Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

▪ Bilag E.1 Databehandleraftale [vedlægges ikke som bilag, men indgår i aftalen, så- fremt Kunde og Leverandør konkret måtte finde det nødvendigt at indgå en sådan]

▪ Bilag E2 Støtteerklæring(er)

▪ E.3 Kundens bestilling1

o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI

o Bilag G CSR

o Bilag H Prisregulering

o Bilag I Opdatering af sortiment

o Bilag J Opdatering af E-katalog

o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen

o Særbilag 2 Implementering

ESPD (Se punkt 9.2.3)

Støtteerklæring (Se punkt 16.4)

Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabili- serer situationen i Ukraine (Se punkt 16.5)

Følgebrev (Se punkt 9.2.4)

Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)

1 Bilag E.3 Kundens bestilling udgøres af den konkrete bestilling, som Kunden ved brug af Rammeaftalen foretager hos Leverandøren. En henvisning til bilag E.3 skal således forstås som en henvisning til Kundens bestilling, som foretages i overensstemmelse med bilag E, punkt 3.1. Bilag E.3 foreligger dermed ikke i en SKI-skabelon.

Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgi- vers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

Det fremgår af punkt 9.2, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.

3 Formål og baggrund

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale benævnt 50.96 Bleer – Del- aftale 2 (Region Hovedstaden), der angår børnebleer til børneinstitutioner og dagplejere.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod følgende kundegrupper:

Delaftale 2 – Børnebleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Hovedstaden)

Kundegruppe	Forpligtet med tilslutning forud for udbud	Xxxxxxxxx anven- delse
Kommuner	X
Kommunale selvejende institutioner		X

SKI havde med baggrund i den gennemførte markedsanalyse valgt at opdele udbuddet i 2 delområder: Del- område 1 Bleer med bevilling (delaftale 1) og delområde 2 Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (delaftale 2-6). Delaftale 2-6 er rammeaftaler, der alene adskiller sig ved kundernes geografiske placering.

Nærværende udbud vedrører alene delaftale 2, da det i forlængelse af den tidligere gennemførte udbudspro- ces blev besluttet at genudbyde delaftale 2. Delaftale 1 samt 3-6 er blevet tildelt.

Dette udbud omhandler således udelukkende følgende delaftale:

• Delaftale 2 - Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Hovedstaden)

Den oprindelige opdeling i 2 delområder skyldtes diversiteten i ordrehåndteringen af bleer på bevilling med hjemmel i servicelovens bestemmelser og indkøb af bleer til børneinstitutioner og dagplejere, forskellen i me- kanismerne ved bestilling, de til bleen tilknyttede services samt den eksisterende opdeling af aktører på mar- kedet.

SKI konstaterede i forbindelse med tilbudsevaluering på det seneste udbud, at prisniveauet i tilbuddene på delaftale 2 afveg væsentligt fra prisniveauet i tilbuddene på delaftale 3-6 og lå betydeligt over, hvad der var forventningen hos SKI og SKI’s kunder.

Efter annullationen af udbuddet af delaftale 2 har SKI genbesøgt de data, der danner grundlag for vægtningen på denne delaftale, og har som følge heraf opjusteret vægtningen, ligesom den forventede omsætning på aftalen er justeret.

For så vidt angår den forventede omsætning er der nærmere tale om, at der er foretaget en række ændringer i udbudsmaterialet, herunder i de fastsatte leveringsvilkår. Ændringerne er foretaget på baggrund af en høring af markedsaktørerne med henblik på at opnå priser, som er lavere end priserne, der blev tilbudt på det seneste udbud af delaftalen. Eksempelvis er visse af leveringskontraktens vilkår lempet. Samtidig med at disse pris- sænkende ændringer er gennemført, har SKI observeret, at der er sket en generel prisstigning i markedet.

Den samlede virkning af disse to faktorer – de prissænkende ændringer og den generelle prisstigning – giver anledning til, at den forventede omsætning på aftalen er justeret til et større beløb end det, der i det seneste genudbud var anført vedrørende delaftalen.

Endelig er det sikret, at vægtningen på bedst mulig vis afspejler den evalueringstekniske pris på denne delaf- tale.

3.1 Delaftale 2 – Bleer til børneinstitutioner og dagplejere

Udbuddet af delaftale 2 omhandler levering af børnebleer til børneinstitutioner, dagplejere og andre offentligt støttede pasningsordninger, der får leveret børnebleer.

Den oprindelige opdeling i delaftaler medførte, at flere regionale leverandører ville være i stand til at byde på rammeaftalens delaftale 2-6 Bleer til børneinstitutioner og dagplejere, hvorved der blev taget særligt hensyn til markedets små og mellemstore leverandører.

Delaftale 2-6 blev endvidere regionsopdelt under hensyntagen til leveringsomkostningerne, som udgør en væsentlig cost driver på området. Rammeaftalen tildeles til én leverandør pr. region. Dette sker for at sikre de mest konkurrencedygtige priser, hvorefter opdelingen skaber den bedst mulige forudsætning for optimal kon- kurrence på tværs af landets regioner.

4 Den udbudte genstand

4.1 Delaftale 2

Sortimentet angår produktgruppen børnebleer, der har følgende underproduktgrupper:

- Tapebleer (åbne bleer, som lukkes med mekanisme (velcro/tape))

- Buksebleer

Fælles for alle produkter er, at de ofte bestilles samtidigt og af de samme decentrale disponenter blandt de tilsluttede kunder.

Det gælder for delaftale 2, at der udelukkende er et obligatorisk sortiment. Hver underproduktgruppe i sorti- mentet består af et antal definerede varelinjer. Det samlede antal af varelinjer er fastlagt i samarbejde med ekspertgruppen.

Sortimentet fremgår af delaftale 2 bilag B Kravspecifikation, og bilag C Leverandørens tilbud.

4.2 Henvisning til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv.

SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsva- rende”, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

4.3 Henvisning til miljømærker

SKI har i bilag B og C henvist til mærker som beskrevet i udbudslovens § 46, som tilbuddet skal leve op til. I den udstrækning tilbudsgiver tilbyder produkter, som ikke er forsynet med de krævede mærker, skal tilbudsgi- ver dokumentere, at det tilbudte produkt på tilsvarende måde opfylder de krav, som er angivet i eller udtrykt ved mærket.

Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med mærket, der henvises til, men opfylder kravene på tilsva- rende måde, skal tilbudsgiver således i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 46, dokumentere, at tilbuddet på tilsvarende måde med anden passende dokumentation opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved mærket.

Anden passende dokumentation kan eksempelvis være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredje- part eller dokumentation eller erklæring fra producenten. Det er tilbudsgiver, der vurderer, hvilken passende dokumentation denne ønsker at indlevere. SKI forbeholder sig dog retten til at kræve yderligere dokumenta- tion, i den udstrækning dette vurderes nødvendigt for at fastslå overensstemmelse.

4.4 Vægte og mængder

Der er i bilag C anført vægte for varelinjerne. Disse er også omtalt i dette dokuments punkt 8.

Vægtene (antal) er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder de indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydel- ser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt/ydelse-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmøn- stre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015 med senere ændringer).

SKI forventer at tildele til følgende antal leverandører:

• Delaftale 2: Den udbudte rammeaftale tildeles én leverandør. SKI indgår således en rammeaftale med den tildelte leverandør.

5.2 En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er en fælleskommunal forpligtende aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en afta- geforpligtelse for de kommuner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. På delaftale 2 har 20 kommuner tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunen tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen. Det er ikke muligt for kommuner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet at anvende denne.

Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil – bilag A1) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandøren overhol- der kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kundernes tildeling af leveringskontrakter under rammeaftalen skal følge retningslinjerne i bilag D. Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse

Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
9. september 2022	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
22. september 2022	Informationsmøde, jf. punkt 11.2.
1. oktober 2022	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
11. oktober 2022, kl. 13:00	Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12
Ultimo oktober 2022 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
Primo/medio november 2022 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Medio/ultimo november 2022 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Bemærk: SKI forbeholder sig ret til først at indgå Rammeaftalen, når der er oprettet et E-katalog, jf. særbilag 2.
December 2022 (forventet)	Implementering
1. januar 2023 (forventet)	Ikrafttræden Delaftale 2

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil tidsplanen blive tilpasset.

7 Udelukkelse og egnethed

Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed og udvælgelse samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B, C og D, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.3.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsafta- ler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det på- gældende land.”

I forbindelse med udfyldelse af ESPD’et, jf. også punkt 9.2.3.1, skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej” i Del III, afsnit D, om den økonomiske aktør er omfattet af udelukkelsesgrunden. Der kan findes yderligere oplysninger om EU-listen her.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens

§§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).

I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet – opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

• Delaftale 2

o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en positiv egenkapital.

o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet omsætning på minimum følgende:

Delaftalens nr. og navn	Krav til omsætning
Delaftale nr. 2 – Region Hovedstaden	DKK 11,15 mio. ekskl. moms

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens omsætning som summen af omsætning i sammenslutningen.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udreg- net i procent.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.3.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt

6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.3 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.2.3 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.

7.2.2 Teknisk og faglig formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet – opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:

• Delaftale 2:

o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 3 referencer på leverancer af tilsvarende pro- dukter, som er omfattet af rammeaftalens sortiment, til lignende kunder udført inden for de seneste 3 år fra tilbudsfristen.

Med tilsvarende produkter forstås produkter med identiske CPV koder som angivet i udbuds- bekendtgørelsens punkt II.1.2 og II.2.2. Med en lignende kunde forstås levering til en kunde med minimum 25 leveringsadresser.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.3.

Referencerne skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Der må gerne oplyses refe- rencer på leveringer, der er startet tidligere end den anførte referenceperiode og/eller ikke afsluttet endnu. Tilbudsgiver skal imidlertid have udført - og i referencerne kun beskrive – forhold, som ligger inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Det bemærkes, at en reference i form af en rammeaftale ikke anses at udgøre en konkret levering og derfor ikke opfylder minimumskravet. En kontrakt baseret på en rammeaftale anses dog at vedrøre en konkret levering, og vil derfor kunne opfylde det fastsatte minimumskrav, hvis kon- trakten i øvrigt opfylder betingelserne herfor.

Såfremt tilbudsgiver angiver en reference på en leverance, hvor kontrakten er startet tidligere end 3 år før tilbudsfristen og/eller løber videre efter tilbudsfristen, står tilbudsgiver inde for ved sin erklæring i ESPD’et, at der alene er beskrevet og angivet værdi for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen. Se nærmere om angivelse af en reference i ESPD’et i punkt 9.2.3.1 nedenfor.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen henvi- ses til punkt 9.2.3 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.2.3 om ESPD og punkt 9.4, tredje tekstafsnit.

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD) og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.3.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt, og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 7 og 8.

Hvis tilbudsgiver vælger ikke at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks, SKI måtte anmode herom.

8 Tildelingskriterier og evaluering

På delaftale 2 anvendes tildelingskriteriet Pris.

Evaluering af Pris foretages på baggrund af de af tilbudsgiver tilbudte priser på sortimentet i bilag C. På bag- grund af disse beregnes stykpriser, som beskrevet i punkt 8.1. Herefter beregnes en scenariepris, jf. punkt 8.2.

Beregninger foretages uden afrunding.

8.1 Beregning af stykpriser

Position 3.1-3.11

Tilbudsgiver skal for hver position tilbyde en pris for salgsenheden (karton). Tilbudsgiver skal endvidere for hver position oplyse det tilbudte antal styk i salgsenheden (karton), som holder sig inden for det af SKI angivne interval. På den baggrund beregnes en stykpris for hver position ud fra følgende formel:

Pris for salgsenheden = stykpris

Xxxxx i salgsenheden

Position 3.12 og 3.14

Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på en eller begge disse positioner, jf. bilag C, fane 1. Vejledning og kontrol, beregnes en stykpris som beskrevet vedr. position 3.1-3.11.

Position 3.13 og 3.15

Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på en eller begge disse positioner, jf. bilag C, fane 1. Vejledning og kontrol, gælder følgende:

Tilbudsgiver skal for hver varelinje i positionen tilbyde en pris for salgsenheden (karton). Tilbudsgiver skal endvidere for hver varelinje i positionen oplyse det tilbudte antal styk i salgsenheden (karton), som holder sig inden for det af SKI angivne interval. På den baggrund beregnes en stykpris for hver varelinje i positionen ud fra følgende formel:

Pris for salgsenheden = stykpris

Xxxxx i salgsenheden

8.2 Beregning af scenariepris

Tilbudsgiverens samlede pris beregnes som en scenariepris.

Beregningen sker ved først at multiplicere hver beregnet stykpris, jf. punkt 8.1, med dennes vægt. Resultaterne heraf adderes til en samlet scenariepris.

Den tilbudsgiver, der for delaftale 2 har tilbudt den laveste scenariepris, anses for at have afgivet det økono- misk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Pris” og vil blive tildelt rammeaftalen.

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvor- dan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.

Bemærk, at hvis tilbudsgiver tilbyder et eller flere produkter, som ikke er Svanemærkede, men opfylder mærkekravene deri, medsendes anden passende dokumentation for, at hvert produkt opfylder kra- vene, jf. punkt 4.3.

2. Følgebrev, jf. punkt 9.2.4.

3. Støtteerklæring(er), hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, jf. punkt 7.3 og 16.4.

Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på delaftale 2, skal den relevante fane i bilag C udfyldes. De øvrige dokumenter udfyldes i ét eksemplar.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes. Tilbud skal udformes på dansk.

9.2.1 Om vurderingen af konditionsmæssighed

Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer i sortimentet oplistet i bilag C (Leverandø- rens tilbud). Dog gælder det for hver position vedrørende børnenatbleer, at tilbudsgiver skal tilbyde enten en unisexnatble eller en specifik drengenatble og en specifik pigenatble.

Såfremt tilbudsgiver helt undlader at byde ind med produkter på en eller flere varelinjer, som der skal afgives tilbud på, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde et produkt på den enkelte varelinje i sortimentet.

Dette udgangspunkt fraviges ikke, dog vil der erfaringsmæssigt kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen. Derfor kan ordregiver acceptere, at tilbudsgiver har 1 fejl på sortimentet. For positioner med sådanne accepterede fejl gælder følgende: Positionen vil indgå i evalueringen med en stykpris svarende til højeste tilbudte pris + 50 %. Positionen vil herefter ikke indgå i rammeaftalen.

Forhold, som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.

Eksempel vedr. delaftale 2:

Tilbudsgiver har afgivet et tilbud, hvor position 3.6 og 3.7 ikke er udfyldt. Konsekvensen er, at hele tilbuddet er ukonditionsmæssigt.

Bemærk dog, at hvis tilbudsgiver ikke har udfyldt en position eller angivet pris for en position, eller der er fejl i en position, vil denne indgå i evalueringen med en stykpris svarende til højeste tilbudte pris + 50 %. Positionen vil herefter ikke indgå i rammeaftalen.

Forhold, som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.

9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for sortimentets produkter. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣

0,98 = 𝑃𝑆𝐾𝐼

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.

Bemærk, at hvis tilbudsgiver tilbyder et eller flere produkter, som ikke er Svanemærkede, men opfylder mær- kekravene deri, medsendes anden passende dokumentation for, at hvert produkt opfylder kravene, jf. punkt 4.3.

9.2.3 European Single Procurement Document (ESPD)

Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support2 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.4 om ud- fyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support3 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsor- tiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

2 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx

3 Se forrige note.

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplys- ninger der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og pri- vatlivspolitik på xxx.xxx.xx.

9.2.3.1 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

• Afsnit D: Rent nationale udelukkelsesgrunde

Her skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej”, om den økonomiske aktør er omfattet af udbudslovens

§ 134 a, jf. også punkt 7.1.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” anføres den i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysning for det seneste disponible regnskabsår.

• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.

o Her udfyldes følgende oplysninger for hver af de under punkt 7.2.2 efterspurgte refe- rencer:

▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af leverancen. Beskrivelsen skal indeholde oplys- ning om leverancens produkter udført i perioden inden for 3 år før tilbudsfristen. Beskrivelsen skal alene omfatte de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” ”Slutdato” lige nedenfor.

Tilbudsgiver må højest anvende 1.000 tegn inkl. mellemrum til beskrivelsen af leverancen. Det er ikke muligt at anvende tegninger, figurer eller lignende illu- strationer i besvarelsen – der må alene skrives tekst. Såfremt tilbudsgiver an- vender mere end 1.000 tegn inkl. mellemrum lægges alene vægt på de første

1.000 tegn inkl. mellemrum i forbindelse med egnethedsvurderingen, jf. punkt 7.2.

▪ ”Beløb”: Udfyld beløb i DKK ex. moms. Der skal alene angives beløbet for de dele af leverancen som tilbudsgiver har beskrevet, og som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen/tilbudsfristen, uanset om kon- trakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” ”Slutdato” lige nedenfor.

▪ ”Startdato”: Angiv startdato for kontrakten på leverancen.

▪ ”Slutdato”: Angiv slutdato for kontrakten på leverancen. Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet, anføres 01/01/1900.

▪ ”Modtagere”: Anfør kundens navn og kontaktperson samt gerne e-mailadresse og/eller telefonnummer.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde.

Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslo- vens § 159, stk. 5.

9.2.4 Følgebrev

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.

9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgi- ver ved tilbudsafgi- velse
Udbudsbetingelser
European Single Procurement Document (ESPD)	X
Følgebrev	X

Delaftale 2 - Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil)
Rammeaftale
Bilag A – Kundeliste
Bilag B – Kravspecifikation
Bilag C – Leverandørens tilbud (tilbudsliste)	X
Bilag D – Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakten og implementering af Le- veringskontrakten
Bilag E – Leveringskontrakt
Bilag E1 – Databehandleraftale
Bilag E2 – Støtteerklæring(er)	Se punkt 7.3 og 16.4
Bilag F – Leverandørens rapportering
Bilag G – CSR
Bilag H – Prisregulering
Bilag I – Sortimentsopdatering
Bilag J – E-katalog og e-handel
Særbilag 1 – Aftageforpligtelse
Særbilag 2 – Implementering af Rammeaftalen

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

For nærmere oplysning om afgivelse af tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbe- kendtgørelsen (punkt VI.3).

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0xx00x0-00x0-0x0x-0x0x-000000x00000/xxxxxxxx

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om ydelsesspecifik omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutnin- gen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede ydelses- specifikke omsætning.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 5 refe- rencer i alt, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke 5 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 5 i alt.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.3.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/. tilbud

10 Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med udbudsforretningen.

Ved spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt Tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundes samt angives med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/x0xx00x0-00x0-0x0x-0x0x-000000x00000/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

11.2 Informationsmøde

Tilbudsgivere indbydes til informationsmøde, der finder sted 22. september 2022, kl. 13.30–14.30.

Mødet afholdes online via Teams. SKI sender link til deltagelse til tilbudsgivere, når der er foretaget tilmelding via besked i Ethics senest den 21. september 2022 inden kl. 23.59.

Tilmeldingen skal indeholde oplysning om, hvor mange, der deltager i mødet, samt oplysning om alle deltage- rens navne, titler og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver kan højest tilmelde 4 deltagere til mødet.

På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen, herunder om, hvordan udbudsmaterialet adskiller sig fra det, der blev offentliggjort til brug for det senest annullerede udbud af delaftale 2 (udbudsbekendtgørelsen 2022/S 030-074223).

SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvidere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.

SKI vil føre referat af mødet, som vil blive gjort tilgængeligt for tilbudsgiverne efter mødet på Udbudssiden i ETHICS.

Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.

12 Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4.1. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet i tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’erne fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedelta- gere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve doku- mentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.

• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis4.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges:

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og egenkapital fremgår,

eller

• en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og egenkapital er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver

4 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen

De afgivne referencer tjener som dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen. Da SKI allerede har modtaget disse i forbindelse med tilbudsafgivelsen, fremlægges der ikke yderligere dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de afgivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen

Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver faktisk råder over den øko- nomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring til at dokumentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplys- ninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

16.5 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine

Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrø- rende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17 Implementering

Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.

For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvi- ses til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1 Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

• Foretag tilmelding i ETHICS

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• European Single Procurement Document (ESPD)

• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.3

• Underskriv og upload til ETHICS

• Bilag C Leverandørens tilbud

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2

o Upload til ETHICS

• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Document Metadata

Table of Contents

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Document Metadata