GUÍA PARA LA EJECUCIÓN

DE OPERACIONES DE PRÉSTAMOS

CONTENIDO

1. Introducción, p. 2

2. Ciclo de Proyectos para Operaciones de Préstamos, p. 4

3. Anexos, x. 0

Xxxxx 0:

Condiciones previas al primer Desembolso de acuerdo a las “Normas Generales de los Contratos xx Xxxxxxxx”, x. 0

Xxxxx 0:

Condiciones previas al primer Desembolso de acuerdo a las “Estipulaciones Especiales de los Contratos xx Xxxxxxxx”, x. 0

Xxxxx 0:

Guía para Desembolsos/Modalidad de Pago: Fondo Operacional, x. 00

Xxxxx 0:

Guía para Desembolsos/Modalidad de Pago: Pagos Directos, x. 00

Xxxxx 0:

Modalidades de Desembolsos, x. 00

Xxxxx 0:

Requisitos para todo Desembolsos, x. 00

Xxxxx 0:

Guía para Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con recursos de FONPLATA, x. 00

Xxxxx 0:

Guía para elaborar Términos de Referencia para la contratación de Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en ejecución financiados con recursos de FONPLATA, x. 00

Xxxxx 0:

Principales Condiciones Contractuales a Cumplir durante la Ejecución del Proyecto, x. 00

Xxxxx 00:

Contenido Mínimo de Ayuda Memoria, p. 37

1. INTRODUCCIÓN

Los Gobiernos de las Repúblicas de Argentina, Bolivia, Brasil, Paraguay y Uruguay representados en las primeras reuniones de Cancilleres de los Países de la Xxxxxx xxx Xxxxx, entre los años 1967 a 1974, convencidos de la necesidad de aunar esfuerzos para el logro de los objetivos de desarrollo e integración reiteradas veces señalados en las reuniones de Buenos Aires, Brasilia, Santa Xxxx de la Sierra, Montevideo y Asunción y que fuera concretado en el Tratado de los Países de la Xxxxxx xxx Xxxxx, decidieron en la IV Reunión de Cancilleres realizada en Asunción el 6 xx xxxxx de 1971, por Resolución Nº 5 “Crear una entidad con Personería Jurídica Internacional que se denominaría: Fondo Financiero para el Desarrollo de los Países de la Xxxxxx xxx Xxxxx”. Y, animados de un firme espíritu de cooperación y solidaridad, persuadidos de que la acción mancomunada permitirá el desarrollo armónico y equilibrado así como el óptimo aprovechamiento de los grandes recursos naturales de la región, asegurará su preservación para las generaciones futuras a través de la utilización racional de esos recursos, convinieron en suscribir el correspondiente Convenio Constitutivo, en Buenos Aires el 12 xx xxxxx de 1974, durante la VI Reunión de Cancilleres de los mencionados países ribereños de la Xxxxxx xxx Xxxxx.

Constituido el Fondo como una persona de naturaleza jurídica internacional, de duración ilimitada, tiene como Misión:

“Financiar la realización de estudios, proyectos, programas y obras tendientes a promover el desarrollo armónico y la integración física de la Xxxxxx xxx Xxxxx”

Las principales funciones de FONPLATA son:

o Conceder préstamos, otorgar fianzas y avales;

o Gestionar recursos por encargo de sus miembros y ejercer todas aquellas actividades necesarias para cumplir con sus objetivos fundamentales; y

o Apoyar financieramente la realización de estudios de preinversión y asistencia técnica, identificando oportunidades de interés para la región.

Para cumplir sus objetivos, FONPLATA atenderá principalmente los siguientes Sectores de Inversión:

Proyectos de infraestructura e integración física, que complementen los sistemas regionales existentes o que compensen disparidades en sectores básicos que dificulten el desarrollo armónico de la sub región. Consiguientemente, FONPLATA no financiará proyectos de infraestructura de alcance puramente local o nacional que no contribuyan a completar dichos sistemas o compensar desequilibrios importantes en los Países Miembros.

Proyectos industriales de carácter regional que contribuyan a incrementar los bienes disponibles para el intercambio entre los Países Miembros y el sector exportador. No son prioritarias para FONPLATA las inversiones en industrias esencialmente locales.

Proyectos agropecuarios que tengan por objeto el mejoramiento y la ampliación de la producción orientada al abastecimiento de los Países Miembros y a la exportación.

Otros proyectos productivos que tiendan a complementar las economías de los Países Miembros y a incrementar el intercambio entre los mismos.

Proyectos de carácter social en los campos de la educación y salud.

Proyectos de carácter ambiental que: (*)

a) Tiendan a mejorar la calidad de vida de las poblaciones;

b) Impulsen la conservación de la naturaleza, incluyendo medidas para el mantenimiento y la estabilidad de los ecosistemas;

c) Fomenten el manejo y el aprovechamiento integral de los recursos naturales;

d) Promuevan y desarrollen la aplicación de sistemas y técnicas para el tratamiento de aguas contaminadas y el reciclaje de aguas servidas para fines múltiples;

e) Promuevan y desarrollen la aplicación de sistemas y técnicas para el tratamiento o mejoramiento del aire contaminado;

f) Promuevan y desarrollen la aplicación de sistemas y técnicas para el manejo y conservación xx xxxxxxx hidrográficas;

g) Promuevan la conservación y el control de la erosión de los suelos, mediante la aplicación de prácticas, tecnologías y técnicas agrícolas que reduzcan la erosión y ayuden a conservar el suelo e incrementen la retención del agua en los ecosistemas.

2. CICLO DE PROYECTOS PARA OPERACIONES DE PRÉSTAMOS

2. Orientación

1. Identificación

Administración de la Operación xx Xxxxxxxx

5. Aprobación

CICLO DE PROYECTO PARA OPERACIONES DE PRESTAMOS

8. Amortización o Recuperación xxx Xxxxxxxx (Ejecutado por FIA)

9. Evaluacion Ex Post

4. Negociación

3. Análisis y Evaluacion

El Ciclo de Proyecto para Operaciones de Préstamos se refiere a las acciones que se desarrollan en FONPLATA para el financiamiento de un proyecto a través de una operación xx xxxxxxxx.

A continuación se describen las actividades comprendidas en dicho Ciclo.

2.1. Identificación

Es la etapa en la cual se toma conocimiento de la existencia de un proyecto ya concebido y/o en proceso de definición1, en cualquiera de diversas etapas de maduración, que puede resultar financiable e integrar el registro de solicitudes de financiamiento.

Se inicia con la recepción de la solicitud a FONPLATA lo que permite considerar formalmente una operación específica a financiar. Se identifican los problemas a ser atendidos normalmente en una misión in situ y se establecen los componentes iniciales del Marco Lógico, culminando esta etapa con la elaboración del Perfil I del Proyecto.

En esta etapa se informa al solicitante sobre los contenidos que deberá tener el documento de proyecto a partir del cual se evaluará el proyecto para la operación xx xxxxxxxx.

1 Al solicitante le corresponde realizar las actividades xx xxxxxxxxxx, formulación y preparación y organización.

2.2. Orientación

Apoyo al solicitante para desarrollar actividades de formulación y preparación de proyecto para enmarcarse en los requerimientos de una operación xx xxxxxxxx para su posterior análisis y evaluación. Se realiza el dimensionamiento del proyecto, determinando cantidad, tipo, volumen y costo de los componentes del proyecto y se elaboran los estudios básicos (de viabilidad económico-financiera, de ingeniería, de impacto ambiental) por parte del prestatario, con la colaboración y seguimiento por parte del Grupo de Trabajo asignado al proyecto.

Se establecen los componentes finales del Marco Lógico y se concluye con la elaboración del Plan de Ejecución Preliminar (PEP Preliminar) y con el Perfil II.

2.3. Análisis

Se efectúa una revisión conjunta y evaluación completa de la documentación técnica, económica-financiera, institucional, legal, medio ambiental, etc. sobre el proyecto y sobre la operación xx xxxxxxxx.

Una vez que el solicitante presenta la versión final del documento del proyecto, se procede a la evaluación del mismo y a la preparación del Documento de Trabajo (DT) para consideración de la Comisión de Operaciones del Directorio Ejecutivo.

2.4. Negociación

En esta etapa se examina con el futuro prestatario el borrador del Contrato xx Xxxxxxxx y se discuten las condiciones o requerimientos que se incluirán posteriormente en el Contrato xx Xxxxxxxx definitivo, con sus Estipulaciones Especiales, conformación de la Unidad Ejecutora y Anexos y si correspondiere, con el Contrato de Garantía.

2.5. Aprobación de la operación

En esta etapa se presenta la documentación de la operación xx xxxxxxxx (Documento xx Xxxxxxxx, Proyecto/s de Contrato/s , Acta de Negociación, y Anexos) para consideración de la Comisión de Operaciones, quien recomienda la correspondiente aprobación al Directorio Ejecutivo.

Aprobada la operación de financiamiento y cumplidas las condiciones previas a la firma , se procede a la suscripción de los Contratos xx Xxxxxxxx y Garantía y posterior registro de la entrada en vigencia de la operación, según corresponda.

2.6. Administración de la operación xx xxxxxxxx

Consiste en la verificación del cumplimiento de las condiciones contractuales, la ejecución y control de los desembolsos de préstamos, el seguimiento y evaluación del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) desde el punto de vista físico financiero, y la verificación del cumplimiento de las metas establecidas , concluyendo con el cierre financiero xxx xxxxxxxx.

2.7. Amortización y Recuperación xx Xxxxxxxx

Etapa a cargo del Área de Finanzas y Administración y ejecutada mediante el proceso denominado Gestión Financiera xx Xxxxxxxx.

2.8. Evaluación Ex – post

Evaluación de los impactos y/o consecuencias del proyecto/programa en el mediano y largo plazo.

DOCUMENTOS CLAVE DE CONTRAPARTE

Etapa Documentos Clave

1. Identificación ■ Solicitud de Financiamiento y/o Carta Consulta de Solicitud de Financiamiento.

■ Informe de Misión de Identificación y Ayuda Memoria.

■ Perfil I.

2. Orientación ■ Ayuda Memoria de Misión de Orientación.

■ Documento de Proyecto.

■ Matriz de Xxxxx Xxxxxx

3. Análisis y Evaluación ■ Informe de Misión de Análisis y Ayuda Memoria.

4. Negociación ■ Ayuda Memoria de la Negociación.

5. Aprobación ■ Resolución de Aprobación de la Operación xx Xxxxxxxx.

■ Contrato xx Xxxxxxxx Firmado.

6. Administración de la Operación xx Xxxxxxxx

■ Contrato xx Xxxxxxxx firmado.

■ Solicitud de Desembolso.

■ Documentos de Pago.

■ Comprobantes de Egresos.

7. Amortización o Recuperación xxx Xxxxxxxx

8. Evaluación Ex Post ■ Contrato Privado de Servicio de Consultoría Firmado.

■ Documentos comprobatorios de pago.

TERMINOLOGÍA

Carta Consulta para Solicitud de Financiamiento: Documento complementario a la Solicitud de Financiamiento, elaborado por el Solicitante, con la orientación de FONPLATA o en base a requerimientos establecidos por los órganos oficiales del País Miembro que están a cargo de autorizar gestiones para proyectos de inversión pública. Contienen como mínimo: datos generales del proyecto o programa, una presentación de la propuesta del proyecto/programa, informaciones acerca del prestatario y organismo ejecutor, información físico-financiera del proyecto, estudios existentes, datos adicionales.

Estipulaciones Especiales: Conjunto de cláusulas que componen la Parte Primera del Contrato xx Xxxxxxxx.

Xxxxx Xxxxxx: Metodología de diseño y conceptualización de proyectos orientado al cumplimiento de objetivos.

Perfil I: Documento que establece la finalidad y el propósito del proyecto y las características generales de la operación xx xxxxxxxx.

Resolución de Directorio (RD): Documento que registra un fallo, auto, providencia, decisión del Directorio Ejecutivo.

Solicitud de Financiamiento: Documento que formaliza el pedido de financiamiento.

3. ANEXOS

Anexo 1: Condiciones previas al primer Desembolso de acuerdo a las “Normas Generales de los Contratos de Xxxxxxxx”

Xxxxx 0: Condiciones previas al primer Desembolso de acuerdo a las “Estipulaciones Especiales de los Contratos de Xxxxxxxx”

Xxxxx 0: Guía para Desembolsos/Modalidad de Pago: Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx 0: Guía para Desembolsos/Modalidad de Pago: Pagos Directos Anexo 5: Modalidades de Xxxxxxxxxxx

Xxxxx 0: Requisitos para todo Xxxxxxxxxxx

Xxxxx 0: Guía para Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con recursos de XXXXXXXX

Xxxxx 0: Guía para elaborar Términos de Referencia para la contratación de Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en ejecución financiados con recursos de XXXXXXXX

Xxxxx 0: Contenido Mínimo de Ayuda Memoria

Anexo 1: Condiciones previas al primer Desembolso de acuerdo a las “Normas Generales de los Contratos xx Xxxxxxxx”

El primer desembolso a cuenta del Financiamiento está condicionado a que se cumplan a satisfacción de FONPLATA los siguientes requisitos establecidos en la Normas Generales de los Contratos de Préstamos, Artículo 17º, que dice:

(A) Que FONPLATA haya recibido uno o más informes jurídicos fundados que establezcan, con la mención de las pertinentes disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, que las obligaciones contraídas por el Prestatario en este Contrato y las del Garante en el Contrato de Garantía en su caso, son válidas y exigibles. Dichos informes deberán incluir, además, cualquier consulta jurídica que FONPLATA estime pertinente.

(B) Que el Prestatario, por sí o por medio del Organismo Ejecutor en su caso, haya designado uno o más funcionarios que puedan representarlo en todos los actos relacionados con la ejecución de este Contrato y que haya hecho llegar a FONPLATA ejemplares auténticos de las firmas de dichos representantes. Si se designaren dos o más funcionarios, el Prestatario señalará si los designados podrán actuar separada o conjuntamente. A tal efecto, es incompatible el ejercicio de los cargos de Director Ejecutivo y de funcionario de FONPLATA con el de representante del Prestatario.

(C) Que se haya demostrado a FONPLATA que se han asignado los recursos suficientes para atender, durante el primer ano calendario la ejecución del Proyecto de acuerdo con el calendario de inversiones mencionado en el inciso siguiente. Cuando el Financiamiento objeto de este Contrato constituya la continuación de una misma operación, cuya etapa o etapas anteriores esté financiado por FONPLATA, la obligación establecida en este inciso no será aplicable.

(D) Que el Prestatario, por sí o por medio del Organismo Ejecutor, en su caso, haya presentado a FONPLATA un informe inicial preparado de acuerdo con los lineamientos que señale FONPLATA y que sirva de base para la elaboración y evaluación de los informes siguientes de progreso a que se refiere el Artículo 8.03º de estas Normas Generales. En adición a otras informaciones que FONPLATA pueda solicitar de acuerdo con este Contrato, el informe inicial deberá comprender:

(a) Un plan de realización del Proyecto que incluya, cuando no se tratara de un programa de concesión de crédito, los planos y especificaciones necesarias a juicio de FONPLATA.

(b) Un calendario o cronograma de trabajo o de concesión de créditos, según sea el caso, y

(c) Un cuadro de origen y aplicación de fondos en el que consten el calendario de inversiones detallado, de acuerdo con las categorías de inversión indicadas en el Anexo correspondiente de este Contrato, y la mención de los aportes necesarios de las distintas fuentes de fondos con los cuales se financiará el Proyecto.

Cuando se prevea en este Contrato el reconocimiento de gastos anteriores a la fecha de aprobación del Financiamiento por parte del Directorio, el informe inicial deberá incluir un estado de inversiones, y de acuerdo con los objetivos del Financiamiento, una descripción de las obras realizadas en el Proyecto o una relación de los créditos formalizados, según sea el caso, hasta una fecha inmediata anterior al informe.

(E) Que el Organismo Ejecutor haya presentado a FONPLATA el plan, catálogo o código de cuentas, que se mencionan en el Artículo 8.01 de las Normas Generales.

(F) Que la entidad oficial fiscalizadora a que refiere el Articulo 8.03 de las Normas Generales haya convenido en realizar las funciones de auditoria previstas en dicha disposición o que el Prestatario o el Organismo Ejecutor, haya convenido en que dicha función se realice mediante la contratación de una firma de auditores independientes, a cuyo efecto, deberán presentarse, a satisfacción de FONPLATA, los términos de referencia y los procedimientos a cumplirse.

Anexo 2: Condiciones previas al primer Desembolso de acuerdo a las “Estipulaciones Especiales de los Contratos xx Xxxxxxxx”

Las condiciones especiales previas al primer desembolso dependen de las características particulares del Programa o Proyecto, destacándose las siguientes estipulaciones:

▪ La constitución de una Unidad Ejecutora (UEP) del Proyecto o Programa

▪ La presentación de un Manual Operativo o de Funcionamiento de la UEP

▪ Procedimientos que se proponen aplicar para realizar la convocatoria, selección, adjudicación y contratación de constructores y proveedores en conformidad a la “Política para adquisición de bienes y servicios por los Prestatarios de FONPLATA”.

▪ Procedimientos que se proponen aplicar para realizar la convocatoria, selección, adjudicación y contratación de firmas consultoras para la supervisión del Proyecto o Programa en conformidad con las “Normas para la Contratación de Consultores por los Prestatarios de FONPLATA”.

▪ La Presentación del Plan de Ejecución del Proyecto Inicial (PEP Inicial), que servirá de base para sus posteriores actualizaciones, que se incorporarán en los Informes a presentar por el Organismo Ejecutor

▪ Acciones necesarias para demostrar efectivamente la disponibilidad de derecho de dominio o propiedad del área objeto del proyecto.

▪ La presentación de las Licencias Ambientales correspondientes.

Anexo 3: Guía para Desembolsos/Modalidad de Pago: Fondo Operacional

MODALIDAD DE PAGO: FONDO OPERACIONAL

CONSTITUCION, RENOVACION O AMPLIACION

PRESENTACION DE La solicitud deberá enviarse o presentarse a la Secretaría Ejecutiva

LA SOLICITUD de FONPLATA.

FONDO OPERACIONAL FONPLATA, a solicitud del Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa,

Estudio) y de acuerdo con el Contrato xx Xxxxxxxx, podrá efectuar la constitu- ción, renovación, o ampliación de un Fondo Operacional en su favor, para iniciar y realizar el Proyecto (Programa, Estudio) de la Etapa de Preinversión (Inversión).

MODELOS Y FORMULA- La solicitud del Fondo Operacional deberá presentarse x

XXXX A UTILIZAR FONPLATA de acuerdo al formulario F-1A.

Acompañar a la solicitud, el Formulario de Presupuesto de Pagos F-2A detallando los gastos a ser efectuados en los próximos 150 días de realizada la constitución, renovación o ampliación del Fondo Operacional solicitado.

Acompañar a la solicitud el Formulario F-3A Control del Nivel del Fondo Operacional.

MONEDA Y MONTO El Fondo Operacional, en el marco de las previsiones contenidas en el Artículo

....... de las Estipulaciones Especiales y el Artículo de las Normas Generales,

sólo podrá ser constituido, renovado o ampliado en la moneda presupuestada, el cual, salvo expreso acuerdo entre partes, no excederá del 10% (20%) del monto del financiamiento.

El Fondo Operacional debe ajustarse a las necesidades reales del Organismo Ejecutor, a los efectos de cubrir pagos programados que éste haya comprometido con cargo al Préstamo en un plazo de 150 días próximos a la fecha de la otorga- ción del Fondo.

Para efectos de preadjudicación de gastos, los anticipos de fondos mantendrán su valor en dólares estadounidenses a la fecha efectiva del desembolso de FONPLATA.

* * * * *

Formulario: F-1A

Lugar y Fecha:

Señor

Secretario Ejecutivo

Fondo Financiero para el Desarrollo de la Xxxxxx xxx Xxxxx

Santa Xxxx de la Sierra, Bolivia

Ref: PRESTAMO Nº .... SOLICITUD DE DESEMBOLSO Nº..... CONSTITUCIÓN, (RENOVACIÓN, AMPLIACION) DE UN FONDO OPERACIONAL.

Señor Secretario Ejecutivo:

De acuerdo con los términos y las condiciones del Contrato xx Xxxxxxxx de referencia entre el gobierno de la República de [País] representado por el [Organismo Ejecutor] y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Xxxxxx xxx Xxxxx (FONPLATA), solicitamos la constitución, (renovación o ampliación) de un Fondo Operacional por la suma de: [indicar la moneda y la cantidad en números y en letras] con el fin de efectuar gastos previstos en el Contrato xx Xxxxxxxx citado, de acuerdo al detalle que surge del Presupuesto de Pagos adjunto.

El presupuesto indica los pagos que pensamos hacer con cargo al Fondo Operacional durante los próximos 150 días. Queda en- tendido que podremos hacer pagos por ítems distintos de los allí indicados, siempre que dichos ítems sean financiables según los términos del Contrato xx Xxxxxxxx.

Solicitamos que este desembolso se haga en [indicar la moneda] a nombre de [nombre completo del beneficiario a quien se efectuará el pago] para depositar en la cuenta: [Indicar el nombre y número de la Cuenta] del Banco [indicar el nombre y dirección completa del Banco donde serán transferidos los fondos]

Los pagos a efectuarse con cargo a este Fondo, se destinarán exclusivamente para los fines especificados en el Contrato xx Xxxxxxxx y de conformidad con los términos y condiciones del mismo. Convenimos en que a la brevedad, en ningún caso más de 180 días después de la fecha efectiva de Desembolso del Fondo Operacional, presentaremos o enviaremos a FONPLATA el detalle de los pagos elegibles que hayamos hecho con cargo al dicho Fondo.

Firmas autorizadas

[del o los responsables del Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) acreditados ante FONPLATA]

ANEXOS Presupuesto de Pagos (Formulario F-2A)

Control del Nivel del Fondo Operacional (Formulario F-3A).

INSTRUCCIONES PARA PREPARAR EL "PRESUPUESTO DE PAGOS A EFECTUAR EN LOS PRÓXIMOS 150 DIAS CON CARGO AL FONDO OPERACIONAL”

ETAPA DE PREINVERSIÓN - INVERSION

1 - Indicar la página que corresponde.

2 - Indicar el período en que se efectuarán los pagos. 3 - Indicar el número xxx Xxxxxxxx.

4 - Indicar el número de la solicitud de desembolso.

5 - Indicar la moneda en la que se solicita el Fondo Operacional. 6 - Indicar la fecha de preparación del presupuesto.

7 - En la columna: "Item Nº", indicar número o cantidad de los bienes objeto del gasto.

8 - En la columna: "Rubros Presupuestados según Cuadro I del Anexo "A" del Contrato xx Xxxxxxxx", Etapa de Preinversión (Inversión), indicar la Categoría Presupuestaria a la que serán cargados los gastos; luego y debajo, hacer una descripción detallada de los bienes o servicios a ser adquiridos.

La falta de una adecuada explicación, será motivo para que FONPLATA no dé curso a la solicitud de desembolso.

9 - En la columna: "Nombre o Razón Social", indicar el nombre de la contratista, consultor, proveedor o persona a quien se efectuará el pago.

10 - En la columna: "País de Origen", indicar la ciudad y nombre del país del beneficiario que recibirá el pago. 11 - En la columna: "Monto Estimado del Pago" , indicar el monto en la moneda que corresponde.

12 - En la parte: "Total de esta página", indicar el total de la página respectiva.

13 - En la parte: "Viene de la página anterior", indicar el aporte arrastrado de la página anterior. 14 - En la parte: "Total", indicar la sumatoria de los dos totales anteriores.

15 - "Firmas Autorizadas". Preferentemente, salvo acuerdo distinto establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx, deben figu- rar dos firmas autorizadas como mínimo, acompañadas del nombre y cargo de los representantes autorizados del Proyecto (Programa, Estudio) ante FONPLATA.

* * * * *

JUSTIFICACION DEL FONDO OPERACIONAL

PLAZO A más tardar, dentro de los 180 días siguientes a la fecha efectiva del Fondo Operacional, el Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) debe presentar una o varias justificaciones (Formularios F-4A) por los pagos hechos con cargo al Fondo Operacional, por un monto igual o superior al recibido, pudiendo nuevamente solicitar la reconstitución, por igual, menor o mayor suma.

FONPLATA revisará los documentos pertinentes y aprobará el monto que considere suficientemente justificado.

Si el Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) no presentare una jus- tificación de gastos contra dicho Fondo dentro del plazo indicado, FONPLATA, conjuntamente con el Prestatario u Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio), revisarán la situación para determinar la forma de ajustar el Fondo Opera- cional a las necesidades reales.

Mientras persista la situación, FONPLATA no dará curso a una nueva solicitud de un nuevo Fondo Operacional, menos de un otro desembolso.

RENOVACION, O Dentro de los límites establecidos, el Fondo Operacional podrá ser AMPLIACIÓN DEL renovado o ampliado a solicitud del Organismo Ejecutor del Proyecto FONDO OPERACIONAL (Programa, Estudio) en cualquier momento, siempre que haya sido

debidamente justificado.

FONPLATA, al constituir, renovar o ampliar un nuevo Fondo Operacional, podrá deducir del nuevo monto solicitado, la cantidad que hasta ese momento no haya sido justificado, o reembolsará al Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) si el monto utilizado fuera superior al nivel del Fondo Operacional constituido y jus- tificado.

REGISTROS CONTABLES El o los Fondos Operacionales constituidos con cargo al Préstamo,

DEL FONDO deben ser llevados por separado en los registros contables del Organismo Ejecutor

OPERACIONAL Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio), a los efectos de tener un control único y

específico para los fines que fueron otorgados, vale decir:

- Los recursos asignados del Fondo Operacional deberán ser depositados preferentemente en cuentas bancarias especiales del Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio).

- Cuando ello no sea posible o conveniente, dichos recursos deberán ser contabilizados en el sistema general de cuentas del Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) y ser mostrados en una subcuenta separada.

Los saldos del Fondo Operacional, periódicamente deben ser reconciliados conjuntamente entre el Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) y FON- PLATA, si así correspondiere.

Formulario: F-4A

Lugar y fecha:

Señor

Secretario Ejecutivo

Fondo Financiero para el Desarrollo de la Xxxxxx xxx Xxxxx

Santa Xxxx de la Sierra, Bolivia

Ref: PRESTAMO Nº [ ] JUSTIFICACION DEL FONDO OPERACIONAL Nº [ ] CORRESPONDIENTE A LA SOLICITUD DE DESEMBOLSO Nº [ ]

Señor Secretario Ejecutivo:

De acuerdo con las condiciones en las que fuera concedido el Fondo Operacional en nuestro poder, remitimos la justificación de gastos e inversiones efectuadas en la moneda desembolsada con cargo a dicho anticipo por un monto de [cantidad y moneda en numeral y literal] de acuerdo a la Justificación del Fondo Operacional que surge del "Detalle de Pagos" (Formulario F- 4A).

En relación con los pagos por bienes que se indican en el "Detalle de Pagos", certificamos que:

1. Los pagos fueron hechos para los fines indicados en el Contrato xx Xxxxxxxx; los bienes adquiridos con estos pagos son adecuados para tales fines y el costo y las condiciones de compra fueron razonables;

2. La cantidad que se indica en el "Detalle de Pagos" es en cada caso la cantidad exacta pagada por la respectiva partida y esa cantidad comprende todos los descuentos, rebajas, reducciones y otros abonos recibidos o por recibir en rela- ción con la compra señalada en esa partida;

3. Hasta ahora no hemos recibido, de conformidad con el Contrato xx Xxxxxxxx, suma alguna en reembolso de ninguno de dichos pagos, ni hemos obtenido ni obtendremos fondos para este fin de ningún otro préstamo, crédito o donación que se nos haya hecho.

Por último, solicitamos que el monto elegible de la presente justificación, se utilice para reducir el saldo del Fondo Operacional.

Firmas autorizadas

[del o los responsables del Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) acreditados ante FONPLATA]

ANEXOS:Justificación Fondo Operacional (Formulario F-4A).

Copia de los documentos justificativos que respaldan los pagos efectuados.

INSTRUCCIONES PARA PREPARAR LA

JUSTIFICACION DEL FONDO OPERACIONAL

1 - Indicar la página que corresponde.

2 - Indicar el período en que se efectuaron los pagos. 3 - Indicar el número xxx Xxxxxxxx.

4 - Indicar el número del desembolso.

5 - Indicar la moneda en la que se solicitó el Fondo Operacional. 6 - Indicar la fecha de preparación de la justificación.

7 - En la columna: "Item Nº", indicar número o cantidad, de los bienes objeto del gasto.

8 - En la columna: "Rubros Presupuestados según Cuadro I del Anexo "A" del Contrato xx Xxxxxxxx, mencionar la Categoría Presupuestaria de la Etapa de Preinversión (Inversión), según Contrato, a la que fueron cargados los gastos; luego y debajo, hacer una descripción detallada de los bienes que fueron adquiridos.

La falta de una adecuada explicación, será motivo para que FONPLATA no dé curso a la solicitud de desembolso.

9 - En la columna: "Nombre o Razón Social", indicar el nombre del proveedor o la persona a quien se efec- tuó el pago.

10 - En la columna: "Fecha del Pago", indicar la fecha en que se realizó el pago por la compra del bien. 11 - En la columna: "Tipo de Cambio", indicar el tipo de cambio del día del pago efectuado.

12 - En la parte: "Pagos Efectuados", "Moneda", indicar la moneda con la que fue efectuado el pago. 13 - En la parte: "Total de esta Página", indicar el total de la página respectiva.

14 - En la parte: "Viene de la página anterior", indicar el importe arrastrado de la página anterior. 15 - En la parte: "Total", indicar la sumatoria de los totales anteriores.

16 - "Firmas Autorizadas". Preferentemente, salvo acuerdo distinto establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx, deben figurar dos firmas autorizadas como mínimo, con el nombre completo y cargo de los representantes del Proyecto (Programa, Estudio) acreditados ante FONPLATA.

* * * * *

INSTRUCCIONES PARA PREPARAR EL FORMULARIO

"CONTROL DEL NIVEL DEL FONDO OPERACIONAL"

1 - Indicar el número xxx Xxxxxxxx, el número de la Solicitud de Desembolso, el lugar y fecha de preparación y la moneda a ser desembolsada.

2 - Consignar la suma en la moneda desembolsada en Dólares estadounidenses para la constitución, renovación o ampliación del Fondo Operacional.

Si corresponde, registrar la suma justificada por pagos con cargo al Fondo Operacional. Determinar el saldo pendiente y anotar el monto adicional del presupuesto de los pagos a efectuar en los próximos 150 (ciento cincuenta) días. Finalmente, sumar el nivel de recursos disponibles del Fondo Operacional, que podrá ser del mismo monto inicial, una cifra superior o inferior del mismo. Las sumas renovadas o ampliadas será llenada por FONPLATA después de efectivizado el desembolso.

3 - "Firmas Autorizadas". Preferentemente, salvo acuerdo distinto establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx, deben figurar dos firmas autorizadas como mínimo, con el nombre completo y cargo de los representantes del Proyecto (Programa, Estudio) acreditados ante FONPLATA.

4 - Cuando se trate de solicitud de Constitución del Fondo Operacional no es necesario llenar el formulario.

* * * * *

CONTROL DEL NIVEL DEL FONDO OPERACIONAL

Formulario F-3A Hoja 1 de ....

JUSTIFICACION DEL FONDO OPERACIONAL

Préstamo Nro:

Solicitud Nro:

Moneda:

DETALLE DE PAGOS EFECTUADOS

(del al )

Lugar y fecha:

Formulario F-4A Hoja 1 de …...

T/C ...............

US$

Item

T/C

Descripción de los bienes y servicios adquiridos

Suma inicial (o nivel anterior):

Moneda Regional

.......................

US$

Menos pagos efectuados con cargo al Fondo Operacional - Pe (del …………………… al de 1

.......................

Suma pendiente por justificar:

.......................

Monto de este desembolso del Fondo Operacional:

.......................

Nivel actual del Fondo Operacional:

.......................

a l :

Total de esta página: Viene de la Página anterior:

X x x x x:

T o t

............

...........

9……....)

Contratista, Consultor, Proveedor

DEL PAGO

DEL ANEXO "A" DEL CONTRATO XX XXXXXXXX

S EFECTUADOS

PAGO

FECHA

NOMBRE O RAZON SOCIAL

RUBROS SEGUN PRESUPUESTO

Lugar y fecha:

Moneda Regional

N I V E L D E L F O N D O O P E R A C I O N A L

Moneda:

Desembolso Nro:

réstamo Nro:

Nombre Firma autorizada

Anexo 4: Guía para Desembolsos/Modalidad de Pago: Pagos Directos

MODALIDAD: PAGOS DIRECTOS POR FONPLATA

PRESENTACION DE La solicitud de Pagos Directos por FONPLATA a proveedores,

LA SOLICITUD deberá presentarse o enviarse a la Secretaría Ejecutiva de FONPLATA.

PAGOS DIRECTOS Con el objeto de cubrir gastos de origen externo que se requieran

POR FONPLATA para la ininterrumpida ejecución del Proyecto (Programa, Estudio), FONPLATA, a

solicitud y por cuenta del Organismo Ejecutor y con cargo a los recursos xxx Xxxxxxxx, podrá efectuar Pagos Directos a proveedores por adquisición de bienes y/o servicios.

Los gastos de origen local, deben ser cubiertos con recursos del anticipo de fondos.

MODELOS Y La solicitud de Pagos Directos por FONPLATA debe ser presentada

FORMULARIOS A de acuerdo al Formulario F-1P, acompañando el Formulario F-2P,

UTILIZAR más los documentos justificatorios correspondientes que se mencionan más adelante.

Anticipo de Fondos:

Con expreso acuerdo entre FONPLATA y el Organismo Ejecutor del Proyecto, se podrá desembolsar en concepto de anticipo a empresas constructoras, consultoras o proveedoras de bienes y servicios, una cantidad de recursos previamente justificada y aprobada por FONPLATA.

Se establece un monto máximo de referencia hasta 10% del financiamiento del monto de la Etapa de Preinversión (Inversión) o del total del contrato que se considere.

COMPROBANTES La documentación requerida para efectuar Pagos Directos es la siguiente:

a) Planilla de pagos, certificado de avance, factura pro-forma de la contratista, del proveedor o del consultor.

En caso de anticipo a contratista, proveedor o a consultores, el Organismo Ejecutor del Proyecto deberá presentar:

- El detalle estimado por ítem presupuestario de los gastos x xxxxx- ciarse con el adelanto de fondos, la modalidad de imputación o retención a aplicarse a la inversión y garantías.

b) Detalle de pagos en el Formulario F-2P.

c) Copia de los documentos que respalden la solicitud.

Formulario: F-1P

Lugar y Fecha:

Señor

Secretario Ejecutivo

Fondo Financiero para el Desarrollo de la Xxxxxx xxx Xxxxx

Santa Xxxx de la Sierra, Bolivia

Ref: PRESTAMO Nº [ ] SOLICITUD DE DESEMBOLSO Nº [ ] PAGO DIRECTO POR FONPLATA

Señor Secretario Ejecutivo:

De acuerdo con los términos y las condiciones del Contrato xx Xxxxxxxx de referencia, entre el Gobierno de la República [País] representado por el [Organismo Ejecutor del Proyecto/Programa/Estudio] y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Xxxxxx xxx Xxxxx (FONPLATA), solicitamos que paguen la suma de: [cantidad en numeral y literal, además de la moneda de pago] a [ nombre y dirección completa del Consultor, Proveedor o Contratista].

Para depositar en la cuenta: [nombre y número de la cuenta, nombre y dirección del Banco donde serán transferidos los fondos]

Para gastos que surgen del formulario adjunto.

En relación con los pagos que por la presente solicitamos, por concepto de servicios (o bienes) que se indican en el "Detalle de Pagos" anexo, certificamos que dichos pagos se refieren a los fines indicados en el Contrato xx Xxxxxxxx, y que los servicios (o bienes) adquiridos son idóneos y adecuados para tales fines y su costo y condiciones de adquisición son razonables.

La cantidad que se indica en el "Detalle de Pagos" en cada caso, corresponde a la cantidad exacta y última a ser pagada, luego de deducir todos los descuentos, rebajas, reducciones y otras ventajas susceptibles de abonarse en relación con la adquisición señalada en la respectiva partida.

Firmas autorizadas

(del o los responsables del Organismo Ejecutor del Proyecto (Programa, Estudio) acreditados ante FONPLATA)

ANEXOS:Detalle de Pagos Directos por FONPLATA (Formulario F-2P).

Copia de los documentos que respaldan la solicitud.

INSTRUCCIONES PARA PREPARAR EL DETALLE DE PAGOS DIRECTOS POR FONPLATA ETAPA DE PREINVERSIÓN (INVERSIÓN)

1 - Indicar la página que corresponde. 2 - Indicar el número xxx Xxxxxxxx.

3 - Indicar el número de la solicitud.

4 - Indicar la moneda en la que se solicita el Pago Directo. 5 - Indicar la fecha de preparación del Detalle de Pagos.

6 - En la columna: "Item Nº", indicar número o cantidad de los bienes o servicios a ser adquiridos.

7 - En la columna: "Rubros Presupuestados según Cuadro I del Anexo "A" del Contrato xx Xxxxxxxx", Etapa de Preinversión (Inversión), mencionar la Categoría Presupuestaria, según Contrato, a la que serán cargados los gas- tos; luego y debajo, hacer una descripción detallada de las obras, bienes o servicios objetos del gasto.

La falta de una adecuada explicación, será motivo para que FONPLATA no dé curso a la Solicitud de Desembolso. 8 - En la columna: "Nombre o Razón Social, indicar el nombre de la empresa contratista, consultora o proveedora a

quien se efectuará el pago.

9 - En la columna: "País de Origen", indicar la ciudad y el país de la empresa o persona que recibirá el pago.

10 - En la columna: "Monto estimado del pago", "FONPLATA", indicar el monto en la moneda que corresponde a FONPLATA por el Pago Directo. "Aporte Local", indicar el importe en la moneda que corresponde a la contrapartida local para ese pago.

11 - En la parte: "Total de esta página", indicar el total de la página respectiva.

12 - En la parte: "Total de esta página", indicar la sumatoria de la página respectiva.

13 - En la parte: "Viene de la página anterior", indicar el importe arrastrado de la página anterior.

14 - En la parte: "Total", indicar la sumatoria de las páginas anteriores y de la página correspondiente.

15 - "Firmas Autorizadas". Preferentemente, salvo acuerdo distinto establecido en la Etapa de Preinversión (Inversión) del Contrato xx Xxxxxxxx, deben figurar dos firmas autorizadas como mínimo, con el nombre y cargo de los representantes del Proyecto (Programa, Estudio) acreditados ante FONPLATA.

* * * *

DETALLE DE PAGOS DIRECTOS POR FONPLATA

Formulario F-2P Hoja 1 de .…..

Préstamo Nro:

Moneda:

Lugar y fecha:

Solicitud Nro: T/C ............……

Item	RUBROS SEGUN PRESUPUESTO DEL ANEXO "A" DEL CONTRATO XX XXXXXXXX	NOMBRE O RAZON SOCIAL	PAIS DE ORIGEN	MONTO ESTIMADO DEL PAGO
		Contratista, Consultor, Proveedor		FONPLATA	APORTE LOCAL
	Descripción de los bienes y servicios a ser adquiridos	Contratista, Consultor, Proveedor		US$	US$

Total de esta página: Viene de la Página anterior: X x x x x:

Nombre

Firma autorizada

Anexo 5: Modalidades de Desembolsos

Pago por adquisición de bienes y servicios, directamente a los beneficiarios:

▪ Pagos Directos a Consultores

▪ Pagos Directos a Contratistas

▪ Pagos Directos a Proveedores

Puede utilizarse esta modalidad para hacer pagos por adquisición de bienes y servicios de origen local o de otros países miembros y, en los casos autorizados expresamente, de origen de terceros países.

Para efectuar estos pagos, los procesos de selección correspondientes deberán tener la no objeción y haberse recibido los contratos de provisión de bienes y servicios firmados, donde se detallan los procedimientos de pagos a realizar.

No se dará curso a solicitudes para el pago de bienes o servicios no contemplados en los rubros del financiamiento o cuyo origen sea diferente a los aprobados.

La documentación requerida para efectuar los desembolsos son planillas de pagos, certificados de avance de las obras y servicios ejecutados, facturas pro forma, cotizaciones de proveedores o las estipulaciones que al respecto se prevean en los respectivos contratos, entre las cuales se acepta el pago de anticipos para movilización o inicio de estudios, obras y programas hasta un máximo del 20% del total del respectivo contrato, que se cubrirá en la misma proporción por fuentes prevista para el rubro a imputar en el Presupuesto.

Ver en Anexo 5 Formularios F-1P y F-2P

B. REEMBOLSOS DE GASTOS EFECUTADOS CON CARGO AL FINANCIAMIENTO

Se reembolsan pagos realizados por el prestatario o ejecutor con recursos propios, que sean financiables por la operación xx xxxxxxxx. Pueden ser para:

b.1 Reembolso por Adquisición de Bienes y Servicios Se presentará:

▪ Solicitud de Reembolso de acuerdo con el formulario F-1R

▪ Detalle de pagos efectuados (Formulario F-2R)

▪ Factura (copia de factura original) del proveedor o contratista por toda compra realizada

▪ Copias de los comprobantes de pagos realizados

▪ Documentación relativa al proceso de adjudicación

▪ Otros documentos que respalden la operación

▪ Los formularios X-0X, X-0X, X-0X completos

Pueden reembolsarse gastos realizados a partir de la fecha de aprobación xxx xxxxxxxx por el Directorio Ejecutivo. Se requiere que los procesos de selección para adquisición de bienes y servicios por los Prestatarios se realicen de acuerdo con las normas de FONPLATA.

Ver en Anexos Formularios F-1R al F-5R

b.2. Reembolso por SubPréstamos en Préstamos Globales Se presentará:

▪ Contratación de sub-préstamos (formulario F-6R)

▪ Detalle de pagos efectuados (formulario F-7R

▪ Copias de comprobantes de pagos realizados

▪ Otros documentos que respalden la operación (copias de Resolución de sub-préstamos otorgados, etc.)

Ver en Anexos los formularios F-6R y F-7R.

C. CONSTITUCION Y/O RENOVACION DE FONDO OPERACIONAL

A solicitud del prestatario o ejecutor se podrá efectuar anticipos de fondos xxx xxxxxxxx, para permitirle hacer pagos por los bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto.

El monto del Fondo Operacional debe ajustarse a las necesidades reales del prestatario para afrontar pagos durante los siguientes sesenta días y su nivel no debe sobrepasar del 10% del monto xxx xxxxxxxx, excepto acuerdo de partes en las estipulaciones especiales del Contrato xx Xxxxxxxx.

La solicitud deberá presentarse con el formulario F-1A, acompañado del formulario F-2 A de Presupuesto de Pagos a realizar y del formulario F-3 A de Control del Nivel del Fondo Operacional.

El Fondo Operacional podrá ser desembolsado en dólares USA o en la moneda regional por su equivalente en dólares USA.

De realizarse en moneda regional, el monto desembolsado queda fijado por el equivalente en US$ a la fecha del desembolso, pero cada pago que se realice con estos fondos se computará por su equivalente en dólares USA al tipo de cambio de la fecha del respectivo pago, por lo que de producirse una variación de la moneda regional respecto del US$ se registrarán diferencias de cambio.

Frente a pérdidas cambiarias, se platean dos alternativas:

▪ El prestatario presenta nota reconociendo que se han producido pérdidas por diferencias de cambio y que solicita se impute el importe al rubro “IMPREVISTOS” de la Estructura Presupuestaria;

▪ El prestatario devuelve la pérdida por diferencia cambiaria, mediante el depósito en cuenta de FONPLATA por el importe necesario para cubrirla.

En el caso de verificarse una apreciación cambiaria, el Prestatario o Ejecutor deberá aplicar dichos excedentes al objeto xxx xxxxxxxx, debiendo utilizarlos en las actividades previstas en el Programa o Proyecto.

El Prestatario deberá justificar la utilización del fondo operacional y devolver el saldo sin utilizar dentro de los 180 días contados a partir de la fecha en que se hubiera efectuado el respectivo desembolso.

El Área de Operaciones revisará la documentación presentada para la Justificación del Uso del fondo Operacional y aprobará el monto que considere justificado, por gastos elegibles según las estipulaciones contractuales.

En los casos debidamente justificados, el prestatario podrá presentar una solicitud de ampliación de plazo para justificación de gastos por un período adicional de hasta sesenta (60) días. Se evaluará tal petición, considerando la ejecución físico – financiera del proyecto, comunicando los resultados de la evaluación al Prestatario.

Al renovar o ampliar el Fondo Operacional deducirá del nuevo monto solicitado el importe que hasta ese momento no haya sido justificado.

El Fondo Operacional debe ser contabilizado por separado en los registros contables del prestatario, a efectos de su control respecto a los fines para los cuales fue otorgado. Como mínimo será presentado contablemente en una sub-cuenta separada.

D. REEMBOLSO DE GARANTIAS DE CARTAS DE CREDITO

Se podrá rembolsar los pagos que se hayan efectuado a un proveedor de bienes y servicios externos al país miembro, de acuerdo con las condiciones establecidas en una carta de crédito irrevocable garantizada previamente por FONPLATA.

Este procedimiento es aplicable para los casos en que el prestatario necesite emplear una carta de crédito comercial para cubrir pagos a efectuar en el exterior, por bienes o servicios que deba importar y que sean financiables con los recursos xxx xxxxxxxx.

A solicitud del prestatario, FONPLATA podrá autorizarlo a que se comprometa en forma irrevocable a rembolsar a un banco comercial los pagos que éste haya realizado de conformidad con una carta de crédito expedida y confirmada, a favor de un proveedor, por un monto igual o superior a US$ 25.000, siempre que el vencimiento de la carta de crédito ocurra por lo menos 60 días antes de la fecha vigente para el último desembolso xxx xxxxxxxx.

Cuando FONPLATA emite una garantía de reembolso de carta de crédito que permanezca vigente, los recursos comprometidos a tal fin no pueden utilizarse para otros propósitos previstos en el contrato xx xxxxxxxx. En las garantías de reembolso se indicará la fecha límite para el recibo de las solicitudes de reembolso, la cual será por lo menos 30 días anterior a la fecha vigente para el último desembolso xxx xxxxxxxx.

La solicitud de emisión de garantía será presentarse a FONPLATA de acuerdo con el formulario F- 1G, acompañada de facturas pro forma del proveedor o de su representante y fotocopia del contrato de provisión firmado por las partes, copia de la carta de crédito a expedir y de la nota enviada por el ejecutor al Banco Emisor, solicitando la apertura (con detalle del nombre del banco del proveedor, agencia, dirección completa y otros datos relevantes.

El proceso de selección del proveedor debe realizarse de acuerdo con las previsiones contractuales y contar con la no objeción de FONPLATA.

Los bienes deben ser originarios de países miembros de FONPLATA o contar con una excepción autorizada. La garantía se extiende al banco pagador en el exterior y una copia se enviará al banco emisor.

El ejecutor deberá comunicar a los proveedores que si bien el precio se puede expresar en dólares USA, el pago estipulado se realizará totalmente en la moneda regional del país de origen de los bienes, al tipo de cambio oficial que rija en el día del pago y a través de un banco de dicho país, quien le pagará al proveedor y luego se reembolsará a través del Banco Central de ese país, excepto para bienes de terceros países autorizados

Ver en Anexo Formulario F-1G

E. DESEMBOLSO DE LA COMISION DE ADMINISTRACION

La Comisión de Administración es un rubro del financiamiento de FONPLATA destinado a cubrir los gastos administrativos relacionados con el seguimiento del proyecto.

Su desembolso se efectúa de una sola vez y se realiza una vez cumplidas las condiciones previas al primer desembolso y registrada la vigencia del Contrato de Préstamos.

Anexo 6: Requisitos para todo Desembolsos

Para que FONPLATA efectúe cualquier desembolso será necesario que se cumplan los siguientes requisitos:

(A) Que el Prestatario o el Organismo Ejecutor en su caso, haya presentado por escrito de conformidad con lo especificado en las Estipulaciones Especiales, una solicitud de desembolso y que, en apoyo de dicha solicitud se hayan suministrado a satisfacción de FONPLATA los pertinentes documentos y demás antecedentes que éste pueda haberle requerido.

(B) Que el Prestatario o el Organismo Ejecutor haya justificado que ha aportado oportunamente los recursos de contrapartida local, en las proporciones establecidas en este Contrato.

(D) Que el Garante, en su caso, no haya incurrido en el incumplimiento de sus obligaciones de pago para con FONPLATA con relación a cualquier Contrato xx Xxxxxxxx o Garantía.

(E) Que las solicitudes de desembolso sean presentadas, a más tardar, con treinta (30) días de anticipación a la fecha de expiración del plazo para desembolsos.

Anexo 7: Guía para Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con recursos de FONPLATA

Tabla de Contenido

1. Antecedentes

2. Fundamento

3. Auditores Independientes Elegibles

4. Compromisos del Prestatario en Relación con la Auditoria

5. Obligaciones Relativas a la Auditoria

6. Auditoria de los Estados Financieros del Proyecto

7. Elegibilidad de los Auditores Independientes

8. Proceso de Designación de los Auditores Independientes

9. Responsabilidad de los Auditores Independientes

10. Responsabilidades del Prestatario o Ejecutor

1. ANTECEDENTES

Las Normas Generales de los Contratos xx Xxxxxxxx xxxxxxxx0, en el Capítulo VIII, se refieren a la presentación de informes y estados financieros que deben presentar el Prestatario o el Organismo Ejecutor, mencionando en el Artículo 8.03, apartado (D) que: “Dentro de los ciento veinte (120) días siguientes al cierre de cada ejercicio económico comenzando con el ejercicio que corresponda al año fiscal siguiente al de la iniciación del Proyecto y mientras subsistan las obligaciones del Prestatario de conformidad con este Contrato, el Prestatario presentará tres (3) ejemplares de sus estados financieros al cierre de dicho ejercicio e información financiera complementaria relativa a esos estados. Esta obligación no se aplica si el Prestatario es la República o Banco Central.”

Más adelante la mencionada Norma establece que “Los estados y documentos descritos en los literales (C) y (D) anteriores deberán presentarse dentro del plazo previsto con dictamen de la respectiva entidad oficial fiscalizadora y de acuerdo con requisitos satisfactorios a FONPLATA. El Prestatario o el Organismo Ejecutor, según corresponda, deberá autorizar a la entidad auditora para que proporcione a FONPLATA la información adicional que éste pueda solicitarle, en relación con los estados financieros e informes de auditoria emitidos.”

Seguidamente se establece que "En los casos en que el dictamen esté a cargo de un organismo oficial de fiscalización y éste no pudiere efectuar su labor de acuerdo con requisitos satisfactorios a FONPLATA o dentro de los plazos arriba mencionados, el en la forma indicada, el Prestatario o el Organismo Ejecutor, contratará los servicios de una firma de auditores públicos independientes aceptables a FONPLATA. Asimismo podrán utilizarse los servicios de una firma de auditores públicos independiente, si las partes contratantes así lo acuerden. Siempre que se contrate una firma de auditores públicos independiente, los honorarios correrán por cuenta del Prestatario o del Organismo Ejecutor".

En el Artículo 4.01 Condiciones Previas al Primer Desembolso se establece que “el primer desembolso a cuenta del financiamiento está condicionado a que se cumplan, a satisfacción de FONPLATA, los siguientes requisitos: apartado F) Que la entidad oficial fiscalizadora a que refiere el Artículo 8.03 de estas Normas Generales haya convenido en realizar las funciones de auditoria previstas en dicha disposición o que el Prestatario o el Organismo Ejecutor, haya convenido en que dicha función se realice mediante la contratación de una firma de auditores independientes, a cuyo efecto, deberán presentarse, a satisfacción de FONPLATA, los términos de referencia y los procedimientos a cumplirse.”

2. FUNDAMENTO

2.1 El interés de FONPLATA es satisfacerse de que los datos e información financiera sean adecuados, completos, fidedignos y que durante el proceso de ejecución de los proyectos se hayan empleado controles financieros eficaces.

2.2 Se establece la presente Guía, con el objetivo de que los Prestatarios y Organismos Ejecutores de Proyectos demuestren a satisfacción de FONPLATA, y con anterioridad al primer desembolso xxx Xxxxxxxx, que disponen de condiciones adecuadas para administrar y controlar la aplicación de los recursos financieros otorgados.

3. AUDITORES INDEPENDIENTES ELEGIBLES

Según lo establecido en el Contrato xx Xxxxxxxx, FONPLATA y el Prestatario u Organismo Ejecutor pueden convenir que los estados financieros a presentar sean dictaminados por:

3.1. ORGANISMOS OFICIALES DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR: se considerarán tales cuando reúnan las siguientes características:

a) Que la situación dentro de la organización administrativa del Estado asegure completa independencia de actuación, de criterio y de información;

2 R.D.111ª-1049/2004 (14/05/2004)

b) Esta situación resulta del grado de dependencia del Organismo o Entidad Ejecutora xxx Xxxxxxxx financiado por FONPLATA, evidenciado en el Organigrama Institucional.

c) Que tengan capacidad de efectuar la auditoria de acuerdo con los requisitos establecidos en esta Guía y observando los plazos y otros aspectos establecidos en los Contratos xx Xxxxxxxx.

d) En principio, salvo que el Organismo Ejecutor de los respectivos Países Miembros señalen otras instituciones, las entidades oficiales fiscalizadoras serán:

▪ la Auditoria General de la Nación o el Tribunal de Cuentas de la Provincia (Argentina);

▪ la Contraloría General de la República (Bolivia);

▪ los Tribunales de Cuenta de los Estados, de los Consejos o de los Municipios (Brasil);

▪ la Contraloría General de la República (Paraguay); y

▪ el Tribunal de Cuentas (Uruguay)

3.2. CONTADORES PÚBLICOS INDEPENDIENTES: se definen como tales las firmas de profesionales integradas por contadores o auditores públicos matriculados (Licenciados en Ciencias Contables, Económicas o equivalentes), que están autorizados legalmente para ejercer esa profesión en cualquiera de los Países Miembros de FONPLATA. Las firmas unipersonales no se encuentran dentro de aquellas consideradas aceptables por FONPLATA.

4. COMPROMISOS DEL PRESTATARIO EN RELACIÓN CON LA AUDITORÍA

El Prestatario o Ejecutor del proyecto, en el marco de la auditoria xxx xxxxxxxx, se compromete a:

4.1. Que los auditores independientes sean seleccionados conforme a procedimientos aceptables a FONPLATA, salvo el caso de ser la entidad oficial fiscalizadora que corresponda;

4.2. Que los auditores independientes seleccionados sean aceptables a FONPLATA, para lo cual el Prestatario o el Organismo Ejecutor deberá presentar los antecedentes de selección:

▪ la constancia del registro profesional de la firma de auditores públicos independientes ante el Colegio Profesional del País Miembro que corresponda en caso de estar inscrito,

▪ la experiencia de la firma en auditorias de proyectos en su país o el exterior de por lo menos cinco (5) años y

▪ proporcione datos de conformación y organización de la firma en cada País Miembro que corresponda.

4.3. Que los estados financieros y sus correspondientes dictámenes de auditoria independiente sean presentados en el plazo previsto en las Normas Generales de los Contratos xx Xxxxxxxx;

4.4. Que la auditoria independiente se practique de acuerdo a las Normas de auditoria Generalmente Aceptadas, aplicándose en todos los casos las

Normas Internacionales de auditoria (NIAs), y que para los Organismos de Fiscalización Superior de cada País Miembro se apliquen las normas INTOSAI, si los mismos las hubieran adoptado; y

4.5. Que los auditores independientes sean autorizados a proporcionar directamente a FONPLATA cualquier información que se solicite en relación con el examen practicado.

4.6. Las firmas de auditores públicos independientes seleccionadas deben reunir los antecedentes requeridos y presentarlos debidamente autenticados ante el Prestatario o Ejecutor. De ser comprobados vicios en la presentación, FONPLATA se reservará el derecho de dar su no objeción a los procedimientos de selección realizados.

5. OBLIGACIONES RELATIVAS A LA AUDITORIA

Al suscribir un Contrato xx Xxxxxxxx, el Prestatario y/o Ejecutor se compromete a presentar a FONPLATA lo siguiente:

5.1. Tres (3) copias originales de los estados financieros del proyecto dictaminados por auditores independientes aceptables, dentro de los ciento veinte (120) días siguientes al cierre de cada ejercicio económico del Organismo Ejecutor, comenzando con el ejercicio que corresponda al año fiscal siguiente al de la iniciación material del Proyecto y mientras el mismo se encuentre en ejecución.

5.2. En caso de que la Entidad Pública o Privada sea ejecutora de más de un proyecto, FONPLATA podrá solicitar además de lo mencionado en el punto 5.1. anterior, la presentación de los estados financieros auditados de la Entidad. Cuando se trate de auditoria de la entidad, FONPLATA no interviene en el proceso de contratación de auditores.

5.3. De ser necesario, FONPLATA podrá requerir que el Prestatario o Ejecutor presenten información adicional en relación con los estados financieros del proyecto e informes de auditoria.

5.4. Cuando la auditoria esté a cargo de un organismo oficial de fiscalización que no pudiera efectuar su labor en la fecha señalada y habiendo sido FONPLATA comunicado de ésta situación, se deberá requerir que el Prestatario o Ejecutor contrate los servicios de una firma de auditores públicos independientes aceptables a FONPLATA.

5.5. Es posible que la auditoria de los estados financieros del proyecto y de la entidad prestataria o ejecutora sea efectuada por diferentes auditores independientes. En todos los casos los mismos deberán ser aceptables a FONPLATA, además de observar los procedimientos y requisitos exigidos por los demás Organismos y/o Entidades que aportan para los objetivos del proyecto (cofinanciadores).

6. AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO

6.1. La auditoria de los estados financieros del proyecto comprende el examen de los informes que muestran el desarrollo financiero del proyecto como un todo, desde la recepción de los desembolsos de FONPLATA y otras fuentes, como de la contrapartida local y de la aplicación de los recursos xxx xxxxxxxx en la ejecución del proyecto.

6.2. La revisión del cumplimiento de las cláusulas contractuales, el reglamento operativo y la evaluación de la efectividad del sistema de control interno son partes de la auditoria de los estados financieros del proyecto que deberán efectuar los auditores independientes a fin de asegurar la integridad, validez, correcta acumulación, valuación y presentación de todas las transacciones pertinentes a la ejecución xxx xxxxxxxx financiado por FONPLATA.

6.3. En el alcance del trabajo de auditoria, según lo acordado entre las partes, se incluirá el examen de la documentación de soporte relacionada con las solicitudes de desembolsos presentadas a FONPLATA.

6.4. El objetivo principal de la revisión será verificar que los gastos relacionados con las solicitudes de desembolsos:

a) Xxxxx adecuadamente sustentados con comprobantes fidedignos mantenidos en los archivos del Prestatario o ejecutor;

b) Que fueron debidamente autorizados por el Prestatario o ejecutor;

c) Que son aceptables de acuerdo con los términos del contrato xx xxxxxxxx; y

d) Que fueron contabilizados correctamente, de acuerdo a los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

6.5. De igual forma, se verificarán los comprobantes correspondientes a gastos de contrapartida o aporte local a cargo del Prestatario u Organismo Ejecutor registrado en los Estados Financieros que están sometidos a la auditoria independiente requerida por FONPLATA.

7. ELEGIBILIDAD DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

7.1. A fin de considerar la elegibilidad de un auditor independiente propuesto por un Prestatario o Ejecutor, FONPLATA requiere, para satisfacerse de su capacidad e idoneidad, conocer:

a) En caso de las firmas: antecedentes sobre sus socios, personal y actividades; en especial si existe relación de parentesco o consanguinidad con los funcionarios de la Entidad u Organismo Ejecutor del Proyecto;

b) Información sobre formación académica, experiencia y colegiatura profesional;

c) En cuanto a los organismos oficiales de fiscalización superior, se requiere conocer información relacionada con su situación dentro de la organización administrativa del Estado y el Prestatario u Organismo Ejecutor, así como sus funciones, actividades y antecedentes académicos y de experiencia del personal profesional.

7.2. Los mencionados antecedentes deberán ser presentados por el Prestatario u Organismo Ejecutor con anticipación a la selección de los auditores ya que los mismos deberán ser analizados e incorporados a las bases de datos y archivos de FONPLATA.

7.3. Una vez presentados sus antecedentes y confirmada la recepción por FONPLATA, es responsabilidad y conveniencia de los auditores independientes el mantener la información actualizada, comunicando cualquier cambio sustancial que ocurriere.

7.4. Se recomienda que los auditores independientes mantengan actualizados los antecedentes por lo menos cada dos (2) años o cuando éstos sufran alguna variación. El mantenimiento y actualización de antecedentes, así como información referente a la experiencia de trabajo de los auditores independientes con proyectos financiados por FONPLATA, es una actividad de carácter interno que será verificada oportunamente por el Sector correspondiente en el Organismo.

8. PROCESO DE DESIGNACIÓN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

8.1. FONPLATA no recomienda, selecciona o designa auditores independientes, sino que es el Prestatario o unidad ejecutora quien los debe nombrar de acuerdo a los criterios de elegibilidad expuestos, a fin de que los mismos se consideren satisfactorios.

8.2. La designación de los auditores independientes por parte de los Prestatarios o unidades ejecutoras no debe considerarse de carácter permanente, ya que la misma se concede para un proyecto, entidad y término específicos, durante la duración de su ejecución o para cada año.

8.3. FONPLATA no proporciona a terceros su opinión acerca del trabajo realizado por los auditores independientes, ya que la misma es de carácter confidencial.

8.4. FONPLATA recomienda que tanto para la selección como para la contratación de la auditoria independiente se tengan en cuenta como factores primordiales la calidad profesional y el prestigio de los auditores, además de la experiencia en relación con trabajos anteriores y la suficiencia de su personal técnico para llevar a cabo en forma oportuna los servicios contratados.

8.5. FONPLATA puede solicitar al Prestatario o ejecutor, una vez terminado el proceso de selección, solamente con fines informativos, un cuadro comparativo de las propuestas recibidas, los criterios de selección observados y el acta levantada en ocasión de la selección efectuada.

8.6. El Prestatario o ejecutor debe efectuar la selección de los auditores independientes, como mínimo de una terna de candidatos que hayan presentado previamente a FONPLATA para su consideración.

8.7. Esta Guía, juntamente con la “Guía para Elaborar Términos de Referencia para la Realización de Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con Recursos de FONPLATA”, constituyen las herramientas para la realización de la auditoria independiente de los proyectos y/o de las entidades ejecutoras que los Prestatarios o ejecutores xx xxxxxxxx pueden emplear a fin de efectuar la convocatoria y selección de los auditores a satisfacción de FONPLATA.

9. RESPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

9.1. Antes de formalizar un contrato por prestación de servicios de auditoria con el Prestatario o ejecutor de un proyecto, se entiende que los auditores conocen y aceptan el contenido y alcance de los Términos de Referencia adjuntos en el Anexo 2 del presente documento. El desconocimiento de tal documento no será considerado causal de incumplimiento del mismo.

9.2. Los auditores independientes deberán tener en cuenta las siguientes condiciones de servicio:

a) El servicio de auditoria independiente se realizará bajo su total responsabilidad sin subcontratar ningún servicio o actividad. Únicamente se exceptúa la salvedad del caso que el pronunciamiento sobre el cumplimiento de alguna cláusula contractual específica requiera la opinión de profesionales especializados. En este caso el auditor es quien contrata los servicios del especialista siendo responsables de la selección y pago de sus honorarios. En todos los casos los auditores independientes asumen la responsabilidad por la opinión de dichos técnicos, la cual formará parte integral de la opinión a ser emitida.

b) FONPLATA se reserva el derecho de solicitar los papeles de trabajo y otras pruebas documentarias

que posean los auditores independientes como evidencia de la observación de las normas y procedimientos de auditoria empleados que fundamenten su opinión, así como de los comentarios, conclusiones, recomendaciones y otros informes resultantes del examen realizado.

10. RESPONSABILIDADES DEL PRESTATARIO O EJECUTOR

10.1 El Prestatario o ejecutor es responsable de completar los trámites de convocatoria, selección y contratación del servicio de auditoria independiente a fin de que los trabajos de auditoria se inicien antes del cierre del ejercicio a auditar y que los mismos finalicen dentro del plazo acordado en el Contrato xx Xxxxxxxx firmado con FONPLATA.

10.2 En el proceso de convocatoria para selección de la auditoria independiente se informará a los concurrentes acerca del trabajo que se espera realicen los auditores, efectuando las aclaraciones a los Términos de Referencia y cualquier otra consulta a fin de que planifiquen eficientemente su trabajo. Tales consultas pueden referirse a aspectos de control interno, principales transacciones, disponibilidad de datos y documentación que deberán examinar, pruebas de transacciones y prever la preparación de los estados financieros del proyecto en tiempo oportuno (alcance del trabajo a realizar).

10.3 El Prestatario o ejecutor facultará a los auditores independientes a proporcionar a FONPLATA cualquier información o aclaración que éste solicite en relación con la ejecución del proyecto, con la situación financiera del Prestatario o ejecutor y con los estados financieros e información de auditoria emitida.

10.4 El Prestatario o ejecutor presentará a FONPLATA tres (3) copias de los informes de auditoria y los estados financieros dictaminados dentro del plazo estipulado en el Contrato xx Xxxxxxxx.

10.5 En cualquier parte del proceso de selección de auditores externos independientes por parte del Prestatario u Organismo Ejecutor, los funcionarios de FONPLATA estarán dispuestos a consulta para evacuar cualquier duda e información que se requiera a efectos de dar cumplimiento a las Normas Generales de los Contratos xx Xxxxxxxx y las Guías establecidas al efecto de su cumplimiento.

Anexo 8: Guía para elaborar Términos de Referencia para la contratación de Auditorias Externas Independientes practicadas a Estados Financieros de Proyectos en ejecución financiados con recursos de FONPLATA

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA AUDITORÍA DEL PROYECTO

[Nombre del Proyecto] FINANCIADO (Parcialmente)

POR EL PRÉSTAMO DE FONPLATA No. [Código xxx Xxxxxxxx] EJECUTADO POR [Nombre del Organismo Ejecutor] DURANTE EL PERÍODO DEL [Fecha] AL [Fecha]

[Nota: Este documento debe servir de base para preparar los Términos de Referencia (TdR) para las auditorias externas a EEFF de Proyectos en ejecución, con financiamiento de FONPLATA. El texto mostrado entre corchetes proporciona instrucciones para el Organismo Ejecutor que preparará los TdR, y no deberá aparecer en la versión final del documento. El resto del texto debe utilizarse en los TdR a menos que existan circunstancias atenuantes y FONPLATA autorice su exclusión. Todos los TdR deben ser aprobados por FONPLATA antes de que el Organismo Ejecutor proceda a su publicación.]

I. Consideraciones básicas para auditorias de Proyectos financiados por FONPLATA

Estos Términos de Referencia proporcionan la información básica que el auditor necesita para entender suficientemente el trabajo a realizar, poder preparar una propuesta de servicios, y planear y ejecutar la auditoria. Estos Términos de Referencia, juntamente con la “Guía para auditorias Externas Independientes Practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con Recursos de FONPLATA”, constituyen los criterios básicos con los cuales FONPLATA medirá la calidad del trabajo del auditor al realizar la revisión de escritorio del informe de auditoria.

II. Relaciones y Responsabilidades

El cliente para esta auditoria es el Organismo Ejecutor, y FONPLATA es parte interesada. Un representante de FONPLATA podrá participar en las reuniones de entrada y salida, supervisar el trabajo ejecutado por el auditor para asegurar que cumple con los términos de referencia y las normas de auditoria aplicables, y proporcionar comentarios sobre el borrador del informe de auditoria.

El prestatario o el Organismo Ejecutor son responsables por preparar todos los estados financieros e informes requeridos, y asegurarse que todos los registros necesarios estén disponibles para la auditoria, que todas las entradas y ajustes contables hayan sido realizados, y que ha tomado todas las acciones necesarias para permitir a los auditores emitir el informe final antes del [misma fecha que la sección IX].

Los auditores deberán mantener y archivar adecuadamente los papeles de trabajo por un período de tres años después de terminada la auditoria. Durante este período, los auditores deberán proveer prontamente los papeles de trabajo que les sean solicitados por FONPLATA.

III. Antecedentes del Proyecto

[El propósito de esta sección es ayudar a los auditores a obtener una idea concreta acerca del Proyecto para que puedan preparar una propuesta adecuada. Esta información es también útil para preparar el informe de auditoria. Estos TdR y la Guía para auditorias Externas Independientes Practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con Recursos de FONPLATA, proporcionan un ejemplo detallado de la información que debería ser incluida en los Términos de Referencia normales.]

Se deberá adjuntar suficiente información sobre el Proyecto a ser auditado.

IV. Antecedentes de la auditoria

[Proporcionar la información pertinente, indicando si el Proyecto ha sido auditado en años anteriores, y de ser así, indicar los resultados de tales auditorias].

V. Título de la auditoria

Todas las propuestas, papeles de trabajo de auditoria e informes de auditoria deben referirse a esta auditoria usando el siguiente nombre:

"auditoria de los Recursos Administrados durante [indicar fechas, por ejemplo: "el período del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2005" o "el año terminado el 31 de Diciembre de 2005"] por [nombre del Organismo Ejecutor3, bajo el Proyecto [nombre del Proyecto, v.g., "Ejecución del Proyecto de "], financiado parcialmente por el Préstamo

de FONPLATA No. [Código xxx Xxxxxxxx]."

VI. Objetivos de la auditoria

El objetivo general de la auditoria es permitir al auditor expresar una opinión profesional sobre la situación financiera del Proyecto al final del período auditado, informar sobre lo adecuado de los controles internos, y expresar una opinión sobre el cumplimiento con los términos del Contratos xx Xxxxxxxx y las leyes y regulaciones aplicables. El compromiso incluye: [(1)] una auditoria de propósito especial del Proyecto, la cual debe cubrir los recursos proporcionados por FONPLATA, otras instituciones cofinanciadoras, si hay alguna, y el gobierno y otros Organismos Locales (fondos de contraparte) [si los términos del Contratos xx Xxxxxxxx o de Proyecto requieren una auditoria de los estados financieros del Organismo Ejecutor como un todo, agregar lo siguiente: ; y (2) una auditoria de los estados financieros del Organismo Ejecutor como un todo. Los fondos de FONPLATA mostrados en los estados financieros del Proyecto deben ser reconciliados con los fondos de FONPLATA incluidos en los estados financieros del Organismo a través de una nota a estos estados financieros].

[La siguiente sección ("auditoria del Proyecto") debe ser incluida en todos los TdR]

Auditoria de los Estados Financieros del Proyecto. Esta auditoria de propósito especial debe ser ejecutada de acuerdo con las Normas Internacionales de auditoria emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) [o del Organización Internacional de los Organismos Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI4)], y por consiguiente deben incluir las pruebas de los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias. Los objetivos específicos de la auditoria externa independiente son:

. Emitir una opinión sobre si los estados financieros del Proyecto5 presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales la posición financiera del Proyecto, los fondos recibidos y los desembolsos efectuados durante el período auditado, así como las inversiones acumuladas a la fecha de cierre, de acuerdo con normas internacionales de contabilidad promulgadas por el IASC y de acuerdo con los requisitos de los respectivos Contratos xx Xxxxxxxx firmados con FONPLATA[agregar: "y otros organismos cofinanciadores," si es aplicable].

. Emitir una opinión sobre si: (a) los gastos reportados son elegibles para financiamiento; y (b) los fondos xxx Xxxxxxxx han sido usados solamente para propósitos del Proyecto.

· Emitir una opinión sobre si la información financiera suplementaria del Proyecto está razonablemente presentada, en todos los aspectos significativos.

· Emitir un informe con respecto a lo adecuado de la estructura de control interno del Organismo Ejecutor en lo relacionado con el Proyecto.

· Emitir una opinión con respecto al cumplimiento del Organismo Ejecutor con los términos del Contratos xx Xxxxxxxx y las leyes y regulaciones aplicables (en lo relativo a los aspectos financieros).

· Emitir una opinión sobre:

(a) si los gastos incluidos en las solicitudes de desembolso son elegibles, y por tanto si la información presentada en: el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), los Informes de Situación del Proyecto (ISP) y los Informes de Progreso (IP), son razonablemente confiables;

(b) si los procedimientos de contabilidad y de control interno utilizados en la preparación de los informes (PEP,

ISP e IP), son adecuados; y

(c) si los fondos xxx Xxxxxxxx han sido utilizados únicamente para los fines del Proyecto, de conformidad con los requisitos establecidos en los correspondientes Contratos xx Xxxxxxxx

· Emitir una opinión sobre si el estado de la Cuenta Especial utilizada para manejar los fondos provistos por FONPLATA presenta razonablemente la disponibilidad de fondos al cierre del período auditado, así como las transacciones realizadas durante tal período, de acuerdo con las estipulaciones sobre el uso de los fondos establecidos en los correspondientes Contratos xx Xxxxxxxx con FONPLATA.

3 Al preparar los TdR, el OrganismoEjecutor del Proyecto auditado debe especificar su nombre.

4 Las normas de INTOSAI pueden ser usadas solamente si la auditoria será ejecutada por un auditor gubernamental aceptable a FONPLATA.

5 Los estados financieros de Proyectos son considerados estados financieros de propósito especial. Se recomienda a los auditores consultar la sección 800 de las NIAs para mayor información y guía concerniente a tales compromisos.

[Incluir la sección abajo ("auditoria del Organismo Ejecutor") solamente si los Contratos xx Xxxxxxxx o el Proyecto requieren tal auditoria, lo cual normalmente aplica sólo a Proyectos ejecutados por organismos que no realicen anualmente auditorias de sus estados financieros.]

Auditoria de Estados Financieros del Organismo Ejecutor. La auditoria financiera debería ser ejecutada de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas compatibles con las de IFAC [o "de INTOSAI" si la auditoria será ejecutada por un Organismo Oficial Fiscalizador]. Los objetivos específicos de la auditoria son:

· Emitir una opinión sobre si los estados financieros del Organismo Ejecutor como un todo presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la posición financiera del Organismo a la fecha de la auditoria, el resultado de sus operaciones y los flujos de efectivo durante el período auditado, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, los cuales deben ser compatibles con los principios de contabilidad promulgados por el IASC. Las diferencias importantes en la aplicación de principios de contabilidad distintos a las NICs del IASC deben ser reveladas.

· Emitir una opinión sobre si la información financiera complementaria relativa al Organismo Ejecutor ha sido razonablemente presentada en todos sus aspectos significativos en relación con los estados financieros básicos tomados en conjunto.

VII. Alcance de la auditoria

La auditoria debe incluir una planeación adecuada, la evaluación y prueba de la estructura y sistemas de control interno, y la obtención de evidencia objetiva y suficiente para permitir a los auditores alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar sus opiniones. Al realizar su trabajo, los auditores deben prestar atención especial a los siguientes requisitos:

· Todos fondos del Proyecto --externos o de contraparte-- deben ser utilizados de acuerdo con las cláusulas de los correspondientes Contratos xx Xxxxxxxx, con la debida atención a los factores de economía y eficiencia, y solamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento.

· Los fondos de contraparte deben ser proporcionados de acuerdo con los términos de los Contratos xx Xxxxxxxx correspondientes.

· Los bienes y servicios financiados deben ser comparados de acuerdo con los términos de los Contratos xx Xxxxxxxx correspondientes.

· Las Organismos Ejecutores deben mantener por todo el período de ejecución del Proyecto y una vez concluido éste, conservar por lo menos por el término de tres (3) años, todos los documentos de respaldo, registros y cuentas relacionadas al Proyecto que sea necesario, incluyendo los gastos reportados a través de Solicitudes de Desembolso y la Cuenta Especial. Deben existir enlaces claros entre los registros contables y los informes presentados a FONPLATA.

· Cuando se utilice la Cuenta Especial, ésta debe ser mantenida de acuerdo con las provisiones del contrato xx Xxxxxxxx correspondiente.

· Las cuentas del Préstamo que financia el Proyecto deben ser preparadas de acuerdo con las normas internacionales de contabilidad consistentemente aplicadas, y dar una visión razonable y verdadera de la situación financiera del Proyecto al final del período, así como de los recursos y gastos para el año terminado en esa fecha.

La auditoria debe ser conducida de acuerdo con normas de auditoria aceptables6, y por consiguiente debe incluir las pruebas a los registros contables que los auditores consideren necesarias bajo las circunstancias. Los auditores deben estar alertas para detectar situaciones o transacciones que puedan ser indicativas de fraude, abuso o actos y gastos ilegales. Si tal evidencia existe, los auditores deben comunicar la situación simultáneamente al representante de FONPLATA debidamente autorizado y a la administración del Proyecto, y ejercer cautela y el debido cuidado profesional al ampliar sus pasos y procedimientos de auditoria relacionados con actos ilegales. La sección 240 de las NIAs proporciona una guía al respecto.

VIII. Otras Responsabilidades del Auditor

El auditor además deberá cumplir con los siguientes requisitos:

A. Efectuar reuniones de entrada y salida con el Prestatario o el Organismo Ejecutor.

B. Planear el trabajo de auditoria de manera tal que se efectúen revisiones preliminares o interinas durante el período bajo examen (incluso durante los primeros meses del mismo), con el fin de evaluar los sistemas de control interno y comunicar oportunamente al Organismo Ejecutor las situaciones que ameriten la atención de la administración antes de la presentación del informe final de auditoria.

6 Normas Internacionales de auditoria emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) o de la Organización Internacional de las Organismos Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)

C. Referenciar independientemente el informe de auditoria antes de emitirlo.

X. Xxxxxxx una carta de representación de acuerdo con la sección 580 de las Normas Internacionales de auditoria de IFAC, firmada por la Administración del Proyecto en el Organismo Ejecutor.

IX. Informes de auditoria

Los auditores emitirán informes que contengan las opiniones y conclusiones especificas requeridas. Todos los informes resultantes de la auditoria del Proyecto deberán ser incorporados en un solo documento. Este informe [agregar ", así como el correspondiente al Organismo Ejecutor," si también hay uno para la Organismo] debe ser dirigido y entregado al Organismo Ejecutor antes del [dar aquí una fecha que permita suficiente tiempo para que el informe de auditoria sea entregado a FONPLATA en o antes de la fecha límite legalmente convenida]. El informe se presentará en Español o Portugués, debidamente firmado y empastado, en original y _ [número de copias solicitadas] copias. El informe del Proyecto deberá contener por lo menos:

A. Una página con el título, una tabla de contenido, una carta de envío al Organismo Ejecutor, y un resumen que incluya la información requerida en las Guías.

B. El informe y opinión del auditor con respecto a los estados financieros del Proyecto, sus correspondientes notas e información complementaria. [Para Proyectos bajo el sistema FONDO OPERACIONAL agregar lo siguiente: También, una opinión sobre la elegibilidad de los gastos reportados y el uso correcto de los fondos xxx Xxxxxxxx.] Si existen, se identificarán los costos que no estén respaldados con registros adecuados o que no sean elegibles bajo los términos del Contrato xx Xxxxxxxx (costos cuestionados).

C. El informe del auditor con respecto a su comprensión de la estructura de control interno relacionada con el Proyecto. El informe debe revelar, entre otra información incluida en las Guías, las condiciones reportables (aquellas que tienen un impacto sobre los estados financieros) y las debilidades materiales en la estructura de control interno del Organismo Ejecutor. También debe incluir los comentarios del Organismo Ejecutor.

Este informe debe incluir una sección referente al seguimiento de las recomendaciones hechas en auditorias anteriores, indicando el estado actual de tales recomendaciones bajo las categorías de corregido, corregido parcialmente y no corregido. Las deficiencias que todavía no han sido corregidas deberán ser reportadas nuevamente en el informe de auditoria actual conjuntamente con los correspondientes comentarios de la administración del Proyecto.

D. El informe del auditor con respecto al cumplimiento del Organismo Ejecutor con los términos del Contrato xx Xxxxxxxx, y las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con el Proyecto (referentes a actividades financieras). Esta opinión también debe ser consistente con la sección 800 de las Normas Internacionales de auditoria.

E. [Este párrafo es solamente aplicable a Proyectos que usan el mecanismo SOLICITUD DE DESEMBOLSO, no a los Proyectos bajo el esquema FONDO OPERACIONAL, los cuales son explícitamente incluidos en el ítem B arriba.] Un informe y opinión de auditoria sobre el Estado de Solicitudes de Desembolso para el período auditado. El auditor debe emitir una opinión que cubra explícitamente: (i) la elegibilidad de los gastos propuestos para desembolso, (ii) lo adecuado de los procedimientos de control para preparar los Solicitudes de Desembolso, y (iii) el uso correcto de los fondos xxx Xxxxxxxx.

F. Un informe y opinión de auditoria sobre el Estado de la Cuenta Especial para el período auditado. La opinión debe indicar si dicho estado refleja adecuadamente el flujo de fondos en la Cuenta Especial durante el período auditado, y si tal actividad ha sido solamente para propósitos del Proyecto.

G. Un resumen de los principales procedimientos de auditoria ejecutados para planear la auditoria, evaluar la estructura de control interno, verificar las cifras incluidas en los estados financieros y otras áreas sujetas a auditoria, y para evaluar el cumplimiento con los términos de los convenios, leyes y otras regulaciones aplicables.

[Incluir el literal siguiente si se requiere una auditoria de los estados financieros del Organismo o Entidad Ejecutora, especialmente en caso de ejecutar dos o más Proyectos en un mismo ejercicio, financiados por FONPLATA]

H. Un informe de auditoria de los estados financieros del Organismo, incluyendo toda la información suplementaria. Este informe debe ser preparado de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas, pero debe identificar claramente los fondos proporcionados por FONPLATA, los activos y pasivos asociados con el Préstamo.

X. Inspección y Aceptación del Trabajo de auditoria y de los Informes

FONPLATA es responsable por inspeccionar y aceptar los informes de auditoria, y podrá nombrar personas naturales o jurídicas que efectúen estas labores, incluyendo la revisión de los papeles de trabajo y los controles de calidad correspondientes. Si el informe no es aceptable o no es totalmente satisfactorio debido a deficiencias en el trabajo de

auditoria o porque el informe no cumple con los requisitos indicados en estos TdR o en la Guía para auditorias Externas Independientes Practicadas a Estados Financieros de Proyectos en Ejecución Financiados con Recursos de FONPLATA, el auditor hará el trabajo adicional necesario sin costo adicional para el Prestatario, el Organismo Ejecutor, el Proyecto, o FONPLATA.

También, el representante designado por FONPLATA puede contactar directamente a los auditores para solicitar información adicional relacionada con cualquier aspecto de la auditoria o de los estados financieros de Proyecto. Los auditores deben satisfacer tales solicitudes prontamente.

XI. Términos de Ejecución

[Incluir la siguiente oración si es aplicable: El auditor ejecutará trabajo interino durante el año [año].] [Incluir lo siguiente en todos los casos, proporcionando las fechas aplicables] El auditor emitirá el borrador del informe a más tardar el [dar fecha] y el informe final a más tardar el [dar fecha]. Estas fechas son importantes para permitirle al Organismo Ejecutor enviar a FONPLATA el informe final de auditoria del Proyecto [de ser aplicable, agregar: "y para los estados financieros del Organismo"] antes del [dar fecha].

El pago por los servicios de auditoria será como sigue: [indicar los términos de pago. Por ejemplo:

20% en la fecha de inicio de la auditoria, 50% en la fecha de entrega del borrador del informe, y 30% en la fecha en que el Organismo Ejecutor acepte el informe final.]

Anexo 9: Principales Condiciones Contractuales a Cumplir durante la Ejecución del Proyecto

Fuente: Operaciones

Las principales condiciones contractuales que deben cumplirse a lo largo de la ejecución de un Proyecto o Programa se resumen a continuación:

a) Cumplimiento del pari passu de los desembolsos por fuentes de financiamiento, de acuerdo con las proporciones que surgen del Presupuesto que figura en el Anexo A del Contrato xx Xxxxxxxx.

b) Demostración de asignación presupuestaria de recursos de contrapartida local (Aporte Local), que se debe presentar anualmente dentro de los primeros 60 días.

c) Llevar registros contables según el Plan de Cuentas aprobado para la operación.

d) Informes periódicos elaborados por el ejecutor sobre todos los aspectos inherentes a la ejecución del proyecto y de la operación, cuya periodicidad se estipula contractualmente, generalmente cada trimestre o semestre según la dimensión del proyecto. Incluye actualización del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) cuando los desvíos respecto a la ejecución física o financiera alcancen valores significativos.

e) Estados Financieros auditados, según la previsión contractual, que se deben presentar anualmente dentro de los primeros 120 días.

f) Procesos de selección y contratación para la adquisición de bienes y servicios destinados a la ejecución de los trabajos inherentes al proyecto y de consultores o firmas de consultores para coadyuvar en las actividades a emprender.

g) Informes de Supervisión de obras, aprobados por la Unidad Ejecutora.

h) Cumplimiento del Plazo de Ejecución del Programa o Proyecto

i) Recepción Final de los trabajos relativos a la ejecución del Programa o Proyecto

j) Plazo para Xxxxxxxxxxx

Xxxxx 00: Contenido Mínimo de Ayuda Memoria

NOMBRE DEL PROYECTO O PROGRAMA

AYUDA MEMORIA

MISIÓN DE [ETAPA DEL CICLO DE PROYECTOS PARA OPERACIONES DE PRÉSTAMOS]

1. ANTECEDENTES

2. TEMAS TRATADOS

3. PASOS A SEGUIR

4. OTROS TEMAS CONSIDERADOS

5. FIRMAS

Se firman dos ejemplares de un mismo tenor, el día de mes de año

Por [SOLICITANTE]

........................................ .……………………………

[Cargo] [Cargo]

Por F O N P L A T A

.......................................... .....................................

[Cargo del Jefe de Misión] [Cargo de Integrante de Misión]

.......................................... .....................................

[Cargo de Integrante de Misión] [Cargo de Integrante de Misión]

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GUÍA PARA LA EJECUCIÓN

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