EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA
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Por medio del cual se implementa el Manual de Contratación y el procedimiento de interventoría del Municipio de ZAPATOCA
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA
En uso de sus facultades constitucionales y legales constitucionales y legales, y en especial, las conferidas por los artículos 209 y 315 de la Constitución Política, y las leyes 136 de 1994, 80 de 1993, y Decreto 1510 de 2013, y
CONSIDERANDO:
1. Que el Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
2. Que debido a la entrada en vigencia del Decreto 1510 de 2013, se hace necesario implementar un nuevo manual de contratación ajustado a las reformas introducidas por la norma en mención.
3. Que el Artículo 12 de la ley 80 de 1993 prevé que "Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes".
4. Que en el Artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 se adicionó un inciso al Artículo 12 de la Ley 80 de 1993 en el que se impuso que en "(…) ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual".
5. Que mediante la misma norma se incorporó un parágrafo al Artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en el que se estableció que para "(…) los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio.” y que por tanto, contra las actividades cumplidas "(…) en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso”.
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6. Que en el Artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, se estableció que las entidades estatales deberán contar con un manual de contratación que cumpla con los lineamientos que expida la agencia nacional COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.
7. Que en desarrollo de la facultad de desconcentrar funciones se hace indispensable expedir disposiciones sobre el ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos, sus procedimientos internos, y reglas para el ejercicio de la interventoría y supervisión.
8. Que el Artículo 9º de la Ley 489 de 1998 establece que las “(…) autoridades administrativas podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o otras autoridades, con funciones afines o complementarias (...)”. Así mismo impone que sin “(…) perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente”.
9. Que de acuerdo con lo establecido en el Artículo 10 de la Ley 489 de 1998, el acto de delegación será escrito y determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.
En mérito de lo expuesto,
DECRETA
TITULO PRIMERO GENERALIDADES
ARTÍCULO 1: ADOPTESE EL MANUAL DE CONTRATACION ESTATAL Y EL PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA – SANTANDER, donde la entidad
señala los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes en calidad de delegantes y delegatarios, y todos los asuntos propios de la realización de los proceso de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos establecidos en el presente Decreto.
ARTICULO 2: ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del presente Decreto aplican a los procesos de contratación que adelanten las distintas dependencias del sector central del Municipio de ZAPATOCA – Santander.
PARÁGRAFO: Dentro del marco del control de tutela que corresponde al Alcalde, con el propósito de regular los trámites internos de la contratación, para precisar la responsabilidad de cada uno los servidores públicos que intervienen en ellos y unificar criterios, las entidades descentralizadas del
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Municipio adoptarán medidas que permitan cumplir cabalmente con los principios contenidos en la Ley 80 de 1993 y las normas que la modifiquen o sustituya.
ARTÍCULO 3: OBJETIVO GENERAL. Implementar el Manual de Contratación Estatal, de acuerdo con las novedades sustanciales y procedimentales que la ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 1510 de 2013, le hicieron a la ley 80 de 1993, en cuanto al tramite y desarrollo y ejecución de las varias etapas y clases de contratos, así como las diferentes maneras o procesos de contratación Estatal. Así como la regulación creada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentada en los artículos 84, 85, 86 y 87 del decreto 1510 de 2013, respecto a la contratación de mínima cuantía.
ARTICULO 4.- NATURALEZA JURIDICA DE LA ENTIDAD: El municipio es la célula fundamental de la organización política del estado, su fundamento constitucional se encuentra en el artículo 311 de la Constitución Política y el marco normativo que le es aplicable está integrado por la Ley 136 de 1994 y 1551 de 2012, por ello como entidad pública en aspectos contractuales está sometida a las disposiciones de la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013.
ARTÍCULO 5.- PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN. Los principios que vamos a señalar a continuación son principios que no son de decoro, sino al contrario deben ser tenidos en cuenta en todo clase de procedimiento y de contrato que se vaya a celebrar, el no hacerlo estaríamos violando el régimen de la contratación Estatal, lo cual trae unas consecuencias de tipo penal, disciplinario y fiscal.
1. Principio de transparencia. Señalado en el artículo 24 de la ley 80 de 1993. En virtud de este principio, la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación, selección abreviada, concurso de meritos, y contratación directa. Queriendo la ley que el contratista se escoja de manera amplia, utilizando procedimientos que garanticen, que el escogido lo fue porque ofreció los mejores servicios, las condiciones más apropiadas y beneficios para la entidad contratante. Así mismo que la escogencia se hizo en forma amplia con participación de todo el que quiera intervenir, y los procedimientos de selección fueron claros nítidos y transparentes.
2. Principio de Economía. Señalado en el artículo 25 de la ley 80 de 1993. Mediante este principio se pretende por ley lograr una mayor rapidez y por lo tanto un mayor ahorro de tiempo de recursos en la celebración del contrato. Para la escogencia del contratista hay que evitar trámites innecesarios, operaciones superfluas, requisitos inocuos y procedimientos que demoren la contratación. No se exigirán documentos ni copias de los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo exija expresamente.
3. Principio de Responsabilidad. Consagrado en el artículo 26 con fundamento en este principio los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos de la entidad, del contratista, y de los terceros que puedan versen afectados con la ejecución del contrato. La ley señala que los servidores públicos responderán por sus acciones y omisiones antijurídicas que les sean imputables y que causen perjuicios al estado. La responsabilidad respecto a la contratación no solo es de los servidores públicos, sino además del contratista, de interventores, consultores y asesores, y así lo señala los artículos 50 y siguientes de la ley 80 de 1993.
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4. El deber de la selección objetiva: consagrado en el artículo 29 de la ley 80 de 1993, el cual fue subrogado por artículo 5 de la ley 1150 de 2007, este deber es complementario de los principios mencionados anteriormente y consagra: Es objetiva en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia los factores de escogencias y calificación que se establezcan en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, deben ser claros y objetivos, concordantes con el artículo 26 del decreto 1510 de 2013. Donde se van atener en cuenta unos requisitos Habilitantes a los cuales no se les da valor de calificación solo habilitan al proponente, y Evaluación de la oferta atendiendo los diferentes componentes.
5. Principio de la ecuación contractual. La jurisprudencia del consejo de Estado ha señalado como otro principio inmerso en los contratos estatales el equilibrio financiero que se debe mantener en el contrato, es decir debe mantenerse la igualdad entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables al quien resulte afectado, las partes adoptaran en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento. El equilibrio financiero se puede romper, por ejemplo cuando el valor del contrato se adecuo a los precios vigentes al momento de hacer la propuesta o de la firma de este, y con posterioridad se da un incremento anormal, en las cosas que el contratista debe emplear para cumplir con el objeto del contrato, señala la ley que es deber de la entidad restablecer los precios o ajustar el valor del contrato, reconociéndole los costos financieros e intereses si a ello hubiere lugar. Para estos efectos las partes suscribirán los acuerdos y pactos necesarios sobre la cuantía, condiciones y formas de pago de gastos adicionales, ajustando la apropiación de que trata el numeral
14 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, determina que las entidades incluirán dentro de sus presupuestos anuales apropiación global destinada a cubrir los costos imprevistos ocasionados por los retardos de los pagos, así como los que se originan en la revisión de precios pactados por razón de los cambios o alteraciones en las condiciones iníciales de los contratos por ellas celebrados. Este es un principio esencial de la relación contractual.
6. El principio de la buena fe. Consideramos como así lo señala el artículo 83 de la constitución nacional, este principio se debe aplicar a toda tipo de relación que exista entre particulares y el estado y viceversa, por tal razón el contrato no puede ser ajeno a la aplicación de este principio.
Para la celebración y ejecución del contrato debemos tener en cuenta los principios que rigen toda función administrativa estipulados en el artículo 209 de la constitución política: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
ARTÍCULO 6.- Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades. El articulo 8 de la ley 80 de 1993, señala taxativamente en qué casos y cuáles son las personas y sociedades que están inhabilitadas o son incompatibles para participar en licitaciones y para celebrar contratos con las entidades estatales. Nota. La ley 1150 de 2007 derogo la expresión concurso señalada en esta norma.
La ley 1150 de 2007 adiciona en numeral 1 del articulo 8, creando el literal (j): Señalando que las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos
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xx xxxxxxxx, xxxxxxxxx, xxxxxxx, xxxxxxxxxxx en todas sus modalidades y soborno trasnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones están inhabilitadas para contratar con el estado. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas.
La misma ley adiciona en el numeral 2 del artículo en mención, incluyendo en el inciso 2 del parágrafo lo siguiente: El las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio.
Es muy importante revisar que las personas o sociedades que van a participar en una licitación, o van a celebrar contratos estatales no se encuentren inhabilitadas o tengan algún tipo de incompatibilidad, ya que esto genera una responsabilidad disciplinaria y penal para servidor publico que realiza el contrato, además es una de las causales de nulidad del contrato señaladas en el artículo 44 numeral 1 de lay 80 de 1993.
En el evento que una inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga dentro de una licitación o ya habiéndose celebrado el contrato se debe proceder como lo señala el artículo 9 de la ley 80 de 1993.
ARTÍCULO. 7- COMPETENCIA PARA CONTRATAR. La competencia para contratar, recae sobre el representante legal de la entidad, es decir el alcalde municipal, y así lo señala el artículo 11 numeral 3 ordinal b, de la ley 80 de 1993, el cual estipula quien es el competente para dirigir licitaciones y celebrar contratos estatales a nivel territorial.
El alcalde municipal con el fin de hacer más eficiente y eficaz los procesos de contratación, esta facultada por mandato legal para delegar la contratación en funcionarios de su entidad, dicha facultad se la concede el artículo 12 de la ley 80 de 1993. Los jefes y los representes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo y sus equivalentes. La ley 136 de 1994 en su artículo 92, señala expresamente en que funcionarios del nivel municipal podrá delegarse la contratación estatal, es clara en definir como únicos posibles delegatarios de dicha competencia, a dicho nivel, a los Secretarios de Despacho y a los Jefes de Departamentos Administrativos.
ARTÍCULO 8.- DELEGACIÓN. Se delega la facultad de celebrar contratos en los eventos en que el alcalde se halle fuera del municipio con motivo de comisión oficial en los funcionarios públicos que se determinan a continuación:
Delegación General: Xxxxxxxx en el Secretario de Gobierno o en su defecto en el funcionario que se encuentre en calidad xx xxxxxxx encargado.
ARTÍCULO 9.- ALCANCE DE LA DELEGACIÓN. La delegación incluye la realización de la totalidad de las actuaciones inherentes a la actividad contractual, tales como:
1. Dirigir la elaboración de los estudios y documentos previos necesarios para el inicio de los procesos de selección de contratistas y la celebración de contratos.
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2. Dirigir la elaboración de estudios del sector como elemento fundamental para adelantar los procesos de contratación.
3. Dirigir la realización de la totalidad de los trámites tendientes a seleccionar contratistas y celebrar contratos.
4. Designar el Comité Asesor o Evaluador.
5. Seleccionar a los contratistas.
6. Expedir los actos administrativos de trámite y definitivos que sean requeridos.
7. Resolver los recursos que en vía gubernativa sean presentados y resolver las solicitudes de revocación de actos administrativos.
8. Dirigir las audiencias públicas.
9. Ejercer el control administrativo y de seguimiento a la ejecución de los contratos celebrados en desarrollo de la actividad misional y administrativa de la respectiva dependencia.
10. Designar o contratar los interventores o supervisores de los contratos.
11. Celebrar contratos adicionales en valor y plazo y en general cualquier otra modificación, de conformidad con el monto de las cuantías delegadas y los límites que sobre adiciones se encuentran en la Ley.
12. Analizar y resolver, con el apoyo de los interventores y supervisores, los inconvenientes y dificultades que se presenten en la ejecución de los contratos y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que las entidades estatales pueden utilizar para el cumplimiento del objeto contractual.
13. Estudiar y responder las reclamaciones formuladas por los contratistas.
14. Aprobar las garantías requeridas por la administración a los contratistas.
15. Realizar y suscribir el acta de inicio de los contratos celebrados y debidamente perfeccionados.
16. Realizar y suscribir la liquidación de los contratos, incluida la expedición del acto administrativo de liquidación unilateral.
17. Ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el incumplimiento.
18. Formular reclamaciones a contratistas y a sus garantes.
19. Remitir a las autoridades y a la cámara de comercio del lugar la totalidad de los informes y reportes sobre la actividad contractual previstos en la normativa vigente.
20. Informar al Alcalde en forma inmediata las dificultades o circunstancias que ameriten que éste reasuma el ejercicio de las funciones delegadas.
21. Las demás inherentes al ejercicio de la competencia delegada.
PARÁGRAFO: En el evento en que los trámites previos dentro de la actividad contractual hayan sido cumplidos por funcionarios diferentes al delegatario, éstos asumirán la responsabilidad correspondiente.
ARTÍCULO 10.- RESPONSABILIDAD DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Debemos partir
diciendo que en el proceso contractual la responsabilidad no es de una sola persona, ya que es un grupo interdisciplinario de funcionarios los que intervienen en el.
El acalde será el director de la contratación, pero todo proceso contractual se desarrollara bajo la coordinación de un Secretario de Xxxxxxxx, que será aquel cuyas funciones tengan relación con el objeto del contrato, o el que el Alcalde determine.
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La responsabilidad del secretario de despacho consistirá en garantizar que los procedimientos consagrados en este manual se cumplan, que todos los documentos y requisitos plazos de la etapa precontractual contractual y pos contractual se cumplan, debe vigilar que la persona encargada de hacer las publicaciones en el SECOP, lo hagan en el termino que la ley señala, teniendo en cuenta que este funcionario es el responsable de esta actividad.
Los funcionarios que conformen el Comité Asesor responden por esta actividad encomendada, también quien cumpla las funciones de vigilancia o supervisor del contrato, que por lo general será un funcionario del nivel directivo o profesional cuando la interventoría sea interna, o quien el Alcalde determine.
PARAGRAFO 1. La secretaria de Hacienda responderá por la expedición de los Certificados de disponibilidad presupuestal y los registros presupuestales, además de todo lo relacionado presupuestalmente con los contratos, también le darán cumplimiento al Derecho de turno para el pago de contratistas como lo ordena el artículo 19 de la ley 1150 de 2007.
PARÁGRAFO 2. En la elaboración y revisión de los contratos estatales que el municipio celebre, deberá participar el asesor jurídico externo de la entidad, revisando la legalidad del procedimiento y de las estipulaciones contractuales. En todo caso los contratos que surjan de los procesos donde haya que hacer convocatorias públicas y aquellos donde la naturaleza del objeto lo requiera deben llevar el visto bueno del asesor jurídico de la entidad.
TITULO SEGUNDO
ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
ARTÍCULO 11.- ORGANISMOS ASESORES Y FUNCIONARIOS ASESORES. Asesorarán la
actividad contractual el Comité de Contratos, los Comités Asesores Evaluadores y la Oficina Jurídica.
ARTÍCULO 12.- EL COMITÉ DE CONTRATOS. Créase el Comité de Contratos como ente asesor que apoya al alcalde municipal y a los servidores públicos delegatarios en los procedimientos de contratación que desarrolla el Municipio, con el fin de propender al cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y el deber de selección objetiva del contratista.
ARTÍCULO 13.- COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATOS. El Comité de Contratos estará integrado por:
1. Asesor Jurídico
2. Jefe de la Oficina Gestora de Infraestructura
3. Jefe de la Oficina Gestora del proceso de contratación o el contrato.
4. Funcionario o contratista encargado del Banco de Proyectos.
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ARTÍCULO 15.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATOS. El Comité de Contratos asesorará al alcalde municipal con el objeto de garantizar que la actividad contractual se desarrolle con sujeción a los principios y procedimientos establecidos en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la Ley 1150 de 2007 y la normativa reglamentaria vigente.
El Comité de Contratos ejercerá las siguientes funciones:
1- Planear, diseñar, elaborar y actualizar el plan anual de adquisiciones.
2- Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de las distintas dependencias de la administración pública en los procesos de contratación.
3- Elaborar los estudios del sector.
4- Asesorar al alcalde municipal y a los servidores públicos delegatarios en relación con los procesos contractuales.
5- Sin perjuicio de las funciones asignadas al Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Municipio, revisar los proyectos de respuesta elaborados por las respectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por los contratistas o las que surjan en desarrollo de contratos suscritos por el Municipio, sin consideración a su cuantía, a efecto de verificar su correspondencia con las disposiciones legales vigentes en materia contractual.
6- Asesorar la elaboración y aprobar los modelos tipo de estudios previos, pliegos de condiciones y minutas de contratos, así como los diagramas de flujo para la actividad contractual.
7- Establecer las pautas y reglas para su funcionamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: Las funciones atribuidas al Comité de Contratos se circunscriben primordialmente a la realización de una revisión formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos, cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.
ARTÍCULO 16.- REUNIONES Y QUÓRUM. El Comité de Contratos se reunirá para la estructuración de todos los procesos contractuales o contratos directos.
Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio con la participación de por lo menos la mitad mas uno de los miembros del Comité.
ARTÍCULO 17.- SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATOS. La secretaría técnica del
Comité será ejercida por el jefe de la oficina de Infraestructura y cumplirá las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día.
2. Citar a los miembros del Comité de Contratos.
3. Citar a los asesores y funcionarios de las diferentes dependencias y áreas del Municipio, cuando así se requiera.
4. Preparar y organizar las actas y documentos (Estudios del Sector, Plan anual de Adquisiciones y sus actualizaciones).
5. Actualizar y custodiar el archivo del Comité de Contratos.
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ARTÍCULO 18.- FUNCIONES DE LA OFICINA JURÍDICA
El Asesor Jurídico cumplirá las siguientes funciones:
1. Revisarlos documentos que de conformidad con normativa vigente deben ser objeto de publicación en el SECOP.
2.Realizar la notificación de los actos administrativos que se expidan con ocasión de la actividad contractual.
3.Revisar y otorgar su visto bueno para la firma xxx xxxxxxx municipal y los delegatarios a los proyectos de actos administrativos que se expiden con ocasión de la actividad contractual.
4.Asesorar al alcalde municipal y a los delegatarios en los asuntos relacionados con la actividad contractual.
5.Revisar las minutas y autorizar la firma de los contratos, y una vez legalizados, conservar copia para su anotación y archivo en el registro de contratación del Municipio. Así mismo remitirá los originales, junto con los estudios previos y las propuestas a la oficina de gestión de gobierno, sección de contratación, para que ésta última organice con los documentos correspondientes el archivo de gestión, incorporando todas las actuaciones cumplidas durante la ejecución y hasta la liquidación de los contratos.
6.Llevar el control de la designación o contratación de interventores y/o supervisores de los contratos que celebre la Administración.
7.Realizar revisión y refrendación, en control de legalidad y formalidad, de las actas de liquidación de los contratos.
8.Llevar el control de numeración y legalidad de los contratos que suscriba el alcalde o el delegatario.
ARTÍCULO 19.- COMITÉS ASESORES EVALUADORES. Para el caso de la licitación pública, el concurso de méritos y la selección abreviada, en todos estos casos siempre que el valor del contrato sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, el Alcalde o el delegatario, según el caso, integrará un comité asesor que cumplirá las funciones previstas en el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en cuanto a la verificación de requisitos y la ponderación de las propuestas para efectos de puntuación.
ARTÍCULO 20.- INTEGRANTES DEL COMITÉ ASESOR EVALUADOR: Para todos los efectos de
este Decreto y en todos los procesos de selección, a excepción de los de mínima cuantía, el Comité Asesor Evaluador lo conformaran:
1. Oficina Gestora del Contrato
2. Jefe de la oficina Gestora de Infraestructura
3. Asesor Jurídico
4. Jefe de la oficina de Hacienda y xxx Xxxxxx
Parágrafo: En los eventos de contratación bajo la modalidad de mínima cuantía, de la que trata el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 la verificación de los requisitos habilitantes será realizada por el Jefe de la Oficina Gestora del respectivo contrato.
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TITULO TERCERO PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN
ARTÍCULO 21.- DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES, TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS. En los
procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en este capítulo, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en el presente Documento, serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación.
ARTÍCULO 22.- FASES. Son fases de la actividad contractual:
- FASE DE PLANEACIÓN. Corresponde a la etapa de estructuración del negocio jurídico, consiste en planear la etapa contractual, y comprende la elaboración del plan anual de adquisiciones, estudios del sector, determinación de requisitos habilitantes y elaboración de estudios previos.
- FASE PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.
- FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución.
- FASE POSCONTRACTUAL. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones poscontractuales.
ARTÍCULO 23.- FASE DE PLANEACIÓN. En esta etapa se deberán desarrollar las siguientes actividades:
1. Dentro de los primeros veinte (20) días hábiles de cada vigencia fiscal los miembros del comité de contratos se deben reunir con el fin de diseñar, estructurar y elaborar el plan anual de adquisiciones de la entidad, así mismo es necesario que se reúnan cada tres (03) meses con el fin de actualizar el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con las necesidades que vaya teniendo la entidad. Es importante que para el desarrollo de esta actividad se cuente con la presencia del contador del municipio y del funcionario o contratista encargado del seguimiento a la ejecución del plan de desarrollo municipal. Igualmente para la elaboración del plan anual de adquisiciones el comité de contratos se debe ceñir a los lineamientos que estableció la agencia nacional de la contratación estatal en el manual respectivo.
2. Para cada proceso de contratación, salvo los de contratación directa y de mínima cuantía; el comité de contratos se deberá reunir con el fin de elaborar el estudio del sector, para ello se deberá ceñir a los lineamientos que estableció la agencia nacional de la contratación estatal en el manual respectivo.
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En los procesos de contratación directa y los de mínima cuantía el estudio del sector deberá ser elaborado por el titular de la oficina gestora del contrato, con el apoyo y asesoría del asesor jurídico en caso de ser necesario.
3. Elaboración del Estudio Previo. En el estudio previo se incluirá, según cada caso particular, todos o algunos de los aspectos que incluye el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. De igual manera, el comité de contratos deberá en esta etapa, con fundamento en el estudio del sector, establecer los requisitos habilitantes aplicables al proceso de selección, aplicando igualmente para ello los lineamientos que estableció la agencia nacional de la contratación estatal en el manual respectivo.
Es importante que en el estudio previo el comité de contratos tenga en cuenta lo siguiente:
a). Elaboración de los Diseños, salvo que la obra se construya con diseños del contratista. Obtención de la disponibilidad presupuestal y concepto de la oficina de gestión de planeación e infraestructura en cuanto a los bancos de proyectos. Si con la celebración del contrato o convenio se comprometiere el presupuesto del Municipio, el alcalde municipal o su delegado solicitará a la Secretaría de Hacienda por escrito la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente.
b). Si se trata de recursos de inversión, previa la solicitud de la disponibilidad presupuestal, la oficina de gestión de planeación e infraestructura conceptuará sobre la compatibilidad del gasto a contratar y/o ejecutar con el programa del plan de desarrollo y el banco de proyectos, según el caso.
c). Para los efectos de solicitud y expedición de la disponibilidad presupuestal y demás procedimientos presupuestales y contables se deberá aplicar los procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP.
d). Autorizaciones, permisos y licencias. Se verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias por parte de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de los anteriores requisitos, éstos se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición.
ARTÍCULO 24.- FASE PRECONTRACTUAL. La fase precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. REQUISITOS PREVIOS AL INICIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
EL Municipio cumplirá, con anterioridad a la expedición del acto de apertura o la formulación de la invitación, con los requisitos exigidos en la normativa vigente. En especial se cumplirá con los siguientes requisitos:
1.1. Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, la oficina de gestión de gobierno publicará en el SECOP un aviso de convocatoria. No
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se requiere de este aviso de convocatoria en los siguientes casos: contratación directa, contratación de mínima cuantía y para la celebración de los contratos a los que se refieren los literales a), e), f), y h) del Numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
1.2. Publicación de proyectos de pliegos o sus equivalentes y de los estudios previos. la oficina de gestión de gobierno publicará en el SECOP los proyectos de pliegos de condiciones. Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos. Al publicar los proyectos de pliegos se indicará el lugar físico o electrónico donde se pueden consultar los estudios y documentos previos.
1.3. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Para el caso de la contratación directa, se expedirá un acto administrativo de justificación. No se requiere de la expedición de este acto para el caso de la celebración de contratos de empréstito, así como en los casos de urgencia manifiesta, apoyo a la gestión, servicios profesionales y artísticos.
1.4. Acto de apertura y pliego de condiciones definitivo. Para el caso de la licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se expedirá un acto administrativo de apertura del proceso y pliego de condiciones definitivo.
1.5. Sin perjuicio de la obligación legal de contratar la interventoría en el caso previsto en el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el estudio previo se incorporará el análisis de la necesidad y la justificación de utilizar para el control de la ejecución del contrato el instrumento de la supervisión o de la interventoría.
Parágrafo 1. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.
Parágrafo 2. Responsabilidad recae en cada uno de los secretarios de despacho de verificar el cumplimiento de los requisitos y documentos previos, así como el contenido del proyecto xx xxxxxx de condiciones como xxx xxxxxx definitivo. Los estudios y documentos previos deben publicarse de manera simultanea con el pliego de condiciones, excepto en los casos de contratación directa.
2. TRÁMITE PARA LA CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA, SELECCIÓN ABREVIADA, EL CONCURSO DE MÉRITOS Y LA LICITACIÓN PÚBLICA.
El trámite para estas modalidades de selección será el siguiente:
1. El comité de contratos elaborará los estudios previos y los estudios del sector.
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2. La dependencia interesada, elaborará y cumplirá con los requisitos previos que resulten pertinentes, según la modalidad de selección de la que se trate.
3. Con anterioridad a la publicación del aviso de convocatoria, la invitación o de los borradores de los pliegos, se enviará al Comité de Contratos la totalidad de los estudios y requisitos previos con el fin de obtener las recomendaciones correspondientes.
4. Si como consecuencia de las observaciones realizadas a los pliegos y de la audiencia de revisión y asignación de riesgos resulta indispensable efectuar modificaciones a los pliegos de condiciones definitivos o a la invitación, será necesario obtener previamente concepto del Comité de Contratos.
5. El Comité Asesor Evaluador preparará las respuestas a las observaciones realizadas.
6. Si como consecuencia de las observaciones realizadas en la audiencia de adjudicación o con anterioridad a la definición del proceso es necesario realizar modificaciones al informe final de evaluación, se requerirá previo concepto del Comité de Contratos.
3. TRÁMITE PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS MEDIANTE LA SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
Para los eventos de contratación de mínima cuantía, es decir los que no superan el 10% de la menor cuantía, de los que trata el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, se seguirá el siguiente procedimiento:
3.1. La dependencia interesada, elaborará y cumplirá con los requisitos previos que resulten pertinentes
3.2. Con anterioridad a la publicación del aviso de la invitación pública, se enviará al Comité de Contratos la totalidad de los estudios y requisitos previos con el fin de obtener las recomendaciones correspondientes.
3.3. Seguidamente se procederá a la publicación de la invitación pública en el SECOP.
3.4. La evaluación será adelantada por el funcionario que el alcalde designe, el cual para todos los casos será el mismo secretario de despacho de la dependencia gestora.
3.5. La verificación de los requisitos habilitantes solo se hará respecto a la propuesta con el menor valor, a la cual si cumple con todos ellos o si luego de aplicar las reglas de subsanabilidad consagradas en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
3.6. Al oferente que presente la mejor propuesta económica se le comunicara la aceptación de la oferta, la cual para todos los efectos conformara el contrato y con base en ella se expedirá el registro presupuestal.
4. TRÁMITE PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA.
4.1. La Dependencia interesada, elaborará y cumplirá con los requisitos previos que resulten pertinentes.
4.2. Con anterioridad a la formulación de la invitación se requerirá concepto previo favorable del Comité de Contratos.
4.3. En caso que la oferta recibida se someta completamente a las condiciones exigidas por el Municipio, no será necesario obtener concepto previo a la celebración del contrato por parte del Comité de Contratos.
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5. 5. CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO Y DE RECONOCIDA IDONEIDAD.
Para la celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad se aplicarán las reglas previstas en el artículo 355 de la Constitución Política, el Decreto 777 de 1992, el Decreto 2459 de 1993 y las normas que los modifiquen o sustituyan.
En la fase precontractual se tendrán en cuenta las reglas previstas en el numeral 1 del artículo 2 del presente Decreto que en razón al contrato que se pretenden desarrollar resulten pertinentes.
Sin importar el valor del contrato, para la celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro se requerirá previo concepto favorable del Comité de Contratos y del cumplimiento de los principios de la función administrativa y la gestión fiscal.
ARTÍCULO 25.- REGLAS APLICABLES A CADA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: Las reglas y
procedimientos aplicables a cada uno de las modalidades de contratación serán las establecidas en el decreto 1510 de 2013 y en los manuales, directivas y circulares que expida Colombia compra eficiente.
TITULO TERCERO
ETAPA CONTRACTUAL Y POSCONTRACTUAL
ARTÍCULO 26.- TRÁMITE DE LA ETAPA CONTRACTUAL. La fase contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el Municipio para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.
La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán identificados con un número secuencial por anualidad asignado por la oficina de gestión de gobierno y serán debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato.
1. ETAPA CONTRACTUAL.
1.1. Minuta del contrato. Firma. Notificada la selección o la aceptación de la oferta, la dependencia responsable en razón de sus funciones proyectará la minuta del contrato correspondiente.
Firmado el contrato, la misma dependencia solicitará la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato.
1.2. Registro presupuestal. Una vez suscrita la minuta por el contratista, la dependencia interesada solicitará a la oficina de hacienda y del tesoror que efectúe el registro presupuestal.
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1.3. Legalización del contrato. La dependencia que elaboró la minuta del contrato, solicitará al contratista la constitución de la garantía y verificará la publicación del contrato en el SECOP.
1.4. Aprobación de la garantía. La oficina gestora de gobierno aprobará la garantía otorgada por el Contratista.
1.5. Trámite con las minutas. La oficina gestora de gobierno se encargará de:
• Realizar los trámites de la aprobación, legalización y numeración de los contratos.
• Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.
• Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados por el Municipio, aplicando para tal fin los formatos diseñados por la contraloría departamental para los informes bimestrales.
• Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos.
• Verificar los soportes de los contratos que suscriba el Municipio y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.
• Revisar las actas de liquidación de los contratos.
• Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.
• Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.
ARTÍCULO 27.- DEMAS ASPECTOS RELEVANTES DE LA ETAPA CONTRACTUAL En esta etapa
surgen las obligaciones para los sujetos contractuales, y va desde la notificación de la adjudicación del contrato, y la aceptación por proponente seleccionado, la elaboración y firma del contrato, hasta el vencimiento del termino de este. Actuaciones importantes dentro del contrato:
1. Perfeccionamiento del contrato, señala el artículo 41 de la ley 80 de 1993, que este se perfecciona cuando se logra el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y el contrato se eleva por escrito.
2. Requisitos para la ejecución del contrato: Se requiere el otorgamiento y aprobación de la garantía, la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de contratación con recursos o vigencias futuras. Además el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y de la seguridad social integral (salud y pensiones), SENA, ICBF, y cajas de compensación familiar, según como lo estipula el artículo 23 de la ley 1150 de 2007.
Una vez se cumpla con los anteriores requisitos se podrá ejecutar el contrato en cual se inicia elaborando un acta que conste el inicio de la ejecución del contrato (Acta de inicio del contrato) la cual representa el acto que nos define con exactitud el momento en que empiezan a desarrollarse las obligaciones consagradas en el contrato. Si, dado el caso, se ha pactado en el contrato un anticipo o
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un pago anticipado, es necesario recordar que su valor, para los dos casos, no puede exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo del contrato.
Es importantísimo que al suscribir el acta de iniciación se tenga definido, o contratado si es del caso, el interventor del contrato, pues lo más lógico es que participe del acta de iniciación y tenga un contacto permanente con el contratista desde el momento de iniciar la ejecución. Lo más recomendable es dotar al interventor de una copia del contrato, propuesta favorecida y el pliego de condiciones que sirvió de base para diseñar, no solo la selección del contratista sino del mismo contrato; igualmente, se le debe dar copia de las pólizas que amparan el cumplimiento de las obligaciones y recordarle la importancia de su función, la cual requiere de una actitud permanente de cuidado, pues de él depende en gran medida la exitosa ejecución del contrato y que los pagos que requieren de su aprobación correspondan a lo realmente debido. Durante la ejecución del contrato se deben presentar, por parte del interventor, los respectivos informes de seguimiento técnico, y, en conjunto con los integrantes del Grupo Interdisciplinario, se darán los informes administrativos y jurídicos que se requieran.
Los contratos podrán ser modificados, adicionados y prorrogados, siempre con la debida justificación técnica que permita Xxxxxxx tomar esta decisión, y cuando las circunstancias del interés público lo exijan o lo requieran, justificado técnicamente. Las anteriores decisiones, además de la justificación técnica deben llevar el visto bueno del asesor jurídico interno o externo del municipio. Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado en salarios mínimos legales mensuales.
Dentro de esta etapa se reciben a satisfacción las obras o el resultado del objeto del contrato, el acta de recibo a satisfacción de la obra, bien o servicio debe llevar el visto bueno del interventor o supervisor del contrato.
ARTÍCULO 28.- CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
El Municipio controlará la ejecución de contratos mediante la supervisión, la interventoría y el funcionario coordinador que para cada caso particular, designe el alcalde o el funcionario delegatario.
1 LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.
1.1. Supervisión. Se entenderá por supervisión el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato realiza directamente el Municipio mediante la designación por parte xxx Xxxxxxx o del funcionario delegatario de un servidor público. Se utilizará la supervisión cuando no se requiera contar con conocimientos especializados. Para el adecuado ejercicio de la supervisión podrá el Municipio contratar personal de apoyo mediante contratos de prestación de servicios. Podrá utilizarse la supervisión así se requiera de conocimientos especializados, siempre que para el efecto el Municipio contrate el personal de apoyo que cuente con dichos conocimientos.
1.2. Interventoría. Se entiende por interventoría el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza la persona natural o jurídica contratada por el Municipio. Se
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utilizará la figura de la interventoría en subsidio de la supervisión y cuando el seguimiento al contrato requiera de conocimientos especializados en una materia determinada. Cuando de contrate la interventoría, por regla general las labores de seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato serán adelantadas por el Municipio mediante la supervisión ejercida por un servidor público designado para el efecto. No obstante lo anterior, cuando la complejidad del asunto lo requiera, estas labores también podrán ser objeto de contratación dentro de la interventoría.
1.3. Calidades del Supervisor e Interventor. El Alcalde o delegatario establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de supervisor. Igualmente establecerá las condiciones que deberá tener el contratista y/o el personal propuesto para el cumplimiento de las labores de interventoría. Podrán ser supervisores los servidores públicos que ocupen cargos del nivel profesional o de superior jerarquía de la planta de personal del Municipio, cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio.
1.4. Desempeño de la supervisión y la interventoría. Como regla general, la función de la supervisión y la interventoría deberá ser desempeñada por un solo supervisor e interventor. No obstante, cuando ello no sea posible o recomendable, el Municipio designará o contratará varios interventores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno ellos.
1.5. Principios que rigen la supervisión y la Interventoría. Sin perjuicio de los principios generales de la Contratación Estatal y los establecidos en la Ley 1474 de 2011, la supervisión y la interventoría desarrollarán su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:
o Cooperará con el Municipio y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.
o Velará por la debida ejecución contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados.
o Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.
o Responderá por los resultados de su gestión.
o Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato.
o Mantendrá permanente comunicación con el contratista y las autoridades del Municipio.
o Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.
o Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.
1.6. Funciones del supervisor e Interventor. El supervisor e interventor ejercerán las funciones que se señalan a continuación. Para el caso del interventor, en el correspondiente contrato se indicarán cuáles de las siguientes funciones serán ejercidas en desarrollo del contrato.
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1.6.1. Funciones Administrativas:
Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que se requiera a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.
Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión o interventoría a su cargo.
Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.
Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato, de tal forma que el Municipio intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.
Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma a la dependencia correspondiente.
Coordinar con las dependencias del Municipio que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.
Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual.
Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.
Xxxxxxx, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.
Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.
Procurar que por causas atribuibles al Municipio no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, no se rompa el equilibrio financiero del contrato.
Xxxxxxxxx y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.
Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución.
Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.
1.6.2. Funciones Técnicas:
Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar - según el caso - la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás
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consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.
Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.
Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones Justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.
Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.
Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.
Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y poscontractual o en los requerimientos que para el efecto formule la dependencia interesada.
Velar por el cumplimiento de las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y post-contractuales.
Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.
Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad o particular facultado para ello, y someterlos a la aprobación del asesor jurídico.
Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al Municipio de los equipos, elementos y documentos suministrados por la entidad territorial; y constatar su estado y cantidad.
Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato.
Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.
Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.
1.6.3. Funciones Financieras:
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.
Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del Municipio que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.
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Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.
Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.
Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
Xxxxx por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.
Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente.
Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista.
Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y poscontractual.
1.6.4. Funciones de Carácter Legal:
Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.
Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al Municipio, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.
Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.
Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.
Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.
Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato. Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o proyectar dicha liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.
Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.
Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.
Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.
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Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión como requisito, para iniciar la de inversión.
Informar al Alcalde las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y ética de los servidores públicos y contratistas.
Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.
Las demás que establecen los artículos 82, 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.
1.7. Prohibiciones de los supervisores e interventores. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría, o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A los supervisores e interventores les está prohibido:
Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.
Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.
Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.
Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del Instituto, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.
1.8. Oportunidad para designar el supervisor o interventor. La supervisión o interventoría podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo requieran. La participación del interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la designación o contratación se hará a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato materia de la interventoría.
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1.9. Actas. En desarrollo de la supervisión o la interventoría de los contratos, el supervisor e interventor deberán suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.
Para que surtan sus efectos, las siguientes actas requerirán de la suscripción del delegatario y/x xxx Xxxxxxx, según el caso:
Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir el Municipio.
Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.
Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de las prestaciones contratadas, suspensión y reiniciación del plazo.
Actas de terminación.
Actas de liquidación.
1.10. Actividades y procedimientos a cargo del supervisor e interventor. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, según lo dispuesto en los numerales anteriores, los supervisores e interventores deberán ajustarse a los procedimientos que a continuación se mencionan:
1.10.1.Etapa contractual. Una vez perfeccionado el contrato correspondiente y durante la ejecución contractual, el interventor deberá adelantar las siguientes gestiones específicas:
El supervisor o interventor del contrato no autorizará el inicio de la ejecución contractual antes de que se encuentren satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.
En caso de que el supervisor o interventor constate el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista y no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de interventoría, deberá dar aviso inmediato al asesor jurídico, a fin de que se evalúe la situación. En la comunicación respectiva, el interventor describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando, si es del caso, el tipo de daños sufridos por el Municipio, así como su cuantía. En caso de que el tipo de daños y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación, el interventor deberá presentar un estimativo aproximado.
Al supervisor o interventor del contrato le corresponde tramitar y autorizar los pagos a favor del contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las demás condiciones previstas legalmente.
El supervisor o interventor deberá verificar la correcta inversión del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto.
1.11.2. Etapa postcontractual. Una vez terminado el contrato por cualquiera de las causas legal o contractualmente establecidas, el supervisor o interventor deberá adelantar el siguiente procedimiento:
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En el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, deberá dar aviso de tal circunstancia al área competente para que se proceda a elaborar el acta de terminación. Dicho aviso deberá estar acompañado del informe de interventoría correspondiente.
En caso de que el acta de terminación no pueda ser suscrita por la totalidad de las partes, deberá elaborarse, a solicitud del interventor del contrato, un documento en el que se deje constancia de las causas de la terminación y la fecha de la misma.
El supervisor o interventor del contrato elaborará la liquidación financiera y el balance de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas para el efecto, incluyendo la constancia de pagos expedida por la Secretaría de Hacienda. Tal liquidación, acompañada de los soportes documentales correspondientes, será remitida por el interventor al área correspondiente, según el caso, para su revisión a fin del aprobar el acta de liquidación. Los soportes documentales remitidos por el supervisor o interventor del contrato deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato.
Una vez elaborada el acta de liquidación por el área competente, el supervisor o interventor procederá a suscribirla. Así mismo, el interventor del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.
El supervisor o interventor del contrato remitirá al área competente, según el caso, el acta de liquidación debidamente suscrita por él y por el contratista a fin de que el área adelante los tramites siguientes.
En el caso de que la liquidación deba llevarse a cabo unilateralmente el supervisor o interventor deberá seguir el mismo procedimiento previsto en este numeral con excepción del trámite de suscripción por parte del Contratista.
Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el supervisor o interventor deberá solicitar al asesor jurídico, la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si fuere del caso.
1.2. LA COORDINACIÓN DE LAS LABORES DE INTERVENTORÍA.
Para todos aquellos casos en los que el Municipio haya contratado interventoría, se designará en la respectiva dependencia un Coordinador que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo general del proyecto.
1.2.1. Definición. Se entenderá por coordinación de las labores de interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por servidores públicos para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Las funciones del coordinador se ejercerán exclusivamente sobre la base de la información documental remitida por el interventor.
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1.2.2. Calidades del Coordinador. El Alcalde o delegatario establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de coordinador. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.
1.2.3. Funciones: Son funciones del coordinador:
Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de interventoría. En este caso el supervisor ejercerá las funciones previstas para el interventor en el presente Decreto.
Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al Alcalde o al delegatario. En desarrollo de esta función, el coordinador, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.
Comunicar al Alcalde o a la persona que éste delegue las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato de interventoría o la ejecución del contrato sometido a ella.
Las funciones del coordinador serán ejercidas mediante la verificación documental y no la verificación en campo de las actividades del contratista e interventor.
1.3. EL DEBIDO PROCESO EN LA CONTRATACIÓN.
Sin perjuicio de la aplicación del procedimiento dispuesto en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011, para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarán las siguientes reglas internas de procedimiento:
1.3.1. El interventor, supervisor o el funcionario delegatario, informarán al asesor jurídico mediante escrito sobre los incumplimientos del contratista y en general sobre las circunstancias que puedan generar el ejercicio de prerrogativas o facultades excepcionales por parte del Municipio.
1.3.2. El Asesor Jurídico recomendará al Acalde o al delegatario el inicio de la actuación administrativa correspondiente y, previa garantía del debido proceso al contratista y su garante, igualmente recomendará la imposición de la sanción o el ejercicio de las facultades excepcionales previstas en la normativa vigente.
1.3.3. Las actuaciones administrativas se someterán a las reglas previstas en el Estatuto Anticorrupción y en lo que no se oponga a estas reglas por las normas contenidas en Código Contencioso Administrativo.
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2. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 60 de la ley 80 de 1993, el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 019 de 2012, serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva, a excepción de los de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; y aquellos que lo requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes de determinar. Para la liquidación el delegatario tendrá en cuenta los siguientes parámetros:
2.1. Liquidación de mutuo acuerdo. Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en los pliegos de condiciones, o dentro del que se hubiere convenido con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la firmeza del acto administrativo que ordene la terminación.
2.2. Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le realice el Interventor, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, el Municipio ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A.
2.3. Oportunidad adicional para liquidar. De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, vencidos los plazos previstos en los numerales anteriores, podrá el Municipio acordar la liquidación con el contratista o realizarla en forma unilateral dentro de los dos años siguientes.
2.4. Alcance. Se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una las partes podrá dejar las constancias que considere pertinentes.
2.5. Soportes. Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación del mismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al responsable de la dependencia.
2.6. Condicionamiento. En todos aquellos contratos que requieran liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes.
ARTÍCULO 29.- Contratos que requieren ser liquidados. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.
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Tenemos contratos de ejecución instantánea y contratos de tracto sucesivo es decir aquellos que se extienden en el tiempo como son: Contrato de Concesión, de suministro, de obra y los contratos de consultoria.
ARTÍCULO 30.- Contenido del acta de liquidación. La liquidación del contrato es el procedimiento final del contrato, una vez quede ejecutoriada se entenderá que la relación contractual a terminado. La ley 1150 de 2007 consagro los aspectos que contiene el acta de liquidación, como son:
Los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias y poder declararse x xxx y salvo, el contratista tiene el derecho a dejar constancia de las salvedades que considere cuando la liquidación se realice por mutuo acuerdo, también las partes podrán acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
Es muy importante que las partes dejen constancia de todo aquello con lo cual no comparten, de lo contrario no tendrán la posibilidad de demandar o hacer reclamaciones ulteriores teniendo en cuenta que esta se haya realizado de común acuerdo, y en este tema a sido reiterado la jurisprudencia del Consejo de Estado en Sentencia de la sección tercera M.P Xx. Xxxxxxx Xxxxx xxxxx Sentencia de Noviembre 25 de 1999.
Por lo tanto la liquidación del contrato podrá ser total o parcial, dejando las salvedades con lo que no se esta de acuerdo.
Para la liquidación del contrato se exigirá al contratista la extensión o ampliación de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio prestado, a la provisión de repuestos y accesorios, el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deban que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
El acta de liquidación deberá ser proyectada por el interventor, firmada por él y por las partes del contrato.
TITULO CUARTO ESTIMACIÓN DE RIESGOS
ARTÍCULO 31.- ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS. El comité de contratación se encargará en el etapa de planeación de identificar, cuantificar y asignar los riesgos inmersos en la contratación, para ello deberá ceñirse al manual diseñado y publicado por la agencia nacional para la contratación estatal COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.
En los procesos de licitación pública por mandato legal es necesario adelantar una audiencia de análisis y asignación de riesgos, en los demás procesos se pueden ajustar conforme a las observaciones que realicen los interesados al respecto.
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TITULO QUINTO
LA INTERVENTORÍA Y SUPERVISION DE LOS CONTRATOS CAPITULO I
CONTROL Y VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL Y PROCEDIMIENTO PARA SU APLICACIÓN.
ARTÍCULO 32.- Control y vigilancia de la ejecución del contrato. En todo contrato que celebre el municipio deberá tener un interventor que vigile y controle la ejecución contractual esta actividad estará en cabeza de un funcionario del nivel directivo o profesional, teniendo en cuenta en cada caso que el objeto del contrato se relacione con las funciones del servidor publico, o el funcionario que el Alcalde designe. El interventor debe tener la idoneidad y capacidad para controlara y vigilar el cumplimiento del contrato en los términos de los artículos 82 y siguientes de la Ley 1474 de 2011.
ARTÍCULO 33.- La interventoría: Es una labor encomendada a una persona natural (que puede ser un funcionario de la entidad o alguien externo) o jurídica, cuyo fin es ejercer control vigilancia del desarrollo y ejecución de un contrato, y sobretodo de vigilar que lo estipulado en el contrato se cumpla, dicha labor se cumple desde el perfeccionamiento del contrato hasta la liquidación del contrato. El interventor designado por el municipio debe ser una persona que cumpla con la idoneidad con los conocimientos suficientes sobre el objeto a contratar.
La interventoría ejerce un control legal, financiero y contable, técnico y administrativo
ARTÍCULO 34.- El control legal: Es la verificación que se hace de todos los aspectos jurídicos, incluyendo el perfeccionamiento del contrato como la ejecución del mismo, supervisar que todas las obligaciones que permitan el cumplimiento del objeto del contrato se cumplan, como son el cumplimiento de las garantías, los plazos estipulados, el contrato de personal que apoye el cumplimiento del contrato, también comprenderá las sanciones, modificaciones, adiciones al contrato y en general todo tipo de suceso que tenga relación con la ejecución y cumplimiento del contrato.
Actividades y obligación del interventor en el control legal:
1. Verificar que las pólizas de garantía se alleguen en las condiciones y palazos exigidos en el contrato, la aprobación de las pólizas. Dar a conocer a las compañías aseguradoras las modificaciones en los amparos concedidos.
2. Verificar el acta de inicio del contrato y elaborar el acta de liquidación del contrato.
3. Hacer cumplir las obligaciones contractuales, y dar aviso al representante legal de la entidad cuando estas no se hayan cumplido, para que el alcalde pueda determinar si impone alguna sanción aplicando el procedimiento estipulado en este manual.
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4. Verificara el cumplimiento del pago de aportes a la seguridad social integral, y que se este x xxx y salvo por concepto de los parafiscales, Sena, Icbf, y Cajas de Compensación, en los casos que corresponda.
5. También respecto a las adiciones o modificaciones del contrato dentro del marco legal y con la debida justificación.
ARTÍCULO 35.- Control financiero y contable: Que las inversiones se hagan de acuerdo a lo estipulado en el contrato, teniendo en cuenta el principio de economía y de eficiencia de los recursos, de esta manera evitar los sobrecostos en las obras o servicios. Que los recursos sean distribuidos y empleados de acuerdo a lo propuesto por el contratista.
Actividades y obligaciones del interventor en el control financiero y contable:
1. Control sobre el presupuesto que se debe ejecutar.
2. Verificar el buen manejo de los pagos anticipados como de los anticipos realizados.
3. Verificar que el contratista se encuentre x xxx y salvo con los aportes a la seguridad social, como los parafiscales, para poder realizar el pago parcial o definitivo dentro de lo pactado en el contrato.
4. Verificar las reclamaciones del contratista, como el rompimiento del equilibrio financiero, la adición y modificación del contrato, el pago de salarios y prestaciones del contratista a sus trabajadores.
5. Estas son unas actividades generales del interventor pero debemos analizar en cada contrato en particular otras obligaciones que puedan surgir.
ARTÍCULO 36.- Control técnico y Administrativo: Se trata de la verificación material de la ejecución del contrato, con el fin de constatar que las obras o servicios se estén materializando de acuerdo a lo pactado en el contrato, así mismo verificar la calidad de los bienes o servicios, garantizar el cumplimiento de las obligaciones respecto a las condiciones técnicas del objeto del contrato.
Actividades y obligación del interventor en el control técnico y administrativo:
1. Verificara los plazos en los cuales se deben entregar los bienes o servicios, como el cronograma de actividades con sus planes de contingencia ante cualquier imprevisto en la ejecución del contrato.
2. Verificar la cantidad y calidad de las obras y servicios.
3. Constatar que las personas empleadas por el contratista reúnan las calidades profesionales o técnicas soportadas en la propuesta.
4. Verificar que las obras se cumplan de acuerdo a los diseños o planos acogidos por el municipio.
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5. Estar atento a que la ejecución del contrato no se vaya a ver afectado o paralizado por cualquier causa.
6. Verificar que las obras o servicios se entreguen en las condiciones que fueron pactadas.
7. Verificar el cumplimiento de planes de seguridad industrial, con el fin de prevenir accidentes.
8. Rendirá informes periódicos sobre la ejecución del contrato.
9. Estudiar y autorizar las cantidades de obra no previstas.
Las etapas o procesos que se deben seguir para el cumplimento de la interventoría son las siguientes:
1. Seleccionar el interventor: El alcalde designara el interventor, en el evento que sea un funcionario del municipio este será del nivel directivo o profesional, teniendo en cuenta en cada caso que el objeto del contrato se relacione con las funciones del servidor público, o el funcionario que el Alcalde designe. Cuando el contrato de obra se realice a través de licitación pública el interventor será contratado.
2. Inicio de la interventoría: Al interventor se la facilitaran toda la documentación necesaria para la perfección del contrato, para que este haga su correspondiente verificación, y dar paso al acta de iniciación de la ejecución del contrato, la cual debe ser suscrita por el interventor.
3. Desarrollo de la actividad del interventor: Una ves se inicie la ejecución del contrato, el interventor debe ejercer el control legal, financiero- contable y técnico administrativo, descrito anteriormente.
4. Actas de suspensión y reiniciación: Mediante las cuales con la debida justificación se suspende y se reanuda el plazo contractual y de su ejecución física, que se debe dar por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes.
5. Liquidación del contrato: El interventor proyectara el acta de liquidación del contrato, de acuerdo a lo señalado en el artículo 60 de la ley 80 de 1993.
Responsabilidad legal del Interventor:
1. La ley 80 de 1993 en su artículo 53 señala que el interventor por sus acciones u omisiones o incumplimiento de sus obligaciones que causen perjuicios a la entidad responden civil y penalmente.
2. El artículo 53 de la ley 734 de 2002 señala que el interventor contratado es un particular que responde disciplinariamente.
3. El interventor deberá cumplir su trabajo oportunamente, eficientemente, evitar cualquier conducta dolosa o culposa que afecte ejecución del contrato.
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CAPITULO II LA SUPERVISION
ARTÍCULO 37.- La supervisión del contrato. El supervisor es una Persona designada (Servidor
público), para ejercer control y vigilancia sobre la ejecución de un contrato de interventoría.
Cuando se trate de contratos de obra con interventoría externa, el municipio designará un Supervisor, quien deberá realizar las funciones descritas a continuación y referidas a ejercer el control de al interventoría:
1. Ejercer el control y vigilancia sobre el interventor.
2. Velara especialmente por el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
3. Deberá conocer cuales son las funciones y obligaciones del interventor, descritas en el contrato. Así como de la prorroga o modificaciones de las garantía que se le deben exigir al interventor. Enviara la solicitud de prorroga del contrato de interventoría al señor alcalde.
4. Deberá reunirse periódicamente con el interventor, con el fin de analizar las situaciones relacionadas con el objeto del contrato.
5. Suscribe junto con el interventor el acta de iniciación.
6. Analiza las modificaciones solicitada por el interventor y las cuales deben ser motivadas.
7. Verificara que el interventor cuente con el personal profesional idóneo ofrecido en la propuesta.
8. Control legal, financiero y administrativo del contrato de interventoría.
9. Elaborar acta de recibo parcial del trabajo del interventor, que sirve de soporte para los pagos palaciales.
10. Hacerle seguimiento al informe mensual que debe hacer el interventor.
11. Prestarles la colaboración necesaria al contratista al interventor, con el fin que estos cumplan con los objetos de sus contratos en el tiempo y con la calidad esperada.
12. Elabora el acta de terminación del contrato de interventoría, y el acta de recibo definitivo.
13. Elabora el acta de liquidación y la remitirá al despacho xxx xxxxxxx, para su revisión y aprobación.
14. El supervisor deberá hacer una evaluación mensual de cumplimiento de las obligaciones del interventor.
15. Cambio de supervisor, esta se realizara por medio de acta de entrega.
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TITULO SEXTO IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
ARTÍCULO 38.- Documentos Tipo. Ciñéndose en su integridad a los documentos tipo que expidió la agencia nacional de la contratación estatal Colombia compra eficiente, la entidad adoptara los modelos tipo de estudios previos, estudios del sector, convocatoria pública, avisos, adendas, actos de apertura, pliego de condiciones, actos de declaratoria de desierto, minutas contractuales, fichas técnicas, informes de evaluación, invitaciones públicas, actas de cierre, formatos de control de ingreso de propuesta, lista de inscritos, actas de inicio, actas de aprobación de garantías, actas de designación de supervisor, actas parciales, informes de supervisión, actas de liquidación, actas de suspensión, reinicio y recibido final, que se anexan al presente manual y que serán adoptados gradualmente mediante trabajo de concertación con las diferentes dependencias de la entidad.
ARTÍCULO 39.- Aplicación. Todos los procedimientos y disposiciones consagrados en este manual deberán ser tenidos en cuenta por los funcionarios los contratistas y los proponentes.
Todo aquello que no este consagrado en este manual deberá ser cumplido de acuerdo a como lo establece la ley 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y sus decretos reglamentarios.