SOLICITUD DE PROPUESTA (SdP) SDP-35-2017
SOLICITUD DE PROPUESTA (SdP) SDP-35-2017
Contratación de los servicios de
Digitalización de los Archivos del Plan Odontológico del INABIMA Incluyendo Software y Licencias.
Estimado señor/Estimada señora:
Nos es grato dirigirnos a usted a fin de solicitarle la presentación de una Propuesta para la contratación de servicios de Digitalización de los Archivos del Plan Odontológico del INABIMA incluyendo Software y Licencias.
En la preparación de su Propuesta le rogamos utilice y rellene el formulario adjunto en el Anexo 2.
Su Propuesta deberá ser presentada hasta el día 30 de noviembre del 2017 a las 4:00 p.m.por correo electrónico, correo o fax a la dirección que se indica a continuación:
O FISICAMENTE AL
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) Xxx. Xxxxxxxx #0, Xxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, Rep.Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxx
Su Propuesta deberá estar redactada en español y será válida por un periodo mínimo de 60 días.
En el curso de la preparación de la Propuesta, será responsabilidad de usted asegurarse de que llegue a la dirección antes mencionada en la fecha límite o con anterioridad a dicha fecha. Las propuestas recibidas por el PNUD fuera del plazo indicado, por cualquier razón, no serán tomadas en consideración. Si presenta su Propuesta por correo electrónico, le rogamos se asegure de que está debidamente firmada y salvaguardada en formato pdf, libre de cualquier tipo de virus o archivos dañados. Los servicios propuestos serán revisados y evaluados en base a su integridad y ajuste a la Propuesta, y en su capacidad de respuesta a los requisitos de la SdP y todos los restantes anexos que detallan los requisitos del PNUD.
La Propuesta que cumpla con todos los requisitos, se ajuste a todos los criterios de evaluación y ofrezca una mejor relación calidad-precio será seleccionada y se le adjudicará el Contrato. Toda oferta que no cumpla con los requisitos será rechazada.
Si hubiera una discrepancia entre el precio unitario y el precio total, el PNUD procederá a realizar un nuevo cálculo, en el cual prevalecerá el precio unitario, y corregirá en consecuencia el precio total. Si el
Proveedor de Servicios no acepta el precio final determinado por el PNUD sobre la base de su nuevo cálculo y corrección de errores, su Propuesta será rechazada.
Una vez recibida la Propuesta, el PNUD no aceptará ninguna variación de precios resultante de aumento de precios, inflación, fluctuación de los tipos de cambio o cualquier otro factor xx xxxxxxx. En el momento de la Adjudicación del Contrato u Orden de Compra, el PNUD se reserva el derecho de modificar (aumentar o disminuir) la cantidad de servicios y/o bienes, hasta un máximo de un veinticinco por ciento (25%) de la oferta total, sin cambios en el precio unitario ni en las restantes condiciones.
Todo Contrato u Orden de Compra emitido como resultado de esta SdP estará sujeto a las Condiciones Generales que se adjuntan al presente documento. El mero acto de presentación de una Propuesta implica que el Proveedor de Servicios acepta sin reparos los Términos y Condiciones Generales del PNUD, que se indican en el Anexo 3 de la presente SdP.
Rogamos tener en cuenta que el PNUD no está obligado a aceptar ninguna propuesta, ni a adjudicar ningún contrato u orden de compra. Tampoco se hace responsable de los costos asociados a la preparación y presentación de las propuestas por parte de los contratistas de servicios, con independencia de los efectos o la manera de llevar a cabo el proceso de selección.
El procedimiento de reclamo para proveedores establecido por el PNUD tiene por objeto ofrecer la oportunidad de apelar a aquellas personas o empresas a las que no se les haya adjudicado una orden de compra o contrato en el marco de un proceso de contratación competitivo. Si usted considera que no ha sido tratado con equidad, puede encontrar información detallada sobre los procedimientos de reclamo en el siguiente enlace: xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
El PNUD insta a todos los potenciales contratistas de servicios a prevenir y evitar los conflictos de intereses, informando al PNUD si ellos o cualquiera de sus filiales o miembros de su personal han participado en la preparación de los requisitos, el diseño, la estimación de costos o cualquier otra información utilizada en este SdP.
El PNUD practica una política de tolerancia cero ante el fraude y otras prácticas prohibidas, y está resuelto a impedir, identificar y abordar todos los actos y prácticas de este tipo contra el propio PNUD o contra terceros participantes en actividades del PNUD. Asimismo, espera que sus contratistas de servicios se adhieran al Código de Conducta de los Contratistas de las Naciones Unidas, que se puede consultar en este enlace: xxxx://xxx.xx.xxx/xxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx_xxxxxxx.xxx
Le agradecemos su atención y quedamos a la espera de sus propuestas.
Atentamente le saluda,
Xxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxx
Anexo 1
DESCRIPCIÓN DE REQUISITOS
Contexto de los requisitos | SDP-35-2017 DIGITALIZACION DE LOS ARCHIVOS DEL PLAN ODONTOLOGICO DEL INABIMA, INCLUYENDO SOFTWARE Y LICENCIAS |
Organismo asociado del PNUD en la implementación | Instituto Nacional de Bienestar Magisterial (INABIMA) |
Breve descripción de los servicios solicitados1 | Adquisición e implementación de un sistema para la digitalización de documentos a través del escaneo indexado de los archivos de afiliaciones, expedientes clínicos, fichas de trabajos especializados, reclamaciones, notas de crédito, retiros y documentos administrativos varios, para facilitar y agilizar la búsqueda e identificación de las informaciones médicas y administrativas que se requieran de un afiliado en específico o de un grupo de ellos, así como también, mejorar la atención y satisfacción de los afiliados mediante el uso de tecnologías de información y comunicación, basados en las normas establecidas en la Ley Xxxxxxx xx Xxxxxxx Xx. 000-00 y su Reglamento de Aplicación, en particular el Artículo 43 del Reglamento. |
Relación y descripción de los productos esperados | Producto 1: Digitalización de los siguientes tipos de documentos: Afiliaciones, expedienes clínicos, fichas de trabajo especiales, reclamaciones, notas de crédito, retiros y administrativos varios sujeto a los controles de calidad establecidos en los TDR y en el contrato Producto 2: Software y Licencias. Producto 3: Informe mensual del cumplimiento de sus actividades en base al cronograma de trabajo Producto 4: Informe final, documentación de los procesos y transferencia de conocimientos. |
Persona encargada de la supervisión de los trabajos/resultados del proveedor de servicios | Encargado del Plan Odontologico |
Frecuencia de los informes | semanales y mensuales |
Requisitos de los informes de avance | Debe de contener el avance del proyecto por actividades, indicadores de seguimiento y justificaciones en caso de retraso. |
Localización de los trabajos | Dirección/direcciones exacta/ Xxxxx Xxxxxx xx Xxxxxx # 000, Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Rep. Dom y/o Calle Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx # 62 casi esquina Ave. Xxxxxx Xxxxx |
Duración prevista de los trabajos | Se estima una duración de cuatro meses ( 120 días calendario) |
1 Podrán adjuntarse nuevos TdR si la información recogida en este Anexo no describe plenamente la naturaleza del trabajo u otros detalles de los requisitos.
Fecha de inicio prevista | A partir de la firma, registro y recibo de la garantía del fiel cumplimiento del contrato. |
Fecha de terminación máxima | 4 meses |
Viajes previstos | NO APLICA |
Requisitos especiales de seguridad | No aplica |
Instalaciones que facilitará el PNUD (es decir, no incluidas en la propuesta de precios) | No aplica |
Calendario de ejecución, indicando desglose y calendario de actividades y subactividades | Obligatorio |
Nombres y currículos de las personas participantes en la prestación de los servicios | Obligatorio |
Moneda de la propuesta | Dólares EE.UU: solo firmas internacionales Moneda local: pesos dominicanos |
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en la propuesta de precios2 | NO aplica |
Período de validez de la/s propuesta/s (a partir de la fecha límite para la presentación de la propuesta) | 90 días En circunstancias excepcionales el PNUD podrá pedir al Contratista que amplíe el plazo de validez de la Propuesta más allá de lo que se ha iniciado inicialmente en las condiciones de salida de esta SdP. En este caso, el Contratista confirmará la ampliación por escrito, sin ningún tipo de modificación ulterior a la Propuesta. |
Cotizaciones parciales | No permitidas |
Condiciones de pago3 |
2 La exención del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) varía de país a país. Se ruega verifiquen cuál es el régimen aplicable a la oficina de país del PNUD que solicita el servicio.
3 De preferencia, el PNUD no realizará desembolso alguno en forma previaa la firma del Contrato. Si el Proveedor de Servicios exige un pago por anticipado, su importe se limitará al 20% del total presupuestado. Para cualquier porcentaje superior ocualquier importe total superior a 30.000 dólares EE.UU., el PNUD exigirá del Proveedor la
Resultados | Porcentaje | Calendario | Condiciones para el desembolso | |||
Pago inicial por concepto de avance que será pagado después a la suscripción y registro del contrato y se haya recibido la garantía de fiel cumplimiento del contrato, plan de trabajo o cronograma detallado del proyecto. | 20 % | T1-2018 | En treinta días (30) a partir de la fecha en que se cumplan las siguientes condiciones: a) aceptación por escrito por parte del PNUD (es decir, no simple recibo) de la calidad de los resultados; y b) recibo de la factura del Proveedor de Servicios. | |||
Digitalización, indexación e informe de ejecución del 50 % del volumen de la documentación contratada | 30 % | T1-2018 | ||||
Digitalización, indexación e informe de ejecución del 50 % restante del volumen de la documentación contratada | 50 % | T2-2018 | ||||
Persona/s autorizadas para revisar/inspeccionar/aprobar los productos/servicios finalizados y autorizar el desembolso de los pagos. | Encargado del Dpto. de tecnología de la información y comunicaciones Encargado de Planificación y Desarrollo Encargado del Plan Odontológico | |||||
Tipo de contrato que deberá firmarse | Contrato de servicios profesionales | |||||
Criterios de adjudicación de un contrato | Mayor puntuación combinada (con la siguiente distribución: un 70% a la oferta técnica, un 30% al precio) Plena aceptación de los Términos y Condiciones Generales de Contratación del PNUD (TCG). Se trata de un criterio obligatorio | |||||
presentación de una garantía bancaria o de un cheque bancario pagadero al PNUD por el mismo importe del pago adelantado por el PNUD al Proveedor.
que no puede obviarse en ningún caso, con independencia de la naturaleza de los servicios solicitados. La no aceptación de los TCG será motivo de inadmisión de la Propuesta. | |
Criterios de evaluación de una propuesta | Propuesta técnica (70%) Antecedentes de la empresa 28 % Metodología, adecuación a las condiciones y plazos del plan de ejecución 21 % Estructura gerencial y calificación del personal 21 % Propuesta financiera (30%) Se calculará como la relación entre precio de la propuesta y el precio más bajo de todas las propuestas que haya recibido el PNUD. |
El PNUD adjudicará el Contrato a: | Uno y sólo uno de los proveedores de servicios |
Anexos a la presente SdP4 | Formulario de presentación de la Propuesta (Anexo 2) Términos y Condiciones Generales / Condiciones Especiales (Anexo 3)5 |
Persona de contacto para todo tipo de información (Demandas por escrito únicamente)6 | Cualquier retraso en la respuesta del PNUD no podrá ser utilizado como motivo para ampliar el plazo de presentación, a menos que el PNUD decida que considera necesaria dicha ampliación y comunique un nuevo plazo límite a los solicitantes. |
Otras informaciones | NO APICA |
4 Cuando la información esté disponible en la red, bastará con facilitar el enlace (URL) correspondiente.
5 Se previene a los Proveedores de servicios de que la no aceptación del contenido de los Términos y Condiciones Generales (TCG) podrá ser motivo de descalificación de este proceso de adquisición.
6 Esta persona de contacto y la dirección de la misma serán designadas oficialmente por el PNUD. En caso de que se dirija una solicitud de información a otra persona o personas, o dirección o direcciones, aún cuando ésta/s forme/n parte del personal del PNUD, el PNUD no tendrá obligación de responder a dicha solicitud ni de confirmar su recepción.
EVALUACION PRELIMINAR | |
Requisito | Cumple/No Cumple |
Formulario presentación ofertas llenado, firmado y sellado. | |
Legalmente constituida como empresa/institución o Asociación Temporal de Profesionales, debidamente documentado mediante copia de documentos constitutivos | |
Certificado expedido por la Autoridad de Recaudación Tributaria que pruebe que el Proponente está al corriente de sus obligaciones de pago de impuestos o Certificado de exención de impuestos, si tal es la situación tributaria del Proponente | |
Lista de referencias bancarias (nombre del banco, ubicación, persona de contacto y detalles de contacto) | |
Copia de CV de Director de Proyecto y personal clave | |
Copia de contratos similares o cartas de referencia de trabajos similares realizados | |
Toda la información relativa a cualquier litigio, pasado y presente, durante los últimos cinco (5) años, en el que estuviera involucrado el Proponente, indicando las partes interesadas, el objeto del litigio, los montos involucrados y la resolución final, si el litigio ya concluyó. | |
Declaración jurada que consigne no estar afectado en forma directa o indirecta por intereses contrapuestos a los de las AGENCIAS ONU o por incompatibilidades de carácter ético, ni se encuentren alcanzados por las prohibiciones establecidas | |
Resumen del método de evaluación de las Propuestas técnicas | Porcentaje | Puntuación máxima | |
1. | Experiencia de la Firma o Asociación Temporal de Profesionales | 40% | 400 |
2. | Metodología, enfoque y plan de ejecución propuestos | 30% | 300 |
3. | Equipo propuesto | 30% | 300 |
4. | Cumplimiento técnico del software solicitado | Cumple o no cumple | |
Total | 1.000 | ||
Resumen Evaluación Técnica
Evaluación de la Propuesta Técnica Formulario nº 1 | Puntuación máxima | |
Experiencia de la Firma o Asociación de Profesionales | ||
1.1 | Mínimo 5 años de experiencia en el mercado dominicano desarrollando proyectos en el área de Digitalización e Indexación de documentación. | 160 |
1.2 | De 4 a 5 contratos relacionados a procesos de digitalización de un volumen de más de 300,000 páginas. Además el Conocimiento de la normativa legal vigente relacionada con los procesos de archivo y organización de información en la Administración Pública Dominicana – Ley General de Archivos No. 481-08, y su Reglamento de Aplicación, en particular el Artículo 43 del Reglamento. | 120 |
1.3 | 40 puntos adicionales por cada experiencia específica relacionada al proceso en asunto | 120 |
400 | ||
Evaluación de la Propuesta Técnica Formulario nº 2 | Puntuación máxima | |
Metodología, enfoque y plan de ejecución propuestos | ||
2.1 | ¿En qué medida comprende el Proponente la tarea? | 30 |
2.2 | ¿Está basada la Propuesta en un estudio del entorno del proyecto? ¿Se han utilizado correctamente en la preparación del proyecto los datos de dicho estudio? | 50 |
2.3 | ¿Se puede considerar adecuado el marco conceptual adoptado para esta tarea? | 60 |
2.4 | ¿Se han abordado los aspectos principales de la tarea con suficiente detalle? ¿Se corresponde con los TdR? | 100 |
2.5 | ¿Está la presentación expresada con claridad? ¿Es la secuencia de actividades y la planificación lógica y realista? ¿Promete una ejecución eficaz del proyecto? | 60 |
300 | ||
Evaluación de la Propuesta Técnica Formulario nº 3 | Puntuación máxima | ||
Coordinador | |||
La Formación académica Coordinador | Estudio de Maestría, Post grado o certificaciones en áreas de Tecnología de la Información, Gestión de Proyectos o gestión documental y archivística | 50 | 75 |
Licenciatura o Ingeniería en ciencias computacionales y gestión documental y archivística | 25 | ||
Experiencia General Coordinador | Cumplimiento mínimo de tres años de experiencia comprobada en la Gestión de Proyectos Digitalización, Indexación, Gestión Documental y Archivistica de un volumen de más de 300,000 páginas. | 50 | 75 |
5 puntos por año adicional (hasta la puntuación máxima) | 25 | ||
Formación Académica Equipo Especialistas Nota: Se considerará el promedio de hasta tres (3) especialistas (experto en calidad, gestión documental y archivística y gestor de base de datos principales propuestos. | Estudio de Maestría, post grado o certificaciones en áreas de Tecnología de la Información, Gestión de Base Datos o Gestión Documental y Archivística. | 50 | 75 |
Licenciatura, Ingeniería o técnicos en Ciencias Computacionales o Certificaciones en áreas de Tecnología de la Información, Gestión de Base Datos o Gestión Documental y Archivística. | 25 | ||
Experiencia Equipo Clave | Al menos 3 años en proyectos de digitalización e indexación de archivos | 60 | 75 |
5 puntos adicionales por cada año de experiencia adicional hasta 15 puntos | 15 | ||
Total | 000 | ||
Xxxxx 0
Ministerio de Educación de la República Dominicana
Plan Odontológico y Centros de Servicios
Xxxxx Xxxxxx xx Xxxxxx Xx. 000, Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, D.N.
Comprometidos con el Sector Magisterial
Año del Desarrollo Agroforestal
Términos de Referencia para la Contratación de los servicios de
Digitalización de los Archivos del Plan Odontológico del INABIMA incluyendo Software y Licencias.
I. Antecedentes.
El Plan Odontológico es uno de los programas de bienestar social que desarrolla el Instituto Nacional de Bienestar Magisterial (INABIMA), como previsto en la Xxx Xx. 000-00; cuyo propósito de primera importancia es implementar programas de salud que eleven la calidad de vida del personal de la Educación Dominicana, tanto del magisterio activo, jubilado y pensionado; y de los empleados administrativos xxx XXXXXX. El Plan Odontológico del INABIMA es el encargado de garantizar con excelencia y calidad los servicios odontológicos generales y especializados al Sector Magisterial. Este Plan Odontológico tiene presencia en el territorio nacional en las tres regiones de nuestro País: Región del Cibao en Santiago, La Xxxx, Xxxxxxxxx, Jarabacoa, San Xxxxxxxxx xx Xxxxxxx y Moca; Región Suroeste en San Xxxxxxxxx y Barahona; y en la Región Sureste en El Seibo, Higüey y el Distrito Nacional. En la actualidad tenemos afiliados unos 43,351, de los cuales: principales 23,742 y dependientes 19,609. Nuestros afiliados pagan una cuota mensual de RD$41.00, sumamente económica.
Hoy en día, las empresas generan grandes volúmenes de documentos y el método tradicional de almacenamiento de los mismos representa costos significativos por ocupación de espacios, pérdida de tiempo en localizarlos y la frustración al no poder encontrar un documento importante rápidamente, ya sea por pérdidas intencionales, por error o deterioro de los documentos, etc. La digitalización de documentos representa hoy una alternativa para las empresas reducir costos, proteger información importante y tener acceso a ella de manera más oportuna.
II. Objetivo General.
Adquisición e implementación de un sistema para la digitalización de documentos a través del escaneo indexado de los archivos de afiliaciones, expedientes clínicos, fichas de trabajos especializados, reclamaciones, notas de crédito, retiros y documentos administrativos varios, para facilitar y agilizar la búsqueda e identificación de las informaciones médicas y administrativas que se requieran de un afiliado en específico o de un grupo de ellos, así como también, mejorar la atención y satisfacción de los afiliados mediante el uso de tecnologías de información y comunicación, basados en las normas establecidas en la Ley Xxxxxxx xx Xxxxxxx Xx. 000-00 y su Reglamento de Aplicación, en particular el Artículo 43 del Reglamento.
III. Objetivos Específicos.
3.1 Dotar al INABIMA de una base datos de afiliados totalmente digitalizada que garantice su permanencia en el tiempo.
3.2 Responder a la inteligencia de negocio del INABIMA así como poder dar seguimiento a todos los procesos, en base a las normas y reglamentos del Plan Odontológico.
3.4 Agilizar la identificación y consulta de la documentación de cada afiliado, para la toma de decisiones gerenciales.
3.3 Asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de nuestros afiliados.
3.4 Garantizar una recuperación en tiempo oportuno de los expedientes clínicos de cada afiliado, en caso de ocurrencia de desastre o de algún factor externo.
3.5 Reducir el uso de papel e insumos para impresoras a fin de contribuir al medio ambiente.
3.6 Intercambio de información de una manera ágil con entidades, departamentos internos o externos, llámese otros hospitales, centros odontológicos y/o afiliados que lo requiera.
3.7 Permitir la creación de interface entre los diferentes sistemas existentes en la organización.
3.8 Disposición de archivos electrónicos digitalizados para cualquier requerimiento de la administración y/o autoridades fiscalizadoras.
3.9 Reducir los tiempos de espera de los procesos, de llamadas entrantes y del personal; para aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos.
3.10 Permitir accesibilidad y explotación de la información, reducción de costes y tiempo; además de la optimización de los recursos.
3.11 Generar controles de seguridad definidos para cada usuario, de tal forma que su acceso a los documentos sea adecuado y seguro.
IV. Metodología del Proceso de Digitalización.
4.1 Realizar un levantamiento y análisis de la documentación de las diferentes áreas a digitalizar, para una evaluación clara de los requerimientos del Plan Odontológico. Comprende la revisión de la documentación, según el alcance establecido en los antecedentes y objetivos.
4.2 Trasladar e instalar los equipos propios y específicos por parte del ofertante para realizar las tareas de digitalización de la documentación, acorde a las características de las mismas.
4.3 Proveer de todos los insumos y elementos tecnológicos de hardware y Software y Licencias y Licencias necesarios para realizar la tarea de digitalización de los archivos; en el área asignada por el Plan Odontológico del INABIMA.
4.4 Organizar y depurar la documentación que se va a digitalizar, consistente en la limpieza (quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, separar documentos con varia
páginas unidas, girar las páginas que se encuentran invertidas), organización y ubicación; a través de un equipo de personas (organizadores y/o preparadores). Esta documentación deberá iniciar con los expedientes recientes y posteriormente con los expedientes más antiguos.
4.5 Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). Este es un aspecto clave, ya que condicionará notablemente el proceso de digitalización de documentos.
4.6 Capturar las imágenes de los expedientes físicos previamente organizados, a través de un equipo de personas (escaneadores) para trabajar en los escáneres.
4.7 Reorganizar los documentos escaneados y reubicarlos en sus respectivos folders, a través de un equipo de personas.
4.8 Clasificar y renombrar las imágenes escaneadas de los afiliados para luego proceder a su indexación.
4.9 Optimizar la calidad de las imágenes. En caso de que sea necesario las hojas a digitalizar podrán escanearse en un tamaño mayor que el del original, a los fines de mejorar la presentación, visualización u otro.
4.10 Indexar las imágenes escaneadas después de clasificadas y renombradas. Con este proceso se alcanza la digitalización de documentos de los afiliados procesados.
4.11 Supervisar, coordinar, y gestionar todas las actividades anteriores desde el proceso inicial hasta el almacenaje final tanto por parte de un Supervisor de INABIMA como de la empresa oferente.
4.12 Integrar la Base de Datos Indexadas de la Digitalización de los Archivos al nuevo Sistema de Gestión del Plan Odontológico.
4.13 Todas estas actividades deberán ser realizadas en su totalidad por el personal propio de la empresa prestadora del servicio de digitalización, la que estará a cargo de todos los gastos y prestaciones de los mismos.
4.14 Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta así como los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
4.15 Coordinar con los responsables de cada área para la restitución ordenada de toda la documentación a los archivos correspondientes, tomando en consideración el orden cronológico de la documentación, alfabética y/o numérica.
V. Especificaciones Técnicas
5.1 Especificaciones técnicas de los documentos existentes
5.1.1 Expedientes de Afiliaciones, Inclusiones y Exclusiones.
5.1.2 Retiros.
5.1.3 Expedientes Clínicos.
5.1.4 Fichas de Trabajos Especializados.
5.1.5 Notas de Créditos.
5.1.6 Reclamaciones.
5.1.7 Expedientes Administrativos Varios.
5.1.8
Archivos | Descripción | Cantidad Expedientes | Cantidad Páginas | Totales Paginas |
1 | Afiliaciones - Inclusiones – Exclusiones | 30,000 | 10 | 300,000 |
2 | Expedientes Clínicos Activos | 21,000 | 20 | 420,000 |
3 | Fichas de Trabajos Especializados (2010-2017) | 96 | 80 | 7,680 |
4 | Retiros (Desafiliaciones) | 5,000 | 2 | 10,000 |
5 | Reclamaciones | 800 | 10 | 8,000 |
6 | Notas de Crédito | 60 | 15 | 900 |
7 | Expedientes Administrativos | 10 | 1,000 | 10,000 |
8 | Otros | 243,420 | ||
1,000,000 (*) | ||||
(*) La cantidad estimada de páginas a digitalizar es de 1, 000,000 (un millón), sin embargo, la cantidad pudiera variar en atención a la realidad de los documentos existentes. Por lo que debería indicar las tarifas en base a rangos de cantidades de páginas.
Los documentos serán digitalizados y almacenados en archivos en formato 8 ½ x 11.
Para la digitalización de documentación general, se recomienda la utilización de una resolución mínima de 300 DPI y en una escala de gamas de grises adaptativa.
Para la digitalización de documentación histórica, se recomienda la utilización de una resolución mínima de 400 DPI y en una escala de gamas de grises adaptativa.
5.2 Características del Software y Licencias de Digitalización
5.2.1 Funcionar en ambiente Web.
5.2.2 Tener la opción de reportes, actualización (modificar) y consulta.
5.2.3 Tener un Administrador de los usuarios.
5.2.4 La funcionalidad del Software y Licencias de digitalización debe permitir la ejecución desde cualquier dispositivo, el cual posea un navegador de internet de reciente generación, esto incluye Desktop, Laptop.
5.2.5 Debe de poseer su propia herramienta de gestión de campus virtual sin la necesidad de administración de un Software y Licencias xx xxxxxxx.
5.2.6 Debe permitir manejar convertidores de documentos para poder utilizar cualquier formato de documento a ser almacenado.
5.2.7 Permitir protocolo de sincronización entre el Software y Licencias y otros sistemas que utilizan mecanismo de Web Services.
5.2.8 Permitir ver la auditoría individual de toda la transaccionalidad de cada documento.
5.2.9 Registrar cada acceso al sistema con información del usuario, así como de la dirección IP desde la cual se conecta al sistema.
5.2.10 Reconocer todos los escáneres con capacidad xx XXXXX drivers sin importar la marca o modelo.
5.2.11 Permitir importar un documento existente en cualquier formato desde cualquier computador local o red, o a través del Internet.
5.2.12 Manejar formatos nativos de documentos tipo Adobe Acrobat PDF, Microsoft Word, Excel, Power Point, otros.
5.2.13 Permitir indexación automática y manual, además de la modificación de los índices.
5.2.14 Permitir crear sellos digitales y sellar documentos, además de realizar notas en los documentos sin afectar la integridad de los mismos.
5.2.15 Permitir enviar a una impresora local cualquier documento desde el sistema, si cumple con los requisitos de seguridad.
5.2.16 Permitir utilizar las impresoras fijas, locales y de red, para imprimir los documentos.
5.2.17 Disponer de herramientas para tener estadísticas y reportes de uso y comportamiento de los documentos.
5.2.18 Permitir la escalabilidad de operaciones locales, nacionales o globales.
5.2.19 Permitir el acceso y el manejo de los documentos con dispositivos móviles.
5.2.20 Permitir buscar documentos por una palabra clave o frase que esté en cualquier parte del documento.
5.2.21 Permitir la creación de reportes en Excel basados en los campos de índices de búsqueda seleccionados por el usuario.
5.2.22 Posibilidad de integrarse al nuevo Sistema de Gestión del Plan Odontológico del INABIMA.
5.2.23 Disponer de manuales en línea para el correcto uso de la aplicación.
5.2.24 Disponer de tutoriales en línea para el correcto uso de la aplicación.
5.2.25 Disponer de un sistema de notificaciones de errores o problemas que reporte directamente al usuario y al administrador del sistema.
5.2.26 Manual de Usuario.
5.2.27 Manual del Técnico del Sistema.
5.2.28 Características de profundidad, resolución, formato y compresión.
5.2.29 Base de datos SQL
5.2.30 La seguridad basada en roles.
5.2.31 La seguridad pueda ser integrada en Active Directory.
5.2.32 Garantía de 6 meses en problemas producto de la instalación e implementación.
VI. Requerimientos mínimos de la ejecución de los trabajos
Es responsabilidad del adjudicatario contar con todos los equipos, software, hardware, licenciamientos, insumos y recursos humanos necesarios para la correcta ejecución de los trabajos.
Integración de las bases de datos indexadas al nuevo Sistema de Gestión para el Plan Odontológico en ambiente Web.
Es responsabilidad del oferente adjudicado crear las interfaces para el intercambio de información para los demás sistemas de gestión del INABIMA.
VII. Control de Calidad.
El oferente deberá garantizar que mínimamente el proceso de digitalización cuente con un control de calidad que permita verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de calidad.
El mismo abarca procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y consistencia de los productos digitales. Si durante esta fase se determinara que la digitalización no ha sido correcta (por ejemplo, que el documento no es legible o no presenta la calidad mínima suficiente) se realizará una nueva captura del documento en el momento.
Se deberán escanear todos los documentos que contengan las carpetas y al finalizar cada proceso de captura de imagen, se verificará la calidad de las imágenes digitalizadas, evidenciando la correcta consistencia de datos y visibilidad de las imágenes.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son:
7.1 Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta así como los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.
7.2 Definir el alcance del control de calidad. El alcance debe incluir todas las imágenes.
7.3 Determinar si el control de calidad se va a realizar de forma manual (visual), de forma automática (Software y Licencias específico para ello, comprobaciones de páginas en blanco y páginas muy oscuras en base al tamaño del fichero, etc.) o de forma mixta (primer filtro de forma automática y un segundo filtro de forma visual).
7.4 Indicar las condiciones por las que se determina realizar una nueva digitalización del documento.
7.5 Realizar seguimiento de digitalización. Para realizar éste de forma exhaustiva deberán generarse informes de seguimiento de incidencias y estadísticas de digitalización.
7.6 Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamaño del fichero.
VIII. Capacitación y Transferencia de Conocimientos
La capacitación y transferencia de conocimientos estará formada por los siguientes elementos:
8.1 Capacitación técnica, el proveedor brindará un entrenamientos formal al personal técnico informático sobre todos los detalles y expondrá las especificaciones de los manuales técnicos del sistema de digitalización. La cantidad mínima de personal técnico es de 2 personas.
8.2 Capacitación al Usuario Final, el proveedor brindará capacitación a los usuarios del sistema, para ello el proveedor suministrará los manuales de “usuario final del sistema de digitalización”. La cantidad de Usuario Final es de 20 personas aproximadamente.
8.3 Acompañamiento a los usuarios en las pruebas de funcionalidad del Sistema de Digitalización.
8.4 Acompañamiento Post Implementación del Sistema de Digitalización.
8.5 Entrenamiento que abarque el Manual Técnico y Manual del Usuario del Sistema de Digitalización.
IX. Lugar de Realización de los trabajos.
Teniendo en cuenta el valor histórico de la documentación, como previsto en la Ley General de Archivo No. 481-08, y a efectos de evitar traslados y posibles deterioros, las tareas de digitalización se llevarán a cabo en un local del Centro de Servicios de Xxxxx Xxxxxxx, ubicado en Calle Xxxxxx xx Xxxxxx No. 110, Gazcue, Xxxxx Xxxxxxx, Distrito Nacional, xx xxxxxx x xxxxxxx en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
En caso de que el nuevo edificio del Plan Odontológico, que se está habilitando en la actualidad, la dirección sería Av. Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx n. 62 casi esq. Av. Xxxxxx Xxxxx, Plaza Aurora, Tercer Nivel, Xxxxx Xxxxxxx, Distrito Nacional.
El ofertante adjudicado podrá instalar dentro de dicha dependencia los equipos necesarios para la realización del trabajo.
X. Perfil Requerido
El Ofertante debe tener:
10.1 Mínimo 5 años de experiencia en el mercado dominicano desarrollando proyectos en el área de Digitalización e Indexación de documentación.
10.2 Mínimo 5 procesos de digitalización de un volumen de más de 300,000 páginas.
10.3 Conocimiento de la normativa legal vigente relacionada con los procesos de archivo y organización de información en la Administración Pública Dominicana – Ley General de Archivos No. 481-08, y su Reglamento de Aplicación, en particular el Artículo 43 del Reglamento.
El Coordinador debe de tener:
10.4 Estudio de Maestría, Post grado o certificaciones en áreas de Tecnología de la Información, Gestión de Proyectos o gestión documental y archivística
10.5 Licenciatura o Ingeniería en ciencias computacionales y gestión documental y archivística
10.6 Cumplimiento mínimo de tres (3) años de experiencia comprobada en la Gestión de Proyectos Digitalización, Indexación, Gestión Documental y Archivística de un volumen de más de 300,000 páginas.
El equipo de trabajo debe tener:
10.7 Estudio de Maestría, post grado o certificaciones en áreas de Tecnología de la Información, Gestión de Base Datos o Gestión Documental y Archivística.
10.8 Licenciatura, Ingeniería o técnicos en Ciencias Computacionales o Certificaciones en áreas de Tecnología de la Información, Gestión de Base Datos o Gestión Documental y Archivística.
10.9 Al menos 3 años en proyectos de digitalización e indexación de archivos.
XI. Productos Esperados.
11.1 Digitalización de los siguientes tipos de documentos: Afiliaciones, expedientes clínicos, fichas de trabajo especiales, reclamaciones, notas de crédito, retiros y administrativos varios sujeto a los controles de calidad establecidos en los TDR y en el contrato
11.2 Software y Licencias.
11.3 Informe mensual del cumplimiento de sus actividades en base al cronograma de trabajo
11.4 Informe final, documentación de los procesos y transferencia de conocimientos.
XII. Sub-Contrataciones.
El adjudicatario se compromete a no transferir la ejecución de este proyecto mediante subcontratación u otros medios con terceras partes.
XIII. Confidencialidad.
La empresa que resulte adjudicataria quedará expresamente obligada a ejecutar el contrato bajo estricta confidencialidad y reserva sobre los documentos y contenidos a los tenga acceso para el desarrollo de los trabajos. Deberá garantizar la estricta confidencialidad sobre la información suministrada, y no divulgar ni utilizar en beneficio propio ni de terceros la información.
En tal sentido, la empresa adjudicataria deberá firmar un acuerdo de confidencialidad, el cual será provisto por el INABIMA, previo al inicio del proyecto y que será una condición esencial con respecto a la relación entre la firma consultora y el INABIMA.
XIV. Garantía de Post – Implementación
Comprende la garantía, soporte y actualización del Sistema de Digitalización implementado por un período mínimo de un (1) año, y a partir de la puesta en producción.
XV. Requerimientos adicionales a la propuesta técnica
El oferente deberá incluir en su oferta técnica mínimamente lo siguiente:
15.1 Especificaciones técnicas del software.
15.2 Especificar el espacio mínimo requerido de almacenamiento en disco para la digitalización de 1, 000,000 de páginas.
15.3 Indicar el tipo de licenciamiento.
15.4 Indicar el soporte o servicio Post Digitalización: deberá indicar la modalidad, disponibilidad de horarios y los costos de estos servicios de soporte del Sistema de Digitalización. Además, compromiso de mantenimiento, soporte técnico y acuerdos a nivel de servicio, incluyendo la documentación que asegure la continuidad de dicho servicio.
15.5 Deberá presentar evidencia escrita de por lo menos 3 empresas u organizaciones que den referencia de los servicios. El documento deberá incluir: nombre de la entidad contratante, nombre del proyecto, descripción del proyecto, fecha, monto del proyecto.
XVI. Requerimientos de la propuesta económica
16.1 Indicar el costo por el tipo de licenciamiento.
16.2 Costo de mantenimiento anual.
16.3 Costo de actualización anual.
Anexo 2
FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS POR LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS7
(La presentación de este formulario se realizará únicamente en papel de cartas de la empresa proveedora de servicios, en el que figurará el encabezamiento oficial de la misma8)
7 Este apartado será la guía del Proveedor de Servicios en la preparación de su Propuesta.
8 El papel de cartas oficial con el encabezamiento de la empresa deberá facilitar información detallada –dirección, correo electrónico, números de teléfono y fax– a efectos de verificación.
[Insértese: lugar, fecha]
A: [Insértese: nombre y dirección del/de la coordinador/a del PNUD]
Estimado señor/Estimada señora:
Los abajo firmantes tenemos el placer de dirigirnos a ustedes para ofrecer al PNUD los siguientes servicios, de conformidad con los requisitos que se establecen en la Solicitud de Propuesta de fecha [especifíquese] y todos sus anexos, así como en las disposiciones de los Términos y Condiciones Generales de Contratación del PNUD. A saber:
A. Calificaciones del Proveedor de Servicios
El Proveedor de Servicios deberá describir y explicar cómo y por qué se considera la entidad que mejor puede cumplir con los requisitos de PNUD, indicando para ello lo siguiente:
a) Perfil: descripción de la naturaleza del negocio, ámbito de experiencia, licencias, certificaciones, acreditaciones, etc.;
b) Licencias de negocios: documentos de registro, certificación de pago de Impuestos, etc.;
c) Informe financiero auditado más reciente: cuenta de resultados y balance general que indique su estabilidad, liquidez y solvencia financieras, su reputación en el mercado, etc.;
d) Antecedentes: lista de clientes de servicios similares a los requeridos por el PNUD, con indicación del alcance, la duración y el valor del contrato, y referencias de contacto;
e) Certificados y acreditación: entre otros los certificados de calidad, registros de patentes, certificados de sostenibilidad ambiental, etc.;
f) Declaración por escrito de que la empresa no está incluida en la Lista Consolidada 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, o en la lista de la División de Adquisiciones de las Naciones Unidas o en cualquier otra lista de proveedores inelegibles de las Naciones Unidas.
B. Propuesta metodológica para la realización de los servicios
El Proveedor de Servicios debe describir cómo tiene previsto abordar y cumplir las exigencias de la SdP, y para ello proporcionará una descripción detallada de las características esenciales de funcionamiento, las condiciones de los informes y los mecanismos de garantía de calidad que tiene previstos, al tiempo que demuestra que la metodología propuesta será la apropiada teniendo en cuenta las condiciones locales y el contexto de los trabajos.
C. Calificación del personal clave
Cuando así lo establezca la SdP, el Proveedor de Servicios facilitará:
a) los nombres y calificación del personal clave que participe en la provisión de los servicios, indicando el rango de cada uno (jefe de equipo, personal subalterno, etc.);
b) en los casos en que lo establezca la SdP, facilitará los currículos que den fe de las calificaciones indicadas; y
c) la confirmación por escrito de cada uno de los miembros del personal manifestando su disponibilidad durante toda la extensión temporal del Contrato.
D. Desglose de costos por entregable*
Entregables [indíquense en los términos utilizados en la SdP] | Porcentaje del precio total | Precio (Suma global, todo incluido) | |
1 | Entregable 1 | ||
2 | Entregable 2 | ||
3 | …. | ||
Total | 100% |
*Este desglose constituirá la base de los tramos de pago
E. Desglose de costos por componente [se trata aquí de un simple ejemplo]:
Descripción de actividad | Remuneración por unidad de tiempo | Periodo total de compromiso | Número de personas | Tasa total |
I. Servicios de personal | ||||
1. Servicios en la Sede | ||||
a. Personal técnico 1 | ||||
b. Personal técnico 2 | ||||
2. Servicios en las oficinas de campo | ||||
a. Personal técnico 1 | ||||
b. Personal técnico 2 | ||||
3. Servicios en otros países | ||||
a. Personal técnico 1 | ||||
b. Personal técnico 2 | ||||
II. Gastos de bolsillo | ||||
1. Viajes | ||||
2. Viáticos | ||||
3. Comunicaciones | ||||
4. Reproducción de documentos | ||||
5. Alquiler de equipo | ||||
6. Otros | ||||
III. Otros costos conexos |
[Nombre y firma de la persona autorizada por el Proveedor de Servicios]
[Cargo]
[Fecha]
Anexo 3
Términos y Condiciones Generales de los Servicios
1.0 CONDICIÓN JURÍDICA
Se considerará que el Contratista tiene la condición jurídica de contratista independiente con respecto al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Ni el personal del Contratista ni los subcontratistas que éste utilice se considerarán bajo ningún concepto empleados o agentes del PNUD ni de las Naciones Unidas.
2.0 ORIGEN DE LAS INSTRUCCIONES
El Contratista no solicitará ni aceptará instrucciones de ninguna autoridad externa al PNUD en relación con la prestación de sus servicios con arreglo a las disposiciones del presente Contrato. El Contratista evitará cualquier acción que pudiera afectar de manera adversa al PNUD o a las Naciones Unidas, y prestará sus servicios velando en todo momento por salvaguardar los intereses del PNUD.
3.0 RESPONSABILIDAD DEEL CONTRATISTA EN RELACIÓN CON SUS EMPLEADOS
El Contratista será responsable de la competencia profesional y técnica de sus empleados, y seleccionará para los trabajos especificados en el presente Contrato a personas fiables que trabajen de modo eficaz en la ejecución de los mismos, que respeten las costumbres locales y que hagan gala de un comportamiento sujeto a elevadas normas éticas y xxxxxxx.
4.0 CESIÓN
El Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni sus derechos, títulos u obligaciones en virtud del mismo, a menos que cuente con el consentimiento escrito previo del PNUD.
5.0 SUBCONTRATACIÓN
Cuando se requieran servicios de subcontratistas, el Contratista deberá obtener la aprobación y la autorización escritas previas del PNUD para todos los subcontratistas. La aprobación de un subcontratista por parte del PNUD no eximirá al Contratista de ninguna de sus obligaciones en virtud del presente Contrato. Las condiciones de todo subcontrato estarán subordinadas al presente Contrato y deberán ajustarse a las disposiciones del mismo.
6.0 LOS FUNCIONARIOS NO SE BENEFICIARÁN
El Contratista garantizará que ningún funcionario del PNUD o de las Naciones Unidas haya recibido o vaya a recibir beneficio alguno, directo o indirecto, como resultado del presente Contrato o de su adjudicación. El Contratista tendrá presente que la violación de esta disposición constituye un incumplimiento de una cláusula esencial del presente Contrato.
7.0 INDEMNIZACIÓN
El Contratista indemnizará, guardará, defenderá y mantendrá indemne, a su xxxxx, al PNUD, sus funcionarios, agentes y empleados contra todo tipo de juicio, reclamo, demanda o responsabilidad de cualquier naturaleza o especie, incluidos los costos y gastos conexos, que derivara de actos u omisiones del Contratista o de sus empleados, funcionarios, agentes o subcontratistas en la ejecución del presente Contrato. Esta cláusula será aplicable también, entre otros, a cualquier reclamo o responsabilidad relacionada con las indemnizaciones por accidente de trabajo de los empleados del Contratista, así como con las responsabilidades por sus productos y por el uso de inventos o mecanismos patentados, material protegido por derechos de autor u otros derechos intelectuales que pudieren presentar el Contratista, sus empleados, funcionarios, agentes, personal a cargo o subcontratistas. Las obligaciones que se establecen en el presente Artículo no caducarán al término del presente Contrato.
8.0 SEGUROS DE RESPONSABILIDAD CIVIL ANTE TERCEROS
8.1 El Contratista proporcionará y luego mantendrá seguros a todo riesgo relativos a su propiedad y a todo equipo utilizado en la ejecución del presente Contrato.
8.2 El Contratista proporcionará y luego mantendrá los seguros necesarios para cubrir las indemnizaciones, o su equivalente, debidas a accidentes de trabajo de su personal, que permitan cubrir cualquier reclamo debido a accidentes o fallecimientos relacionados con el presente Contrato.
8.3 El Contratista también proporcionará y mantendrá seguros de responsabilidad civil por un monto adecuado, a fin de cubrir las reclamos de terceros por muerte o lesiones corporales, o por pérdida de propiedad o daños a ésta, que surjan de la prestación de los servicios incluidos en este Contrato, o en relación con éstos, o por el funcionamiento de cualquier vehículo, embarcación, aeronave u otro equipo alquilado por el Contratista o propiedad de éste, o sus agentes, funcionarios, empleados o subcontratistas, que realicen trabajos o presten servicios relacionados con este Contrato.
8.4 Con excepción del seguro de compensación de los trabajadores, las pólizas de seguro contempladas en este Artículo deberán:
8.4.1 Designar al PNUD como asegurado adicional;
8.4.2 Incluir una cláusula en la que la Compañía de Seguros renuncie a subrogarse en los derechos del Contratista en contra o respecto del PNUD;
8.4.3 Incluir una disposición por la cual el PNUD reciba de los aseguradores con treinta (30) días de anticipación el aviso por escrito de una cancelación o un cambio de cobertura.
8.5 A petición del PNUD, el Contratista proporcionará pruebas satisfactorias de la existencia de la póliza de seguro que exige el presente Artículo.
9.0 GRAVÁMENES/DERECHOS PRENDARIOSA
El Contratista no provocará ni permitirá la inclusión, por parte de nadie, de ningún derecho prendario, embargo, derecho de garantía u otro gravamen ante una instancia pública o ante el PNUD, debido a sumas adeudadas, vencidas o futuras, por trabajos realizados o materiales suministrados con arreglo al presente Contrato, o por cualquier otra demanda o reclamo contra el Contratista.
10.0 TITULARIDAD DEL EQUIPO
La propiedad de cualquier equipo y suministro que pudiera proporcionar el PNUD corresponderá al PNUD, y dicho equipo será devuelto a éste a la conclusión de este Contrato o cuando el mismo ya no sea necesario para el Contratista. El equipo deberá devolverse al PNUD en las mismas condiciones en que fue entregado al Contratista, sin perjuicio de un deterioro normal debido al uso. El Contratista será responsable ante el PNUD por el equipo dañado o deteriorado más allá de un desgaste normal.
11.0 DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL, PATENTES Y OTROS DERECHOS DE PROPIEDAD
11.1 A menos que se disponga expresamente de otro modo y por escrito en el Contrato, el PNUD será el titular de todos los derechos de propiedad intelectual y demás derechos de propiedad, incluyendo, con carácter no exhaustivo, patentes, derechos de propiedad intelectual y marcas comerciales relacionadas con productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos o documentos, y de todo otro material que el Contratista haya desarrollado para el PNUD durante el periodo de vigencia del presente Contrato y que esté directamente relacionado o haya sido directamente producido o preparado durante la duración del presente Contrato y en relación con el cumplimiento del mismo. Asimismo, el Contratista reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales corresponden a trabajos llevados a cabo en virtud del Contrato suscrito con el PNUD.
11.2 En la medida en que dicha propiedad intelectual, u otro derechos de propiedad, consista en cualquier clase de propiedad intelectual o derecho de propiedad del Contratista: (i) que exista con anterioridad al desempeño por el Contratista de sus obligaciones con arreglo al presente Contrato, o (ii) que el Contratista pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente contrato el PNUD no reclamará ni deberá reclamar ningún derecho de propiedad sobre la misma, y el Contratista concederá al PNUD una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para los fines y requisitos del presente Contrato.
11.3 A petición del PNUD, el Contratista tomará todas las medidas necesarias, ejecutará todos los documentos necesarios y, en general, contribuirá a salvaguardar dichos derechos de propiedad y transferirlos al PNUD de acuerdo con los requisitos de la legislación aplicable y del Contrato.
11.4 Con arreglo a las disposiciones que anteceden, todo mapa, dibujo, fotografía, mosaico, plano, informe, cálculo, recomendación o documento, y toda información compilada o recibida por el Contratista en virtud de este Contrato, será propiedad del PNUD y deberá encontrarse a disposición del PNUD para su uso o inspección en momentos y lugares razonables; asimismo, deberá ser considerado como confidencial y será entregado únicamente a funcionarios autorizados del PNUD a la conclusión de los trabajos previstos en el presente Contrato.
12.0 UTILIZACIÓN DEL NOMBRE, EMBLEMA O SELLO OFICIAL DEL PNUD O DE LAS NACIONES UNIDAS
El Contratista no hará publicidad o divulgará de ninguna manera su calidad de contratista del PNUD, ni utilizará de modo alguno el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o de las Naciones Unidas, abreviatura del nombre del PNUD o de las Naciones Unidas, con fines vinculados a su actividad comercial o de otro tipo.
13.0 NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
La información y los datos propiedad de cualquiera de las Partes que durante el cumplimiento del presente Contrato fuera compartida o revelada por una parte (el “Divulgador”) a la otra(el “Receptor”) sea considerada como (“Información Confidencial”), deberá ser tratada con la diligencia y confidencialidad pertiente, y serán manejada de la siguiente manera:
13.1 El Receptor de la información deberá:
13.1.1 utilizar la misma discreción y el mismo cuidado para evitar la revelación, publicación o divulgación de la información que le facilite el Divulgador que tendría con una información similar de su propiedad que no deseara revelar, publicar o divulgar; y,
13.1.2 utilizar la información del Divulgador únicamente con los fines para los que le fue revelada.
13.2 Siempre y cuando el Receptor tuvieran acuerdo por escrito con las personas o entidades que se indican a continuación, que obligara a éstas a mantener el carácter confidencial de la información con arreglo al presente Contrato y al presente Artículo 13, el Receptor podría revelar la información a:
13.2.1 cualquier otra parte que le autorice el Divulgador, mediante consentimiento previo por escrito; y
13.2.2 los empleados, funcionarios, representantes y agentes del Receptor que tengan necesidad de conocer dicha Información para cumplir con las obligaciones del Contrato, y los empleados, funcionarios, representantes y agentes de cualquier entidad jurídica que el Receptor controle o que se encuentre bajo control compartido, y que tenga necesidad de conocer dicha Información para cumplir con las obligaciones del Contrato, teniendo en cuenta que a tal efecto se entiende por entidad jurídica controlada:
13.2.2.1 una entidad corporativa en la cual la Parte sea titular o controlede forma directa o indirecta, más del cincuenta por ciento (50%) de las acciones o participaciones con derecho a voto; o bien
13.2.2.2 cualquier entidad sobre la cual la Parte posea un control de gestión efectivo; o bien
13.2.2.3 el PNUD, o un fondo afiliado a éste, como FNUDC, UNIFEM o VNU.
13.3 El Contratista podrá revelar Información en la medida que exija la ley, siempre y cuando –sujeto a los Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, sin excepción alguna– el Contratista notifique al PNUD con suficiente antelación toda solicitud para la divulgación de la información, a fin de conceder al PNUD un tiempo razonable para tomar medidas de protección o cualquier otra medida adecuada previa.
13.4 El PNUD podrá revelar información en la medida en que se le solicite con arreglo a la Carta de las Naciones Unidas, las Resoluciones o Reglamentos de la Asamblea General o las normas promulgadas por el Secretario General.
13.5 El Receptor no estará impedido de revelar información obtenida por el Receptor de un tercero sin restricciones; o bien revelada por el Divulgador a un tercero sin obligación de confidencialidad; o bien que el Receptor conozca de antemano; o que haya sido desarrollada por el Receptor de manera completamente independiente a cualquier Información que le haya sido revelada.
13.6 Estas obligaciones y restricciones de confidencialidad mencionadas seguirán vigentes durante toda la vigencia del Contrato, incluyendo cualquier extensión del mismo; y, a menos que se disponga de otro modo , seguirán vigentes una vez rescindido el Contrato.
14.0 FUERZA MAYOR Y OTRAS MODIFICACIONES DE LAS CONDICIONES
14.1 Cuando se produzca cualquier caso de fuerza mayor y tan pronto como sea posible, el Contratista comunicará por escrito el hecho al PNUD junto con todos los detalles pertinentes, así como
cualquier cambio que tuviera lugar si el Contratista no pudiera, por este motivo, cumplir todas o parte de sus obligaciones, ni cumplir sus responsabilidades con arreglo al presente Contrato. El Contratista también notificará al PNUD cualquier otra modificación en las condiciones, o la aparición de cualquier acontecimiento que interfiera o amenace interferir la ejecución del presente Contrato. Al recibir la notificación que establece esta cláusula, el PNUD tomará las medidas que a su criterio considere convenientes o necesarias en las circunstancias dadas, incluyendo la autorización a favor del Contratista de una extensión razonable de los plazos, para que éste pueda cumplir sus obligaciones según establece el presente Contrato.
14.2 En caso de que el Contratista no pudiera cumplir total o parcialemente las obligaciones contraídas bajo el presente Contrato, en razón del caso de fuerza mayor, el PNUD tendrá derecho a suspender o rescindir el presente Contrato en los mismos términos y condiciones previstos en el Artículo 15
–“Rescisión”–, con la salvedad de que el período de preaviso será de siete (7) días en lugar de treinta (30) días.
14.3 Por fuerza mayor, en el sentido de este Artículo, se entienden los actos fortuitos, actos xx xxxxxx (declarada o no), invasiones, revoluciones, insurrecciones u otros actos de naturaleza o fuerza similar.
14.4 El Contratista reconoce y acuerda que, en relación con las obligaciones derivadas del presente Contrato que el Contratista deba desempeñar en o para cualquier ámbito en el cual el PNUD esté implicado, o preparado para implicarse, o a punto de retirarse de cualquier operación xx xxx, humanitaria o similar, las demoras o el incumplimiento de dichas obligaciones que surjan o que se relacionen con las condiciones extremas de dichos ámbitos o cualquier acontecimiento de disturbios civiles que ocurra en dichas áreas no se considerarán en sí y por sí casos de fuerza mayor en virtud del presente Contrato
15.0 RESCISIÓN
15.1 Cualquiera de las partes podrá rescindir el presente Contrato total o parcialmente por causa justificada, notificándolo a la otra Parte por escrito con un preaviso de treinta (30) días. La iniciación de un procedimiento arbitral con arreglo al artículo 16.2 infra (“Arbitraje”), no se considerará como rescisión del presente Contrato.
15.2 El PNUD se reserva el derecho de rescindir sin causa justificada el presente Contrato en cualquier momento, notificándolo por escrito al Contratista con quince (15) días de anticipación, en cuyo caso el PNUD reembolsará al Contratista todos los gastos razonables en los que éste hubiera incurrido con anterioridad a la recepción de la notificación de rescisión.
15.3 En caso de rescisión por parte del PNUD con arreglo al presente Artículo, no habrá pago alguno adeudado por el PNUD al Contratista, a excepción del que corresponda por los trabajos y servicios prestados satisfactoriamente, con arreglo a las cláusulas explícitas del presente Contrato.
15.4 En caso de que el Contratista fuera declarado en quiebra, en concurso de acreedoresl o fuera declarado insolvente, o bien si el Contratista cediera sus derechos a sus acreedores, o si se nombrara a un administrador judicial debido a la insolvencia del Contratista, el PNUD podría, sin perjuicio de otros derechos o recursos que pudiera ejercer, rescindir el presente Contrato en el acto. El Contratista informará inmediatamente al PNUD en caso de que se presente alguna de las situaciones arriba mencionadas.
16.0 RESOLUCION DE DISPUTAS
16.1 Resolución amigable: Las Partes realizarán todos los esfuerzos posibles para resolver de forma amigable cualquier disputa, controversia o reclamo, incumplimiento, rescisión o invalidez que
surgiese en relación con el presente Contrato . En caso de que las partes desearan buscar una solución amigable mediante un proceso de conciliación, éste tendrá lugar con arreglo a las Reglas de Conciliación de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) vigentes en ese momento, o con arreglo a cualquier otro procedimiento que puedan acordar las Partes.
16.2 Arbitraje: A menos que cualquier disputa, controversia o reclamo que pudiera surgir entre las Partes en relación con este Contrato, o con su incumplimiento, rescisión o invalidación, se resolviera amigablemente de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 16.1 supra dentro de los sesenta (60) días a partir de la recepción por una de las Partes de la solicitud de la otra Parte de una resolución amigable, dicha disputa, controversia o reclamo podrá ser sometida por cualquiera de las Partes a un proceso de arbitraje según el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI vigente en ese momento. Las decisiones del tribunal arbitral estarán basadas en los principios generales del Derecho Comercial Internacional. En todas las cuestiones relacionadas con la obtención de pruebas, el tribunal arbitral deberá guiarse por el Reglamento Suplementario que Gobierna la Presentación y Recepción de la Evidencia en Arbitraje Comercial Internacional de la Asociación Internacional de Abogados, en su edición del 28 xx xxxx de 1983. El tribunal arbitral tendrá la capacidad de ordenar la restitución o la destrucción de bienes u otras propiedades, tangibles o intangibles, o de cualquier información confidencial brindada en virtud del presente Contrato, u ordenar la rescisión del Contrato, u ordenar que se tome cualquier otra medida preventiva con respecto a los bienes, servicios o cualquier otra propiedad, tangible o intangible, o de cualquier información confidencial brindada en virtud del presente Contrato, en forma adecuada, y de conformidad con la autoridad del tribunal arbitral según lo dispuesto en el Artículo 26 (“Medidas cautelares”) y el Artículo 32 (“Renuncia al derecho a objetar”) del Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI. El tribunal arbitral no tendrá autoridad para imponer sanciones punitivas. Asimismo, a menos que se exprese de otro modo en el Contrato, el tribunal arbitral no tendrá autoridad alguna para adjudicar intereses que excedan del tipo de interés interbancario de Londres (LIBOR) vigente en ese momento, y cualquier interés aplicable deberá ser siempre interés simple. Las Partes estarán vinculadas por el fallo del tribunal arbitral resultante del citado proceso de arbitraje, a modo de resolución final de toda controversia, reclamo o disputa.
17.0 PRIVILEGIOS E INMUNIDADES
Nada de lo estipulado en el presente Contrato o que se relacione con el mismo se considerará como renuncia, expresa o implícita, a los Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios.
18.0 EXENCIÓN IMPOSITIVA
18.1 El Artículo 7 de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas dispone, entre otras cosas, que las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios, quedarán exentos del pago de todo tipo de impuestos directos, salvo las tasas por servicios públicos; además se exime a las Naciones Unidas de pagar los derechos aduaneros e impuestos similares en relación con los artículos importados o exportados de uso oficial. Si alguna autoridad gubernamental se negase a reconocer la exención impositiva de las Naciones Unidas en relación con dichos impuestos, derechos o gravámenes, el Contratista consultará de inmediato al PNUD a fin de determinar un procedimiento que resulte aceptable para ambas partes.
18.2 De igual modo, el Contratista autoriza al PNUD a deducir de la facturación del Contratista cualquier monto en concepto de dichos impuestos, derechos o gravámenes, salvo que el Contratista haya consultado al PNUD antes de abonarlos y que el PNUD, en cada caso, haya autorizado específicamente al Contratista el pago de los impuestos, derechos o gravámenes en cuestión. En este caso, el Contratista le entregará al PNUD los comprobantes escritos por el pago de dichos
impuestos, derechos o gravámenes que haya realizado y que hayan sido debidamente autorizados.
19.0 TRABAJO INFANTIL
19.1 El Contratista declara y garantiza que ni él mismo ni ninguno de sus contratistas se encuentra involucrado en prácticas que violen los derechos establecidos en la Convención sobre los Derechos del Niño, en particular el Artículo 32 de la misma que, entre otras cosas, requiere que se proteja a los menores de la realización del desempeño de trabajos peligrosos que entorpezcan su educación o sean nocivos para su salud o para su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social.
19.2 Cualquier violación de esta declaración y estas garantías autorizará al PNUD a rescindir el presente Contrato de inmediato, mediante la debida notificación al Contratista y sin cargo alguno para el PNUD.
20.0 MINAS
20.1 El Contratista declara y garantiza que ni él mismo ni ninguno de sus suministradores se encuentran activa y directamente comprometido en actividades de patentes, desarrollo, ensamblado, producción, comercialización o fabricación de minas, o en actividades conexas relacionadas con los componentes utilizados en la fabricación de minas. El término “minas” se refiere a aquellos dispositivos definidos en el Artículo 2, Párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II anexo a la Convención de 1980 sobre Armas Convencionales Excesivamente Nocivas o de Efectos Indiscriminados.
20.2 Cualquier violación de esta declaración o garantías autorizará al PNUD a rescindir el presente Contrato en forma inmediata, mediante la debida notificación al Contratista, sin que esto implique responsabilidad alguna por los gastos de rescisión o cualquier otra responsabilidad por parte del PNUD.
21.0 CUMPLIMIENTO DE LA LEY
El Contratista cumplirá con todas las leyes, ordenanzas, normas y reglamentaciones que guarden relación con sus obligaciones, con arreglo al presente Contrato.
22.0 EXPLOTACIÓN SEXUAL
22.1 El Contratista deberá tomar todas las medidas necesarias para impedir la explotación o abuso sexual de cualquier persona por parte del Contratante o de cualquiera de sus empleados, o por cualquier otra persona que pueda ser contratada por el Contratista para prestar cualquier servicio en virtud del Contrato. Con este fin, todo intercambio sexual con cualquier persona menor de dieciocho años, con independencia de cualesquiera leyes relativas al consentimiento, constituirá un caso de explotación y abuso sexual de dicha persona. Además, el Contratista se abstendrá, y tomará todas las medidas adecuadas para que también lo hagan sus empleados u otras personas contratadas por él, de todo intercambio de dinero, bienes, servicios, ofertas de empleo u otros artículos de valor por favores sexuales o actividades que constituyan una explotación o degradación de cualquier persona. El Contratista reconoce y acuerda que estas disposiciones del presente Contrato constituyen una condición esencial del mismo, y que cualquier incumplimiento de esta representación y garantía autoriza al PNUD a rescindir el Contrato de inmediato mediante notificación al Contratista, sin obligación alguna relativa a gastos de rescisión o a compensación de ningún otro tipo.
22.2 El PNUD no aplicará la norma que antecede relativa a la edad en ningún caso en que el personal del Contratista o cualquier otra persona contratada por éste para prestar cualquier servicio en virtud del presente Contrato esté casado/a con la persona menor de dieciocho años con quien haya mantenido dicho intercambio sexual y cuyo matrimonio sea reconocido como válido ante la xxx xxx xxxx de ciudadanía de las personas involucradas contratadas por el Contratista.
23.0 FACULTAD PARA INTRODUCIR MODIFICACIONES
Con arreglo al Reglamento Financiero del PNUD, únicamente el Funcionario Autorizado del PNUD posee la autoridad para acceder en nombre del PNUD a cualquier modificación o cambio del presente Contrato, a renunciar a cualquiera de sus disposiciones o a cualquier relación contractual adicional de cualquier tipo con el Contratista. Del mismo modo, ninguna modificación o cambio introducidos en el presente Contrato tendrá validez y será aplicable frente al PNUD, a menos que se incluya en una enmienda al presente Contrato debidamente firmada por el Funcionario Autorizado del PNUD y por el Contratista.