la sección 8.2.
2. Notifica al Contratista las fechas contractuales. La notificación puede ser según 7.2.
Para la determinación de fechas considerando los criterios indicados a continuación:
Plazo:
El plazo se considera en días calendario y hasta la media noche de la fecha de finalización.
Fecha de finalización
a) Plazo en días
Si el plazo está en días, se cuentan todos los días desde el día siguiente a la fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato (generalmente la fecha de notificación de transferencia de anticipo).
También resulta de sumar el número de días plazo a la fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato.
Tabla 2 Ejemplo de cómputo de plazo en días desde la fecha de suscripción.
FECHA SUCRIPCIÓN | PLAZO | FECHA DE FINALIZACIÓN |
30/01/2014 | 10 DÍAS | 9/02/2014 |
b) Plazo en meses o años
Si el plazo es en meses o años, se suman el número de meses o años plazo (nunca días) y se determina el mes o año de finalización.
La fecha de finalización corresponde al mismo día o fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato en el correspondiente mes o año de finalización.
Cuando el día de suscripción, o condición establecida en el contrato, es mayor al número de días existentes en el mes de finalización, la fecha de finalización recae en el último día de éste mes.
Tabla 3 Ejemplo de cómputo de plazo en meses y años desde la fecha de suscripción.
FECHA SUCRIPCIÓN | MES/AÑO SUSCRIPCIÓN | PLAZO | MES/AÑO FINALIZACIÓN | FECHA DE FINALIZACIÓN |
29/02/2012 | 2012 | 3 AÑOS | 2015 | 28/02/2015 |
31/01/2014 | Enero | 10 MESES | Noviembre | 30/11/2014 |
Si la fecha de finalización recae en día no laborable, se considera el siguiente día hábil.
7.2 Inicio de Actividades
Administrador del Contrato
Oportunamente posterior a la fecha de inicio de contrato
1. Prepara una lista de verificación (según formato vigente) de condiciones mínimas para el inicio de actividades, tales como: personal, maquinaria, equipo y herramientas, condiciones de logística, requisitos de seguridad y salud laboral, requisitos ambientales, vigilancia física y demás condiciones establecidas en el contrato, procedimientos internos y legislación vigente asociada.
2. Verifica las condiciones para el inicio de actividades.
3. Notifica al Contratista las fechas de plazos contractuales según sección 7.1., habilitantes de pago y fechas de facturación según 8.2.
En caso de adquisición de bienes no es necesario aplicar verificación para inicio de actividades.
7.3 Ejecución de Contrato
Administrador del Contrato
1. Cumple las responsabilidades de la Administración de Contrato establecidas en la sección 3.
2. Elaborar y ejecutar un plan de verificación del cumplimiento del contrato ((según formato vigente), que incluya además requisitos de seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental, responsabilidad social y demás políticas de gestión de la Unidad de Negocio, procedimientos internos y legislación vigente.
3. Registra en Web2Project problemas que afectan el contrato con la finalidad de documentar y consultar al momento de realizar el informe de cierre del contrato. Esto también servirá como base de conocimientos para futuros administradores. Si el problema no está al alcance del Administrador solucionarlo, envía un memorando a quien corresponda la solución, recomendando las posibles alternativas.
4. Registra en el Web2Project toda actividad que represente un avance en la ejecución del contrato.
5. Elabora Informe de Avance de Contrato al menos por cada solicitud de pago, según formato vigente. En ejecución de obras aplica mensualmente.
8 Gestión de pago
8.1 Transferencia de anticipo
Tesorería
1. Notifica mediante correo electrónico al Contratista con copia al Administrador de Contrato, la transferencia del anticipo.
2. Ingresa en We2project la fecha de inicio de contrato cuando esta depende de la notificación de la transferencia del anticipo.
3. Con la confirmación de recepción de la transferencia por parte del Contratista, entrega mediante memorando la orden de pago y OPI (orden de pago interbancaria) al Administrador de Contrato.
Cuando el plazo del contrato inicie con la fecha de notificación del anticipo, ésta corresponde a la fecha del correo electrónico de notificación al Contratista sobre la transferencia del anticipo, indicada en la sección 8.1 punto 1.
8.2 Determinación de documentos habilitantes de pago
Administrador del Contrato
1. Determina los documentos habilitantes de pago considerando lo indicado en el contrato, pliegos, oferta y legislación vigente, guía vigente utilizando el formato vigente.
2. Solicita mediante correo electrónico a Contabilidad el acuerdo sobre las fechas de plazo y/o periodicidad de facturación.
3. Indica los habilitantes de pago y fechas de facturación al Contratista previo al inicio de actividades.
Documentos habilitantes de pago adicionales se solicitan únicamente previos a la recepción de factura correspondiente.
8.3 Requerimiento de recursos
Administrador del Contrato
1. Envía por correo electrónico trimestralmente a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial Tesorería el requerimiento de recursos económicos para cumplir con los pagos contractuales. Actualiza el requerimiento de manera mensual.
Subgerente o Jefatura de Nivel Gerencial
2. Envía por correo electrónico trimestralmente a Tesorería el requerimiento de recursos económicos para cumplir con los pagos contractuales de su área, según el formato para requerimientos de recursos vigente.
3. Actualiza el requerimiento mensual, según el formato para requerimientos de recursos vigente.
8.4 Solicitud y realización del pago
Administrador del Contrato
1. Realiza el control previo al pago mediante, la verificación de por lo menos, las siguientes actividades:
a. Revisa exhaustivamente los habilitantes de pago que garantice su veracidad, exactitud y precisión aritmética, cuyo monto total determinado para el pago, es de su responsabilidad.
b. Realiza la verificación aritmética de: reajustes, tablas de cantidades y precios, pagos acumulados, amortización de anticipo, uso y control de disponibilidad presupuestaria.
c. Asegura que los habilitantes de pago (incluida la factura) sean coherentes con los rubros, plazos, multas, descuentos y demás consideraciones económicas previstas en el contrato.
d. Asegura que la recepción parcial o definitiva de obras, bienes o servicios guardan conformidad plena con la calidad y cantidad especificada en comprobante de pago, contrato, oferta, pliegos, acta de preguntas, respuestas y aclaraciones, la legislación aplicable y de aplicar el acta de negociación.
Condiciones de Facturación:
Deben ser válidas a la fecha de emisión y cumplir con el Reglamento de Facturación del SRI sobre los requisitos de pre impresión de la factura.
Debe asegurar la correcta información ingresada, exactitud de valores y coherencia con el Certificado de Validez obtenido en el portal del SRI.
Debe estar sin tachones, rayones o enmendaduras.
Debe entregarse de manera oportuna a la Subgerencia Financiera.
Las facturas deben ser emitidas a nombre de la CORPORACION ELECTRICA DEL ECUADOR CELEC
EP, o solamente CELEC EP, con RUC 1768152800001, Dirección: Xxxxxxxxxxxx Xxxxx xx 0.
Xxxxx estar firmadas por el Contratista y por el Administrador del Contrato o responsable del trámite de pago.
Deben constar de la cantidad, precio unitario y total, subtotales sin incluir impuestos, descuentos, el IVA señalando la tarifa y debe estar totalizada.
2. Emite el Informe de Avance de Contrato mediante el cual aprueba los habilitantes de pago y certifica que lo facturado cumple con el contrato y las disposiciones legales pertinentes. Así también refiere que los respaldos auténticos (originales) de sus habilitantes reposan en el expediente bajo su responsabilidad, excepto la factura que se archiva en copia y cuyo original soporta la solicitud de pago.
3. Además, mediante el Informe de Avance de Contrato certifica que los trabajos, servicios, materiales, herramientas o equipos facturados por el contratista, cumplen con las especificaciones y/o requerimientos técnicos establecidos en el contrato.
4. Actualiza el expediente digital en el Alfresco.
5. Actualiza el avance del contrato en el Web2project y estable el vínculo con expediente del Alfresco.
6. Justifica y solicita mediante memorando el pago al Subgerente de Finanzas adjuntando:
Factura original.
Certificado de Validez de la Factura emitido a través del portal del SRI
Informe de Avance de Contrato
Certificado de disponibilidad presupuestaria
Resumen de pago, según formatos vigentes por pago o por planilla.
En caso de bienes:
Orden de Compra
Ingreso a Bodega
No se debe adjuntar respaldos o anexos de habilitantes de pago, que deben reposar en el expediente físico de responsabilidad del Administrador de Contrato.
Contabilidad
7. Verifica que lo facturado corresponda a los valores solicitados para el pago en base a los documentos que el Administrador debe enviar adjunto a la factura, caso contrario emite observaciones mediante Web2Project
8. Verifica el avance del contrato actualizado en Web2Project.
9. En caso de requerir, solicita información al Administrador de Contrato, para un adecuado registro contable y asignación de costos.
10. Ingresa la factura al sistema, vincula la disponibilidad presupuestaria, genera registros contables, asigna retenciones, amortiza el anticipo y registra las multas ordenadas por el Administrador.
El Administrador de Contrato es responsable de asegurar en el expediente físico y digital la inserción de los documentos habilitantes de pago y los respaldos que demuestren la validez, razonabilidad y exactitud del pago. Es responsable de solventar observaciones y entrega de información oportuna a Contabilidad que no afecte al pago.
Tesorería
11. Emite comprobante de retención y de pago.
12. Entrega a contratista el comprobante de retención para su firma.
13. Realiza transferencia de recursos a la cuenta indicada por el contratista.
14. Notifica mediante correo electrónico al Administrador de Contrato el pago adjuntando comprobante de retención, orden de pago y OPI (orden de pago interbancaria).
15. En caso de pago final, ingresa la fecha en Web2project.
Contabilidad y Tesorería no son responsables de verificar el cumplimiento contractual ni la razonabilidad y exactitud aritmética de los respaldos habilitantes de pago, reajustes, aplicación de multas, descuentos y demás implicaciones económicas, aquello le corresponde al Administrador de Contrato.
9 Revisión del Buen Uso del Anticipo
Administrador del Contrato
1. Verifica que el uso que se ha dado al valor del anticipo corresponde única y exclusivamente a la ejecución contractual; al efecto analiza los movimientos de la cuenta aperturada por el contratista para la acreditación de dicho rubro.
2. Verifica que los fondos permanecen en las cuentas en la medida que el anticipo se vaya devengando.
3. Certifica la verificación del uso del anticipo en el Informe de Avance de Contrato y en el Informe de Cierre de Administración de Contrato.
Lo anterior verifica mediante:
a. Identificación en el estado de cuenta, de los movimientos relacionados al uso del anticipo para el objeto del contrato.
b. Verificación de los movimientos identificados con las órdenes de pago y sus sustentos (roles, facturas, etc.) que compruebe que el anticipo se utiliza para la ejecución del objeto del contrato.
10 Terminación del contrato
10.1 Terminación de mutuo acuerdo
Administrador del Contrato
1. Estudia el contrato, y el marco jurídico vigente en cuanto hace relación a la terminación de mutuo acuerdo.
2. Realiza la respectiva consulta a la Subgerencia Jurídica mediante correo electrónico sobre la procedencia de la terminación del contrato por mutuo acuerdo.
3. Recomienda a la Máxima Autoridad, mediante memorando, terminación de mutuo acuerdo y solicita la emisión de la correspondiente resolución. El memorando debe contener un informe motivado con:
Los antecedentes, sustentos contractuales y legales
Avance y estado de la ejecución de contrato.
Valoración económica de lo entregado, realizado y pendiente.
Aplicación de multas, descuentos, ejecución de garantías, etc., de ser el caso.
Máxima Autoridad
4. Autoriza y reasigna el memorando a la Subgerencia Jurídica para que proceda a la elaboración de resolución.
5. Dispone al Administrador de Contrato la elaboración y suscripción del acta de terminación de contrato por mutuo acuerdo.
Subgerencia Jurídica
6. Elabora la resolución y gestiona su suscripción por parte de la Máxima Autoridad
7. Entrega copias al Administrador de Contrato y al Contratista.
Administrador del Contrato
8. Con copia de la resolución, procede a gestionar su publicación en el Portal Institucional del SERCOP y archiva en expediente digital y físico.
9. Aplicar ejecución de garantías de ser el caso.
10. Procede a la suscripción de la respectiva acta de entrega-recepción
11. Solicita, de ser el caso, el pago según lo previsto en la sección 8.4.
12. Aplicar Cierre de Administración de Contrato, según lo previsto en la sección 16.
10.2 Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido
Administrador del Contrato
13. Estudia el contrato y el marco jurídico vigente en cuanto hace relación a la terminación unilateral del contrato.
14. Realiza la consulta a la Subgerencia Jurídica mediante correo electrónico sobre la procedencia de la terminación unilateral del contrato.
15. Recomienda a la Máxima Autoridad, mediante memorando, terminación unilateral de contrato y solicita la emisión de la correspondiente resolución. El memorando debe contener un informe motivado con:
Los antecedentes, sustentos contractuales y legales
Avance y estado de la ejecución de contrato.
Valoración económica de lo entregado, realizado y pendiente
Aplicación de multas, descuentos, ejecución de garantías, etc., de ser el caso.
Máxima Autoridad
16. Autoriza y reasigna al Administrador de Contrato la notificación al Contratista.
Administrador del Contrato
17. Notifica mediante oficio al Contratista la intención de terminación unilateral de contrato adjuntando el informe correspondiente.
18. Aplica terminación unilateral del contrato una vez que el contratista no ha justificado debidamente las razones de su incumplimiento; o cumplido el contrato en el plazo de 10 días desde la notificación.
19. Con copia de la resolución de Terminación Unilateral de Contrato suscrita por la Máxima Autoridad, procede a gestionar su publicación en el Portal Institucional del SERCOP y archiva en expediente digital y físico.
20. Aplica ejecución de garantías de ser el caso.
21. Procede a la suscripción de la respectiva acta de entrega-recepción, de ser el caso.
22. Solicita, de ser el caso, el pago según lo previsto en la Sección 8.
23. Aplica Cierre de Administración de Contrato, según lo previsto en la Sección 16.
Subgerencia Jurídica
24. Entrega Resolución de Terminación Unilateral de Contrato suscrita por la Máxima Autoridad al Administrador de Contrato para ingresar al Portal Institucional del SERCOP y archivo en expediente digital y físico.
25. Notifica mediante oficio adjuntando la Resolución al Contratista.
26. Notifica mediante oficio al Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP) adjuntando la Resolución y el informe.
Es obligatorio que el Administrador de Contrato mediante memorando recomiende o no la Máxima Autoridad la terminación unilateral de contrato, cuando la aplicación de multas ha superado el 5% del valor del contrato.
11 Modificación y prórroga de plazos
11.1 Modificación de cronogramas e hitos intermedios
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de modificación de cronogramas e hitos intermedios, mediante oficio enviado por el Contratista.
2. Autoriza, mediante oficio, las prórrogas, siempre y cuando no comprometan el plazo total del objeto del contrato; con copia a la Subgerencia o Jefatura Gerencial que le corresponde y demás áreas afectadas por la prórroga.
3. Actualiza el expediente.
4. Incluye en el Informe de Avance de Contrato para la solicitud de pago.
La modificación de cronogramas e hitos intermedios relacionados a proyectos del Plan Anual de Inversiones (PAI) debe ser aprobada por la Máxima Autoridad.
11.2 Prórroga o ampliación de plazo
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de ampliación de plazo, mediante oficio enviado por el Contratista.
2. De estimarse de responsabilidad o conveniencia de CELEC EP-HIDROPAUTE, el Administrador solicita a la máxima Autoridad la ampliación del plazo contractual.
3. Verifica la fecha de vencimiento de las garantías contractuales y aplica sección 6.2.
4. Elabora el respectivo informe justificativo de la ampliación del plazo y evalúa el impacto económico.
5. Recomienda mediante memorando de manera motivada, la aceptación o no de la concesión de la prórroga solicitada por el contratista, adjuntando el requerimiento recibido.
Máxima Autoridad
6. De estimarlo procedente, autoriza la ampliación del plazo y notifica al Administrador con copia al Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial y Gestión Organizacional.
Gestión Organizacional
7. Actualiza la planificación y establece vínculo en el Web2Project.
Administrador del Contrato
8. Notifica al Contratista mediante oficio.
La ampliación del plazo que implique variación del valor de contrato debe realizarse mediante un contrato complementario, excepto en obras hasta un 25% del valor del contrato en cuyo caso se debe actualizar el certificado de disponibilidad presupuestaria.
12 Contratos modificatorios y complementarios
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de elaboración de contrato modificatorio o complementario, mediante oficio enviado por el contratista.
2. Consulta por correo electrónico los requisitos a la Subgerencia Jurídica.
3. Cuando existe variación del valor, gestiona la actualización del certificado de disponibilidad presupuestaria y demás requisitos financieros.
4. Elabora un informe motivado.
5. Recomienda mediante memorando de manera motivada, la aceptación o no de la elaboración de contrato modificatorio o complementario, adjuntando el requerimiento recibido.
En contrato de obra puede modificarse el valor hasta un 25% con autorización del Administrador sin necesidad de un complementario. Cuando estime oportuno solicita autorización a la Máxima Autoridad, con la proyección y justificación mediante memorando. Con la proyección debe verificar la disponibilidad presupuestaria o su reforma.
Máxima Autoridad
6. De ser el caso, autoriza y reasigna a Subgerencia Jurídica la elaboración del contrato modificatorio o complementario.
7. Reasigna a Gestión Organizacional para modificación de planificación, con copia a la Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial.
Contando con la autorización de Xxxxxxxx y antes se la suscripción de un contrato complementario vinculado a proyectos de inversión (Plan Anual de Inversión, PAI) el Administrador de Contrato debe notificar al Ministerio de Electricidad y Energías Renovables adjuntando el informe motivado, para la creación de espacios presupuestarios y efectuar los trámites ante SEMPLADES. Sin este requisito el MEER no atiende desembolsos de recursos.
Subgerencia Jurídica
8. Elabora contrato modificatorio o complementario.
9. Mediante memorando entrega original de contrato complementario o modificatorio, adjuntando las nuevas garantías recibidas o actualizadas y el comprobante de verificación a la Subgerencia Financiera para su registro y custodia, con copia al Administrador de Contrato.
10. Entrega un original el contrato complementario o modificatorio al Contratista.
Administrador del Contrato
11. Ingresa en el expediente digital en Alfresco.
Gestión Organizacional
12. Actualiza la planificación y establece vínculo en el Web2Project.
Para ampliación del plazo sin variación de costos se requiere autorización la Máxima Autoridad. Para enmendación de errores se requiere celebrar un contrato modificatorio. Para los demás casos se requiere un contrato complementario. Un contrato modificatorio o complementario no debe modificar el objeto contractual.
13 Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales
Administrador del Contrato En caso de multas:
1. Estudia lo relacionado en el contrato.
2. Calcula y valora las multas. Sustenta y notifica mediante oficio al contratista la aplicación de multas y sus valores.
3. Indica en la solicitud de pago el valor correspondiente al descuento por multas. Aspecto que se incluye en el Informe de Avance del Contrato.
En caso de sanciones
1. Aplica la suspensión y sanción, cuando corresponda en atención a lo estipulado en el contrato o lo previsto por la legislación respectiva.
2. Las sanciones se sustentan y notifican mediante oficio al contratista, de conformidad a lo establecido en el contrato y la legislación vigente.
Para la determinación de multas se considera el valor total del contrato incluyendo el reajuste de precios que corresponda y sin considerar los impuestos.
El Administrador es el único que en atención a lo estipulado en el contrato y/o a lo previsto en la legislación vigente, aplica multas, sanciones y suspensiones de trabajos. Sólo en caso de estar en riesgo crítico la vida de personas el área de Seguridad y Salud Laboral puede suspender la ejecución del contrato simultáneamente con la notificación al Administrador.
14 Reclamaciones y controversias
Administrador de Contrato
1. Agota las gestiones a su alcance a efectos de resolver los reclamos presentados.
2. Si existen reclamos por escrito relativos a la ejecución o cumplimiento del contrato, pondrá de manera inmediata en conocimiento de la Máxima Autoridad.
Máxima Autoridad
3. Reasigna a la Subgerencia Jurídica para que determine las acciones correspondientes.
Subgerencia Jurídica
4. Instruye mediante correo electrónico a la Máxima Autoridad y Administrador de Contrato sobre las acciones a seguir para el manejo del reclamo.
15 Reemplazo del Administrador del Contrato
15.1 Por ausencia temporal
Administrador de Contrato en funciones
1. En caso que el Administrador del Contrato requiera ausentarse de su lugar de trabajo, de considerar conveniente, solicita motivadamente mediante memorando a la Máxima Autoridad, la designación de un Administrador Provisional del Contrato. En el memorando recomendar candidatos acordados con la Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial correspondiente.
2. Procede a entregar al Administrador temporal designado, toda la información relativa al contrato bajo su administración con un informe que dé cuenta del estado de su gestión.
Máxima Autoridad
3. Designa al Administrador Provisional del Contrato, mediante memorando con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial relacionado y al solicitante. La Máxima Autoridad puede designar un nuevo Administrador de Contrato, de considerarlo conveniente a los intereses de la Unidad de Negocio.
Gestión Organizacional
4. Habilita los accesos del Administrador Provisional del Contrato en los aplicativos informáticos Web2project y Alfresco.
15.2 Por ausencia definitiva: renuncia, despido o destitución
Administrador de Contrato en funciones
1. Presenta a la Máxima Autoridad el Informe de Avance de Contrato con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial y Este es un requisito previo a la elaboración de la respectiva liquidación de haberes.
Gestión Organizacional
2. Deshabilita los accesos otorgados al Administrador del Contrato en los aplicativos informáticos Web2Project y Alfresco.
Talento Humano
3. Procede con la elaboración de la respectiva liquidación de haberes del servidor saliente, previa autorización de la Máxima Autoridad.
Subgerente o Jefe de nivel Gerencial relacionada
4. Solicita mediante Memorando un nuevo Administrador de Contrato recomendando a candidatos para esta designación.
Máxima Autoridad
5. Aprueba el Informe de Avance de Contrato con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial.
6. Designa al nuevo Administrador de Contrato, adjuntando el acta, expediente e Informe de la Administración saliente.
Gestión Organizacional
7. Habilita los accesos del Administrador de Contrato en los aplicativos informáticos Web2project y Alfresco.
Si por causas de fuerza mayor, el Administrador Contrato no elabora el Informe de Avance, el Subgerente o Jefe de nivel Gerencial del área relacionada a la naturaleza del Contrato, elabora este informe y presenta a la Máxima Autoridad mediante memorando, adjuntando el expediente físico y digital, solicitando la designación de un nuevo Administrador de Contrato, recomendando candidatos.
16 Cierre de Administración de Contrato
Mediante este procedimiento se finaliza la designación de la Máxima Autoridad para Administrador de Contrato.
16.1 Recepción del objeto de contrato
Administrador de Contrato
1. Recibe la solicitud de recepción del Contratista.
2. Solicita a la Máxima Autoridad, mediante memorando, la designación del Delegado para la integración de la Comisión que actuará en la entrega recepción definitiva.
Comisión de Recepción del Contrato
3. Procede a la recepción del objeto contractual y sus productos.
4. Suscribe el acta entrega recepción en tres ejemplares, uno para cada miembro, según formato vigente.
5. En caso de obras el Comité realiza la recepción provisional y definitiva.
6. En el caso de contratación de obras, el técnico designado para la suscripción del acta de entrega-recepción provisional, será quien integre la Comisión para la entrega recepción definitiva.
Administrador de Contrato
7. Ingresa la fecha de entregas recepción provisional y definitiva en Web2project.
Las actas de entrega recepción deben ser suscritas dentro de los plazos establecidos en el contrato y considerando el Art. 124 del Reglamento a la Ley Orgánica del sistema Nacional de Compras Públicas (Art.123 para entrega recepción definitiva en caso de contratos de obras). La responsabilidad de las consecuencias de actas fuera de tiempo es exclusiva del Administrador de Contrato y deben ser justificadas a la Gerencia, e incluidas en los correspondientes Informes para habilitar pago.
La responsabilidad del Delegado de la Máxima Autoridad se limita a la verificación de la suficiencia documental habilitante de la entrega recepción. La responsabilidad por el cumplimiento contractual y la calidad es exclusiva del Administrador de Contrato.
Gestión Ambiental
Participa en la entrega recepción, de los contratos/convenios en que fuere pertinente, verificando impactos ambientales y sociales.
16.1.1 Particularidades en la recepción de bienes
Adicional a lo indicado en la sección anterior.
Administrador de contrato
1. Solicita mediante memorando (adjuntando el acta entrega recepción) al Subgerente de Finanzas la inclusión en la póliza de seguros de los bienes susceptibles de ser asegurados.
Subgerencia Financiera
2. Reasigna al Analista de Presupuesto y aplica lo establecido en el Procedimiento de Manejo de Seguros.
Bodega
3. En caso de bienes participa en la recepción con la Comisión y solicita la suscripción de un (1) ejemplar adicional del acta.
4. Realiza el ingreso de los bienes a bodega.
5. Emite documento de ingreso.
6. Remite copia al administrador del contrato, ya que constituye documento habilitante de pago.
Por ningún motivo puede utilizarse bienes suministrados sin que se cuente con el comprobante de ingreso previo a bodega.
16.2 Liquidación de la administración del contrato
Administrador de Contrato
1. Entrega mediante memorando, copia del Acta Entrega Recepción a Adquisiciones.
2. Entrega mediante memorando el expediente físico al Asistente Administrativo del área requirente (considerando también Jefatura de Central y de Ingeniería de Mantenimiento) incluyendo planos as-built, especificaciones, manuales, garantías y más documentos originales de soporte que permitan su buen uso y mantenimiento.
3. Entrega mediante memorando la obra, bien(s) o servicios a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial que tenga relación con su uso o mantenimiento, indicando la ubicación del expediente físico y digital.
4. En caso de que por razones inherentes a la ejecución del contrato se hubiera entregado al contratista bienes de propiedad de CELEC EP-HIDROPAUTE, se procede a su recepción mediante la suscripción del acta respectiva, misma que da cuenta del estado de los mismos. Procede a deshabilitar usuarios, cuentas y permisos de acceso a sistemas informáticos, recibe credenciales y demás acciones que garanticen la desvinculación total de contratista y sus trabajadores.
5. Actualiza el avance total en el Web2Project y establece el vínculo al Alfresco.
6. Realiza la solicitud de pago a Subgerencia Financiera.
7. Elabora el Informe de Cierre de Administración del Contrato, según formato vigente.
8. Solicita a la Máxima Autoridad mediante memorando la autorización de Liquidación de Administración de Contrato adjuntando el Informe Final de Administración del Contrato.
Máxima Autoridad
9. Autoriza liquidación de Administración del Contrato.
10. Reasigna a Adquisiciones la finalización del proceso en el Portal Institucional del SERCOP.
11. Informa y entrega a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial relacionada con el Administrador de Contrato el Informe de Cierre de Administración del Contrato.
Jefatura de Adquisiciones
12. Finaliza el contrato en el Portal Institucional del SERCOP con el ingreso del Informe de Cierre de Administración de Contrato.
Subgerente, Jefatura de nivel Gerencial del área requirente
13. Reasigna al Asistente Administrativa relacionado, se complete el expediente físico y digital.
Subgerente, Jefatura de nivel Gerencial relacionada al uso o Administrador de Bodega
14. Recibe la obra, bien o servicio materia del contrato y asume la responsabilidad de verificar y administrar las garantías técnicas y seguros durante su período de vigencia.
17 Referencias legales y normativas
La elaboración y aplicación del presente procedimiento requiere de cumplir los requisitos legales y normativos vigentes. A continuación se indican los principales, sin embargo el Administrador de Contrato debe aplicar todos los vinculantes.
1. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento y reformas.
2. Reglamento a la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
3. Resoluciones emitidas por el SERCOP.
4. Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personal Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos
5. Disposiciones de la Corporación Eléctrica del Ecuador.
18 Incumplimiento del procedimiento
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente acuerdo, por parte de las autoridades y colaboradores de CELEC EP- HIDROPAUTE, da lugar a las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente.