D16-0042-0813-048

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA

AUDITORÍA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA DE ASEO XX XXXXXXX SA ESP VIGENCIA 2015, SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO A LA AUDITORÍA ESPECIAL DE LA CONTRATACIÓN VIGENCIA 2014 Y ATENCIÓN DENUNCIA No.

D16-0042-0813-048

EMPRESA DE ASEO DE PEREIRA S.A ESP

VIGENCIA 2015

CONTRALORÍA MUNICIPAL XX XXXXXXX

Pereira, Noviembre 24 de 2016

EMPRESA DE ASEO DE PEREIRA S.A ESP

Contralor Territorial

XXXXXXX DE XXXXX XXXXX XXXXXX

Equipo Directivo

XXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX DE LA XXXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXX

XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX

Equipo Auditor

XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX

Profesional Universitario - Coordinador

XXXXXXXX XXXXXXX XXXX

Profesional Universitario

XXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

Técnico

TABLA DE CONTENIDO

Pagina

1	CARTA DE CONCLUSIONES	4
2	RESULTADO DE AUDITORIA	7
2.1	ALCANCE	7
2.2	HALLAZGOS	17

1. CARTA DE CONCLUSIONES

Pereira,

Doctor

XXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXX

Gerente

Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xx Xxxx Xxxx 0 Xxxxxx

Xxxxxx: Carta de Conclusiones

La Contraloría Municipal xx Xxxxxxx, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial a la Contratación de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP Vigencia 2015, Seguimiento al Plan de Mejoramiento a la Auditoría Especial de la Contratación Vigencia 2014 y Atención Denuncia No. D16-0042-0813-048, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso de contratación.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La responsabilidad de la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx.

CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa como resultado del seguimiento al plan de mejoramiento producto de la “Auditoría Modalidad Especial a la contratación Vigencia 2014”, que arrojó un Cumplimiento y una Efectividad del 87.5% en cuanto a las acciones implementadas.

Una vez revisada la Denuncia NºD16-0042-0813-048 asociada al contrato No. 048-2015; suscrito entre la Empresa de Aseo SA ESP y el señor Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx representante legal de la Empresa Bordados y Uniformes JM, cuyo objeto es el siguiente: “compra de 200 gorras, 200 chalecos, 50 camisas manga larga, 50 camisetas tipo polo con logo de la imagen institucional y slogan para el personal y gestión de los programas instituciones de la empresa de Aseo de Pereira SA ESP se desvirtúa.

Finalmente con relación a la contratación llevada a cabo por la entidad conceptúa que la gestión en el proceso auditado, cumple con los principios evaluados de economía y eficiencia, no obstante se presentan las siguientes situaciones:

 Incumplimiento de las obligaciones de publicación de contratación en el SECOP.

 Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento para la supervisión e interventoría.

 Debilidades de forma en el archivo y manejo de los expedientes de los contratos

 Inoportunidad en cumplimiento de obligaciones al momento de efectuar los pagos.

 Inconsistencias en los informes de labores y oficios de designación de supervisión.

 Deficiencias en los soportes de las actas de recibo parcial y recibo final.

 Irregularidad en los aportes obligatorios a la seguridad social y parafiscal.

 Incumplimiento en la rendición y revisión de la cuenta por inconsistencias en la información rendida.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial.

Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Atentamente,

XXXXXXX DE XXXXX XXXXX XXXXXX

Contralor Municipal xx Xxxxxxx

2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1 ALCANCE

La Contraloría Municipal xx Xxxxxxx en cumplimiento de su función constitucional y del Plan General de Auditorías de la presente vigencia aprobado mediante la Resolución No. 127 del 8 xx xxxxx de 2016, a través de los memorandos de asignación No. 034-2016 xx xxxxxx 3, asignó la realización de la “Auditoría Especial a la Contratación de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A. ESP vigencia 2015, Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Auditoria de la Contratación Vigencia 2014” y No. 036-2016 de septiembre 6 se asignó realizar la Atención a Denuncia D16-0042-0843-048 sobre la revisión del contrato No. 048-2015 suscrito entre el Gerente de la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP y el señor Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, representante legal de la Empresa de Bordados y Uniformes JM.

Es así como dentro del ejercicio de control fiscal, en el Plan de Acción Institucional de la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx se encuentra enmarcada la Dirección de Técnica de Auditorías, la cual atenderá prioritariamente las denuncias ciudadanas en aras de cumplir las misión de vigilancia de la gestión fiscal, así como es importante la revisión de la contratación estatal y seguimiento a los planes de mejoramiento que atenderán los organismos de control fiscal, por la cantidad de recursos invertidos en desarrollo de la Empresa y la afectación directa a la comunidad Pereirana, por lo que se hizo una revisión de la contratación suscrita en la vigencia 2015.

La presente auditoría pretendió dar respuesta a los objetivos específicos definidos dentro del plan de trabajo y programas de auditoria, los cuales se transcriben a continuación:

1. Verificar el cumplimiento de los principios y procedimientos de la contratación.

2. Revisar el cumplimiento de las especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos.

3. Revisar las deducciones xx xxx.

4. Evaluar el cumplimiento del objeto contractual.

5. Evaluar las labores de interventoría y seguimiento.

6. Evaluar la Liquidación de los contratos.

7. Cumplimiento de las normas internas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados.

8. Realizar seguimiento a la implementación del manual de contratación adoptado por la entidad.

9. Oportunidad en la rendición de la cuenta; suficiencia y calidad en la información rendida.

10. Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y efectividad en las acciones.

11. Realizar la atención a denuncia D16-0042-0813-048 sobre la revisión del contrato No. 048 de 2015 suscrito entre el gerente de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP y la empresa de Bordados y Uniformes JM.

La estrategia general que aplicó el equipo auditor para lograr los objetivos antes citados, se desarrolló de conformidad con el artículo 267° Constitucional, la Ley 42 de 1993, sus reglamentarios y demás normas aplicables al ejercicio de control fiscal fundados en los principios generales de la norma superior, artículo 209° de la Constitución Política de Colombia.

GESTION CONTRACTUAL

Para xx xxxxxxxx 0000 la Empresa de Aseo de Pereira S.A. ESP, presentó en la rendición de cuentas mediante el aplicativo SIA, un total de ciento tres (103) contratos de diferentes modalidades y veintitrés (23) ordenes de suministros y servicios, para un total de ciento veintiséis (126); por un valor total de $ 3.187.607.063, durante la vigencia se presentaron adiciones por valor de

$212.573.850, para un gran total de contratación de $3.400.180.913.

Se procedió a realizar muestra selectiva de conformidad con la ficha técnica, para un nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, lo que determinó realizar auditoria especial a trece (13) contratos, que corresponde al 10% de los contratos reportados por un valor de $1.294.65.780 incluidas las adiciones, lo que representa el 38% del valor total de los contratos suscritos en el año 2015. Cabe mencionar que el tamaño de la muestra en formula arrojó 13 contratos y en muestra optima 12, pero al incluirse la denuncia dentro del total muestra, se tomó la formula del aplicativo para el calculo de muestras para poblaciones finitas.

TABLA No. 1 CONSOLIDADO SELECCIÓN DE MUESTRA

Cifras en pesos

MUESTRA CONTRATACIÓN EMPRESA DE ASEO DE PEREIRA S.A ESP VIGENCIA 2015
CONTRATOS	CANTIDAD	VALOR
Prestación de Servicios Profesionales	3	142.019.999
Prestación de Servicios	9	1.138.082.781
Suministros	1	14.550.000
TOTAL AÑO 2015	13	1.294.652.780

Fuente: Rendición bimestral contratación 2015

Los contratos revisados en la presente auditoria, se relacionan a continuación, se aclara que el valor cancelado pertenece al valor que se encontró pagado a la fecha de auditoria, se seleccionaron contratos aleatoriamente de diferentes cuantías y el relacionado con la denuncia No. D16-0042-0813-048 que hizo parte integral del proceso auditor.

Cabe indicar que no fueron tenidos en cuenta los contratos asociados a publicidad por cuanto se encontraban inmersos en otro proceso auditor que actualmente adelanta el organismo de control.

TABLA No.2

SELECTIVO SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIAS SIA

Cifras en pesos

No. De Contrato	Objeto Social	Valor Cancelado	Nombre del Contratista
002	Prestación de servicios profesionales especializados en el área de asesoría jurídica administrativa y técnica para el direccionamiento estratégico y representación societaria. Así como asesorar procesos contractuales a todo nivel. Así como servir de apoyo especializado a la oficina jurídica y al abogado que preste sus servicios a la empresa en temas especializados y complejos donde la gerencia requiera sus servicios, eventualmente prestando representación judicial cuando la complejidad del caso lo amerite, revisando la documentación que para firme ingrese al despacho de la gerencia.	60.000.000	Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx

No. De Contrato	Objeto Social	Valor Cancelado	Nombre del Contratista
033	Prestación de servicios profesionales de apoyo legal a la Entidad, estudiando, evaluando, proyectando, recomendando y ejecutando todas aquellas actividades propias del área jurídica y normativa, que a juicio de la Gerencia se deban desarrolla.	30.519.999	Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
048	Compra de doscientas (200) gorras, doscientos (200) chalecos, cincuenta (50) camisas manga larga, cincuenta (50) camisetas tipo polo con logo de la imagen institucional y slogan para el personal y gestión de los programas instituciones de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx SA ESP.	14.550.000	Bordados y Uniformes J.M
059	Contratar la prestación de servicios para la realización de actividades de poda de especies arbóreas, corte de césped y su mantenimiento ornamental en las zonas verdes del municipio xx Xxxxxxx. Contrato interadministrativo con el Xxxxxxxxx xx Xxxxxxx Xx 0000.	209.581.980	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
061	Contratar la prestación de servicios para la realización de actividades de poda de especies arbóreas, corte de césped y su mantenimiento ornamental en las zonas verdes del municipio xx Xxxxxxx. Contrato interadministrativo con el Xxxxxxxxx xx Xxxxxxx Xx. 0000.	75.660.069	Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx
068	Prestar los servicios profesionales especializados de asesoría en relación con las actualizaciones societarias, comerciales del régimen contractual y demás aspectos aplicables a la empresa de acuerdo a la última reforma estatutaria la explotación que xxx xxxxxxx de servicios públicos pueda realizar y recomendaciones para que no se salga de los parámetros legales y mandatos de la ley 142 de 1994 determinando el modelo más adecuado para la prestación del servicio de aseo y de los servicios complementarios, en especial de prestar estos bajo la luz del Decreto 2981 de 2013 así mismo realizar el estudio jurídico y revisión al contrato de operación y sus otros si firmados con el fin de verificar que aspectos deben ser ajustados de acuerdo con la nueva normatividad que sobre la materia se ha expedido y demás recomendaciones que considere pertinentes.	51.500.000	Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx

No. De Contrato	Objeto Social	Valor Cancelado	Nombre del Contratista
073	Contratar los servicios para la elaboración e implementación de un programa municipal para el manejo integral de aceite vegetal usado en el marco de la estrategia basura cero en el Municipio xx Xxxxxxx	77.172.200	Corporación Eco Mas
083	Realizar la articulación institucional para el proceso de formulación del PGIRS acorde a la metodología establecida según la Resolución No 0754 de 2014	147.500.039	Consultorías del Eje SAS
086	Contratar el análisis diseño desarrollo e implementación de un software que sirva de herramientas para realizar la interventoría en el componente comercial de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S A ESP.	110.000.000	Centro de Sistematización SAS
087	Sensibilizar socializar y capacitar el Acuerdo 18 de 2011 al sector comercial industrial y de servicios de la totalidad de la comuna el poblado y los doce corregimientos en sus centros poblados en cumplimiento del convenio interadministrativo No 2139 celebrado entre el Municipio xx Xxxxxxx y la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP	100.000.000	Fundación Evolucionando
088	Formular los mecanismos que permitan establecer un programa municipal de postconsumo para el manejo integral de las llantas usadas incluyendo políticas de consumo responsable separación en la fuente reciclaje y acopio en el marco de la estrategia basura cero de la ciudad xx Xxxxxxx	124.999.020	Habitación Hábitat Sustentable
098	Promover e implementar lineamientos institucionales para dar cumplimiento al conjunto de reglas acciones procedimientos y medios dispuestos para el manejo de los RESPEL organizacionales	50.000.000	Asociación para el Desarrollo Social Cultural y Ambiental Tejido Social
101	Prestar los servicios de apoyo para la realización de actividades de poda corte de césped y su mantenimiento ornamental en las zonas verdes del Municipio xx Xxxxxxx	243.169.473	Xxxxxx Xxxxx Xxxxx
TOTAL		$1.294.652.780

Fuente: Papel de trabajo equipo auditor

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

En la revisión de los formatos F20_1A_AGR acciones de control a la contratación de sujetos y F20_1B_AGR acciones de control, se evaluaron de acuerdo a los criterios de oportunidad, suficiencia y calidad en cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 197 del 18 de noviembre del 2013 “por la cual se reglamenta la

rendición de la cuenta en línea y se unifica la información que se presenta a la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx, obteniendo los siguientes resultados:

Oportunidad: La entidad rindió la cuenta en los plazos establecidos en el aplicativo Sistema Integrado de Auditorias SIA.

Suficiencia: Una vez verificada la información rendida, la entidad diligenció el total de los formatos.

Calidad: Presentó inconsistencias en la información rendida. De lo anterior ver hallazgo No. 14

LEGALIDAD

La revisión de la contratación se evaluó con base en los parámetros establecidos en la Ley 142 de 1994 por la cual se establece el “régimen de los servicios públicos domiciliarios”, de carácter mixta, en donde se dispone que el régimen de actos y contratos es de carácter privada, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012 artículos 217 al 224, así como lo dispuesto en la Resolución No. 006 del 19 xx xxxxxx de 2010 “por la cual se adopta el Estatuto de Contratación para la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP” y la Resolución No. GE 050.7-021 del 22 de febrero de 2013 “por medio de la cual se deroga una resolución y se expide nuevo manual de procedimiento para las supervisiones o interventorías de los contratos celebrados por la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP.

ATENCIÓN DENUNCIA N° D16-0042-0813048

La Dirección de Planeación y Participación Ciudadana de la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx mediante Memorando No. 167 del 30 xx xxxxx de 2016, dio traslado a la Dirección Técnica de Auditorías de la Denuncia D16-0042-0813-048 remitida por la Procuraduría Provincial xx Xxxxxxx mediante oficio P.P.P. N° 3857 del 18 xx xxxxxx de 2015.

En la denuncia de acuerdo al memorando No. 167, se enuncia lo siguiente: “El Procurador provincial xx Xxxxxxx, solicita que se realice una investigación al contrato de suministro No. 048 de 2015 suscrito entre el Gerente de la Empresa

xx Xxxx y el señor Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx representante legal de la empresa de Bordados y Uniformes JM”.

La atención a denuncia D16-0042-0813-048, se realizó con base en la Guía de Auditoria Territorial “GAT”, adoptada por la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx, y lo establecido en el memorando de asignación de Auditoría No. 036-2016 de fecha 6 de septiembre de 2016.

Con el fin de adelantar la atención a denuncia D16-0042-0813-048, se realizó la solicitud de la información del contrato No. 048-2015; suscrito entre la Empresa de Aseo SA ESP y el señor Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx representante legal de la Empresa Bordados y Uniformes JM, cuyo objeto es el siguiente: “compra de 200 gorras, 200 chalecos, 50 camisas manga larga, 50 camisetas tipo polo con logo de la imagen institucional y slogan para el personal y gestión de los programas instituciones de la empresa de Aseo xx Xxxxxxx SA ESP”.

Con base en la elaboración de papel de trabajo, se pudo constatar que el contratista cumplió con el objeto estipulado en el contrato de la referencia, al hacer entrega de los elementos solicitados mediante acta de entrada xx xxxxxxx No. 7 del 14-04-2015 por valor de $14.550.000, donde se certifica que los elementos suministrados, entraron al almacén de la Empresa de Aseo SA ESP, y están soportados mediante la presentación de la factura No. 0284 del 15-04-2015.

Mediante el comprobante xx Xxxxxxx Egreso Consumo No. 19 del 15 xx xxxxx de 2015, el señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx en calidad de Contratista- Almacenista le hace entrega al interventor del Contrato de suministro No. 048- 2015, señor Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx los siguientes elementos:

 200 Chalecos institucionales

 200 gorras bordadas institucionales.

 50 camisetas tipo polo institucionales

 50 camisas manga larga institucionales

A través del Acta de Entrega de Bienes de Consumo No. 2, donde se relaciona la salida de los elementos de consumo y el recibido de los mismos por parte de cuarenta y tres (43) funcionarios y contratistas de la Entidad, así: una (1) camisa manga larga, una (1) camiseta tipo polo y una (1) gorra con el logo institucional.

Mediante acta de visita fiscal realizada el día 20 de septiembre de 2016, con los funcionarios: Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx, Jefe de la Oficina de Recursos y el señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Contratista-Almacenista de la Empresa de Aseo S.A ESP, le facilitó al equipo auditor, siete (7) copias del acta de entrega de bienes de consumo No. 2 que no se encontraban dentro de los soportes del contrato de suministro No. 048-2015, en las cuales se evidencia el recibido de los elementos como camisa manga larga, camiseta tipo polo, por parte de algunos funcionarios de la entidad.

Con base en lo anterior se puedo establecer que la entrega de las cincuenta (50) camisetas tipo polo y las cincuenta (50) camisas manga larga, se encuentran debidamente soportadas mediante acta de entrega de bienes de consumo No. 2, en la cual aparecen las firmas de quien entrega y quien recibe el artículo.

El Interventor del contrato, señor Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, a través del acta de entrega No. 001 de fecha 17 xx xxxxx de 2015 hace entrega de los doscientos

(200) chalecos institucionales, al funcionario Xxxxx Xxxxxxxxx Valencia Xxxxxxxxx, Jefe de Interventoría de Barrido Recolección y Transporte (IBRT).

Por medio de acta de visita fiscal del 23 de septiembre del presente año el Jefe del IBRT, informa que la entrega de la indumentaria de chalecos y gorras se realizó en la vigencia 2015 bajo varias actividades que desarrolló la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP con el ánimo de impactar la comunidad Pereirana en el buen manejo de residuos sólidos, comparendo ambiental y buenas prácticas ambientales. En este sentido la empresa desarrolló convenio con el Departamento para la Prosperidad Social (DPS), con el objeto de que las personas que realizan el servicio social en esta Entidad, puedan cumplir con estas labores en la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP; para desarrollar este programa se vincularon un total de noventa y siete personas.

Otra de las actividades que desarrolló la Empresa de Aseo fue un convenio con el Instituto Municipal de Tránsito y Transporte, con el objeto de erradicar los puntos críticos de la ciudad, este convenio consistía en tener como aliados a los moto- carreros de la ciudad xx Xxxxxxx para que ellos fueran quienes vigilaran los puntos críticos e identificaran los causantes del mal manejo de residuos y adicionalmente pudieran desarrollar la actividad de recolección de manera independiente sin que se les cobre la disposición final de residuos en las escombreras autorizadas; en

las instalaciones de Instituto Municipal de Transito se entregaron ochenta y seis

(86) chalecos a las personas que participaron en estas actividades.

Como soporte documental de las actividades realizadas y la entrega de los elementos adquiridos mediante el contrato No. 048-2015, el señor Xxxxx Xxxxxxxxx Valencia Xxxxxxxxx quien ocupaba el cargo de Jefe del IBRT durante la vigencia 2015, hace entrega de la copia de un artículo de prensa titulado “Los Motocarros del Ambiente” que hace referencia al convenio con el Instituto Municipal de Tránsito y Transporte xx Xxxxxxx, y un CD con los siguientes archivos:

1. Formatos de asistencia

2. Informe de Xxxxx Xxxx Xxxxxx CP 1

3. Informe de Xxxxx Xxxx Xxxxxx CP 2

4. Informes vigías ambientales

5. Copia de las carpetas de los contratos 046, 051, 064.

Mediante certificación con fecha 2 de noviembre de la presente anualidad expedida por el jefe de oficina de recursos donde consta que fueron entregados al personal de la empresa cuarenta y tres (43) gorras con logo de la entidad para uso institucional.

En las carpetas de los contratos y en los informes de los contratos relacionados anteriormente, se puede observar material fotográfico de las diferentes actividades realizadas por los diferentes contratistas y funcionarios de la Empresa, en las cuales aparecen con los elementos entregados y que cumplen con el objeto de identificar a los funcionarios de la Empresa de Aseo SA ESP.

Posteriormente en certificación con fecha 10 de noviembre de la presente anualidad expedida por el contratista de apoyo recursos – almacenista donde consta que se encuentran al servicio de los vigías ambientales coordinados por la contratista administradora ambiental Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx treinta y seis (36) chalecos y setenta y dos (72) gorras institucionales.

Con base en lo anterior se pudo establecer que el objeto del Contrato de Suministro No. 048-2015 firmado con el señor Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, representante legal de la empresa Bordados y Uniformes JM, cuyo objeto es “compra de 200 gorras, 200 chalecos, 50 camisas manga larga, 50 camisetas tipo polo con logo de la imagen institucional y slogan para el personal y gestión de los

programas instituciones de la empresa de Aseso xx Xxxxxxx S.A ESP, se cumplió con la entrega de los elementos contratados, soportados mediante acta de entrada a almacén No. 7 del 14 xx xxxxx de 2015 y factura de venta No. 0284 del 15 xx xxxxx de 2015.

Se constataron los soportes documentales en el marco de convenios con entidades del Estado, registros fotográficos, actas de entrega con las firmas de las personas beneficiadas y certificaciones de entrega de los respectivos chalecos y gorras institucionales que se adquirieron a través del contrato de suministro No. 048-2015.

BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL

En desarrollo de la presente auditoría se estableció un (01) Beneficio de Control fiscal, por cuanto en la revisión del contrato de prestación de servicios No. AJ 001.3.1-033-2015 cuyo objeto fue prestación de servicios profesionales de apoyo legal a la entidad, estudiando, evaluando, proyectando, recomendando y ejecutando todas aquellas actividades propias del área jurídica y normativa, que a juicio de la gerencia se deban desarrollar. Contrato firmado el 05-02-2015 con una duración de 10 meses hasta el 04-12-2015 a favor del señor Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx quien laboró hasta el 04-04-2015. Contrato que fue cedido a partir del 16-04-2015 al señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx para culminar su ejecución y duración del contrato. (Cabe indicar que el contrato en mención no fue ejecutado del 05-04-2015 al 15-04-2015 un total de 11 días, por valor de $1.026.667). En el acta de recibo final No. 609 del 16-12-2015, orden de pago final No. 1307 del 21- 12-2015 se canceló a favor del contratista Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx la suma de $3.826.667. El equipo auditor evidenció que el interventor canceló dicho valor incluyendo los 11 días donde no se ejecutó el contrato, porque el valor real a cancelar debió ser de $2.800.000.

La Dirección Administrativa y Financiera anexa el recibo de consignación por devolución de mayor valor pagado del Banco Davivienda, cuenta de ahorros No. 127200008333 del 20 de septiembre de 2016 a nombre del titular: Empresa de Aseo de Pereira S.A por valor de $1.026.667, valor consignado por el ex contratista el señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, identificado con cédula de ciudadanía No. 4.520.461.

2.2 HALLAZGOS

El informe preliminar se socializó mediante oficio No. 1421 del 21 de octubre de 2016, además se destaca que la Empresa de Aseo mediante oficio D-3075 de 26 de octubre solicitó prórroga xx xxxx (10) días hábiles para ejercer el derecho de contradicción, para lo cual se le concedieron dos días mas de plazo, el cual fue allegado mediante comunicación No. D-3138 y con radicado de la Contraloría No. 1570 de 2 de noviembre de 2016.

Una vez analizada la contradicción se establecieron finalmente diez (10) hallazgos con presunta incidencia administrativa para que la actual Administración de la Empresa tome medidas preventivas y oportunas con el fin de solucionar las situaciones detectadas por el organismo de control, teniendo en cuenta que las observaciones números 4, 5, 7, 12 y 15 fueron desestimadas. Además las

identificadas con los números 6, 8, 10, 11 y 13 cuentan con incidencia disciplinaria. Así mismo se generó un (01) beneficio de auditoría por valor de

$1.026.667, por la devolución de dinero por parte de la Empresa en desarrollo del ejercicio auditor.

Hallazgo No. 1 Publicación en el SECOP. Administrativo Condición

De la revisión de los trece contratos, se pudo evidenciar que los contratos 002,

033, 051, 068, 086 y 087 del 2015, están publicados en la página del SECOP por fuera de los tiempos que se contempla superando el término de los tres días siguientes a su expedición, observación administrativa con posible connotación disciplinaria

Criterio

De conformidad con el artículo 223 del Decreto 019 de 2012, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 afectando el cumplimiento del principio de publicidad.

Causa

Procedimientos inadecuados, obsoletos o poco prácticos, ya que la entidad tiene la herramienta para publicar a tiempo y no se utiliza y la falta de mecanismos de seguimiento y de monitoreo.

Efecto

Se producen como efectos el incumplimiento de disposiciones generales y propias de la entidad, además del control inadecuado de actividades al no publicar a tiempo los contratos en la página del SECOP.

El derecho de contradicción de la Empresa de Aseo de Pereira indica que “indica que: Conforme a la legislación vigente, se tiene que el régimen de contratación de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios es el régimen privado. En tal sentido y teniendo en cuenta que la contratación de la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP no se rige por el Estatuto General de Contratación Estatal, sino por normas de derecho privado y su manual de contratación (Resolución No. 006 del 22 de febrero de 2013), no se encuentra obligada a reportar información en el SECOP.

Sin embargo, la entidad en cumplimiento del principio de transparencia, ha realizado desde el año 2014 la publicación de la contratación en el SECOP; pero debido a errores cometidos por la contratista encargada de ejecutar dicha tarea y por problemas administrativos, en algunas ocasiones se realizaron las publicaciones de manera extemporánea.

Como bien puede revisarse y como lo constató el equipo auditor se trató solamente de demoras, pues verificado el SECOP toda la contratación esta reportada.

Conforme a lo anterior, nos comprometemos a realizar el cargue de la información dentro de los plazos establecidos en el manejo de cada una de las publicaciones de la presente vigencia y suscribiremos un plan de mejoramiento donde se propondrá como acción, revisar semanalmente que la publicación de los contratos que salgan a partir de la fecha de suscripción del plan, cumpla con el término establecido.

Dado que se trata de un error en el cargue de la información y no una falta de reporte como tal, solicitamos a ustedes de manera atenta desestimar el hallazgo por cuanto no existe afectación al patrimonio público.

En el eventual caso que la Contraloría insista en el hallazgo, rogamos a ustedes dar alcance administrativo para que sea puesto un punto de control en el trámite de la actual vigencia contractual y se verifique el cargue de la información en los tiempos previstos…”

El equipo auditor pudo constatar que No toda la contratación está debidamente publicada en la página del SECOP, y si bien son un ente que se guía por un régimen de contratación privada, existe una fragmentación en cuanto a los

principios generales de transparencia, publicidad, objetividad entre otras; por lo tanto, la entidad se compromete a realizar el cargue de la información dentro de los plazos establecidos y se consolida un hallazgo con connotación administrativa, con el objeto que se adelanten acciones correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas por la Contraloría.

Hallazgo No. 2 Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria

Condición

En la revisión del Contrato No. 002 de 2015 que tiene por objeto “prestación de servicios profesionales especializados en el área jurídico administrativa y técnica para el direccionamiento estratégico y representación societaria, así como asesorar procesos contractuales a todo nivel, así como de servir de apoyo especializado a la oficina jurídica y al abogado que preste sus servicios a la empresa en temas especializados y complejos donde la gerencia requiera sus servicios, eventualmente prestando representación judicial cuando la complejidad del caso lo amerite, revisando la documentación que para firme ingrese al despacho de la gerencia, emitiendo conceptos en los asuntos en que la gerencia los solicite”,. El equipo auditor presenta las siguientes situaciones:

Para el pago del acta de recibo parcial No. 43 del 05-03-2015 por valor de

$5.000.000, presenta segundo informe de labores del 07-02-2015 al 06-02-2015, la fecha del periodo del informe no tiene coherencia.

Para el pago del acta recibo parcial No. 190 del 05-06-2015 por valor de

$5.000.000, presenta quinto informe de labores del 07-04-2015 al 06-05-2015, las fechas del periodo del informe son las mismas del cuarto informe de labores, no concuerda con la fecha de pago.

El informe de labores No. 12 no se encuentra firmado por el interventor y fue cancelado 15 días antes de la culminación del contrato, contraviniendo la Cláusula Cuarta de la Minuta del Contrato.

Incumplimiento en la modalidad de selección del contratista, por cuanto debía presentar dos propuestas y en las carpetas de los contratos solo se encontró una,

en contravía de lo estipulado en el artículo decimo del estatuto de contratación de la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP.

El oficio designando la supervisión aparece con fecha 7 de diciembre de 2015 en el encabezado y al final con fecha 7 de enero de 2015. No se encuentra acta de adjudicación del contrato.

Criterio

Incumplimiento manual de supervisión de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx numeral

1.5.2 Protocolo para recepción de pago de cuentas: “El supervisor o Interventor está en la obligación de colaborar con las áreas financiera y contable de la empresa y para el efecto tendrá en cuenta los siguientes parámetros en el momento de recibir una factura, cuenta de cobro o informe de actividades y en el ítem Facturas o cuentas de cobro: “Para el trámite de las cuentas el supervisor o interventor deberá verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y Parafiscales cuando aplica.

Incumplimiento del Estatuto de Contratación de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx Articulo decimo Previa solicitud directa de cotizaciones y ofertas más de 80 SMLMV y no mayor a 250 SMLMV: “Se contratara directamente, previa la solicitud de dos (2) ofertas o cotizaciones cuando se trate de adquisición de bienes y/o servicios que supere la cuantía de 80 SMLMV y no supere los 250 SMLMV una vez se efectué la justificación previa de la necesidad.

Causa

Debilidad del control que no permite advertir oportunamente el problema, es así como el oficio de designación de supervisión aparece con dos fechas diferentes una en el encabezado y la otra al final del documento.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales y control inadecuado de recursos o actividades

El derecho de contradicción expone “…Respecto a la presente observación una vez se evidenció el yerro en los periodos con que se encabezaron los informes, procedieron a corregirse dichos renglones en cada uno de los tres informes, con lo que se superó tal situación tal y como se evidencia en la copia de los informes que se anexan.

Al respecto es claro que se trató de un error en la digitación de las fechas de los informes, pero como ya se mencionó ya se realizaron las tres correcciones en las fechas relacionadas, motivo por el cual solicitamos a usted señor Xxxxxxxxx dar de baja la presente observación. En el caso de las actas (2) se deben corregir a través de solicitud de soporte en el aplicativo “mantis”, para lo cual se solicita un plazo de 5 días para llevarlo a cabo, para lo cual solicitamos al organismo de control se otorgue este término para que se realice la misma, o en su defecto se incluya un plazo dentro de plan de mejoramiento administrativo con un plazo de 5 días para realizarlo.

Respecto al informe No. 12 se encuentra sin firmar por el supervisor del contrato, se debe manifestar que la copia que reposaba en el área contable era el original firmado y por error en el manejo del archivo, el original firmado se guardó en el área financiera. Por lo anterior entregamos a la Contraloría Municipal copia del acta debidamente firmada, con lo cual esta situación queda corregida en la carpeta contractual de la entidad, y nunca faltó, solo que se archivo el original incorrectamente.

De antemano y de acuerdo a la estrategia cero papel, les informamos que para evitar este tipo de contratiempos, en la actual vigencia se determinó manejar solo una carpeta física con los originales en el área jurídica y a través de la carpeta pública de sistemas, donde quedan digitalizados los documentos para que las áreas que los lleguen a requerir para cualquier tramite la consulten, con lo que se evitan confusiones en el manejo y la gestión documental.

En cuanto al pago realizado presuntamente quince días antes a la fecha de terminación del contrato, esto debe manifestarse que NO ES CIERTO, para lo cual se entregan los soportes de la operación bancaria, que da cuenta que el pago se realizó el ultimo día bancario hábil (29 de diciembre de 2016) para lo cual se anexa el recibo o constancia de la entidad financiera DAVIVIENDA con numero de proceso 20121318.

En cuanto a la fecha del oficio de designación de supervisión del contrato, es cierto que la fecha del encabezado no coincide con la fecha que se registra al final del documento, siendo originado esto por un error de digitación. Para este asunto resulta evidente que verificado la fecha de designación cotejada con la fecha del contrato, no hay lugar a dudas que se trata de un error en digitación, motivo por el cual se evidencia que no se pone en riesgo ni el recurso público, ni

mucho menos la actividad pues de los informes mismos se evidencia el cumplimiento y desarrollo de las actividades motivo por el cual se solicita a la contraloría desestimar este punto por cuanto el mismo se encuentra corregido adecuadamente. Motivo por el cual según el programa audite, este tipo de errores no constituyen ningún elemento de falta disciplinaria ni fiscal. Máxime cuando el mismo error de digitación se encuentra subsanado.

Respecto del Acta de Adjudicación del contrato y a la presentación de otra propuesta, reiteramos que la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx S.A ESP no se rige por el Estatuto General de Contratación Estatal, sino por normas de derecho privado y su manual de contratación (Resolución No. 006 del 22 de febrero de 2013); dentro del cual, no se exige que se levante un acta de adjudicación del contrato motivo por el cual realizar tal exigencia viola el principio de legalidad, pues básicamente exigen mediante el levantamiento de la observación la adopción de condiciones contractuales que ni la junta directiva de la entidad ni el código de comercio establecen, además que se trata de una exigencia como ya se manifestó que no tiene soporte legal, pues no existe norma en el manual de contratación que exija que la contratación directa deba tener tal requisito o documento. Motivo por el cual la misma deberá ser desestimada.

Es claro además que dentro del parágrafo 2 del artículo 10, del manual de contratación cuando se trata de servicios especializados o de los denominados doctrinariamente como “IN TUITO PERSONAE” no se requieren sino la presentación o propuesta de servicios para realizar la contratación…”

Por lo anterior, se debe guardar un deber objetivo de cuidado frente al interviniente en cada proceso de pago para dar cumplimiento integral a los requerimientos legales, configurándose en un hallazgo con connotación netamente administrativo, toda vez que en lo sucesivo no se puede seguir presentando esta omisión por parte de los funcionarios que intervienen en el proceso de pago y la empresa adelante acciones correctivas que solucione las deficiencias detectadas por el Organismo de Control.

Hallazgo No. 3 Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria.

Condición

En la revisión del contrato de prestación de servicios No. 033 de 2015 cuyo objeto fue “prestar los servicios profesionales de apoyo a la entidad, estudiando, evaluando, proyectando, recomendando y ejecutando todas aquellas actividades propias del área jurídica y normativa, que a juicio de la gerencia se deban desarrollar”, contrato con duración de dos meses a favor de Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx y luego presenta cesión al señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx a partir del 16 xx xxxxx hasta el 4 de diciembre, posteriormente se hace adición a partir del

5 al 31 de diciembre de 2015, de lo anterior se presentan las siguientes situaciones:

En el estudio previo SAF-016-2015 en el literal c. Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales e identificación del contrato. a) objeto del contrato “prestación de servicios profesionales de apoyo a la entidad, estudiando, evaluando, proyectando, recomendando y ejecutando todas aquellas actividades propias del área jurídica y normativa, que a juicio de la Gerencia se deban desarrollar en la entidad.

Certificado Disponibilidad presupuestal No. 62 del 30-01-2015 por valor de

$28.000.000. Prestación de servicios profesionales de apoyo a la entidad, estudiando, evaluando, proyectando y ejecutando todas aquellas actividades propias del área jurídica y normativa, que a juicio de la gerencia se deban desarrollar, así como realizar la representación judicial de la empresa en todos los procesos en donde sea parte demandada o demandante.

Compromiso presupuestal No. 84 del 05-02-2015 por valor de $28.000.000, Rubro 211201 prestación de servicios profesionales de apoyo a la entidad, estudiando, evaluando, proyectando y ejecutando todas aquellas actividades propias del área jurídica y normativa, que a juicio de la gerencia se deban desarrollar. Duración: 11 meses.

El objeto del certificado de disponibilidad presupuestal No. 62 del 30-01-2015 es diferente al compromiso presupuestal No. 84 del 05-02-2015. La duración del contrato del compromiso presupuestal (11) meses diferente con el contrato de prestación de servicios (10) meses.

No se encontró en la carpeta del contrato los antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación PGN del señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx.

Se observa que no se cumple con el perfil del contratista, por cuanto en los estudios previos requiere: abogado titulado con especialización con derecho administrativo, servicios públicos o derecho constitucional con experiencia en las áreas requeridas con la capacidad, el conocimiento y la experiencia necesaria para planear, ejecutar, verificar y evaluar las actividades del área jurídica a través de los cuales se cumplen con los mandatos legales.

Dentro del expediente existen documentos sin fechas de perfeccionamiento, como el caso del oficio de autorización de cesión del contrato de prestación de servicios No. AJ 001.3.1-033-2015 del 05 de febrero de 2015.

En las siguientes actas de recibo parcial, se observaron inconsistencias de fechas:

 Acta de recibo parcial No. 106 del 16-04-2015 (Del 0 xx xxxxx xx 0 xx xxxxx)

 Acta de recibo parcial No. 148 del 13-05-2015 (Del 00 xx xxxxx xx 0 xx xxxx)

x Xxxx xx xxxxxx parcial No. 188 del 05-06-2015 (Del 0 xx xxxx xx 0 xx xxxxx).

En las actas de recibo parcial No. 148 del 13-05-2015, No. 188 del 05-06-2015, No. 249 del 03-07-2015, No. 320 del 12-08-2015, No. 363 del 03-09-2015, No. 431

del 07-10-2015, No. 494 del 05-11-2015 y acta de recibo final No. 609 del 16-12- 2015 no se modificó el balance económico y son actas certificadas por el interventor cuando el seguimiento del mismo fue realizado por un supervisor.

No se encontró oficio por parte de la gerencia donde se encargue a la señora Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx como supervisora del contrato.

En el documento equivalente a la factura de venta No. 670 del 28-12-2015 se le descontó $37.800 ($2.519.999) por concepto de estampilla pro cultura, incumpliendo lo establecido en el artículo 226 del Acuerdo 023 de 2014.

En los pagos de seguridad social del señor Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx para los meses de febrero, marzo y abril no aporta el pago de pensión y para el señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx en acta de recibo final No. 609 (Del 5 de noviembre al 4 de diciembre) no reporta pago del sistema de seguridad integral del mes de noviembre.

Mediante Orden de Pago Parcial No. 578 del 30-06-2015 se canceló el periodo comprendido entre el 5 xx xxxxx y 4 de julio, y luego se realizó el Acta de Recibo

Parcial No. 249 del 03-07-2015 incumpliendo el protocolo para recepción y pago de cuentas contemplado en la Resolución No. GE 050.7-021 del 22-02-2013

Se observó que ninguno de los contratistas se les descontó retención en la fuente por concepto de honorarios.

Criterio

Incumplimiento Manual de supervisión Empresa de Aseo xx Xxxxxxx numeral 1.5.2 Protocolo para recepción de pago de cuentas: “el supervisor o Interventor está en la obligación de colaborar con las áreas financiera y contable de la empresa y para el efecto tendrá en cuenta los siguientes parámetros en el momento de recibir una factura, cuenta de cobro o informe de actividades.

Causa

Debilidad del control que no permite advertir oportunamente el problema y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo, frecuentes inconsistencias en las actas de pago parcial, así como incumplimiento en el perfil del profesional: (abogado titulado con especialización con derecho administrativo, servicios públicos o derecho constitucional con experiencia en las áreas requeridas con la capacidad, el conocimiento y la experiencia necesaria para planear, ejecutar, verificar y evaluar las actividades del área jurídica a través de los cuales se cumplen con los mandatos legales), no se evidencia documentación en la carpeta.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que las carpetas no soportan la documentación necesaria y control inadecuado de recursos o actividades.

El derecho de contradicción expone lo siguiente “…Las presuntas inconsistencias encontradas en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Compromiso presupuestal, obedecen a errores de digitación o más bien a resúmenes que la persona que hace el cargue de la información optó por realizar suponemos por agilizar el trabajo o alguna motivación similar, pero si se analizan los objetos de ambos, se puede concluir que guardan coherencia con el objeto descrito en Los Estudios Previos y el suscrito en el contrato, solo que se recortaba en una o dos líneas máximo tal situación. Una vez indagada las personas que manejan el tema informan que dichos resúmenes se deben a que cuando se carga dicha información se tiene como indicación verbal o que al menos así era para dicha

vigencia que no debía realizarse la transcripción literal de todo sino que podía resumirse.

Como bien puede observarse, se trata de un resumen del transcrito en el certificado de disponibilidad presupuestal, no existe NINGUNA OBLIGACION LEGAL O REGLAMENTARIA que exija que esa transcripción deba hacerse literalmente, resulta obvio que cuando se digita esa información debe guardar relación entre uno y otro, pero no se entiende como el equipo auditor por un CAMBIO DE FORMA NO DE FONDO en la redacción de este punto, considera que tal cosa debe llevarse a situación de hallazgo.

Si se revisa literalmente lo anotado en el certificado de disponibilidad presupuestal y lo anotado en el registro presupuestal No 84 de 2015, se trata exactamente de lo mismo, y por tanto solicitamos que esta observación sea desestimada, pues no se pone en riesgo ni el proceso, ni los recursos públicos con tal forma de realizar la transcripción.

Una vez revisados los documentos del contratista en el archivo central de la Empresa, se encontró copia del certificado de antecedentes disciplinarios del señor Xxxxxxxxx Xxxxxxx, el cual nos permitimos anexar.

Respecto de las inconsistencias en las actas de recibo parcial, todo se debe a un error de digitación en las mismas. Como ya se ha dicho, este es un tema que se reduce a que los contratistas emplean UN FORMATO en el que en algunas ocasiones se omite realizar el cómputo de los días de manera adecuada como ocurre en el presente caso e inconscientemente se lleva el mes de día a día, sin tener en cuenta que debe hacerse a un día antes de la misma fecha del mes siguiente. Para esta modificación en la fecha que se anoto en el acta solicitamos un plazo de 5 días para que el contratista de SIIF corrija tal yerro, y que en caso de no considerarlo, se deje dentro del plan de mejoramiento con un plazo de 5 días para superar tal situación.

En relación con la Orden de Pago Parcial No. 578 del 30-06-2015 y el Acta de Recibo Parcial No. 249 del 30-06-2015, se debe a errores de digitación en la elaboración de las mismas, en todo caso solicitamos al equipo auditor desestimar esta observación pues como ya se dijo se trató de un error en la digitación, pues con la fecha ni se varió el periodo a pagar, ni mucho menos el valor cancelado.

Con referencia a la supervisora del Contrato Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx fue encargada de la Oficina de Planeación y Proyectos a través de la Resolución Nro. GE 050.7-143, ya que el encargado del área, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx se dispuso a realizar el disfrute de sus vacaciones (anexo copia Resolución Nro050.7-143). Motivo por el cual la interventoría esta debidamente delegada en la funcionaria correspondiente.

En cuanto al descuento por valor de $37.800 sobre $2.519.999, se debe a que este último valor pagado corresponde a una adición realizada sobre el contrato inicial, el cual, por su cuantía inicial era objeto del descuento de la estampilla procultura. Por tal razón, al valor pagado por la adición, también se le debía descontar dicha estampilla. Lo anterior, según las instrucciones dadas por el Instituto Municipal de Cultura y Fomento al Turismo.

El señor Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, para esa época en los meses de febrero, marzo y abril de 2015; ya tenía reconocida la pensión de jubilación y por lo tanto no debía realizar aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (adjunto resolución de reconocimiento de la Pensión). En el caso del señor Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx anexamos copia del pago del sistema de seguridad integral del mes de noviembre de 2015.

Respecto de la Retención en la Fuente de los contratistas, queremos manifestar que en la Reforma Tributaria, Ley 1607 de 2012, categorizó las personas naturales en "empleados" y trabajadores por cuenta propia, a efectos de la aplicación del régimen del impuesto sobre la renta y complementarios, entre otros aspectos en cuanto a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta por concepto xx xxxxxx de trabajo.

De acuerdo con esta modificación, la mayoría de los contratistas que prestaron servicios en nuestra entidad calificaron para la categoría de empleados.

La "categoría de empleado", incluye a todas las personas naturales cuyos ingresos en el año inmediatamente anterior provienen en un 80% de la prestación de un servicio, y no a honorarios, sus servicios de manera personal o del desarrollo de una actividad económica por cuenta y riesgo del empleador o contratante, ya sea por un contrato de trabajo, una vinculación legal y reglamentaria o de un contrato de prestación de servicios. Es decir, para efectos tributarios, empleado es toda persona natural que tenga ingresos

derivados de las fuentes citadas, sin tener en cuenta el tipo de vinculación, por lo tanto, quedan incluidos en este concepto los contratistas.

Para efectuar la retención a las personas que tienen la categoría de empleados, se debe aplicar las tablas contenidas en los artículos 383 y 384 del Estatuto Tributario las cuales contemplan una tarifa cero a quienes cobren o devenguen al mes hasta 95 UVT (383) Y 128.96 UVT (384), cabe aclarar que el valor de la UVT en el año gravable 2015 fue de $28.279.

Además de estas cifras se debe tener en cuenta que al valor cobrado o devengado mensual se le debe efectuar una depuración de diferentes conceptos tales como lo señala el equipo auditor. Sobre este tema además es del caso manifestar que con la reforma surtida en el estatuto tributario sobre la forma y montos a los cuales, el 25% exento, 10% por dependientes, medicina prepagada, salud y pensión obligatorias, pensión voluntarios, intereses de vivienda, etc.; cifras están que hacen variar la base sobre la cual se debe aplicar las tarifas establecida en las tablas de los artículos 383 y 384. Por esta razón generalmente por un cobro de un valor inferior o igual a $4.046.000, no se le efectúa retención en la fuente…”

En vista que en la contradicción se aceptan las irregularidades detectadas, se configura un hallazgo con connotación netamente administrativa con el fin de que la Empresa adelante acciones correctivas a través de un plan de mejoramiento que mitigue la situación detectada por el organismo de control y con respecto al proceso de contratación directa bajo la modalidad de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el perfil requerido en los estudios previos debe ser acorde con la necesidad del servicio que pretende satisfacer la entidad contratante, en consecuencia al cederse un contrato, la persona natural o jurídica a quien se le cede la gestión contractual debe gozar de las mismas características consignadas en el estudio previo en cuanto a formación académica y experiencia, pesé a lo anteriormente expuesto se evidencia que el contratista dio cumplimiento al objeto social del contrato.

Observación No. 4. Incumplimiento al principio de transparencia. Desestimada

Condición

En la revisión del Contrato No. 048 de 2015 que tiene por objeto “compra de 200 gorras, 200 chalecos, 50 camisas manga larga, 50 camisetas tipo polo con logo de la imagen institucional y slogan para el personal y gestión de los programas instituciones de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx SA ESP”, se presenta la siguiente situación: después de revisados los documentos que soportan la ejecución del contrato descrito y las evidencias recolectadas mediante la aplicación de las actas de visita fiscal, de fecha 20-09-2016 y 23-09-2016, se pudo establecer que faltan los documentos físicos que soporten con la firma de los beneficiarios el recibo de doscientos (200) chalecos y ciento cincuenta siete (157) gorras institucionales.

La Empresa de Aseo de Pereira S.A. ESP ejerció el derecho de contradicción argumentando lo siguiente: “…En el presente caso, nos permitimos enviar al organismo de control, la constancia de entrega de “dotación de trabajo zona 1” “zona2 “ “xxxx 0” x “xxxx 0” realizado con el DEPARTAMENTO DE PROSPERIDAD SOCIAL, donde se evidencia la entrega del material (gorra y chaleco institucional) donde se evidencia nombre, numero de cedula, dirección y teléfono con la correspondiente firma de recibido de los mismos; así mismo la correspondiente acta de entrega de elementos al Instituto Municipal de Tránsito, los cuales a su vez fueron entregados a la asociación de motocarreros xx Xxxxxxx; y certificación del Jefe de Recursos de la Empresa de Aseo de Pereira, en donde consta que 43 gorras les fueron entregadas al personal de planta de la empresa.

Por lo anterior solicitamos al organismo de control desestimar el hallazgo con base en la evidencia suministrada.

En el presente asunto, los chalecos y gorras restantes se encuentran en poder del personal de la empresa de aseo y se encuentra debidamente incorporado en los inventarios de la entidad tal y como se certifica por parte del área de inventarios en el documento que se anexa como soporte. En el presente caso, nos permitimos enviar al organismo de control, la constancia de entrega de “dotación de trabajo zona 1” “zona2 “ “xxxx 0” x “xxxx 0” realizado con el DEPARTAMENTO DE PROSPERIDAD SOCIAL, donde se evidencia la entrega del material (gorra y chaleco institucional) donde se evidencia nombre, numero de cedula, dirección y teléfono con la correspondiente firma de recibido de los mismos; así mismo la correspondiente acta de entrega de elementos al Instituto Municipal de Tránsito, los cuales a su vez fueron entregados a la asociación de moto carreros xx Xxxxxxx; y certificación del Jefe de Recursos de la Empresa de Aseo xx Xxxxxxx, en donde

consta que 43 gorras les fueron entregadas al personal de planta de la empresa. Por lo anterior solicitamos al organismo de control desestimar el hallazgo con base en la evidencia suministrada. En el presente asunto, los chalecos y gorras restantes se encuentran en poder del personal de la empresa de aseo y se encuentra debidamente incorporado en los inventarios de la entidad tal y como se certifica por parte del área de inventarios en el documento que se anexa como soporte…” Analizando lo antes expuesto, se pudo comprobar que no hubo detrimento patrimonial ya que los elementos constan de los soportes documentales en el marco de convenios con entidades del Estado, registros fotográficos, actas de entrega con las firmas de las personas beneficiadas y certificaciones de entrega de los respectivos chalecos y gorras institucionales que se adquirieron a través del contrato de suministro, por tal motivo, la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx acepta los argumentos presentados por el sujeto de control y desestima la observación.

Observación No. 5. Incumplimiento manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Desestimada

Condición

En la revisión del Contrato No. 059 de 2015 que tiene por objeto “contratar la prestación de servicios para realizar las actividades de poda de especies arbóreas, corte de césped y su mantenimiento ornamental en las zonas verdes del Municipio xx Xxxxxxx, en cumplimiento del Convenio interadministrativo No. 1567 de 2015.”; se presentan las siguientes observaciones:

El acta parcial No. 139 con fecha 12-05-2015 le falta el pago de seguridad social xx xxxx y el listado de los operarios encargados de realizar las labores operativas.

Para el pago del acta de recibo parcial No. 456 del 24-10-2015 por valor de

$34.930.330 presentaron el pago de seguridad social del mes de septiembre correspondiente al acta de recibo parcial No. 409 y deben presentar el pago de la seguridad social del mes de octubre.

Incumplimiento en la modalidad de selección del contratista, por cuanto debía presentar dos propuestas y en las carpetas de los contratos solo se encontró una, en contravía de lo estipulado en el artículo decimo del estatuto de contratación de la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP.

La Empresa de Aseo de Pereira S.A. ESP ejerció el derecho de contradicción argumentando lo siguiente: “…Manifiesta el equipo auditor que al Acta Parcial No. 139 del 12-05-2015 le falta el soporte del pago de la seguridad social del mes xx xxxx y que no se presentó el listado de los operarios encargados de realizar las labores operativas. Una vez revisada la carpeta de dicho contrato, encontramos que en el folio 95 reposa copia de la “PLANILLA INTEGRADA AUTOLIQUIDACIÓN APORTES COMPROBANTE DE PAGO”, correspondiente al

mes xx xxxx. Y respecto del listado de los operarios encargados de realizar las labores operativas, no se entiende a que se refiere el equipo auditor, en el sentido que dicha obligación no se encontraba plasmada como una actividad a cumplir por el contratista. (Nos permitimos anexar copia de la minuta del contrato No. 59-2015 y copia de la “PLANILLA INTEGRADA AUTOLIQUIDACIÓN APORTES

COMPROBANTE DE PAGO”, correspondiente al mes xx xxxx.

Igualmente, para el pago del acta de recibo parcial No. 456 del 24-10-2015 por valor de $34.930.330, reposan los comprobantes de pago al Sistema de Seguridad Social correspondientes al mes de octubre de 2015, los cuales nos permitimos anexar.

En cuanto al incumplimiento en la modalidad de selección del contratista, por cuanto debía presentar dos propuestas, es preciso aclarar que el contrato No. 59 de 2015 fue celebrado en virtud de la Invitación Pública No. 001 de 2015 como se puede evidenciar en los Estudios Previos DO-09-2015; el contratista presentó propuesta por valor de CIENTO TREINTA Y NUEVE MILLONES SETECIENTOS VEINTIÚN MIL TRESCIENTOS VEINTE PESOS M/CTE. ($139.721.320), para los

sectores Nos. 03 y 04; en los demás sectores se presentaron otras tres propuestas como está consignado en el Acta de Reunión No. 02 del 16 xx xxxxx de 2015, cuya agenda consistió en 1. “Evaluación de Propuestas” y 2. “Adjudicación de Sectores”. Se anexan los Estudios Previos, Propuesta de los sectores Nos. 03 y 04 y Acta de Reunión No. 02. Motivo por el cual queda claro que se encuentran las propuestas dentro del proceso que se ha enunciado...” Analizando lo antes expuesto, la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx acepta los argumentos presentados por el sujeto de control por cuanto son claros y precisos lo que desestima la observación.

Hallazgo No. 6 Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria.

Condición

En el desarrollo del contrato de prestación de servicios No. 061 de 2015 que tiene por objeto “contratar la prestación de servicios para la realización de actividades de poda de especies arbóreas, corte de césped y su mantenimiento ornamental en las zonas verdes del Municipio xx Xxxxxxx”. El valor inicial del contrato es de

$50.440.046, con una duración de 4 meses, 13 días, se realiza una adición de tiempo de 14 días; posteriormente se adiciona en $25.220.023, con una prórroga de 2 meses. Con base en lo anterior, se encontraron las siguientes situaciones: No se encuentra el pago de pensión como cotizante independiente del señor Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx en los meses xx xxxxx, xxxx, xxxxx, agosto, septiembre y noviembre. Los aportes en salud y ARL los cancela sobre un salario básico de $923.000. En el mes de octubre no presenta pago seguridad social integral como aportante: independiente.

En cuanto a la verificación de sus pagos, presenta inconsistencias en los informes de actividades, con respecto a las actas de recibo parcial y final.

 Informe de actividades No. 1 (Del 20-04-2015 al 02-05-2015).

 Informe de actividades No. 2 (Del 18-05-2015 al 22-06-2015).

 Informe de actividades No. 3 (Del 30-06-2015 al 31-07-2015).

 Informe de actividades No. 4 sin firma del interventor (Del 03-08-2015 al 05- 09-2015).

 Informe de actividades No. 5 (Del 22-09-2015 al 23-10-2015).

 Informe de actividades No. 6 (Del 23-10-2015 al 20-11-2015).

 Acta de recibo parcial No. 408 del 25-09-2015 por valor de $12.610.010, factura de venta No. 01160 sin fecha.

 Acta de recibo parcial No. 478 del 28-10-2015 por valor de $12.610.012, factura de venta No. 01159 del 26-10-2015.

En el acta No. 2 del 16-04-2015 en la evaluación de ofertas y adjudicación del proceso de invitación No. 001 – 2015, los datos descritos en la capacidad financiera corresponden a la información financiera del 2013-12-31.

En los informes de actividades y en el seguimiento fotográfico no se logró evidenciar el transporte de los residuos sólidos recolectados hasta el punto de disposición final adecuada, ni la recolección de los residuos y material sobrante producto de la poda de las zonas verdes.

La garantía de calidad prevista en el estudio previo DO-09-2015 en el ordinal F. “Análisis de riesgos del contrato”; y en el punto 9. “Análisis de riesgo del contrato”

– Garantías de la Invitación Xxxxxxx Xx. 000-0000 difiere a la constituida en la CLAUSULA SÉPTIMA – GARANTÍA del contrato de prestación de servicios.

Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx actuó en calidad de supervisor según oficio del 20 xx xxxxx de 2015 y es contratista e interventor.

El contrato de prestación de servicios No. AJ 003.3.1-61-2015 por valor de

$50.440.046 realizó el descuento de las estampilla pro cultura y pro hospitales teniendo en cuenta el IVA, incumpliendo el Acuerdo 023 de 2014 y la Ordenanza 11 de 2007.

En las órdenes de pago No. 731 del 12-08-2015, aparecen impuestos deudores por valor de $56.541, no se entiende a que hace referencia y en las No. 901 del 25-09-2015, No 1052 del 29-10-2015 y No 1170 del 26-11-2015 no se les aplicó Retefuente por ICA.

Se observó que primero se canceló Orden de Pago Parcial No. 1052 del 29-10- 2015, luego se realizó el Acta de Recibo Parcial No. 478 del 28-10-2015, incumpliendo el protocolo para recepción y pago de cuentas contemplado en la Resolución No. GE 050.7-021 del 22-02-2013 expedida por el gerente de la Empresa de Xxxx xx Xxxxxxx X.X ESP de la época.

Criterio

Ley 100 de 1993 y decretos reglamentarios, que establece que los trabajadores que se empleen en cada contrato, deben estar afiliados al sistema de seguridad social y el contratista debe cumplir con el pago de aportes. Así como lo establecido en el artículo 23° De los aportes al sistema de seguridad social, de la Ley 1150 de 2007.

Incumplimiento Manual de supervisión Empresa de Aseo xx Xxxxxxx 1.5.2. Protocolo para recepción y pago de cuenta. Facturas o cuentas de cobro: “Para el trámite de las cuentas el supervisor o interventor deberá verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y parafiscales cuando aplique.

Causa

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo no se evidencio en el expediente del contrato el pago de pensión como cotizante independiente del

señor Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx en los meses xx xxxxx, xxxx, xxxxx, agosto, septiembre y noviembre.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que las carpetas al no soportar la documentación necesaria requerida para los pagos parciales y finales. Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.

El derecho de contradicción al respecto responde: “…Sobre el pago de la seguridad social, es claro que el contratista canceló por el valor que considera que es el 40 % del valor del contrato, como se trata de un contrato que tenía elementos o suministros así como pagos a terceros por la ejecución de labores, resulta claro, que no debe realizarse pagos por mayor valor, pues en ese orden de ideas, no podría realizarse contrato alguno por la elevada cuantía, si se revisa el valor cancelado por el contratista dicho valor está acorde con el valor percibido como ingresos por la actividad.

En cuanto a las fechas de los informes de actividades, los errores encontrados se deben a errores de digitación COMO YA SE HA MANIFESTADO ANTERIOMENTE, y los cuales ya se realizó la solicitud de corrección de dicho aspecto al contratista del sistema de información contable y financiera a través del envío del correspondiente soporte de corrección a través del programa MANTIS, para que los mismos sean subsanados, con lo cual solicitamos al organismo de control que se desestime el mismo, o que en su defecto se otorgue como plan de mejoramiento un plazo de 5 días, para que el contratista realice el ajuste. En cuanto a las inconsistencias de las fechas de los informes de actividades, se tiene que para dar cumplimiento a las actividades por parte del contratista, este debía realizar cuatro rondas de rocería en un tiempo estipulado de cuatro meses y trece días, donde cada una de las rondas no debe sobrepasar un tiempo de un mes y tres días. Lo cual según la capacidad operativa y logística del contratista, este podría realizar las rondas en un tiempo menor, por lo cual al momento de presentar los informes de actividades, se plasman en el periodo comprendido, los días que se tomaron para ejecutar las mismas. Es decir, si el contratista no se demoraba ejecutando las rondas de rocería, el mes y tres días que tenía para esto, dentro del informe de actividades, plasmaba solo el tiempo que se demoró ejecutando las actividades.

En ese orden de ideas, revisada la documentación y los soportes de pago, solicitamos de manera respetuosa tener presente por parte del organismo de control, que efectivamente no se pagaron días de mas, ni valores adicionales al

que efectivamente se debía cancelar, motivo por el cual no se puso en riesgo el recurso público, ni la ejecución del contrato, por lo cual solicitamos que el mismo sea desestimando con las explicaciones presentes.

En cuanto a la observación al Acta No. 02 del 16 xx xxxxx de 2015, si bien es cierto que en la referida acta se consignaron indicadores de la capacidad financiera correspondientes a la vigencia 2013. Al detallar el Registro Único de Proponentes presentado para dicho proceso, en la página 7, se encuentra consignada la capacidad financiera a corte del 31 de diciembre de 2014, con unos índices de liquidez del 1.70, índice de endeudamiento del 0.42, y razón de cobertura de intereses indefinido.

Por lo anterior, el contratista cumplía con los indicadores exigidos en la invitación pública mencionada; debiéndose esto a un error en la digitación de los indicadores dentro del Acta. (Se anexa copia del Registro Único de Proponentes, fechado 24 xx xxxxx de 2015).

La garantía de calidad prevista en el estudio previo DO-09-2015 en el ordinal

F. “Análisis de riesgos del contrato”; y en el punto 9. “Análisis de riesgo del contrato” – Garantías de la Invitación Xxxxxxx Xx. 000-0000 difiere a la constituida en la CLAUSULA SÉPTIMA – GARANTÍA del contrato de prestación de servicios.

Referente a las garantías del contrato, podemos observar que el Estudio Previo DO-09-2015 se estableció lo siguiente:

“A) DE CUMPLIMIENTO: Por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al término del contrato y hasta la liquidación del contrato. (…)

C) CALIDAD: en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por el término de SEIS (6) meses más, contados a partir de la fecha del Acta de Recibido Final de los trabajos objeto del contrato.”

Y en la minuta del contrato en la cláusula séptima, se solicitó como una sola garantía las de cumplimiento y calidad, quedando así:

“(…)

CUMPLIMIENTO Y CALIDAD: Por un valor igual al 20% del valor total del contrato, con una duración igual a la del contrato y seis meses más, contados a partir de la fecha del Acta de Recibo Final.”

En tal sentido, encontramos que en la minuta del contrato referido, en la cláusula décima tercera “LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO”, literal C, el cual nos permitimos transcribir:

“(…) al cumplimiento de su objeto o a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes, contados a partir de la fecha de la extinción de la vigencia del contrato” (Negrilla y subraya fuera del texto).

Ahora bien, las garantías de cumplimiento y calidad, solicitadas dentro del Estudio Previo, fueron superadas en su monto y cuantía en la suma asegurada, como se puede observar en la póliza No. 000-00-000000000000, la cual se anexa.

En cuanto a la vigencia de cobertura, la misma se encuentra dentro de lo estipulado en la cláusula décima tercera antes mencionada y siendo superada en la respectiva póliza, por dos meses más, al tenor de esto no se encuentra en momento alguno que el recurso publico, adoleciera de cubrimiento asegurador y por tanto solicitamos de manera respetuosa que el mismo sea desestimado.

Lo anterior, en virtud de lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 articulo Artículo 2.2.1.2.3.1.12, el cual consideró que el valor de la garantía debe ser por lo menos xxx xxxx por ciento (10%) del valor del contrato, motivo por el cual a pesar de la inconsistencia entre ambos documentos, se observa que el valor asegurado cumple con los limites mínimos que se manejan en el sector.

En las órdenes de pago No. 731 del 12-08-2015, aparecen impuestos deudores por valor de $56.541, no se entiende a que hace referencia y en las No. 901 del 25-09-2015, No 1052 del 29-10-2015 y No 1170 del 26-11-2015 no

se les aplicó Retefuente por ICA.

En cuanto a la orden de pago No. 731 del 12-08-2015, los $56.541 corresponden a $45.233 de Retención en la Fuente y $11.308 de Retención de Industria y Comercio. Y en razón a que por circunstancias que aún no se esclarecen, el valor neto a girar que aparece en la orden pago se refleja por el valor bruto de la orden y no por el valor neto a pagar, situación que genera un mayor pago al proveedor por la suma objeto de este análisis. El valor de la observación corresponde al

reintegro de esta cifra. Cabe aclarar que dichas retenciones fueron pagadas oportunamente en la Retención en la Fuente del mes xx xxxxx y en la auto retención de Industria y Comercio xx xxxx y junio. (Nos permitimos anexar copia de Orden de Pago Parcial No. 546 del 26/06/2015).

Frente al tema de la incorrecta digitación de la fecha en que va el periodo del mes cobrado, reiteramos, la solicitud anterior en el sentido de otorgar 5 días hábiles para realizar la correspondiente corrección atendiendo la observación, o en su defecto si lo consideran plan de mejoramiento en espacio de 5 días para su cumplimiento para surtir el trámite del mismo…”

Analizado el derecho de contradicción se acepta la explicación aportada por la entidad, constituyéndose como hallazgo con connotación administrativa para que se tomen medidas en un plan de mejoramiento se subsanen todas las irregularidades detectadas, pero en lo que respecta al pago de pensión como cotizante independiente del señor Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx de los meses xx xxxxx, xxxx, xxxxx, agosto, septiembre y noviembre; y para el mes octubre no presenta pago seguridad social integral como aportante: independiente, la entidad no presenta soportes donde evidencie el respectivo pago, por tal motivo se configura como connotación disciplinaria en relación al deber legal de realizar los aportes de seguridad social en salud y pensión según corresponda.

Observación No. 7. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Desestimada

Condición

En la revisión de la carpeta del contrato No. 068 de 2015 que tiene por objeto: “prestar los servicios profesionales especializados de asesoría en relación con las actualizaciones societarias, comerciales, del régimen contractual y demás aspectos aplicables a la empresa de acuerdo a la última reforma estatutaria; la explotación que xxx xxxxxxx de servicios públicos pueda realizar y recomendaciones para que no se salga de los parámetros legales y mandatos de la ley 142 de 1994; determinando el modelo más adecuado para la prestación del servicio de aseo y de los servicios complementarios, en especial de prestar estos bajo la luz del decreto 2981 de 2013; así mismo realizar el estudio jurídico y revisión al contrato de operación y sus otrosí firmados, con el fin de verificar que aspectos deben ser ajustados de acuerdo con la nueva normatividad que sobre la

materia se ha expedido y demás recomendaciones que considere pertinentes”. Este contrato presenta las siguientes situaciones:

No se encontró la asignación de Interventoría en la carpeta a pesar que en su índice lo muestra en la página 27 y en dicho consecutivo encontramos un formato denominado formato No. 2 certificación xx xxxxxxx base, incumpliendo de esta forma con la Ley 594 de 2000 Ley de archivo Artículo 4, literales a, b, c y d.

En cuanto al cumplimiento del objeto contractual se contemplaban literales de la

(a) a la (e) para las cuales queda una observación por falta de evidencias en la carpeta se explica así: Para el literal a) se evidencian las planillas de capacitación con fechas abril 10 de 2015, julio 02 y 29 de 2015 y noviembre 9 y 10 de 2015; en cuanto a los literales b, d, e y f no se encuentra soporte dentro de la carpeta suministrada al equipo auditor; el literal c) tiene como soporte un resumen ejecutivo en las páginas 62 y 63 donde hace las apreciaciones y análisis detallado de lo que es la Empresa de Aseo de Pereira, en materia de contratación, lo referente al contrato suscrito con ATESA y la forma como debe manejarse la Entidad para seguirse conservando como Empresa de Servicios Públicos, pero este informe está incompleto, evidenciándose nuevamente la deficiente aplicación en las prácticas de archivo mencionadas en el punto 1. Se aporta un CD que no se pudo leer, por ende, carece de evidencias que soporten los literales b, d, e y f. Dentro de la carpeta se encuentra un CD con material fotográfico con fecha febrero de 2014; no se encuentra relación del contenido con la ejecución del contrato.

La Empresa de Aseo de Pereira S.A. ESP ejerció el derecho de contradicción argumentando lo siguiente: “…Al revisar la observación formulada por el equipo auditor, encontramos que hubo un error en la apreciación del índice del contrato en cuestión, donde manifiestan lo siguiente: “No se encontró la asignación de Interventoría en la carpeta a pesar que en su índice lo muestra en la página 27 y en dicho consecutivo encontramos un formato denominado formato No. 2 certificación xx xxxxxxx base, incumpliendo de esta forma con la Ley 594 de 2000 Ley de archivo Artículo 4, literales a, b, c y d.”

Lo cierto es que el contrato tiene un índice donde se fija que de las páginas 6 a la 33, reposan los documentos del contratista. Por lo cual, debemos manifestar que la Designación de Interventoría se encontraba relacionada en el número de

orden 9, y la cual le asigna el folio 41. (Se anexa copia de la Designación de Interventoría).

Frente a la falta de soportes de ejecución del contrato, la entidad procedió a contactar al Interventor del mencionado contrato, el cual allegó la copia del mencionado informe presentado por el contratista. El interventor, allegó igualmente a esta entidad, copia del correo electrónico fechado 25 de noviembre de 2015, enviado por el contratista Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx del correo xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx, por medio del cual adjunto los soportes del cumplimento del contrato.

Conforme a lo anterior, se anexa el mencionado correo electrónico y el informe impreso en 71 folios y por lo cual solicitamos atentamente que el hallazgo sea desestimado…” Analizando lo antes expuesto, la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx acepta los argumentos presentados por el sujeto de control y desestima la observación.

Hallazgo No. 8. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria.

Condición

Al revisar el contrato 073 de 2015 el cual tiene por objeto: “contratar los servicios para la elaboración e implementación de un programa municipal para el manejo integral de aceite vegetal usado en el marco de la “estrategia basura cero”… en el municipio xx Xxxxxxx”. Presenta las siguientes situaciones:

Los estudios previos presentados no contienen fecha.

La apropiación presupuestal en el rubro asignado difiere con el reportado en la minuta del contrato que aparece el rubro 2312 programa de manejo integral de residuos sólidos. (Errores frecuentes de transcripción).

La póliza de garantía, no cumple con lo estipulado en el literal (f) de los estudios previos, parágrafo tres; ni con la cláusula séptima del contrato (garantía calidad y cumplimiento); en cuanto a la póliza de calidad del servicio por el 10%, equivalente a ($7.864.266). Incumpliendo con lo estipulado en el numeral 15.1 del Artículo 15 del Capítulo II del Decreto 4828 de 2008 “.

Nuevamente se evidencia en este contrato el incumplimiento de la norma de los principios generales que rigen la función archivística, específicamente en los soportes de pagos de salud y parafiscales que deberían estar soportando las actas de pago.

Incumple con el literal (b) de la cláusula décima tercera. Certificado de interventor designado en el que conste que el objeto del contrato se recibió a entera satisfacción.

En la cláusula vigésima quinta del contrato se encuentra repetido el numeral (8) dos veces.

No se aportó el certificado xx xxx y salvo de parafiscales certificado por un contador público, que deberá hacer parte de los documentos soportes para la firma del contrato según cláusula vigésima quinta, numeral (15) del contrato.

Criterio

Incumplimiento Manual de supervisión Empresa de Aseo xx Xxxxxxx 1.5.2 Protocolo para recepción de pago de cuentas,: “El supervisor o Interventor está en la obligación de colaborar con las áreas financiera y contable de la empresa y para el efecto tendrá en cuenta los siguientes parámetros en el momento de recibir una factura, cuenta de cobro o informe de actividades e item Facturas o cuentas de cobro: “Para el trámite de las cuentas el supervisor o interventor deberá verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y Parafiscales cuando aplica.

Numeral 15.1 del Artículo 15 del Capítulo II del Decreto 4828 de 2008 5.1 Amparos; el objeto de cada uno de los amparos deberá corresponder a aquel definido en el artículo 4° del presente decreto.

Los amparos de la póliza serán independientes unos de otros respecto de sus riesgos y de sus valores asegurados. La entidad estatal contratante asegurada no podrá reclamar o tomar el valor de un amparo para cubrir o indemnizar el valor de otros. Estos no son acumulables y son excluyentes entre sí.

Literal c Articulo 4 ley 594 de 2000: “Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y

las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano”.

Causa

Deficiencias de la comunicación entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. Nuevamente se evidencia en este contrato el incumplimiento de la norma de los principios generales que rigen la función archivística, específicamente en los soportes de pagos de salud y parafiscales que deberían estar soportando las actas de pago.

Debilidad del control que no permite advertir oportunamente el problema, La póliza de garantía, no cumple con lo estipulado en el literal (f) de los estudios previos, parágrafo tres; ni con la cláusula séptima del contrato (garantía calidad y cumplimiento); en cuanto a la póliza de calidad del servicio por el 10%.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo, frecuentes errores de transcripción.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que las carpetas no soportan la documentación necesaria requerida para los pagos parciales o finales. Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados), por cuanto incumple, con el literal (b) de la cláusula décima tercera de la minuta del contrato. Certificado de interventor designado en el que conste que el objeto del contrato se recibió a entera satisfacción.

La Empresa de Xxxx xx Xxxxxxx X.X ESP ejerció el derecho de contradicción argumentando lo siguiente: “…Frente a los errores encontrados en el rubro asignado y el reportado en el contrato, debemos manifestar que al momento de la realización del proceso de auditoria el área financiera de la entidad, tal y como consta en la entrega de los documentos aportados al equipo auditor, se procedió a expedir la copia de las órdenes de pago realizadas en la ejecución de dicho contrato.

En ese orden de ideas, se pudo evidenciar y constatar que el pago del mismo se dio por la cuenta de fondos adecuada y que el número que se encuentra en el contrato se debió a un error en el momento de la transcripción de la minuta correspondiente, pues no se realizó el cambio del número al momento de digitar el mismo.

Una vez revisados todos los soportes tales como acta de inicio, órdenes de pago, compromisos y solicitud de disponibilidad presupuestal, están los pagos realizados por el rubro No. 2313, motivo por el cual se evidencia que se trató de un simple error de digitación, en ese orden de ideas se han impartido las ordenes y advertencias correspondientes, para que este tipo de errores no vuelvan a ocurrir, pero queda claro, que no se trató de una destinación xx xxxxxxx equivoca, o el empleo de recursos de otra fuente de financiación. (Anexo constancia de la Subgerente Administrativa y Financiera de la EAP)…” Analizado el derecho de contradicción, la Empresa acepta y ha impartido lineamientos y directrices para que no vuelvan a ocurrir este tipo de deficiencias que serán subsanadas a través de un plan de mejoramiento, por tanto, se configura en un hallazgo con connotación administrativa.

Con respecto a que no aportó el certificado xx xxx y salvo de parafiscales certificado por un contador público se configura como un hallazgo con connotación disciplinaria, por cuanto, la entidad no presenta soportes donde evidencie el respectivo pago o certificado.

Hallazgo No. 9. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo.

Condición

En desarrollo del contrato de prestación de servicios No. 083 de 2015 cuyo objeto fue “realizar la articulación institucional para el proceso de formulación del PGIRS acorde a la metodología establecida según la Resolución 0754 de 2014”. El valor inicial es de $147.500.039, este contrato presenta adición en tiempo por 15 días, presenta las siguientes situaciones:

No se logró evidenciar las hojas de vida de quienes ejecutaron el presente contrato, en las áreas de derecho, finanzas y ambiental, como tampoco se logró identificar los certificados estudios y/o idoneidad del grupo colaborador de la Consultoría del Eje SAS.

No aparecen en documentos que forman parte integral del contrato de prestación de servicios la fotocopia de la tarjeta profesional y/o certificados de estudio del

representante legal y los certificados laborales, incumpliendo la clausula vigésima quinta – documentos del contrato los numerales 10 y 14 respectivamente.

El señor Xxxxx Xxxxxxxxx Valencia Xxxxxxxxx en calidad de interventor en el acta de inicio y es supervisor.

En los informes de actividades, no se especifica el periodo (fechas) de las actividades y en las actas de recibo parcial y acta de recibo final persiste el literal de interventor, cuando es supervisor.

Se evidenció como en el acta No. 01 del 07-09-2015 en la evaluación de ofertas, el comité evaluador exigió requisitos no contenidos en la normatividad legal vigente. (Persona natural), exigiendo al proponente certificado de registro mercantil y certificado de existencia y representación legal.

Se canceló primero orden de pago parcial No. 1072 del 28-10-2015 y luego se realizó el acta de recibo parcial No. 473 del 30-10-2015 incumpliendo el protocolo para recepción y pago de cuentas contemplado en la Resolución No. GE 050.7- 021 del 22-02-2013.

Criterio

Incumplimiento de la clausula vigésima quinta documentos del contrato numerales

10) fotocopia de la tarjeta profesional y/o certificados de estudio del representante legal y 14) certificados laborales.

Incumplimiento manual de contratación Resolución No. 006 del 19-08-2010, articulo decimo.

Incumplimiento Manual de supervisión Empresa de Aseo xx Xxxxxxx 1.5.2 Protocolo para recepción de pago de cuentas: “El supervisor o Interventor está en la obligación de colaborar con las áreas financiera y contable de la empresa y para el efecto tendrá en cuenta los siguientes parámetros en el momento de recibir una factura, cuenta de cobro o informe de actividades e ítem Facturas o cuentas de cobro: “Para el trámite de las cuentas el supervisor o interventor deberá verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y Parafiscales cuando aplique.

Causa

Lo anterior se presenta por el desconocimiento de alcanzar los fines de la contratación, normas técnicas obligatorias, procedimientos internos, falta de gestión y deficiencia en los controles.

Efecto

Situación que conlleva a expedientes imperfectos, incumplimiento de disposiciones generales y/o control inadecuado de recursos o actividades, se tipifica un hallazgo de tipo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias detectadas por el Organismo de control.

La Empresa de Xxxx xx Xxxxxxx X.X ESP ejerció el derecho de contradicción argumentando lo siguiente: “…En cuanto a que no se evidencian en los documentos que forman parte integral del contrato de prestación de servicios, la fotocopia de la tarjeta profesional y/o certificados de estudio del representante legal y los certificados laborales, los cuales quedaron referenciados en la CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA – DOCUMENTOS DEL CONTRATO; debemos

manifestar que la relación de dichos documentos dentro de la minuta del contrato, se debe a un error de digitación del mismo, ya que dentro de los Estudios Previos, ni en las invitaciones a ofertar, se exigieron dichos documentos como requisito que debía cumplir el contratista. (NOS PERMITIMOS ANEXAR COPIA DE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y LAS INVITACIONES A OFERTAR O

COTIZAR) en los cuales se evidencia que existen todos los soportes y documentos…”

Analizado el derecho de contradicción, el organismo de control se ratifica en un hallazgo con connotación administrativa en cuanto a que las situaciones presentadas en su mayoría se debe a errores de digitación y la entidad dentro del proceso contractual no está haciendo una clara diferenciación entre persona natural y persona jurídica, por cuanto la documentación exigida excede la capacidad legal con la que puede cumplir el oferente como persona natural, debido a que le es imposible contar con certificado de existencia y representación legal y/o el registro mercantil expedido por cámara y comercio, para lo cual dichas deficiencias no se volverán a repetir en próximos contratos con la suscripción de un plan de mejoramiento.

Hallazgo No. 10. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria.

Condición

Al revisar el contrato No. 087 de 2015 cuyo objeto contractual es: sensibilizar, socializar y capacitar sobre el Acuerdo 18 de 2011 al xxxxxx xxxxxxxxx, xxxxxxxxxx x xx xxxxxxxxx xx xx xxxxxxxxx xx xx xxxxxx xxx xxxxxxx y los doce corregimientos en sus centros poblados, en cumplimiento del Convenio Interadministrativo No. 2139 de 2015 celebrado entre el Municipio xx Xxxxxxx y la Empresa de Aseo S.A ESP.

En el cual se encontraron las siguientes situaciones: En cuanto al porcentaje adjudicado para las garantías el contrato difiere a los estudios previos en los cuales dice que es el 20% del valor del contrato para cumplimiento y calidad del servicio y en el contrato se estipula por el 10%; sin que se observe en la carpeta acto administrativo que modifique lo expuesto en los estudios previos.

El contrato se realizó en dos meses y medio y su duración estaba estimada en tres

(03) meses. Falta un oficio u otrosí donde se modifica la duración del mismo.

El primer pago se realizó con base en el acta parcial No. 472 del 22-10-2015 y el pago de seguridad social por parte de la Fundación Evolucionando lo realizó el día 23-10-2015.

El Pago parcial No. 519 del 17-11-2015 por valor de $30.000.000, se canceló (del 21 de octubre al 20 de noviembre), pero el informe de actividades aparece (del 21- 10-2015 al 11-11-2015) no está firmado por el supervisor, no aparece registro fotográfico, ni factura por parte de la Fundación Evolucionando, ni pago de seguridad social y no hay listado de capacitadores.

El acta de finalización y liquidación le falta fecha.

No hay certificación del contador público y/o representante legal donde consten los pagos de seguridad social integral y aportes parafiscales.

Criterio

Incumplimiento Manual de supervisión Empresa de Aseo xx Xxxxxxx 1.5.2 Protocolo para recepción de pago de cuentas: “El supervisor o Interventor está en la obligación de colaborar con las áreas financiera y contable de la empresa y para el efecto tendrá en cuenta los siguientes parámetros en el momento de recibir una factura, cuenta de cobro o informe de actividades e ítem facturas o cuentas de cobro: “Para el trámite de las cuentas el supervisor o interventor deberá verificar

que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y Parafiscales cuando aplica.

Literal c Articulo 4 ley 594 de 2000: “Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano”.

Causa

Deficiencias de la comunicación entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. Nuevamente se evidencia en este contrato el incumplimiento de la norma de los principios generales que rigen la función archivística, específicamente en los soportes de pagos de salud y parafiscales que deberían estar soportando las actas de pago.

Debilidad del control que no permite advertir oportunamente el problema, Evidenciado en el porcentaje adjudicado para las garantías que difieren el contrato con el 10% y los estudios previos con el 20% del valor del contrato para cumplimiento y calidad del servicio.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que las carpetas no soportan la documentación necesaria requerida para los pagos parciales o finales. Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados), por cuanto no se encontró en la carpeta la certificación del contador público y/o representante legal donde consten los pagos de seguridad social integral y aportes parafiscales.

La Empresa de Xxxx xx Xxxxxxx X.X ESP, en su derecho de contradicción argumenta lo siguiente: “…El contrato en la empresa de servicios públicos, y en general cualquier acuerdo contractual que plasme plazos de ejecución se entienden plazos máximos para realizar las actividades y el desarrollo del objeto contractual.

No se entiende bajo qué criterio el equipo auditor manifiesta que si un contratista realiza su labor o cumple sus actividades contractuales, en un tiempo inferior al pactado inicialmente deba realizarse un documento adicional en el contrato u “otro sí”.

En primer lugar el “otro sí”, es una figura propia del derecho público, no aplicable en su extensión al derecho privado que rige a la empresa, pero aceptando en gracia de discusión que pudiera realizarse el documento contractual adicional al contrato que se denomina otro si, este se usa para cambiar algún aparte del clausulado, en ese orden de ideas, como ya se dijo el plazo que se establece es un plazo MAXIMO DE EJECUCION por lo tanto, en casos como el que nos ocupa, donde el contratista ejecuta sus actividades en un tiempo inferior, NO REQUIERE DE DICHO DOCUMENTO pues precisamente las actas de supervisión o interventoría tienen como fin llegar a las conclusiones sobre ejecución, así como determinar el cumplimiento de los mismos, soportes que dan cuenta de esta situación.

De igual manera se manifiesta que no existe registro fotográfico de las actividades, lo cual una vez revisada la carpeta y su archivo digital, se encontró que SI EXISTEN LOS SOPORTES, los cuales anexamos en CD titulado “FOTOGRAFIAS INFORME 2 CONTRATO 87…” Analizado el derecho de contradicción, el equipo auditor considera que lo justificado en el presente escrito se desestima, con relación a las demás situaciones, se constituye un hallazgo con connotación administrativa para que por medio de suscripción de plan de mejoramiento subsane las deficiencias encontradas. Por otra parte con respecto a que no reposa en la carpeta del contrato y no anexa soportes relacionados con la certificación del contador público y/o representante legal donde consten los pagos de seguridad social integral y aportes parafiscales se configura como un hallazgo con connotación disciplinaria, teniendo en cuenta el supervisor y/o interventor deberá verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y parafiscales cuando aplique.

Hallazgo No. 11. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria.

Condición

En la revisión del contrato No. 088 de 2015 que tiene por objeto “formular los mecanismos que permitan establecer un programa municipal de postconsumo para el manejo integral de las llantas usadas, incluyendo políticas de consumo responsable, separación en la fuente, reciclaje y acopio en el marco de la estrategia de basura cero en la ciudad xx Xxxxxxx”; con base en lo anterior, el equipo auditor determina lo siguiente:

Se canceló el acta de recibo parcial No. 470 del 22-10-2015 por valor de

$50.000.000, presenta informe de labores del 25-09-2015 al 23-09-2015, no tiene coherencia con el periodo cancelado.

El pago del acta parcial No. 470 se realizó el 22-10-2015 por valor de $50.000.000 y el acta de recibo final No. 606 del 16-12-2015 presenta planillas de pago de seguridad social por 6 y 5 empleados respectivamente y en el contrato reportan 14, cancelan sobre IBC $644.350 y debe ser el 40% del valor cancelado en el contrato. No cancelan parafiscales y no presentan certificación del contador público que se encuentran al día con el pago de los mismos.

El oficio de asignación de interventoría o supervisión no presenta fecha.

Criterio

Ley 87 de 1993 artículo 2°, literales “a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; f) Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

Incumplimiento de la Ley 122 de 2007 en su articulo 18 “aseguramiento de los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato”. Contraviene la Ley 789 de 2002, articulo 50. “Control a la evasión de los recursos parafiscales”.

Causa

Esto sucede por una presunta falta de diligencia y cuidado de los recursos públicos y deficientes mecanismos de control.

Efecto

La situación detallada como posibles deficiencias en el proceso pos contractual, pueden redundar en pérdida de recursos y de esa manera colocar en riesgo los recursos económicos.

El derecho de contradicción expone: “…En cuanto al acta de recibo parcial No. 470 del 22-10-2015 por valor de $50.000.000, el informe que soportó dicho pago quedó con errores de digitación en las fechas del periodo cancelado. Pero se aclara que efectivamente en la carpeta contractual existen las evidencias con base en las planillas pagadas a los empleados que el aporte se realizo de acuerdo a la normatividad que lo rige decreto 1670 de 2007 y demás normas concordantes…” Analizado el derecho de contradicción se desvirtúa lo relacionado con el acta parcial por lo argumentos planteados por la entidad, pero se configura el hallazgo con connotación administrativa y disciplinaria, por cuanto no se evidencia que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y parafiscales que para este caso aplica.

Observación No. 12. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Desestimada

Condición

En desarrollo del contrato de prestación de servicios No. 098 de 2015, cuyo objeto fue “promover e implementar lineamientos institucionales para dar cumplimiento al conjunto de reglas, acciones y procedimientos y medios dispuestos para el manejo de los RESPEL organizacionales”. De lo cual se deriva la siguiente observación:

El valor inicial del contrato es por $50.000.000 con una duración de un mes, no presentó modificaciones, en el análisis de conveniencia y oportunidad (DO-26- 2015) se observa en el literal c, punto g) Perfil del contratista. Persona natural o jurídica que en su objeto social tenga relación con el manejo de residuos y su equipo de trabajo garantice los perfiles profesionales cualificados, capacitados, idóneos y competentes, que se le permitan ejecutar las actividades del contrato a cabalidad, pero al revisar la documentación no se logró evidenciar que su equipo

de trabajo garantizará los perfiles profesionales cualificados, capacitados, idóneos y competentes

Se canceló mediante orden de pago final No. 1431 del 31-12-2015 y luego se realizó el acta de recibo final No. 678 del 15-01-2016 incumpliendo el protocolo para recepción y pago de cuentas contemplado en la Resolución No. GE 050.7- 021 del 22-02-2013.

La Empresa de Aseo de Pereira S.A. ESP ejerció el derecho de contradicción argumentando lo siguiente: “…Este contrato fue ejecutado XXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXX (administradora ambiental) y XXXXXXX XXXX (administradora ambiental) fueron las contratistas que llevaron a cabo y ejecutaron este contrato, tal y como consta en los informes de interventoría y las actas celebradas. Como ya se dijo el perfil profesional de estas dos contratistas está relacionado y de los mismos se anexa la hoja de vida de las mismas, con el fin de que el hallazgo sea desestimado.

Referente al tema de la liquidación del contrato queremos manifestarle que como puede observarse en la carpeta contractual en enero se firmó fue el acta de liquidación pero nada tiene que ver el acta de liquidación con el acta de pago.

Existe además en el área financiera el correspondiente acto administrativo que da cuenta, que se constituyó una cuenta por pagar a 31 de diciembre de 2015 mediante resolución No GE-050.7-006 de enero 18 de 2016 (la cual se anexa) y el pago de este contrato, no se realizó el día 31 de diciembre de 2015 como se manifiesta en el documento, sino que el mismo tuvo ocurrencia solo hasta el día 0 xx xxxxx xx 0000 xx xx xxxx xx xxxxxxx xx xxxxxxxxx (soporte de transferencia y comprobante de egreso), motivo por el cual se incluyo como una cuenta por pagar, precisamente por que las actividades no habían sido recibidas.

Por lo anterior se evidencia que no es cierto que el pago se haya realizado en la fecha mencionada, queremos expresar que este punto preciso fue abordado en el momento de la visita y por parte de la revisoría fiscal, el contador de la entidad y la directora administrativa y financiera suministraron esta información. Por lo anterior solicitamos a ustedes dar de baja esta observación pues como ya se manifestó se prueba que dicho pago no se realizó en la fecha en que se consigna en el informe preliminar de hallazgos.

Analizando lo antes expuesto, la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx acepta los argumentos presentados por el sujeto de control y desestima la observación, por cuanto considera que los documentos anexados por la entidad demuestran el perfil idóneo y competente de quien desarrolló el objeto contractual y se logró comprobar que se realizó orden de pago previo cumplimiento de los requisitos.

Hallazgo No. 13. Incumplimiento minuta del contrato, manual de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Administrativo y posible connotación disciplinaria.

Condición

En la revisión de la carpeta del contrato No. 101 de 2015, el cual tiene por objeto: “prestar los servicios de apoyo para la realización de actividades de poda de especies arbóreas corte de césped y su mantenimiento ornamental en las zonas verdes del Municipio xx Xxxxxxx”. Se presentan las siguientes observaciones:

La apropiación presupuestal en el rubro asignado difiere con el reportado en la minuta del contrato que aparece el rubro 2312 programa de manejo integral de residuos sólidos. En los estudios previos y en el CDP está con el rubro 221.

El aporte de parafiscales en la planilla figura en cero y no se observa en la carpeta del contrato, certificación del contador o del representante legal donde se manifieste sobre los parafiscales.

En el material fotográfico no se evidencia la valla informativa indicando No. de contrato, objeto, nombre del contratista y número telefónico del contratista.

Criterio

Incumplimiento de la Ley 87 de 1993, Artículo 2º.- Objetivos del sistema de Control Interno, literales d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional y e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

Ley 100 de 1993 y decretos reglamentarios, que establece que los trabajadores que se empleen en cada contrato, deben estar afiliados al sistema de seguridad social y el contratista debe cumplir con el pago de aportes.

Incumplimiento Manual de supervisión Empresa de Aseo xx Xxxxxxx numeral 1.5.2.

Protocolo para recepción y pago de cuenta. Facturas o cuentas de cobro: “Para el trámite de las cuentas el supervisor o interventor deberá verificar que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, riesgos, pensión) y parafiscales cuando aplique.

Causa

Lo anterior se presenta por la falta de seguimiento y control al contrato, procedimientos o normas inadecuadas, obsoletas o poco prácticas y desconocimiento de la normatividad relacionada con los recursos parafiscales.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales y control inadecuado de las actividades, registros poco útiles e inexactos, debido a que una de las funciones de la oficina de control interno es liderar procesos que permitan corregir desviaciones en procesos inherentes a la entidad.

El derecho de contradicción expone: “…Frente a este asunto debemos manifestar que al momento de la realización del proceso de auditoria el área financiera de la entidad, tal y como consta en la entrega de los documentos aportados al equipo auditor, se procedió a expedir la copia de las órdenes de pago realizadas en la ejecución de dicho contrato.

En ese orden de ideas, se pudo evidenciar y constatar que el pago del mismo se dio por la cuenta de fondos adecuada y que el número que se encuentra en el contrato se debió a un error en el momento de la transcripción de la minuta correspondiente, pues no se realizó el cambio del número al momento de digitar el mismo.

Una vez revisados todos los soportes tales como acta de inicio, ordenes de pago, compromisos y solicitud de disponibilidad presupuestal, están los pagos realizados por el rubro No.221, motivo por el cual se evidencia que se trató de un simple error de digitación, en ese orden de ideas se han impartido las ordenes y advertencias correspondientes, para que este tipo de errores no vuelvan a ocurrir, pero queda claro, que no se trató de una destinación xx xxxxxxx equivoca, o el empleo de recursos de otra fuente de financiación. (Anexo constancia de la Subgerente Administrativa y Financiera de la EAP). En vista a lo anterior, el equipo auditor considera que los argumentos planteados son reiterados que se trató de errores de digitación y por tanto se desestiman esas situaciones, pero, con respecto a aporte de parafiscales en la planilla figura en cero y no se observa en la carpeta

del contrato, certificación del contador o del representante legal donde se manifieste sobre los parafiscales se constituye como un hallazgo con connotación administrativa y disciplinaria, por cuanto no presentan documento alguno permita subsanar tal deficiencia.

Hallazgo No. 14. Incumplimiento de la rendición y revisión de la cuenta. Administrativo.

Condición

En la revisión y rendición bimestral de la contratación del año 2015 en el contenido de los formatos F20_1A_AGR y F20_1C_AGR, se lograron identificar las siguientes inconsistencias:

En el formato F20_1A_AGR, los contratos 059, 061 y 101 sus valores fueron mal digitados, lo que significa que hay variaciones en la totalidad de la contratación. El valor total de la contratación rendida en el aplicativo SIA por la Empresa de Aseo fue $3.422.294.102 y según revisión y verificación por parte del equipo auditor, el valor corresponde a $3.030.691.664. Cabe mencionar que dentro de la rendición del presente formato se diligenciaron veintitrés (23) órdenes de servicio y suministro que corresponden a $156.915.399, para un total de contratación 2015, que sumado al valor anterior da como resultado $3.187.607.063.

En el formato F20_1B_AGR la entidad sujeta de control rindió adiciones y prorrogas por valor de $19.124.330, dejando de rendir las adiciones a los contratos 58, 59, 60 y 61 por valor de $193.449.520, es decir, que el valor real de adiciones corresponde a $212.573.850. Aunado a lo anterior, se concluye que sumando las adiciones y las prorrogas de los contratos, el valor real de la contratación para la vigencia 2015 es de $3.400.180.913.

También se observó, deficiente rendición de los contratos 1, 17, 32, 35, 36, 37, 64,

65, 74, 76, 77, 78, 86 y 93 superan la duración en tiempo de la vigencia 2015. Los contratos identificados con los números 22, 23 y 24 no tienen valor, ni nombre del contratista, El contrato identificado con el No. 93 no tiene valor.

Criterio

Ley 87 de 1993 artículos 2º y 3º establece objetivos del sistema de Control Interno y Características del Control Interno atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el

desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los objetivos fundamentales.

Resolución 197 de 2013 artículo 3º de la Contraloría Municipal xx Xxxxxxx, RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos del Municipio y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Causa

Uso ineficiente de los recursos; la entidad cuenta con el recurso humano y tecnológico, pero no se esta aprovechando.

Falta de capacitación, se pudo evidenciar que el personal asignado para la rendición no cuenta con el conocimiento suficiente.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo; evidenciado en los constantes errores de digitación rendida e información inconclusa.

Efecto

Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que la rendición de la contratación es bimensual para lo cual la entidad debe estar preparada.

Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos, relacionado con; algunos de los valores de los contratos fueron mal digitados, las adiciones no se reportaron en su totalidad, algunos contratos no tienen el nombre del contratista en la información rendida.

El derecho de contradicción de la Empresa de Aseo de Pereira S.A ESP, expone: “…Esta observación se debe a errores cometidos durante la rendición de la cuenta de la contratación del 2015, por lo cual se implementará un plan de mejoramiento con el fin de prevenir errores futuros. Cabe anotar que en dicha vigencia existían tres contratistas que se encargaban de dicha tarea estos eran XXXX XXXX XXXXX, XXXXXXXXX XXXX XXXXXX XXXXX y XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX.

De antemano manifestamos que no existe “variación en el valor” de la contratación, resulta obvio que se trato de un error en la digitación, pero tal y como se observa en la ejecución presupuestal, los valores contractuales no variaron nunca sin soporte.

Este tipo de situaciones sobre errores de digitación en el cargue de información llevaron a la toma de decisión del cambio de dos contratistas encargadas de esos oficios, con el fin de tener un proceso limpio y sin observaciones, motivo por el cual solicitamos al organismo auditor conceder un plazo prudente para demostrar que estas situaciones han variado positivamente y que somos conscientes de la necesidad de mejorar los mismos; si bien sabemos que se hace necesario corregirlos, insistimos que ellos no colocaron en momento alguno en riesgo ni los recursos públicos, ni el cumplimiento de la misión institucional, y por tanto solicitamos que los mismos no sean contemplados en la categoría de hallazgos, pues consideramos que no poseen la magnitud ni la trascendencia para ello…” . En virtud a lo anteriormente expuesto, la entidad reconoce la veracidad del hallazgo y argumenta que se tomaran las medidas necesarias por lo cual se implementará un plan de mejoramiento con el fin de prevenir errores futuros, por lo tanto, se confirma el hallazgo con connotación administrativo.

Observación No. 15. Incumplimiento estatuto de contratación y manual de procedimiento interno para la supervisión e interventoría. Desestimada

Condición

No existe una tabla que permita verificar la asignación del valor de los contratos de prestación de servicios profesionales y contratos de servicios especializados.

No se identifican, los integrantes del comité evaluador para aquellos contratos superiores a 80 SMMLV y no mayores a 1.500 SMMLV.

No se evidencian las funciones del comité evaluador, que permita garantizar la elección de la cotización u oferta más conveniente para la entidad.

No se observa en el manual de contratación los pasos a seguir cuando se trata de invitación pública.

No se tiene claridad de los requisitos exigidos para participar del proceso contractual para aquellas ofertas o cotizaciones con más de 80 SMMLV y no mayor a 250 SMMLV.

Análisis al Derecho de Contradicción

El derecho de contradicción expone lo siguiente: “…Al respecto debemos aclarar de manera respetuosa señor Xxxxxxxxx, que los contratos de prestación de servicios profesionales, en el caso de las empresas de servicios públicos

domiciliarios, dada la especialidad y el régimen jurídico aplicable, LOS MISMOS SE SUSCRIBEN DE ACUERDO A LAS CONDICIONES “IN TUITO PERSONAE”

de cada uno de los contratistas, pues por los temas que se manejan, las condiciones especializadas de las actividades, por lo restringido o amplio de la oferta de profesionales, por el “Good Will”, y todas las variables que en condiciones xx xxxxxxx, se realizan las solicitudes de ofertas, por lo tanto como ya se dijo, no se realizan condiciones clasificatorias generales, sino que por el contrario, las condiciones de la prestación del servicio queda establecido en el documento de requerimiento de necesidad.

Debe aclararse que la empresa de Aseo se rige por el derecho privado (código de comercio) y el propio manual de contratación, motivo por el cual, es claro que alguna decisión sobre la “tarifación” que se presenta como observación administrativa es una competencia exclusiva de la Junta Directiva, pues en materia de contratación, el manual de contratación vigente no exige más condición que la necesidad contemple, las especificaciones del profesional que se pretende contratar, y por tanto al no ser necesaria tal obligación, no puede exigirse mayor condición que la que el manual establece.

Frente al tema de la identificación de los miembros del comité, nos permitimos manifestarle que cada vez que por la tipificación contractual, cuando la cuantía exija tal requisito, la expedición del correspondiente acto administrativo debe sustentar, la calidad de los funcionarios que deberán realizar la calificación.

Como se observa señor Xxxxxxxxx, el comité evaluador en la empresa de Aseo, el manual de contratación no contemplo la creación de un comité permanente evaluador, por el contrario el manual, contempla que debe conformarse el equipo calificador atendiendo condiciones del objeto contractual que se pretenda contratar.

Solicitamos a ustedes dar de baja esta observación administrativa, pues dadas las características de la empresa, el perfil de competencia entre diversos agentes xxx xxxxxxx y lo especial de las actividades que se deben contratar, precisamente las reglas de contratación se han fijado de manera tal que no exista una camisa de fuerza, sino que el equipo calificador pueda; eso sí siguiendo las normas de transparencia e idoneidad, realizar estas calificaciones.

De manera general, queremos manifestarles que dentro del plazo de 5 días, en un eventual plan de mejoramiento, todo lo que tiene que ver con corrección de la

contabilización en las actas parciales, se realizó solicitud de soporte a través de “mantis” con el fin de que en el evento de que sea aceptado este plazo, las mismas sean corregidas.

Por lo anterior solicitamos que estas correcciones sean incluidas en un plan de mejoramiento de corta ejecución, como ya lo manifestamos consideramos que en el termino perentorio de 5 días puede resolverse por parte de soporte SIIF…” Analizado el derecho de contradicción el equipo auditor considera que los argumentos propuestos desestiman la observación, por cuanto las directrices y lineamientos planteados son precisos, claros y bien definidos.

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