Contract
Entre los suscritos a saber XXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXX, mayor de edad, vecina de la ciudad de Bogotá, identificada con la cédula de ciudadanía No. 35.465.857 expedida en Usaquén, quien obra en nombre de BANCO POPULAR S.A, sociedad mercantil, identificada con Número de Identificación Tributaria 000.000.000-9, quien se denominará para los efectos legales del presente contrato como EL RESPONSABLE y XXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, con domicilio en XXXXXX, identificado con la Cédula de Ciudadanía Número XXXXXXXX expedida en XXXXXX, en su calidad de representante Legal de la empresa XXXXXXXXXXXXXXXX sociedad comercial con domicilio en XXXXXX., con NIT XXXXXXXXXXXXXXXXX, quien para los efectos del contrato se denomina EL ENCARGADO, se ha acordado regular el uso de datos personales de los titulares de conformidad con las siguientes:
CONSIDERACIONES:
i. Que EL RESPONSABLE, celebrará con EL ENCARGADO un Contrato de PROTECCIÓN Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES, con el objeto de que EL ENCARGADO dé tratamiento a la información de personas naturales en nombre de EL RESPONSABLE.
ii. Que NOMBRE DEL ENCARGADO, empresa que prestará sus servicios de “Objeto del
contrato”, es EL ENCARGADO y el BANCO POPULAR, actúa como RESPONSABLE y propietario de las bases de datos, habiendo sido elaboradas conforme a las mejores prácticas y legalidad vigente en el momento del inicio de su elaboración. Por ende, mediante este contrato las partes acuerdan el uso y disposición de la base de datos por cuenta de EL ENCARGADO.
iii. En virtud de lo anterior EL ENCARGADO realizará tratamiento de la información que contiene datos personales, de acuerdo con las normas sobre Protección de datos personales, tales como, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
iv. Que con el fin de darle cumplimiento a los postulados de la norma, las partes deciden de manera libre y espontánea regular su relación en lo atinente a tratamiento de datos personales recolectado en las labores incluir las acciones que el tercero realizará con la información que el Banco le entrega de sus clientes/o empleados.
v. Para efectos de lo anterior, así como para el mantenimiento eficiente y adecuado de los Datos Personales, EL ENCARGADO y EL RESPONSABLE usarán y se transmitirán entre sí estos datos, para lo cual las Partes documentarán y regularán a través de este documento, lo referente a la Transmisión de los Datos Personales.
De acuerdo con lo anterior, las partes pactan las siguientes:
CLÁUSULAS
I. OBJETO
El objeto del presente contrato es regular las condiciones en las que EL ENCARGADO tratará los datos personales contenidos en la base de datos de propiedad de EL BANCO POPULAR quien actúa como RESPONSABLE, con la única finalidad de OBJETO DEL CONTRATO
La información contenida en la base de datos únicamente podrá utilizarse para la consecución de las labores de: incluir las acciones que el tercero realizará con la información que el Banco le entrega de sus clientes/o empleados.
El uso de los datos de las bases de datos se realizará por un tiempo determinado y mientras se mantenga vigente el contrato de prestación de servicios suscrito entre las partes, salvo acuerdo particular en contrario entre las partes y de manera no cesible e intransferible, teniendo EL ENCARGADO derecho a utilizar la base de datos únicamente para las finalidades anteriormente descritas. En ningún caso el uso de los datos comprenderá la cesión de la propiedad sobre los derechos de propiedad intelectual de la base de datos.
II. DEFINICIONES
Los siguientes términos tendrán los siguientes significados dentro de este Contrato:
“Autoridad de Protección de Datos Personales” es la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio en la República de Colombia y cualquier otra autoridad competente para la protección de datos establecida en la jurisdicción del domicilio de EL RESPONSABLE o de EL ENCARGADO, según aplique.
“Autoridad Regulatoria” será la entidad de inspección, vigilancia o control competente sobre las actividades de EL RESPONSABLE y EL ENCARGADO, incluyendo pero sin limitarse a las autoridades de vigilancia y control en Colombia.
“Contrato” se refiere al presente Contrato incluyendo los anexos adjuntos o los que se acuerden posteriormente y en cualquier momento por las Partes, los cuales serán parte integral de este Contrato.
“Datos Personales” será cualquier información relacionada con una persona natural domiciliada en Colombia, como por ejemplo su nombre, edad, número de identificación, números telefónicos de contacto, y en general, aquellos datos relativos a la persona Titular de los Datos, los cuales de forma separada o en conjunto permitan su identificación.
“Encargado” es NOMBRE DEL ENCARGADO quien de forma independiente, acepta y acuerda realizar el Tratamiento a los Datos Personales de los Titulares por cuenta de EL RESPONSABLE, en concordancia con las instrucciones que EL RESPONSABLE le imparta y de acuerdo con los términos de este Contrato o del Contrato de Prestación de Servicios.
“Ley Aplicable de Protección de Datos Personales” se refiere a cualquier norma de protección de datos personales, privacidad o normas relacionadas, referentes a la recolección, tratamiento, transferencia o transmisión de los Datos Personales de los Titulares de acuerdo con este Contrato, incluyendo pero sin limitarse a la Ley 1581 de 2012, al Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, o aquellas que las modifiquen o adicionen.
“Política de Tratamiento” es la política que regirá el Tratamiento de los Datos Personales que haga EL RESPONSABLE o que se haga por cuenta de éste, y que se adjunta como Anexo Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.
“Responsable” es BANCO POPULAR., persona jurídica que de forma independiente, determinará la finalidad y la forma como se hará el Tratamiento de los Datos Personales;
“Titular” es una persona natural determinada o identificable, cuyos Datos Personales están sujetos al Tratamiento de los mismos por parte de EL RESPONSABLE o EL ENCARGADO.
"Transmisión" es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de permitir a EL RESPONSABLE y a EL ENCARGADO realizar el Tratamiento de los Datos Personales.
“Tratamiento” será cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los Datos Personales, consistentes en la recolección, grabación, organización, almacenamiento, consulta, uso, divulgación por transmisión, actualización, transferencia, diseminación o cualquier otra forma y/o el bloqueo, eliminación o destrucción de los mismos.
III. TRANSMISIÓN Y TRATAMIENTO
EL RESPONSABLE y EL ENCARGADO, aceptan obligarse en los términos de este Contrato, a llevar a cabo el Tratamiento de datos personales de acuerdo con los términos de (i) el consentimiento otorgado por el Titular para el Tratamiento de los Datos Personales, (ii) la Política de Tratamiento de EL RESPONSABLE, y que se adjunta como Anexo Política de
Privacidad y Protección de Datos Personales y, (iii) los principios y normas contenidas en la Ley Aplicable de Protección de Datos.
IV. CONDICIONES DEL USO DE LOS DATOS
1. El objeto del uso de los datos personales de los titulares alcanzará a todos los campos de la base de datos, incluyendo todos los datos, archivos electrónicos o analógicos, que sean necesarios para la correcta utilización y tratamiento de la base de datos.
2. EL ENCARGADO manifiesta expresamente que no fomenta o promociona el uso de contenidos ilegales, inmorales, contrarios a la moral pública, garantizando a EL RESPONSABLE que no remite, ni autoriza el envío de correos electrónicos masivos mediante el uso de sus bases de datos, no deseados y/o basura que no hubiera sido previamente solicitados.
3. El envío de la base de datos para la gestión de mantenimiento podrá realizarse a través de las herramientas de transmisión segura de la información que EL REPSONSABLE tiene establecidas para estos fines.
4. EL ENCARGADO se obliga a respetar la propiedad de la base de datos, por ende, no podrá hacer ninguna copia adicional de la base de datos, salvo la de seguridad o aquella que sea necesaria para el cumplimiento del Contrato de prestación de Servicios.
5. EL RESPONSABLE garantiza a EL ENCARGADO que todos los datos personales incluidos en la base de datos han sido obtenidos de forma lícita y conforme a la legislación vigente, prestando especial atención al cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1074 de 2015 y 1377 de 2013, o las normas que las modifiquen o adicionen. No obstante y dado el volumen de entradas existentes en la base de datos, EL RESPONSABLE no puede garantizar la integridad absoluta de dichos datos personales, así como la calidad y actualización de los mismos, por lo que informa a EL ENCARGADO que deberá cumplir en todo caso con las obligaciones que le confiere la normativa colombiana de protección de datos de carácter personal como encargado del tratamiento, eximiendo de cualquier responsabilidad a BANCO POPULAR en caso del envío de comunicaciones comerciales no solicitadas por los titulares. Cualquier uso ilegal o contrario a las obligaciones del presente contrato conllevará la exención de responsabilidad absoluta por parte del responsable, así como la rescisión del presente contrato.
6. Cada Parte responderá y eximirá de responsabilidad a la otra Parte, en caso de que alguna de sus actuaciones contraríe este documento, o alguna de ellas, haga un tratamiento de los datos personales incumpliendo la normativa aplicable. Por lo anterior, EL ENCARGADO entiende que los datos personales entregados por EL
RESPONSABLE podrán ser tratados únicamente para las finalidades indicadas en este Contrato. Por ello las partes, se mantendrán indemnes la una a la otra, según corresponda, por todo reclamo o investigación que en su contra reciba, y extralimite las obligaciones que cada parte haya adquirido en virtud de la celebración del presente contrato. Cualquier uso ilegal o contrario a las obligaciones del presente contrato por parte de EL ENCARGADO conllevará la exención de responsabilidad absoluta de EL RESPONSABLE, y la rescisión del presente contrato.
V. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO
1. EL ENCARGADO declara y garantiza a EL RESPONSABLE que tratará los Datos Personales teniendo en cuenta los niveles más altos de protección y confidencialidad y en cumplimiento con la Política de Tratamiento, la Ley Aplicable de Protección de Datos, este Contrato y cualquier instrucción adicional que EL RESPONSABLE le haya dado.
2. EL ENCARGADO deberá notificar oportunamente y por escrito a EL RESPONSABLE de cualquier requerimiento que reciba de las autoridades competentes, que impliquen la divulgación de Datos Personales conforme a las leyes aplicables; el aviso deberá darse con una anticipación razonable de forma que permitan a EL RESPONSABLE adoptar las medidas legales que considere oportunas o necesarias. EL ENCARGADO no estará obligado a dar aviso a EL RESPONSABLE sobre estos requerimientos cuando las Leyes Aplicables le impidan hacerlo.
3. EL ENCARGADO deberá atender de forma oportuna y apropiada las solicitudes que le haga EL RESPONSABLE en relación con el Tratamiento de los Datos Personales sujetos a la Transmisión y cumplir con las recomendaciones, instrucciones y ordenes de la Autoridad de Protección de Datos en Cumplimiento con la Ley Aplicable de Protección de Datos, en relación al Tratamiento de Datos Personales.
4. EL ENCARGADO deberá cooperar y enviar a EL RESPONSABLE dentro de los términos y condiciones razonablemente establecidas por EL RESPONSABLE, toda la información pertinente que sea requerida a través de éste por la Autoridad de Protección de Datos.
5. Dar tratamiento, a nombre de EL RESPONSABLE, a los Datos Personales conforme a los principios que los tutelan.
6. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
VI. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE
1. EL RESPONSABLE declara y garantiza que durante el término de este Contrato, deberá tratar los Datos Personales aplicando los más altos estándares de confidencialidad y en cumplimiento de su Política de Tratamiento y este Contrato.
2. EL RESPONSABLE deberá notificar oportunamente a EL ENCARGADO acerca de cualquier cambio en la legislación que EL RESPONSABLE considere que puede afectar el Tratamiento de los Datos Personales o este Contrato.
3. EL RESPONSABLE deberá resolver oportuna y apropiadamente todas las solicitudes realizadas por EL ENCARGADO en relación con el Tratamiento de los Datos Personales sujetos a la Transmisión y acatar las recomendaciones, instrucciones y órdenes de la Autoridad de Protección de Datos en cumplimiento con la Ley Aplicable de Protección de Datos.
4. Solicitar y conservar prueba de la Autorización de los Titulares e informar la finalidad del Tratamiento a los Titulares.
5. Garantizar que la información que se le suministre a EL ENCARGADO de los Datos Personales sea conforme con la información que suministren los Titulares.
VII. CONFIDENCIALIDAD y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Todas las informaciones relativas al presente Contrato, así como los acuerdos, pre acuerdos, correos electrónicos intercambiados entre las partes o terceros intervinientes, serán completamente CONFIDENCIALES. Sólo tendrán acceso a la información indicada, aquellas personas autorizadas expresamente por las personas firmantes del presente contrato y las que por éstas hubieran sido autorizadas.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, las partes manifiestan expresamente el cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos personales garantizando a EL ENCARGADO que en el momento de la obtención de los datos, EL RESPONSABLE cumplió con las obligaciones de información y obtención del consentimiento de que tratan los artículos 6 y 9 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como que cumple con las obligaciones de seguridad dispuestas en la normativa vigente.
VIII. EXTINCIÓN
El presente contrato podrá extinguirse por las siguientes causas:
1. Por el incumplimiento de las obligaciones principales del presente Contrato.
2. Por la terminación del Contrato de prestación de servicios.
3. Por ser declarada cualquiera de las Partes en estado judicial de suspensión de pagos, quiebra o concurso de acreedores y fuese demostrada una situación de insolvencia o cese de actividades, o se iniciase un proceso de liquidación o disolución.
4. Por las demás causas previstas en derecho.
5. En caso de incumplimiento por alguna de las partes de las obligaciones asumidas en el presente Contrato, o en el Contrato de prestación de servicios.
IX. CLÁUSULA DE SALVAGUARDA.
Las cláusulas del presente Contrato son independientes y deben ser consideradas una a una, de tal forma que si alguna de ellas pasara a ser inválida, ilegal o inejecutable en virtud de alguna norma jurídica, se considerará ineficaz en la medida que corresponda, pero en lo demás, este Contrato conservará su validez y eficacia en cuanto al resto del contenido, estipulaciones y obligaciones.
Las Partes contratantes acuerdan sustituir la cláusula o cláusulas afectadas de invalidez, ilegalidad o imposibilidad de ejecutar por otra u otras que tengan los efectos económicos más parecidos a los de las sustituidas.
X. ENTRADA EN VIGENCIA Y DURACIÓN
La vigencia del presente Contrato iniciara desde su fecha de firma, sin embargo, las Partes acuerdan que el cumplimiento de lo contenido en el Contrato regirá con cada uno de los Datos Personales a los que tenga y haya tenido acceso EL ENCARGADO desde la fecha en que se haya empezado la actividad.
El Contrato tendrá la misma duración del Contrato de Prestación de Servicios.
XI. TERMINACIÓN
En caso de terminación del Contrato EL ENCARDADO deberá:
1. Suspender todas las actividades encaminadas al Tratamiento de Datos Personales reguladas en éste Contrato o derivado del Contrato de prestación de servicios;
2. Remitir de regreso o eliminar inmediatamente, según lo indicado por el RESPONSABLE, toda la información del RESPONSABLE de la que tenga control, incluyendo pero sin limitarse a los Datos Personales, y todas las copias de los mismos, que se encuentren en su posesión, custodia o control.
La terminación de este Contrato se hará sin perjuicio de los derechos o compensaciones a que haya lugar o cualquier obligación o responsabilidad que se haya generado para cualquiera de las Partes, a la fecha efectiva de terminación.
XII. CESIÓN
Ninguna de las Partes podrá ceder este Contrato o cualquiera de los derechos u obligaciones contenidos en el mismo a un tercero sin el previo consentimiento escrito de la otra Parte.
XIII. LEGISLACIÓN APLICABLE.
Para la resolución de todas las controversias o cuestiones relacionadas con el presente contrato, será de aplicación directa la legislación colombiana, específicamente el Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, Código Civil, Código de Comercio y demás legislación vigente aplicable a las relaciones comerciales entre empresas, renunciando expresamente a cualquier otro tipo de legislación aplicable.
En constancia de aceptación de las partes intervinientes con el contenido de éste, se firma el presente acuerdo, por los aquí intervinientes, a los ( ) días del mes de
del año dos mil diecisiete (2.017), en , en dos ejemplares de 4 hojas útiles cada uno, siendo una copia para EL RESPONSABLE, y la otra para EL ENCARGADO del tratamiento.
RESPONSABLE DE LOS DATOS ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
BANCO POPULAR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
NIT. 860.007.738-9 NIT. XXXXXXX