PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE
PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE
IMPRESIÓN DE FACTURAS Y NOTIFICACIONES
1 – OBJETO DE LA CONTRATACIÓN.
La presente Licitación tiene por objeto contratar, en todos los Distritos de ASSA en el ámbito de la Provincia de Santa Fe, el Servicio de Impresión de facturas y notificaciones, de acuerdo a las Especificaciones Técnicas.
2- ESPECIFICACIONES COMERCIALES: CANTIDADES:
Abarca un período de 12 meses, según descripción de llamado, brindando estos servicios:
• Impresión de formularios, con provisión de papel, a razón de una cantidad mensual de 550.000 (quinientos cincuenta mil) formularios de acuerdo a lo establecido en las Especificaciones del Servicio de Impresión.
Aguas Santafesinas S.A. se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente el servicio y de ampliar o reducir rubros requeridos en el presente, eligiendo de esta forma la propuesta más conveniente a sus intereses.
3-FORMA DE COTIZAR
La Oferta Básica deberá efectuarse según lo establecido en este Pliego de Condiciones Particulares y Especificaciones Técnicas, teniendo en cuenta que los precios serán por mes según la planilla auxiliar resumen de cotizaciones que obra en Anexo.
4- ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
AGUAS SANTAFESINAS S.A. procederá al análisis y evaluación de todas las ofertas presentadas, para lo cual tendrá en cuenta entre otros, los siguientes factores:
4.1.1. Organización, metodología, equipo y personal a afectar al contrato.
4.1.2. Antecedentes de la empresa.
4.1.3. Situación económica-financiera.
4.1.4. Situación legal e impositiva.
5– OBLIGACIONES DEL OFERENTE.
La presente documentación a incluir con la propuesta es específica al servicio a contratar y a la vez complementaria de la requerida en el artículo 13 xxx Xxxxxx General para la Contratación de Servicios:
5.1 Descripción completa de los procedimientos de Impresión, control y supervisión a aplicar en el Servicio. Los requerimientos deben estar instalados y funcionando a la fecha de recepción de la oferta.
5.2 Sistema informático empleado para la impresión, seguimiento y contralor del servicio. Se deberá detallar los aspectos fundamentales del hardware, software de base y diseño del sistema de aplicación,
indicando la tecnología que utiliza y presentando los datos que permitan ponderar el grado de informatización.
5.3 Se deberá presentar en forma obligatoria las Declaraciones Juradas que se detallan a continuación; aquellas ofertas que no hayan cumplimentado en su totalidad con este requisito podrán ser desestimadas al momento del estudio de las propuestas por parte de Comisión designada.
5.3.1 Veracidad y exactitud de toda la información aportada, autorizando a Aguas Santafesinas S.A. a requerir información relacionada con esta presentación.
5.3.2 Cantidad de piezas impresas en los últimos 3 años, reservándose ASSA, la facultad de verificar la información ante quienes recibieron el servicio.
5.4 Acreditar fehacientemente experiencia en trabajos similares a los ofertados, realizados durante los últimos 3 años, presentando un certificado extendido por los clientes. En dicha acreditación deberá constar, como mínimo el procesamiento mensual de 300,000 piezas (impresiones de dato variable)
5.5 Indicar si posee Centro de Operaciones, Administración y Filiales en las ciudades de Santa Fe y Rosario. Indicar si posee, locales y/u oficinas, propias y/o en comodato, y/o alquiladas de acuerdo a las localidades consignadas en las Especificaciones Técnicas, detallando los siguientes datos y documentación:
a) Deberán estar identificados con el nombre propio del oferente.
b) Las habilitaciones requeridas en el punto13.9 xxx Xxxxxx General de Servicios deberán ser anteriores a la fecha de apertura de la Licitación.
c) Para los locales alquilados o en comodato se deberán presentar los contratos de locación certificados.
5.6 Listado detallando la cantidad de personal que se asignará al servicio, especialidad, CUIL y su ubicación geográfica en la Provincia; acreditando la relación de dependencia del mismo mediante comprobantes de pago y pólizas de los últimos tres meses de Aportes y Contribuciones al Sistema Único de Seguridad Social (SUSS), Riesgos de Trabajos (ART) y Seguro de Vida Colectivo Obligatorio. Si la magnitud del servicio a prestar requiere la incorporación de personal, será obligatorio acompañar en la oferta la cantidad, especialidad y modalidad de contratación del mismo; el personal a incorporar no deberá superar el cuarenta (40) por ciento del personal permanente a fecha de apertura.
5.7 Con carácter obligatorio y por cada uno de los ítems que cotice, incluirá en la oferta una planilla donde detalle: el diagrama de la forma en que realizará la supervisión del servicio, los procedimientos de control a implementar, horarios estimados, etc. Aguas Santafesinas, evaluará esta documentación y oportunamente, le determinará a la contratista la adecuación de su propuesta y las pautas de supervisión que considere conveniente para el servicio.
6 – La adjudicataria deberá encontrarse en condiciones de iniciar el servicio a partir del momento de notificada su adjudicación; ello no implica para Aguas Santafesinas S.A. la obligatoriedad de dar comienzo el servicio en dicho término y por la cantidad total de las Especificaciones Técnicas.
7– CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO- ESPECIFICACIONES TECNICAS
7.1. Especificaciones del Servicio de Impresión
7.1.1. Requerimientos
7.1.1.1. 100.000 (cien mil) formularios impresos mínimos por día.
7.1.1.2. 550.000 (quinientos cincuenta mil) formularios impresos estimados por mes.
7.1.1.3. Particularidad: En el mes de (Setiembre o Noviembre de 2014) se agregará el modelo sobre la base del Anexo “Formulario Bajo Esquema de Mensualización”(sujeto a ajustes), provocando la necesidad excepcional de la impresión adicional de 400.000 formularios. Lo cual deberá cotizarse en forma separada.
7.1.2. Calidad de Impresión
7.1.2.1. Color: capacidad de impresión a un solo color (negro). Alternativamente se podrá cotizar la capacidad de impresión a más de un color simultáneos (negro y uno o más colores a elección).
7.1.2.2. Resolución mínima: la que garantice una calidad visual optima de todos los datos contenidos y la correcta impresión y lectura de los códigos xx xxxxxx incluidos en el diseño (de clientes y de bancos).
7.1.2.3. Tamaño del papel: el tamaño del formulario impreso deberá ser A4, por lo cual las impresoras ofrecidas deben soportar, al menos, este tamaño.
7.1.2.4. Tipo de impresión: Capacidad de impresión en doble faz que asegure la cantidad real diaria de formularios impresos previstos en 1.1.
7.1.3. Hardware
7.1.3.1. Equipamiento: La oferta deberá incluir las especificaciones técnicas (marca, modelo, etc.) del equipamiento considerado necesario por el proveedor para asegurar el cumplimiento y calidad del servicio con el respaldo de backup respectivo para la prestación (sitio de contingencia), incluyendo todo lo necesario para la operatividad de los equipos, comunicaciones, conexión a la red LAN de ASSA y backup de datos. En la oferta deberá incluir el detalle de los equipamientos y procedimientos propuestos. Con el objeto de asegurar la disponibilidad de repuestos y reemplazo, el equipamiento deberá ser de última generación y deberá estar disponible a la venta por el fabricante al momento de la oferta, así como también la venta de sus repuestos y soporte técnico. Se dará preferencia a las ofertas que incluyan equipamientos con capacidad de impresión de al menos 75 páginas por minuto. La oferta deberá incluir equipamiento de backup disponible asegurando un mínimo de impresiones diarias que deben especificarse en la oferta.
7.1.3.2. Hardware Adicional: La propuesta deberá incluir alternativas de disponibilidad de solución para:
•Instalación, Desarrollo y Pruebas de formularios a imprimir (Xxxxxxxx xx xxxxx Xxxxx 0000 – Rosario)
•Muestreos de facturación e impresiones de volúmenes intermedios (Edificio de Planta Potabilizadora, Xxxxxxxxx 0000 – Xxxxx Xx)
Estas alternativas deben ser totalmente compatibles con el software de impresión de las impresoras de volumen contenidas en la oferta.
El total de impresiones reales no será mayor a las 10.000 (diez mil) por mes para ambas impresoras
7.1.4. Software
7.1.4.1. El proveedor aportará el software necesario para conectar todas las impresoras y/o sus equipos de control a la red LAN de ASSA mediante el protocolo TCP/IP.
7.1.4.2. El software de impresión debe permitir la impresión de formularios electrónicos y datos variables.
7.1.4.3. El proveedor capacitará a personal de ASSA para el diseño y desarrollo de formularios y la programación de los trabajos de impresión. De ser necesario un software específico, aportará las licencias correspondientes para su uso.
7.1.4.4. El proveedor deberá asegurar la completa migración, compatibilidad e implementación de los formularios de impresión vigentes al momento de la oferta.
Esta compatibilidad deberá ser verificada y aprobada por ASSA, reservándose ASSA el derecho de solicitar todas las pruebas que considere pertinentes.
7.1.5. Provisión y Almacenamiento del Papel
7.1.5.1. ASSA se reserva el derecho de auditar y solicitar informes sobre cantidades de formularios en stock.
7.1.5.2. El almacenamiento, guarda y seguro del papel almacenado estará a cargo y bajo total responsabilidad del proveedor.
7.1.5.3. El proveedor deberá incluir en el precio final de la impresión el costo del papel necesario para la correcta prestación del servicio, el cual deberá cumplir en un todo con las especificaciones definidas en 7.2Especificaciones Comerciales del Papel, incluyendo la coordinación de las compras y entregas en función a las necesidades de impresión previstas y donde lo disponga, asegurando un stock de emergencia de
400.000 formularios preimpresos y 100.000 hojas A4 comunes.
7.1.6. Servicios
7.1.6.1. Prestación del servicio habitual en instalaciones provistas del Proveedor.
7.1.6.2. Operación: debe contemplar un operador disponible al menos 8 (ocho) horas por día y las necesarias para cumplir con el mínimo de impresiones requeridas (100.000 diarias). Ante una solicitud de trabajo se aceptará una interrupción máxima de 8 horas, por cualquier tipo de problemas que no obliguen a la implementación del sitio de contingencia.
7.1.6.3. Provisión de asistencia y servicio técnico: debe contemplar los costos de mano de obra y repuestos para el mantenimiento de los equipos incluidos en la oferta de manera de garantizar la continuidad y calidad del servicio.
7.1.6.4. Suministros: debe contemplar los costos y provisión de todos los suministros e insumos necesarios para las cantidades de formularios impresos solicitados (Ej. tonner, revelador, etc.) de manera de garantizar la continuidad y calidad del servicio.
7.1.6.5. El producto final, deberá ser devuelto en paquetes y/o cajas, cerrados y rotulados de la forma indicada por ASSA ordenados de la misma forma en que fueron impresos. Se debe respetar las divisiones, apartados y lotes exigidos en el punto “Entrega de piezas a la salida del proceso de impresión”
7.1.6.6. Traslado de los formularios impresos: los formularios impresos deberán ser trasladados, diariamente y por las cantidades impresas, al lugar definido por ASSA donde se desarrollan las tareas de control e imposición a empresas postales, o de impresión según corresponda. (Ejemplo: Para las unidades de reparto de vecinales de la ciudad xx Xxxxxxx el lugar de imposición será Xxxxxxxxxx 000 Xxx xx xx xxxxxxxxx xx Xxxxxxx o cualquier otro dentro de la ciudad xx Xxxxxxx, y para el resto de Vecinales el lugar de imposición será en Xxxxxxxxx 0000 xx xx xxxxxx xx Xxxxx Xx o cualquier otro dentro de la ciudad de Santa Fe; según la definición que ASSA crea conveniente.). Si esta tarea tendrá costo adicional se deberá especificar detalladamente la forma en que se prestará el servicio y el costo del mismo.
7.1.6.7. Vínculo de Comunicaciones de datos: deberán disponer de un vínculo a los efectos de la transferencia de imágenes de impresión de acuerdo a las especificaciones definidas por ASSA.
7.1.6.8. Lugar: El lugar destinado a la prestación del servicio será donde lo determine el proveedor, consignando dirección exacta de la prestación del servicio. Se dará preferencia si el mismo se encuentra en el ámbito de la ciudad xx Xxxxxxx y/o Santa Fe (no excluyentes).
7.1.7. Sitio de contingencia: independientemente del lugar de prestación definido, se deberá prever un sitio de backup de la prestación que permita asegurar en todos los aspectos el cumplimiento del servicio ante cualquier contingencia. Dada la contingencia, el sitio debe prever la implementación en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.
7.2. Especificaciones Comerciales del Papel
7.2.1. Papel Preimpreso
7.2.1.1. Objeto: el producto final deberá ajustarse al modelo provisto por ASSA con las eventuales modificaciones a implementar sobre las mismas, las cuales serán efectuadas con la debida anticipación (mínima de 30 días) considerando el stock de emergencia exigido de 400.000 formularios. En los formularios actuales el reverso es preimpreso. El requerimiento es de hasta 450.000 formularios preimpresos mensuales sin costo adicional al contratado, siempre que no se superen las 550.000 impresiones mensuales.
Particularidad: En el mes de (Setiembre o Noviembre de 2014) se agregará el modelo sobre la base del Anexo “Formulario Bajo Esquema de Mensualización”(sujeto a ajustes), provocando la necesidad excepcional de la impresión adicional de 400.000 formularios preimpresos. Lo cual deberá cotizarse en forma separada.
Este nuevo modelo de papel continuará utilizándose hasta la finalización del contrato a un promedio de 375,000 formularios mensuales, junto con los formularios existentes al momento. A excepción del mes en cuestión, luego se continuarán utilizando
450.000 formularios preimpresos mensuales sin costo adicional al contratado, siempre que no se superen las 550.000 impresiones mensuales.
7.2.1.2. Especificaciones principales:
7.2.1.2.1. Características: Hoja de 75-80 grs. tamaño A4 con impresión en reverso.
7.2.1.2.2. Con Logos en Blanco y Negro (Esquema Actual)
a) Cantidad de logos: 3 (tres). El correspondiente al cuerpo de la factura aproximadamente 3 mm más grande que el correspondiente a los talones.
b) Ubicación de logos: Uno (el más grande) en ángulo superior derecho del cuerpo principal. Los dos restantes (iguales), uno en ángulo superior izquierdo del talón para el banco, y el otro en el ángulo superior izquierdo del talón para cliente. Una vez aceptada la muestra propuesta por el oferente, la ubicación de los logos deberá mantenerse constante durante la vigencia del contrato, salvo expreso pedido de modificación al respecto por parte de ASSA.
7.2.1.2.3. Con Logos Esquema de mensualización
a) Cantidad de logos: 5 (cinco). El correspondiente al cuerpo de la factura aproximadamente 3 mm más grande que el correspondiente a los talones.
b) Ubicación de logos: Uno (el más grande) en ángulo superior derecho del cuerpo principal. Los cuatro restantes (iguales), uno en ángulo superior izquierdo del talón para el banco, y el otro en el ángulo superior izquierdo del talón para usuario, para los dos vencimientos mensuales. Una vez aceptada la muestra propuesta por el oferente, la ubicación de los logos deberá mantenerse constante durante la vigencia del contrato, salvo expreso pedido de modificación al respecto por parte de ASSA.
7.2.2. Papel común.
7.2.2.1. Objeto: el producto final una vez impreso deberá ajustarse al modelo provisto por ASSA con las eventuales modificaciones a implementar sobre las mismas, las cuales serán efectuadas con la debida anticipación (24 hs.). El requerimiento es de hasta
150.000 mensuales sin costo adicional al contratado, siempre que no se superen la
550.000 impresiones mensuales.
7.2.2.2. Especificaciones principales:
7.2.2.2.1. Características: Hoja de 75-80 grs. tamaño A4 sin impresión previa ni troquelado. Compatible con los sistemas de impresión xxx xxxxxxx.
7.2.3. Operatoria básica
7.2.3.1. La cantidad mensual de formularios a imprimir será de aproximadamente 550.000 (quinientos mil) mensuales, con una configuración de impresión promedio de 425.000 formularios en papel preimpreso y 125.000 en papel común, ambos con variaciones de
50.000 formularios en ambos sentidos, y totalizando el estimado de 550.000
impresiones mensuales. Esta cantidad y proporciones son estimadas y estarán sujetas a las necesidades y requerimientos institucionales de ASSA.
7.2.3.2. ASSA definirá los cronogramas de fechas en los cuales entregará los datos de facturación para las impresiones, las cuales serán como máximo de 100.000 (cien mil) formularios impresos reales por día.
7.2.3.3. Si la entrega de datos diarios a imprimir resultase menor a esa cifra, solo se imprimirán los datos entregados y así sucesivamente hasta la finalización de la impresión.
7.2.3.4. ASSA se reserva el derecho de modificar unilateralmente los cronogramas definidos informando de los mismos al proveedor con no menos de 24 hs. de anticipación.
La falta de cumplimiento de alguna de las especificaciones anteriores dará lugar a los apercibimientos y multas que correspondan en orden creciente, según lo expresado en el punto de Punitorios.
7.3. Consideraciones Comunes a los Servicios
7.3.1. Entrega de piezas a la salida del proceso de impresión.
7.3.1.1. Auxiliares en Cajas o Paquetes: En al menos una caja por auxiliar (o lote) de imposición, puede entregarse en más de una caja o paquete si el tamaño de la misma no permite que se incluyan todas las piezas. No debe incluirse más de un auxiliar (o lote) por caja o paquete.
7.3.1.2. Orden y división dentro de la caja o paquete: Dentro de cada caja o paquete las piezas deben venir ordenadas por ruta en orden creciente, teniendo un divisor o señalador fácilmente visible que separe las piezas pertenecientes a distintos broches o repartos. El señalador debe indicar de una forma fácilmente visible que repartos divide.
7.3.1.3. Repartos en Cajas o Paquetes: Si el tamaño del paquete lo permite no debe incluirse un reparto en cajas o paquetes diferentes.
7.3.1.4. Rotulación de las Cajas o Paquetes: Las cajas o paquetes deben entregarse visiblemente rotulados especificando el auxiliar, el o los repartos o broches que incluye, ruta de distribución de la primer y última pieza de cada broche o reparto, cantidad de piezas que incluye cada reparto y la cantidad total de piezas que incluye el paquete.
7.3.1.5. Aseguramiento de completitud y unicidad: El proveedor debe procurar en todo momento y asegurar a la salida del proceso la completitud y unicidad xx xxxxx, paquetes e impresiones, asegurando que la unión del conjunto de las impresiones contenidas en cajas y paquetes no genera faltantes ni piezas repetidas.
La falta de cumplimiento de alguna de las consideraciones anteriores dará lugar a los apercibimientos y multas que correspondan en orden creciente, según lo expresado a continuación en el punto de Punitorios.
7.3.2. Centralización
El Proveedor deberá ofrecer un esquema centralizado de todos pasos que se suceden para el cumplimiento de los servicios, con plena responsabilidad sobre cada uno de ellos. Previo a la adjudicación ASSA se reserva el derecho de efectuar las pruebas que considere pertinentes sobre el circuito establecido y sobre el producto final. No pudiendo el adjudicatario ceder o transferir total ni parcialmente el contrato.
7.3.3. Personal ASSA
El sitio de prestación del deberá contemplar una instalación especial (con carácter de oficina) para el desarrollo de las tareas administrativas del personal que ASSA designe como responsable de las tareas de control. ASSA se reserva el derecho de constatar la existencia de estas instalaciones previo a la adjudicación.
7.3.4. Régimen de Sanciones
El proveedor deberá cumplir con las cantidades diarias previstas para los servicios.
La demora injustificada, no imputable a ASSA en la entrega de los datos necesarios para el inicio de los procesos, ni a causales de fuerza mayor o caso fortuito, dará derecho a ASSA a exigir el pago de una multa en concepto de indemnización por el daño provocado, equivalente al monto que surja de las facturas no recibidas en los plazos establecidos en cronogramas con más un interés de carácter punitorio calculado sobre el mismo con una tasa equivalente a la que el BANCO DE LA NACION ARGENTINA cobre para sus operaciones de descuentos de documentos en moneda nacional y en forma proporcional a los días de demora transcurridos hasta que se produce la entrega efectiva.
La no entrega en tiempo o en forma de cantidades menores que no afecten el cronograma de tareas pero que representen descuidos menores o subsanables sin interferencia en el cronograma (ej. no respetar la forma y orden de Entrega de piezas a la salida del proceso de impresión, antes descriptas en el punto 1., el no cumplimiento del gramaje del papel o la modificación de la ubicación de los logos preimpresos), dará lugar al siguiente esquema de apercibimiento y multas en forma creciente:
• Primer falta detectada: apercibimiento.
• Segunda falta detectada: sanción económica de $6.000,00 (pesos seis mil) en nota de crédito.
• Desde la tercer falta detectada en adelante: sanción económica consistente en una nota de crédito por el valor de $3.000,00 (pesos tres mil) multiplicado por el número xx xxxxxx acumuladas desde el inicio del convenio. Así si es la tercer falta corresponderían $9.000,00 (pesos nueve mil), si es la cuarta falta corresponderían $12.000,00 (pesos doce mil) y así sucesivamente.
Todo lo expuesto en el presente punto es de aplicación subsidiaria del régimen de sanciones establecido en el Pliego General de Servicios.
7.3.5. Caso Fortuito o de Fuerza Mayor
Ninguna de las partes será responsable hacia la otra por cualquier incumplimiento, total o parcial si tuviere su causa en caso fortuito o fuerza mayor. No se considerarán casos fortuitos o de fuerza mayor la falta de materiales y/o falta de mano de obra y/o eventuales defectos en el material y/o desperfectos técnicos en los equipos utilizados. La parte que invoca la circunstancia de caso fortuito o fuerza mayor, notificará fehacientemente a la otra, dentro de los tres días de producido, cada suceso debido a un caso fortuito o de fuerza mayor que pudiere imposibilitar, demorar o perjudicar la ejecución de las obligaciones emergentes de la Orden de Compra, adjuntando la documentación oficial necesaria.
7.3.6. Garantías
El proveedor deberá presentar una póliza de seguro de caución de acuerdo a los montos que surjan de los montos y servicios cotizados.
El proveedor deberá certificar ante ASSA la correspondiente cobertura de ART de la totalidad del personal asignado a cada uno de los servicios objeto (operadores, servicio técnico, choferes, etc.)
7.3.7. Servicios Adicionales
Si como consecuencia de procesos y/o logística propia del prestatario, el oferente está en condiciones de realizar servicios y/o ofertas adicionales vinculados al servicio ofrecido, que ASSA podría hacer uso ante necesidades eventuales o que impliquen algún beneficio adicional para ASSA, se considerará su cotización y las condiciones para su solicitud y cumplimiento. (ej. Impresión de volantes e Insertos, Impresión en varios colores, soporte digital de documentos, etc.) Ante igualdad de condiciones sobre los servicios solicitados, se considerará especialmente a aquellos que ofrezcan servicios adicionales con valor agregado con la m extra sobre el precio final del servicio solicitado.
8– FORMA DE PAGO
La facturación del servicio deberá ser confeccionada en forma mensual, por mes calendario y por las piezas efectivamente entregadas, es decir, toda pieza que realmente se entregó en el destino informado
y aquella pieza que realizó todo el trámite pero por causas no imputables al contratista no pudo ser entregada
9 – MODIFICACIONES
AGUAS SANTAFESINAS S.A. se reserva el derecho, a su exclusivo juicio, de modificar la cantidad de OBJETIVOS durante la vigencia del Contrato.
Asimismo, se podrá cambiar la ubicación de los OBJETIVOS pero manteniéndolos siempre dentro del ámbito de las localidades o adyacencias de los contratados.
Dichas modificaciones se deberán informar con una anticipación de 5 días a la fecha de su aplicación.