FUNDACIÓ BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS RELATIVAS AL CONTRATO DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, TRANSPORTE, MONTAJE, SERVICIOS GENERALES, DESMONTAJE Y MANTENIMIENTO DE UN STAND PARA LA FUNDACIÓ BARCELONA MOBILE...
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FUNDACIÓ BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS RELATIVAS AL CONTRATO DE
DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, TRANSPORTE, MONTAJE, SERVICIOS GENERALES,
DESMONTAJE Y MANTENIMIENTO DE UN STAND PARA LA FUNDACIÓ
BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION EN LA EDICIÓN 2015 DE
MOBILE WORLD CONGRESS
Expediente 121/2014
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ÍNDICE
CLÁUSULA 1.- CONTEXTO.
1.1. Mobile World Capital Barcelona.
1.2. GSM Association (GSMA).
1.3. Estrategia y Programas de MWCB.
CLÁUSULA 2.- OBJETO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
2.1. Objetivos de MWCB en la ejecución del contrato.
2.3. Lugar de prestación de los servicios.
CLÁUSULA 3.- DURACIÓN DEL CONTRATO.
CLÁUSULA 4.- PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS.
4.1. Descripción y tipología.
4.2 Servicios.
1. Concepto y diseño del stand.
2. Construcción del stand.
3. Servicios de mantenimiento.
4. Obligaciones de información.
5. Elementos mínimos que deben formar parte del stand.
a. Conceptualización del stand y diseño.
b. Servicios de administración
CLÁUSULA 5.- SERVICIOS FUERA DEL ALCANCE DEL PRESENTE
CONTRATO.
ANEXO
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CLÁUSULA 1.- CONTEXTO
1.1. Mobile World Capital Barcelona.
Mobile World Capital Barcelona (MWCB) es una iniciativa destinada a convertir
Barcelona en un referente de la transformación mobile. Su objetivo es generar las
condiciones óptimas para que empresas y agentes de ámbitos distintos puedan llevar
a cabo esa transformación, y que todo ello se traduzca en un impacto en el territorio.
MWCB es un instrumento que debe actuar como motor para el desarrollo y la
internacionalización del conjunto del tejido empresarial de Barcelona, de Cataluña y de
España.
MWCB, constituida el 13 xx xxxxx de 2012 y responsable de gestionar la capitalidad
del móvil de Barcelona, está gobernada por un patronato del que forman parteel
Ministerio de Industria, Energía y Turismo, la Generalitat de Catalunya, el
Ayuntamiento de Barcelona, Fira de Barcelona y GSMA - entidad que representa los
intereses de más de 800 operadores de móvil y más de 200 empresas del ecosistema
móvil en todo el mundo–.
1.2. GSM Association (GSMA).
GSMA representa los intereses de la industria de las comunicaciones móviles en todo
el mundo. Presente en 219 países, GSMA representa los intereses de cerca de 800
operadores móviles de todo el mundo, así como de más de 200 empresas del
ecosistema móvil, incluyendo fabricantes de terminales, compañías de software,
proveedores de equipos, empresas de internet y de medios de comunicación y
entretenimiento. GSMA se centra en innovar, incubar y crear nuevas oportunidades
para sus miembros, todo ello con el objetivo final de impulsar el crecimiento de la
industria de las comunicaciones móviles.
GSMA escogió en 2012 a Barcelona como capital mundial de las tecnologías móviles,
capitalidad que se extenderá hasta 2018. El éxito de la candidatura de Barcelona
frente a propuestas como las de París, Milán o Múnich se debe a la calidad del
proyecto, a que se trata de un modelo de colaboración público-privada en el que la
industria y las administraciones públicas trabajan conjuntamente y a que Barcelona
acoge exitosamente desde 2006 el mayor evento mundial del sector, el Mobile World
Congress.
1.3. Estrategia y Programas de MWCB.
MWCB promueve un nuevo modelo económico basado en la innovación en los
entornos digital y mobile. Para ello impulsa la transformación móvil en sectores
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estratégicos para el desarrollo empresarial, industrial y ciudadano a través de cuatro
programas:
1. Emprendimiento e Innovación
2. Health
3. Educación
4. Smart Living (retail y turismo).
CLÁUSULA 2.- OBJETO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El objeto del presente procedimiento es seleccionar un contratista altamente
cualificado y experimentado para proporcionar los servicios de diseño y construcción
de un stand de Mobile World Capital Barcelona (MWCB) en la edición de 2015 de
Mobile World Congress, así como satisfacer las necesidades de transporte,
construcción, montaje, servicios generales, desmontaje y mantenimiento del stand.
Desde su nacimiento en 2012, MWCB se ha centrado en mejorar el uso, la
integración y la expansión de las tecnologías móviles en Barcelona, Cataluña y
España, con diversos programas e iniciativas.
MWCB y sus patronos fundadores tienen experiencia trabajando con la comunidad
empresarial e institucional. Con anterioridad han llevado a cabo la puesta en marcha
de stands y presencia en eventos para diversos tipos de público. El proveedor
seleccionado debe estar preparada para trabajar de manera muy estrecha en
colaboración con el equipo de MWCB.
Es un requisito esencial que todas las empresas que pretendan presentarse a la
licitación dispongan de las habilidades técnicas y lingüísticas requeridas (inglés
catalán y castellano hablado y escrito), así como la experiencia necesaria para
ejecutar, plenamente y con éxito, los presentes servicios.
2.1. Objetivos de MWCB en la ejecución del contrato.
Los objetivos que persigue MWCB con la formalización y correcta ejecución del
presente contrato son el diseño, construcción y montaje de un stand, durante la
celebración del Mobile World Congress 2015, que sirva como instrumento para
materializar las funciones que persigue el Mobile World Congress, las cuales son las
siguientes:
o El incremento de las percepciones positivas respecto al papel de Barcelona
como capital mundial del móvil
o Generar leads de potenciales partners
o Conseguir nuevos socios para el proyecto
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o Acercarse y conectar con la comunidad y los stakeholders de MWCB
La naturaleza de este proyecto requiere que las empresas participantes sean capaces
de proporcionar, en la edición 2015 del Mobile World Congress, los siguientes
servicios: desarrollo conceptual de espacio expositivo, diseño de stand, construcción,
transporte, montaje, servicios generales, desmontaje y mantenimiento del mismo en la
edición 2015 del Mobile World Congress. Este espacio de exposición debe mostrar el
trabajo y las iniciativas llevadas a cabo por MWCB, maximizar la exposición de la
marca y transmitir los mensajes institucionales de MWCB, así como los mensajes
específicos de cada una de sus iniciativas, áreas o actividades.
2.2. Lugar de prestación de los servicios.
El espacio expositivo consta de 300 metros cuadrados ubicado en el espacio CS70,
también conocido como Plaza del Congreso (Congress Square) en el recito de Fira
Gran Via Barcelona. Mobile World Congress se celebrará entre el lunes 2 xx xxxxx al
Jueves 5 xx xxxxx de 2015.
MWCB se reserva el derecho de fijar que el montaje se efectúe en otro espacio, si así
lo aconsejaran las circunstancias, tal y como se expresa en el Pliego de cláusulas
particulares.
CLÁUSULA 3.- DURACIÓN DEL CONTRATO Y PLAZOS PARCIALES.
El adjudicatario quedará obligado a ejecutar las prestaciones relativas al diseño,
construcción, transporte, montaje y desmontaje del stand en un plazo máximo de
once (11) semanas, a contar desde la fecha de formalización del contrato.
En todo caso, el stand deberá estar montado, terminado, limpio y en pleno
funcionamiento a las 12:00 horas del día anterior al inicio del Mobile World Congress,
que se celebrará en Barcelona entre los días 0 xx xxxxx x 0 xx xxxxx xx 0000.
El adjudicatario deberá proceder al desmontaje del stand en un plazo máximo de 48
horas, a partir de las 22 horas del día 5 xx xxxxx de 2015.
CLÁUSULA 4.- PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS.
4.1. Descripción y tipología.
Los servicios objeto del presente procedimiento se prestarán en las condiciones que a
continuación se señalan, siendo responsabilidad de la empresa adjudicataria disponer
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de los recursos materiales y humanos necesarios para hacer frente a los servicios que
se le soliciten en cada caso.
Los servicios a ejecutar consisten en el diseño, construcción, transporte, montaje,
servicios generales, desmontaje y mantenimiento de un stand para MWCB en la
edición de 2015 del Mobile World Congress.
El espacio expositivo consta de 300 metros cuadrados con efecto pasillo. 37,5m x 8m,
ubicado en la Plaza del Congreso (Congress Square) en el recinto de Fira Gran Via
Barcelona.
El stand de Mobile World Capital Barcelona debe ser un espacio acogedor y abierto
para los partners y debe incluir al menos las siguientes funciones:
- Espacio para dos salas privadas de reuniones con una capacidad mínima de 6
a 8 personas (sentadas), más una mesa en cada sala (acorde con la
capacidad).
- Un espacio para los servicios de bar/cocina.
- Espacio suficiente en el conjunto del stand para celebrar encuentros o
presentaciones de grupos de hasta 160 personas como mínimo.
- Disponer de un espacio de entrada claramente definido que permita tener el
control de entradas y salidas de los visitantes y evitar la entrada de personas
no convocadas o ajenas a la organización.
La empresa licitadora deberá tener en cuenta en su propuesta de diseño que el stand
deberá contar con un techo bajo y una iluminación tenue.
Asimismo y, con plena decisión en el diseño, implantación y ubicación en el stand, el
mismo debe incluir las siguientes áreas que pasamos a describir:
- Área Networking. Aproximadamente 2/3 del espacio. Que integre una gran
barra de bar o “espacio de restauración” donde el networking se haga de
forma casual, al modo de lo que transmite la ciudad cuando el visitante está en
ella, y debe hacerse un ‘ambiente propio’, relajado, casual, con momentos
desayuno, aperitivo y copa de tarde si se quiere prolongar la vida del stand. El
objetivo es tener un networking con gran parte de agenda durante todo el día
(programa de performances, para el efecto llamada, y o de
reuniones/encuentros) y favorecer encuentros casuales y fortuitos quizás por la
tarde. La barra podría ayudar a separar espacios dentro de la zona de
networking, cuando asistentes/público e invitados/familia.
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- Zonas técnicas (a definir número de zonas dependiendo del diseño final) con
al menos una pantalla cada una (visualmente identificables, incluso alguna
semi-cerrada. Estas zonas estarán integradas en la zona de networking, que
será aprox 2/3 del espacio y podrá ser dividida para tener todo un stand para
VIPs en ciertos momentos y eventualmente un espacio abierto al público en
otros.
- 2 salas de reuniones medianas, muy funcionales y sound proof, y una sala
almacén/trabajo para los que gestionan agendas/espacio, con instalación
técnica y pantallas. Máximo 1/6 del espacio total.
- Un área de showroom, con 2 espacios separados, en formato experiencial
para mostrar programas relacionados con MWCB, como pueden ser,
mSchools, mHealth, y el resto de las líneas de trabajo se explicarán por MWCB
a los asistentes con el soporte de algunos vídeos (se mostraran en las zonas
técnicas que instalemos pantallas, y presentaciones que irán cargadas en
dispositivos móviles, así el uso de según qué apps reforzara este mensaje. El
tamaño de este área y el de las salas de reuniones debería no exceder de un
1/6 del espacio total.
- 2 áreas/paredes de branding y photo call donde dar cabida a los partners, y
quizás no solo a los patronos, sino también a aquellos con los que MWCB está
vinculada de alguna forma.
- Un espacio para poder mostrar una secuencia de contenidos
audiovisuales y documentos que soporten todo este mensaje, y que permita
utilizar las actividades de MWCB. Solución técnica, que incluya un espacio
escénico con pantalla de gran formato de proyección.
Si por razones de interés en la correcta ejecución del contrato o, para satisfacer
necesidades relativas a un mejor desarrollo de la actividad de MWCB en el Mobile
Congress 2015, MWCB considerase que debe modificarse la distribución de los
espacios, el contratista deberá presentar propuestas alternativas al diseño establecido
en la oferta técnica, de conformidad con las indicaciones que se le trasladen.
4.2. Servicios
Los servicios requeridos incluirán, pero no se limitarán, a los siguientes servicios:
1) Concepto de diseño y exposición de stand
La evaluación de la propuesta tendrá en cuenta el concepto creativo y de diseño y
estará basada en la capacidad de la empresa para conceptualizar y producir un
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espacio que representa la marca y los programas de MWCB hacia una audiencia
institucional y empresarial (público B2B, así como los participantes e invitados).
A efectos de configuración del diseño del stand, debe tenerse en cuenta el contexto
situacional en el que se ubicará. En este sentido, el adjudicatario deberá tener en
cuenta posibles stands situados en las inmediaciones del stand de MWCB a la hora de
mejorar nuestro atractivo para con el público y la eficacia de nuestro planteamiento.
Toda la dimensión del stand debe cumplir con los siguientes criterios:
Debe estar de acuerdo con el entorno ambiental
Reflejar alta tecnología
Ser modular
Hecho a medida
Mostrar el valor de la inversión
Reflejar los valores y la identidad de marca de MWCB
Notoriedad
2) Construcción de stand
La empresa licitadora, además de realizar el diseño y producción, deberá asumir la
construcción del stand, así como el transporte, montaje, servicios generales,
mantenimiento y desmontaje del mismo.
3) Servicios de mantenimiento.
El stand deberá estar en perfectas condiciones de uso, por lo que el adjudicatario
deberá reponer y costear aquellos materiales que no se encuentre en perfecto estado
de conservación.
Durante la celebración de la edición 2015 del Mobile World Congress, el contratista
designará una persona que se encargará de solucionar los posibles problemas
técnicos o de reparación que se planteen, y que permita garantizar el correcto
funcionamiento durante todos los días.
4) Obligaciones de información
Un, o varios, representante autorizado del contratista deberá estar disponible en las
reuniones y en la presentación de informes de proyectos.
Las reuniones se establecerán según sea necesario durante la vigencia del contrato y
el representante se reunirá con los equipos de MWCB para discutir, desarrollar y
revisar aspectos de la ejecución del contrato.
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El contratista debe enviar, a requerimiento de MWCB, un informe completo y fechado
sobre los servicios que preste para ser revisado por MWCB.
Finalizado el evento, es obligación del contratista elaborar un informe en el que
plasme las recomendaciones para futuras ediciones.
5) Elementos mínimos que deben formar parte del stand
El servicio comprenderá el desarrollo la implementación y la gestión, como mínimo, de
los siguientes elementos:
a) Conceptualización de stand, diseño y construcción
- Conceptualización, producción y montaje de la exposición
- Look and feel (apariencia) del conjunto expositivo y del stand
- El diseño debe incluir, sin estar limitado a, los siguientes elementos (así como
tener en cuenta la descripción de áreas de la prescripción técnica 4.1):
o Área networking
o Showroom o zona de exposición
o Zona de catering
o Áreas de branding institucional
o Áreas para encuentros y reuniones privadas
o Cabina técnica
o Guardarropa
- Para la construcción y la exposición deben usarse materiales respetuosos con
el medio ambiente.
- Montaje y desmontaje, tanto del stand como de la exposición
- Almacenamiento de los distintos elementos del stand
- Transporte
- Diseño técnico de la planta del stand
b) Servicios de administración
- Manual online para el Expositor
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- Registro, coordinación y gestión del manual de gestión del expositor de la
edición 2015 del Mobile World Congress
- Logística
- Personal temporal
o Seguridad durante toda la celebración del evento.
o Personal de limpieza.
- Alquiler de Mobiliario
- Suministros
o Fuente de alimentación y cables
o Audiovisual (material, no la creación)
o Luces
o Fuente de alimentación
o Sonido
o
- Servicios generales del stand
o Residuos
o Servicios de limpieza
o Seguridad
En todo caso, en aquellos servicios que, de conformidad con las instrucciones dadas
por MWCB y/o FIRA DE BARCELONA, sean prestados directamente por Xxxx xx
Barcelona, el adjudicatario se compromete a prestar la colaboración suficiente y
necesaria para la efectiva prestación de los mismos.
CLÁUSULA 5.- SERVICIOS FUERA DEL ALCANCE DEL PRESENTE CONTRATO
Quedan fuera de este concurso lo siguientes servicios:
o Marketing y comunicación
o Costes del espacio en el recinto ferial
o Publicidad y compras de espacio en medios
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o La planificación de relaciones públicas y relaciones con los medios
durante el evento
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ANEXO
El espacio expositivo consta de 300 metros cuadrados ubicado en la Plaza del
Congreso (Congress Square) en el recito de Fira Gran Via Barcelona. Mobile World
Congress se celebrará entre el lunes 0 xx xxxxx xx Xxxxxx 0 xx xxxxx xx 0000.