INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS INCI
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Manual de contratación |
Código: OAJ-102-MN-141 |
Versión: 5 |
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Proceso: Gestión Contractual |
Vigencia: 19/05/2014 |
MANUAL DE CONTRATACIÓN
INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS
INCI
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA – PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
INTRODUCCIÓN 4
CAPITULO I 4
OBJETIVO Y ESTRUCTURA DEL INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS – INCI- 4
REGIMEN LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN: 5
1. GENERALIDADES 5
1.1 OBJETIVOS 5
1.2 ALCANCE 5
1.3 RESPONSABLE 6
1.4 DESTINATARIOS 6
1.5 XXXXX XXXXXXXX 6
1.6 NORMAS 7
CAPÍTULO II 8
2. LA PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN 8
2.1 EL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL 8
2.2 DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 8
2.3 EL ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS 9
2.4. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN: 11
2.5. COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTA 12
2.6. CONTROVERSIAS Y LA SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN: 12
2.7. CONTRATOS QUE COMÚNMENTE SE CELEBRAN EN EL INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS – INCI. 12
2.8. DE LAS CUANTÍAS 12
2.9. COMITÉ ASESOR EVALUADOR 13
CAPÍTULO III 14
3. MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA 14
3.1. PROCEDIMIENTOS APLICABLES 15
3.2. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. 15
3.3. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES. 15
3.4. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – POR SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. 16
3.5. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – CONTRATACIÓN SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA 16
3.6. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – CONTRATACIÓN SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS 17
3.7. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – CONTRATACIÓN DIRECTA 17
3.8. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – CONCURSO DE MÉRITOS 18
3.9. PROCEDIMIENTO DE ETAPA PRECONTRACTUAL – LICITACIÓN PÚBLICA 18
3.10. PROCEDIMIENTO DE ETAPA CONTRACTUAL 18
CAPITULO IV 21
4.1. ACTUACIÓN APLICABLE EN CASOS DE INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES O PRESUNTA DEFICIENCIA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 21
4.2. MEDIDAS QUE PROCEDEN ANTE EL INCUMPLIMIENTO 22
4.3. DECLARACIÓN DE INCUMPLIMIENTO 22
4.4. TERMINACIÓN UNILATERAL ANTICIPADA. 22
4.5. DECLARACIÓN ADMINISTRATIVA DE CADUCIDAD 23
4.6. TERMINACIÓN ANTICIPADA POR MUTUO ACUERDO 24
4.7. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN O TERMINACION DE LOS CONTRATOS 24
CAPÍTULO V 25
5. LA SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS 25
6. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN O TERMINACION DE LOS CONTRATOS 26
XXXXXXXX 00
XXXXX Xx 0. 29
7. CONTROL DE CAMBIOS 30
8. FIRMAS 31
INTRODUCCIÓN
La Oficina Asesora de Jurídica del Instituto Nacional para Ciegos, presenta a todos los funcionarios, contratistas, usuarios y todas aquellas personas que intervienen en la gestión contractual de la entidad, el presente manual de contratación, en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, como un documento en el cual se describe la organización y funciones internas de la entidad en materia contractual, actividades que deban ejercerse en virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las tareas relacionadas con la vigilancia y control de los contratos, en armonía con lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión – SIG, particularmente con el proceso de gestión contractual.
De esta forma, el manual inicia con una parte general, describiendo el marco legal del Instituto Nacional para Ciegos- INCI-, los objetivos de este documento y la normatividad aplicable de la contratación de la entidad.
Posteriormente, se describen los temas y documentos propios de la etapa de planeación de la contratación, más adelante se describen todos los procedimientos que contiene el proceso de gestión contractual, que son concordantes con las modalidades de selección de contratistas creados por la Ley.
Adicionalmente se encuentra un acápite relacionado con la vigilancia y control de los contratos y finalmente, se dispone de un glosario y un anexo, con el listado de documentos asociados a la gestión contractual del Instituto.
CAPITULO I
OBJETIVO Y ESTRUCTURA DEL INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS – INCI-
El Instituto Nacional para Ciegos – INCI, fue creado mediante el Decreto No. 1955 del 15 de julio de 1955, y posteriormente, a través del Decreto 1006 de del 1 xx xxxxx de 2004, se modificó su estructura y se dictaron entre otras las siguientes disposiciones:
DENOMINACIÓN Y NATURALEZA JURÍDICA. El Instituto Nacional para Ciegos, INCI, es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente.
OBJETO. El Instituto Nacional para Ciegos, INCI, tiene como objeto fundamental la organización, planeación y ejecución de las políticas orientadas a obtener la rehabilitación, integración educativa, laboral y social de los Limitados Visuales, el bienestar social y cultural de los mismos; y la prevención de la ceguera. En desarrollo de su objetivo el INCI deberá coordinar acciones con los Ministerios de Educación Nacional, de la Protección Social y Ministerio de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones en las áreas de su competencia, y ejercerá las facultades de supervisión a las entidades de y para ciegos, sean estas públicas o privadas, de acuerdo con las políticas trazadas por el Ministerio de Educación Nacional.
REGIMEN LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN:
LEGALIDAD: De conformidad con lo preceptuado por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los funcionarios intervinientes, así como la vigilancia y control de la ejecución contractual.
AMBITO DE APLICACIÓN: El presente Manual se aplicará en el proceso de Gestión Contractual del INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS -INCI-, a cargo de la Oficina Asesora de Jurídica y demás dependencias que participen de manera directa o transversal con dicha gestión. La caracterización del proceso, así como cada uno de los procedimientos, guías, manuales y formatos que contiene el mismo, se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión –SIG del Instituto.
OBJETIVO GENERAL: Dotar al Instituto Nacional para Ciegos, de un instrumento útil que garantice altos niveles de eficiencia y eficacia en materia contractual, de manera que se logren los cometidos institucionales bajo esquemas objetivos y al amparo de compromisos éticos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Dotar al Instituto Nacional para Ciegos INCI de una herramienta que propenda por la eficacia y la calidad en el proceso de contratación.
Organizar el manejo administrativo de la contratación, establecer los funcionarios que en virtud de la delegación o desconcentración de funciones intervienen en el desarrollo de la gestión contractual, en sus etapas pre contractuales, contractuales y pos contractuales al interior del INCI.
Ejecutar de forma eficaz y oportuna los recursos asignados al Instituto Nacional para Ciegos INCI, adquiriendo bienes y servicios al mejor precio, dentro de una relación costo-beneficio.
Este manual aplica para el proceso de gestión contractual del Instituto.
El responsable del control y actualización del presente manual, corresponde al cargo de Jefe de Oficina Asesora de Jurídica, código 1045 grado 09, como responsable también, del proceso de gestión contractual, quien recibe el apoyo en la elaboración de este documento, del profesional universitario código 2044 grado 7 de la Oficina Asesora de Jurídica.
Son destinatarios del presente manual, entre otros:
Todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con el Instituto Nacional para Ciegos INCI, los funcionarios del Instituto, los entes de control y vigilancia, las veedurías ciudadanas, los proponentes, los contratistas y las compañías aseguradoras.
En desarrollo de su gestión contractual, el Instituto Nacional para Ciegos - INCI, procurará el cumplimiento de los principios que rigen el ejercicio de la Función Administrativa y de la Contratación Estatal; igualmente, velará por el cumplimiento de los compromisos éticos al interior del Instituto y en la interacción con terceros.
Con la expedición de este manual los funcionarios encargados de la actividad contractual en el Instituto, asumen una responsabilidad ética y legal en sus actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa.
La gestión de los destinatarios del presente manual, debe desarrollarse con sujeción a los siguientes principios1:
Debido Proceso
Buena Fe
Transparencia
Planeación
Economía
Responsabilidad
Calidad
Igualdad
Selección Objetiva
Moralidad
Publicidad
Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación, se enuncian las siguientes, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual, se entenderán incluidas.
Constitución Política de Colombia.
Ley 80 de 1993 por la cual se expidió el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 527 de 1999, y Decreto 2170 de 2002 (artículos 6 y 24) por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
Ley 1150 de 2007 por la cual se modificó la Ley 80 de 1993.
Ley 1450 de 2011 por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Decreto Ley 4170 de 2011 Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura.
Decreto 019 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 1510 de 2013, Por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación Pública.
CAPÍTULO II
Teniendo en cuenta que este proceso está a cargo de la Oficina Asesora de Jurídica, el mismo se configura como un proceso de apoyo, cuyo objetivo es gestionar la contratación de bienes, servicios y obra pública de conformidad con la normatividad vigente, a fin que el INCI pueda desarrollar su misión.
La gestión contractual del INCI, inicia desde la planeación en la contratación, esto implica a su vez que el Instituto debe identificar la necesidad de contratar bienes y servicios que requiera para su funcionamiento y el cumplimiento de su qué hacer, a través de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y los Estudios y Documentos Previos.
Para efectos de programación, planeación y uso organizado y racional del presupuesto del Instituto Nacional para Ciegos INCI, en cada vigencia fiscal se adoptará un Plan Anual de Adquisiciones, como herramienta administrativa de planeación, control y seguimiento de la adquisición de bienes, servicios o cumplimiento de obligaciones a cargo de la entidad.
FORMA DE ELABORACIÓN
El Plan Anual de Adquisiciones se elaborará con base en un diagnóstico previo de las necesidades elaborado por la Oficina Asesora de Planeación teniendo en cuenta el comportamiento histórico y los requerimientos presentados oportunamente por cada una de las dependencias a través del plan financiero. Se desagregará por dependencias para efectos de su seguimiento y control.
A partir de las necesidades de las dependencias, la Oficina Asesora de Planeación del INCI consolidará la información, distribuirá y propondrá una priorización de las necesidades, de acuerdo con los recursos disponibles, y lo someterá a la aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
En ningún caso se podrán adquirir bienes o servicios no incluidos en el Plan Anual de Compras. Sin perjuicio de lo expuesto, cuando se presenten necesidades sobrevivientes, deberán incluirse en el Plan de Anual de Compras mediante modificación y ajuste del mismo.
El Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones se publicarán en la página Web de la entidad y en el SECOP antes del 31 de enero de la vigencia fiscal, en los términos establecidos en la ley. Será responsabilidad de la Oficina Asesora de Jurídica.
Como primera medida, la dependencia que ha identificado una necesidad de contratar un bien o servicio, deberá realizar un estudio previo, que se materializa en el Estudio y Documentos Previos.
Para su elaboración, se deberá tener en cuenta la guía y el formato que se encuentran disponibles en el Sistema Integrado de Gestión – SIG.
En los Estudios y Documentos Previos, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, se hace necesario definir previamente las condiciones mínimas que regirán el futuro contrato y también justifica el por qué de llevar a cabo un proceso de contratación, ya que este será el soporte del mismo.
Básicamente, su contenido es el siguiente:
La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación.
Estudio del Sector
Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
La descripción del objeto a contratar.
La identificación del contrato a celebrar.
El plazo de ejecución.
Las obligaciones del INCI.
Las obligaciones del contratista.
El valor del contrato.
La forma de pago.
La supervisión.
El análisis que soporta el valor estimado del contrato
Determinación de los requisitos mínimos habilitantes
Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable
El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
De acuerdo con la naturaleza del contrato, se deben prever los siguientes amparos:
TIPO DE CONTRATO |
AMPAROS |
PORCENTAJE MÍNIMO |
VIGENCIA |
Compraventa de bienes muebles |
Cumplimiento |
10% al 20% |
Plazo del contrato y el término pactado para su liquidación. |
Calidad y correcto |
10% al 20% |
Según la naturaleza del bien a partir de la fecha de recibo a satisfacción |
|
Suministro de bienes |
Cumplimiento |
10% al 20% |
Plazo del contrato |
Calidad y correcto |
10% al 20% |
Vigente a partir de la fecha del
recibo a satisfacción, y hasta el plazo del contrato y término
para su liquidación, el contratista debe responder por
la |
|
Servicios |
Cumplimiento |
10% al 20% |
Plazo del contrato y término para la liquidación |
Calidad del servicio |
10% al 20% |
Plazo del contrato y extensión de
sus efectos |
El análisis que sustente la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual.
La asignación de costos
En consideración a todo lo anterior, es importante que el funcionario realice el Estudio con antelación y con un correcto análisis, puesto que la información que provea será el insumo para que la Oficina Asesora de Xxxxxxxx, inicie el proceso de selección; además garantizará que el mismo se realice sin ningún contratiempo y que la ejecución del contrato sea exitosa. El Responsable de elaborar los estudios y documentos previos será el jefe de la dependencia que tenga la necesidad o quien este delegue.
ELABORACIÓN
Cada uno de los documentos elaborados en la entidad en el proceso de gestión contractual están estandarizados de acuerdo a las normas de calidad y los lineamientos establecidos en la norma fundamental de la entidad y se encuentran en el sistema de gestión de calidad ISODOC adoptado por el INCI, con el fin de evitar el uso de documentos obsoletos o que no correspondan a los formatos estandarizados.
Todo documento nuevo sin excepción, deberá ser elaborado, revisado y verificado contra la norma NTCGP-1000:2009, Instructivo Norma Fundamental y Procedimiento Control de Documentos; esto con el fin de detectar inconsistencias a tiempo y evitar posibles no conformidades por su incumplimiento.
EXPEDICIÓN
La aprobación es realizada por una autoridad de nivel superior al autor o autores del documento; con la aprobación el documento adquiere carácter oficial.
PUBLICACIÓN
Una vez cumpla el documento con los requisitos de elaboración, ajustes y firmas de aprobación por parte del responsable, este será publicado de conformidad con las normatividad vigente.
ARCHIVO
De acuerdo con lo establecido en el programa de gestión documental de la Entidad, y los demás procedimientos e instructivos del proceso de administración documental todos los documentos deberán ser organizados aplicando los procesos técnicos de archivo como: foliación, organización, cronológica identificación e inventario y teniendo en cuenta las tablas de retención documental para este proceso.
El responsable de la elaboración, expedición, publicación y archivo de los documentos del proceso de contratación, corresponde al profesional universitario código 2044 grado 7 de la Oficina Asesora de Xxxxxxxx, quien recibe el apoyo en estas actividades del Secretario de la Oficina Asesora de Jurídica código 4178 grado 12
La comunicación con los oferentes y contratistas del INCI se realizara a través de:
Medios físicos: Correspondencia o entrega personal de documentos de manera física y directa en las instalaciones del Instituto Nacional para Ciegos-INIC. Ubicado en la xxxxxxx 00 Xx 00-00 xx Xxxxxx X.X.
Medio telefónico: Al Teléfono fijo (000)000 00 00.
Vía Web: e-mail habilitado en materia de contratación: xxxxxxxxxxxx@XXXX.xxx.xx o a Xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx
Para la administración de las controversias y la solución de los conflictos derivados de los procesos de contratación de la entidad, se aplicaran los MECANISMOS ALTERNATIVOS DE RESOLUCION DE CONFLICTOS, en concordancia con lo dispuesto por el Artículo 68 de la Ley 80 de 1993. “DE LA UTILIZACIÓN DE MECANISMOS DE SOLUCIÓN DIRECTA DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES”. Para tal efecto, al surgir diferencias acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en esta ley y a la conciliación, amigable composición y transacción.”
CONTRATOS2 QUE COMÚNMENTE SE CELEBRAN EN EL INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS – INCI.
Contrato de Comodato o Préstamo de Uso
Contratos de Compraventa - Suministro
Contratos Ínter administrativos
Contratos de Consultoría
Convenios de asociación o de cooperación técnica
De acuerdo a lo consagrado en el artículo 2, literal b, inciso 6 de la Ley 1150 de 2007, y partiendo sobre base que el Instituto tiene un presupuesto anual inferior a los 120.000 S.M.M.L.V., se tendrá en cuenta para la determinación de las cuantías, lo siguiente:
Menor cuantía: Se calcula multiplicando 280 S.M.M.L.V.
Mayor cuantía: Será el valor que supere el resultado arrojado de la anterior operación.
Cuantía inferior al 10% de la menor cuantía: como el enunciado lo indica, se calcula con el valor de la menor cuantía, multiplicado por el 10%.
Determinar la cuantía de la entidad es importante, porque definirá de acuerdo con el valor estimado del futuro contrato, la modalidad de selección del contratista, y así mismo el ordenador del gasto, ya que los contratos que sean de mayor o menor cuantía, serán suscritos por el (la) Director(a) General; y en ejercicio de la delegación conferida para suscribir contratos mediante la Resolución No. 080015 del 8 de febrero de 2008, los contratos cuyo valor es inferior al 10% de la menor cuantía, son suscritos por el (la) Secretario(a) General.
El Comité asesor evaluador, es un equipo de trabajo designado por el Director(a) General, mediante memorando, para cada proceso de licitación, selección abreviada, mínima cuantía y concurso de méritos y en principio está conformado por :
1) El Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica.
2) El profesional universitario código 2044 grado 07 de la Oficina Asesora de Xxxxxxxx, quienes se encargan de realizar la verificación de requisitos mínimos habilitantes de contenido jurídico de los proponentes.
3) El o los servidor(es) público(s) que elaboraron los estudios previos, quien(es) deben realizar la verificación de requisitos mínimos habilitantes de contenido técnico y a su vez hacen la evaluación técnica y económica de las propuestas de los oferentes habilitados.
4) El profesional especializado código 2028 grado 20 y el profesional universitario código 2044 grado 07, ambos cargos pertenecientes a la Secretaría General, del proceso de gestión administrativa y financiera. A éstos se les encomienda la verificación de requisitos mínimos habilitantes de contenido financiero de los proponentes.
5) Si es del caso, la persona que se haya contratado para conformar este comité, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 27 del Decreto 1510 de 2013; que realiza la verificación y/o evaluación que se le haya confiado, según el objeto contractual; sin perjuicio que en este comité puedan intervenir otros funcionarios que hayan acompañado la etapa de planeación de la contratación.
Sus funciones están determinadas en la Resolución No. 20121020004093 del 00 xx xxxxxxxxx xx 0000, x xxxxxxx que la modifique o adicione, por la cual se modifica el funcionamiento del comité asesor evaluador para los procesos de contratación.
CAPÍTULO III
El Régimen de Contratación de las entidades estatales, ha previsto varias modalidades de selección de contratistas, que deben aplicarse según el objeto y tipo de contrato, la naturaleza de las obligaciones y la cuantía.
Actualmente existen modalidades:
Licitación Pública: Artículo 2, numeral 1 de la Ley 1150 de 2007; es la modalidad que se aplica cuando no existe otra modalidad aplicable, o cuando el valor del futuro contrato es de mayor cuantía del Instituto.
Aunque esta modalidad es la que se aplica por excelencia en la mayoría de entidades públicas, debido al Presupuesto que maneja el INCI, dicha modalidad no alcanza a ser de común utilización dentro del Instituto.
Selección abreviada: Artículo 2, numeral 2 de la Ley 1150 de 2007; es un procedimiento más ágil que la licitación pública, y básicamente consiste en la recepción de varias ofertas que se comparan entre sí, para escoger la mejor de todas y que satisfaga las necesidades del INCI, según los criterios que define previamente la entidad.
Contratación directa: Según las causales que define el artículo 2, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007, y lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2012, no es necesario recibir varias ofertas, en todo caso, se deberá cumplir con el deber de selección objetiva; así, la única oferta recibida será comparada con el Estudio de Conveniencia y Oportunidad, con las condiciones y precios xxx xxxxxxx.
Concurso de méritos: Artículo 2, numeral 3 de la Ley 1150 de 2007; esta modalidad se utiliza para seleccionar consultores y proyectos de arquitectura. El Contrato de consultoría se refiere a la elaboración de estudios técnicos para la ejecución de proyectos de inversión, y a las asesorías relacionadas con la Ingeniería.
Mínima cuantía: Artículo 94, de la Ley 1474 de 2011, artículo 84 y siguientes del Decreto 1510 de 2013; esta modalidad se utiliza para los procesos de contratación cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad, con independencia de su objeto, pero sin perjuicio de la aplicación de las causales de contratación directa.
A continuación se expondrán los lineamientos generales que deben tenerse en cuenta en cada uno de los procedimientos adoptados en el Sistema Integrado de Gestión - SIG, los cuales son:
Procedimiento de etapa precontractual – contratación de mínima cuantía
Procedimiento de etapa precontractual - contratación por selección abreviada de menor cuantía.
Procedimiento de etapa precontractual – contratación selección abreviada por subasta inversa.
Procedimiento de etapa precontractual – contratación directa.
Procedimiento de etapa precontractual – concurso de méritos
Procedimiento de etapa precontractual – licitación pública.
Procedimiento de etapa contractual.
Procedimiento de etapa post- contractual.
Para todos los efectos, deberán atenderse principalmente las políticas de operación por procesos, responsables de los procesos, los controles, documentos o registros que describe cada uno de los procedimientos del SIG.
Esta modalidad se utiliza cuando el valor de la contratación no excede el 10% de la menor cuantía de la entidad, con independencia de su objeto, pero sin perjuicio de la aplicación de las causales de contratación directa.
La Oficina Asesora de Jurídica elabora y publica en el Portal Único de Contratación una invitación para recibir ofertas, con base en la información suministrada en el Estudio de Conveniencia y Oportunidad.
Este es un procedimiento mucho más expedito, en el cual el único factor de selección es la menor oferta económica, previo cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes de capacidad jurídica y eventualmente acreditación de experiencia mínima y capacidad financiera.
Según el artículo 86 del decreto 1510 de 2013 debe aplicar las siguientes reglas para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía en grandes superficies:
La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal.
La entidad estatal debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio xxx xxxxxxx y aceptar la mejor oferta.
En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
En estos casos se aplica cuando el valor estimado del contrato es de menor cuantía del INCI, y cuando los bienes o servicios a contratar no son de características técnicas uniformes ni de común utilización.
Para este caso, la Oficina Asesora de Jurídica elabora un proyecto xx xxxxxx de condiciones, con base en la información suministrada en el Estudio de Conveniencia y Oportunidad. Se realiza además una convocatoria pública para que los interesados presenten su manifestación de interés en participar en el proceso.
Si el INCI recibe más de 10 manifestaciones, deberá realizar un sorteo para limitar el número de posibles proponentes, máximo a 10.
En cumplimiento del artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, debe garantizarse la publicidad del proceso, publicando las actuaciones que surjan durante el desarrollo del mismo, en el Portal Único de Contratación. Esta labor está a cargo del Profesional Universitario código 2044 grado 07 de la Oficina Asesora de Jurídica.
Aplica básicamente para la adquisición o suministro de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. En este procedimiento no hay una limitación del número de proponentes, adicionalmente una vez los proponentes hayan superado la verificación de requisitos habilitantes mínimos, la selección del contratista se hará a través de una subasta inversa, que consiste en una puja dinámica presencial o electrónica que hacen los oferentes, disminuyendo el precio inicial de sus ofertas, hasta llegar un lance final, el cual no puede ser un precio artificialmente bajo.
Igualmente, debe darse aplicación del artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, en el sentido de hacer las publicaciones que correspondan en el Portal Único de Contratación.
El artículo 3° Decreto 1510 de 2013, señaló que el sistema de compras y contratación pública tiene una función estratégica pues permite materializar las políticas públicas y representa un porcentaje considerable del gasto público.
Que el acuerdo Xxxxx de Xxxxxxx es el contrato celebrado entre uno más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las entidades estatales de Bienes y Servicios de Característica Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
La guía para entender los Acuerdos Xxxxx de Precios de Colombia Compra Eficiente señaló que “El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.
Los Acuerdos Marco de Precios son de uso obligatorios para las entidades de la rama ejecutiva del poder público, en el Orden Nacional, que están sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Sin perjuicio de que los Organismos Autónomos y de las Ramas Legislativa y Judicial, así como las Entidades Territoriales, puedan adherir a los Acuerdos Marco de Precios.”
Dentro de la práctica en el INCI, el contrato que más se suscribe bajo esta modalidad es la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; por lo tanto debe tenerse en cuenta que de conformidad con el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, los servicios profesionales implican un trabajo de naturaleza intelectual del contratista y los de apoyo a la gestión, son los de carácter asistencial, logístico u operativo, relacionados con las funciones del Instituto.
Adicionalmente, si bien no hay una ponderación de ofertas, debe soportarse mediante un acto de justificación de la contratación directa, las razones por las cuales se hará la contratación con la persona que será la contratista, indicando que la misma cuenta con la idoneidad y/o experiencia para desarrollar el objeto del contrato, de conformidad con el estudio de conveniencia y oportunidad.
Esta modalidad es empleada para la contratación de consultorías, proyectos de arquitectura y selección de intermediarios de seguros, cuyo valor supere el 10% de la menor cuantía del INCI.
La dependencia debe establecer la necesidad de realizar una precalificación, que es un trámite previo e independiente del concurso, en el cual se conforma una lista de proponentes, que cumplen con unos requisitos mínimos habilitantes.
De acuerdo con la contratación que maneja el Instituto, esta modalidad no es de mayor utilización, sin embargo, siempre que sea necesaria, deberá atenderse los descrito en el procedimiento del SIG.
Dentro de este procedimiento se tramitan las contrataciones que superen la menor cuantía de la entidad o no se encuentre dentro de las excepciones establecidas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Es un procedimiento muy similar al de selección abreviada de menor cuantía, pero sus diferencias estriban en que el proceso no se limita a un número de oferentes, además el INCI debe remitir a la Cámara de Comercio un aviso con la información general de la licitación, igualmente el mismo debe publicarse en el SECOP.
Adicionalmente, se debe hacer de forma obligatoria una audiencia pública de aclaración de pliegos de condiciones y asignación de riesgos y audiencia de adjudicación.
Igualmente, aplican las disposiciones del artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 en cuanto a la publicación del proceso en el Portal Único de Contratación.
Este inicia, con la suscripción del contrato y cumplimento de los requisitos de legalización y ejecución que apliquen para cada caso, es decir, el lleno de los requisitos previstos en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, para iniciar la ejecución de los contratos, tales como la expedición del certificado de registro presupuestal, la constitución y aprobación de garantías y que el contratista se encuentre al día con los aportes del Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Las garantías únicas serán aprobadas por el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, conforme a la delegación conferida en la Resolución No. 20121020001043 del 17 xx xxxxx de 2012.
Los contratos deberán contener como cláusulas principales, las siguientes:
Objeto del contrato: Se determinará claramente la naturaleza del contrato y el objeto de las prestaciones y servicios a cargo del contratista.
Alcance del contrato: Corresponde a todas las actividades que deben adelantarse para la ejecución del objeto del contrato y puede contener las especificaciones técnicas del objeto, por lo cual su inclusión en la minuta del Estudio Previo y del contrato es opcional, cuando se estime necesario; dichas actividades son diferentes a los objetivos o finalidades que se buscan con la celebración del contrato.
Obligaciones de las partes: Se relacionarán las obligaciones a cargo del contratante (INCI) y el contratista, que tengan que ver con el objeto del contrato.
Plazo de ejecución del contrato: Se describirá el término en días hábiles o calendario, meses o años, dentro del cual el contratista deberá cumplir con las obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto del contrato. Dicho plazo de ejecución se contabilizará a partir de la suscripción del acta de inicio por el supervisor y el contratista, con sujeción a lo descrito en el Estudio Previo, en la invitación pública x xxxxxx de condiciones.
Valor total del contrato: Es la contraprestación que el INCI cancelará al contratista por el costo de los bienes, obras o servicios, incluido el valor correspondiente al IVA y demás impuestos a que haya lugar, cuando se causen, en cuyo caso se desagregarán.
Forma de pago: Se pactará la forma como el INCI cancelará al contratista el valor de los bienes, obras y servicios de acuerdo a la disponibilidad del Plan Anual de Caja - PAC, determinándose expresa y claramente el trámite que deberá adelantar el contratista para el reconocimiento del pago y los plazos con que contará la entidad para efectuar el mismo. En el evento en que se pacte anticipo, se establecerá la forma de su amortización.
Mecanismos de cobertura del riesgo: Se pactarán en el contrato, las garantías necesarias para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º de la ley 1150 de 2007, las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general los demás mecanismos de cobertura del riesgo establecidos en el Decreto 1510 de 2013, a solicitud de los oferentes o contratistas.
Cláusula penal pecuniaria: Se pactará el pago a favor del Instituto Nacional para Ciegos el equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por los perjuicios que pueda causar el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.
Multas por incumplimiento: En caso xx xxxx en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad le impondrá multas mediante acto administrativo motivado, previa verificación de que el contrato continúe aún en ejecución, y se garantice el debido proceso y derecho de defensa al contratista, según el procedimiento del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011)
Exclusión de la relación laboral: En los contratos en los cuales el contratista deba destinar para su ejecución personal dependiente, se pactará que no existirá vínculo laboral alguno entre éstos y el INCI ni con el contratista directamente.
Documentos del contrato. Se pactará una cláusula en la que se indique: “Que hacen parte integral del presente contrato, a) Estudios previos y sus anexos. b) Pliegos de Condiciones Definitivos c) Los adendas expedidas en desarrollo del mismo proceso. d) El certificado de disponibilidad presupuestal. e) La propuesta del contratista f) Las Garantías a favor de entidades estatales expedida para el contrato (si a ello hay lugar). g) Los documentos que se anexen, se suscriban y cursen en el perfeccionamiento, ejecución y liquidación del contrato.
Publicación del contrato: De conformidad con el Decreto 1510 de 2013, La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación.
Inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones legales: El contratista manifestará bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la firma del contrato, que no se halla incurso en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad o prohibición Constitucional o legal alguna para celebrar contratos con el Instituto Nacional para Ciegos.
Interpretación, modificación y terminación unilaterales, y caducidad. En los contratos de obra, suministro, prestación de servicios, y en los demás que señale la ley, se incluirán las cláusulas de interpretación, modificación y terminación unilaterales, y de caducidad, en los términos legales.
Cláusula de indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir la cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener indemne al INCI de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.
Anticipo: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 91 de la ley 1474 de 2011, el tratamiento de los anticipos será el siguiente.
a. Las sumas entregadas a título de anticipo son recursos oficiales que entrega la entidad con destinación específica a actividades propias del contrato.
b. Requiere un plan de inversión que se presentará con la oferta o al iniciar la ejecución, el cual debe ser aprobado por el interventor o supervisor del contrato.
c. Su valor se depositará directamente en cuenta especial a nombre del contrato.
d. Se entrega al contratista para cubrir costos en que debe incurrir para iniciar la ejecución del contrato, se convierte en pago a medida en que se va amortizando en las actas mensuales de ejecución.
e. Por no ser un pago a favor del contratista, no hay lugar a descuentos xx xxx, ni pago del IVA
f. El supervisor o interventor del contrato autorizará el giro del pago, siempre que se trate de la adquisición de bienes o servicios expresamente previstos en el programa de inversión previamente aprobado.
g. Debe estar amparado con garantía o póliza de seguros, previamente aprobada por la entidad.
h. Requiere seguimiento y control por parte del supervisor o del o interventor del contrato, según el caso.
CAPITULO IV
Para ejercer su actividad sancionadora, que comprende la facultad de imponer multas, hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, declarar la caducidad por vía administrativa, o el incumplimiento del contrato, se observará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.
Cuando se advierta que existe incumplimiento del objeto contractual, o las obligaciones pactadas, o cuando incurra en la violación al régimen de prohibiciones establecidas en la Constitución, la Ley o el contrato deberá iniciarse la investigación
El procedimiento para los casos de incumplimiento deberá iniciarse en los siguientes eventos:
1. De oficio por el Supervisor en desarrollo de su gestión de control y vigilancia de la ejecución del contrato, en los eventos en que advierta inconsistencias o irregularidades en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
2. Por denuncia de un usuario del servicio o de un tercero que en su nombre denuncie irregularidades que afecten o incidan directamente la prestación del servicio o la ejecución misma del contrato.
3. Por solicitud del ordenador del gasto o del Director General del INCI
1. Multa
2. Declaración de incumplimiento
3. Terminación unilateral anticipada
4. Declaratoria de caducidad
Reglas que deben observarse para la aplicación de las multas pactadas.
1. Su objetivo es conminar al contratista al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
2. Deben sujetarse a los montos establecidos en esta reglamentación
3. Su decreto sólo procede durante la vigencia del contrato.
4. Debe agotarse previamente el procedimiento de audiencia previa del contratista establecido para garantizar el derecho de defensa y el procedimiento establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
5. Sin perjuicio de la audiencia, debe concederse la oportunidad de aportar las pruebas que soporten su defensa.
6. La reiteración del incumplimiento, aunque no se trate de la misma causal, podrá dar lugar a la
declaratoria de incumplimiento o caducidad o terminación del contrato, a juicio de la entidad, dependiendo de la gravedad y sus implicaciones en la prestación del servicio o la imagen institucional.
7. Deben tenerse en cuenta las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito como eximentes
de responsabilidad, debidamente comprobadas.
La declaración de incumplimiento procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 86
de la Ley 1474 de 2011, o de la norma que la modifique, reemplace o sustituya. La ocurrencia del siniestro de incumplimiento se deberá declarar en forma unilateral, mediante acto administrativo motivado en el cual se ordenará hacer efectiva la garantía. Igualmente, se podrá decretar multas sucesivas, en cuyo caso, su cuantía se descontará de los saldos a favor del contratista o mediante cobro coactivo, si no fuere posible mediante la efectividad de la garantía de cumplimiento.
Debe adoptarse por acto administrativo
1. La terminación unilateral debe fundamentarse en razones que afecten la prestación del servicio público a cargo de la entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 17 de la Ley 80 de 1993:
a. Por necesidades del servicio público o situación de orden público.
b. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.
c. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.
d. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales al contratista, que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
2. Cuando se compruebe el incumplimiento en el pago de los aportes a los sistemas de salud y
pensiones. (Ley 789/02 art. 50 Parágrafo 2°)
3. Cuando no se cumpla con el pago al Sistema de Riesgos laborales.
4. Consecuencia de la aplicación de lo dispuesto en el art. 45 de la Ley 80/93, en los siguientes eventos:
a. Contrato celebrado con persona incursa en causales de inhabilidad o incompatibilidad.
b. Contrato celebrado contra expresa prohibición constitucional o legal.
c. Declaración de nulidad de los actos administrativos en que se fundamenta el respectivo contrato.
5. Si durante la ejecución del contrato se comprueba que EL CONTRATISTA registra antecedentes penales o disciplinarios que impiden el ejercicio profesional.
6. Por imposición de la sanción de suspensión en firme de la tarjeta profesional o del ejercicio profesional impuesta por el Consejo Superior de la Judicatura o la Procuraduría. (L.80/93 art. 9)
7. Si se comprueba que los documentos o información suministrada por el contratista para la suscripción del contrato no se ajusta a la realidad o fue adulterada.
8. Por incurrir en causal de terminación expresamente pactada en el contrato
9. Por incumplimiento grave que ponga en peligro la ejecución del contrato.
10. Por cualquier otra causal expresamente pactada o prevista en las normas legales vigentes.
Se dará por terminado unilateralmente el contrato, en el estado en que se encuentra, ordenando su liquidación, sin indemnización alguna para el contratista, cuando el incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencia que puede conducir a su paralización. Corresponde al Supervisor del contrato reportar el incumplimiento y solicitar la adopción de medidas para evitar la paralización total o parcial del contrato, previa observancia del debido proceso y garantía del derecho de contradicción al contratista, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Causales para declarar la caducidad administrativa
La entidad podrá optar por declarar la caducidad administrativa del contrato por cualquiera de las siguientes causales:
a. Cuando se presente un incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización.
b. Por incurrir en causales de imposición d e multa en forma reiterada.
En el evento en que el contratista requiera la terminación anticipada del contrato, de mutuo acuerdo, deberá solicitarla ante el supervisor del contrato, con antelación mínima de treinta (30) días a la fecha en que requiera se haga efectiva la terminación, quien emitirá concepto sobre la no afectación de la entidad. Durante el término señalado la Administración evaluará la solicitud y podrá reservarse la facultad de no terminarlo.
Con base en lo dispuesto en el numeral 9° del artículo 4°, numeral 5° del artículo 25, artículos 13, 32 y 68 de la Ley 80 de 1993, la terminación por mutuo acuerdo en forma anticipada, se hará constar en acta suscrita por las partes. El INCI podrá optar por una cesión del contrato. Para el efecto se seleccionará un contratista que cumpla con los requisitos establecidos.
Las actividades posteriores a la liquidación o terminación de los contratos estará a cargo del supervisor del contrato hasta vencidos los plazos de las garantías o cuando se cumplan las condiciones de disposición final de cada expediente contractual, para lo cual deberá dejar constancia escrita del cierre del proceso de contratación.
Será necesaria la liquidación de los contratos de tracto sucesivo únicamente, pues los contratos de ejecución instantánea3, no requieren liquidación, según dispone el artículo 60 de la Ley 80 de 1993. La elaboración del acta de liquidación, será responsabilidad del Supervisor del contrato.
El plazo para la liquidación del contrato, será el establecido en el mismo; en caso que no se indique, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007; es decir, se liquidará de mutuo acuerdo dentro de los 4 meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución del contrato.
Si no es posible lo anterior, transcurridos los cuatro meses, el contrato se liquidará unilateralmente a los 2 meses.
Si aún así no se ha logrado la liquidación, ésta se realizará dentro de los dos (2) años (periodo que corresponde al término de caducidad de la acción contractual), siguientes al haber vencido los dos meses que habla el párrafo anterior, ya sea de mutuo acuerdo o unilateral.
En todo caso, de acuerdo con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, no es obligatoria la liquidación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; sin embargo, la entidad ha previsto como política de operación en este procedimiento, no liquidar estos contratos cuando su valor sea inferior a los $8.000.000 y/o el plazo de ejecución sea menor a 8 meses.
Finalmente, el Supervisor del contrato, deberá realizar la reevaluación de proveedores siempre que dentro del contrato se hayan pactado pagos sucesivos y una vez el contrato se encuentre ejecutado totalmente, conforme a los criterios establecidos en el formato destinado para el efecto.
CAPÍTULO V
El Control y seguimiento de la ejecución del contrato corresponde en todos los casos, al Supervisor o Interventor del contrato, el control y seguimiento del mismo.
La supervisión de los contratos se refiere al control y vigilancia que se ejerce sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato.
Esta labor es ejercida por el Supervisor, es decir un servidor público vinculado laboralmente al INCI, que será designado por el ordenador del gasto, para lo cual puede evaluar la sugerencia del Jefe del área de donde surge la necesidad de contratar, y quedará identificado en el Contrato o mediante memorando interno. Igualmente, la Entidad puede contratar personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios que sean requeridos para ejercer la supervisión.
Igualmente, la labor puede ser desarrollada a través del Interventor, quien es un actor externo al INCI, contratado especialmente para que realice la vigilancia y control del correcto cumplimiento del contrato, en aquellos casos que se requiera una supervisión especializada.
La Supervisión inicia en el momento en que quedan cumplidos los requisitos de legalización y ejecución del contrato o convenio, y finaliza cuando los mismos han sido liquidados.
De igual manera la labor de Supervisión acarrea una serie de responsabilidades de tipo contractual, disciplinario y penal, por lo tanto, es importante que el funcionario designado maneje una adecuada organización sobre el desarrollo del contrato, esté pendiente de los términos de vigencia del mismo y mantenga una constante comunicación con el Contratista, ya que el Supervisor es un puente entre éste y el Instituto.
Todas las funciones del Supervisor se encuentran descritas en el Manual de Supervisión e Interventoría, adoptado mediante Resolución No. 090120 del 22 xx xxxxx de 2009, que se encuentra disponible en el Sistema Integrado de Gestión – SIG.
Las actividades posteriores a la liquidación o terminación de los contratos estará a cargo del supervisor del contrato hasta vencidos los plazos de las garantías o cuando se cumplan las condiciones de disposición final de cada expediente contractual, para lo cual deberá dejar constancia escrita del cierre del proceso de contratación.
GLOSARIO
BUENA FE: Este principio se encuentra desarrollado en el artículo 83 de la Constitución Política, y debe reinar e imperar durante la etapa de selección del contratista, de celebración y ejecución del contrato; la buena fe exige un comportamiento acorde con la obligación que asume cada una de las partes.
CALIDAD: Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con las competencias a ellos asignadas, controlarán la calidad de los procesos y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos. Para tal efecto, exigirán las normas técnicas de carácter nacional o aquellas expresamente establecidas por el Instituto Nacional para Ciegos. En aquellos casos en que así lo requiera el Instituto, el contratista indicará los planes o programas de aseguramiento de la calidad con la cual respalde los bienes, obras y servicios que ofrece.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: es toda aquella actividad desarrollada de forma independiente por una persona natural o jurídica, que implica una obligación de hacer. Es preciso diferenciar este contrato, de una de sus modalidades que es el contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, pues éstos se refieren a los celebrados por las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.
En ningún caso estos contratos generarán relación laboral, ni prestaciones sociales, y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
CONTRATO DE COMODATO O PRÉSTAMO DE USO: El Comodato o préstamo de uso, es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o inmueble, por un tiempo determinado, para que ésta haga uso de ella, con la obligación de restituir la misma especie después de terminar el uso.
CONTRATO DE COMPRAVENTA: Es el que tiene por objeto que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.
CONTRATOS ÍNTER ADMINISTRATIVOS: Son aquellos contratos celebrados entre las entidades públicas a que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993.
CONTRATOS DE CONSULTORÍA: Son contratos de Consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre-factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como para que se efectúen asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
CONTRATO DE SUMINISTRO: Es una adquisición de bienes, en los que para su prestación es se requiere entregas periódicas definidas en el tiempo.
CONTRATOS DE TRACTO SUCESIVO: Se refieren a los contratos cuya ejecución requiere necesariamente el paso del tiempo para cumplir con el objeto del contrato.
CONTRATOS DE EJECUCIÓN INSTANTÁNEA: En estos contratos, las contraprestaciones se realizan inmediatamente, sin que requiera el transcurso del tiempo.
CONVENIOS DE ASOCIACIÓN O DE COOPERACIÓN TÉCNICA: Son los que se suscriben con entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro, con fundamento en el artículo 355 de la Constitución Política, para impulsar programas y actividades de interés público, acordes con el Plan Nacional y Planes Seccionales de Desarrollo.
DEBIDO PROCESO: Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente manual.
ECONOMÍA: En los procesos de selección de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la selección de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de este principio no se ordenará la apertura de procedimiento de selección alguno, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos de condiciones, e igualmente sin que existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casos se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de la actividad contractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.
ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS: Es un estudio previo elaborado por la dependencia donde surge la necesidad de adquirir bienes y servicios, que contempla el análisis de las razones por las cuales se requiere la contratación y la información básica para el contrato, como objeto, valor, duración, obligaciones de las partes, entre otras; soportado en estudios de técnicos y de precio.
IGUALDAD: Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en los procesos de selección adelantados por el Instituto Nacional para Ciegos INCI, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden en que hayan actuado, de conformidad a lo establecido en el procedimiento para cada modalidad de selección.
MORALIDAD: Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garante de la efectividad del principio, se adoptan los pactos de integridad o compromisos éticos, los cuales se suscribirán tanto por los servidores públicos, como en los interesados en presentar propuestas al Instituto Nacional para Ciegos.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Documento mediante el cual se estima anticipadamente las adquisiciones de bienes, servicios y obra pública que la Entidad requiere para su normal funcionamiento en cada vigencia Fiscal. Este plan debe publicarse y las actualizaciones del mismo en la página web del INCI y en el SECOP en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.
PLANEACIÓN: Previo a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, el Instituto Nacional para Ciegos elaborará los estudios, diseños, proyectos requeridos y los pliegos de condiciones. Toda contratación responderá a una planificación encaminada al cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades del Instituto. Este principio de planeación contractual en armonía con los de interés general y legalidad, procura recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser de manera alguna producto de la improvisación.
PUBLICIDAD: Todos los procesos y documentos de la contratación pública estarán a disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que generen restricción de acceso. Por regla general, los procesos se publicarán en el portal único de contratación, según lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y se garantizará a todos los interesados el libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones.
RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos del Instituto Nacional para Ciegos, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Por su parte los contratistas, responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa y asumirán la responsabilidad por ocurrencia de hechos a ellos imputables.
SELECCIÓN OBJETIVA: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Para este mismo efecto, el Instituto Nacional para Ciegos efectuará las comparaciones del caso teniendo en cuenta, adicionalmente, los precios y condiciones xx xxxxxxx, y cuando sea del caso, prevalecerá la relación costo – beneficio, la protección de la Industria Nacional, y de las pequeñas y medianas empresas; de cualquier manera los estudios propios de la entidad obedecerán a los parámetros establecidos en la Ley. Las condiciones de los proponentes no serán objeto de evaluación sino de verificación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007.
TRANSPARENCIA: En virtud de este principio en los procesos contractuales se concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así lo requieran, la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual establecerá etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir por parte del comité evaluador durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carácter de reservados.
ANEXO No 1.
LISTADO DE DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
Caracterización del proceso de gestión contractual.
Procedimiento de etapa precontractual – contratación de mínima cuantía
Procedimiento de etapa precontractual – contratación por selección abreviada de menor cuantía.
Procedimiento de etapa precontractual – contratación selección abreviada por subasta inversa.
Procedimiento de etapa precontractual – contratación directa.
Procedimiento de etapa precontractual – concurso de méritos.
Procedimiento de etapa precontractual – licitación pública.
Procedimiento de etapa contractual.
Procedimiento de etapa post- contractual.
Formato de estudio y documentos previos
Formato de certificación de inexistencia o insuficiencia de personal.
Formato de Verificación de Existencia de Elementos en el Almacén.
Formato de acto administrativo de justificación de la contratación directa.
Formato de aviso de convocatoria.
Formato de pliegos de condiciones.
Formato de adenda.
Formato de acta de audiencia pública.
Formato de informe de verificación de requisitos mínimos habilitantes.
Formato de verificación de requisitos mínimos habilitantes de contenido financiero.
Formato de informe de evaluación.
Formato de lances.
Formato de contrato.
Formato de acta de inicio de ejecución.
Formato de prórroga, otrosí, adición y/o suspensión.
Formato acta única de pago.
Formato informe de supervisión.
Formato de acta de liquidación de mutuo acuerdo.
Formato de acta de liquidación unilateral.
Formato de re-evaluación a proveedores.
Formato de certificación de contratos.
Formato lista de chequeo
Formato externo de ficha técnica del producto del Portal Único de Contratación.
Guía para elaborar Estudio del Sector
Guía para elaborar estudio y documentos previos
Acta de cierre del proceso contractual
Manual de supervisión e Interventoría.
Resolución No. 20121020004093 del 14 de noviembre de 2012, por la cual se reglamenta el funcionamiento del Comité Asesor Evaluador para los procesos de contratación.
Resolución No. 20121020001043 del 17 xx xxxxx de 2012, por la cual se delega en la Oficina Asesora de Jurídica del Instituto Nacional Para Ciegos –INCI- la función de revisión y aprobación de garantías contractuales.
VERSIÓN |
FECHA |
RELACIÓN DE LAS SECCIONES Ó PÁGINAS MODIFICADAS |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
1 |
15/04/2011 |
Resolución No. 20111020000923 del 15 xx xxxxx de 2011 |
Adopción del Manual de contratación |
2 |
29/03/2012 |
Capítulos I, II, III glosario y anexo |
Actualización del manual por nueva normatividad e inclusión de procedimiento de mínima cuantía |
3 |
14/11/2012 |
Todo |
Actualización del manual por nueva normatividad |
4 |
31/12/2013 |
Todo |
Actualización del manual por nueva normatividad |
5 |
31/03/2014 |
Todo |
Actualización manual de conformidad con los lineamientos generales para la expedición de Manuales de Contratación de Colombia Compra
|
ELABORÓ (Funcionario solicitante): |
REVISÓ: (Responsable del proceso): |
APROBADO (Vo. Xx) (Jefe Dependencia a la que pertenece el Responsable del Proceso) |
|||
NOMBRE: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx. |
NOMBRE: Xxxxxx Xxxx Xxxx |
NOMBRE: Xxxxxx Xxxx Xxxx |
|||
FIRMA: |
FECHA |
FIRMA: |
FECHA
31/12/2013 |
FIRMA: |
FECHA
|
|
31/12/2013 |
|
31/12/2013 |
||
1 Consulte la definición de estos principios, en el acápite de Glosario.
2 Consulte la definición de estos principios, en el acápite de Glosario
3 Consulte la definición de estos principios, en el acápite de Glosario
31