PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ADJUDICACIÓN DEL ACUERDO MARCO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES 2011.
1.-OBJETO
El contrato tiene por objeto la prestación de servicios de asistencia, gestión, mediación y organización de viajes , con la siguiente tipología:
A. Viajes de marcado carácter institucional.
B. Viajes de personal electo del Ayuntamiento con motivo del desempeño de sus cargos.
C. Viajes de personal directivo y empleados públicos al servicio del Ayuntamiento a consecuencia de su desempeño profesional.
D. Viajes de personas a cargo de las áreas municipales con motivo del desarrollo de actividades o invitadas por el Ayuntamiento en función del tipo de evento de que se trate y sus objetivos.
No obstante, el Ayuntamiento se reserva el derecho a contratar libremente sin intermediación de la adjudicataria aquéllas prestaciones que considere especiales o singulares.
Además, el Ayuntamiento podrá contratar directamente los servicios sin intermediación de la empresa adjudicataria, cuando ésta no tenga acceso o no pueda emitir títulos de transportes, bonos de alojamiento o demás elementos con tarifas más ventajosas a las obtenidas por el Ayuntamiento.
2.-ALCANCE Y OBLIGACIONES DEL CONTRATO
La contratación está dirigida a empresas licitadoras debidamente acreditadas con capacidad de interlocución a nivel nacional e internacional, ya sea con medios propios o por su relación privilegiada con los principales grupos hoteleros, mayoristas y otras agencias, al objeto de poder disfrutar de las mejores coberturas y soluciones en el caso de que se produzcan incidentes.
Las relaciones y servicio con la empresa adjudicataria podrán ser bilingües euskera-castellano según lo requiera el Ayuntamiento.
La empresa adjudicataria designara un “Gestor de cuenta” a una persona de mayor nivel de su organización para las relaciones con el Ayuntamiento y resolución de las incidencias que pudieran surgir en el funcionamiento de los servicios.
2.1.-DESPLAZAMIENTOS
A. Proporcionar billetaje aéreo, marítimo o terrestre, tanto a destinos estatales como internacionales, aplicando siempre la mejor tarifa siguiendo los criterios indicados por esta administración.
B. Asegurar que el desarrollo de los viajes se realice en condiciones satisfactorias, propiciando siempre las mejores conexiones, asistencia y traslados de modo que implique la menor perdida de tiempo en los mismos.
C. En los viajes de marcado carácter institucional, se podrá requerir, quedando la adjudicataria obligada a ello, la participación en el viaje de un”delegado o representante” dotado de “full crédito” por la misma, con funciones de asistencia o prestación de servicios no programados en el viaje.
D. El Ayuntamiento podrá requerir en viajes concretos la dotación de “full credit” a favor de alguna/s persona/s que participen en los mismos.
E. Estos gastos ser debidamente justificados mediante los documentos acreditativos correspondientes (facturas, tickets, …).
En el supuesto de viajes a países que requieran visado o cualquier otro documento extraordinario además de los habituales, la adjudicataria tramitará su obtención.
Así mismo cuando las autoridades sanitarias aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios, la adjudicataria informará puntualmente y por escrito de ello a los titulares de las reservas.
2.2. TÍTULOS DE TRANSPORTE
La empresa adjudicataria tramitará todos los billetes que el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX solicite, tanto para viajes nacionales como internacionales, en cualquier medio de transporte y de acuerdo a las siguientes reglas:
A. La agencia adjudicataria facilitará, vía correo electrónico y a la mayor brevedad al AYUNTAMIENTO XX XXXXXX posible (máximo 1 hora) desde que el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX hubiera solicitado información, al menos dos (2) alternativas o planes de viaje siendo siempre uno de ellos el más económico. Estas alternativas o planes de viaje, ajustadas a las instrucciones y características solicitadas por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX, deberán contener obligatoriamente la siguiente información:
• - Fechas y horarios de viaje.
• - Itinerarios más idóneos.
• - Línea aérea o compañías de transporte.
• - Disponibilidad de plazas.
• - Características o condiciones de la reserva (reembolsable, business o turista, flexibilidad para cambios de hora/día, condiciones anulación...).
• - Precio oficial.
• - Service Fee (Gastos de gestión).
• - Descuentos aplicados en base al contrato firmado con el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
• - Precio final a abonar por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX (impuestos y tasas incluidas).
•
B. El AYUNTAMIENTO XX XXXXXX considerará las alternativas remitidas como ofertas finales y no sujetas a modificaciones, ni económicas ni de condiciones, salvo por decisión posterior del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX y así comunicado a la adjudicataria.
En consecuencia, el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX una vez aceptada una de las alternativas y comunicada su decisión a la empresa adjudicataria para que ésta proceda a la reserva y a la emisión de los billetes, no vendrá obligado a abonar diferencia alguna si finalmente el precio del billete fuese superior al aceptado por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
C. En todos los casos en los que el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX por su cuenta pudiese obtener, en igualdad de condiciones, una tarifa más ventajosa que la ofrecida por la empresa adjudicataria, no existirá obligación de tramitar el billete con la mediación de la adjudicataria.
En estos casos, la agencia deberá remitir de forma inmediata, una vez recibida notificación al respecto por parte del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX, un fax o correo electrónico en que se haga constar dicha circunstancia aceptando que el
precio ofertado, en iguales condiciones por ella misma, es superior al obtenido por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
2.3. ESTANCIA Y ACOMODACION:
La agencia adjudicataria tramitará y confirmará las reservas de plazas hoteleras que solicite el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX, tanto nacionales como internacionales y en las categorías que desde el AYUNTAMIENTO se indique.
Los componentes de un mismo viaje deberán compartir preferentemente el mismo hotel. Según la naturaleza de los viajes el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX podrá autorizar la utilización de varios hoteles.
Las habitaciones serán dobles de uso individual o dobles.
El régimen de acomodación será con carácter general de alojamiento y desayuno.
El hotel estará situado en la/s ciudad/es sede de la visita y en la misma zona a visitar o próxima a la misma, de acuerdo a las siguientes reglas:
A. La agencia adjudicataria facilitará, vía correo electrónico, en el que quede constancia y a la mayor brevedad posible desde que el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX hubiera solicitado información, al menos tres (3) alternativas o alojamientos posibles, ajustadas a las instrucciones y características solicitadas por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX. Las alternativas deberán contener obligatoriamente la siguiente información:
• Nombre del hotel.
• Dirección / ubicación del hotel.
• Estrellas.
• Disponibilidad de plazas.
• Condiciones de la reserva (tipo de habitación, AD/MP/PC, horarios check in y check out...)
• Características o condiciones de la reserva (reembolsable, flexibilidad para cambios de hora/día o ampliación de número de días...).
• El Precio ofrecido.
• Descuento aplicado en base al contrato firmado con el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
• Precio final a abonar por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX (tasas e impuestos incluidos).
B. El AYUNTAMIENTO XX XXXXXX considerará las alternativas remitidas como ofertas finales y no sujetas a modificaciones, ni económicas ni de condiciones, salvo por decisión posterior del AYUNTAMIENTO y así comunicado a la adjudicataria.
En consecuencia, el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX una vez aceptada una de las alternativas y comunicada su decisión a la agencia adjudicataria para que ésta proceda a la reserva, no vendrá obligado a abonar diferencia alguna si finalmente el precio del alojamiento fuese superior al aceptado.
C. En todos los casos en los que el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX por su cuenta pudiese obtener, en igualdad de condiciones, una tarifa más ventajosa que la ofrecida por la agencia de viajes adjudicataria, no existirá obligación de tramitar la reserva del alojamiento por mediación de la adjudicataria.
En estos casos, la agencia deberá remitir de forma inmediata, una vez recibida notificación al respecto por parte del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX, un correo electrónico en que se haga constar dicha circunstancia aceptando que el precio
ofertado, en igualdad de condiciones, por ella misma es superior al obtenido por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
2.4. OTROS SERVICIOS
Asimismo, la agencia deberá prestar los siguientes servicios complementarios:
• Gestionar, si así se requiriese, las entradas, ticket u otras necesidades que asesorar y prestar información sobre la situación, características, costumbres, etc., de los lugares objeto de los viajes.
• Gestionar los alquileres de coches.
• Asesorar sobre las mejores opciones en términos de precio, ubicación y calidad.
• Informar de forma periódica de las diferentes promociones ofertas u oportunidades que ayuden al AYUNTAMIENTO XX XXXXXX a programar de la forma más económica sus viajes.
• Excepcionalmente algunos viajes podrán conllevar la organización de actos oficiales, recepciones y similares planificados con anterioridad o que surjan durante su transcurso. A este fin la adjudicataria deberá asumir la organización de dichos actos, incluidos ágapes, atenciones complementarias, servicio de azafatas/os, interpretes, realización de exposiciones, materiales audiovisuales necesarios etc., todo ello a la mejor relación calidad/precio y previa presentación de un presupuesto de costes, con el debido descuento, y contando con la aprobación del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
• Todas aquellas otras prestaciones que a juicio de la agencia resulten convenientes para proporcionar el servicio en las mejores condiciones económicas y de calidad.
3.-GESTION DE LOS SERVICIOS
3.1. LUGAR
La prestación del servicio de agencia de viajes se realizará en las dependencias de la empresa con oficina en Bilbao con los medios materiales y personales suficientes para llevar a cabo una eficiente prestación del servicio y deberá disponer de interlocutores a disposición del Ayuntamiento para cualquier servicio que le demande durante el horario de oficina continuado de 09.00h a 19.00h. (Lunes - Viernes).
Así mismo, contará con un número de teléfono y un correo electrónico (ejemplo: ayuntamiento.bilbao@viajes xxxxxx.xxx) exclusivo para el servicio personalizado al AYUNTAMIENTO XX XXXXXX.
3.2 PERSONAL
La adjudicataria pondrá a disposición del contrato el personal necesario con la calificación técnica adecuada, evitando introducir variaciones en su composición.
Facilitará una relación del mismo y procederá inmediatamente a petición del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX a su ampliación o sustitución, de forma que la ejecución del contrato quede siempre asegurada.
Las relaciones con la adjudicataria podrán ser bilingües euskera/castellano según requiera el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX
3.3 SERVICIO 24 HORAS
Fuera del horario establecido, la agencia de viajes deberá prestar un servicio de emergencia las 24 horas del día, los 365 días del año, con capacidad para realizar cambios, modificaciones o cancelaciones de los servicios encargados por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX a la agencia adjudicataria, y de resolver incidencias que se produjeran en las órdenes de viaje. Es por ello, que la agencia deberá facilitar, junto a los títulos de transporte y/o de alojamiento un número de teléfono al que llamar en casos de emergencia.
Por la utilización de este servicio la empresa adjudicataria no facturará coste económico alguno al Ayuntamiento mientras este vigente el contrato.
3.4 ENTREGA TITULOS
Los billetes y/o cualquier otra documentación necesaria para realizar el viaje, será entregada a la atención del peticionario del servicio (empleado del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX), a la mayor brevedad posible y con cargo a la empresa adjudicataria.
En todo caso, durante el horario ordinario de prestación del servicio, una vez transcurrida una hora desde la reserva y confirmación del servicio contratado, los billetes, bonos de hotel u otros justificantes de los servicios solicitados se remitirán al lugar y en el plazo que se solicite por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX de forma gratuita.
3.5 OFERTA DE LOS SERVICIOS MÁS ECONOMICA
La gestión de la prestación se realizará bajo el principio de proponer, en todos los casos, las opciones y alternativas que resulten más ventajosas para el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX y en particular, en lo económico.
3.6 MODIFICACIONES-ANULACIONES
La empresa adjudicataria tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación, respecto a las prestaciones inicialmente solicitadas por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX, se resuelva de la manera más satisfactoria para los intereses de propio AYUNTAMIENTO.
Así mismo, la agencia deberá informar al AYUNTAMIENTO, en el momento de la reserva, sobre los gastos o costes que se generarán en el supuesto de que se realicen cambios o anulaciones del servicio propuesto.
Los gastos suplementarios debidos a anulaciones o modificaciones que sean imputables a una negligencia de la agencia adjudicataria, serán a su cargo.
3.7.- SEGUROS
Los viajes contratados para el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX, por la empresa adjudicataria, tendrán la siguiente cobertura mínima y gratuita para el viajero:
o Seguro de accidentes: 750.000€ por fallecimiento o incapacidad permanente.
o Repatriación del viajero desde cualquier lugar del mundo cuando esté enfermo, sufra un accidente o fallezca.
o Seguro de equipajes: 1.200€
3.8.-PRIVACIDAD SOBRE LOS SERVICIOS CONTRATADOS
La información proporcionada por el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX a cerca de los usuarios finales de los servicios a contratar, será única y exclusivamente utilizada por la adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos.
4.- FACTURACIÓN
Por razones derivadas de la estructura presupuestaria de las entidades locales, se facturarán separadamente los servicios prestados a :
- personas electas
- personal al servicio de la entidad
- resto de personas
*Los descuentos ofertados por la empresa adjudicataria deberán -constar inexcusablemente en cada una de las facturas realizadas para el Ayuntamiento xx Xxxxxx, siendo este un precepto de obligado cumplimiento y no será admitida ninguna otra formulación.
4.1 DESCRIPCIÓN FACTURAS
La empresa adjudicataria, vendrá obligada a presentar un único diseño de factura que contenga, además de los datos fiscales de la empresa adjudicataria y del AYUNTAMIENTO XX XXXXXX (NIF, nombre completo y dirección), nº de factura y fecha de emisión de la misma.
A.-PARA TÍTULOS DE TRANSPORTE EXCLUSIVAMENTE
• Nombre y apellidos del usuario/s.
• Origen y destino (Xxx/Vuelta).
• Fecha / horario del desplazamiento.
• Tipo de tarifa y descripción.
• Importe del transporte.
• Service Fee o cargo de emisión.
• Descuento ofertado para el Ayuntamiento
• Impuestos correspondientes.
IMPORTE TOTAL.
B.-PARA LOS SERVICIOS DE ALOJAMIENTO EXCLUSIVAMENTE
• Nombre y apellidos del usuario/s.
• Localidad.
• Hotel / Grupo hotelero.
• Días / noches de estancia.
• Tipo de tarifa y descripción.
• Condiciones de la reserva (AD/MP/PC,...)
• Si los hubiera, otros servicios hoteleros y/o extras específicamente detallados y justificados.
• Importe del alojamiento.
• Descuento acordado en la oferta para el Ayuntamiento.
• Impuestos correspondientes.
IMPORTE TOTAL.
C.-PARA LOS SERVICIOS QUE CONTENGAN TRANSPORTE + ALOJAMIENTO (en una
única factura)
Transporte
• Nombre y apellidos del usuario.
• Origen y destino (Xxx/Vuelta).
• Fecha / horario del desplazamiento.
• Tipo de tarifa y descripción.
• Importe del transporte.
• Service Fee o cargo de emisión.
TOTAL transporte neto. Alojamiento
• Localidad.
• Hotel / Grupo hotelero.
• Días/noches de estancia.
• Tipo de tarifa y descripción.
• Condiciones de la reserva (AD/MP/PC,...)
• Si los hubiera, otros servicios hoteleros y/o extras específicamente detallados.
• Importe del alojamiento.
TOTAL alojamiento neto
**TOTAL Transporte + TOTAL Alojamiento – (descuento aplicar al Ayuntamiento)+ impuestos= TOTAL FACTURA
D- OTROS SERVICIOS.
Los servicios de catering-restauración, los medios de transporte y resto de servicios deberán facturarse conforme al presupuesto previo aceptado, debiéndose aplicar el descuento correspondiente, salvo en el caso de los gastos de “full credit”.
5.-INFORMES
La empresa adjudicataria sin coste alguno vendrá obligada a facilitar informes trimestralmente de los datos de facturación a efectos de control que sobre el seguimiento de dicha facturación quiera ejercer el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX con el siguiente detalle:
• Importe total de operaciones.
• Importe por producto (transporte, alojamiento y otros).
• Nº total de operaciones por producto y centro de coste.
• Cargos de emisión de billetes aéreos, ferrocarril, autobús...
• Gasto unitario por cada usuario del servicio
• Destinos: frecuencia
• Otros.
En cualquier caso, el AYUNTAMIENTO XX XXXXXX podrá solicitar informes e información, siempre que lo estime oportuno, sobre cualquier asunto relacionado con la prestación del servicio por parte de la empresa adjudicataria y ésta, estará obligada a facilitarlo sin coste alguno pudiendo solicitar cuantas variaciones y adaptaciones considere oportunos a los “informes” antes referidos.
6.-PLAZO DE EJECUCION
La duración del presente contrato será de dos años, a contar desde la formalización del mismo, pudiendo ser objeto de prórroga por un año con un máximo de dos.
ANEXO I PROPOSICION ECONOMICA
1.- Que su compromete a llevara a cabo el contrato citado con arreglo a los siguientes descuentos sobre los “Service Fee” o cargos de emisión (€) en los diferentes tipos de billetes
TIPO DE SERVICIO | SERVICE FEE - CARGOS DE EMISION |
Aéreo Nacional | |
Aéreo Europa y Mediterráneo | |
Aéreo Transcontinentales | |
Autobuses/ Tren / Ferry | |
Low-cost |
2.- Que se compromete a llevar a cabo el contrato citado aplicando un descuento en cada una de la factura emitida de % (numero y letra)
En Bilbao a XX XXXXXXXX XXXXXXX
Firma representante empresa y DNI
INDICE
PLIEGO DE PRESCRIPCONES TECNICAS PARA LA ADJUDICACION DEL CONTRTAO MARCO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES 2011.
1.- Objeto
2.-alcance y obligaciones del contrato
• 2.1.-Desplazamientos
• 2.2.-Títulos de transporte
• 2.3.-Estancias y acomodación
• 2.4.-Otros servicios.
3.-Gestión de los Servicios 3.1.-Lugar
3.2.-Personal
3.3.-Servicio 24 horas. 3.4.-Entrega de títulos.
3.5.-Oferta de los servicios más económicos. 3.6.-Modificación y anulaciones
3.7.-Seguros.
3.8.-Privacidad sobre los servicios contratados
4.-Facturación
4.1.-Descripción de las facturas
A-Títulos de los transportes exclusivamente B.-Servicios de alojamiento exclusivamente
C.-Servicios que contengan transporte más alojamiento D.-Otros servicios.
5.-Informes
6.-Plazo de ejecución